LA PAUTA DE MANTENCION EN UN SISTEMADE ADMINISTRACION DE MANTENCIN

1.- INTRODUCCIN

La Pauta de Mantencin es fundamentalmente una herramienta de apoyo a la gestin de mantenimiento y que muchos Administradores de esta actividad, no han aprovechado todas sus potencialidades para la mantencin de equipos e instalaciones.

Esta simple herramienta de apoyo, ofrece al mantenedor las siguientes ventajas principales:

- Permite definir secuencialmente y con un mtodo optimizado, las actividades de un trabajo de mantencin.

- Permite definir la cantidad de mano de obra y materiales requeridos por cada actividad de un trabajo de mantencin.

- Permite valorizar la ejecucin de un trabajo cotizarlo con distintos Ejecutores para seleccionar el ms conveniente.

- Permite introducir atributos de control para captar variables de comportamiento de equipos y, predecir fallas.

- Permite establecer actividades o comentarios para prevenir accidentes o prdidas en las operaciones industriales o para una mejor investigacin en caso de incidentes.

- Permite codificar las actividades y obtener informacin estadstica para racionalizar gastos y optimizar recursos, como asimismo permite corregir deficiencias y actualizar prcticas o procedimientos.

- Permite analizar y establecer ciclos econmicos y secuencias lgicas en familias de equipos iguales.

- Permite captar la experiencia y servir como gua o mtodo de trabajo, en caso de no existir el personal especializado.

- Permite definir en mejor forma los planes matrices y de presupuestos de los trabajos de mantencin por equipos.

- Permite estructurar y valorizar en mejor forma, el presupuesto de mantencin.

- Permite una mejor planificacin, programacin, ejecucin y control en los trabajos.

- Permite un mejor control de los Servicios de Terceros.

Permite transferir acervo tecnolgico.

En resumen, con el desarrollo de este tema se quiere destacar las ventajas de aplicar Pautas de Mantencin en los trabajos ms relevantes y no repetititivos, y con ello simplificar el trabajo, reducir costos, mejorar el control, reducir riesgos de accidentes y prdidas captar, aprovechar e intercambiar el conocimiento tecnolgico y administrativo que poseen los mantenedores.

2.- DEFINICIONES

Pauta

Es un conjunto de actividades a desarrollar y los recursos requeridos para su realizacin, durante la intervencin de un equipo o instalacin.

Sub-conjunto

Es una clasificacin de equipos e instalaciones iguales, dentro de un TIPO, que tiene ciclos de Pautas y estructura (desglose tcnico) comn.

Unidad Controlable de Mantencin (U.C.M.)

Es la entidad sobre la cual se desarrolla el proceso de Mantencin y sobre esta unidad bsica y entera se debe controlar toda actividad presente y futura. Las UCPI, constituyen la mayora de los bienes en activo fijo de la Empresa.

Ciclo Bsico

Es un conjunto de Pautas ordenadas de acuerdo a su frecuencia tpica de aplicacin y que ha sido determinado para una familia de equipos iguales o Sub-conjunto.

Ciclo Especfico

Es un conjunto de Pautas de un Ciclo Bsico para un determinado equipo o instalacin de un Sub-conjunto o UCM, en que cada Pauta tiene definida una frecuencia de aplicacin.

Plan Matriz

Es la proyeccin del conjunto de actividades de Mantencin contempladas en ciclos, secuencias de intervencin y nuevos requerimientos, asociados al conjunto de UCM. El Plan Matriz, puede ser operacional y corresponde a un Plan de corto Plazo que apoye a mantencin en su gestin, a travs de la entrega de informacin relativas a las intervenciones a ejecutar sobre los equipos e instalaciones y el Plan Matriz de Presupuesto, es la proyeccin anual de todas las actividades de mantencin a ejecutar sobre el conjunto de UCM; comprometindose las actividades de los ciclos y secuencias del Plan Matriz Operacional y los ciclos de Presupuesto..Mantencin Preventiva

Son los trabajos relacionados con inspecciones, lubricaciones, ajustes y reparaciones menores, y que dado su carcter rutinario, favorece la planificacin de actividades y la creacin de la correspondiente Pauta de Mantencin.

