El ArchivoEl Archivo

Definciones

Funciones

Tipología

Etapas

Fundamentos Teóricos

Definición JenkinsonDefinciones

Son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestion o por sucesores.

H. Jenkinson. 1947.

Def. ShellenbergDefinicionesDefinicionesDefinciones

Son aquellos registros de cualquiera insitución pública o privada que hayan sido considerados ameritar para su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depósitados o escogidos para guardarse en una institución pública.

T.R. Schellenberg. 1956.

Def. LodoliniDefincionesEl conjunto de documentos se forman en el ámbito de una persona física o jurídica en el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como bienes culturales.

E. Lodolini. 1970.

Def. HerediaDefinciones

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona e institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir fuentes de la historia.

A. Heredia.

Def. CIADefinciones

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,

conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Diccionario de Terminología. CIA. 1988.

Def. Dirección de Archivos Estatales de EspañaDefinciones

1. Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus

funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

1. La insitución cultural donde se reunen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

2. El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Normas Técnicas de la Dirección de Archivos Estatales de España.

Def. Ley de Archivos de La RiojaDefincionesSe entiende por archivo el conunto orgánico de documentos, o la agrupación de varios de ellos, reunidos en un proceso natural por cualquier institución pública o privada, persona física o jurídica en ejercicio de sus actividades y conservados como garantía de sus derechos e intereses, como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación o para cualquier otro fin. Así mismo se entiende por archivo la institución donde, dichos documentos orgánicos, se reúnen, conserva, ordenan y difunden para los fines mensionados.

Ley de Archivos de la Rioja, 1994.

Def. Ley de Archivos de Colombia

Conjunto de documentos, seacual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Ley General de Archivos de Colombia. 2000.

Definciones

DefiniciónDefinciones

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha y su soporte material,

producidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creados o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

Def. Puntos ComunesDefincionesPuntos comunes:• Es un conunto de docuementos, sin distingo de su soporte.• Producidos y recibidos como consecuencia del ejercicio de su actividad por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.• Es la institución y el lugar en el que se organizan, conservan y sirven los documentos.• Y esta organización debe ser orgánica, esto es debe respetar los principios de procedencia, de orden natural y original.

Funciones: Antes y AhoraFunciones

Antes

ConservarDocumentos

EruditoArchivo Histórico

Restringidos

Ahora

ServirArchivo

Profesional y Ciudadano

Archivo Histórico y Administrativo

Abiertos

Funciones GuixFunciones

La misión de los archivos es el resultado de las tres siguientes operaciones: 1. Separación, clasificación y examen de todos los papeles, libros y documentos que en el archivo existan. 2. Disposición de los papeles en legajos, rotulación de éstos y su colocación en los estantes. 3. Redacción de los índices, inventarios, registros y demás libros indispensables para el más fácil y pronto servicio.

E.M.Guix. 1902.

Funciones Cortés AlonsoFunciones

1. RECOGER la documentación útil para la Administración, para la investigación, y para los administrados como parte del os bienes culturales de la nación.

2. CONSERVAR en forma segura y ordenada los fondos documentales recibidos.

3. SERVIR los fondos facilitando su uso y conocimiento a la Administración, a la investigación y a todos los administrados que lo necesiten, como consulta o certificación.

V.Cortéz Alonso.

Funciones Cruz Mundet

4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

7. Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.

Cruz Mundet. 1994.

Funciones

Funciones Cruz MundetFunciones

Las funciones están al servicio de:-La administración, entidad o persona generadora del archivo.-Los ciudadanos, de manera especial en los archivos públicos, para ofrecerles la información que requieran.-La investigación y la difusión cultural. Esto no solo con la custodia del patrimonio histórico documental, sino con programas de extensión cultural y educativa.

Cruz Mundet. 1994.

FuncionesFunciones

1. Organización y puesta en servicio de la documentación, durante el periodo de máxima utilidad para la gestión admistrativa y la toma de desiciones.

2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas

3. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

Tipología según generadorTipología

1. Con base en la institución o persona que los genera • Según su existencia, son: VIVOS O

MUERTOS.

• Según su naturaleza, son: CIVILES, REGLIOSOS, PÚBLICOS y PRIVADOS.

• Según el acceso que permiten, son: PÚBLICOS, PRIVADOS.

Tipología según funciónTipología

2. Con base en la función de la documentación que conserva, pueden ser:

• CORRIENTE, DE GESTIÓN O DE OFICINA

• CENTRAL O DE DEPÓSITO

• INTERMEDIO

• HISTÓRICO

Tipología según contenidoTipología3. Con base en su contenido pueden ser:

• Según el volúmen: PEQUEÑOS (-10 Km), MEDIANOS (10 a 15 Km) y GRANDES (+15 Km).• Según el número de fondos: SINGULARES, o MÚLTIPLES.• Según el tipo de material: AUDIOVISUALES, CARTOGRÁFICOS, INFORMÁTICOS.• Según el modo en que está fijada la información: TEXTUALES, ANALÓGICOS, DIGITALES.

Tipología según áreaTipología

4. Con base en el área de influencia e importancia del ente generador: NACIONALES,GENERALES, REGIONALES, PROVINCIALES, DISTRITALES, LOCALES.

5. Con base en su finalidad: ADMINISTRATIVO o HISTÓRICO.

F.J. Sanchís.

Tipología según competenciaTipología

Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito.

Los archivos según la organización del Estado:a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.

Tipología según orden territorial

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Ley General de Archivos de Colombia. 2000.

Tipología

Etapas o Edades Cruz MundetEtapas

De Gestión5 años

Administrativo10 años

Intermedio15-30 años

HistóricoCruz Mundet.1994.

Etapas o Edades HerediaEtapas

Gestion Intermedio Histórico

1era 2da 3era

primarioprimario

y secundario secundario

oficina

ArchivoCentral

y fuera de la institución

Archivo históricoDe la instituciónO fuera de ella

ADMINISTRATIVO

edad

valor

local

A. Heredia.

Principio de ProcedenciaFudamentos Teóricos

Principio de Procedencia(respeto de los fondos)

Los documentos deben conservarse dentro del fondo documental al que pertencen, a lo que es lo mismo, los documentos de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra procedencia. El fondo debe a su vez organizarse de acuerdo a su estructura jerárquica y funcional.

Principio de Orden NaturalFudamentos Teóricos

Principio de Orden Natural

Los documentos se producen con base en un procedimiento, por lo que innatamente unos se van colocando detrás de otros. Lo habitual es que lo hagan siguiendo el procedimiento administrativo. Esta lógica debe primar sobre cualquier otra (incluso cronológica) para la ordenación de la documentación.

Principio de Orden OriginalFudamentos Teóricos

Principio de Orden Orginal

La ordenación interna de un fondo debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activo. Esto es que el archivero no debe modificar el orden de los documentos sino protegerlo. “el mejor metódo que puede aplicar un archivero es precisamente no aplicar ninguno, sino respetar el que le dieran las oficinas productoras para la gestión de sus competencias”. G. Cencetti.