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MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA

AUDITORÍA GENERAL Módulo A (Hernán Garrón Salazar) - Segundo Piso

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MSP-DM-AG-ASAA-01-695-2019 10 de setiembre, 2019

Licenciado Michael Soto Rojas Ministro Estimado señor:

Presentamos a conocimiento de ese Despacho, Informe de Control Interno N° 01-

045-2019 CI/ASAA realizado por esta Auditoría General, sobre una muestra de contrataciones administrativas del año 2018, contemplado en el Plan Anual de Trabajo del año 2019, a cargo del Área de Auditoría de Servicios Administrativos y de Apoyo de esta Auditoría General.

Para este periodo, se consideró el análisis de la Licitación Abreviada 2018LA-

000010-0007100001, modalidad según demanda/contrato continuo, relacionada con el Resguardo de documentos por parte de la Dirección General de la Fuerza Pública, asimismo la Licitación Abreviada N° 2018LA-000031-0007100001, con la que, el Servicio Nacional de Guardacostas adquirió en primer instancia 12 motores fuera de borda marca Yamaha, por un monto de ¢91.247.715,00 y posteriormente realizó una ampliación y adquirió 6 motores más por ¢39.901.500,00, así como la Contratación Directa N° 2018CD-000139-0007100001, modalidad según demanda/contrato continuo, gestionado por la Dirección Policía de Fronteras para la compra de alimento para perro.

Los resultados del estudio fueron expuestos el día 05 de setiembre de los

corrientes a los señores: Humberto Castro Arias, representante de su Despacho, Deylin Morales Castillo, funcionaria del Despacho del Viceministro de Unidades Regulares, Javier Herrera Álvarez del Despacho de la Viceministra Administrativa, Silvia Badilla Zamora, Jésica Mairena Castro y Yerlin Alvarado Sánchez, representantes de la Sub- Dirección General de la Fuerza Pública, Martin Arias Araya y Milton Pérez Quirós del Servicio Nacional de Guardacostas, Luis Ángel Castro Solórzano y Ana Yancy Chavarría Arias, de la Dirección Policía de Fronteras, Randall Vega Blanco de la Dirección General Administrativa y Financiera, Jenny Mena Ugalde y Walter Alvarenga Franco, de la Dirección Proveeduría Institucional así como Natalie Leiva Arrieta del Departamento Archivo Central.





Durante la exposición de resultados, no se realizaron observaciones que requirieran un análisis adicional a los hallazgos detectados por esta Auditoría General.

No omitimos recordar a su Despacho que dispone de 30 días hábiles para ordenar

la ejecución de las recomendaciones, según lo dispuesto en el “Ley General de Control Interno” N° 8292, artículo N° 37, o en su defecto proponer opciones alternas para nuestra valoración.

Atentamente,

Douglas Elioth Martínez Auditor Interno





AREA DE AUDITORIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO INFORME DE CONTROL INTERNO N° 01-045-2019 CI/ASAA

RESULTADOS DE LA AUDITORIA SOBRE UNA MUESTRA DE CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS REALIZADAS

POR EL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA EN EL AÑO 2018

Setiembre - 2019





RESUMEN EJECUTIVO

El presente informe, corresponde a una auditoría del Plan Anual de Trabajo del

año 2019 a cargo del Área de Auditoría de Servicios Administrativos y de Apoyo. La auditoría realizada correspondió al análisis de una muestra de las

contrataciones realizadas durante el año 2018, esta revisión se considera relevante para el Ministerio de Seguridad Pública, debido a la asignación de recursos por un monto de ¢258.595.000.000,00 para el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas por cada uno de los programas y sub-programas durante el 2018, dinero que debe ser fiscalizado para asegurar que fue utilizado conforme se planificó y se autorizó mediante la “Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico 2018, N° 9514”.

Para este periodo, se consideró el análisis de la Licitación Abreviada 2018LA-

000010-0007100001, modalidad según demanda/contrato continuo, relacionada con el resguardo de documentos por parte de la Dirección General de la Fuerza Pública, asimismo la Licitación Abreviada N° 2018LA-000031-0007100001, con la que, el Servicio Nacional de Guardacostas, adquirió en primer instancia 12 motores fuera de borda marca Yamaha, por un monto de ¢91.247.715,00 y posteriormente realizó una ampliación y adquirió 6 motores adicionales por ¢39.901.500,00 y por último la Contratación Directa N° 2018CD-000139-0007100001, modalidad según demanda/contrato continuo, gestionado por la Dirección Policía de Fronteras para la compra de alimento para perro.

En esta auditoría se determinó que, las herramientas de control interno utilizadas

en la ejecución del contrato y supervisión del mismo por parte del Departamento Archivo Central y la Sub-Dirección General de la Fuerza Pública respectivamente fueron deficientes, asimismo en la recepción e instalación de los motores fuera de borda por parte del Servicio Nacional de Guardacostas y la recepción del alimento para perro por parte de la Dirección Policía de Fronteras.

En el apartado IV de este informe, se incluyen las recomendaciones que a nuestro

criterio pueden mejorar las debilidades señaladas en el presente informe.





TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCION ................................................................................................................................ 6

2.1) Deficiencias de control interno determinadas en la Licitación Abreviada N° 2018LA-000010-0007100001 (Resguardo de documentos). ...................................................................................... 7

2.2) Deficiencias de control interno determinadas en la Licitación Abreviada N° 2018LA-000031-0007100001 (Motores fuera de borda) .......................................................................................... 12

2.3) Deficiencias de control interno determinadas en la Contratación Directa N°2018CD-000139-0007100001 (Compra alimento para perros). ................................................................................ 17

2.4) Deficiencias de control interno observadas en la Dirección Proveeduría Institucional: ................ 19

III. CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 22

IV. RECOMENDACIONES ...................................................................................................................... 24





I. INTRODUCCION

1.1) Origen

El presente estudio se realizó en atención al Plan Anual de Trabajo, a cargo del Área de Auditoria de Servicios Administrativos y de Apoyo para el año 2019.

1.2) Alcance Se revisó como muestra, por importancia y cuantía del procedimiento de la Licitación Abreviada 2018LA-000010-0007100001, modalidad según demanda/contrato continuo, relacionada con el resguardo de documentos por parte de la Dirección General de la Fuerza Pública, asimismo la Licitación Abreviada N° 2018LA-000031-0007100001, con la que, el Servicio Nacional de Guardacostas, adquirió en primer instancia 12 motores fuera de borda marca Yamaha, por un monto de ¢91.247.715,00 y posteriormente realizó una ampliación y adquirió 6 motores más por ¢39.901.500,00 y por último la Contratación Directa N° 2018CD-000139-0007100001, modalidad según demanda/contrato continuo, gestionado por la Dirección Policía de Fronteras para la compra de alimento para perro. Se analizaron los procesos de dirección, control y riesgo de los procedimientos de contratación administrativa en cuanto a, tramitación de las ofertas, elaboración del cartel, adjudicación, emisión del pedido de compra, ejecución contractual, control de garantías, recibo definitivo de los bienes, así como su respectiva distribución e instalación. El estudio fue realizado de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna, promulgada por la Contraloría General de la República, para el Sector Público.

