ARCHIVOS Y DOCUMENTOS: ENTRE LA TRADICIÓN Y LA RENOVACIÓN

Bloque I. Fundamentos

I.1. Archivística, archivos y documentos: conceptos, delimitaciones y principios.

La Archivística es la “ciencia de los archivos”. Esto plantea ciertas dudas: ¿realmente es una ciencia o una técnica? No todas las disciplinas son ciencias. Si se acepta que es una ciencia se tiene que conocer qué es lo que la caracteriza como ciencia, hay una serie de requisitos fundamentales.

La segunda cuestión es: ¿hay especializaciones? ¿O todo es un conjunto de temas? Si es posible la especialización, la archivística tiene diferentes ramificaciones.

Cuando una disciplina tiene mucha trayectoria detrás, cuando hay muchos estudios sobre esa materia y se ha llegado a la especialización es un aspecto positivo. La interdisciplinación está bien, pero nunca se puede perder el sentido de globalidad.

Desde el punto de vista político, educativo y científico ha surgido un movimiento contrario a la interdisciplinación. Se tienen que tener muy claro los aspectos generalistas.

La Archivística es relativamente reciente, al igual que sus estudios, pero los documentos objeto de trabajo de esta disciplina son más antiguos. Una persona que se dedique a la Archivística debe conocer muy bien su parcela de trabajo, aunque luego sea posible su especialización, se debe de tener presente la globalidad.

Respuestas:

- Determinar el contenido de la materia archivística- Fijar sus límites y relaciones con otras disciplinas- Definir la disciplina y estudio de los problemas conceptuales y terminológicos- Indicar las divisiones internas de la Archivística y especializaciones sobre determinadas áreas- Desarrollo y evolución histórica de los archivos y de la Archivística.

2. Evolución histórica de la Archivística

La consideración la Archivística como una ciencia exige una visión retrospectiva de su evolución histórica

2.1. De técnica empírica a ciencia auxiliar de la Historia

Se hace necesaria plantearse porqué se escribía y guardaba cierta documentación. En el palacio de Ebla se encontraron una estructuras con unas tablillas con escritura cuneiforme con una organización, además, en el interior de los sótanos donde se conservaban las tablillas habían una serie de canales de riego con aguas circulando por ellos. Los canales de agua eran muy significativos, en los archivos no solo se tenían documentos organizados en una especie de estanterías sino, también se tenía mecanismos de humectación para poder llevar a cabo los procedimientos de conservación de los documentos (por medio de los canales de agua).

Para que haya un archivo tenemos que tener 3 elementos:

- Documentos- Que los documentos están documentados- El servicio

La Archivística empezó como una técnica, como una forma de organización de documentos, y a partir de ahí fue evolucionando. Los documentos encontrados en palacios y templos tenían un funcionamiento de carácter administrativo. Los documentos tienen un carácter inherente.

La gestión de la documentación que tiene Europa va muchos siglos por delante con respecto a EEUU, Canadá,….

Si tenemos que buscar los antecedentes del sistema actual, en Roma es desde donde se arranca, sobre todo hay un elemento catalizador relacionado con el tema de los archivos y la documentación: el asunto de la Iglesia. El Archivo Secreto Vaticano, si se pudiese acceder a toda la documentación a toda la información, se podrían dilucidar muchas cosas; la cancillería Vaticana es una institución muy antigua que podría proporcionar información sobre otras cancillerías europeas. La importancia de guardar la documentación va ligada a la necesidad de justificar determinadas actuaciones y para justificar el poder, se necesita justificar el poder terrenal del Papado (ejemplo Falsa donación Constantiniana). Necesidad de custodiar el archivo, porque es lo que ante el acecho de otras monarquías, de otros señores y tierras colindantes que quisiesen hacerse con el territorio, permite justificar que el territorio es propiedad de la Iglesia.

La clave y la base de la existencia de esos archivos se encuentra en la necesidad de guardar determinada documentación. Además se hace necesario custodiar la información, por eso se llevaron a cabo diferentes medidas de seguridad (Sistema de cerradura de tres llaves, por ejemplo).

Toda esta cuestión se va acrecentando conforme se complican los asuntos de la Iglesia, de la monarquía, de los señores. Tiene mucha fuerza en la edad Media, y ya en la Edad Moderna es vital para la gestión. Carlos I (nietos RRCC) gestionó su Imperio a través de la administración, de la burocracia, de la correspondencia, de las leyes y privilegios de los mandatos.

