Control de nmero en VBAEl control de nmero facilita el incremento o decremento del valor de una celda. Con este tipo de control podemos modificar valores numricos, de tiempo o de fecha utilizando el botn de flecha hacia arriba o de flecha hacia abajo.Insertar un control de nmeroPara insertar un control de nmero en una hoja de Excel debemos ir a la ficha Programador y dentro del botn Insertar seleccionar el comando control de nmero.

Al trazar el control sobre la hoja de Excel obtendremos un par de botones que tendrn un icono de flecha. Cada botn nos servir para aumentar o disminuir el valor de la celda asociada.

Vincular una celda al control de nmeroPara vincular una celda al control de nmero debemos hacer clic derecho sobre l y seleccionar la opcin Propiedades y dentro de la propiedad LinkedCell especificar la celda que deseamos vincular.

Observa que este control tiene dos propiedades llamadas Max y Min que de manera predeterminada tienen los valores 100 y 0 respectivamente. Lo que esto significa es que al utilizar el control de nmero solamente podremos ir entre cero y cien pero puedes modificar dichas propiedades para que se ajusten a tus necesidades. A continuacin puedes observar el funcionamiento de este control:

Modificar los incrementos del control de nmeroEs posible indicar al control de nmero la cantidad de incrementos que debe aumentar, o retroceder, cada vez que el usuario pulsa alguno de los botones. Por ejemplo, para indicar al control que avance de dos en dos debo modificar su propiedad SmallChange:

Con este cambio realizado observa cmo el control de nmero har incrementos de dos en dos.

Macro para copiar el valor de una celdaEn esta ocasin crearemos una macro que nos permitir copiar celdas que tengan algn formato especial y pegar solamente sus valores en otras celdas de la misma hoja o en celdas de una hoja diferente del mismo libro.Para nuestro ejemplo trabajaremos con el rango de datos A1:E4 cuyas celdas tienen un formato especial y adems la ltima columna tiene una frmula tal como lo muestra la siguiente imagen:

Al copiar y pegar el valor de las celdas sucedern dos cosas: se remover el estilo de las celdas y adems se sustituirn las frmulas por su valor numrico. Pero antes de comenzar agregaremos un botn ActiveX a nuestra hoja que ser el encargado de iniciar el proceso de copia. Recuerda que para insertar este tipo de control debes tener habilitada la ficha Programador.Dentro de la ficha Programador debemos pulsar el botn Insertar y dentro de la seccin Controles ActiveX seleccionar la opcin Botn de comando.

Una vez seleccionado el control ActiveX debemos hacer clic sobre la hoja para crear un botn de comando que nos permita ejecutar la macro con tan solo hacer clic sobre l.Macro para copiar valores en la misma hojaAl hacer doble clic sobre el botn de comando recin creado se abrir el Editor de Visual Basic y podremos insertar el cdigo de nuestra macro en el evento Click. Nuestra macro copiar el rango de celdas A1:E4 y pegar los valores a partir de la celda G1 de la siguiente manera:

La primera lnea utiliza el mtodo Copy para copiar el rango A1:E4 al portapapeles de nuestro equipo y en seguida utilizamos el mtodo PasteSpecial para hacer el pegado especial recordando utilizar el parmetro xlPasteValues para pegar solamente los valores a partir de la celda G1.La ltima instruccin desactiva el modo copiar y pegar dentro de Excel. Al momento de hacer clic en el botn de comando obtendremos el siguiente resultado.

Puedes notar que se ha removido el formato de las celdas y que la columna K (Promedio) ya no contiene frmulas sino que sern solamente valores numricos.Copiar valores a otra hojaAhora haremos un segundo ejemplo con una pequea modificacin que nos permitir copiar el valor de las celdas a otra hoja. Para eso agregar un segundo botn de comando y colocar el siguiente cdigo dentro del evento Click de dicho botn:

La diferencia ms significativa entre esta macro y la anterior se encuentra en la segunda instruccin que utiliza el objeto Worksheets para hacer referencia a la Hoja2 y poder pegar los valores a partir de la celda A1. La ltima instruccin de la macro activa la Hoja2 de manera que podamos ver el resultado en pantalla.

