archivo general de la nacion · la unidad de organización y el ced reciben el asesoramiento,...

Área de Investigación y Normas ArchivísticasCalle José Pezet y Monet 1882 - Lince

ARCHIVO

GENERAL DE

LA NACION

Lic. José Rolando Villa CórdovaJefe (e) del Área

Normas e Investigación en Archivos

Dirección de Desarrollo y Políticas

Archivísticas


Normativa para laTransferencia y Eliminación de

documentos archivísticos

Archivo Regional de Huánuco12 y 13 de diciembre del 2019


¿Qué es un Documento de Archivo?

Es aquel que es producido (emitido o recibido) en el ejercicio de una función o competencia por una de las oficinas (unidad orgánica, área, dependencia) .

En la legislación se le conoce como “Documento Archivístico” (Art. 5º del Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323.

El documento de archivo constituye una serie documental.

Por ejemplo el Informe N° 25-2019-ONP/GG/ARS asunto “Supervisiones de Oficinas Desconcentradas”. Constituye la Serie documental Informes de Supervisión.

Todo documento de archivo tiene un tipo documental.


¿Que entendemos por documento archivístico?

• Artículo 5°.- Documento archivísticoEs aquel que contiene una información decualquier fecha, forma y soporte, producidoo recibido por persona natural o jurídica,institución pública o privada en el ejerciciode su actividad y cualquier otro que segenere como resultado del avancetecnológico.

Art. 5º del Decreto Supremo N° 008-92-JUSReglamento de la Ley N° 25323, ley de creación del Sistema

Nacional de Archivos


01 02 03

¿Cual es Documento archivístico?


¿Cual es Documento archivístico?


AGRUPACIONES DOCUMENTALES


Informe N° 005-2019-GRAY-SG

Supervisión de Asfaltado Calle Los Incas

Expediente Serie Documental

Enfoque por

procesos

Enfoque por

Funciones

Otros tipos documentales

El tipo documental y anexos

Serie : Expedientes Técnicos de Obra

Serie Supervisiones de Obra


Agrupación Corresponde a: Ejemplo

Archivo Entidad Archivo de la Corte Superior de Justicia

Fondo Entidad Corte Superior de Justicia de Ayacucho

Sección Unidad de Organización Administración

Serie Doc. Sobre un proceso, función o actividad

Expedientes Técnicos de Obra

Documento Pieza documental Inf. Técnico de Liquidación de Obra

Equivalencias


Fondo documental

Sección Documental

Serie Documental

DocumentoDe Archivo

FINANCIERA

(TESO.01)

Comprobantes de Pago

Del 001 al 300

2008-2016


Fondo

• Es la agrupación de documentos de todauna entidad.

• Corresponde a la totalidad de documentosque se producen (reciben y emiten) en unaentidad pública.

• El nombre del fondo siempre correspondeal nombre oficial de la entidad pública queproduce los documentos.

• Cuando una entidad recepta documentosde otra entidad (fusión, integración) loreceptado se conoce como subfondo.


Sección

• Es la división del fondo documental

• Corresponde a la dependencia u oficina

• El nombre de la sección omite eltérmino gerencia, división, oficina

• El nombre de la sección puede sertambién el nombre del asunto principalque genera documentos

Alcaldía

Secretaría General

AdministraciónGerencia Municipal


Serie1. Es el conjunto de documentos que

poseen características comunes,

2. Pueden tener el mismo tipo

documental (informes, memorandos,

libros de contabilidad, etc.)

3. Pueden tener el mismo asunto

4. son archivados, usados y pueden ser

transferidos, conservados o eliminados

como unidad.

Comprobantes de

Pago

Resoluciones de

Alcaldía

Conciliaciones

bancarias

Órdenes de Servicio


Codificación de agrupaciones documentales

Dependencias Sección Código

Dirección Regional de Cultura Dirección Regional DIRE.00

Gerencia de Administración Administración ADMI.00

Sub-gerencia de Logística Logística LOGI.00

Sub-gerencia de Tesorería Tesorería TESO.00

Sub-gerencia de adquisiciones Adquisiciones ADQU.00

Área de compras Compras COMP.00

División de Operaciones Operaciones OPER.00

Oficina de Sistemas y Tecnologías de la Información

Sistemas y tecnologías de la información

SITI.00

Subgerencia de Desarrollo urbano, división territorial y planificación

Desarrollo Urbano, División Territorial y planificación

DUDT.00

¿CÓMO IDENTIFICAR SERIES SERIE DOCUMENTAL?


La Serie Correspondencia:

Es la denominación de la serie que contiene documentos

conformados por comunicaciones (oficios, memorandos, cartas,

solicitudes, circulares y otros) en originales o copias, cuyos documentos

no son originados por las funciones principales de la unidad orgánica yno integran otra serie documental.