Todo esto se mantiene hasta el siglo XVIII, siglo en el que se dieron unos sucesos de índole histórica que hicieron tambalearse a la archivística. Lo que hasta ese momento era una disciplina empírica, se convirtió en una ciencia archivística. A día de hoy, la archivística no es una ciencia independiente, se estudia como ciencia auxiliar de alguna disciplina.

Durante el siglo XIX y gran parte del XX la Archivística se desarrollará…

- Ligada a la Diplomática, que es la ciencia o disciplina que estudia los documentos.- Al desarrollo de las propias ciencias históricas.- A la creación de los archivos nacionales. Ejemplo de la creación del Archivo Nacional de Francia.- A la creación de los grandes centros de enseñanza archivística (París, Viena, Milán, Madrid). L’Ecole

des chartes- A la elaboración de formulaciones teóricas como los principios de procedencia y de orden

originario. Hay dos formulaciones teóricas que asentaron las bases y el despegue de la Archivística como ciencia: el principio de procedencia y el principio del orden original u originario.

El principio fundamental de la Archivística es el “Principio de respeto de los fondos o Principio de procedencia”. La primera referencia al denominado fondo documental la sugiere en 1841 Natalis de Wally, jefe de todos los archivos departamentales del Ministerio de Interior de Francia. Natalis habló de “principio de respeto de los fondos”. Hasta 1841, la organización de documentación de archivos nos estaba gestionada adecuadamente, cada persona organizaba la documentación conforme entendía que debía hacerlo, no había unas directrices comunes o un protocolo de actuación. Una de las formas de organización más comunes (error gravísimo que arrastraron los archivos durante mucho tiempo) es seguir el proceso de organización que siguen las bibliotecas, que organizan sus fondos por temáticas. Esta manera de organizar en una biblioteca tiene sentido, se hace de esa manera temática y luego se puede utilizar la forma de organización cronológica,…varias formas de organiza una biblioteca. Las bibliotecas parten de un elemento común, se sigue un mismo protocolo, unos códigos empleados a nivel nacional. Esos códigos se emplearon en la Archivística pero con retraso.

“Principio de procedencia”→ circular de 24 de abril: “Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales et communales”, donde daba a conocer la noción de “fondo de archivo”

- ¿Qué es el fondo de archivo?

Es el conjunto de documentos procedentes de la actividad de un persona física o una persona moral (puede ser una empresa, una entidad, un organismo, una familia,…) cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos al igual que se forman los sedimentos de las capas geológicas, progresiva y constantemente>>. R.H. Bautier. “Les archives” en L’Histoire et ses méthodes.Todas la instituciones, públicas o privadas, todos los organismos producen información que van guardando conforme se van produciendo.

- ¿En qué consiste el “Principio de procedencia” o “Principio de respeto a los fondos”?

Consiste en reunir los documentos por fondos; es decir, juntar los documentos procedentes de la misma familia, la misma entidad, el mismo individuo, etc. Y no mezclar unos con otros.

A cada documento le correspondía un bloque determinado, lo que prima para organizar los documentos es la procedencia, quién gestiona, quién produce,…

Un archivo de unja universidad producirá una documentación universitaria; un archivo de una casa particular producirá una documentación nobiliar privada,…

Como consecuencia de este texto nacía el principio de procedencia, primer fundamento teórico de la Archivística que dará lugar al período de pleno desarrollo o mayoría de edad.

Otras propuestas sobre los orígenes del Principio de Procedencia:

- Bautier → 1328 → Navarra. Bautier da a conocer un ejemplo anterior de ese “principio de procedencia”, cuando el reino de Navarra se separó de Francia, Navarra solicitó que toda la documentación navarra en posesión de Francia sea devuelta; Francia devolvió la documentación que fue generada en Navarra, por cancillería navarra o instituciones navarras, se tendió al origen y a la procedencia.

- V. Cortés→ 1588 → Simancas. En España hay un ejemplo de “principio de procedencia” en el siglo XVI cuando se organizó el Archivo de Simancas bajo la monarquía de los Austrias, bajo el gobierno de Felipe II. La documentación se organizó en relación con los consejos en los que se generó esa información.