Mantencin Planificada

Son los trabajos de Mantencin que por su detencin oportuna, pueden ser planificadas las actividades a ejecutar y que dado su carcter rutinario o cuya ejecucin se efectuar en un plazo o fecha determinada, lo que corresponde a una Pauta de Mantencin.

Categora de Trabajo

Es una clasificacin de los trabajos de Mantencin de acuerdo a su grado de planificacin, origen y oportunidad.

Esta clasificacin permite una cuantificacin de los recursos de Mantencin y establecer los programas y metas. Las categoras, pueden identificarse con los siguientes cdigos:

CdigoCategora de Trabajo

1 Mantencin Preventiva

2 Mantencin Planificada

3 Mantencin No Planificada

4 Mantencin de Emergencia

5 Otros trabajos

Frecuencia Tpica

Es la frecuencia de aplicacin caracterstica del conjunto de actividades correspondientes en una Pauta de Mantencin y que slo tiene un carcter referencial.

Pauta de Presupuesto

Es una Pauta de Mantencin, definida para la realizacin de un trabajo especfico y que tiene el carcter eventual, distinguindola de las Pautas que constituyen actividades normales de Mantencin, pero que requieren ser valorizadas en el Plan Matriz de Presupuesto.

Estructura

Es una desagregacin lgica y tcnica de un Sub-conjunto por niveles; a los cuales se les puede dotar de potencialidades de informacin, mediante relaciones o atributos.

3.- ANTECEDENTES CONCEPTUALES

La Pauta de Mantencin nace del conocimiento y experiencia de los Mantenedores, de las recomendaciones de los fabricantes, de los antecedentes de registro histrico y de los estudios del trabajo que se hayan efectuado a las actividades de Mantencin; por lo tanto, esta herramienta de apoyo permite registrar este conocimiento para ser utilizado como una gua de trabajo, para capacitar a personal nuevo, o como un estndar para el proceso de planificacin y control

Las Pautas de Mantencin, se asocian a un concepto de "Sub-conjunto" y corresponde desde trabajos rutinarios hasta reparaciones mayores de un equipo o instalacin, denominado Unidad Controlable de Mantencin (UCM) y su caracterstica la constituye su frecuencia o perodo de aplicacin.

Las Pautas de Mantencin, debern ser revisadas peridicamente por parte de la Ingeniera de Mantencin, a objeto de corregir deficiencias, mtodos, tiempos o recursos utilizados.

La Pauta de Mantencin est constituida principalmente por:

- Antecedentes generales.- Actividades.- Mano de Obra.- Materiales y Repuestos.- Control de Componentes.

Las Pautas de Mantencin, slo pueden constituir trabajos planificados, correspondientes a mantenciones preventivas y mantenciones planificadas.

Una Pauta de Mantencin, puede ser cotizada o valorizada, es decir, sus elementos de costos de Mano de Obra, Materiales, Otros Gastos, Servicios y Suministros, pueden ser valorizados para conocer oportunamente el valor del trabajo y as poder tomar la mejor alternativa de ejecucin o para efectuar modificaciones en su frecuencia de aplicacin.Una Pauta de Mantencin puede ser parte de una Orden de Trabajo de Mantencin y en un Sistema de Mantencin puede generarse automticamente..En un rea de Mantencin, pueden formarse archivos de estndares con Pautas de Mantencin para ser utilizadas en la planificacin, programacin y ejecucin de los trabajos de mantencin.

4.- ESTRUCTURA DE LA PAUTA DE MANTENCION

Para estructurar una Pauta de Mantencin, es conveniente disponer de formularios, a objeto de crear, modificar o eliminar antecedentes mediante un anlisis y estudio de la Pauta. Con esta informacin estructurada, se facilita su ingreso a un Sistema y sirve de respaldo al Administrador del rea de Mantencin.

Una Pauta de Mantencin, puede estar estructurada de la siguiente forma:

a) Antecedentes Generales.

Estos antecedentes permiten identificar las caractersticas propias de una Pauta, destacando algunos, tales como: cdigo, descripcin, frecuencia tpica, tiempo de detencin de la UCM, valorizacin de la Mano de Obra, Materiales, Servicios y Suministros, etc.

b) Actividades.