1.3) Objetivo general Verificar que el proceso de contratación administrativa aplicado por el Programa presupuestario 089 y los Sub-programas 090-03, 090-04 y 090-06 en el año 2018, se haya realizado conforme al marco normativo y en concordancia con los objetivos institucionales.





1.4) Marco Legal

a) “Ley de Administración Financiera” y de Presupuestos Públicos, N° 8131 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo N° 32988

b) “Ley de Contratación Administrativa” N°7494 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo N° 33411-H

c) “Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio

económico 2018” N° 9514

d) “Ley General de Control Interno” N° 8292

e) “Normas de control interno para el Sector Público” N° 2-2009-CO-DFO.

II. RESULTADOS DEL ESTUDIO

2.1) Deficiencias de control interno determinadas en la Licitación Abreviada N°2018LA-000010-0007100001 (Resguardo de documentos). Por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), se observó que dicha contratación cuenta con la supervisión técnica del Departamento de Archivo Central y que el Comisionado Reinaldo González Cubero, Sub-Director General de la Fuerza Pública, el cual según contratación funge como su Administrador, así las cosas, producto de nuestra verificación se determinó lo siguiente:

a) Apartado 1.5.1.7) del pliego cartelario. Según este apartado la unidad fiscalizadora debe comunicar en forma inmediata al contratista, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes para su corrección; sobre esto, el Lic. Jorge Juárez Aparicio, Jefe del Departamento Archivo Central, indicó que, el único ajuste que se ha tenido que realizar se conversó con la empresa en una reunión, al respecto solicitamos la minuta de reunión o herramienta de control interno utilizada para documentar esa reunión y determinamos que la misma carece de información relevante, a saber: lugar en que se realizó, firma de los funcionarios tanto del Ministerio como de la empresa que participaron, contactos y acuerdos tomados, al respecto, el Lic. Juárez Aparicio, indicó que, se omitió al momento de confeccionar la minuta de reunión con la empresa Access, incluir información en cuestión.





Dado lo anterior, consideramos que, al no tener dicho Departamento implementada una herramienta de control interno que determine: lugar de la reunión, firma de los asistentes, contactos y de los acuerdos tomados, asume el riesgo de no contar con un documento que de respaldo para el cumplimiento de los aspectos acordados, además impide determinar de una forma oficial los asistentes a dichas reuniones, omisiones que contravienen los apartados N° 4.4.1 de las “Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE”, que indican:

“4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional: El jerarca y

los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las

medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus

resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso

adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la

confidencialidad y el acceso a la información pública, según

corresponda.”

b) Apartado N° 1.5.1.17 de la contratación. En este punto, la Administración debe verificar que, tratándose de contratos en los que la empresa adjudicada requiera contratación de personal, para el cumplimiento del objeto contractual, se cumplan las directrices emitidas por las autoridades de gobierno, en relación al cumplimiento de derechos relativos al pago de los salarios mínimos, riesgo de trabajo y demás disposiciones relativa a la seguridad social y ocupacional de los trabajadores. Así las cosas, el Lic. Juárez Aparicio, indicó que, con el objetivo de realizar las listas de remisión (listas que contiene información de la documentación que se envía a las instalaciones del adjudicatario), la empresa tiene ubicadas en las oficinas de ese Departamento a las funcionarias María Paula Garita Sanabria cédula 1-1691-0493 y María Martha Romero Vargas, cédula 9-0113-0086. Referente a la verificación que debe realizar la Administración, el señor Juárez Aparicio indicó que constata por medio de la Caja Costarricense del Seguro Social que la empresa se encuentre al día y por ello asume que las funcionarias antes citadas están aseguradas, sin embargo agregó que, no tiene implementada una herramienta de verificación que permita determinar que las colaboradoras cuentan con los derechos relativos al pago de los salarios mínimos, riesgo de trabajo y demás disposiciones relativas a la seguridad social y ocupacional, tal como estipula la contratación, además agregó que no tiene implementado un mecanismo





de control interno que permita documentar la asistencia de esas colaboradoras. Dado lo anteriormente comentado, al no verificar el Departamento Archivo Central que las funcionarias de la empresa adjudicada que se encuentran ahí ubicadas, cuentan con los derechos relativos al pago de los salarios mínimos, riesgo de trabajo y demás disposiciones relativas a la seguridad social y ocupacional de los trabajadores, el Ministerio asume el riesgo de tener en sus instalaciones dos colaboradoras de la empresa, sin verificar el cumplimento de sus derechos laborales (aspectos solicitados en el cartel de licitación). Además, al no lograr registrar la asistencia de las funcionarias María Paula Garita Sanabria y María Martha Romero Vargas de la empresa Access, esta Cartera asume el riesgo de no tener el respaldo documental de los pagos de dichas colaboradoras a la empresa adjudicada, además, que no se cuenta con información relevante en el caso de un posible incidente laboral, por ejemplo: cumplimiento de horarios, un accidente o incapacidad de las colaboradoras.

c) Apartado N° 6.2.5 del pliego cartelario. Referente a este apartado, se indica que la Administración realizará la escogencia al azar del lote de los “Servicios de Levantamiento de Listas de Remisión, Custodia, Almacenamiento y Transporte de documentos para revisión y supervisión” en presencia del contratista y se levantará un acta de lo señalado, por lo menos una vez al mes durante todo el período de vigencia del contrato, reservándose la Administración la potestad de realizar las supervisiones que considere pertinentes; al respecto, el Lic. Juárez Aparicio, manifestó que, al momento que se envía documentación a la empresa, la funcionaria Adriana Morales Chacón, del Departamento Archivo Central revisa toda la documentación (no un muestreo), sin embargo, no se realiza un acta de esa revisión. Es importante indicar que, al no confeccionar el acta de revisión de una muestra aleatoria del lote de los “Servicios de levantamiento de listas de remisión, custodia, almacenamiento y transporte de documentos para revisión y supervisión” en presencia del contratista, hace que la Administración no cuente con un mecanismo de control que le permita documentar dicha revisión, así como de las observaciones realizadas, además de incumplir con lo establecido en el cartel licitatorio. Cabe rescatar que, con el incumplimiento de lo comentado en los puntos 2.1 b) y c) de este informe, la Administración contraviene lo dispuesto en el artículo 15 de la “Ley de Contratación Administrativa” antes citado.





d) Administrador del contrato

En lo que respecta a los mecanismos de control interno que el Comisionado Reinaldo González Cubero, Sub-director General de la Fuerza Pública, debe ejercer como administrador del contrato en mención, por medio del oficio N° MSP-DM-DVURFP-DGFP-SGFP-B 2641-2019, suscrito por el señor González Cubero, indicó que, el Departamento de Archivo Central (área técnica) ha velado como supervisor técnico de la contratación y por el control y seguimiento de lo pactado en el pliego cartelario, desarrollando este Departamento las siguientes acciones:

Actos previos al inicio de la ejecución, acceso de internet a las funcionarias de la empresa Access, nombre de las personas que vendrían a laborar de la empresa y su ubicación.