- Casanova → 1790 → A.G. Indias. Archivo General de las Indias, se creó en 1790 en Sevilla. Lo que se llevó a Sevilla fueron todos los fondos que produjeron las instituciones indianas, toda la documentación que tenía que ver con la navegación, con los navíos, los cargamentos,…

- J. Papritz → 1791 → Dinamarca. Argumentó algo parecido con respecto al Archivo General de Dinamarca.

Son ejemplos válidos, pero cuestionables como “Principios de Procedencia”. ¿Por qué?:

- Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y en el espacio. Se hablaba de fechas muy concretas. - No fueron precedidos de una teorización, de unos principios científicos. No hubo un antes y

después de esa formulación teórica, no se argumenta científicamente el porqué de la devolución de la información.

- Tampoco les siguieron debates científicos porque no se dieron las circunstancias para que se generasen.

- No lograron aplicaciones universales, efectos en cadena.

La aplicación del “Principio de procedencia” es concreta: el 24 de abril de 1841 debido a Natalis de Wally. A partir de ahí se extendió rápidamente y se dieron debates en torno a ello.

El principio de procedencia ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base a su eje central → La clasificación de los fondos

A la hora de organizar un archivo se hace necesario fijarse en la procedencia, quién tienes los derechos intelectuales sobre esa producción/fondo documental. Hay que saber que la organización de los archivos parte de ese momentos (1841 por Natalis de Wally).

Este principio se fue expandiendo rápidamente a otros países y, en uno de ellos, exactamente en Prusia, fue donde quedó completado. Este principio cobró bastante entidad en Prusia, donde Seybel era director de los Archivos del Estado.

Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip.

¿En qué consiste el registraturprinzip ?

En esencia, este principio decía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias. Mantenimiento de la documentación en el orden principal, lo que significaba que lo primero que se tenía que acometer a la hora de organizar un archivo era agrupar la documentación en materias y en segunda instancia se tenía que mantener el orden que les hubiera dado la oficina de origen en lugar de hacerlo por asuntos o por materias. Lo que no se puede hacer es organizar un archivo por materias como se estaba haciendo en las bibliotecas.

3. ELEMENTOS QUE IDENTIFICAN LA CIENCIA DEL ARCHIVOS

3.1. Métodos archivísticos

3.2. Los principios archivísticos

3.3. El objeto de la Archivística: los archivos

El objeto de la Archivística son los archivos y no los documentos. Mejor aún, son los sistemas archivísticos; es decir, el objeto (archivo) contextualizado, los documentos y las agrupaciones de documentos con los

que mantiene una relación de jerarquía y subordinación, proporcionada por la estructura orgánica y/o funcional en la que se insertan.

3.3.1. ¿Qué son los archivos?

Si acudimos a la RAE o al diccionario del Ministerio de Cultura nos aparecen las siguientes acepciones:

- Lugar (físico, ubicación, edificio o instalaciones) → en la Ley de patrimonio Histórico Español de

1985 está dedicada a la sección de patrimonio y recoge la consideración del archivo como una institución, un documento y como un lugar físico.

- Institución (entidad generadora de documentos) - Material (conjunto de documentos) → muchos documentos.- Depósito (recinto o estancia concreta dentro de una institución) → en las instituciones públicas,

dentro de una oficina hay una habitación en la que se deposita toda la documentación generada en dicha oficina.

- Colección de documentos

3.3.2. Los documentos y su ciclo vital

El concepto de documento es amplio y “omnicomprensivo”, e incluye los documentos de carácter científico, técnico, literario, religioso, etc. y también los documentos de archivo, que son los producidos por personas u organizaciones, de carácter administrativo, en el ejercicio de sus funciones.

La génesis documental constituye el comienzo del ciclo vital de los documentos.

Una vez creado el documento y acumulado por el productor su utilización y valor van a marcar tres etapas o edades, de gran incidencia en la gestión de documentos.

El documento de reciente creación se lleva al archivo de oficina, al archivo de gestión (entre 0 y 5 años), el archivo de consulta esporádica se lleva al archivo central (más de 5 años) y el archivo de consulta ocasional se lleva al archivo histórico.

TEMA 2: EL ARCHIVO. FUNCIONES Y TIPOLOGÍA

1. IDEAS Y CONCEPTOS

Parte de la confusión existente entre la gente sobre los archivos se debe en parte la tendencia de guardar determinada documentación, determinados libros, guardarlos para poder trasmitirlos.