Factores de Valoración

Identificación Evaluación y Disposición Final del Documento

Archivístico


Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.

El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad, permiten establecer el valor y el periodo de retención de la serie.

Constitución Política del PerúLey Orgánica del Poder EjecutivoLey de Modernización de la Gestión PúblicaLey Orgánica de Creación del SistemaLey Orgánica de creación de la entidadD.S. que apruebe su reglamento

Ley del Procedimiento Administrativo

General

Ley del Sistema Nacional de Control y

de la Contraloría General de la

República

Normas de Auditoría, Código Tributario, etc

Caducidad Prescripción


La serie es generada en razón de un proceso, procedimiento o función establecida en los documentos de gestión de la Entidad Pública, por lo que debe reflejar dicha particularidad evitando que se repitan los nombres de serie en cada sección del PCDA, salvo el de la correspondencia.

El contexto de producción que da origen a la serie documental

Administrar, en forma directa o por terceros, los recursos del Fondo de crédito actual y proponer las medidas administrativas para su sostenibilidad y cumplir con los objetivos del FONDEPES procurando nuevas Líneas de crédito

Formular las políticas, planes, componentes pedagógicos de los modelos de servicio educativo y demás documentos normativos en el ámbito de su competencia.

Cumplir y hacer cumplir las directivas y procedimientos de administración y control interno en las filiares; así como, apoyar a los órganos de línea en el cumplimiento de sus funciones, dentro de su ámbito geográfico, en coordinación con los demás órganos correspondientes.

Art. 45.- del ROF de

FONDEPES

Dirección de

Inversiones

Art. 124.-del ROF de MINEDU

Dirección de Servicios

Educativos en el ámbito

rural

Art. 43.- del ROF de IRTP

Oficina de Filiales


Priorizar la conservación de los documentos archivísticos generados o recibidos por las unidades de organización de la alta dirección, áreas ejecutivas u órganos especializados que pueden ser fuente de investigación o de información para la Entidad Pública.

Importancia de la unidad de organización productora de documentos.

Resoluciones de Gerencia General

Actas de Sesión del Consejo

Directivo

Informes Anuales de Gestión Ejecutiva


Frecuencia de consultas de cada serie.

Existe una relación directa entre el periodo de retención de la serie y las consultas que se realicen de los documentos que la componen. A mayor consulta se extiende el periodo de retención en el archivo de gestión

Consultas Serie AG. AC

> 250 al mes HistoriasClínicas

5 25

< 250 al mes Papeletas de Permiso

2 10


Características de los documentos

Los tipos documentales y la información que contienen los documentos archivísticos son agente que se considera para establecer el periodo de retención de la serie documental en el archivo de gestión y central

Expedientes de Procedimientos Administrativos

Disciplinarios

Pecosas


Protección de datos personales o garantía de accesibilidad de la información pública.

La conservación de cada serie se orienta a la protección de información personal o cumplimiento de las normas del derecho a la intimidad, asimismo garantiza el acceso a información pública requerida por el ciudadano

Legajos de PersonalReportes de Ingreso

y SalidaPlanillas de Haberes


Existen dos valores que se registran en el PCDA:

Corresponde al valor que tiene la serie documental, de acuerdo al marcolegal vigente, importancia para la investigación, derecho de accesociudadano, rendición de cuentas sin prescripción, utilidad para lasinvestigaciones científicas, sociales, culturales, la historia o memoriacolectiva de la sociedad, que no puede eliminarse.

Permanente

Temporal

Corresponde al valor que tiene la serie documental, una vez que losdocumentos que la conforman hayan cumplido los fines administrativos,fiscales, contables, legales, entre otros, que la originó, siendo innecesariospara la Entidad.


• La entidad debe conformar el Comité Evaluador de Documentos (en adelante CED) mediante resolución emitida por la más alta autoridad y hacer de conocimiento al Archivo General de la Nación.

• Participa activamente en la elaboración del PCDA y brinda opinión favorable sobre la eliminación de documentos.

• Está integrado por los (las) titulares o representantes de: La máxima autoridad, quien asume la presidencia; la oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces; la Unidad de Organización responsable de los documentos a evaluar y el Archivo Central o el que haga sus veces, quien asume la secretaría técnica.

Sobre el Comité Evaluador de Documentos:


Opinión técnica del Archivo Central.

La opinión técnica del Archivo Central es considerada como factor a evaluar por el Comité Evaluador de Documentos.

Crecimiento o volumen de la serie en el archivo de gestión y Central.

