Archivos y Acceso a laInformación Pública

Mtro. José Guadalupe Luna HernándezComisionado y Secretario de la Comisión de Archivos

y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia

El nombre de Tutankamónhttps://www.lasexta.com/tecnologia-tecnoxplora/sinc/tecnicas-vision-artificial-descifrar-jeroglificos-egipcios_201711235a169e680cf2f56e3eb3540d.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa_del_Antiguo_Egipto#/media/File:Ancient_Egypt_rope_manufacture.jpg

Código de Hamurabihttps://es.wikipedia.org/wiki/Código_de_Hammurabi https://www.cultura-

azteca.com/wp-content/uploads/2017/10/Escritura-azteca.jpg

https://www.canaldelcongreso.gob.mx/noticias/9506/Decretos_publicados_en_el_Diario_Oficial_de_la_Federacion

https://culturacolectiva.com/historia/revolucion-la-mexicana-planes-y-desenlaces/

https://lamenteesmaravillosa.com/el-complejo-de-aristoteles-o-sentirse-mejor-que-los-demas/

Archivos: bajo modelo de gobierno autoritario

Quien ejerce poderPreservación, organización y control de la información

01

04Ilustración

• Ideales democráticos. Acceso a los Archivos.

• Ley Libertad Prensa (Suecia, 1766);

• Francia, Archivos Nacionales(1790) y

• Ley Org. Archivos (1794)

02 BeneficiosConducción, resolver conflictospoliticos, derechos de linaje; conservar, reproducir, incrementar el poder

03 Europa• Archivos Real de Barcelona• Archivos Nacionales• Archivos Vaticanos• Archivo de Indias

05 Reacción al derecho• Espacios de excepción,

secreto, falta acceso.• Director Archivos Nacionales,

autoridad para negar accesoa Documentos (Francia. 1856)

06Mayor Complejidadejercicio del poder• Maquinarias administrativas

más poderosas• Comunicación y rendición

de cuentas bajoburocracias.

• Control corporacióngubernamental

01

02

03

04

Idea de losArcana Imperii. Necesidad de los Estados de mantener invisible al conocimiento públicoRazón de Estado. Maquiavelo: medidas que debe tomar el gobernante para salvaguardar la salud pública estatal.

Funcionamientode sistemascerrados. No intercambio con el medio ambiente; son herméticos a cualquier influencia.Resguardo, limitadoaccesode Información• Funcionamiento “normal y

razonable” de asuntos públicos• Ajenos a conocimiento de

sociedad

• Idea de Estado Nacional SoberanocuestionadaII Guerra Mundial

• Conferencia de Dumbarton Oaks (1944)

• Nuevo diseño del PactoInternacional

Creación ONU

• Establecimiento de PrincipiosInternacionales

• Disposiciones de Derecho PúblicoInternacional

Pacto Derechos Civiles y PolíticosConvención Americana sobre DDHH

Devenir derecho investigar, recibir, difundir información

Condiciones actuales, debilidades y riesgos

No permite la adecuada gestión

documental

Falta de instrumentos de control y

consulta archivísticos

Dificultad para localizar la

información y garantizar el

DAI

Falta de archivos

organizados y actualizados

Perdida de la información

Archivos en mal estado

CondicionesActuales.

01Mal estado

02Sin

actualizar

03Sin

controles

01Pérdida

02Dificil

localización

03Inadecuada

gestión

Condiciones actuales, debilidades y riesgos

Debilidades Riesgos

México lugar 99 de 126: Índice de Estado de Derecho 2019

“México reprueba en el Índice de

Estado de Derecho 2019”

El mundo continúa viendo a México como un país que no respeta las leyes, o peor dicho: "no respeta su Constitución". De 126 naciones evaluadas, México ocupa el lugar 99 con un

puntaje de 0.45, igual que en 2018World Justice Proyect (WJP)

Archivos: casos de impunidad, opacidad, corrupción

Expedientes sin copia enarchivos

Elba Esther Incendio de

archivos en dos traileres

JALISCODesvío de 185

millones

SEDATUPérdida de

pruebasasesinato Samir

Flores

MORELOSOtro incendio enarchivos de Sría. Educación Jal.

JALISCO II

CASO CONSIDERACIONESHermanas Serrano Cruz Vs. El salvador La consulta de los archivos por las propias instituciones públicas es

esencial para localizar personas desaparecidasGoiburú y otros vs. Paraguay Creación del Centro de Documentación y Archivo para la Defensa de los

Derechos Humanos, conocido como “Archivo del terror”, sirvió parareconstruir la verdad.