Las actividades de una Pauta de Mantencin son listados de actividades, comentarios o instrucciones, ordenadas secuencialmente con su respectiva codificacin, si se requiere; el tiempo de ejecucin de cada una, el cdigo de clasificacin (D: Dato; C: Comentario; S: Seguridad; M: Mantencin), el ejecutor de la actividad y la unidad de control de la variable a medir.

c) Materiales.

Los materiales de una Pauta de Mantencin, pueden definirse por Cdigo de Actividad, indicando el respectivo cdigo y descripcin del material o repuesto y la cantidad requerida. Si no se requiere definir los materiales por actividad, se crea una ficticia que incluya todos los materiales y repuestos de la Pauta.

d) Mano de Obra.

La mano de obra de una Pauta de Mantencin, puede definirse por cdigo de actividad, indicando el respectivo cdigo y descripcin de la ocupacin (mecnico, elctrico, ayudante, etc.), la cantidad de personas por ocultacin y el tiempo de ejecucin. Al igual que para el caso de las Actividades y Materiales, puede definirse una actividad ficticia que incluya todo el personal requerido para efectuar la Pauta.

e) Control de Componentes.

Cuando se cambia un repuesto que ha sido definido en la Estructura del Sistema como componente de control, debe quedar explcitamente indicado en la Pauta respectiva, de tal forma que la Orden de Trabajo no pueda ser cursada si no se indica el cambio, a objeto de conocer su duracin, costos y tiempo de tensin de la UCM.

5.-VENTAJAS PRINCIPALES

La Pauta de Mantencin corno herramienta de apoyo a la gestin de Mantenimiento, ofrece una serie de ventajas de fcil desarrollo y aplicacin para los administradores de esta actividad.

Para una mejor gestin en la mantencin de equipos e instalaciones, pueden desarrollarse las siguientes potencialidades de la Pauta:

- En las Actividades

Generalmente las Pautas son listados de actividades a desarrollar con una frecuencia estndar pero con el conocimiento, experiencia, registro histrico y estudios del trabajo, estas actividades pueden estructurarse secuencialmente y con un mtodo optimizado, de tal forma que a cualquier Mantenedor de poca experiencia le sirva corno gua para efectuar el trabajo con la misma calidad y seguridad que un Mantenedor experimentado. Las actividades pueden ser codificadas y mediante sistemas, obtener informacin estadstica, la que puede ser analizado por un Ingeniero de Mantencin para corregir deficiencias, racionalizar gastos y optimizar recursos, ya sea modificando los ciclos o efectuando innovaciones en el mtodo, en la calidad y cantidad de materiales y en la Mano de Obra utilizada

Una actividad puede corresponder a un comentario y en cada actividad que se requiera puede definirse una clasificacin de control, tales como: desgastes, amperajes, temperaturas, niveles, vibraciones, etc. y as de esta forma poder analizar las variables de control para prevenir fallas o comportamiento de los equipos.

A cada actividad dentro de una Pauta, pueden asociarse Mano de Obra, Materiales, Servicios y Suministros, a objeto de visualizar y racionalizar oportunamente los requerimientos de recursos y cotizar el trabajo si es necesario.

- En los Materiales

Del anlisis de la cantidad y costos de los materiales y de la frecuencia tpica de la Pauta de Mantencin, puede identificarse materiales, repuestos o componentes que afectan la detencin de equipos, los costos, la calidad, los riesgos de prdidas en las operaciones industriales y los stocks en bodegas y paoles.

A travs de los cdigos de materiales y repuestos (o nmero de parte), pueden consultarse los saldos en bodega y la gestin de Abastecimiento en el proceso de la adquisicin y entrega al usuario.Los materiales definidos en una Pauta, facilitan la programacin de los trabajos de mantencin, al asegurarse que todos se encuentren disponibles en cantidad, especificaciones y calidad, antes de fijar la fecha de ejecucin.

- En la Mano de Obra

Del anlisis de la cantidad y ocupacin de la Mano de Obra definida para cada actividad de una Pauta, puede identificarse la mala utilizacin de este recurso o el requerimiento de un apoyo puntual calificado. Con la Mano de Obra definida para cada Pauta, es fcil identificar la cantidad por ocupacin requerida en el proceso de planificacin de los trabajos de mantencin.

A travs de la clasificacin de la Mano de Obra por categora de trabajo, es posible analizar el comportamiento de la mantencin de los equipos e instalaciones y tomar medidas oportunas que permitan cumplir las Polticas y Metas establecidas en Mantencin.

