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Argumentos para a Utilização de Conferências

Como os Serviços de Conferências Podem Ajudar as Organizações a Melhorar os Resultados Empresariais Enquanto Ajudam a Reduzir

os Custos em Alturas de Conjuntura Económica Complicadas

E. Brent Kelly, Analista Sénior e Associado, Wainhouse Research Marty Parker, Principal, UniComm Consulting, LLC

Março de 2009

© 2009 Wainhouse Research e UniComm Consulting LLC

ii Argumentos para a Utilização de Conferências

Resumo As organizações de todos os tipos e tamanhos estão à procura de formas de melhorar os seus resultados empresariais e, ao mesmo tempo, reduzir os custos e incentivar a sustentabilidade ambiental.

Para ajudar a atingir esses objectivos, muitas destas organizações estão a direccionar as suas atenções para novas soluções de colaboração e conferências baseadas em software para conferências de áudio e pela Web, bem como conferências cara a cara contínuas por vídeo. As empresas que utilizam estas capacidades indicam obter melhoramentos mensuráveis no seu desempenho empresarial, incluindo um aumento das eficiências empresariais, poupanças de custo total e redução da pegada ambiental.

Este documento realça algumas das vantagens de negócio conseguidas por empresas que implementaram soluções de conferências e colaboração. Fornece dados de mercados sobre o crescimento das comunicações unificadas (UC, Unified Communications) e sistemas de colaboração, bem como comentários de utilizadores finais sobre os grupos que mais beneficiam com estas soluções.

Descreve também factores que as empresas vão querer considerar durante o processo de selecção e implementação de uma solução de conferências, incluindo os custos de conferências e como analisar o ROI, sendo que poderão ser algo mais do que apenas benefícios financeiros. A análise do Custo Total de Propriedade (TCO) vai demonstrar que uma solução de conferências alojada integrada pode permitir uma poupança até 95% dos custos de utilizar fornecedores de serviços de conferências de áudio, pela Web e videoconferências em separado e que uma solução de UC no local pode permitir uma poupança até 97% relativamente à opção de utilizar fornecedores de serviços alojados em separado para preencher as necessidades de conferências de uma organização.



iii Argumentos para a Utilização de Conferências

Índice

Resumo ..................................................................................................................................................... ii

O Argumento das Conferências ............................................................................................................... 1 Tipos de Conferências .......................................................................................................................... 1 Crescimento Exponencial de Utilização dos Serviços de Conferências ........................................... 3

O Impacto Empresarial das Soluções de Conferências ......................................................................... 4 Melhorar os Resultados de Negócio utilizando Serviços de Conferências ...................................... 5 Reduzir Custos ..................................................................................................................................... 6 Sustentabilidade Ambiental ................................................................................................................ 7

Factores Chave para o Melhor Investimento numa Solução de Conferências .................................... 7 Compreender os Custos Actuais em Conferências e Reuniões ........................................................ 8

Critérios de Tomada de Decisão para Soluções de Conferências ......................................................... 9 Considerações na Escolha de Opções de Implementação ............................................................... 11 Factores e Exemplos do Custo Total de Propriedade para Conferências ....................................... 12

Soluções de Conferências da Microsoft ................................................................................................. 15 Microsoft Office Live Meeting .......................................................................................................... 16 Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2 (OCS 2007 R2) ..................................... 17

Microsoft OCS e Live Meeting como uma Opção para Conferências ................................................. 21

Argumentos que Demonstram os Benefícios das Soluções de Conferências .................................... 23

Conclusão ............................................................................................................................................... 24

Anexo: Acerca dos Autores .................................................................................................................... 26

1 Argumentos para a Utilização de Conferências

O Argumento das Conferências À medida que a cadeia de abastecimento global de trabalho, bens e serviços foi simplificada e acelerada, tornou‐se mais complexa, criando uma necessidade exponencial de comunicação e colaboração globalmente entre fornecedores, produção, departamentos de Pesquisa e Desenvolvimento, vendas, marketing, finanças e outros. De modo semelhante, as organizações orientadas para serviços, governo e educação, têm de aumentar a sua agilidade e optimizar a respectiva utilização de informações para servir os clientes e constituintes de forma mais eficaz. As organizações de todos os tipos e tamanhos estão a reconhecer a necessidade competitiva de simplificar o fluxo de conhecimentos e competências numa empresa, ou seja, a respectiva cadeia de conhecimentos, independentemente do local no mundo onde esses conhecimentos e competências têm de ser aplicados. Nas actuais condições económicas, os grandes ganhos económicos serão provavelmente direccionados para essas empresas e respectivos parceiros chave que conseguem simplificar e acelerar as respectivas cadeias de conhecimentos.

Tipos de Conferências Os serviços de conferências e de colaboração são pedras angulares no aceleramento de cadeias de conhecimentos e processos de negócio. Existem quatro tipos de tecnologias de conferências em tempo real que, tal como abaixo indicado, são implementados pela maior parte das organizações. Um ambiente integrado que permita uma escolha contínua destes modos de conferência para os utilizadores poderia designar‐se por “Conferências Unificadas”.

Serviço de Mensagens Instantâneas – A forma mais simples de conferência são mensagens instantâneas baseadas em texto entre duas ou mais partes. As mensagens instantâneas são muito úteis quando ocorrem tipos de comunicação transaccionais; são normalmente utilizadas quando pequenas perguntas, respostas e/ou comentários são suficientes para satisfazer as necessidades de todas as partes. Quando são necessários diálogos mais longos entre números maiores de participantes, os chats de grupo proporcionam um ambiente de conferência com várias partes.



Figura 1. A sensação de ligação aumenta à medida que modos de conferência mais avançados são utilizados.

Modo de Conferência

Liga

ção

Conferências de áudio – Uma experiência de conferências muito mais avançada ocorre quando as pessoas participam numa conferência de áudio. A conferência de áudio proporciona maior significado e entoação ao diálogo, o que poderá ajudar a melhorar a compreensão e acelerar um resultado com êxito. Uma das principais vantagens das conferências de áudio é o acesso fácil a partir de qualquer local nas redes pública comutada e móvel, bem como através da Internet global utilizando VoIP (Voice over IP).

Conferências pela Web – As conferências pela Web permitem a partilha visual de documentos e aplicações entre duas ou mais partes e localizações. Esta partilha de informações em tempo real constitui um dos principais melhoramentos em relação à conferência de áudio, uma vez que os participantes conseguem visualizar, contribuir em, e/ou documentar tópicos que estejam a ser discutidos, o que melhora a concentração e a memória a longo prazo.

Videoconferência – Do ponto de vista do conteúdo, trata‐se do tipo mais avançado de conferência, uma vez que utiliza vídeo em combinação com áudio e conferência pela Web. No mercado empresarial, as soluções de videoconferência dividem‐se em quatro categorias: 1) vídeo no ambiente de trabalho em execução em computadores pessoais; 2) aplicações de vídeos autónomas no ambiente de trabalho executivo; 3) sistemas de salas de reunião com ecrãs, câmaras e microfones avançados; 4) soluções de telepresença no valor de meio milhão de dólares que utilizam áudio/vídeo de alta definição (HD) para criar a percepção de um espaço físico único.