Si deseas leer un poco ms sobre el tema de copiado de celdas hacia otra hoja te recomiendo leer el artculo Macro para copiar datos de una hoja a otra en Excel.Con los dos ejemplos desarrollados hasta ahora hemos visto cmo copiar el valor de las celdas a un rango de la misma hoja o hacia otra hoja del mismo libro. Lo ms importante a recordar es el uso del parmetro xlPasteValues que es precisamente lo que nos permite hacer el pegado de valores.Macro para copiar datos de una hoja a otra en ExcelCuando necesitas copiar celdas de una hoja a otra en Excel existe la opcin de copiar los datos mediante frmulas, sin embargo dicho mtodo hace un uso extensivo de funciones y adems es necesario agregar una hoja intermedia para remover los datos no deseados.Hoy crearemos una macro para copiar datos de una hoja a otra y podrs ver que este mtodo es mucho ms directo y adems deja nuestras hojas sin tantas frmulas. Al desarrollar esta macro nos aseguraremos de que se pueda copiar un rango completo de celdas o que se puedan copiar solamente las celdas visibles despus de haber aplicado un filtro. Para nuestro ejemplo trabajaremos con los siguientes datos:

Declarar e inicializar objetosComenzar por agregar un mdulo de cdigo y definir la subrutina CopiarCeldas que ser la encargada de realizar la copia de los datos y que contendr los objetos necesarios para referenciar las hojas de origen y destino as como los rangos de celdas correspondientes. De hecho, para la tcnica utilizada en esta macro, solo ser necesario indicar la esquina superior izquierda del rango que deseamos copiar.

Al momento de personalizar esta macro para copiar tus propios datos, debers realizar las siguientes configuraciones: Configurar los objetos wsOrigen y wsDestino con el nombre de la hoja que contiene los datos originales y la hoja hacia la cual sern copiados. Configurar la constante celdaOrigen con la referencia de celda ubicada en la esquina superior izquierda del rango de celdas que ser copiado. La macro detectar y copiar automticamente las columnas y filas adyacentes. Configurar la constante celdaDestino con la referencia de celda en donde se comenzar a pegar el rango copiado.Las ltimas dos instrucciones del cdigo mostrado anteriormente inicializan las variables rngOrigen y rngDestino con la informacin de los objetos previamente configurados.Copiar y pegar datos con VBADespus de haber definido los objetos a utilizar solo nos restar copiar las celdas de la hoja origen y pegarlas en la hoja destino.

La primera lnea hace la seleccin de la celda origen, que es la esquina superior izquierda del rango de datos original. En seguida se aumenta la seleccin hacia abajo (xlDown), hasta la ltima fila adyacente y posteriormente hacia la derecha (xlToRight). Pronto vers que esta tcnica de seleccin de celdas ser til para copiar las celdas visibles.Finalmente se llama el mtodo Copy y en seguida el mtodo PasteSpecial sobre el rango destino. El parmetro xlPasteValues pega solamente los valores, pero si quieres pegar inclusive el formato de las celdas, entonces debers utilizar el parmetro xlPasteAll.Macro para copiar datos en ExcelAhora que ya tienes una idea clara de las instrucciones utilizadas en la elaboracin de esta macro, te dejo el cdigo completo de la subrutina CopiarCeldas:12345678910111213141516171819202122232425262728293031Sub CopiarCeldas()'Definir objetos a utilizarDim wsOrigen As Excel.Worksheet, _wsDestino As Excel.Worksheet, _rngOrigen As Excel.Range, _rngDestino As Excel.Range'Indicar las hojas de origen y destinoSet wsOrigen = Worksheets("Origen")Set wsDestino = Worksheets("Destino")'Indicar la celda de origen y destinoConst celdaOrigen = "A1"Const celdaDestino = "A1"'Inicializar los rangos de origen y destinoSet rngOrigen = wsOrigen.Range(celdaOrigen)Set rngDestino = wsDestino.Range(celdaDestino)'Seleccionar rango de celdas origenrngOrigen.SelectRange(Selection, Selection.End(xlDown)).SelectRange(Selection, Selection.End(xlToRight)).SelectSelection.Copy'Pegar datos en celda destinorngDestino.PasteSpecial xlPasteValuesApplication.CutCopyMode = FalseEnd Sub

Copiar datos de una hoja a otraPara probar nuestra macro recin creada insertar un botn de formulario en la hoja que contiene los datos originales y al momento de que Excel muestre el cuadro de dilogo Asignar macro seleccionar la subrutina CopiarCeldas. Como resultado tendremos un botn que nos permitir copiar datos de una hoja a otra en Excel.

