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Archivo y clasifación dedocumentosAutor: Raúl Morueco Gómez

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Presentación del curso

Imagine que su compañía de teléfonos le solicita el recibo del teléfono de hace 6meses como consecuencia de una reclamación. ¿Sería capaz de localizarlorápidamente?. En el mejor de los casos, es posible que guardase estos documentosen algún rincón de su casa. Pues bien, si ha sido capaz de encontrarlo, deberíamospreguntarnos cuánto tiempo ha tardado. Si ha sido rápido es que usted gestionacorrectamente la documentación personal, si no ha sido tan rápido la gestión noes muy buena.

Si este caso le ocurriese en una empresa y no encontrase la documentación quebusca o tardase demasiado en encontrarla, quizás su responsable no tendría unabuena imagen de usted.

¿Conoce cuántos recursos existen en el mercado que le permitan almacenardocumentación? ¿Sabría clasificar correctamente la documentación que le hacenllegar y localizar ésta rápidamente cuando así le sea requerido? A lo largo de estecurso, vamos a dar una visión generar del archivo así como las distintas formas declasificación del mismo.

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1. Introducción

En la maquinaria de funcionamiento de toda empresa, entran en juego multitud dedocumentos, tanto los que se generan como los que se reciben: informes, cartas,expedientes, documentos oficiales, documentos mercantiles, etc.).

El volumen de toda esta documentación va creciendo de forma proporcional alcrecimiento de la empresa y a su grado de interrelación con su entorno exterior, porese motivo, es preciso realizar una correcta gestión y archivado de toda ladocumentación cuando la empresa no precise servicios externos que le cubran estetipo de servicios.

El profesional del secretariado deberá conocer los distintos sistemas empleados,tales como los métodos estándar de clasificación así como los medios técnicos ymateriales que le permitan el archivado de toda la documentación que se genere enla empresa para la que presta sus servicios. No obstante, cada Organización podrádisponer de normas o sistemas específicos.

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2. El archivo, la conservación de documentos y ladestrucción de documentos

EL ARCHIVO

Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordenasiguiendo un criterio lógico que permita su gestión de una forma eficaz.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos,este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, apesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otrotipo de motivos: prácticos, históricos, etc.

La conservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempodeterminado, pasado el cual, podrán destruirse los mismos, aunque previamente aello, se suele digitalizar y guardarlos en soportes informáticos. Otros documentosno se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Dado el elevado número de documentos que se generan en una empresa, seránecesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que sualmacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa.

La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de estaforma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen informaciónconfidencial no puedan caer en manos ajenas, además así, se respeta la LOPD (LeyOrgánica de Protección de Datos).

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3. Clasificación de los documentos

La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica yno arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquiermomento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a lahora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:

- Atendiendo a la ubicación de los archivos:

Archivo centralizado.Toda la documentación de la empresa se guarda en unamisma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.Archivo descentralizado.La documentación se guarda en distintas ubicaciones,de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación porubicación.

- Atendiendo a la frecuencia de consulta:

Archivo activo.Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuyaconsulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivoactivo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después seanaliza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no seconsultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documentoque suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constituciónde la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valorsimbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunosdocumentos a su destrucción definitiva.

- Atendiendo que aquello que se desea almacenar:

Archivo horizontal.Los documentos se ubicarán de forma horizontal, uno sobreotro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.

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Archivo vertical.Los documentos se dispondrán de forma vertical, uno detrásdel otro, por ejemplo, los cajones de carpetas colgantes.

Carpetas suspendidas mediante cajón Carpetas suspendidas mediante rail

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Archivo lateral.Los documentos se ubicarán de forma lateral, lo que permitiráver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el textodescriptivo de aquello que contienen.

- En función de la privacidad:

Archivos personales.Espacio físico reservado a una única persona y que, portanto, deberá disponer de un cierre de seguridad para preservar el contenidode su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.Archivos departamentales.Lugar donde se almacena documentacióndepartamental, por lo tanto, únicamente tendrán acceso las personaspertenecientes al departamento o el responsable máximo del mismo.Archivos generales.Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier personaque tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizarcualquier documento.