A utilização de cada tipo ou combinação de conferências depende do objectivo e das instalações. As conferências de áudio são as mais utilizadas, requerendo apenas um ponto final de voz; as conferências IM e conferências pela Web a partir de qualquer PC estão em rápida expansão em termos de popularidade e de utilização devido às vantagens em termos de comodidade e de custos. Muitas conferências começam como uma sessão de IM que é escalada para incluir outras formas de conferência mais avançadas, incluindo áudio, pela Web e videoconferência.

Historicamente, estes quatro tipos de conferências têm sido silos com infra‐estruturas distintas. Os utilizadores tinham de decidir previamente qual o tipo ou combinação a utilizar; as interfaces de utilizador eram diferentes e confusas para cada tipo e requeriam normalmente IDs e palavras‐passe de acesso em separado; era necessário equipamento em separado, e muitas vezes especializado, para as videoconferências. Este ambiente “em silo” restringia a utilização do formato mais adequado e acrescentava também custos administrativos e de pessoal significativos. A maior parte das empresas apresenta uma grande necessidade de eliminar silos, reduzir os custos e melhorar os resultados.

Crescimento Exponencial de Utilização dos Serviços de Conferências Recentes dados de mercado indicam que as conferências de áudio, pela Web e videoconferências estão a verificar um forte crescimento em termos de utilização total e frequência de utilização. Por exemplo:

O número de minutos de conferências de áudio em bridge aumentaram 55% em todo o mundo entre 2006 e 2008 totalizando quase 60 mil milhões de minutos.

O número de utilizadores finais nomeados para soluções de conferências pela Web no local aumentaram 48% durante o período, atingindo 31 milhões.

O número total de pontos finais de vídeo empresariais vendidos aumentaram 43%, para 235.000, dos quais um número crescente e significativo são de alta definição (HD)1.

A utilização de conferências está claramente a aumentar de forma exponencial no mundo empresarial, demonstrando ter um verdadeiro impacto ao nível dos negócios.

1 Dados compilados a partir das previsões Unified Communications Products and Services de 2007 e 2008 publicadas pela Wainhouse Research. Consulte http://www.wainhouse.com/reports/ucfcst2008.html para obter mais detalhes.


http://www.wainhouse.com/reports/ucfcst2008.html


O Impacto Empresarial das Soluções de Conferências As organizações estão a adoptar capacidades de conferências por terem um impacto significativo no negócio. Recentes dados do inquérito a utilizadores finais indicam que cada vez mais empresas estão a adoptar tecnologia de conferências como forma de melhorar a produtividade e controlar os custos.

Figura 2. Principais razões pelas quais as empresas utilizam comunicações unificadas e soluções 2

de colaboração .

5%

10%

13%

78%

86%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Produtividade

Redução de Custos

Outros

Continuidade de Negócio

Crescimento de Receitas

Fonte: Wainhouse Research, Julho de 2008

2 “2008 Unified Communications Survey”, Wainhouse Research, Julho de 2008. Dos 112 inquiridos, 43 eram de empresas com mais de 10.000 funcionários e outros 35 eram de empresas com mais de 1000 funcionários. Os outros inquiridos eram de pequenas e médias empresas.



Melhorar os Resultados de Negócio utilizando Serviços de Conferências As organizações utilizam serviços de conferências para melhorar os resultados de negócio, uma vez que estes permitem comunicar e colaborar mais rapidamente com os membros das equipas, parceiros, clientes e todos os intervenientes na cadeia de valor, por vezes em várias localizações e fusos horários. As principais áreas de melhoramento incluem:

Melhorar a Produtividade e Aceleração dos Resultados entre Indivíduos e Equipas Operacionais – A nossa investigação indica que muitas soluções de conferências e de comunicações ajudam as pessoas a ser mais produtivas, permitindo contactar mais rapidamente colegas para a obtenção de informações, executar trabalho relacionado com projectos de forma mais eficaz e sem atrasos, e tomar decisões mais rapidamente. As equipas operacionais conseguem também reunir as competências necessárias e resolver problemas de forma muito mais rápida. A figura 3 ilustra os grupos funcionais internos que mais beneficiarão, tal como comunicado pelos utilizadores reais. Os benefícios serão compostos por uma maior rapidez na obtenção de resultados, no período de tempo até à comercialização, ou até à obtenção de receitas, assim como numa redução dos custos por projecto3.

Figura 3. Grupos funcionais de utilizadores finais que mais vão beneficiar com as soluções

4

14%

29%

30%

32%

35%

38%

46%

54%

64%

0% 20% 40% 60% 80%

r

de conferências e colaboração. Muitos destes grupos funcionam apenas a nível interno .

Serviço ao Cliente

Outros

Recursos Humanos

Vendas

Marketing/Gest. de Prod.

Administração

P&D/Equipas de Proj.

Operações

Gestão Execut.

Fonte: Wainhouse Research, Julho de 2008

3 “2008 Unified Communications Survey”, Wainhouse Research, Julho de 2008. Ibid.

4 “2008 Unified Communications Survey”, Wainhouse Research, Julho de 2008. Foi colocada a seguinte questão aos utilizadores finais, “Se fossem implementadas soluções de conferências e de colaboração na sua empresa, quais os grupos de utilizadores que iriam beneficiar mais na empresa? Seleccione todos os que se aplicam.” O gráfico representa a percentagem de inquiridos que seleccionaram esse grupo de utilizadores específico como um que iria receber benefícios.



Reduzir Tempos no Ciclo de Vendas – Os vendedores podem ser mais produtivos se abordarem clientes e potenciais clientes através de conferências em vez de perderem um período de tempo significativo em viagens. A interacção de um dos intervenientes é sempre necessária, mas as soluções de conferências e de comunicações permitem aos vendedores chegar a mais pessoas e de forma mais rápida e fechar mais negócios do que nunca.

Atrair e manter funcionários – A nova geração de trabalhadores cresceu com as soluções de mensagens instantâneas, presença, multimédia e conferências pela Web e videoconferências e encaram a disponibilidade destas ferramentas como uma necessidade tanto na sua vida profissional como pessoal. O trabalho já não implica uma deslocação, é o que cada um faz e os momentos de trabalho ocorrem regularmente fora das horas de expediente normais e fora das instalações normais de uma empresa.

Reduzir Custos A redução de custos, juntamente com ganhos ao nível da eficiência e de produtividade, é outro dos factores chave que levam as empresas a adoptar as soluções de comunicações de colaboração.

Reduzir os Custos em Viagens – A conferência pela Web e a videoconferência, bem como outras capacidades de UC, podem ligar os participantes a reuniões, formação ou “eventos” quando a sua presença física não é necessária. A utilização de vídeo com vários intervenientes em todas as quatro categorias (consulte a página 2) está a revelar‐se uma ferramenta muito valiosa para as organizações que implementaram restrições em termos de viagens ou que pretendem ser mais eficientes. A videoconferência proporciona aos indivíduos uma sensação avançada de interacção sem que seja necessário viajar. Várias empresas comunicaram que os participantes numa videoconferência estão mais atentos do que numa conferência pela Web, uma vez que sabem que estão a ser observados, bem como a sua reacção às informações em discussão.

Redução dos Custos Imobiliários e com Instalações – Algumas empresas estão a perceber que podem obter poupanças significativas se os funcionários conseguirem trabalhar a partir de casa ou a partir de localizações menos dispendiosas. As ferramentas de conferências permitem a estes teletrabalhadores participarem eficazmente em reuniões e participar em projectos de colaboração a partir de casa. Outras empresas estão a reduzir os custos com instalações novas e já existentes ao eliminarem funcionários em instalações dispendiosas e utilizando pessoal “remoto” que está instantaneamente disponível através de voz, vídeo e/ou pela web.