Se realizan y revisan a cabalidad las listas de remisión. Control técnico en las listas de remisión. Solicitud de incluir a las funcionarias de la empresa en el Sistema Biotrack Reuniones con el contratista, Sub-Dirección General de la Fuerza Pública y

Archivo Central. Es importante indicar que, en dicho oficio no se describen ni documentan las labores de supervisión que como administrador del contrato debe implementar, por lo que según la información aportada por el señor González Cubero, la labor de supervisión del contrato a recaído sobre el Departamento de Archivo Central, contraviniendo lo establecido en la Directriz N° “Directriz DGABCA-0010-2018 que en las obligaciones a los funcionarios encargados de los contratos N° 3, 4 y 11 indican:

“N°3 Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de

control de forma eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual

se cumpla a cabalidad.

N°4 Verificar que el producto sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos

en la contratación mediante control técnico en procura de que el contratista se ajuste a

las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto podrá solicitar

asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea necesario.

N°11Verificar que, tratándose de contratos en los que la empresa adjudicada requiera

contratación de personal, para el cumplimiento del objeto contractual, se cumplan las

directrices emitidas por las autoridades de gobierno, en relación al cumplimiento de

derechos relativos al pago de los salarios mínimos, riesgo de trabajo y demás

disposiciones relativa a la seguridad social y ocupacional de los trabajadores.”





e) Expediente incompleto en SICOP Consultamos al Comisionado Reinaldo González Cubero, las razones por las cuales el expediente oficial contenido en SICOP se observa incompleto, indicando que, según información suministrada por el Área de Ejecución Presupuestaria de la Sub-Dirección General de la Fuerza Pública, existe un problema de conexión vía internet con la Dirección de Proveeduría Institucional y por tal razón no se ha suministrado esa información, agregó que a la fecha de ese oficio (16 de julio 2019) esa labor se realiza por medio de una llave USB, siendo un proceso más lento, aunado al volumen de trámites por enviar. Al no remitir la Sub-Dirección de la Fuerza Pública, la documentación relacionada con la contratación en estudio a la Dirección Proveeduría Institucional, para su incorporación al expediente en SICOP, hacen que el mismo se encuentra incompleto, por lo que la Administración materializó el riesgo de no contar con información veraz y oportuna en el expediente oficial.

f) Coordinación mejoras de infraestructura Preguntamos al señor González Cubero, sobre las acciones realizadas por su representada, para tener conocimiento del estado de las instalaciones donde se resguarda la documentación en las unidades policiales, quien mediante ese mismo oficio (MSP-DM-DVURFP-DGFP-SGFP-B 2641-2019), indicó que va coordinar con las Direcciones Regionales para tratar de solventar las necesidades en la infraestructura y logística para que el resguardo de documentos se realice de forma adecuada, tomando en cuenta que dichas mejoras dependen de un tema de disponibilidad presupuestaria y técnica, siendo estos factores ajenos al control de esa Sub-Dirección, finalizó indicando que, las nuevas Delegaciones construidas con financiamiento BID (sic) poseen espacios adecuados para el resguardo de la documentación. Considera esta Auditoría General que, al no tener la Dirección General de la Fuerza Pública, conocimiento del estado de las instalaciones donde se resguarda la documentación en las diferentes unidades policiales hace que la Administración no tenga información que le permita formular, presupuestar y evaluar proyectos de inversión en esas áreas, lo que podría materializar el riesgo de que se extravíe documentación oficial o en su defecto deba ser destruida por temas como humedad o excremento de roedores, tal como se visualiza en el libro de “Libro de actas eliminación de documentos” tomos 1 y 2, del Departamento de Archivo Central de este Ministerio.





g) Durante la auditoría realizada se conoció que, el Departamento de Archivo Central ha destruido documentación oficial por encontrarse esta con excremento de roedores o en condiciones de resguardo no adecuadas, al respecto el Comisario Daniel Calderón Rodríguez, Director General de la Fuerza Pública, mediante oficio N° MSP-DM-DVURFP-DGFP-2467-2019 de fecha 19 de julio de los corrientes manifestó que, entiende y comparte la importancia de contar con condiciones de resguardo de documentos óptimas para evitar situaciones como las descritas, agregó que, copió dicho oficio al Comisionado Reinaldo González Cubero, Sub Director General de la Fuerza Pública, con la finalidad de que se le recuerde a las diferentes unidades policiales la importancia de velar por el cumplimiento de los lineamientos emitidos por el Departamento de Archivo Central en relación con este tema. En ese mismo oficio indicó que, como acciones tomadas por parte de la Administración para el correcto resguardo de la documentación, se realizó la contratación en estudio, además que se ha dotado a las diferentes unidades policiales de archivadores y armarios y se ha difundido mediante correos electrónicos masivos la Circular N° DGAF-DAC-01-2015 y Resolución CNSED-01-2014. El tema en particular preocupa a esta Auditoría General, por cuanto el no tener las diferentes unidades policiales un adecuado resguardo de la documentación, ya sea por un problema de infraestructura o en su defecto por temas de archivo, hacen que la Administración materialice el riesgo de haber tenido que eliminar documentación oficial, misma que puede tener un valor científico-cultural o incluso de índole legal.

2.2) Deficiencias de control interno determinadas en la Licitación Abreviada N° 2018LA-000031-0007100001 (Motores fuera de borda) Mediante contratación administrativa N° 2018LA-000031-0007100001, el Servicio Nacional de Guardacostas (SNG) adquirió por medio de la empresa V&O Marino, 12 motores fuera de borda marca Yamaha, para instalar en las siguientes embarcaciones: 38-12, 38-16, 38-19 y 45-1, asimismo, mediante ampliación se adquirieron 6 motores más, para las embarcaciones: 38-15 y 38-18, al respecto esta Auditoría General, determinó las siguientes deficiencias de control interno:

a) Acta de recepción de los motores Conocimos que, por el tamaño y peso de los motores, el SNG los recibió en las instalaciones de V&O Marino, para posteriormente coordinar con esa empresa la instalación, así las cosas, solicitamos al Ing. Adrián Delgado Quirós, Jefe de





Mantenimiento del SNG, nos suministrara las actas de recepción que respaldaran dicho acto, sin embargo, nos indicó que sí las realizó, pero al momento de nuestra visita (3 de junio de los corrientes) no las ubicó, ni fueron enviadas a esta Auditoría General en fecha posterior. Es importante agregar que, en el punto “6.3 Control de calidad” del pliego cartelario, se detallaron los aspectos que se debían verificar al momento de la recepción e instalación de los motores, al respecto, el señor Delgado Quirós indicó que, verificó lo detallado en el cartel, sin embargo, no completó el formulario que se solicita en el cartel de la licitación para documentar la respectiva verificación. Referente a este tema, el “Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa” artículos 202 y 203 que indican:

“Artículo 202.-Recepción provisional. El contrato administrativo se ejecutará

conforme a las reglas de la buena fe y a los términos acordados por las partes.