- Frecuencia y Ciclos de Pautas

Mediante el anlisis de la frecuencia de aplicacin y ciclos de Pautas definidos para una UCM, es posible establecer ciclos econmicos, sin afectar la disponibilidad de los equipos e instalaciones. Adicionalmente con la holgura de aviso, puede tomarse la decisin de adelantar o atrasar la frecuencia de aplicacin de la Pauta, adems que esta holgura permite al Administrador de Mantencin conocer la efectividad de los programas.

- La Pauta en la Prevencin de Riesgos Operacionales

Mediante la clasificacin de las actividades de una Pauta, pueden definirse instrucciones como una actividad a desarrollar, que obligue al Ejecutor a cumplirla o corno una actividad "Dato" que obligue al Ejecutor a tomar variables de control previamente establecidas. Estas instrucciones de seguridad, ms la secuencia lgica de las actividades a desarrollar, definidas a travs de un estudio del trabajo, permiten prevenir accidentes o prdidas en las operaciones industriales y en una situacin no deseada, permiten una mejor investigacin en caso de incidentes.

- La Pauta en el Proceso de Planificacin

En un Sistema de Administracin, con la aplicacin de ciclos de Pautas por UCM, se genera automticamente el Plan Matriz Operacional para un determinado plazo (hasta 3 meses), lo que permite identificar y obtener oportunamente los recursos necesarios para efectuar el proceso de programacin de los trabajos de mantencin (Pautas de Mantencin u Ordenes de Trabajo).

- La Pauta en la Ejecucin

Para el Ejecutor de Mantencin, la Pauta es una herramienta de apoyo que le sirve como gua o mtodo para efectuar el trabajo, para revisar los materiales utilizados antes de efectuar el trabajo y para verificar si estn disponibles los recursos de Mano de Obra y Servicios de Apoyo requeridos. Adicionalmente los antecedentes de la Pauta, permiten coordinar en mejor forma con Operaciones la detencin y puesta en marcha del equipo o instalacin a intervenir.

- La Pauta como un Ente de Control

Mediante los antecedentes de estructura de una Pauta, es posible controlar en mejor forma la productividad de la Mano de Obra del personal de Mantencin, los costos, los trabajos derivados a terceros, la utilizacin de los materiales definidos y los repuestos o componentes que tengan definido un atributo de control en la Estructura del Sub-conjunto dentro del sistema- La Pauta en el Presupuesto de Mantencin

Al generarse un Plan Matriz de Presupuesto en el Sistema, ste toma todas las Pautas del Plan Matriz Operacional y las Pautas de Presupuesto que se hayan creado, las valoriza, agrupando los gastos por Mano de Obra, Materiales, Otros Gastos y Servicios y Suministro. Asimismo, agrupa los materiales utilizados con su Identificacin, Cantidad, Valor Unitario y Valor Total; con estos antecedentes es posible identificar los tems con mayor gasto y estudiar alternativas de mejoramiento.

Por otra parte, con los antecedentes de Consumo de Materiales, es posible hacer buenos pronsticos de consumo al rea de Abastecimiento, de tal forma de aumentar la rotacin del inventario y reducir stock.

6.- CONCLUSIONES

Siendo Mantencin una actividad que consume alrededor del 25% de los gastos operacionales de la empresa, ocupa un 35% de la dotacin total, y representa el 80 % del stock total de materiales, requiere de herramientas de apoyo que le permitan mejorar su gestin. La Pauta de Mantencin es una de ellas, ya que desarrollando sus potencialidades puede lograrse, en mejor forma, el cumplimiento de los objetivos y metas de mantencin con la ms alta productividad y eficiencia.

En resumen, a esta herramienta de apoyo a la gestin, se le debe aprovechar sus potencialidades, lo que permitir obtener, entre otros, los siguientes beneficios:

-Mayor productividad y eficiencia.-Mejor planificacin y control.-Simplificacin del trabajo.-Transferencia de conocimientos tecnolgicos.-Prevencin de riesgos de accidentes y prdidas operacionales.-Reduccin de costos.