NOTA:Tanto en los archivos departamentales como en los generalesse deberá establecer un cierto control, para saber quién entra, cuando lohace, qué documento busca, qué documento extrae y de qué tipo se trata,cuando lo devolverá, etc.

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4. Características que deberá reunir un archivo

Para que un archivo reúna las condiciones de idoneidad y funcionalidad seránecesario tener prevista una planificación del mismo antes de comenzar a archivar,ya que de lo contrario, costará mucho replanificar una vez que hayamos archivadoun gran número de documentos. Nos permitimos darle una serie de consejos:

Debemos elegir el o los métodos correctamente para que la clasificación seasencilla y fácil de utilizar.

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El archivo a menudo no sólo es de uso personal (secretaria) sino que hayelementos en el archivo cuya consulta podrá realizarla otra persona autorizada,por ese motivo, debemos establecer unas prácticas de control y sencillez en elmanejo de la información.

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Si el archivo es muy grande y/o confidencial, se deberán disponer de espaciosfísicos adecuados (cámaras, cámaras ignífugas, cámaras blindadas, etc.). Enmuchos casos se precisará el mantenimiento por personal especializado.

3 .

Deberá existir unas normas internas de consulta.4 .Debemos contar con máquina destructora de papel para la eliminación dedocumentación, tal y como hemos expuesto con anterioridad.

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5. Recursos disponibles para archivar

En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirán archivarcorrectamente en función de nuestras necesidades. Vamos a ver cuales son los máscomunes:

- Carpetas. Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada quepermite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestañas o zonas dondeidentificar la documentación que estamos guardando.

Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas, etc.El sistema a elegir dependerá en gran medida de las preferencias y de la ubicaciónfísica.

Carpeta perforadaGuía paracarpetassuspendidas

Carpetasuspendida Caja carpeta

- Guías.Son separadores de clasificación, éstos están formados por una cartulina decierto grosor que permite separar la documentación ubicada dentro de una mismacarpeta. Dispone de una serie de pestañas que permiten una localización másrápida.

Guía con separación alfabética Guías adhesivas

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- Indicadores o separadores.Son elementos que se suelen colocar entre ladocumentación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas.La diferencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintoscolores y por ellos se identificará la documentación que separan. También se usancomo elemento señalizador, por ejemplo, para recordar un determinadodocumento, hacer una llamada de atención etc.

- Pinzas.Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Existen de distintostipos: de percha, individuales, etc.

Perchas con pinzas Pinzas y clips

- Archivadores.Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentación. En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que portan,éstos suelen ser distintos: perforados, por presión, de palanca, etc.

Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o insertarfichas con el fin de identificar correctamente la documentación que dentro porta.

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- Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, sedeberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos, a menudo, latinta suele adherirse al plástico de la funda quedando el documento dañado. Existencarpetas con un cierto número de fundas en su interior.

- Cajas archivadoras.Utilizadas para albergar documentos, archivo definitivo, fichas,etc. Existen varios tamaños y tipos en función de aquello que se pretende guardar.

Caja de transferenciasistema acordeón

Caja de archivo decajón

Caja de archivovertical

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- Armarios. Existen armarios cuyo único objetivo es la de albergar documentos, porello, suelen disponer de cajones que facilitan la incorporación de los documentos.Éstos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad.

- Bandejas apilables. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo, permitenseparar la primera documentación que le llega al profesional del secretariado, porejemplo, cartas, informes, etc. Esta documentación permanece apilada un cortoespacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un ficherodefinitivo.

Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentación en horizontal o envertical según el modelo.

Bandejas apilables horizontal Bandejas apilables verticales

- Microfilm. Sistema utilizado en archivos grandes. Permite microfilmar undocumento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una película demicrofilm). La ventaja principal reside en el ahorro de espacio, pero requiere de un

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sistema de visualización específicos.

Este sistema es muy utilizado en las hemerotecas.