Resolver Problemas de Clientes Mais Rapidamente e com Menos Custos – Há muito que os centros de atendimento dispõem de procedimentos de escalamento de modo a responder mais rapidamente às questões dos clientes. A capacidade de o pessoal que lida com clientes ver a presença dos seus colegas e de realizar rapidamente uma reunião ou iniciar uma conferência com várias partes com especialistas na matéria permite que os problemas sejam resolvidos mais rapidamente, o que, por sua vez, reduz os custos de “manutenção do cliente”.

Custos de TIs, da Infra‐estrutura de Telefonia e Administração Mais Baixos – Um elemento chave na implementação de UC e de serviços de conferências é a capacidade de integração com directórios, sistemas de mensagens e infra‐estrutura de telefonia existentes. As organizações podem simplificar a gestão de capacidades de colaboração, optimizar os respectivos recursos de TIs e eliminar silos com o aumento de flexibilidade proporcionado por uma solução de conferências com software instalado no local.

Sustentabilidade Ambiental Muitas organizações incluíram a sustentabilidade ambiental na sua declaração de missão ou nas suas políticas relativas às responsabilidades empresariais e sociais. Estas empresas estabeleceram objectivos com vista à redução da sua pegada de carbono e contam com as soluções de conferências e de colaboração para atingirem esses objectivos.

Reduzir Emissões de Carbono nas Viagens de Trabalho e nas Deslocações – Cada vez mais organizações incluem as suas reduções das emissões de carbono nos respectivos processos de relatório trimestrais ou anuais normais. Estas reduções são principalmente conseguidas através de uma utilização mais eficiente da energia e de reduções em viagens. A redução das viagens, tendo como base uma tecnologia de conferências, pode reduzir a quantidade de combustíveis fósseis consumidos e a quantidade de CO2 e outros gases de estufa emitidos para a atmosfera.

Factores Chave para o Melhor Investimento numa Solução de Conferências As organizações que estiverem a considerar um ambiente de comunicações de colaboração mais sólido, terão de analisar vários factores que vão influenciar a solução e as decisões tomadas pela organização no que diz respeito a custos e ao ROI. Seguem‐se alguns dos principais factores a ter em conta.



Compreender os Custos Actuais em Conferências e Reuniões À medida que as organizações consideram o tipo de implementação da solução de conferências mais adequado às suas necessidades, é importante estabelecer um custo base. Isto poderá requerer diligência, uma vez que os custos de conferências estão frequentemente dispersos pela empresa, com diferentes sistemas e contratos de fornecedores de serviço em cada divisão ou departamento e com a utilização ocasional de conferências a ser cobrada em cartões de crédito ou submetida em relatórios de despesas. Seguem‐se sugestões de abordagens. É normalmente possível reunir as seguintes informações dos seus sistemas ou serviços actuais:

Utilização e Custos de Serviços de Voz, Vídeo e Web: Os contratos de fornecedores de serviços disponibilizam normalmente relatórios mensais que servem de suporte às facturas que vão documentar a utilização em termos do tempo total em minutos utilizado, os números totais de conferências realizadas e a média de duração e participação nas conferências. Se for possível obter informações relativamente a um número de meses ou trimestres, será possível determinar uma tendência de utilização. Quando os custos de conferências são comunicados em pedidos de reembolso, têm de ser capturados e integrados nos números dos custos totais.

Utilização Interna do Servidor: Se a sua empresa tiver começado a utilizar sistemas de conferências internos, quer em versões baseadas em hardware legadas ou em versões baseadas em software recente, os dados de utilização estão disponíveis a partir dos relatórios de sistema. É também útil saber quais os períodos com maior tráfego de utilização, já que este é um dos principais factores a ter em conta no planeamento da capacidade do sistema para conferências. Observe a existência de tendências que vão reflectir as taxas de crescimento da utilização de conferências e indicar os requisitos de capacidade.

Utilização da Sala de Reuniões e da Sala de Conferências: Se a sua organização utilizar qualquer forma de software de agendamento da sala de reuniões, pode normalmente obter relatórios que vão mostrar os níveis de utilização dessas salas. Isto é particularmente importante para as salas equipadas com sistemas de vídeo e soluções de telepresença, em que a utilização pode ser promovida para compensar as viagens. Para além disso, o pessoal de finanças poderá determinar a despesa mensal ou anual para reuniões externas, o que ajuda a avaliar se esses eventos, e as despesas de viagem relacionadas, podem ser reduzidas ou eliminadas através de um software de conferências melhor.

Todas estas informações vão suportar a tomada de decisões informadas sobre como conseguir os ganhos em termos de produtividade e poupanças de custos que as novas ferramentas de UC e colaboração podem conseguir.



Critérios de Tomada de Decisão para Soluções de Conferências Para além de definir a capacidade e o dimensionamento de um novo sistema de conferências, vários outros critérios são importantes como guia no processo de compra e implementação.

Experiências e Função dos Utilizadores: Talvez o factor mais importante numa solução de conferências e colaboração é que a experiência de utilizador é conveniente e familiar, proporcionando flexibilidade e consistência a todos os participantes. Os utilizadores vão gerar os maiores melhoramentos em termos de resultados e de redução de custos se as ferramentas de conferências estiverem acessíveis directamente a partir das suas ferramentas de trabalho, tais como o correio electrónico, calendários, tarefas, espaços de trabalho de colaboração, ferramentas de criação de documentos e de análise e portais de aplicações. A solução de conferências deve fornecer as funções de utilizador pretendidas: a maior parte dos info‐trabalhadores, bem como os trabalhadores vocacionados para transacções (por exemplo, área de logística, centros de atendimento) vão pretender utilizar uma solução de conferências baseada no PC. As equipas, gestores e gestores de processos (por exemplo, gestão de qualidade) também vão pretender realizar conferências em salas de reunião. Se pretender utilizar a solução de conferências com clientes e no processo de tomada decisões avançadas, poderá justificar‐se o investimento numa solução de telepresença.

Acesso em Qualquer Ponto: Como extensão da experiência de utilizador, é crucial fornecer um nível optimizado de funcionalidade para cada modo e local, tendo em consideração os factores económicos, bem como a segurança de cada um dos modos de acesso. As conferências de voz, pela Web e videoconferência devem estar disponíveis aos participantes através do dispositivo que for mais adequado na altura, incluindo clientes PC, browsers, salas de conferência e, na medida em que for possível, dispositivos móveis e telefones. A segurança da conferência deverá ser preservada consoante o tipo de conferência, com a opção de encriptação de todos os fluxos de multimédia, à excepção de chamadas de voz PSTN. Uma funcionalidade semelhante deverá estar disponível aos não funcionários, por exemplo, clientes e parceiros.

Aplicações para Operações Empresariais e Processos de Negócio: Para ser uma mais valia, a solução de conferências deve ter capacidade para ser bem integrada no fluxo de trabalho diário do funcionário. Isto deverá ser suportado de três formas: (1) utilizações específicas dos sistemas de conferências num procedimento documentado, tais como utilizar ferramentas de conferências para resolver e documentar eventos de gestão de qualidade; (2) integração das ferramentas de conferências com outras aplicações, tais como espaços de trabalho de colaboração, para que as conferências se tornem tão naturais como escrever uma mensagem de correio electrónico; e (3) a integração transparente das conferências com outras aplicações de negócio (tais como ligar videoconferências directamente a uma aplicação de laboratório médico para facilitar as consultas entre o radiologista ou patologista e o médico).