La recepción provisional, del objeto se entenderá como el recibo material de los

bienes y servicios, en el lugar estipulado, o en su defecto en el fijado en el cartel.

Para ello, el contratista deberá coordinar con la Administración, la hora y demás

condiciones necesarias para la recepción, cuando sea pertinente, o bien informar

cuando se ha procedido con la entrega, en aquellos casos en que se utilice una

modalidad distinta. El funcionario encargado del trámite, acompañado de la

respectiva asesoría técnica, deberá levantar un acta en la cual consignará las

cantidades recibidas, la hora, fecha y la firma de los presentes. Para esta

diligencia podrá utilizarse como acta una copia del detalle del pedido u orden de

compra…” (El subrayado es nuestro)

Artículo 203.-Recepción definitiva. La recepción definitiva del objeto será

extendida dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo

establecido en el cartel o bien, vencido el plazo para corregir defectos. La

recepción definitiva no excluye la ejecución de la garantía de cumplimiento, si

los bienes y servicios presentan alguna inconformidad con lo establecido en el

contrato. A partir de este momento, comenzarán a regir las garantías de

funcionamiento ofrecidas por el contratista y no correrán multas.

Para ello se levantará un acta en que quede constancia clara de la forma en que

se ejecutó el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución y las prórrogas

concedidas, cuando fuera pertinente, forma en que se cumplieron las

obligaciones, garantías ejecutadas o penalidades impuestas, ajuste a las muestras

aportadas.”





En caso de objetos y servicios muy simples y a criterio de la Administración, la

recepción provisional podrá coincidir con la recepción definitiva y así se hará

constar en la respectiva acta. Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva

de los bienes y servicios.

La recepción definitiva no exime al contratista de responsabilidad por vicios ocultos” (El

subrayado es nuestro).

Dado lo anterior, podemos indicar que, al no ubicar el señor Delgado Quirós, las actas de recepción de los motores al momento de nuestra visita y no confeccionar un archivo que le permita documentar que realizó la verificación de los motores estipulada en el cartel, hace que la Administración incumpla lo estipulado en el Reglamento antes citado, además asume el riesgo de no contar con información de suma relevancia ante posibles casos de aplicación de algún tipo de garantía estipulada en el cartel y además, deja de contar con un expediente que contenga la totalidad de las gestiones realizadas por la Administración en dicha contratación.

b) Cronograma de instalación Según el punto N° 2.2, del pliego cartelario, el adjudicatario tenía que presentar un cronograma de instalación al Ing. Adrián Delgado Quirós, quien a su vez debía informar los resultados de las pruebas de mar al Director del Servicio Nacional de Guardacostas (SNG). Al respecto, el Ing. Delgado Quirós manifestó que, el día en que recibió los motores, a pesar de que la empresa V&O Marino tuvo la anuencia de presentar el cronograma de instalación, verbalmente les indicó que no lo realizaran, debido a que, por temas de logística propias del SNG la empresa iba a desconocer el momento idóneo para hacerlo, también les indicó que, les informaría las fechas en que se realizarían esas instalaciones, lo anterior buscando la conveniencia operativa para el Ministerio, en lo que respecta a la comunicación del resultado de las pruebas de mar, el señor Delgado Quirós indicó que las realizó de forma verbal. El no aplicar el SNG una herramienta de control interno propia que permitiera documentar la instalación de los motores, hizo que dependiera de terceros (en este caso la empresa adjudicada) para demostrar la instalación de dichos bienes, materializando el riesgo de no contar con información veraz y oportuna. Además, al realizar los encargados de mantenimiento los oficios mediante los cuales se informa la instalación de los motores en el mes de junio del presente y no al momento de la instalación o en su defecto con la prontitud requerida, hacen que la Administración, deje de contar con información relevante para la toma de





decisiones, además que, materializa el riesgo de no poder asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del Sistema de Control Interno (SCI) y sobre el desempeño institucional, tal como lo establece la norma 4.1) de las “Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE”, que indica:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar,

evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar

razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad

sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa

información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas

respectivas. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad,

la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse

expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”

c) Deficiencias de control interno en la instalación de los motores

Sobre la instalación de los motores, el Ing. Delgado Quirós, manifestó que, los funcionarios que estuvieron presentes fueron los mecánicos ubicados en las diferentes Estaciones de Guardacostas, ya que a él se le dificultaba desplazarse a cada Estación para supervisar las instalaciones de los motores. Así las cosas, en nuestra visita (3 de junio 2019), solicitamos al señor Delgado Quirós, los documentos que respaldaran las instalaciones de los motores en cuestión, no obstante, indicó que, él no los tenía archivados en su oficina; cabe señalar que vía correo electrónico nos hizo llegar las actas, en las que se determinó lo siguiente:

Los documentos tienen como encabezado “Acta de recepción” y no de instalación.

Para todos los casos, las actas fueron emitidas por la empresa V&O Marino, es decir no fueron documentos realizados por el SNG.

El “Acta de recepción” de fecha 6 de marzo de 2019 no especifica a cuáles embarcaciones se les instalaron los motores, únicamente que corresponde a la entrega de 6 motores (los adquiridos por medio de la ampliación del contrato).

El “Acta de recepción” emitida por V&O Marino, de fecha 05 de febrero de 2019 no tiene la firma de recibido por parte del funcionario ministerial. Consultamos al Ing. Delgado Quirós, sí el S.N.G tiene implementada una herramienta de control propia que le permita determinar la recepción de los motores y respondió que, la herramienta de control interna para verificar que los





motores fueron finalmente instalados y probados, son los oficios elaborados por los encargados de mantenimiento de cada Estación, en los cuales hacen constar que fueron instalados adecuadamente y que se verificó su correcto funcionamiento. Con base a lo indicado por el señor Delgado Quirós, en el siguiente cuadro comparamos la fecha de emisión de las actas de recepción por parte de V&O Marino y la fecha de los oficios utilizados como mecanismo de control interno para la recepción de los motores, según lo señalado por el señor Delgado Quirós:

Embarcación Acta recepción V&O Marino Oficio S.N.G.

38-12 10 de enero de 2019 MSP-DM-DVURFP-DSNG-EGP-242-2019, de fecha 18 de julio 2019.

38-16 28 de enero de 2019 MSP-DM-DVURFP-DSNG-EGQ-417-2019, de fecha 24 de junio 2019.