La entidad evalúa la cantidad de documentos producidos en cada gestión tomando encuenta la duplicidad o copias que genera, si existen documentos que recopileninformación similar y la disponibilidad de espacio en las oficinas o el repositorio delArchivo Central para establecer los periodos de retención en el Archivo de Gestión yCentral.

Migración o Sustitución de soportes.

Como consecuencia de la digitalización o micrograbación de información contenida en los documentos archivísticos de la serie para establecer los periodos de retención en el Archivo de Gestión y Central.


Programa de Control de Documentos Archivísticos:

El PCDA establece1. El nombre de las series documentales producidas,2. El valor asignado a cada serie3. El periodo de retención en el archivo de gestión y central.

La Unidad de Organización y el CED reciben el asesoramiento, orientación y absolución de consultas del Archivo Central de la entidad

Está conformado por los siguientes formatos:

1. Ficha Técnica de Series Documentales (en adelante FTSD). Anexo 12. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (en adelante TRDA). Anexo 2

El Archivo Central elabora un cronograma de trabajo para la

elaboración del PCDA.

El Archivo Central comunica el inicio de la elaboración del PCDA a las Unidades de

Organización brindando formatos de registro de información para tal fin.


El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad,permiten establecer el valor y el periodo de retención de la serie.

Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.

Se tiene la serie Papeletas de permiso que de acuerdo al

Reglamento Interno de Trabajo deben quedarse por un periodo

mínimo de diez años,


RJ N° 022-2019-AGN/J

Directiva N° 02-2019-AGN/DDPA

Normas para la Transferencia de

Documentos Archivísticos de

las entidades Públicas

Perú - 2019


Regular el procedimiento de transferencia de documentos archivísticos en las entidades públicas

¿Que es la Transferencia de Documentos Archivísticos?

Es un Procedimie

nto archivístico

que

consiste

en

el traspaso de una serie

documental (fracción)

remitida desde

Archivo de Gestión

Archivo Periférico

Archivo Central

al vencimiento de su periodo de retención establecido en el Programa de Control de Documentos Archivísticos

Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por la entidad pública.

al

Objetivo

Existen 2 tipos de transferencia

Ordinaria

Extraordinaria


identifica

series documentales acuerdo a

ciclo vital

periodos de retención

PCD

Establecido en el

Designa Un representanteCoordinar con el

A.C.

La unidad de organización

y/O

Requisitos de la Unidad de Organización


Requisitos para la Transferencia

1. El documento debe estar identificado, clasificado y ordenado, conformando su respectiva serie documental

Identificado

Data crónica

Data Onomástica

Data Tópica

Tipo documental

Proceso / Función / Actividad / Tarea / Acción / Asunto

Serie Documental

Productor

clasificado

Numérico Alfabético Por fechas

Ordenado


2. No se remite boletines, documentos de apoyo informativo, normas legales, fotocopias de documentos originales, periódicos, revistas, borradores, ni formatos o formularios en blanco.

copia



3. El documento debe encontrarse valorado de acuerdo a su ciclo vital, trámite o periodo de retención establecido en el PCDA actualizado y aprobado por la entidad.


ALCALDÍA valor AG AP AC TOTAL

Resoluciones Jefaturales P 4 6 20 30

Actas de Sesión de Concejo P 4 0 26 30

Correspondencia T 2 0 8 10


4. el documento debe conservarse en un óptimo estado, sin enmendaduras, alteraciones físicas, presencia de agentes xilófagos, para lo cual se deben controlar los factores de deterioro.


5. Para la transferencia, se debe separar de sus archivadores de palanca los documentos a transferir, conformar paquetes y ubicarlos en Unidades de Archivamiento predeterminados por el OAA.


TESORERÍA


TESO.01

Del 001 - 207

Enero – Febrero2017

01

1

2

3

Memorándum N° 021-2019-MML-SGFecha: 21 de agosto del 2017

Memorándum N° 021-2019-MML-OPPFecha: 25 de agosto del 2017

Comprobante de Pago N° 001 - 2017

Fecha: 29 de agosto del 2017

Puede existir por Norma internaUna forma secuencialDe acuerdo a cada trámite

8. Para las transferencias ordinarias, los documentos deben encontrarse adecuadamente foliados, manteniendo el orden original del trámite y procedencia. Es responsabilidad del remitente asegurar la integridad física del documento.


5. Para la transferencia, se debe separar de sus archivadores de palanca los documentos a transferir, conformar paquetes y ubicarlos en Unidades de Archivamiento predeterminados por el OAA.


6. Retirar grapas, clips de metal, sujetadores metálicos, micas de plástico, notas autoadhesivas con información no relevante y otros.


