APUNTES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS – SEMANA IVORGANIGRAMA Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización u empresa.Tiene una doble finalidad:

Desempeña un papel informativo. Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre

ellos.En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que compromiso los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Tipos de organigrama:1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos

donde se nombran a los jefes inmediatos.5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la

autoridad de ese cargo.6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos

de autoridad el tabular no se puede representar con un mapaUtilidadLos organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional. La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicación. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o

sección de la misma. VentajasEntre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes:

Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía,

mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción. Muestra quién depende de quién. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos

fuertes y débiles. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público

acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la

reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal. DesventajasAlgunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su organización debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espíritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación demasiado grande de "propiedad". Pero como ya se menciono anteriormente, esto no es más que un pretexto. Puesto que el organigrama muestra las líneas de autoridad para la toma de decisiones, en ocasiones el simple hacho de presentar la organización en una gráfica puede mostrar las incongruencias y complejidades, lo cual facilita su corrección. Además de mostrar a los administradores y al personal de nuevo ingreso cómo encajan dentro de toda la estructura. Sin embargo, los organigramas presentan importantes limitaciones

Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cúmulo de relaciones informales e informales significativas.

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Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solían ser, y no cómo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.

Criterios fundamentales para su preparaciónLos organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Títulos de descripción condensada de las actividades. Nombre del funcionario que formuló las cartas. Fecha de formulación. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración. Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben considerar:

los datos que deben recogerse, las fuentes de información, los métodos de recogerlos.

Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:Información sobre unidades

El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.

Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relacionesDebe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tiene cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.Información sobre funciones o laboresPara el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma.¿Organización futura o actual?La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Planeación de una organización nueva. Representación de una organización existente.

Planeación de la organizaciónEn el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.Fuentes de informaciónEn el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

Los archivos de la institución, Los empleados y funcionarios, C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Métodos de recolección de datos Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). Cuestionarios escritos. Entrevistas con jefes y empleados.

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Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)

NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.Registro de datosLos datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.Análisis de datosLa información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.TIPOS DE ORGANIGRAMASBasándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en

forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización. o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el

objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado

nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.Ejemplo:

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4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una

organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Ejemplo:

o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. Ejemplo:

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o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que

las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

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o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Descripción general de la creación de organigramas en MS-WordUn organigrama representa gráficamente la estructura administrativa de una organización, como los jefes de departamentos y los empleados de una compañía. Mediante un gráfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Word 2007, puede crear un organigrama e incluirlo en la hoja de cálculo, presentación o documento. Para crear un

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organigrama fácil y rápidamente, puede escribir o pegar texto en el organigrama y después hacer que el texto se organice y coloque automáticamente. Cuando se agrega una forma de ayudante a un diseño de organigrama, como un Organigrama, una viñeta con una línea adjunta indica la forma del ayudante en el panel de texto.

Aunque puede utilizar otros diseños jerárquicos para crear un organigrama, la forma del ayudante y los diseños colgantes sólo están disponibles con los diseños de organigrama.Para agregar un aspecto de calidad al gráfico SmartArt y depurarlo, puede cambiar los colores o aplicar un estilo SmartArt al organigrama. También puede agregar efectos como resplandores, bordes suaves o efectos 3D. En presentaciones de Office PowerPoint 2007 puede animar el organigrama.

Crear un organigrama1. En la ficha Insertar, en el grupo

Ilustraciones, haga clic en SmartArt. 2. En la galería Elegir un gráfico SmartArt,

haga clic en Jerarquía, haga clic en un diseño de organigrama (por ejemplo, Organigrama) y, a continuación, en

Aceptar.3. Para escribir el texto, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en una forma en el gráfico SmartArt y, a continuación, escriba el texto.  Nota   Para obtener un mejor resultado, utilice esta opción después de agregar todas las formas que desee.

Haga clic en [Texto] en el panel de texto y, a continuación, escriba el texto. Copie texto desde otra ubicación o programa, haga clic en [Texto] en el panel de texto y, a

continuación, pegue el texto.Agregar una forma al organigrama

1. Haga clic en el gráfico SmartArt al que desea agregar una forma.2. Haga clic en la forma existente que se encuentre más cerca de donde desea agregar la forma

nueva.3. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Crear gráfico, haga clic en la flecha

que hay bajo de Agregar forma y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero a continuación de la misma, haga clic en Agregar forma detrás.

Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero delante de la misma, haga clic en Agregar forma delante.

Para insertar una forma un nivel más arriba de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma encima.

La forma nueva toma la posición de la forma seleccionada y la forma seleccionada y todas las que haya directamente debajo de la misma bajan un nivel.

Para insertar una forma un nivel por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma debajo.

La forma nueva se agrega detrás de las otras formas del mismo nivel. Para agregar un asistente de forma, haga clic en Agregar asistente.