38-19 05 de febrero 2019 MSP-DM-DVURFP-DSNG-EGC-275-2019, de fecha 03 de junio 2019.

38-15 07 de mayo de 2019 MSP-DM-DVURFP-DSNG-EGM-185-2019, de fecha 11 de junio 2019.

38-18 06 de marzo 2019 MSP-DM-DVURFP-DSNG-EGF-291-19, de fecha 17 de junio 2019.

45-1 20 de marzo 2019 No se aportó oficio por problemas de impresión según lo indicado por el señor Delgado Quirós.

Del anterior cuadro se desprende que, según las fechas de los oficios, los mismos fueron creados meses después de su instalación (según actas de V&O Marino). Paralelo a lo anterior, en ninguno de los documentos emitidos tanto por la empresa como por el SNG, se aporta la verificación basada en el control de calidad detallado en el punto N° 6.3 del pliego cartelario. Así las cosas, esta Auditoría General considera que el mecanismo de control interno indicado por el Ing. Adrián Delgado Quirós no es razonable, por cuanto el mismo depende de terceros para documentar la instalación de los motores, además los oficios aportados por la Administración no fueron creados al momento de su instalación, sino más bien, en la mayoría de los casos, como mínimo 4 meses después de su instalación aproximadamente, faltando así a lo establecido en el punto N° 6.3 del pliego supra citado. Aunado lo anterior, podemos indicar que el Sistema de Control Interno implementado por el SNG, es deficiente, por cuanto, el Ing. Adrian Delgado Quirós, no resguardó de una forma adecuada las actas que respalda la recepción de los motores, no logró documentar el uso del formulario de control de calidad estipulado en el cartel al momento de las recepciones que realizó y además, si bien es cierto





y por un tema de traslados no logró supervisar personalmente la instalación de los motores, al momento de nuestra visita no tenía bajo su custodia la documentación que respalda la supervisión que él debía brindar, por el contrario, según los oficios que después nos fueron aportados, los mismos se crearon hasta el mes de junio del presente año y no contenían la información de control de calidad solicitada en el cartel, contraviniendo lo estipulado en el apartado N° 5.7) de las Normas antes indicadas que a la letra indican:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios.”

2.3) Deficiencias de control interno determinadas en la Contratación Directa N°2018CD-000139-0007100001 (Compra alimento para perros). Referente a la compra de alimento para perros realizada por la Dirección Policía de Fronteras, se determinó lo siguiente:

a) Expediente incompleto en SICOP Según revisión realizada al “Sistema de Compras Públicas (SICOP)”, no se observó la factura N° 00100001010000007373, de fecha 10 de diciembre de 2018, en razón de la compra de 57 sacos de alimento para perros, emitida por la empresa antes citada. Sobre este tema, esta instancia consultó a la señora Mitzari Guillén Solís, Encargada del proceso de compras de la Dirección Policía de Fronteras, sobre la aplicación del “Instructivo para incluir documentos de respaldo en el expediente electrónico de las contrataciones administrativas” emitido por la Dirección Proveeduría Institucional, quien manifestó que ella ingresó a laborar en esa Unidad policial en junio de 2018, aproximadamente y que desconocía si a lo interno de esa Dirección emitieron alguna instrucción para la implementación del instructivo en cuestión, agregó que, por el volumen de trabajo y la escases de personal en esa unidad policial, la factura no se ha enviado a la Dirección Proveeduría Institucional. Aunado a lo anterior, mediante oficio N° MSP-DM-DVUR-DIFRO-DPF-343-06-2019, de fecha 25 de junio de los corrientes, el Comisionado Allan Obando Flores, Director de la Policía de Fronteras, indicó que, la que tuvo conocimiento de la aplicación del instructivo fue la exfuncionaria Rebeca Varela Gómez, en el año de 2017.





b) Comunicación de ingreso al Departamento Almacén Institucional

Esta Auditoría, conoció que la compra de alimento para perros en estudio, fue recibido en las antiguas instalaciones de la Dirección Policía de Fronteras (San Pedro, Montes de Oca) el 10 de diciembre de 2018, sin embargo dicho ingreso no fue reportado al Departamento Almacén Institucional de la Dirección Proveeduría Institucional, sobre esta situación, el Comisionado Obando Flores, manifestó que, en la práctica según se tenía entendido, este tipo de mercancías (por ser perecedero) no necesitaba generársele ingreso en el Almacén Institucional y que según lo conversado por el señor Luis Ángel Castro Solórzano, funcionario responsable del trámite de pago de la Dirección Policía de Fronteras con el Lic. Adrian Malavassi Gutierrez, Jefe del Departamento Almacén Institucional, el funcionario Castro Solórzano había entendido que no se debía realizar el ingreso. Cabe mencionar que el Lic. Malavassi Gutiérrez, indico a esta Auditoría General que, según lo estipulado en la “Ley de Contratación Administrativa” y su Reglamento, así como en el “Manual de Procedimientos para las Proveedurías del Gobierno Central” emitida por el Ministerio de Hacienda, todo trámite deber ser informado ante el Almacén Institucional con el fin de apegarse a los procedimientos establecidos y a la vez fortalecer el sistema de control interno institucional. Lo anterior a efecto de que los informes mensuales de consumo de bienes elaborado por el Departamento Archivo Central y que son enviados al Ministerio de Hacienda, reflejen adecuadamente una relación de compra-consumo de bienes.

c) Recepción de mercadería Según lo indicado por el señor Jeremy Arce Umaña, Encargado Unidad Canina de la Dirección Policía de Fronteras, para la recepción del alimento para perro, verificó lo siguiente: La cantidad de sacos de alimento correspondiera a la especificada en la factura (57 sacos de 20 kilos), el empaque estuviera en buen estado, fecha de vencimiento y que el alimento cumpliera con las especificaciones técnicas detalladas en el cartel. Agregó que, una vez observado que el producto entregado por la empresa correspondía al solicitado por la Policía de Fronteras, recibió la factura 00100001010000007373, de fecha 10 de diciembre de 2018, sin embargo, no realizó un acta de recepción, mediante el cual lograra documentar la verificación de los aspectos antes citados.





Aunado a lo anterior, es importante indicar que, según el apartado N° 1.1.2.3, se debía escoger sacos aleatoriamente para verificar su peso, sin embargo, manifestó el señor Arce Umaña esa acción solicitada, no se realizó. Es importante indicar que, al no realizar el funcionario Arce Umaña, un acta que permitiera como mecanismo de control, documentar la verificación de lo indicado en el cartel, materializa el riesgo de no contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones, misma que sirve como respaldo de la verificación realizada y documentaria que lo recibido cumple con lo pactado en el pliego cartelario, asimismo al no verificar lo estipulado en el aparte N° 1.1.2.3 del cartel, la Administración materializó el riesgo al incumplir con lo ahí estipulado y además no determinó si el peso de los sacos de alimento era el pactado.

d) Inventario del alimento para perros Sobre este aspecto, el día de nuestra visita (5 de junio de 2019) el señor Arce Umaña, indicó que no se tiene implementado un control de inventario donde se detallen las entradas y salidas del alimento, indicando que lo que tienen como control de inventario es una carpeta en la que archivamos la factura y las actas de entrega que documentaron la distribución de los alimentos. Es importante indicar que, para cada uno de los 7 perros que actualmente tiene asignados esta Dirección, se lleva una bitácora o formulario donde entre otras cosas se indica la cantidad de alimento que consume al día, información que se utiliza para medir el consumo de alimentos de cada perro.

