La Gestin Operativa: La Clave del xito.

Objetivos 1. Ser capaces de planificar y seguir, de una forma operativa, programas y proyectos.

2. Conocer las tcnicas adecuadas para la gestin eficaz de programas y proyectos.

3. Saber aprovechar al mximo los recursos que tenemos a nuestra disposicin.

Contenidos 1. Introduccin: En qu consiste la Gestin Operativa. 2. Aplicacin de un Proceso de Gestin Operativa:

a. Confeccin de la Matriz de Secuencia de tareas. b. Diagrama de Secuencia de tareas. c. Cronograma de tareas. d. Cronograma de tareas y responsabilidades. e. Planigramas de informacin complementaria.

Bibliografa bsica : Cembranos, F., Montesinos,D.H. y Bustelo, M.(1999). La Animacin

Sociocultural: una propuesta metodolgica. Ed. Popular.

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1 . I N T R O D U C C I N : E N Q U C O N S I S T E L A G E S T I N O P E R A T I V A .

Esta tcnica para la Gestin Operativa de Proyectos consiste en desarrollar grficamente el desarrollo de la gestin para la ejecucin de un proyecto o actividad.

Con la utilizacin de esta tcnica se tiene de una forma resumida todos y cada uno de los pasos que es necesario dar para llevar a cabo la ejecucin de los programas y proyectos que se insertan en el Plan Estratgico; el reparto de tareas, la temporalizacin de cada accin, la distribucin de los recursos

Por su carcter operativo, esta tcnica se desarrolla en el seno del equipo de gestin o de coordinacin; es casi de realizacin unipersonal, si bien su resultado grfico es til que est a la vista de todos los implicados en la ejecucin de cada proyecto al que se refiera.

Ha de ser, adems, una herramienta flexible, que se pueda ir adaptando sobre la marcha, en funcin de la evolucin de la ejecucin, pero manteniendo siempre unos lmites imprescindibles de solidez y eficacia.

Es muy interesante aplicar esta tcnica al principio de la planificacin operativa y durante toda su ejecucin.

Por ltimo, comentar que es una adaptacin de diversas tcnicas ya conocidas en la gestin de entidades: las redes de PERT, los diagramas de Gantt o cronogramas

2 . A P L I C A C I N D E U N P R O C E S O D E G E S T I N O P E R A T I V A .

Una vez hemos definido la actividad o actividades cuya ejecucin ha de ser gestionada, se desarrolla sistemticamente cada uno de los siguientes pasos:

a. Confeccin de la Matriz de Secuencia de tareas. b. Diagrama de Secuencia de tareas. c. Cronograma de tareas. d. Cronograma de tareas y responsabilidades. e. Planigramas de informacin complementaria.

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2.1 Confeccin de la Matriz de Secuencia de Tareas

De cada actividad proyectada se derivan una serie de tareas necesarias para su ejecucin, sin las cuales, dicha actividad no se realizara. Por tanto, el primer paso es elaborar un listado completo de todas las tareas que hay que realizar, ordenndolas ya de una forma aproximada.

La confeccin de esta matriz es conveniente para facilitar la realizacin dl Diagrama Posterior. La Matriz de Secuencia de tareas ordena stas segn su prioridad en la ejecucin; es decir, establece qu tareas hay que hacer antes, cules despus y cules pueden simultanearse.

A partir de ahora vamos a utilizar el mismo ejemplo para todas las acciones que hagamos:

La Matriz de Secuencia de Tareas quedara de la forma siguiente:

A B C D E F G H

A. Localizar Edificio . . . . . . .

B. Cesin . . . .

C. Estudio y Diseo . . . . .

D. Obras . . .

E. Comprar Equipamiento . . .

F. Amueblar .

G. Campaa y difusin .

H. Apertura

Imaginad que formamos parte del grupo gestor de un Centro Sociocultural para la Promocin de Iniciativas en un barrio determinado. Se nos ha pedido que consigamos habilitar un espacio fsico para ese centro.