Flexibilidade em Opções de Implementação: Preferivelmente, a solução de conferências vai disponibilizar uma variedade de opções de implementação, tais como no local, alojada ou híbrida, de modo a permitir as operações mais eficientes, eficazes e económicas. Apesar de uma opção no local fornecer uma integração simples e sólida com o ambiente de UC completo dos utilizadores e ser frequentemente preferida por motivos de controlo e segurança, uma solução alojada é normalmente necessária para grandes conferências e picos de tráfego. Em qualquer um dos casos, é importante fornecer a mesma interface de utilizador e clientes de modo a garantir transparência para o utilizador. Para além disso, seria possível dimensionar uma solução no local desde pequenas a grandes configurações, para permitir uma implementação e crescimento alargados e permitir a melhor combinação possível de implementações centralizadas e distribuídas ou implementações regionalizadas.

Suporte de Fornecedor Único: Para muitos clientes, é preferível ter uma infra‐estrutura consistente para o sistema de conferências de modo a minimizar os custos em termos de implementação e funcionamento. As soluções de fornecedor único requerem menos investimento ao nível do planeamento e de serviços profissionais quando interagem com a infra‐estrutura de comunicações existente. Para além disso, uma solução de fornecedor único é mais fácil de manter, inclusivamente em termos de resolução de problemas, do que um sistema com várias partes ou tecnologias de serviço.

Arquitectura e Mapa: É necessária uma arquitectura que suporte os mais elevados níveis de fiabilidade e segurança de modo a poder servir as necessidades da empresa e proteger as informações desta. Dimensionamento e flexibilidade são factores chave na realização com êxito de actualizações à medida que as tecnologias, funcionalidades, interfaces de utilizador e padrões evoluem. De um modo geral, uma arquitectura baseada em software com componentes modulares vai fornecer o valor mais sustentável. Para além disso, o fornecedor deverá fornecer um mapa de investimentos adequado, de modo a fornecer um ciclo de vida útil relativamente longo para suportar um ROI positivo.

Custo Total de Propriedade (TCO): Apesar de o TCO não ser o único critério, é um dos mais importantes, uma vez que reflecte o impacto financeiro do sistema nos departamentos de TIs e de operações. Um TCO optimizado proporciona à empresa uma vantagem de negócio, servindo também de base para investimentos adicionais ou futuros. O TCO vai incluir os custos da selecção e implementação face aos utilizadores; os custos de manutenção e de actualizações contínuas para os sistemas; e os custos de administração e suporte do sistema, incluindo os custos de suporte dos utilizadores através de centros de atendimento contínuo e serviços de formação. Nos casos em que uma implementação de UC completa ainda não tenha sido aprovada, ou onde as prioridades ao nível de TIs, recursos ou orçamentos de capital sejam limitadas, o melhor TCO possível poderá começar por uma solução alojada completamente compatível antes de uma instalação no local.



Operações, Administração e Conformidade: Tal como qualquer outra tecnologia, uma solução de conferências deve ajustar‐se sem problemas e em sinergia com as políticas operacionais, de administração e de conformidade da empresa. Por exemplo, os sistemas de conferências devem incluir a capacidade de registar actividade e, se necessário, registar as comunicações para fins de conformidade com determinadas regulamentações. Para além disso, o sistema de conferências deve suportar controlos efectivos nos processos de autenticação, acesso e auditoria de modo a garantir uma utilização segura e adequada. Ferramentas eficazes nesta área vão evitar grandes custos ou até mesmo sanções por acções de reparação.

Vários destes critérios são discutidos mais detalhadamente nas seguintes secções.

Considerações na Escolha de Opções de Implementação Tendo em conta as várias opções disponíveis para conferências, um conjunto de directrizes estratégicas poderá ser útil quando efectuar decisões de investimento. Tal como com qualquer decisão de negócio, os vários factores que contribuem para a criação de valor de negócio entram em jogo5. As nossas directrizes sugeridas são:

1. Destacar primeiro os requisitos e resultados de negócio. Independentemente da conjuntura económica, todas as empresas, públicas ou privadas têm uma missão a cumprir. Se acções imediatas ajudarem no corte de despesas de viagens e imobiliárias ou ajudarem a reduzir as tarifas pagas a vários fornecedores de serviços de conferências, coloque em prática essas acções imediatas para fins de poupança e para financiar os outros investimentos em soluções de conferências. Para além disso, procure uma solução de conferências que possa simplificar processos e eliminar tempo e trabalho perdido e, ao mesmo tempo, melhorar o serviço. A nossa recomendação é que as organizações considerem as conferências como uma parte integral da solução de comunicações holística e não como um investimento em silo separado. Existem soluções alojadas que podem integrar‐se no fluxo de trabalho diário e que vão utilizar redes IP existentes para fornecer voz, vídeo e colaboração pela Web. Muitas empresas estão também a implementar soluções UC baseadas no local com funcionalidades de presença, mensagens instantâneas, acesso a partir de qualquer local e a capacidade de mover facilmente indivíduos ou grupos para conferências a partir de aplicações de produtividade pessoal e de fluxo de trabalho. Para além disso, se uma organização tiver requisitos de regulação ou de administração, ou preocupações ao nível da segurança, uma solução no local seria o mais adequado.

5 Para obter informações adicionais sobre como escolher entre um serviço alojado e uma opção de conferências baseada no local, consulte o documento técnico com o nome ‘Choosing a Microsoft Web Conferencing Solution’ no Centro de Transferências da Microsoft.


http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=250c2446-14dc-4f16-8c0a-38a0aad055b2&DisplayLang=en

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=250c2446-14dc-4f16-8c0a-38a0aad055b2&DisplayLang=en


2. Em seguida, destacar o TCO. A eliminação dos silos existentes e a utilização interna de, possivelmente, vários serviços de conferências dispendiosos vai provar‐se rentável. Para além disso, uma infra‐estrutura sem silos apresentará um custo muito mais baixo de implementação e de funcionamento, e um cliente integrado não dará origem a tantos pedidos de suporte. As opções de licenciamento e de manutenção serão um elemento importante da análise TCO.

3. Utilizar Soluções Alojadas para Períodos de Transição e Picos de Tráfego. Uma solução de conferências alojada compatível vai permitir a introdução gradual de grupos de utilizadores internos e externos e a gestão de períodos com picos de tráfego, tal como uma sessão de arranque por divisão ou uma série de seminários da Web para clientes. Os serviços alojados poderão também revelar‐se úteis se os recursos de TIs forem limitados, por exemplo, durante um curto período de transição ou ciclo orçamental. Se os clientes de software conseguirem aceder a serviços no local e alojados, os custos de suporte serão minimizados.

Factores e Exemplos do Custo Total de Propriedade para Conferências A redução do Custo Total de Propriedade (TCO) pode ser uma das principais vantagens a ter em conta quando considerar a substituição de uma solução de conferências. A tabela abaixo compara o TCO de quatro opções para fornecer serviços de conferências para uma empresa com 5.000 funcionários e que requer capacidades de conferências de voz, Web e videoconferências6.