Máquina lectora de Microfilm

Microfilm

- Almacenamiento digital. Existen escáneres potentes que permiten digitalizarcualquier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos dealmacenamiento digital, tales como: discos duros (HD), pendrives, servidores,servidores virtuales, etc. Por ello, hoy en día se hace necesario que cualquierempresa almacene sus documentos no solo en soporte físico, sino en formatodigital, ya que éste último formato presenta la ventaja de que la información sepodrá y enviarse de una forma fácil y cómoda a través de Internet.

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Sistema de almacenamiento digitalpor discos duros

Servidores de almacenamiento

- Códigos de barras. Este sistema, además de resultar útil para la gestión comercial,hoy en día se usan en los archivos informáticos modernos y grandes, ya que a cadadocumento o bloque de ellos se les asigna un código de barras que permiteidentificar el contenido del mismo. Posteriormente mediante un programainformático se conocerá la ubicación exacta del documento. Este sistema hacenecesario disponer de lectores de códigos de barra o software informáticos basadosen bases de datos para su ubicación y localización posterior.

Sistema de almacenamiento de documentación por código de barras

Los dispositivos de almacenamiento por códigos de barra son a menudo utilizadospor empresas que tengan que almacenar gran cantidad de documentos, porejemplo, las compañías aseguradoras.

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- Almacenamiento de seguridad. Existen zonas, archivadores o armarios deseguridad que permiten albergar en ellos toda aquella documentación que deba depreservarse. La mayor o menor medidas de seguridad vendrá definida por el tipo dedocumentación que deseamos almacenar.

Pero además de los anteriores sistemas que nos permiten archivar, existen otrossistemas que complementan las tareas de gestión y mantenimiento de un archivo.

NOTA:Esta es una breve muestra de lo que se puede encontrar enuna empresa en cuanto a materia de gestión documental se refiere. CadaOrganización cuenta con elementos distintos en función del volumen de ladocumentación que maneja, no obstante, además de conocer los elementosfísicos que le permitirán clasificar, almacenar y rescatar un determinadodocumento, deberá también conocer qué criterios existen en materia declasificación.

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6. Sistemas de clasificación

Existen distintos métodos de clasificación estandarizada (norma AENOR) que nospermitirá clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica uncriterio claro para cada caso, aun dándose una casuística distinta.

Los distintos métodos de clasificación se deberán adaptar a las características delarchivo, a la forma de trabajo o a la política de empresa. Pasemos a detallar losdistintos sistemas empleados, dando una muestra de las normas a aplicar en cadacaso, no obstante, si fuese a trabajar con una gran cantidad de documentos, lerecomendamos que busque información relativa a la norma AENOR para poderaplicarla con mayor criterio ante casos complejos de clasificar.

Sistema alfabético

El sistema alfabético permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden queocupa ésta.

Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra principal uordenatriz que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primerapellido, el tema, etc.

Pero existen excepciones que podrían complicar la clasificación, para ello, sedeberán tener en cuenta las siguientes normas aplicadas a estas excepciones:

Si vamos a clasificar personas atendiendo a su primer apellido y éste es elmismo en las dos, se usará el segundo apellido como elemento clasificatorio.Es posible encontrar personas con ambos apellidos idénticos, si se diera esacircunstancia, usaríamos el nombre como palabra ordenatriz. Si las dospersonas tuviesen el mismo nombre y los mismos apellidos, se deberá usaruna palabra ordenatriz distinta para su clasificación, como por ejemplo, lapoblación o la calle de residencia de cada una de ellas.Cuando los apellidos son compuestos, por ejemplo, Maria del Mar CarreroLópez-Serrano, se considerarán los apellidos por separado, es decir, como si lapersona tuviese tres apellidos en lugar de dos.Tampoco se tendrán en cuenta a efectos de clasificación las partículas: de, la, el e y, como por ejemplo: Julián de Heras Fernández. A todos los efectos declasificación será considerado como Julián Heras Fernández.Cuando se trata de clasificar nombres de empresas, la norma es elegir comopalabra ordenatriz el primero de los sustantivos que contenga el nombrecompleto de la empresa, seguidamente, se indicarán el resto de los términosseparados mediante una coma, por ejemplo, RMG Industrial, se clasificarácomo RMG, Industrial. Otro ejemplo de clasificación podría ser: El Corte Inglés,S.A. se clasificaría como Corte Ingles El, S.A. Si el nombre de la empresa contiene un nombre propio o una zona geográfica