PASOS A SEGUIR PARA OPTIMIZAR EL MANTENIMIENTO

Los elementos para mejorar el trabajo de mantenimiento son:

3.1.- Organizacin3.2.- Planificacin, Programacin y Evaluacin3.3.- Costo y presupuesto de mantencin.3.4.- Materiales y repuestos.3.5.- Indicadores de la gestin.3.6.- Documentos.3.7.- Datos generales.

3-1- Organizacin:

Se entiende por organizacin a la accin de distribuir armnicamente de acuerdo a las condiciones existentes (actuales o futuras) los recursos humanos y materiales disponibles con el propsito de poner en accin un plan. Es una estructura administrativa funcional que incluye relaciones pre-establecidas, para lograr un objetivo.

Los pasos a seguir para crear una organizacin de mantenimiento son:

3.1.1.- Establecer objetivos:

Optima disponibilidad de equipos e instalaciones.Proteccin, preservacin y mejoras de los activos para lograr el objetivo.Realizar o lograr un presupuesto planeado.Coordinar las actividades con aquellos ejecutivos y mandos medios.Coordinar los tiempos de parada de las maquinas, para ejecutar la mantencin preventiva-predictiva.

3.1.2.- Definir las funciones para lograr objetivos.

Las funciones de mantenimiento para determinar el porcentajede horas hombres (H/H) son:

3.1.2.1.- Funcin Rutinaria:

-Lubricacin.-Inspeccin preventiva,-Pequeos ajustes.-Instrumentacin.-Test de vibraciones.-Aseo y limpieza de reas, equipos y sistemas.- Proteccin y medidas de seguridad.

3.1.2.2.- Funcin Planeada:

Se planea cuando deben realizarse.

- Inspeccin y certificacin.- Detenciones peridicas de una unidad (por cada tantos aos; mantenimiento preventivo).- Revisin completa del equipo.- Modificaciones mayores.- Nuevas instalaciones, montajes y construcciones.

3.1.2-3.- Funciones no Repetitivas:

- Reparaciones debido a fallas (espordicas, no prevista).- Emergencia.- Cambios, mejoras ingnienles (de planificacin).- Construcciones o instalaciones de equipos nuevos.- Administracin a subcontrato.- Almacenamiento y recuperacin de materiales.

3-1.3.- Particularidades propias de la empresa.

Son las consideraciones que hay que tomar. Se hace un razonamiento o cuestionamiento dependiendo de la organizacin.

- Satisfaccin en cuanto a equipos. Lugar de trabajo.- Tipos de organizacin.- Edad de la planta y equipos.- Ubicacin de los talleres.- Tamao y complejidad de la operacin.- Especialidades que se necesitan.- Si hay turnos, se debe considerar personal necesario.- Control (cuanta gente maneja un Supervisor).

3-1.4.- Definir las reglas y sistemas de comunicaciones.

- Se debe desarrollar programas para establecer polticas, procedimientos, definiciones de responsabilidades y autoridad.- Preocuparse del entrenamiento del personal.- Desarrollar sistemas de comunicaciones:-Codificacin e identificacin de los equipos.-Codificacin para los materiales y repuestos.-Cdigos de cargos contables.-Hoja de vida del equipo.-Ordenes de trabajo.-Pedidos de materiales o repuestos. - Desarrollar planificacin y control. - Ver qu informacin se requiere para representar lo que se est haciendo (costo de mantencin, porcentaje de equipos que funcionan, etc.).

3.1.5.- Definir funciones administrativas y de apoyo.

- Planificacin y programacin.- Control de trabajo pendiente.- Control de tiempo en que los equipos estn detenidos.- Trabajo que se est ejecutando.- Control de inventario de herramientas.- Manejo de los materiales.- Mediciones (Vibracin, espesor, aislamiento elctrico para mantencin sintomtico, etc.).- Anlisis de fallas (Ing. de Mantencin).- Manejo de recursos humanos.- Control de mantenimiento preventivo. Manejo de contrato, trabajos por terceros (contratistas).

Se puede concluir que no hay una estructura nica para una organizacin, pues depende de todas las variables expuestas; por lo tanto se puede decir en forma general que existen dos tipos de organizacin.

a) Centralizada.

Esta organizacin es para empresas pequeas, se usa cuando las unidades estn cerca unas de otras.