Antes habían edificios en mejores y perores condiciones. Actualmente la documentación está mejor conservada y hay investigadores. ¿Qué condición se tiene que dar para que tengamos un archivo?

- Documentos- Organización de los documentos- Servicios. En el caso del Archivo Municipal de San Vicente no hay servicio, ya que éste no admite

investigadores

2. EL VOCABLO “ARCHIVO”

Este término es antiguo pero a lo largo de los siglos ha recibido diferentes denominaciones:

- Scrinium- Tabularium- Sacrarium- Armariun- Archivum (archeion)

Archivo diocesano de Orihuela

Manchas de humedad en el suelo, diferentes estanterías (unas de madera, otras metálicas,..)

Archivio (italiano)

Archivo (castellano)

Arxiu (valenciano)

Archivio (portugués)

Archive (francés)

- Acepciones de Archivo

o Lugar (físico, ubicación, edificio o instalaciones) o Institución (entidad generadora de documentos) o Material (conjunto de documentos) o Depósito (recinto o estancia concreta dentro de una institución) o Colección de documentos

3. CONCEPTO DE ARCHIVO

o ¿Qué compone un archivo?- Un conjunto de documentos

o ¿Quién los crea?- Reunidos, producidos y recibidos por una persona o institución pública o privada.

o ¿Cómo se conserva?- En razón de sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte.

o ¿Para qué se conserva?- Se conservan como testimonio e información y están al servicio de la investigación, cultura y

gestión administrativa. Sirven para probar algo.

- Definición de Archivo

<<Conjunto de documentos reunidos, producidos y recibidos por una persona o institución pública o privada, en razón de sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte, que se conservan como testimonio e información y están al servicio de la investigación, la cultura y la gestión administrativa>>

(J.R. Cruz Mundet. Manual de Archivística. Fund. Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 2001. Págs. 89-92)

- Definición d Archivo según la ley 16/1985 del PHE

<<Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos>>.

Puede hacerse cargo de documentación externa, si ésta corre peligro de pérdida o deterioro

ARCHIVERORecoge todos los documentos de archivo de su institución

4. TIPOLOGÍA DE ARCHIVOS

- Sistematización de Archivos

1. Según la relación que mantenga el archivo con la institución o entidad que lo ha creado

1.1) Con relación a su existencia

* Vivo (abierto) → Cuando la institución sigue viva, sigue produciendo o recibiendo documentos. Ejemplo: Archivo de Elche

* Muerto (cerrado) → Ya no hay más documentación. Ejemplo: Archivo de la Inquisición

1.2) Con relación a la naturaleza de la institución

* Civil

* Religioso→ se puede decir “eclesiástico” ya que este es un término que se refiere a la religión católica. Eclesiástico se refiere sólo a la estructura o jerarquía de lo que es el clero secular.

2) Según la función que ejercen en la entidad o institución

2.1) archivo de gestión (archivo de oficina) →

2.2) archivo depósito o intermedio →

2.3) archivo histórico →

3) Según el organismo productor

BIBLIOTECARIO Recoger = coleccionar

3.1) archivo público → el que está enmarcado en el derecho público

3.2) archivo privado → el que está enmarcado en el derecho privado

3.3) archivo militar → es un espacio de indefinición a la hora de clasificarlos.

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Son universalmente imprescindibles e inalienables, de propiedad pública y no pueden ser destruidos.

ARCHIVO PRIVADO: según su dependencia con instituciones enmarcadas en el derecho privado. En función de su actividad, se dividen en: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresa.

4) Según su categoría

4.1) locales

4.2) provinciales

4.3) regionales // autonómicos

4.4) generales

5) Según la edad del documento

5.1) archivo de gestión

5.2) archivo intermedio

5.3) archivo histórico

6) Según los fondos que contenga

6.1) singulares

6.2) múltiples

7) ¿Según su soporte?

7.1) audiovisuales

7.2) cartográficos

7.3) fotográficos

7.4.) especiales…

5. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

1. Organizar la documentación administrativa útil y vigente (fase pre-archivística)

2. Recibir e ingresar la documentación.

1º La administración

2º Los ciudadanos

3º La investigación y difusión cultural

3. Conservar (prevención, restauración y reproducción).

4. Organizar: clasificación y ordenación

5. Describir la documentación: instrumentos que facilitan el conocimiento y control del fondo, así como su recuperación.

6. Instalar la documentación.

7. Servir: comunicar, difundir y hacer accesible la documentación.

6. ETAPAS DE LOS ARCHIVOS

- ARCHIVO DE GESTIÓN →- ARCHIVO ADMINISTRATIVO →- ARCHIVO INTERMEDIO →- ARCHIVO HISTÓRICO →

Bloque II. Documentos y agrupaciones documentales

II.1 El documento. El documento de archivo. Clasificación, agrupaciones y tipología.