7. Los documentos de soporte electrónico o audiovisual (planos, radiografías, cartas geográficas, fotografías, videos, discos compactos, entre otros) que se encuentren adjuntos a los expedientes en soporte de papel pueden retirarse y referenciarse, de acuerdo a las especificaciones técnicas brindadas por el OAA


Etapas de la Transferencia:

Levantamiento de Observaciones

Conformidad y Suscripción de

ActasPresentación

Verificación o Constatación

Observaciones


Etapas de la Transferencia:

Presentación.- En la fecha programada, el archivo de gestión o

periférico transfiere los documentos al OAA,

debiendo presentar el Inventario de Transferencia

de Documentos (en adelante ITD) debidamente

llenado y suscrito.


1. El ITD debe coincidir con los documentos materia de

transferencia.

2. El estado de conservación de los documentos a transferir.

3. La foliación conforme a la normatividad vigente.

4. El rótulo de las unidades de archivamiento o conservación.

5. En caso de contar con un sistema informático de archivo, los

documentos materia de transferencia deben estar debidamente

registrados en el mismo.

6. La cantidad de metros lineales debe coincidir o aproximarse a la

cantidad programada o reportada en el ITD.

7. Otros datos que considere pertinente el OAA.

Verificación.- El personal del OAA verifica lo siguiente:


Elaboración del diagnóstico

Remisión de Memorándum

Archivo Central

Recibe y deriva

Unidad de Organización

Revisa Archivadores de Palanca o Files

Recibe el PCD

Informa sobre documentos en préstamo

Recibe e instala los documentos en su lugar

Desinstala Archivadores de Palanca

Verifica Faltantes, Doc. deteriorados

Elabora los paquetes

Recibe

Notifica sobre devolución de documentos

faltantes

Devuelve o notifica el estado del préstamo de

documentos.

1

1


Suscripción del Inventario.- Finalizada la verificación y subsanadas las

observaciones,

el OAA procede a recibir la transferencia de documentos suscribiendo el

ITD, conservando el original y devolviendo una copia al archivo remitente.

Todas las páginas del Inventario deben estar visadas por el Jefe del OAA y

por el/la servidor(a) de la UO que transfiere

. El ITD es archivado y conservado para futuras consultas sobre

transferencias realizadas con el OAA.


Formato EsSalud


0.90 a 1.20

35 a 39 cm

Balda

Anaquel

cuerpo

Nivel

Cuerpo


0.80 a 1.00 metro

0.80 a 1.00 metro


RJ N° 242-2018-AGN/J

Directiva N° 01-2019-AGN/DAI

Normas para la Eliminación de Documentos

Archivísticos de las entidades del Sector Público


Razones para eliminar

• Falta de Espacio

• Conservación innecesaria de documentos que no tienen valor legal

• Necesidad de contar con estantería para custodiar mas documentos


Expediente de Eliminación

• El expediente de eliminación se encuentra compuesto por:– El inventario de series documentales.– Las muestras (digitalizadas) de los documentos de

cada serie– El Acta de sesión o reunión del CED de la entidad.– El oficio o carta que solicita la eliminación al Archivo

General de la Nación y en las regiones al Archivo Regional.

– Copia de la resolución jefatural que aprueba la eliminación de documentos.


OBJETIVO:Establecer el

procedimiento para la

autorización de

eliminación de

documentos de

archivo en las

entidades del sector

público

A. Garantizar La eliminación de documentos

innecesarios en los Archivos de las entidades

públicas

B. Descongestionar de manera eficiente y

progresiva los repositorios de los archivos de

las entidades públicas

C. Asegurar el Uso Racional De Recursos,

Equipos, Mobiliario Y Espacios Físicos.

D. Uniformizar El Procedimiento De

Eliminación De Documentos En Las Entidades

Del Sector Público.


El Archivo General de la Nación, ente rector del sistema nacional de archivos y los archivos regionales en el ámbito de su competencia y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, son los únicos facultados para autorizar la eliminación de documentos propuestos por las entidades del sector público.,

En la entidad, el Archivo Central o el que asuma sus funciones es responsable de conducir la elaboración de la propuesta de eliminación, el comité evaluador de documentos asume la evaluación de la misma y su aprobación.


PRINCIPIOS DE LA ELIMINACIÓN DE

DOCUMENTOS


PRINCIPIO DE LEGALIDAD / AUTORIZACIÓN

La eliminación de documentos se realizará cuando hayan perdido

completamente su valor y utilidad administrativa, de acuerdo a la

norma vigente.

PRINCIPIO DE IRREVERSIBILIDAD

La eliminación se llevará a cabo empleando cualquier método que

garantice la imposibilidad de reconstrucción y su posterior utilización

de los documentos, así como la recuperación de cualquier información

contenida en ellos. Es deseable que el método utilizado sea

respetuoso con el medio ambiente así como, en la medida de lo

posible, el resultado se pueda reciclar.


