arosemena carlos
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BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES ESPÍRITU SANTO
FISTE
TÍTULO: BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
SISTEMAS DE GESTION DEL CONOCIMIENTO
NOMBRE DEL ESTUDIANTE:CARLOS AROSEMENA BAQUERIZO
PROFESOR:LUIS BENAVIDES CASTILLO
SAMBORONDÓN, ABRIL DE 2015
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
Carlos X. Arosemena
Universidad Espíritu Santo – Ecuador
Resumen: La Gestión del Conocimiento es un concepto relativamente nuevo que permite a las empresas poder tener un ambiente de transferencia de
conocimiento y minimizar el desperdicio de horas-hombre al poseer la habilidad para que todos los empleados tengan la capacidad de resolver problemas de una manera eficiente y por sí mismos. Esto es posible con el desarrollo de un
plan de acción para la implementación de la GC con la ayuda de ciertas herramientas denominadas Sistemas para la Gestión del Conocimiento,
generalmente soluciones de software acopladas a los sistemas existentes de la organización.
Palabras claves: gestión del conocimiento, sistemas de gestión del conocimiento, transferencia de conocimiento, gestión de contenidos informático
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
Abstract: Knowledge Management is a relatively new concept that allows enterprises the ability to possess a knowledge-transferring environment and
minimize waste of manpower by having the ability for all employees to have the capacity of problem solving in an efficient way and by themselves. This is
possible with the development of a course of action for the implementation of Knowledge Management with the help of certain tools denominated Knowledge Management Systems, usually software solutions integrated with the existing
software systems of the company.
Keywords: Knowledge Management, Knowledge Management Systems, Knowledge Transferring, electronic content management
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
Introducción:
La cantidad de información que se crea día a día en el mundo,
incrementa de una manera exponencial. Esta se vuelve así más difícil de
manejar de una manera eficiente y es por esto que muchas compañías sufren
al no tener respuestas inmediatas a problemas resueltos anteriormente que se
podrían solucionar si se tuviera a la mano la información necesaria. Una de las
soluciones planteadas para solventar este problema es el de implementar un
sistema de gestión del conocimiento. El presente paper tiene la finalidad de
inteligenciar a quien maneja una empresa con la finalidad de que tenga
presente los requisitos básicos y aspectos técnicos para que el proyecto sea un
éxito y le dé uso a esta nueva plataforma.
Marco Teórico:
Gestión del Conocimiento:
La Gestión del Conocimiento (GC) se refiere a todas las estrategias y
practicadas utilizadas en una organización para identificar, crear, representar,
distribuir y permitir la adopción de conocimiento, contenido, documentos o
experiencias. (Parker, 2012).
Existen muchos casos en que empleados veteranos de una empresa, poseen
todo el conocimiento y los nuevos que ingresan, deben aprenderlo poco a
poco. No es raro encontrar empresas donde no exista una manera
predeterminada de transmitir este conocimiento, y cuando los antiguos
empleados salen de la compañía, este conocimiento se pierde y esto equivale
a tiempo y dinero.
Para solucionar el problema antes presentado, se ideó la GC. Esta es una
práctica que data de los años 70, cuando Everett Rogers en Stanford y Thomas
Allen en MIT, crearon métodos para la dispersión de innovación y transferencia
de conocimiento. (Thomas, s.f.). Ya en los años 80, se consideraba al
conocimiento en una empresa como un activo más, así las reglas contables no
lo consideren como tal.
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
La implementación de GC en una empresa tiene muchos beneficios,
generalmente alineados a los objetivos estratégicos de la misma, entre ellos
tenemos:
Reducir costos y riesgos, al tener un ambiente de transferencia de
conocimiento ya creado.
Mejora la productividad pues los empleados están conscientes que pueden
revisar documentos pasados.
Mejorar la toma de decisiones al realizar análisis comparativos de decisiones
pasadas.
Mejorar la planificación estratégica.
Implementación más rápida de avances tecnológicos
Resolución de problemas de una manera más eficiente.
Reducción de costos en entrenamiento a empleados, ya no sería necesario
enviar a todos a un curso, se podría enviar a uno y que él tenga las
herramientas para distribuir el conocimiento adquirido.
Todos estos beneficios son posibles de conseguir al elaborar un plan de GC.