Gelman vs Uruguay Información dispersa sobre las graves violaciones de DDHH ocurridosdurante la dictadura reposa en diferentes archivos disgregados y cuyocontrol no es adecuado.

Conteras y otros vs El Salvador La falta de acceso a la información contenida en los archivos, acerca delos operativos de contrainsurgencia, limita el avance de lasinvestigaciones. El Estado debe garantizar el acceso a la informacióncontenida en los archivos.

Masacre del Mozote y lugares aledañosvs El Salvador

Deber del Estado de permitir el acceso a los archivos.

García y familiares vs Guatemala A pesar del descubrimiento del archivo histórico de la policía nacional,no se utilizaban esos archivos, lo que afectó el derecho de acceso a lajusticia de las víctimas.

Rochac Hernández y otrosvs El Salvador

La falta de acceso a la información contenida en los archivos, acerca delos operativos de contrainsurgencia, limita el avance de lasinvestigaciones. El Estado debe garantizar el acceso a la informacióncontenida en los archivos.

Resoluciones de la Corte Interamericana de Derechos Humanos

LGANuevo estándar

• De orden público y• Observancia en territorio

nacional.

Objetivo: establecer principios y bases para:

organización, conservación, administración y preservación

De losArchivos en posesión de los sujetos obligados (SSOO) de

la Ley de Transparencia.

Determina:o Bases de organización yo Funcionamiento

Del Sistema Nacional de Archivos.Fomenta:

Resguardo, Difusión y Acceso público

De archivos privados de relevancia:

o Histórica, o Social, o Cultural, o Científica y técnica

Nuevo estándar derivado de la Ley General de Archivos

1965-1978

Primer Programa de Modernización Archivística del Gobierno Federal.

1982-1988

Integración del Programa Nacional de Información y Archivos Públicos

1989-1994

01

02

03

Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivos del Sector Público Federal (COTECUTA, hoy COTECAEF

Creación del Sistema Nacional de Archivos

(SNA)

Integración del Sistema Red de

Archivos

Antecedentes administrativos

Emisión de la Ley Federal de Transparencia

2002-2018

01

02

03

04

05

06

07

08

2002

2007

2012- 2014

07/02/2014

2015

Mayo 2015

4/05/2016

Reforma al art. 6º de la CPEUM«archivos administrativos actualizados»

Ley Federal de Archivos en 2012 y su reglamento en 2014

Decreto, reforma y adiciona la CPEUM en materia de transparencia

Lineamientos Grales., organización y conservación de archivos del PEF .Emisión Ley General de Transparencia

Acuerdo disposiciones grales. Archivoy transparencia APF, Anexo Único

Acuerdo del Consejo Nacional del SNTAIPPDP, que aprueba los Lineamientos para Organización y

Conservación de Archivos

Antecedentes jurídicos

4/05/2016

09 2018 Publicación de la Ley General de Archivos

Documentar todo acto que se derive del ejercicio de sus facultades, competencias y

funciones

Preservar sus documentos en archivos administrativos

actualizados

Deber de los sujetos obligados(SSOO)

Toda la información en posesión de cualquier autoridad… es pública

Art. 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos

Mexicanos

¿Qué vamos a documentar?

Arts. 122-128 de la Constitución del Estado de México

Ley Orgánica Municipal

Código Financiero del Estado

Código Administrativo

Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus

facultades, competencias o funciones

Sustantivo

Adjetivo

COMPETENCIAS O FUNCIONES.

01REGISTRO

MATERIAL…

02

QUE DA TESTIMONIO DE LA ACTIVIDAD DEL

SUJETO OBLIGADO…

03

EN EL EJERCICIO DE SUS FACULTADES…04

Documentode Archivo

ExpedienteUnidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y

relacionados entre sí, con un mismo asunto, actividad, trámite; utilizados en un mismo proceso de gestión.

Acto Administrativo

Acta de Audiencia

Estudio de Impacto

Solicitud

Resultado de funciones de apoyo administrativo comunes a toda institución:

MANEJAN INVENTARIOSMUEBLES

INMUEBLES

MANEJAN LIBROSDE CONTABILIDAD

MANEJAN EXPEDIENTES DEL PERSONAL

RECURSOS HUMANOS,

RECURSOSMATERIALESFINANCIEROS

PAGAN SUELDOS

*(Vázquez, 2008, p.36).