6 Pressupostos: 1 reunião por dia por pessoa, 240 dias por ano, 60 minutos/reunião, custo do serviço de vídeo/min é de 0,35 $, o custo do serviço por cada minuto de áudio é de 0,10 $, 5% das reuniões utilizam vídeo, o custo do serviço por pessoa para conferências pela Web é anualmente de 54,96 $, todos os serviços e licenças de software recebem um desconto de volume de 30%, a instalação é uma estimativa baseada em factos, o custo do administrador do sistema sobrecarregado é de 120.000 $/ano, o custo do centro de atendimento/administração de utilizadores sobrecarregados é de 80.000 $/ano. Estes custos não incluem a concepção ou actualização da rede, ou qualquer concepção e integração da solução de telefonia, se necessário, para permitir voz e vídeo por IP.



Tabela 1. Análise do TCO comparando soluções de conferências alojadas em separado com ofertas de conferências alojadas integradas e soluções de conferências baseadas no local.

Serviços em Separado para Conferência de Áudio, Vídeo e

pela Web

Solução Alojada Integrada para

Conferências de Voz, Vídeo e pela

Web

Solução de UC Completa Baseada no

Local, incluindo Conferências e Voz, Vídeo e pela Web

Atribuição da Parte de

Conferência (33%) da Solução de UC

Completa baseada no Local

Factor Comentários

Custo do Serviço 17,587,080$ 577,080$ -$ -$ Custos de serviço de três anosLicenciamento -$ -$ 414,540$ 138,042$ Custo de licenciamento inicialServidores -$ -$ 84,000$ 27,972$ Servidores redundantesInstalação e Configuração -$ -$ 135,000$ 44,955$ Serviços ProfissionaisSistema/Adm. de Servidor -$ -$ 120,000$ 39,960$ 1/3 pessoa/ano, período de 3 anosCentro de atend./Adm. de Utilizadores 240,000$ 240,000$ 360,000$ 120,000$ Manutenção -$ -$ 207,480$ 69,091$ Custo de manutenção de três anos

TCO do Total de Três anos 17,827,080$ 817,080$ 1,321,020$ 440,020$

TCO Por Utilizador Por Ano 1,188.47$ 54.47$ 88.07$ 29.33$ Fontes: Wainhouse Research e UniComm Consulting

Soluções Alojadas Soluções Baseadas no Local

Os principais factores de custo são:

Custos de Serviço: Estes são os custos cobrados por um fornecedor de serviços alojado relativamente aos serviços de conferências disponibilizados e que incluem conferências de voz, Web e videoconferência. A utilização de fornecedores de serviços em separado para cada capacidade é claramente uma proposta dispendiosa. Utilizámos um factor de desconto de volume de 30% relativamente ao preço de lista durante o cálculo destes custos.

Licenciamento: Este é o preço de lista de licenças de software UC menos um factor de desconto de revenda de 30%. Note que inclui o licenciamento do software de sistema operativo do servidor, qualquer software de base de dados necessário e as licenças de software de UC, todos eles componentes de software necessários.

Servidores: Inclui dois servidores para a solução UC de modo a fornecer redundância e dois servidores para o servidor de base de dados para fins de redundância. Seriam necessários servidores adicionais para quaisquer componentes de directório, mas parte‐se do princípio de que estes já existem na empresa.

Administração: A solução UC baseada no local implica custos de administração que a empresa terá de suportar. Calcula‐se que seja o equivalente a 1/3 de uma pessoa com um custo de salário sobrecarregado.

Suporte de Utilizadores: As soluções alojadas e baseadas no local requerem pelo menos um indivíduo para fornecer suporte e serviços de administração de utilizadores.

Manutenção: Os custos de manutenção de software são os custos de lista reais com o desconto de revenda de 30% aplicado.



Soluções Alojadas: As duas colunas na esquerda mostram um TCO estimado para serviços em separado para conferências de áudio/Web/videoconferências comparado com uma solução de conferências integrada alojada. O custo da solução integrada é significativamente mais baixo do que ter serviços em separado por dois motivos; (1) a solução integrada está disponível com uma taxa única por utilizador por ano; e (2) a solução integrada utiliza voz e vídeo sobre IP em vez dos serviços tradicionais de conferências de áudio ou videoconferências mais dispendiosos. Uma solução de serviços alojada integrada custa cerca de 1/20º do que os serviços iriam custar por serviços de conferências de áudio, Web e videoconferências em separado (577.080 $ pela solução integrada versus 15.937.080 $ pelos serviços em separado que não utilizam uma taxa única, permitindo uma utilização ilimitada dos serviços de conferências de voz, Web e videoconferências sobre IP).

Soluções Baseadas no Local: As duas colunas à direita mostram o TCO previsto para uma solução completa de UC baseada no local, incluindo funcionalidades de IM/presença/chats de grupo persistentes e telefonia da empresa/acesso móvel para além de funções de conferências. A coluna “Completa” mostra o TCO da solução com um custo ligeiramente mais elevado do que o serviço alojado integrado, uma vez que fornece muito mais funcionalidades para além do serviço de conferências. No entanto, para fornecer uma base de custo equivalente para conferências no local, atribuímos um terço (33%) do custo total à funcionalidade de conferências7 (a funcionalidade de conferências é um dos três principais grupos em UC). Este custo atribuído é a menos dispendiosa de todas as opções, com 29,33 $ por utilizador por ano ou cerca de metade do serviço alojado integrado comparável. Para a solução baseada no local, é necessário o licenciamento de software, bem como a instalação e configuração inicial e a administração e manutenção contínuas. Os custo destes serviços profissionais inclui também a configuração inicial de utilizadores finais e alguma formação online. À medida que o número de utilizadores aumenta, os custos de “conclusão” e de “atribuição” por utilizador diminuirão.

7 Estas informações têm apenas fins comparativos. Uma vez que a funcionalidade de conferências está incorporada no preço da solução UC, atribuímos este factor de custo de 1/3º de modo a fornecermos uma comparação razoável entre o custo de conferências numa solução UC e o custo de conferências num ambiente alojado.



Para as Pequenas Organizações: Para as pequenas organizações (~500 utilizadores8), os custos da solução de conferências alojada vai permanecer praticamente o mesmo na base de por utilizador por ano, apenas com pequenos aumentos para justificar os descontos mais baixos. Os custos no local por utilizador por ano vão subir para cerca de 46 $ por utilizador por ano para os custos de conferências atribuídos, o que ainda iria justificar a opção de conferências no local com base na integração com todo o conjunto de aplicações de UC.

Resumo: Muitas empresas estão a virar‐se para as soluções baseadas no local, uma vez que fornecem um acesso muito mais rápido a pessoas e grupos, suportam presença e oferecem capacidades de conferência multimodais ad‐hoc; para além disso, as melhores soluções também oferecem excelentes capacidades de voz que podem substituir o PBX da empresa, o que pode originar poupanças adicionais significativas. Com uma solução UC, as pessoas podem clicar para iniciar instantaneamente uma conferência utilizando voz, vídeo, Web ou qualquer combinação destes. Em resumo, as soluções de conferências totalmente integradas alojadas ou baseadas no local fornecem o TCO mais atractivo, cada uma delas permitindo reduzir os custos de conferências normais até 90% ou mais.

Soluções de Conferências da Microsoft A Microsoft tem liderado no desenvolvimento e implementação de soluções de conferências e UC baseadas em software e a empresa desenvolveu duas opções de implementação para as suas soluções de conferências, juntamente com uma variedade de clientes e dispositivos nos quais as empresas podem confiar para satisfazer as suas necessidades de conferências e colaboração. As seguintes descrições começam com a versão alojada, o Microsoft Office Live Meeting, e continuam para o Microsoft Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) no local, um dos marcos do conjunto de soluções de UC da Microsoft, que inclui a funcionalidade de Live Meeting.