Puede parecer demasiado difícil intentar cambiar completamente la manera en
que los empleados realizan sus labores diarias, pero existen varias maneras de
ir cambiando este ambiente poco a poco. Algunas de las estrategias tomadas
por compañías que han implementado una cultura de GC son las siguientes:
1. Descubrir el valor de GC para la organización y sus empleados.
2. Embeber la GC en todos los procesos existentes.
3. Incentivar a los empleados con propuestas para avanzar dentro de la
empresa al participar en actividades relacionadas a la GC
4. Adoptar un estándar personalizado para la GC de la empresa como tal
5. Designar empleados a seguir en el manejo de la GC
6. Lanzar un plan de comunicación donde se designe la manera en que se
debe trabajar de ahora en adelante.
7. Definir claramente los roles de cada uno de los empleados que manejen
documentos
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
(Parker, 2012)
Una vez que se hayan definido los aspectos anteriores, se debería
considerar la manera en que se debería implementar. Generalmente se
introduce la GC con la integración a los sistemas informáticos ya existentes
en una compañía. Antes de revisar en que consiste un Sistema de Gestión
del Conocimiento (SGC) primero se debe conocer lo que comprende
implementar un proyecto de este calibre.
Implementación de una solución de Gestión del Conocimiento:
Existen tres pasos para implementar un proyecto de GC y que se desarrolle de
manera exitosa:
1. Planear y preparar la implementación de la solución
2. Implementar y monitorear la acción
3. Revisar y analizar el éxito de la acción.
En el primer paso, se debe identificar las acciones a realizar, planteando
objetivos, de qué manera cierta acción ayuda a conseguir una meta. También
es importante definir los tiempos en que se van a realizar estas actividades, los
responsables, la distribución de los recursos tales como tiempo y dinero y por
ultimo un análisis de los riesgos que podría llevar a tomar las acciones
escogidas.
En el segundo, una vez que las acciones se estén realizando, se debe
supervisar y monitorear para asegurar que el plan está siendo seguido al pie de
la letra y sino, tomar acciones correctivas.
Al monitorear podremos conocer si los resultados obtenidos son los que en un
principio se habían propuesto.
Por ultimo tenemos la revisión del éxito de las acciones tomadas, nos
podremos dar cuenta si todo el plan de acción fue el indicado para que el
proyecto sea un éxito y así poder implementar proyectos similares sin
contratiempos. Esto se logra midiendo el éxito de la solución al compararlo con
los resultados de las acciones, analizando cualquier discrepancia entre el plan
y la realidad y tomando acciones de ser necesario. (ITS Education, s.f.)
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
Al ya tener una base para la implementación de un sistema informático como
podría ser un SGC, a continuación se expone en que consiste uno de estos
sistemas y como ellos nos pueden ayudar a mejorar la transferencia de
conocimiento dentro de la organización.
Sistema de Gestión del Conocimiento:
Estos son todos los sistemas, generalmente informáticos, que permiten a una
organización poner en práctica todos los aspectos de la GC. Con estos
sistemas se puede guardar y recuperar conocimiento, se mejora la
colaboración, hace posible identificar la fuente del conocimiento generado por
personas de una organización, con algoritmos avanzados permite encontrar
información escondida de procesos y los expone, o cualquier otro tipo de
acción que mejore la Gestión del Conocimiento de una empresa.
Cuando en una empresa se requiere este tipo de sistemas, muchas veces los
gerentes empiezan por buscar una herramienta de software que solucione
todos sus problemas. Este es un camino equivocado pues como lo expone
James Robertson (2007), las organizaciones no deberían pensar en el sistema
como tal, no se debería pensar en la tecnología que nos permitiría el manejo de
la información. Se debería enfocar en determinar primero la funcionalidad de la
herramienta y lo que específicamente va a solucionar dentro de los procesos
diarios de la misma.
Para poder implementar uno de estos sistemas, primero se debe conocer lo
que se quiere solucionar. Por ejemplo, en una compañía de ingeniería e
implementación, muchos archivos ya trabajados residen en los discos duros de
todos los trabajadores. Esto hace que buscar información pasada se convierta
en algo que toma mucho tiempo y generalmente se envían por correo. Para
poder optimizar este proceso, podríamos definir dos metas:
1. Encontrar propuestas pasadas de una manera eficiente
2. Colaboración entre equipos, se podría tener repositorios donde cada
equipo que trabaja en un tema determinado, guarde todos sus
documentos y así sea posible compartirlos con los que tienen que visitar
clientes o viajar al exterior para una implementación.
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
Entre los sistemas que ya existen en el mercado tenemos:
Manejador de documentos: Ayuda con el almacenamiento y rastreo de
documentos electrónicos, imágenes, y resuelve el problema de
almacenamiento, recuperación, archivado, retención, distribución y creación de
los mismos.