Según la categoría jurídica del autor, de la persona o institución generadora de los documentos:

A. Documentos públicosB. Documentos privados

A. Documentos públicos- Proceden o emanan de una autoridad pública, están realizados de forma pública y se refieren a asuntos de

Derecho Público. Ejemplos: documentos legales, de gobierno o administración, municipales, etc.- Pero también incluye documentos públicos por su destino. Por ejemplo: de notarios, empresas públicas, o

documentación ingresada en archivos públicos.

B. Documentos privados- Se refieren a asuntos de derecho privado y emanan de personas particulares.- Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ninguna

autoridad pública (eclesiásticos, empresariales, patrimoniales o familiares, personales, etc.)- Un documento privado puede adquirir la calidad o connotación de documento público cuando es

presentado ante notario público.

Con respecto a un acto jurídico, mercantil, administrativo, etc., el documento privado es el que recoge la voluntad de quien lo otorga; por ejemplo, si se trata de un documento de compraventa, recoge la voluntad de las partes de transmitir la propiedad de una finca.

Documento público Documento administrativoGenerado legalmente por una autoridad facultada para expedir documentos fehacientes en el ejercicio de su reconocida función pública.Ejemplo: leyes, reglamentos, sentencias… (son documentos públicos, pero NO administrativos)

Se genera en la gestión de asuntos públicos o privados, por personas físicas, jurídicas, instituciones o administraciones, tanto públicas como privadas.Las entidades privadas, pues, pueden generar documentos administrativos, caso de la TIU de la Universidad de Alicante, o un libro de cuentas de una mercantil.

Documento público-administrativo

- Producidos por las personas o instituciones públicas en el ejercicio de sus funciones. Es la Intersección de los dos primeros.

- Ejemplo: certificado médico, título académico

Tiene la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas (Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común)

Tienen la función de:

- Constancia: asegurar la pervivencia de las actuaciones administrativas y demostrar su existencia, efectos, vicios y derechos a que haya dado lugar.

- Y de Comunicación: de los actos de la Administración, tanto interna como externa.

La clasificación más general de los documentos públicos administrativos es:

a) de Decisión: Resoluciones y acuerdosb) de Trasmisión: Notificaciones, Publicaciones, Comunicacionesc) de Constancia: Actas, Certificados, Certificado producido por silencio administrativod) de Juicio: Informes

Características de los documentos administrativos

1. Son emitidos por un órgano administrativo.2. Producen efectos: frente a terceros o en la propia organización administrativa (efectos jurídicos,

administrativos o comunicativos).3. Su emisión es válida siempre y cuando cumplan los requisitos formales exigidos por las normas que regulan

la actividad administrativa.4. Son seriados: se producen de forma individual y con el paso del tiempo constituyen series.5. Son exclusivos.

Requisitos de los documentos públicos administrativos

Piezas documentales simplesEj. Carta, Real cédula, etc.

Piezas documentalescompuestas o

Unidadesarchivísticas

Clasificación de los documentos de archivo

- Autenticidad.- Integridad.- Conservación.- Recepción por el destinatario (notificaciones).

También:

- Fiabilidad- Manejabilidad

I.2. Los archivos. Funciones, tipologías y administración

Bloque III. Gestión y organización de los documentos en el Archivo

III. 1. La organización de documentos: clasificación, ordenación e instalación.

III.2. Ciclo vital y gestión de documentos. Identificación, valoración, selección y eliminación

III.3. La descripción. Normalización descriptiva.

III.4. Gestión de documentos electrónicos. Archivos electrónicos

Bloque IV. Servicios de Archivo

IV.1. Servicios de difusión y acción cultural. Archivos e internet. La investigación en archivos

Bloque V. El acceso a los documentos

V.1. Derechos de acceso, consulta y reproducción. Regulación jurídica.

Bloque VI. La conservación preventiva

V.1 Preservación y conservación de archivos y documentos.