PRINCIPIO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los documentos que incluyan datos de carácter personal o

confidencial deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que

garantice la preservación de su información hasta el momento de su

destrucción y la imposibilidad de recomposición, tanto de la

información como de los soportes.

PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD

La eliminación debe efectuarse en el tiempo necesario, de forma que

ningún documento debe ser eliminado antes de lo establecido; es

también importante que no se conserven los documentos más tiempo

de lo necesario. La eliminación es una actividad programada por las

entidades del sector público, en caso existan motivos para conservar

los documentos más allá de los plazos de retención establecidos en el

Programa de Control de Documentos, se deben justificar dichos

motivos para su posterior modificación.


PRINCIPIO DE ACTUACIÓN DOCUMENTADA

El proceso de eliminación debe siempre documentarse, de esta forma los

inventarios, informes, actas de sesión, copias de correos electrónicos solicitando información adicional, oficios y registros

son prueba de veracidad de las actuaciones durante el procedimiento.


¿En que consiste la eliminación de

documentos?,

El procedimiento de eliminación de documentos, es único,

implica responsabilidad funcional y administrativa, es

conducido por el Archivo Central en la entidad.


Eliminación de Documentos

es un procedimiento que consiste en

la destrucción de documentos

, previa autorización del

Archivo General de la Nación y

los Archivos Regionales en el

ámbito de su competencia.

Los documentos de archivo que se propone a

eliminar son aquellos que tienen valor temporal

en tanto son imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin

administrativo, fiscal, contable o legal que los originó.


Consideraciones Generales

De existir series documentales propuestas a eliminar que fueron

producidas por unidades orgánicas desactivadas o cuyas

funciones se extinguieron, se debe indicar además el nombre de

la oficina que asume la función.

Oficina de Tesorería Gerencia Financiera (Ex Oficina de Tesorería)

Gerencia de Personal Oficina de Recursos Humanos (Ex Gerencia de Personal)

Área de Informática



Las entidades evitarán remitir copias de documentos de

tramitación interna (memorando, notas, listados, índices, registros,

informes, etc.) que concluyan en el acuerdo de aprobación del

acta de sesión del Comité Evaluador de Documentos, copias de

normas generales del Sistema Nacional de Archivos o

documentos internos, salvo sea requerida por el personal

acreditado de verificación.



El Archivo General de la Nación recibirá las solicitudes de

autorización para eliminación de documentos durante todo el año.

Para hacer efectiva su ejecución en el mismo año, deberán ser

presentadas hasta el treinta (30) de octubre de cada año.



El Director del Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación, está facultado a derivar

directamente la propuesta de eliminaciónúnicamente de las agrupaciones documentales que

custodia el Archivo Intermedio, sin intervención del Comité Evaluador de Documentos del Archivo

General de la Nación.



El Comité Evaluador de Documentos de la Entidad solicitará la

autorización para la eliminación de los documentos.

El Órgano de Administración de Archivos de la entidad presente el

cronograma anual de eliminación de documentos, el cual se

incluye en el Plan Anual de Trabajo correspondiente, los que

deberán ser remitidos al Archivo General de la Nación, hasta el

mes de febrero de cada año Los archivos centrales de las entidades públicas deberán formular

el cronograma de eliminación propuesto durante el año para el

inicio del respectivo trámite.


¿Como solicitar la eliminación de documentos si mi entidad cuenta con un Programa de Control de

Documentos?


Consideraciones GeneralesProcedimiento para Entidades que cuentan con Programa de

Control de Documentos.

a. Las entidades cumplirán con la eliminación de documentos alvencimiento de su periodo/plazo de retención, de acuerdo alPrograma de Control de Documentos vigente. En consecuencia,sólo se solicitará autorización de series documentales con periodode retención vencido.

Sección Serie Valor AG AP AC TOTAL

Tesoreria Comprobantesd e Pago

T 2 0 8 10

Tesoreria Conciliaciones Bancarias

T 2 0 8 10

Tesoreria Correspondencia

T 2 0 8 10


Consideraciones GeneralesEs un requisito previo para solicitar la autorización de eliminación, que el

Archivo Central de la entidad presente su cronograma de eliminación

de documentos, el cual se incluye en el Plan Anual de Trabajo

correspondiente, el que será remitido al Archivo General de la Nación,

hasta el último día hábil del mes de febrero de cada año.