Herramientas de colaboración: Permite a las personas envueltas en una tarea
en común a conseguir sus metas ayudando con correos electrónicos,
calendarios, chat, Wikis, manejo de procesos etc.
Wikis: Representa un tipo de sitio web que permite a los visitantes agregar,
remover y editar el contenido de una manera fácil. La mayoría de veces sin
registro, pero se podría implementar un sistema que guarde quien y cuando
realizo un cambio.
Búsqueda indexada: Permite a los usuarios buscar entre muchos repositorios
de información independientes, múltiples bases de datos, en una sola
búsqueda. El motor de búsqueda realiza la petición a todos los sistemas
configurados y los presenta de tal manera que los primeros archivos que
aparecen deberían ser los más indicados para tal búsqueda.
Portales web: Permiten un rápido y fácil acceso a la información que se
encuentra almacenada en el sistema de gestión del conocimiento alojada en la
nube o en la propia intranet de la compañía.
Blogs: Pueden ser de la empresa o personales y permiten a los empleados
comunicar ideas de una manera informal. Un blog típico combina texto,
imágenes y links a otros blogs, páginas webs, y otro material relacionado al
tema, así como la oportunidad de que los visitantes dejen comentarios en la
parte inferior de cada artículo.
Personalización: La habilidad de modificar la data automáticamente
dependiendo del usuario que la está trabajando. Por ejemplo, los mejores
portales web permiten a los visitantes personalizar su página de inicio con
configuraciones de noticias, clima, etc.
BASES PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN UNA ORGANIZACION
En un ámbito más técnico, el departamento de IT de la compañía que requiere
de estos sistemas, debería considerar lo siguiente:
La opción de Single Sign on, para tener un solo usuario para cada empleado y
no tener contraseñas esparcidas entre los diferentes sistemas.
La seguridad del producto como tal.
La fácil integración con los sistemas existentes de la empresa.
La habilidad de implementar una búsqueda indexada.
La capacidad de implementar una especie de portal.
El fácil manejo de contenido.
La escalabilidad del producto, a mayor número de usuarios, debería ser posible
mejorar el hardware para así poder abastecer a todos. (Saroch & Barmash,
2007)
Y algo muy importante, la capacidad de los empleados existentes en la
empresa de implementar estos sistemas, o por lo menos poder mantenerlos de
tal manera que siempre estén disponibles. No sirve de nada tener un sistema
que ha sido cuidadosamente planificado si al final nadie lo puede usar al no
poseer las herramientas para que funcione de una manera ininterrumpida.
Conclusiones:
La Gestión del Conocimiento, así sea una práctica relativamente nueva, no
deja de ser muy importante para poder lograr ventajas competitivas en el
mercado actual. Al crear una nueva empresa, una de las primeras acciones a
tomar debería ser la definición de los procesos y como estos se van a ir
documentando para así crecer de una manera orgánica y organizada.
Al elaborar planes detallados de cómo se va a conseguir un ambiente en donde
compartir ideas de proyectos pasados entre empleados nuevos y antiguos, se
puede inculcar rápidamente una cultura de colaboración y asi lograr una
empresa prospera.
Los departamentos de Sistemas y el Directorio de la empresa, deberían
trabajar en conjunto para la consecución de un proyecto exitoso de
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implementación de Sistemas del Conocimiento. Todos los aspectos que el
Directorio considere necesario, deberían estar plasmados en los sistemas
implementados y la documentación de los mismos. Solo así se podrá decir que
la empresa está lista para realizar sus labores junto con la ayuda de un buen
Sistema de Gestión del Conocimiento y poder avanzar en este mundo
competitivo.
Bibliografía
ITS Education. (n.d.). Retrieved from Implementing your solution: http://www.itseducation.asia/implement.htm
Parker, J. (2012, 1 2). Enfocus Solutions. Retrieved from Knowledge Management Requirements: http://enfocussolutions.com/knowledge-management-requirements/
Robertson, J. (5 de 3 de 2007). Step Two Designs. Obtenido de There are no KM systems: http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_kmsystems
Saroch, R., & Barmash, J. (2007, 12). Microsoft. Retrieved from Architecting a Knowledge Management System: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb896740.aspx
Thomas, J. (n.d.). Johns Tomas. Retrieved from A Brief History of Knowledge Management: http://johnsthomas.wikidot.com/a-brief-history-of-km