Con una función sustantiva

Para cumplir los objetivos del Estado

Por atribuciones legales específicas

Cada institución la produce exclusivamente

.

DOCUMENTACIÓN SUSTANTIVA

*(Vázquez, 2008, p.36).

Las instituciones y los individuos producen documentos sustantivos y

comunes.

Facilita localización:• Control material • Permitir colocación física

ORDENACIÓN

Facilitar consulta:• Diseño, desarrollo y uso de• Instrumentos descriptivos

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Mediante usuarios • Internos y externos

ACCESO A LA INFORMACIÓN

Estructurar información documental:

• Categorías identificadas y jerarquizadas

• Cuadro de Clasificación Archivística

.

CLASIFICACIÓN

Conservar los documentos en archivos administrativos actualizados

Organización técnica y Gestión Documental que nos interesa

• Se genera• Uso frecuente• Se conserva

ACTIVA

• Uso referencial• Consulta esporádica• Conservación precautoria

SEMIACTIVA • Uso con fines de estudio• Para investigation• Valor testimonial• Conservación indefinida

INACTIVA

DOCUMENTACIÓN: CICLO VITAL

01 02

Registro y control de los asuntos pendientes

03

Medidas que permitan

verificación, seguimiento y

evaluación:

estado de los trámites

.

04

Generar

• Estadísticas ingreso y egreso correspondencia

• Indicadores de gestión

• Recuperar documentación

• Incorporar en expedientes

Ciclo de vida de la documentación Retos y procesos de gestión: FASE ACTIVA

• Recepción• Registro• Distribución• Control• Correspondencia

de entrada y salida

Cumplir en tiempo y forma

asuntos en trámite

ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS(Secuencia operativa

para manejo de documentos como conjunto orgánico)

ESTABLECIMIENTO DE MANUALES DE

OPERACIÓN.

INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS PARA MANEJO DE DOCUMENTACIÓN EN SU CICLO DE

VIDA

ANALIZAR VIABILIDAD Y

PERTINENCIA PARA PRODUCCIÓN CONTROLADA,

MANEJO Y EXPLOTACIÓN INTENSIVA DE DOCUMENTOS

Ciclo de vida de la documentación Retos y procesos de gestión: FASE SEMIACTIVA

CULTURAINSTITUCIONAL

Sobre importancia de los archivos

• Recurso informativo• Constructores de

memoria

TRANSPARENCIAACCESO CC.

INFORMACIÓNRENDICIÓN CUENTAS

GOBIERNOS

Ciclo de vida de la documentación Retos y procesos de gestión: FASE INACTIVA

CULTURADEMOCRÁTICA

Programa Anual de Desarrollo Archivístico

01

02• Los SSOO deberán elaborar un informe anual,

• Detallando el cumplimiento del programa anual,

• Publicarlo en su portal electrónico,• A más tardar el último día del mes

de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.

.

• Los sujetos obligados (SSOO) que cuenten con un sistema institucional de archivos,

• Deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico,

• En los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente

Programa Anual de Desarrollo Archivístico

01 02 03 0401 02 03 0401 02 03 0401 02 03 04

Contendrá:Elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos

Incluirá:• Enfoque de administración de

riesgos;• Protección a los derechos humanos y de otros derechos

que de ellos deriven; y • Apertura proactiva de la

información.

Definirá:• Prioridades institucionales;• Integrando recursos

económicos, tecnológicos y operativos disponibles

Contendrá:• Programas de organización,

capacitación en gestión documental y administración;

• Mecanismos de consulta, seguridad de información;

• Procedimientos para generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos;

• Preservación de documentos de archivos electrónicos. Ley general de Archivos,

art. 23, 24, 25 y 26

Objetivo

Su objetivo y razón de ser reside en el trabajo integral

para la administración de los documentos a lo largo de su

ciclo vital.

Sistema Institucional de Archivos (SIA)

De suma importancia:

• Conocer las funciones de cada una de las áreas que constituyen el SIA;

• Cómo se vinculan estrechamente con el ciclo vital de la documentación.

Sistema Institucional de Archivos (SIA)

REGISTROS

CRITERIOS

HERRAMIENTAS

PROCESOS

ESTRUCTURAS

FUNCIONES

Que reflejen con exactitud la información contenida.