Sección Serie Mes Ejecución

Tesoreria Comprobantesd e Pago Enero 01 propuesta

Tesoreria Conciliaciones Bancarias

Febrero 01 propuesta

Tesoreria Correspondencia Marzo 01 propuesta


Consideraciones Generalesc. El expediente de eliminación deberá contener los documentos que se señalan en el siguiente orden:

1. Oficio o Carta de la entidad dirigida al Archivo General de la Nación,solicitando la autorización de eliminación de documentos.

2. Un (01) Inventario de eliminación. (Ver anexo 11).

3. Una (01) Copia autenticada de la Resolución que aprueba el PCD.

4. Una (01) copia autenticada de cada serie documental propuesta aeliminar, extraída del Inventario de Series Documentales del PCD.

5. Una (01) muestra representativa de cada serie documental, rotulada ydigitalizada en formato PDF, grabado en DVD o CD no regrabable. Lasmuestras documentales en soporte físico no son consideradas necesariaspara la autorización correspondiente.


¿Como solicitar la eliminación de documentos si mi entidad no cuenta con un Programa de

Control de Documentos?


¿Cuáles son los documentos que

conforman el expediente de

eliminación de documentos?

Oficio o Carta de la entidad dirigida al Archivo General de la

Nación, solicitando la autorización de eliminación de

documentos.

Una (01) copia autenticada del Acta de Sesión del Comité

Evaluador de Documentos

Un (01) Inventario de eliminación.

Una (01) muestra representativa de cada serie documental,

rotulada y digitalizada en formato PDF, grabado en DVD o CD no

regrabable. Las muestras documentales en soporte físico no son

consideradas necesarias para la autorización correspondiente.


Selección de Documentos

la selección implica la separación de

documentos para conservar.

En este caso la selección es el retiro de aquellos documentos que han cumplido su ciclo vital o

ameritan ser separados de los demás para efectuar la eliminación correspondiente.

Se seleccionan los documentos por

cada serie documental.

Informe N° 25-MDNA-TESO

Reporte de cuentas bancarias

de la Municipalidad

25.ENE.2001


Informe de ingresos a caja

durante Fiesta de Santa Rosa

27.ENE 2007


Depósito a cuenta bancaria del mes

de marzo

31.ABR.2008

Serie Documental:

CORRESPONDENCIA

Fechas Extremas

2001 - 2008


• Identificar las series documentales de la Oficina o dependencia (sección) y verificar el periodo (años) de retención en la entidad.

SERIES Valor AG AC TOTAL

Libros Caja P 2 28 30

Libros Banco P 2 28 30

Comprobantes de Pago T 2 8 10

Reportes de Caja Chica T 2 8 10

Partes Diarios de Fondos T 2 8 10

Arqueos T 2 8 10

Reportes de Giros Bancarios T 2 8 10

Registro de Retenciones T 2 8 10

Conciliaciones Bancarias T 2 8 10

Recibos de Caja T 2 8 10

Talones de Cheque T 2 8 10

Notas de Abono T 2 8 10

Notas de Crédito T 2 8 10

Correspondencia T 2 8 10

AG = Archivo de Gestión u Oficina

AC = Archivo Central


Ejercicio N° 01

• Vamos a seleccionar las series que deben eliminarse de la Oficina de Tesorería

SERIES Valor AG AC TOTAL

Libros Caja P 2 28 30

Libros Banco P 2 28 30

Comprobantes de Pago T 2 8 10

Reportes de Caja Chica T 2 8 10

Partes Diarios de Fondos T 2 8 10

Arqueos T 2 8 10

Reportes de Giros Bancarios

T 2 8 10

Registro de Retenciones T 2 8 10

Conciliaciones Bancarias T 2 8 10

Recibos de Caja T 2 8 10

Talones de Cheque T 2 8 10

Notas de Abono T 2 8 10

Notas de Crédito T 2 8 10

Correspondencia T 2 8 10

SERIESFechas

Extremas

Libros Caja 1999 - 2017

Libros Banco 1998 - 2017

Comprobantes de Pago 2000 - 2017

Reportes de Caja Chica 2001 - 2016

Partes Diarios de Fondos 2000 - 2017

Arqueos 2016 - 2017

Reportes de Giros Bancarios 2001 - 2005

Registro de Retenciones 2000 - 2004

Conciliaciones Bancarias 2001 - 2016

Recibos de Caja 1999 - 2015

Talones de Cheque 2017 - 2018

Notas de Abono 1997 - 2000

Notas de Crédito 1995 - 2010

Correspondencia 1988 - 2017


Inventario de Eliminación de Documentos N° 01-2019Datos GeneralesEntidad: Municipalidad Distrital de Nuevos AiresUnidad Orgánica: TesoreríaDirección del Archivo: Jr. Amazonas N° 125 - Plaza de Armas