8 A tabela não apresenta os custos para uma organização com 500 pessoas, mas esses custos podem ser estimados utilizando os dados na tabela e os pressupostos listados na nota de rodapé 5.



Microsoft Office Live Meeting O Microsoft Office Live Meeting é um completo serviço de conferências de UC alojado (Voz, Web e Vídeo). Os utilizadores acedem à solução através de um browser com uma ligação à Internet. É normalmente instalado um plug‐in do browser simples, apesar de não ser obrigatório, para fornecer uma melhor experiência ao participante.

O Microsoft Office Live Meeting fornece todas as capacidades que alguém poderia esperar numa plataforma de conferências pela Web moderna, incluindo a capacidade de exibir apresentações, documentos, browsers e qualquer aplicação. O Live Meeting também disponibiliza um quadro electrónico e permite aos participantes marcar e anotar qualquer apresentação. O serviço alojado de Live Meeting também fornece uma excelente plataforma para eventos ou um grande número de participantes numa conferência pela Web. O Microsoft Office Live Meeting Client fornece acesso às opções alojada e no local.

Utilizando as capacidades de áudio IP da Microsoft, os participantes no Live Meeting podem aderir a uma conferência pela Web utilizando o microfone e altifalantes do seu computador e no que diz respeito a vídeo, podem utilizar uma câmara Web. Os participantes vão desfrutar de uma excelente qualidade de áudio, mesmo através de uma ligação pela Internet. Os utilizadores também podem aderir à parte de áudio de uma reunião utilizando um telefone normal.

O RoundTable captura uma imagem de 360 graus de todas as pessoas

m

os

Microsoft RoundTable

na sala e transmite‐a aos participantes noutras localizações. Utilizandoo RoundTable, os participantes em reuniões podem ver a linguagem corporal de todas as pessoas na sala, tornar as reuniões muito mais eficazes, em particular reuniões que envolvam oradores que não faleo idioma nativo e as que ocorram em ambientes multiculturais. O RoundTable também suporta o áudio de banda larga, fornecendo aparticipantes uma experiência de áudio mais avançada e agradável durante a reunião.



Figura 4. A Consola do Live Meeting mostrando a entrada de vídeo do RoundTable.

Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2 (OCS 2007 R2) O OCS 2007 R2, um dos marcos da solução de UC da Microsoft, é a solução baseada em servidor no local que proporciona funcionalidades avançadas de presença, mensagens instantâneas, telefonia de empresa, vídeo de definição padrão e de alta definição, conferências de áudio/vídeo ponto‐a‐ponto e multipontos, e conferências pela Web.

As capacidades de conferências de áudio, pela Web e videoconferências baseadas em software são nativas no OCS 2007 R2, podendo o produto suportar centenas de sessões de conferências de áudio e videoconferências em simultâneo. O OCS 2007 R2 permite às empresas eliminar as taxas de serviços cobradas pelos fornecedores de serviços de conferências de áudio e videoconferências alojadas, originando reduções significativas nos custos de conferências.

Aplicações Cliente: O OCS 2007 R2 disponibiliza capacidades de conferências no ambiente de trabalho, browser, dispositivos móveis ou soluções instaladas numa sala, utilizando as quatro principais interfaces de utilizador que se seguem:

1. O cliente do Office Communicator fornece todas as funcionalidades das conferências (áudio, vídeo, partilha de aplicações pela) num PC como parte do conjunto completo da solução de UC.

2. O Office Communicator Web Access fornece uma experiência semelhante a partir dos browsers mais populares, incluindo o Microsoft Internet Explorer, bem como os browsers Mozilla Firefox e Apple Safari.

3. O Office Communicator Mobile proporciona o controlo de várias funções de conferências do Windows Mobile e muitos smartphones, apesar o áudio e vídeo de multimédia serem apresentados no dispositivo adequado (por exemplo, ligação de voz do telemóvel).

4. Consola do Live Meeting – tal como mostrado acima.



Figura 5. Interfaces de cliente móveis, simples e completas do Office Communicator.

Office Communicator Office CommunicatorMobile

Office CommunicatorWeb Access

Conferências de Áudio com o OCS 2007: O OCS 2007 R2 também disponibiliza uma funcionalidade de conferências de áudio para incluir utilizadores por acesso telefónico da PSTN. Apesar de a maior parte dos utilizadores, tanto internos como convidados, preferir utilizar os clientes OCS 2007 R2 – o Office Communicator ou Communicator Web Access tal como acima descrito – por vezes, um utilizador interno necessita de acesso telefónico básico e participantes externos, tais como clientes ou parceiros também utilizam a rede telefónica. Vão saber o que é utilizar conferências de áudio de alta qualidade, enquanto que o anfitrião da conferência, que utiliza clientes OCS 2007 R2, terá uma Consola de Conferências que lhe vai permitir controlar cada linha PSTN, bem como cortar ou acrescentar o som, ou deixar cair a chamada.

Vários parceiros associaram‐se à Microsoft para melhorar as capacidades de áudio nativas do OCS 2007 R2. Para os que pretendem auriculares para PC de alta qualidade, a Jabra e a Plantronics desenvolveram auriculares com Bluetooth e compatíveis com o OCS. Para os que preferem utilizar auscultadores versus auriculares, a LG‐Nortel e a Polycom, criaram telefones de secretária compatíveis com o OCS 2007 R2. Consulte as notas de rodapé anteriores para obter mais detalhes sobre os dispositivos de áudio para o OCS 2007 R2 de parceiros9.

9 Consulte estes dispositivos em: http://technet.microsoft.com/en‐us/bb970310.aspx


http://technet.microsoft.com/en-us/bb970310.aspx


Conferências pela Web com o OCS 2007: O OCS 2007 R2 fornece aos utilizadores duas opções para as conferências pela Web: partilha do ambiente de trabalho e o Live Meeting. A partilha do ambiente de trabalho permite a uma pessoa iniciar uma sessão de colaboração instantânea na qual os participantes são convidados para uma reunião através de uma mensagem instantânea. Ao aceitar o convite da reunião, os participantes vêem imediatamente o ecrã do apresentador. Em alternativa, se os utilizadores pretenderem usufruir de todas as funcionalidades de colaboração oferecidas pelo Live Meeting, este é fornecido como uma solução baseada no local com o OCS 2007 R2, podendo ser instalado num servidor em separado como uma função de servidor do OCS 2007 R2. Dispõe de todas as funcionalidades do Live Meeting alojado.

Figura 6. A interface de partilha instantânea do ambiente de trabalho no Office Communicator.

Videoconferências com o OCS 2007: O OCS 2007 R2 fornece três camadas de soluções de videoconferências, cada uma suportada pelos dispositivos de utilizador adequados, fornecidas pela Microsoft e por uma vasta gama de parceiros:

Videoconferências no Ambiente de Trabalho: O Office Communications Server e o Live Meeting permitem videoconferências no ambiente de trabalho no OCS 2007 R2, tal como mostrado na Figura 7, utilizando câmaras Web económicas e permitindo adicionar facilmente vídeo a sessões IM, chamadas de áudio e conferências pela Web. Ver várias pessoas em simultâneo numa videoconferência do OCS 2007 R2 requer integração com soluções de videoconferência para grupos de terceiros da Tandberg e Polycom (ver abaixo).