Formado por todos los documentos de los archivos.Agrupados lógica y cronológicamente en expedientes.

Relacionados en un mismo asunto.

Modificación de la estructura

organizacional

Titular del área coordinadora de

archivos:

Tendrá al menos nivel de director general o su

equivalente..

Quién desempeña la función

Los responsables del: Archivo de trámite

nombrados por el titular de cada área o

unidad.Ley General de

Archivosart. 21

Roles, responsabilidades y competencias de los involucrados en el SIA

Archivo de concentración,

Archivo histórico nombrados por el titular del sujeto obligado de

que se trate.

Funciones

I III V VII

Elaborar los instrumentos de

control archivístico

Elaborar el Programa anual;

Coordinar actividades para la modernización y automatización

de procesos archivísticos

Elaborar programas de capacitación

Elaborar criterios y recomendaciones en

materia de organización y

conservación de archivos

II IV VI VIII

Coordinar los procesos de valoración y disposición documental;

Brindar asesoría técnica para la

operación de los archivos

Coordinar las políticas de

acceso y conservación

IX

Coordinar la operación de los

archivos en trámite,

concentración y en su caso, histórico

X

Autorizar la transferencia

de los archivos

Área normativaFunciones área

coordinadora de archivos y comité de transparencia

¿Qué deben hacer?

Instrumentos control archivístico

Políticas, manuales, instrumentos

Programas valoracióndocumental

Aprobar los instrumentos de control archivístico, y

Apoyar en los programas de valoración documental.

Aprobar las políticas, manuales e instrumentos archivísticos formulados por el área coordinadora de archivos

• Propiciar medidas y acciones permanentespara resguardo y conservación de documentos,expedientes clasificados y que sean partede los sistemas de datos personales;coordinada y concertadamente conresponsables de las unidades de archivo.

• Dar seguimiento a la aplicación de losinstrumentos de control y consultaarchivísticos para la protección de lainformación confidencial;

Área operativaResponsable de la Unidad

de correspondencia

¿Qué deben hacer?

Recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la

integración de los expedientes de los archivos

de trámite.

FUNCIONES

Asegurar localización y consulta de los

expedientes mediante elaboración de

inventarios documentales

Integrar y organizar los expedientes que cada área o

unidad produzca, use y reciba

Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración

Resguardar archivos e información clasificada de acuerdo con la legislación de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter

¿Qué deben hacer? Área operativaResponsable del Archivo

de TrámiteColaborar con el área coordinadora de archivos en la

elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y

sus disposiciones reglamentarias

Trabajar conforme los criteriosespecíficos y recomendacionesdictados por el área coordinadora dearchivos.

Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así

como la consulta de los expedientes

Integrar a sus expedientes, el registro

de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes,

actas e inventarios

Identificar expedientes de series documentales que

cumplan vigencia documental, con valores históricos, que

serán transferidos a los archivos históricos de los

sujetos obligados.

Recibir transferencias primarias, dar servicios de préstamo y consulta a unidades o áreas administrativas productoras de documentación que resguarda

Conservar expedientes durante su vigencia documental, conforme al catálogo de disposición documental

Promover la baja documental de expedientes de series documentales que cumplieron vigencia documental y plazos de conservación, que no posean valores históricos.

FUNCIONES

¿Qué deben hacer?Responsable del

archivo de concentración

Área operativa

Colaborar con el área coordinadora de archivos en la

elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos

en esta Ley, las leyes locales y en sus disposiciones reglamentarias

Publicar, final de cada año, dictámenes y actas de baja documental y transferencia

secundaria, y conservarlos en el archivo de concentración

(periodo mínimo de 7 años, desde su elaboración)

Las que establezca elConsejo Nacional y lasdisposiciones jurídicasaplicables

Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de

valoración documental y disposición documental

.

¿Qué deben hacer? Área operativaResponsable del archivo

de concentración

Realizar transferencia secundaria de series documentales que cumplieron

vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e

informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General, o

equivalente en las entidades federativas.

Recibir transferencias secundarias, organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo

Brindar servicios de préstamo y consulta al público, difundir el patrimonio documental

Establecer procedimientos de consulta de los acervos que resguarda

Colaborar con área coordinadora de archivos en elaboración de instrumentos de control archivístico previstos la Ley, y en demás normativa .

Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables

Implementar políticas y estrategias de

preservación, para conservar los

documentos históricos.

Aplicar mecanismos y herramientas que

proporcionan tecnológicas de

información para disposición de los

usuarios

¿Qué deben hacer? Área operativaResponsable del archivo

histórico

Lineamientos internos 01

Manuales de operación02

Manuales de procedimientos03

Reglamentos internos 04

Actualización del marco normativo internode los Sujetos Obligados

Políticas internas05

Instrumentos archivísticos de control y consulta

Her

ram

ient

as co

n pr

opós

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oyar

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ístic

a

Instrumentos de control archivísticos

Propician la organización y conservación de los

documentos durante su ciclo vital

Cuadro general de clasificación archivística

Catálogo de disposición documental

Instrumentos de consulta archivística

Sirven para denominar cualquier descripción o

instrumento de referencia realizado o recibido por

un servicio de archivos en el desarrollo del control

administrativo e intelectual de los

documentos.

Inventarios documentales:

- Generales (de archivo de trámite, de archivo de

concentración)

- De transferencia (primaria y secundaria)

- De baja documentalGuía simple de archivos

Cuadro General de Clasificación Archivística

Sección: “cada una de las divisiones del fondo,

basada en las atribuciones de cada

dependencia o entidad, de conformidad con las

disposiciones legales aplicables.”

Serie: “la división de una sección que corresponde a un conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.”

Fondo: “Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la dependencia o entidad, que se identifica con el nombre de éstas”.

“Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones yfunciones de cada dependencia o entidad.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

SeccionesSeries

TratamientoDisposición

ConservaciónVigencia

Secciones y series documentales 01

02Elementos concernientes a la conservación y vigencia de los documentos de archivo

03Señala el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos.

Catálogo de Disposición Documental “Registro general y sistemático que establece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y destino final” de los documentos producidos por una institución.

(Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017)

Este instrumento de control registra

●Administrativo

● Jurídico - Legal

● Fiscal - Contable

PRIMARIOS

●Evidenciales

● Testimoniales

● Informativos

SECUNDARIOS

Valores documentales

Valores

Valores documentales

Valores primarios Valores secundarios

“Todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras

dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de

decisiones”(AGN, 2012c, p. 11).

Administrativo

Lo poseen los documentos “que pueden servir como prueba ante la ley”

(AGN, 2012c, p.12).

Legal:

Se asienta en “documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias”

(AGN, 2012c, p.12).

Fiscal

“[…] el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación

destinadas al control presupuestario”(AGN, 2012c, p.12).

Contable:

Es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de la institución.

Evidencial

Refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos,

leyes).

Testimonial:

La documentación histórica por lo regular posee valores informativos, ya que éstos revelan

fenómenos particulares de las instituciones.

Informativo:

Características

¿Quién las determina? y1

Con base en que se determinan las vigencias

2

La vigencia documental que es el “periodo durante el cual un

documento de archivo mantiene sus valores

administrativos, legales, fiscales o

contables, de conformidad con las

disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.”

*(Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF,

15/05/2017).

El catálogo indica los plazos de conservación, que fija el tiempo que

permanecerán los documentos en el archivo de trámite y en el archivo

de concentración; dependerá, primero, del

tipo de valor documental, y de la frecuencia de la

consulta por parte de los servidores públicos de la unidad administrativa; y,

segundo, de las disposiciones legales,

aplicadas a la documentación, desde la conclusión del asunto o trámite. La suma de los plazos de conservación, conforman la vigencia

documental.

Vigencia Documental

Guía de Archivo Documental

Elementos

Unidad administrativa Área de

procedencia del archivo

Nombre del responsable

y cargo

Domicilio

Teléfono

Correo electrónicoUbicación

física

Unidad administrativa

de procedencia

Sección

Serie

Fecha(s)

Descripción

El esquema que contiene la descripción general de

la documentación contenida en las series documentales,

de conformidad con el Cuadro general

de clasificación archivística

(Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos del SNT, art. 4,

fracción XXIV)

Transferencia

General

Baja

Inventarios Documentales

Tipos

Instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que

permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja

documental (inventario de baja documental)

(Ley General de Archivos, art. 4, fracción XXXIX)

Procesos y procedimientos para la valoración documental

En cada SO deberá existir un grupo interdisciplinario, integrado por los titulares de las siguientes áreas:

JURÍDICA01

04 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

02 PLANEACIÓN Y/O MEJORA CONTINUA

03 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 05 UNIDAD DE

TRANSPARENCIA

06 ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

ÁREAS ADMINISTRATIVAS

07

01 OPINIONES 02 REFERENCIAS TÉCNICAS

04 MARCO NORMATIVO 03 FICHAS

TÉCNICAS

05 PROCESOS

¿Quién realizará la valoración documental?