N° de Orden

Serie DocumentalFechas

Extremas

Cantidad de Paquetes o

SacosObservaciones

Cantidad Total de Paquetes o Sacos

Cantidad Aproximada de Metros Lineales

…...............................................Florentino Miranda López

Jefe del Archivo Central


Municipalidad Provincial de Nuevos

Aires

TESORERÍA

TESO 03


Enero - Febrero

2001

001 - 095

Municipalidad Provincial de Nuevos

Aires

TESORERÍA

TESO 03


Febrero - Abril

2001

096 - 150

Se separan los documentos de los archivadoresDe palanca


La mayoría de alturasMide 0.80 a 1.00 metros

Esta medida es la queCuenta para la elaboraciónDel inventario de eliminación


Se digitaliza una muestra documental

La muestra corresponde al Primer año de la serie documentaTambién se incluye muestra del último año

SERIE

DOCUMENTA

L

COMPROBAN

TES DE PAGO

2000 - 2009


Problemas:

• Que los documentos se encuentren incompletos.

• Que los documentos se encuentren desordenados.

• Que no se conforme el Comité Evaluador de Documentos


Conformar el Comité Evaluador de Documentos

• El jefe o encargado del Archivo Central de la entidad elabora un informe solicitando la conformación del

Comité Evaluador de Documentos de la entidad.


Miembros del Comité Evaluador de Documentos

La máxima autoridad quien asume la

presidencia

La oficina de Asesoría Jurídica

La unidad de organización

responsable de los documentos a evaluar

El Archivo Central o el que haga sus veces

quien asume la secretaría técnica.


Reunión del Comité Evaluador de Documentos

• Luego de emitida la resolución de designación del Comité Evaluador de Documentos

• El Secretario Técnico convoca únicamente a la primera reunión para la instalación del Comité

• El CED se instala y coordina la sesión de evaluación del expediente de eliminación.

• En sesión el encargado del archivo central (Jefe o Especialista) exponen sobre las series propuestas a eliminar (de creerlo conveniente) explicando las razones para proponer a su eliminación,


METROS

LINEALES

FECHAS

EXTREMAS

OPINION

FAVORABLE

Acta del Comité

Evaluador En el caso de entidades que solicitan autorización para

eliminar documentos correspondientes a oficinas

desactivadas, en el acta deberá figurar el nombre de la

oficina desactivada y el nombre de la oficina que

asume la función.

El Acta Hará Referencia A Un Procedimiento

Concluido De Valoración. De Esta Forma La

Eliminación Se Efectuará Tomando En Cuenta Las

Conclusiones Y Aprobación Del Comité Evaluador De

Documentos (En Adelante Ced) Del Total De Las

Series Propuestas Por El Órgano De Administración De

Archivos. La Valoración Debe Estar Sujeta A La

Normatividad Legal Vigente.

Deberán consignarse las firmas de cada jefe de la

unidad orgánica, de existir más de una oficina cuyos documentos se evaluará.


Señalar solamente

el número de orden

correlativo

ascendente de las

series documentales

propuestas a

eliminar.Mencionar el nombre de la

serie documental, el cual no

se deberá de repetir más de

una vez, por cada unidad

orgánica.

Indicar la fecha más

antigua y la más

reciente de cada una

de las series

propuestas a eliminar

consignar la cantidad total de los

paquetes o sacos por serie documental.

Todas las unidades de instalación de

forma general, deben estar rotuladas y

numeradas correlativamente

Se deberá indicar si las series

documentales son documentos en

originales, copias, fotocopias, su

estado de conservación si estos

están deteriorados por algún

factor externo.


ACTA DE VERIFICACIÓN

DE MEDICIÓN DE

DOCUMENTOS

PROPUESTOS A

ELIMINAR


Conclusiones

• Los procedimientos y eliminación permiten la descongestión de los archivos.

• Los principios legales y archivísticos permiten canalizar en forma adecuada e idónea la eliminación.

• La responsabilidad de la transferencia y eliminación es solidaria o compartida.


• Algo Más


Código Penal Peruano

• Artículo 372.- Atentado contra documentos que sirvende prueba en el proceso El que sustrae, oculta, cambia,destruye o inutiliza objetos, registros o documentosdestinados a servir de prueba ante la autoridadcompetente que sustancia un proceso, confiados a lacustodia de un funcionario o de otra persona, seráreprimido con pena privativa de libertad no menor deuno ni mayor de cuatro años. Si la destrucción oinutilización es por culpa, la pena será privativa delibertad no mayor de un año o prestación de serviciocomunitario de veinte a cuarenta jornadas.