Figura 7. Videoconferência no Office Communicator 2007 R2.

Extensão para Conferências de Áudio e Videoconferências em Salas: O OCS 2007 e o Live Meeting suportam a integração com o dispositivo RoundTable que permite aos utilizadores ver várias partes em simultâneo numa Conferência pela Web, tal como mostrado na figura 4 acima.

Integração com Telepresença e Videoconferência de Grupo: O OCS 2007 R2 fornece a capacidade de videoconferência de alta definição (720p) ponto a ponto. No entanto, existem muitas situações em que uma pessoa tem de se ligar através de soluções de videoconferência da Polycom ou Tandberg. Estas duas empresas integraram os seus pontos finais, incluindo as unidades de vídeo MXP da Tandberg e as unidades de vídeo HDX, RPX e TPX da Polycom com o Office Communicator. A janela de vídeo do Office Communicator pode ser expandida para o modo de ecrã inteiro para mostrar o vídeo recebido dos pontos finais de vídeo da Tandberg e Polycom. Para além disso, o estado de presença (em utilização/em não utilização) dos pontos finais de vídeo da Tandberg e Polycom aparece na lista de amigos do Office Communicator, permitindo aos utilizadores ligarem facilmente a estes pontos finais com um único clique. Ao utilizar as capacidades de gateway ou de bridges multipontos de cada um dos parceiros, o Office Communicator consegue comunicar por vídeo com sistemas de telepresença e com sistemas de vídeo H.323 e H.320 legados.


http://polycom.com/partners/strategic_global_partners/polycom_microsoft_alliance.html

http://www.tandberg.com/our_story/microsoft.jsp


Microsoft OCS e Live Meeting como uma Opção para Conferências Os critérios de tomada de decisão e os detalhes relacionados sobre as opções de implementação, TCO e funcionalidade podem ser utilizados para avaliação do Microsoft OCS e Live Meeting e ajudar no processo de escolha de soluções de Conferências para uma empresa. A tabela abaixo avalia as soluções de Conferências da Microsoft comparativamente a oito (8) critérios de tomada de decisão, tal como definido na secção anterior.

Critério Avaliação e Classificações

(5=mais alta) Comentários Experiência do Utilizador

[5] O Microsoft OCS e o Live Meeting oferecem um conjunto completo e integrado de clientes de utilizador para PCs, browsers, telefones e telemóveis. A experiência do utilizador é totalmente integrada no conjunto de aplicações e ferramentas do Office, podendo as interfaces de utilizador ser incorporadas em aplicações de negócio. O OCS permite integrar a funcionalidade de conferências com um conjunto de aplicações de UC completo, proporcionando comunicações contínuas em todas as modalidades.

O Microsoft Office Communicator (MOC) funciona de forma consistente com os serviços OCS no local e os serviços alojados do Live Meeting. O RoundTable é uma ferramenta única e altamente eficaz para conferências realizadas em salas de reunião, proporcionando a melhor economia da sua classe.

Acesso em Qualquer Ponto

[5] O OCS e o Live Meeting permitem ter acesso a partir de qualquer localização através de ferramentas de comunicação por IP seguras e encriptadas. Os clientes, parceiros e outros, podem ser instantaneamente incluídos em conferências. O acesso telefónico às conferências é suportado no OCS 2007 R2. Voz e vídeo podem atravessar firewalls com o OCS 2007 R2 e os utilizadores não necessitam de uma VPN.

Os utilizadores externos não necessitam de uma conta para serem convidados para conferências no OCS ou Live Meeting, podendo aceder às reuniões através de todos os browsers mais conhecidos.

Aplicações para Opções Empresariais

[4] O OCS e o Live Meeting oferecem APIs para integração com o software de conferências em aplicações empresariais.

A Microsoft publicou APIs abertas que podem ser utilizadas por qualquer pessoa para melhorar ou incorporar nas suas soluções.



Avaliação e Classificações Critério (5=mais alta) Comentários

Opções de Implementação Flexíveis

[4] O OCS baseado no local pode ir de uma pequena implementação (dezenas de utilizadores num servidor) até implementações bastante grandes (mais de 100.000 utilizadores em vários servidores) utilizando um único ambiente de software integrado. As opções Alojado e no Local podem ser combinadas para optimização da flexibilidade. O OCS no local também inclui a funcionalidade de UC líder no sector.

Apesar de a solução da Microsoft já fornecer vídeo HD, a implementação num ambiente de conferências existente vai requerer gateways para a conversão de protocolos ou soluções integradas de terceiros.

Suporte de Fornecedor Único

[4] A funcionalidade conferências da Microsoft é um elemento totalmente integrado do conjunto de soluções do Office. O suporte vai normalmente incluir o Integrador de Sistemas como primeiro ponto de contacto e intermediário no suporte da Microsoft. O licenciamento Software Assurance fornece actualizações de segurança e de software contínuas.

Arquitectura e Mapa

[5] As funcionalidades de conferências baseadas em software são claramente a arquitectura certa para o futuro. O mapa da Microsoft é consistente com todo o conjunto de aplicações do Microsoft Office.

A Microsoft vai continuar a melhorar e a expandir as opções de ponto final e as funções HD.

Custo Total de Propriedade (TCO)

[5] Ambos os serviços OCS e Live Meeting são soluções económicas. O pacote OCS totalmente integrado e baseado em software reduziu significativamente o custo de conferências no local. A opção de uma implementação híbrida consistente suporta um TCO optimizado.

Quando considerar a relação preço‐qualidade, verá que as soluções da Microsoft são as mais adequadas do ponto de vista dos custos.

Operação, Administração e Conformidade

[5] As funcionalidades de Conferências da Microsoft são líder nesta área, com controlos de registo, gravação, segurança e acesso.

A Microsoft está fortemente empenhada na segurança e na facilidade de manutenção das suas soluções.



Em resumo, a solução de conferências da Microsoft baseada em software recebe a classificação mais elevada em todas as categorias. A média de 4,63 é uma classificação de topo no sector em 2009 e as tendências do sector favorecem as soluções baseadas em software. O Microsoft OCS 2007 R2 e o Live Meeting merecem nitidamente uma ponderação séria relativamente a qualquer investimento nos sistemas e serviços de conferências empresariais.

Argumentos que Demonstram os Benefícios das Soluções de Conferências Os seguintes clientes de utilizadores finais reais demonstram de forma convincente que as soluções de conferências e de colaboração da Microsoft, o Office Live Meeting e o OCS 2007 R2, são verdadeiras mais valias em termos empresariais (consulte http://www.microsoft.com/communicationsserver/en/us/case‐studies.aspx para obter mais argumentos).

Intel – A Intel é o maior fabricante do mundo de chips semicondutores, com receitas na ordem dos 38,3 mil milhões de dólares em 2007. Esta empresa, com 86.000 funcionários, procurava uma solução de UC que promovesse uma colaboração eficiente para as suas operações globais. A Intel escolheu o Microsoft Office Communications Server 2007 como a melhor solução para satisfazer as suas necessidades, equipando todos os funcionários com o Office Communicator para comunicações de Presença, IM e ponto‐a‐ponto. Os funcionários com funções específicas estão também a utilizar as funcionalidades de Conferências e Enterprise Voice do OCS, como substituição dos telefones de secretária e para fornecer funcionalidades de conferências de áudio internas. No primeiro ano de funcionamento, a Intel viu os custos das conferências de áudio descer 20% e reduziu os custos de viagens/logísticos e os impactos das viagens no ambiente.