AUTOMATIZACIÓN

01 Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales

OPINIONES

¿Quién realizará la valoración documental?

02Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad

REFERENCIAS TÉCNICAS

¿Quién realizará la valoración documental?

03 Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado

FICHAS TÉCNICAS

¿Quién realizará la valoración documental?

04Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión institucional

MARCO NORMATIVO

¿Quién realizará la valoración documental?

05Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos

PROCESOSAUTOMATIZACIÓN

¿Quién realizará la valoración documental?

REGLAS OPERACIÓNEl Grupo Interdisciplinario para su

funcionamiento emitirá sus reglas de operación

• Asegurará que plazos de conservación delcatálogo de disposición documental hayanprescrito;

• Que documentación no esté clasificadacomo reservada o confidencial alpromover una baja o transferenciasecundariaDESARROLLO ATRIBUCIONES

• Identificará documentos de archivo producidos; • Vinculará con series documentales; • Cada una contará con una ficha técnica de

valoración que formaran el catálogo de disposición documental

¿Cómo se realizará la valoración documental?

PLAZOS / CLASIFICACIÓN

01

Si tiene valores secundarios le corresponderá la conservación 02

Si esta serie documental es susceptible de contener valores secundarios pero por su volumen documental no es propicio conservarla le corresponderá el muestreo

03

Si ésta carece de valores secundarios y yaha cumplido con su vigencia documental lecorresponderá la eliminación01Las técnicas de selección

(eliminación, conservación y muestreo) es otro de los elementos que el Catálogo de disposición documental establece, pero ¿Qué factor es el determinante para que

a una serie se le asigne alguna de estas tres?,

dicho factor reside en los valores documentales que

posea determinada documentación:

Selección y valoración documental

• Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electrónico en el largo plazo• Aplicar a los documentos de archivo electrónico los instrumentos técnicos que correspondan a los soportes

documentales• Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de archivo electrónico y su

administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso, reutilización y distribución de formatos abiertos• Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los

documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística• Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de actualización, respaldo o cualquier otro

proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo electrónico• Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este artículo

Herramientas para la gestión documental

Los sujetos obligados deberán implementar

sistemas automatizados para la gestión documental y

administración de archivos que permitan registrar y

controlar los procesos de gestión documental

Las herramientas informáticas de gestión y control para la

organización y conservación de documentos de archivo

electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran, deberán cumplir los lineamientos

que para el efecto o se emitan.(Art. 45)

El Consejo Nacional emitirá lineamientos que establezcan bases para creación y uso de sistemas automatizados para

la gestión documental y administración de archivos, y

de los repositorios electrónicos los cuales deberán, como mínimo:

( Art. 46)

TITULAR COORD. ARCHIVOS

RESPONSIBLESCORRESPONDENCIA

RESPONSIBLESARCHS. TRÁMITE

RESPONSIBLESAA. CONCENTR.

RESPONSIBLESAA. HISTÓRICOS

ResponsablesArchivos

Concentración• Tener conocimientos, habilidades,

competencias y experiencia acordes;• Si no es así, los titulares de SSOO,

obligados de establecer condiciones para capacitación, para el buen funcionamiento de los archivos. (art. 31)

ResponsablesArchivosTrámite

• Tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes;

• Si no es así, los titulares de las unidades administrativas obligados a establecer condiciones para su capacitación, para el buen funcionamiento de archivos. (art. 30)

ResponsablesÁreas

Correspondencia• Tener conocimientos, habilidades,

competencias y experiencia acordes con su responsabilidad;

• Titulares de unidades administrativas, obligación de establecer condiciones para capacitación de responsables para buen funcionamiento de archivos. (art. 29)

Titular ÁreaCoordinadora

Archivos• Al menos nivel director general o

equivalente, en estructuraorgánica del SO.

• Dedicarse específicamente a lasfunciones establecidas en estaLey y en

• Ley de la entidad federativa en lamateria. (art. 27)

ResponsablesArchivos

Históricos

Tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidadSi no es así, los titulares del sujeto obligado tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos. (Art. 32)

Recursos humanos para la gestión documental

Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias

y experiencia acreditada en archivística.