El asistente de forma se agrega sobre las demás formas al mismo nivel en el gráfico SmartArt, pero se muestra en el panel de texto detrás de las otras formas en el mismo nivel.Agregar asistente sólo está disponible para el diseño de organigramas. No está disponible para diseños jerárquicos, como Jerarquía.  Notas 

Aunque no se pueden conectar automáticamente dos formas de nivel superior con una línea en los diseños de organigrama como Organigrama, puede imitar este aspecto agregando una forma al gráfico SmartArt y, a continuación, dibujar una línea para conectar las formas.

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Para mostrar una relación jerárquica de línea de puntos entre dos formas, haga clic con el botón secundario en la línea y, a continuación, haga clic en Formato de forma en el menú contextual. Haga clic en Estilo de línea y, a continuación, en el Tipo de guión que desee.

Para agregar una forma desde el panel de texto, coloque el cursor al principio del texto donde desea agregar una forma. Escriba el texto que desee en la forma nueva, presione ENTRAR y, a continuación, para aplicar la sangría a la forma nueva presione TAB, o aplicar sangría negativa, presione MAYÚS+TAB.

Para agregar un asistente de forma, presione ENTRAR mientras selecciona un asistente de forma en el panel de texto.Cambiar el diseño de dependencia del organigramaUn diseño de dependencia afecta al diseño de todas las formas debajo de la forma seleccionada.

1. Haga clic en la forma del organigrama a la que desee aplicar un diseño de dependencia.2. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Crear gráfico, haga clic en Disño

y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para centrar todas las formas por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Estándar.

Para centrar la forma seleccionada sobre las formas que hay por debajo y organizar las formas que hay debajo horizontalmente con dos formas en cada fila, haga clic en Ambos.

Para organizar la forma seleccionada a la derecha de las formas que hay por debajo y alinear a la izquierda las formas que por haya debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la izquierda.

Para organizar la forma seleccionada a la izquierda de las formas que hay por debajo y alinear a la derecha las formas que hay por debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la derecha.

Cambiar los colores de organigramaPuede aplicar combinaciones de colores derivadas de los colores del tema a las formas del gráfico SmartArt.

1. Haga clic en el gráfico SmartArt cuyo color desea cambiar.2. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Estilos SmartArt, haga clic en

Cambiar colores.

3. Haga clic en la combinación de colores que desee.

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 Sugerencia   Al colocar el puntero sobre una miniatura, puede ver cómo afectan los colores al gráfico SmartArt.Aplicar un estilo SmartArt al organigramaUn estilo SmartArt es una combinación de varios efectos, como estilo de línea, bisel o 3D, que se puede aplicar a las formas en el diseño del gráfico SmartArt para crear en un aspecto único y de diseño profesional.

1. Haga clic en el gráfico SmartArt cuyo estilo SmartArt desea cambiar.2. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Estilos SmartArt, haga clic en el

estilo de gráfico SmartArt que desee.

Para ver más estilos SmartArt, haga clic en el botón Más. .  Notas 

Al colocar el puntero sobre una miniatura, puede ver cómo afecta el estilo SmartArt al gráfico SmartArt.

También puede personalizar el gráfico SmartArt moviendo las formas, cambiando el tamaño de las formas y agregando un relleno o efecto.

Ejercicio – Estructura OrgánicaFormule usted el organigrama que a continuación se indican, teniendo presente:

a. Aplique la técnica del trazado de los organigramasb. Debe haber claridad en la colocación de los

elementos.

La Estructura Orgánica de una empresa es la siguiente:

Su órgano principal lo constituye la “Junta General de Accionistas”, delega sus poderes a un Directorio del cual depende la Gerencia General y sus cinco Gerencias Centrales:

La Gerencia Central Administrativa, tiene como dependencias a dos divisiones: D. relaciones Industriales, D. Abastecimientos.

La Gerencia Central de Finanzas, tiene como subordinados a dos divisiones: D. Operaciones Financieras, D. Contabilidad, además tiene como asesoría a una oficina de Seguro y una oficina de Control Financiero como apoyo.

La Gerencia Central de Planeamiento y Desarrollo Empresarial, tiene una oficina de O y M (asesoría) y dos divisiones: D. Planeamiento, D. Desarrollo de Productos.

“El Directorio”, tiene como órganos de servicio a la oficina de Control Interno y Secretaría del Directorio, ambos están subordinados al Directorio.

La Gerencia Central de Operaciones, tiene a la oficina de Racionalizados Activos como servicio y tres órganos descentralizados que son Superintendencias A, B, C; y tres divisiones: D. Producción, D. Fertilizantes, D. Ingeniería y Mantenimiento.

También tiene como órgano de asesoría a las oficinas de Control de Calidad y oficina de Evaluación de Recursos.

“La Gerencia General” tienen una oficina de Asesoría Jurídica, una oficina de Informática y una de de Relaciones Públicas que lo auxilian.

La Gerencia Central de Comercialización, tiene dos divisiones: D. Comercial, D. Transportes y una oficina asesora de Estudios de Mercado.

La Gerencia Central de Administración tiene una oficina de Servicios Generales como apoyo.

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