Sin embargo, la Dirección Policía de Fronteras no tiene establecido un sistema de inventario que permita observar de forma veraz y oportuna, el saldo de alimento para perro en las diferentes unidades móviles, por lo que, la Administración asume el riesgo de no tener una proyección aceptable al momento de solicitar el trámite de compra, además que impide tener control sobre el consumo de alimentos en las diferentes unidades móviles en las cuales tienen destacados los canes.

2.4) Deficiencias de control interno observadas en la Dirección Proveeduría Institucional: Durante el proceso de revisión de las contrataciones antes citadas, de determinó lo siguiente:





a) Expediente N° 2018LA-000010-0007100001 contenido en SICOP. En dicho expediente se observó que el 29 de abril de este año se incluyó documentación de Lutz Hnos & Cia Ltda. misma que no tiene relación con esa contratación.

Al respecto la señora Jenny Mena Ugalde, Jede del Dpto. Contratación Administrativa, indicó que, según lo manifestado por la funcionaria Fanny Alfaro Solano, encargada de ingresar la documentación en SICOP, realizará una fe de erratas acreditando el error y se procederá a incorpora en el expediente de la contratación directa lo correspondiente. Aunado a lo anterior, observamos en ese mismo expediente que, mediante oficio N° MSP-DM-DVURFP-DGFP-SGFP-B 5407-2018, de fecha 31 de diciembre de 2018, el Comisionado Reinaldo González Cubero, Sub-Director General de la Fuerza Pública, solicita al Lic. Thomas Brealey Zamora, Director Financiero de esta Cartera, realizar las gestiones de pago correspondientes a la compra de Equipo de Transportes (Licitación Nacional N° 2018LN-000010-0007100001, según factura 00100001010000003787 de Lutz Hnos & Cía. Ltda), sin embargo en ese mismo oficio se detalla como número de Trámite la contratación 2018LA-000010-0007100001 (Resguardo de documentos), no teniendo dicho trámite relación con la compra de equipo de transporte, ya que corresponde al resguardo de documentos. Así las cosas, al contener el expediente en cuestión, documentación que no le corresponde, la Administración materializó el riesgo de incumplir lo dispuesto en el artículo “N° 2 del Reglamento a la LCA” ya que, la información que requiera consultar otras instancias Ministeriales, proveedores o ciudadanía en general de acuerdo con el principio de publicidad no es la correcta.

b) Deficiencia en el inicio trámites por parte de la Sección Exenciones Según oferta presentada por la empresa V&O Marino, para participar en la contratación N° 2018LA-000031-000710000, se indicó en el apartado “2.1. Plazo de entrega lo siguiente: El plazo de entrega ofrecido es de 9 días hábiles y correrá a partir de la notificación electrónica que realiza el sistema SICOP en el momento que se aprueba el respectivo contrato. Dicho plazo se desglosa de la siguiente manera: A) La entrega de los documentos de exoneración ante la Sección de desalmacenaje de la Proveeduría Institucional es de 1 día hábil..."

Asimismo, se observó en SICOP que, el contrato tiene fecha 21 de diciembre de 2018, sin embargo, según documentos contenidos en ese sistema, los

callto:000010-0007100001





documentos de exoneración se recibieron y tramitaron en esa Dirección a partir del 04 de diciembre de 2018, es decir, antes de la fecha de aprobación del contrato.

Sobre lo anterior, la Máster Mena Ugalde, indicó que, con esa experiencia queda claro que los controles se deben intensificar más a fin de año, cuando recae mucha presión sobre el Sub-Proceso de Exoneraciones, con el interés de que los bienes de importación puedan ser entregados, recibidos y pagados en el año presupuestario en el que se tramitan por los sub-programas.

c) Plazo de entrega de la contratación N° 2018LA-000031-000710000 estipulado en SICOP Para la contratación antes citada, se observó en SICOP, apartado "5.1 Contrato" de fecha 21 de diciembre de 2018, rubro "8. Información del bien, servicio u obra", se indica que el plazo de entrega es de 20 días y en la oferta, el contratista adjudicado indicó que el plazo de entrega sería de 9 días.

Al respecto, la funcionaria Jensy Díaz Quirós, Asesora Legal de la Dirección Proveeduría Institucional, indicó que lo anterior se debió a un error al momento de la elaboración del contrato, sin embargo agregó que a pesar de lo anterior, el contratista cumplió con el plazo de entrega consignado en su oferta, sea, de 9 días hábiles, pues según se aprecia de la documentación adjunta el expediente electrónico del trámite, la entrega de los bienes se dio el 27 de diciembre de 2018 según asiento contable No. de consecutivo 0292/REP/18 de fecha 28 de diciembre de 2018, no sufriendo la Administración perjuicio alguno ante dicho error material en el contrato. Sin detrimento de lo anterior, considera esta instancia que, al incluirse en la contratación administrativa N° 2018LA-000031-000710000 (Motores fuera de borda) el “plazo de entrega” en el contrato contenido en SICOP en forma errónea, la Administración asume el riesgo de generar algún tipo confusión al momento de entregar los bienes por parte de la empresa adjudicada.

d) Asignación de Administradores de contrato desactualizada

En otro orden de cosas, esta Auditoría General, observó en SICOP que, algunas contrataciones tienen asignados administradores de contrato que ya no laboran en este Ministerio, tal es el caso de la contratación N° 2018CD-000004-0007100001 (Alquiler Dirección Regional Huetar Norte).





Sobre este aspecto, la Máster Mena Ugalde, indicó que, si dicha información se modificara durante el procedimiento de contratación administrativa, y así se notificará a la Dirección Proveeduría Institucional, se deberá proceder a incorporar dicha información como un documento adjunto, dado que el sistema en esa fase no permite modificar dicha casilla.