Los SSOO deberán:• Promover capacitación en

competencias laborales; y• Profesionalización de

responsables de áreas de archivo.

01 04

Autoridades federales, de entidades federativas,

municipales y alcaldías de CDMX, en el ámbito de sus atribuciones y

en su organización interna, deberán:

• Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental de la Nación o de las entidades federativas

0502

• Fomentar las actividades sobrearchivísticas docencia, capacitación, investigación, publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión

• Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la actividad archivística y sus beneficios sociales

03 06

Capacitación e involucramiento del personal

Los SSOO para recibir capacitación en archivos. podrán celebrar acuerdos y convenios con

instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos

o privados,

• Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los sectores público, social, privado y académico

07

Resultados muestran incompatibilidades de procedimientos administrativos con las funciones de los SSOO; permite reorientar los procedimientos para

alcanzar los objetivos.

Los indicadores permiten tener un panorama de las áreas de oportunidad, los procedimientos y prácticas en la gestión

documental.

Establecer indicadores permite conocer el estado actual de los archivos, las políticas de

administración documental y sus procesos.

01

0302

Evaluación Monitoreo y ControlIndicadores para la valoración de la gestión documental

INDICADORES: datos o elementos que utilizados como instrumento para evaluar y valorar losprocedimientos administrativos de los archivos, su funcionamiento y laeficiencia en sus procesos, determinar su eficacia y contemplar modificacionespara una mejora continua.

Referencias:BARBOSA CARDONA, Octavio. Los Indicadores de gestión y su contexto. Escuela Superior de la Administración Pública. Bogotá D.C: Grupo de Artes Gráficas e

Impresas ESAP. 2001.121p.BELTRÁN JARAMILLO, Mauricio. Indicadores de gestión. 2ª edición. Colombia: 3R Editores, 2004. 145 p.

Indicadores de procesos: • Organización de documentos• Elaboración y actualización de

inventarios• Conservación y custodia

documental• Transferencias documentales• Normatividad interna en gestión

documental Series 1 Series 2 Series 3

Procesos en las etapas: I. Recolección de

InformaciónII. Validación de la

alineación de la normatividad con la LGA

III. Análisis e interpretación de la información

¿Cómo formular indicadores?

Los SSOO responden a las facultades, competencias y

funciones descritas en la ley y en sus reglamentación interna,

Deben contener sus lineamientos de control

documental, alineados con la Ley General de Archivos.

A partir de estas normatividades los

indicadores deben reflejar conceptos constitutivos y funcionales de archivos y diseñarlos a partir de las actividades de gestión

documental.Se deben de tomar en cuenta

los siguientes elementos relevantes, no excluyentes:

Referencias:BARBOSA CARDONA, Octavio. Los Indicadores de gestión y su contexto. Escuela Superior de la Administración Pública. Bogotá D.C: Grupo de Artes Gráficas e Impresas ESAP. 2001.121p.

BELTRÁN JARAMILLO, Mauricio. Indicadores de gestión. 2ª edición. Colombia: 3R Editores, 2004. 145 p.

Revisión documental (auditorías)

En el artículo 60, establece que los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental en que se encuentre,

observando al menos lo siguiente:

Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia

de los servicios, y

Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las

actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría.

La Ley General de Archivos no establece un artículo específico sobre la auditoria archivística, en su artículo 12 lo menciona así:

Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización,

acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables. Los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus

competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.

El objetivo principal de la auditoria archivística es la consolidación de los Sistemas Institucionales de Archivo para que las instituciones establezcan modelos ágiles, sistemáticos, ordenados y eficientes para gestionar la

información.

Ley General de Archivos, art. 60

Los sujetos obligados:Los sujetos obligados deberán establecer en su plan de trabajo anual lavigilancia del cumplimiento de la reglamentación en gestióndocumental y de sus procedimientos en el resguardo, organización,preservación y préstamo de la documentación de archivo

(Ley General de Archivos, artículos 12 y 60).

En su plan de trabajo anualSe aplicará en cualquier momento del año, pero que se encuentre en suplan de trabajo anual como se especifica en la Ley de FiscalizaciónSuperior de la Federación.

Frecuencia de las revisiones

(Ley General de Archivos, art. 21)

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