Las tareas que habra que realizar son (ya ordenadas):

a. Localizar un espacio adecuado b. Gestionar su cesin o adquisicin c. Realizar un estudio y diseo de habilitacin d. Realizar obras de arquitectura interior e. Elegir y comprar el equipamiento f. Amueblar e instalar el equipamiento g. Disear la campaa de presentacin y difusin h. Apertura y presentacin pblica

En sentido horizontal: Las tareas puntuadas son posteriores a la que preside la fila. (an no se pueden hacer)

En sentido vertical: Las tareas puntuadas son las que ya han tenido que estar realizadas para que se pueda realizar la tarea que preside.

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01/02/11

Equipo

2 semanas

15/03/11

14/02/11

Equipo

4 semanas

01/06/11

14/02/11

Arquitecto

2 semanas

15/03/11

15/03/11

Contrata

2 semanas

15/04/11

22/03/11

Equipo

4 semanas

01/06/11

01/04/11

Equipo

1 semana

20/06/11

23/04/11

Equipo

4 semanas

01/05/11

01/06/11

Equipo

1 semana

01/06/11

Por lo tanto, por ejemplo, en el sentido horizontal observamos que sin haber superado la fase de estudio y diseo no podremos hacer las obras, comprar el equipamiento, amueblar el edificio, la difusin ni la apertura.

Cogiendo un ejemplo del sentido vertical, tanto para pedir la cesin del local como para hacer su estudio slo necesitamos haber encontrado un edificio que nos guste, nada ms.

2.2 Diagrama de Secuencia de tareas (basado en el Diagrama PERT).

Una vez confeccionada la matriz de Secuencia de Tareas, estamos en disposicin de realizar el diagrama. ste representa de una forma grfica la sucesin de tareas en el tiempo y su interdependencia. Aade, adems, otras informaciones:

fecha de comienzo Duracin

Responsable ltima fecha posible de finalizacin

Veamos cmo quedara nuestro ejemplo

TAREA

Localizar el edificio

Gestionar Cesin Estudio Habilitacin

Obras interiores

Compras equipamiento

Instalacin equipamiento

Campaa de Difusin Apertura y

presentacin

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18/11/201008/12/201028/12/201017/01/201106/02/201126/02/201118/03/201107/04/201127/04/201117/05/201106/06/201126/06/2011

Tarea 1Tarea 2Tarea 3Tarea 4Tarea 5Tarea 6Tarea 7Tarea 8

Fecha de Inicio

Completado

Estimado

Con este diagrama se visualiza cul es el camino crtico para realizar la tarea, as como qu tarea depende de otra/s anterior/es y cules son etapa, es decir, que es necesario que se cumplan para poder continuar con el resto del proceso, que estn marcadas con doble lnea.

El Camino Crtico son las actividades que limitan la duracin del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crtica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crtica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no estn en la ruta crtica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse ms tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa

2.3 Cronograma de tareas

Un siguiente grfico a realizar es el que representa la distribucin de tareas a lo largo del tiempo fijado. En nuestro ejemplo hemos fijado el tiempo en semanas, peor puede tratarse de das, meses o aos. Podemos sealar tambin qu tarea o tareas son etapa, marcando el trazo con doble lnea.

2.4 Cronograma de tareas y responsabilidades

Otro grfico complementario al anterior podra incluir, junto a la distribucin temporal de tareas, el responsable de realizarlas.

2.5 Planigramas de informacin complementaria

Por ltimo, se pueden elaborar otros grficos que agrupen o aadan informacin complementaria, por ejemplo, cuadros resumen de tareas, duracin, fechas exactas de comienzo y final, responsables y recursos necesarios.

Este tipo de organizacin grfica de la planificacin de proyectos aporta, no slo la posibilidad de visualizar de una forma rpida toda la informacin relacionada con el proceso de gestin, sino tambin el hbito de estructurar de una forma racional y ordenada la ejecucin de proyectos, paso indispensable para garantizar las propiedades de eficacia y eficiencia necesarias en toda organizacin.