Lionbridge – A Lionbridge é um fornecedor líder de serviços de outsourcing linguísticos, de conteúdos e tecnológicos. Com mais de 4.600 funcionários em 26 países, a empresa pretendia facilitar a comunicação entre os seus funcionários, reduzindo, ao mesmo tempo, os custos de telefonia e de conferências. A Lionbridge disponibilizou a todos os funcionários funcionalidades de VoIP (Voice over IP) integrado, conferências pela Web, presença, mensagens instantâneas, correio electrónico e voicemail ao implementar o Microsoft® Office Communications Server 2007, Office Communicator 2007 e o Exchange Server 2007. Uma das coisas que a Lionbridge realça é o facto de, “… o OCS se integrar directamente com as aplicações que a maior parte das pessoas na Lionbridge utilizam”, um valor chave realçado nos critérios de decisão da Experiência de Utilizador neste documento. Para além disso, a Lionbridge estima que as poupanças apenas na área das Conferências foi de 1,3 milhões de dólares por ano, ou aproximadamente 300 $ por utilizador por ano, contribuindo para um ROI muito positivo.


http://www.microsoft.com/communicationsserver/en/us/case-studies.aspx

http://www.microsoft.com/casestudies/casestudy.aspx?casestudyid=4000003527



Royal Dutch Shell – A Royal Dutch Shell é um grupo mundial de empresas do ramo da energia e da petroquímica, com actividade em mais de 130 países e territórios. Shell tinha vários sistemas e interfaces de utilizador para comunicações nas várias unidades de negócio. Devido a esta complexidade, os funcionários dependiam, frequentemente de chamadas telefónicas ou de reuniões cara a cara envolvendo viagens de negócios dispendiosas, quando outros modos de comunicação teriam sido mais adequados às suas necessidades. Para melhorar o ambiente de trabalho e tornar os funcionários mais produtivos, a Shell elegeu o Microsoft Office Communications Server 2007 para fornecer uma interface de utilizador única para comunicações em tempo real para os seus 150.000 funcionários. À medida que a Royal Dutch Shell disponibiliza as funcionalidades de Conferências de OCS aos seus utilizadores, está a obter poupanças directas com o seu serviço de conferências áudio alojado. É agora possível aceder e agendar facilmente conferências através das familiares interfaces do Microsoft Office, pelo que os utilizadores estão prontamente a adoptar a funcionalidade de conferências utilizando o seu Microsoft Office Communicator para o acesso de voz. Para além disso, ao utilizarem a funcionalidade de conferências no ambiente de trabalho e com o Microsoft RoundTable na maior partes das salas de conferências, a Royal Dutch Shell espera obter poupanças significativas através de uma redução das 600 salas de videoconferência especialmente equipadas existentes.

Conclusão No ambiente económico actual em que as empresas têm de comunicar em tempo real com equipas distribuídas globalmente e com uma base de clientes internacional, a funcionalidade de conferências tornou‐se uma ferramenta generalizada para comunicação e colaboração. As empresas estão a aperceber‐se do seu valor significativo em termos dos resultados de negócio pretendidos, poupanças ao nível de custos e sustentabilidade ambiental.

As soluções de conferência, colaboração e comunicações estão a afastar‐se das soluções de hardware dispendiosas e a aproximar‐se de sistemas de software flexíveis executados em servidores prontos a utilizar e com sistemas operativos padrão. A Microsoft desenvolveu duas soluções de conferências e de colaboração de classe empresarial: O serviço Microsoft Office Live Meeting e as capacidades de suporte de presença disponíveis no Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2.

Quando seleccionar entre uma solução baseada no local e um serviço alojado, existem vários factores a ter em conta incluindo a experiência do utilizador, métodos de acesso, a capacidade de incorporar a solução no fluxo de trabalho diário, opções de implementação fáceis, arquitectura e mapa, segurança e conformidade e, claramente, o TCO. Factores adicionais incluem os custos actuais de uma organização em termos de conferências e viagens, bem como o ROI necessário para se passar para uma nova solução. Nem todo o RIO se baseia em poupança monetária, o ROI pode estar associado às diferentes especializações e preocupações e às quais atribui uma grande importância.




Fornecemos orientação sobre a solução de conferências que tem em conta estes factores e que faz recomendações quanto à solução mais adequada, consoante os requisitos de negócio específicos. As provas fornecidas mostram que as empresas reais estão a obter um valor real através da implementação de soluções de conferências e de colaboração.

Para mais informações sobre o Serviço de Live Meeting, visite www.livemeeting.com. Para mais informações sobre o OCS 2007 R2, visite www.microsoft.com/ocs. Para mais informações sobre as soluções de UC da Microsoft, visite www.microsoft.com/uc.


http://www.livemeeting.com/

http://www.microsoft.com/ocs

http://www.microsoft.com/uc



Anexo: Acerca dos Autores

E. Brent Kelly, Analista Sénior e Associado, Wainhouse Research

E. Brent Kelly tem mais de 20 anos de experiência na área de desenvolvimento e marketing de produtos altamente técnicos. Antes de se juntar à Wainhouse Research, Brent deteve cargos de gestão de topo, marketing e técnicos em pequenas e grandes empresas nos sectores das comunicações, produção, testes de semicondutores e petróleo. É autor de relatórios, artigos e seminários sobre a migração para comunicações por IP, ambientes de conferências integrados, fornecedores de rede de vídeo por IP e o canal de revendedores de conferências. Brent é especializado na infra‐estrutura de comunicações por IP, no canal de revendedores de conferências avançado e em consultadoria estratégica.

Kelly tem um Ph.D. em Engenharia da Texas A&M e um B.S. em Engenharia da Brigham Young University.

Para obter informações adicionais sobre comunicações unificadas e colaboração da Wainhouse Research, consulte: Documentos Técnicos da Wainhouse Research Unified Communications Products Forecast 2008‐2013 Unified Communications Services Forecast 2008‐2013 Rich Media Conferencing Volumes 1 ‐ 3 Mobile Unified Communications Microsoft’s Software‐Powered Unified Communications Strategy Collaboration Service Providers Market Intelligence Studies WebMetrics Rich Media Metrics Marty Parker, Principal, UniComm Consulting, LLC

Marty Parker está envolvido na área das soluções de conferências empresariais desde meados da década de 90, quando era responsável pela linha de produto na Lucent e Avaya. Desde que as versões de Comunicações Unificadas (UC) deram os seus primeiros passos em 2001, que Marty deteve cargos de liderança na definição e criação de produtos e soluções de UC, patrocinando a combinação de voz, conferências pela Web e videoconferências como elementos fundamentais em pacotes de UC eficazes. Desde 2005 que Marty é um consultor independente especializado em UC.

Parker tem um BS em Administração de Empresas da Haas Business School da Universidade da Califórnia, Berkeley.

http://www.wainhouse.com/whitepapers

http://www.wainhouse.com/reports/WR_UC08prod_summary.pdf

http://www.wainhouse.com/reports/WR_UC08serv_summary.pdf

http://www.wainhouse.com/rmc/

http://www.wainhouse.com/ucreports/index.html#mobile

http://www.wainhouse.com/ucreports/index.html#msft

http://www.wainhouse.com/csp/

http://www.wainhouse.com/webmetrics/

http://www.wainhouse.com/reports/WR_RichMediaMetrics.pdf

argumentos para a utilização de...

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