Es un esquema eficiente en cuanto al uso de recursos; se puede Justificar un mejor nivel de especializacin; si hay una emergencia en una unidad hay recurso humano para atender esto.

b) Descentralizada

3.2-1.- Planificacin:

Qu es planificar?

Es fijar normas u objetivos en base a una adecuada previsin. Es fijar normas u objetivos en base a una adecuada previsin. - Es formar polticas o normas generales que ayuden a las personas que estn involucradas en dicha planificacin a lograr las metas propuestas. - Es establecer las actividades necesarias para lograr los objetivos y determinar las secuencias de dichas acciones. -Es establecer el itinerario para la realizacin de cada uno de los pasos. Es establecer presupuestos respectivos. - Es establecer los procedimientos que deben adoptar quienes juegan un papel dentro de los planes trazados para cumplir su cometido en una forma coordinada y sistemtica. -Es tomar decisiones.

Cundo se debe planificar?

Siempre debe efectuarse, y especialmente cuando se carece de recursos, y cuando hay escasez de horas/hombres (pues ste es un aspecto importante en la planificacin).

Cmo se debe planificar?

Hay que ver, que se va hacer, quienes lo van hacer, cuando y como se va hacer.

Se puede planificar a corto, largo plazo o de accin inmediata. Planificar a largo plazo (10 aos) no es conveniente por los problemas que puedan surgir. Las mejores planificaciones se hacen a corto e inmediato plazo, puesto que ao a ao se trabaja con variacin del valor del dinero y los presupuestos se ven afectados.

Quin debe planificar?

Esto lo hace un planificador que debe cumplir con ciertos requisitos de.

- Conocer el trabajo administrativo y de terreno.- Tener ascendiente sobre los trabajadores.- Tener aceptacin por parte del grupo de trabajo.- Que sea capaz de "Comparar v/s realizado".- Tener habilidad administrativa.- Disponer de elementos necesarios para cumplir los objetivos.

En resumen, planificar es un estudio que evala los hechos pasados y el momento presente, para luego establecer la accin futura, y fijar el camino ptimo a seguir en el plan de trabajo.

3-2.2-- Programacin:

Es la fase final de la planificacin, y es necesaria para determinar cmo, cundo y porqu con los materiales, mano de obra y dems posibilidades econmicas, se concretarn el camino ptimo que se ha planificado y que se ejecutarn con los elementos disponibles, determinndose ciertos parmetros para ahorrar trabajos de mantencin (tiempo, duracin, etc.).

La programacin involucra:

- Establecer actividades en unidad de trabajo.- Situar las unidades de trabajo en el tiempo- Asignar los recursos humanos y materiales necesarios en los diferentes perodos de programacin.

Debe haber una orden de entrada y debe tomar en cuenta varios factores, tales como:

1.- Prioridad: Dependiendo del tipo de trabajo, si es emergencia (es importante saber identificarlo) se debe tener reserva de H-H (horas/hombre), si es trabajo normal o mantencin preventiva.

2.- Disponibilidad de recursos: Hay tres factores: - Materiales/Repuestos. - Equipos (limitados). - Especialidades.

3.- Fecha de trmino deseada: Son los tiempos esperados para el trmino de la ejecucin del trabajo.

La combinacin de estos tres aspectos permite la programacin de las rdenes de trabajo (0.T.), y ste programa de trabajo puede ser diario, semanal o mensual.

3.2.3. Evaluacin.

Todo sistema organizado, planificado y programado, luego de puesto en operacin debe ser peridicamente evaluado, estableciendo controles suficientes para poder definir luego de cierto tiempo cualidades o defectos del sistema implantado y averiguar si ha rendido como se esperaba, puesto que una buena planificacin y programacin, no asegura que el trabajo resulta ptimo, pues esto depende del supervisor y especialista que avalan los resultados del programa de trabajo trazado.

COSTOS Y PRESUPUESTOS DE MANTENCIN.

3.3.1.- Costos.

Todos los equipos tratados ya sean de alto o bajo mantenimiento preventivo encarecen el costo total de mantenimiento.

COSTO TOTAL DE MANTENCIN = COSTO DE MANTENCION PREVENTIVO + COSTO DE REPARACION + COSTO DE PERDIDA DE PRODUCCIN

En la siguiente figura se visualiza cada uno de los costos involucrados.