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determinada, por ejemplo, Manuel Mantón, S.L. o Persianas Arganda, S.A. seclasificará el documento por el nombre propio o por el nombre de la zonageográfica, es decir, Mantón Manuel, S.L. y Arganda Persianas, S.A. Existen nombres de empresas que empiezan por palabras como: Sobrinos, Herederos, Hijos, Sociedad, Compañía, Almacén, etc., o abreviaturas opartículas como de, el, Cía., S.A., etc. La norma es no considerarlas a efectosde clasificación.Cuando el nombre de la empresa esté formado por nombre propios, porejemplo: García Carrión, S.A. el criterio de clasificación será idéntico que elusado para personas.Si vamos a clasificar Organismos Oficiales, usaremos para su clasificación sudenominación general. Por ejemplo:

Las empresas con nombre abreviados, se clasificarán según su nombrecompleto, salvo aquellas cuya abreviatura sea conocida internacionalmente,por ejemplo:

Cuando el nombre de una empresa comience por un artículo, éste no setendrá en cuenta a efectos de clasificación.

Sistema geográfico

Este sistema se basa en la clasificación de documento según el lugar por el queéstos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de clientes por la ciudaddonde éstos se encuentran ubicados.

La clasificación podrá disponerse en varios niveles: País -->ComunidadAutónoma/Estado -->Provincia-->Localidad-->Dirección-->Personas.

Este sistema permite su utilización con el sistema anterior (alfabético-geográfico),de tal forma que podemos clasificar un documento por su procedencia geográfica ysu título por el sistema alfabético, así por ejemplo una posible clasificación paraEspaña sería la siguiente:

Castilla León -->Ávila-->El tiemblo -->Díaz, Forjados, S.A.

Castilla la Mancha --> Madrid -->Arganda del Rey -->Alfaro Aluminios, S.L.

Es evidente que aquellas empresas que trabajen con documentación y que esta sea

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susceptible de poderse clasificar por zonas geográficas, este sistema aportarádinamismo y facilidad a la hora de clasificar y localizar información, si a esto unimosla aportación de la clasificación alfabética, dispondremos de un sistema combinadofácil de usar. Pero este sistema tiene como principal inconveniente que debemosrecordar las distintas zonas geográficas, si éstas representan una gran cantidad,deberemos disponer de una base de datos auxiliar para su gestión.

Sistema de materias/asuntos/sistemáticos

Mediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos asuntos,materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan relación conel mismo asunto llevarán la misma clasificación. Como es lógico, podría haber variosdocumentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer esrealizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificar por métodos alfabéticos,numéricos, etc.

Un ejemplo de clasificación para una empresa de viajes podría ser la siguiente:

Viajes-->Canadá -->De negocios -->Díaz Martín, Rafael

-->Fernández Gómez, Gerardo

El asunto principal sería Viajes, a su vez éste podrá tener distintos subdivisiones:Canadá, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificación tendremos a laspersonas ordenadas según el criterio alfabético.

Ahora pensemos en empresas como gestarías, este sistema resultaría muy cómodoa la hora de clasificar ya que podríamos iniciar la clasificación a tenor de los asuntosque se manejen: comunidades, empresas, litigios, Hacienda, etc. A su vezsubclasificariamos las veces que fuese necesaria hasta conseguir nuestro propósito.

Sistema numérico

Permite clasificar documentos asignando a éstos un número correlativo de “n” cifras,para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje elcontenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otroselementos que faciliten la clasificación.

Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de archivarde forma ilimitada, ya que disponemos de infinitos números. Como inconvenientedestacaremos que siempre se deberá disponer y consultar un índice auxiliar que nosinforme qué corresponde a cada número.

Sistema cronológico

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Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en función de la fecha(emisión, expedición), ubicando éstos en orden cronológico. Este puede ser el casode las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por añosy de forma cronológica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la fechadel documento para su localización.

Sistema decimal

Mediante este sistema se realizan 10 grupos y a cada uno de ellos se le asignará unnúmero del 0 al 9.

Además, cada uno de los grupos podrá subdividirse en otros 10 más,representándose cada uno de ellos mediante un número de dos cifras; la primerasiempre nos indicará el grupo inicial al que pertenece.

A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podrá subdividirse en otro detercer nivel, de esta manera, el número ahora contendrá tres dígitos: el primeroidentificará al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el tercero será unnúmero comprendido entre 0 y 9.

De la misma manera se podrían realizar tantas clasificaciones y subclasificacacionescomo sean necesarias.

Este sistema permite la clasificación y el archivo de grandes cantidades dedocumentos, se suele usar en, por ejemplo, bibliotecas, aseguradoras, etc.

Veamos un ejemplo de clasificación de una agencia de viajes:

GRUPO 1

Viajes Nacionales.1 .Viajes al Extranjero.2 .Viajes de Empresa.3 .

El grupo 1 podría subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma:

Costa.1 .Interior.2 .Montaña.3 .

Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podríamos clasificar en:

110. Norte.

111. Este.

112. Oeste

Es decir, el código 110. Representaría la documentación relativa a: Viajes Nacionales--> Costa --> Norte.

La ventaja principal de este sistema radica en que ésta podrá ser ilimitada, por elcontrario, debemos disponer de un archivo auxiliar con la identificación de textoasociada a cada valor numérico.

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7. Consejos para una buena clasificación

Aunque como hemos comentado con anterioridad cada método o el uso mixto devarios de ellos se utilizará en función de las características de la documentación aclasificar, podemos dar una serie de ejemplos del uso y el método aplicar tal y comomuestra la siguiente tabla:

EJERCICIO 1: Le proponemos un ejercicio sencillo. Trate de clasificarlos siguientes nombres relacionados con documentos:

David Laín López

Javier de la Cuadra Salmago

Marina Moreno Moreno (Madrid)

Marina Moreno Moreno (Madrid)

Luis Carrero Lopéz-Casilda

Luis de Mieres López

Ferretería Avila, S.A.

Luis e Hijos transportes

CIA

RENFE (Red Nacional de Ferrocarriles Españoles)

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8. Mantenimiento del archivo

Para que podamos mantener en óptimas condiciones el archivo nuestro, seránecesario tener en cuenta una serie de elementos que pasaremos a detallar:

1. El acceso. Hay documentación que únicamente usaremos nosotros, por lo tantosu gestión será únicamente nuestras, no obstante, la mayor parte de ladocumentación deberá tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas)tienen acceso a ella, en ese caso, se deberá establecer un protocolo de acceso. Loideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma,tendremos controlado qué se extrae, quién lo extrae, cuando lo extrae y cuando lodeberá reponer.

1. La conservación. Toda la documentación deberá estar debidamente guardada,evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, lahumedad, etc. Si la documentación está guardada en dispositivos digitales sedeberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles pérdidas.

NOTA:Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestióndocumental y almacenaje, por ese motivo, muchas empresas encargan estetipo de servicios a otras, ahorrando así espacio y recursos técnicos yhumanos en el mantenimiento del archivo.

2. La seguridad. La Ley Orgánica de Protección de Datos nos ofrece la normativaen materia de protección de datos que debe reunir la documentación que maneja laempresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria parapreservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que puedacaer en manos ajenas.

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Para terminar, nos quedaremos con esta frase que cito el célebre escritor yfilosofo francés François Marie Arouet, más conocido como Voltaire(1694-1778): “La mejor recompensa por un trabajo bien hecho es haberlohecho”

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