DECRETO LEY N° 19414

• Artículo 7º.- Las personas naturales o jurídicas que poseandocumentos que, de acuerdo al Reglamento, revistan interéspúblico, histórico o cultural continuaran con la tenencia de losmismos, debiendo inscribirlos en el Registro que para tal efectoabrirá el Archivo General de la Nación y conservarlos en condicionesque garanticen su integridad. Asimismo, están obligados a facilitaral Archivo General de la Nación o a los Archivos Departamentales laobtención de copias mecanográficas, fotográficas o fotostáticas delos documentos que guardan. El incumplimiento de estasdisposiciones determinará la pérdida por el particular del derechode tenencia del documento o documentos a favor del ArchivoGeneral de la Nación.

• Artículo 8º.- Se prohíbe la extracción de documentos de los localesdel Archivo General de la Nación y de los ArchivosDepartamentales.


D.S. N° 022-75-ED Reglamento del D.Ley 19414

• Artículo 17°- Los particulares en posesión de documentos oexpedientes con más de cien años de antigüedad estánobligados a comunicarlo al Archivo General de la Nación o alArchivo Departamental correspondiente en el plazo de un añocontado a partir de la vigencia del presente Reglamento o dela fecha en que se adquiera dicha antigüedad, para lacorrespondiente evaluación, calificación o inscripción en elRegistro. El incumplimiento de esta obligación origina lapérdida del derecho sobre el documento integrante delPatrimonio Documental, sin perjuicio de la pena de multahasta el décuplo del valor del documento según tasación delArchivo General de la Nación.


Decreto Supremo N° 008-92-JUS.Reglamento de la Ley N° 25323

• CAPITULO VIII DE LAS FALTAS Y SANCIONES • Artículo 31°.- Son faltas graves y posibles de sanción las siguientes:

a. La salida ilegal del país de documentos de valor permanente; b. La extracción no autorizada de documentos de los archivos conformantes

del Sistema Nacional; c. Los daños al Patrimonio Documental por negligencia o por acción u omisión

deliberada; d. La apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores

públicos; e. La eliminación de documentos sin observar las disposiciones legales

vigentes; f. El incumplimiento de los plazos por parte de las entidades conformantes del

Sistema, de los administradores de los documentos notariales y de los escribanos a transferir la documentación que por Ley debe pasar al Archivo General de la Nación o Archivo Regional; y

g. La transferencia del Patrimonio Documental de la Nación a terceros sin observar los dispositivos legales vigentes.


D.S. N° 070-2013-PCM Modificatoria del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Ley N° 27806

• Artículo 23.- De la gestión especializada de la información

• El cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21° de la Ley estará a cargo del

Órgano de Administración de Archivos de la Entidad o del órgano o unidad orgánica

que se le hayan asignado las funciones de gestión de archivos de acuerdo al

Reglamento de Organización y Funciones de la entidad. El Órgano de Administración

de Archivos, el órgano o unidad orgánica que haga sus veces garantizarán el acopio,

la organización y la conservación de la información de todas las dependencias de la

Entidad.

• Artículo 24.- Aplicación de las normas del Sistema Nacional de

Archivos

• La creación, organización, administración mantenimiento y control de los archivos

públicos, se rigen obligatoriamente por las normas y políticas emanadas del Sistema

Nacional de Archivos.

• Artículo 25.- Digitalización de documentos e información

• Los procedimientos para la digitalización de los documentos y la información, su

organización y conservación en soportes electrónicos o de similar naturaleza, se

realizarán obligatoriamente conforme a la normativa sobre la materia y las políticas y

lineamientos emanados del Sistema Nacional de Archivos.


Decreto Legislativo nº 1412 Ley de Gobierno Digital

• Prestación de servicios digitales• Artículo 18.- Garantías para la prestación de servicios digitales• Las entidades de la Administración Pública, de manera progresiva y cuando

corresponda, deben garantizar a las personas el establecimiento y la prestación delos servicios digitales, comprendidos en el ámbito de aplicación de la presente Ley,debiendo para tal efecto:

• 18.4 Facilitar el acceso a la información requerida por otra entidad de laAdministración Pública, sobre los datos de las personas que obren en su poder y seencuentren en soporte electrónico, únicamente para el ejercicio de sus funcionesen el ámbito de sus competencias. Queda excluida del intercambio la informaciónque pueda afectar la seguridad nacional o aquella relacionada con la legislaciónsobre Transparencia y Acceso a la Información Pública, o la que expresamente seaexcluida por Ley.

• 18.8 Garantizar la conservación de las comunicaciones y documentos generados através de canales digitales en las mismas o mejores condiciones que aquellasutilizadas por los medios tradicionales.

archivo general de la nacion · la unidad de organización y el ced reciben el asesoramiento,...

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