Agregó que, según consulta realizada al Ing. Sergio Merino Rodríguez funcionario del Departamento de Programación y Control que funge como Administrador de SICOP, manifestó que en fase de ejecución, SICOP sí permite modificar la casilla correspondiente al “Administrador de Contrato” la cual se consigna por el sub- programa desde la solicitud de contratación, por lo que, dicha notificación se entregaría a la funcionaria Fanny Alfaro Solano, para su respectiva incorporación a SICOP y una copia al Departamento de Programación y Control para que el “Administrador de SICOP” proceda a modificar dicha casilla en el respectivo expediente electrónico. Considera esta Auditoría General que, al no tener las Unidades Ejecutoras la designación del administrador de contrato actualizada en SICOP, la Administración asume el riesgo de no tener establecido el funcionario que realiza esas labores, además de no contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

III. CONCLUSIONES

Del análisis realizado a las contrataciones administrativas 2018LA-000010-0007100001, 2018LA-000031-0007100001 y 2018CD-000139-0007100001 se desprenden las siguientes conclusiones:

3.1) La minuta de reunión utilizada por el Departamento de Archivo Central, no brinda información relevante y necesaria para el control interno a saber: lugar de la reunión, asistentes con su respectiva firma, contactos, acuerdos tomados, entre otros.

3.2) El Departamento de Archivo Central no cuenta con un mecanismo de control

interno que permita verificar el cumplimiento de lo estipulado en el apartado N° 1.5.1.17) de la Licitación Abreviada N° 2018LA-000010-0007100001 (Resguardo de documentos), por parte de la empresa Access, ni documenta la asistencia de las funcionarias de la empresa Access que se encuentran ubicadas en dicho Departamento.





3.3) El Departamento de Archivo Central no confecciona el acta de revisión de una muestra aleatoria del lote de los “Servicios de levantamiento de listas de remisión, custodia, almacenamiento y transporte de documentos para revisión y supervisión”.

3.4) La Sub-Dirección General de la Fuerza Pública no ha ejercido control como administrador del contrato a la ejecución de la licitación N° 2018LA-000010-00071000, delegando esta responsabilidad, al Departamento de Archivo Central.

3.5) Los expedientes de las contrataciones N° 2018LA-000010-00071000 y 2018CD-

000139-0007100001 contenidos en SICOP se encuentran desactualizados, además en el caso del primero, contiene información que no le corresponde.

3.6) La Dirección General de la Fuerza Pública desconoce el estado de las

instalaciones donde se resguarda la documentación en las diferentes unidades policiales.

3.7) El Departamento de Archivo Central ha destruido documentación resguardada en

diferentes unidades policiales por problemas de humedad, excremento de roedores u otras causas.

3.8) El Sistema de Control Interno implementado por el SNG para la recepción de los

motores es deficiente, esto por cuanto presentó carencias de control en la recepción y en la instalación de los motores, además previa solicitud verbal realizada por el Ing. Adrián Delgado Quirós, Jefe Mantenimiento del SNG a la empresa V&O Marino, no se presentó el cronograma de instalación estipulada en la contratación.

3.9) A los actuales funcionarios encargados de las compras en la Dirección Policía de

Fronteras, no se les ha comunicado la aplicación del “Instructivo para incluir documentos de respaldo en el expediente electrónico de las contrataciones administrativas”.

3.10) La Dirección Policía de Fronteras no comunicó al Departamento Almacén

Institucional de la Dirección Proveeduría Institucional, el ingreso del alimento para perro.

3.11) La Dirección Policía de Fronteras, no tiene implementado un mecanismo de

control interno, que le permita verificar el peso del alimento para perro que recibe mediante la contratación en estudio ni un sistema que le permita obtener el saldo de en las diferentes Unidades móviles que tienen asignados los canes.





3.12) Existen expedientes contenidos en SICOP, en las cuales se observó que se encuentra archivada documentación que no le corresponde.

3.12) El Sub-proceso de Exoneraciones, de la Dirección Proveeduría Institucional inició

los trámites de exoneración de la Licitación Abreviada N° 2018LA-000031-000710000, sin que estuviera la aprobación y la notificación del mismo.

3.13) El plazo de entrega consignado en SICOP apartado "5.1 Contrato" del 21 de

diciembre de 2018, rubro "8. Información del bien, servicio u obra", se indicó que era de 20 días y en la oferta, el contratista adjudicado indicó que el plazo de entrega sería de 8 días después de entregado el trámite de exoneración.

3.14) Existen expedientes contenidos en SICOP, en las cuales se observó que se

encuentra información que no le corresponde y en otros casos el administrador del contrato ya no labora para el Ministerio de Seguridad Pública.

IV. RECOMENDACIONES

Para coadyuvar con la Administración en el fortalecimiento del control interno institucional, solicitamos a ese Despacho ordenar el cumplimiento de las siguientes acciones:

4.1) A su Despacho

Solicitar a los encargados del programa y sub-programas presupuestarios actualizar el Administrador de Contrato designado en las contrataciones administrativas requeridas e informar a la Dirección de Proveeduría Institucional, esto con el objetivo de que dichas contrataciones tengan la supervisión requerida y actualizada en el expediente incluido en el SICOP. Plazo de cumplimiento 20 días hábiles e informar las acciones que se realizan para su cumplimiento.

4.2) Ordenar a la Máster Fiorella Salazar Rojas, Viceministra Administrativa

Girar las siguientes recomendaciones al Ing. Randall Vega Blanco, Director General Administrativo Financiero.





4.2.1) Al Lic. Jorge Juárez Aparicio, Jefe del Departamento de Archivo Central

a) Implementar una herramienta de control interno que contenga la siguiente

descripción: el lugar donde se realizó la reunión, asistentes con sus respectivos nombres y firmas, acuerdos tomados en las reuniones que se realicen tanto con la empresa Access como con otras instancias que se consideren necesarias.

b) Implementar un mecanismo de control interno que permita documentar la asistencia de las funcionarias de la empresa Access destacadas en las oficinas del Departamento Archivo Central, según lo establece el cartel de la Licitación Abreviada N° 2018LA-000010-0007100001, en su apartado N° 1.5.1.17.

c) Implementar un mecanismo de control interno que le permita verificar de forma

mensual, que las colaboradoras de la empresa Access destacadas en las instalaciones del Ministerio se encuentre al día con los derechos relativos al pago de los salarios mínimos, riesgo de trabajo y demás disposiciones relativas a la seguridad social y ocupacional de los trabajadores, según lo establece el pliego cartelario en el apartado N° 1.5.1.17. Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores a), b) y c) se considera un plazo de 10 días hábiles, una vez recibida la orden superior, para lo cual se deben informar las acciones que se realizan para su cumplimiento.

d) Ordenar a los funcionarios del Departamento de Archivo Central su obligación de

elaborar el acta de revisión de una muestra aleatoria del lote de los “Servicios de levantamiento de listas de remisión, custodia, almacenamiento y transporte de documentos para revisión y supervisión”, según lo establece el punto N° 6.2.5) del cartel. Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores se considera un plazo de 5 días hábiles, una vez recibida la orden superior, para lo cual se deben informar las acciones que se realizan para su cumplimiento.

e) Coordinar con la Sub-Dirección General de la Fuerza Pública lo pertinente, a efectos de actualizar la circular N° DGAF-DAC-01-2015, de fecha 18 de mayo de 2015, además de lo relacionado con el correcto archivo y resguardo de la documentación oficial que se deba realizar, misma que, posteriormente esa Dirección deberá informar al personal de las diferentes unidades que la conforman.





Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores se considera un plazo de 10 días hábiles, una vez recibida la orden superior, para lo cual se debe informar las acciones que se realizan para su cumplimiento.

4.2.2) Al Lic. Mario Umaña Mora, Director de la Proveeduría Institucional

a) Instruir a los encargados de los programas y Sub-Programas presupuestarios que

reciban objetos contractuales en instancias que no sean el Departamento Almacén Institucional, su obligación de informar a ese Departamento dicha recepción, a efectos de mantener actualizada la información que ahí se administra para su posterior presentación de informes a las instancias correspondientes.

b) Girar instrucciones a efecto de que se actualice la documentación del expediente de la contratación N° Licitación Abreviada 2018LA-000010-00071000, contenido en SICOP, lo anterior para que dicho expediente contenga la información correcta o en su defecto la aclaración de la documentación ahí incluida.

c) Ordenar a los funcionarios encargados de incluir documentación en SICOP, su

obligatoriedad de revisar que la totalidad de la información enviada para su respectiva inclusión al sistema, sea la correcta, a efectos de minimizar el riesgo de contener expediente con documentos que no le corresponden.

d) Instruir a los funcionarios encargados de incluir la información relacionada a los

plazos de entrega de los bienes y/o servicios en SICOP, su obligación de consignar los plazos pactados con la empresa adjudicada.

Para el cumplimiento de la anterior recomendación se otorga un plazo de 5 días hábiles.

e) Ordenar a la Máster Jenny Mena Ugalde, Jefe del Departamento Contratación

Administrativa, el cumplimiento de la siguiente acción:

Instruir a los funcionarios pertenecientes al Sub-proceso de Exoneraciones, su obligación de iniciar los trámites derivados de la solicitud de exoneración, una vez que haya sido aprobado y notificado el contrato.

Para el cumplimiento de la anterior recomendación se otorga un plazo de 5 días hábiles.





4.3) Al Lic. Luis Carlos Castillo Fernández, Viceministro Unidades Regulares

Ordenar al Comisario Daniel Calderón Rodríguez, Director General de la Fuerza Pública, girar las siguientes instrucciones.

4.3.1) Al Comisionado Reinaldo González Cubero, Sub-Director General de la Fuerza Pública

a) Coordinar con el Departamento de Archivo Central lo pertinente, a efectos de

actualizar la circular N° DGAF-DAC-01-2015, de fecha 18 de mayo de 2015, además de lo relacionado con el correcto archivo y resguardo de la documentación oficial que se deba realizar, misma que, posteriormente se deberá informar al personal de las diferentes unidades que conforman la Dirección General de la Fuerza Pública. Para el cumplimiento de la anterior recomendación se otorga un plazo de 10 días hábiles.

b) Implementar las herramientas de control interno que le permitan asegurar una eficiente administración de la contratación administrativa N° 2018LA-000010-00071000, considerando así lo estipulado en la Directriz DGABCA-0010-2018. Para el cumplimiento de la anterior recomendación se otorga un plazo de 20 días hábiles.

c) Realizar las gestiones pertinentes para remitir la documentación a la Dirección de Proveeduría Institucional, esto con el objetivo de actualizar los expedientes contenidos en SICOP. Para el cumplimiento de la anterior recomendación se otorga un plazo de 5 días hábiles.

d) Realizar las acciones que se consideren necesarias a efectos de identificar el estado de las instalaciones donde se resguarda la documentación en las diferentes unidades policiales, acción que permite determinar la posible inversión que debe realizar el Ministerio, con el objetivo de mantener un resguardo adecuado de la documentación oficial.

Para el cumplimiento de la anterior recomendación se otorga un plazo de 60 días hábiles, para lo cual se solicita que en 10 días hábiles posterior a la asignación de esta instrucción se informe a esta Auditoría General las acciones que se realizaran para su implementación.





4.3.2) Al Comisario Martín Arias Araya, Director del Servicio Nacional de Guardacostas Ordenar al Ing. Adrián Delgado Quirós, Jefe Mantenimiento, el cumplimiento de las siguientes recomendaciones:

a) Implementar y acatar lo dispuesto en futuras contrataciones, en las cuales sea

designado como supervisor técnico, administrador de contrato u otra función relacionada, con el objetivo de cumplir con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley de Contratación Administrativa.

b) Ubicar las actas de recepción de los motores adquiridos mediante la contratación N° 2018LA-000031-0007100001 y agregarlas al expediente que se custodia en el Departamento Administrativo de ese cuerpo policial y su vez actualizar el expediente contenido en SICOP.

c) Ordenar a los encargados de mantenimiento que se consideren necesarios,

completar las actas que documenten la instalación satisfactoria de los motores y archivarlas en los controles en el Departamento Administrativo del Servicio Nacional de Guardacostas.

Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores se considera un plazo de 10 días hábiles e informar de las acciones que se realicen para su cumplimiento.

d) Establecer a lo interno de la Unidad de Mantenimiento un procedimiento que

permita, generar, procesar y recopilar las actas de recepción tanto provisional como definitivas, así como de otra información que se produzca en los procesos de recepción, asegurando así el mejoramiento razonable en los sistemas de información utilizados en esa Unidad.

Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores se considera un plazo de 20 días, una vez recibida la orden superior, para lo cual se deben informar las acciones que se realizan para su cumplimiento.

4.3.3) Ordenar al Comisionado Allan Obando Flores, Director de la Policía de Fronteras,

el cumplimiento de las siguientes recomendaciones:

a) Solicitar a los funcionarios de su Dirección que tienen relación con los tramites de contratación administrativa, el acatamiento del “Instructivo para incluir documentos de respaldo en el expediente electrónico de las contrataciones administrativas” emitido por la Dirección de Proveeduría Institucional, a efectos de tener los expedientes en SICOP que se tramiten actualizados.





b) Reportar al Departamento de Almacén Institucional, el ingreso del alimento para perro efectuado el anterior 10 de diciembre de 2018, así como el de futuras recepciones de bienes según se establezca.

d) Solicitar a los funcionarios que reciben tanto el alimento para perro, como otro tipo

de bienes, la confección del acta de recibido, contemplando en ella la información que en los diferentes pliegos cartelarios se estipule, se debe tomar en cuenta, lo anterior a efectos de poder contar un mecanismo de control interno que permita documentar dicho acto.

d) Realizar las gestiones pertinentes a efectos de crear un sistema de inventario para el alimento para perro, permitiendo esto, controlar el consumo de esa mercadería y las proyecciones que se realicen para futuras compras.

Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores se considera un plazo de 10 días, una vez recibida la orden superior, para lo cual se deben informar las acciones que se realizan para su cumplimiento.

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