Para nuestra primera prueba dejar el cdigo de la macro tal como fue desarrollado, es decir con la celdaOrigen haciendo referencia a la celda A1 y lo mismo para la celdaDestino. Al pulsar el botn copiar, la hoja Destino de nuestro libro se ver de la siguiente manera:

Los datos se han copiado correctamente de la hoja Origen a la hoja Destino. Las celdas no tienen formato porque la instruccin VBA que usamos para pegar hace uso del parmetro xlPasteValues.Copiar celdas visiblesPara el segundo ejemplo haremos los siguientes ajustes. Primero borrar los datos de la hoja Destino. Despus aplicar un filtro a la columna Categora en los datos de la hoja Origen.

Finalmente editar la macro (lnea 28) para cambiar el parmetro xlPasteValues por el parmetro xlPasteAll de la siguiente manera:rngDestino.PasteSpecial xlPasteAllCon estos ajustes realizados, pulsaremos el botn Copiar ubicado en la hoja Origen y obtendremos el siguiente resultado en la hoja Destino:

En esta ocasin se han copiado solamente las celdas visibles y adems tienen el mismo formato que las celdas originales.Ahora descarga el libro de trabajoy comienza a utilizar la macro para copiar datos de una hoja a otra en Excel. Solo recuerda que debes configurar cada una de las variables en el cdigo VBA de acuerdo al nombre de las hojas de tu libro e indicar las referencias a las celdas de origen y destino.Formato condicional sobre celdas vacas en ExcelCuando utilizamos el formato condicional en Excel hay ocasiones en las que necesitamos aplicar algn formato especial sobre las celdas que estn vacas. En esta ocasin te mostrar una funcin de Excel que podremos utilizar para crear este tipo de reglas de formato condicional.Para nuestros ejemplos supondremos un rango de datos como el siguiente, el cual tiene dos columnas y en la segunda de ellas aparecen algunas celdas vacas:

Resaltar celdas vacas con formato condicionalNuestro primer objetivo ser resaltar de color rojo aquellas celdas del rango B2:B10 que estn vacas, as que comenzamos por seleccionar dicho rango de celdas y en seguida creamos una nueva regla de formato condicional desde Inicio > Formato condicional > Nueva regla.

En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato seleccionamos la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. Hacemos clic en el botn Formato y seleccionamos el color de relleno Rojo y finalmente introducimos la siguiente frmula:=ESBLANCO(B2)La funcin ESBLANCO evala el contenido de cualquier celda y en caso de que est vaca devolver el valor VERDADERO, as que todas las celdas que estn vacas cumplirn dicha condicin y por lo tanto sern resaltadas del color especificado. Al momento de pulsar el botn Aceptar obtenemos el resultado deseado:

Antes de continuar con los siguientes ejemplos borrar la regla de formato condicional recin creada de manera que no se comiencen a sobreponer entre ellas. Para eliminar todas las reglas de formato condicional de una hoja debes ir a Inicio > Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de toda la hoja. Recuerda hacer este borrado al terminar cada una de las secciones siguientes.Resaltar celdas contiguas a las celdas vacasSi en lugar de resaltar las celdas que estn vacas te interesa resaltar las celdas que estn a un lado de las celdas vacas, entonces el procedimiento cambiar apenas un poco ya que la nica diferencia ser el rango a donde aplicamos la regla de formato condicional creada.Por ejemplo, si en lugar de resaltar las celdas de la columna B queremos resaltar las celdas de la columna A que estn a un lado de una celda vaca, entonces la regla de formato condicional debe ser creada sobre el rango A2:A10, as que comenzamos por seleccionar dichas celdas y creamos una nueva regla de formato condicional de la misma manera que en la seccin anterior:

Observa que he colocado la misma frmula ya que nos interesa evaluar las celdas de la columna B. Al pulsar el botn Aceptar vers cmo Excel resalta las celdas de la columna A que estn a un lado de una celda vaca de la columna B:

Resaltar la fila que contiene una celda vacaHasta ahora solo hemos resaltado las celdas de la columna B o las celdas de la columna A, pero es posible resaltar la fila completa de nuestro rango en caso de que alguna celda de la columna B est vaca. En ese caso necesitaremos ampliar el rango a donde se aplicar la regla de formato condicional as que debemos seleccionar el rango A2:B10 y crear la nueva regla de formato condicional de la siguiente manera:

Observa que sigo utilizando la funcin ESBLANCO pero su argumento ha cambiado un poco ya que he agregado el smbolo $ antes de la letra B de la siguiente manera:=ESBLANCO($B2)Ya que nuestra regla de formato condicional se aplicar sobre la columna A y la columna B, entonces es necesario fijar la referencia a la columna dentro de la frmula de manera que todos los valores del rango se comparen con la columna B. Si no hiciramos esta modificacin, entonces la columna A se comparara con la columna B y la columna B con la columna C y tendramos un resultado no deseado. Al incluir el smbolo $ para la columna dentro de la frmula se resaltar la fila completa cuando la celda de la columna B est vaca:

Si an tienes dudas sobre el objetivo e impacto que tiene el uso del smbolo $ dentro de una referencia, te recomiendo leer el artculo Referencias en Excel.Cmo resaltar celdas no vacasComo ltimo ejemplo te mostrar que no es tan complicado invertir la lgica de los ejemplos anteriores para resaltar las celdas que no estn vacas. Supongamos que quiero resaltar las celdas de la columna B que no estn vacas, as que comenzar por seleccionar el rango B2:B10 y crear la regla de formato condicional de la siguiente manera:

En este caso he utilizado la funcin NO cuyo objetivo es invertir el resultado de la funcin ESBLANCO y por tal motivo obtendr un valor VERDADERO cuando la celda no est vaca. La frmula que he utilizado es la siguiente:=NO(ESBLANCO(B2))Observa cmo al pulsar el botn Aceptar se resaltan las celdas que no estn vacas:

Puedes utilizar este mismo mtodo con los dems ejemplos e invertir la lgica de su funcionamiento para poder resaltar aquellas celdas que no estn vacas.Es as como la funcin ESBLANCO podr ayudarnos cuando tengamos la necesidad de evaluar cualquier celda en Excel para saber si est vaca o no, y en base a ese resultado aplicar alguna regla de formato condicional. Realiza cada uno de los ejemplos mostrados en este artculo y practica con la creacin de reglas de formato condicional sobre celdas vacas en Excel.Cmo insertar varias filas en ExcelA partir de Excel 2007 todas las hojas en Excel tienen un mximo de 1,048,576 de filas que son ms que suficientes para la gran mayora de los usuarios. As que, cuando hablamos de insertar filas en Excel no quiere decir que podremos exceder dicho lmite sino que estaremos moviendo hacia abajo las filas inferiores para dar espacio a una o varias filas vacas.El proceso para insertar una fila en Excel es muy sencillo ya que debemos seleccionar una celda de la fila inferior a donde queremos realizar la insercin y hacer clic en el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.Otra opcin es hacer clic derecho sobre el encabezado de fila y seleccionar la opcin Insertar. Por ejemplo, en la siguiente imagen estoy por insertar una fila entre las filas 10 y 11 y por lo tanto debo hacer clic derecho sobre el nmero 11 y seleccionar la opcin Insertar.

Existe una tercera alternativa para insertar una fila y es utilizando el atajo de teclado CTRL+ para lo cual debemos seleccionar la fila completa que estar por debajo de la nueva fila y pulsar el atajo de teclado para hacer la insercin.La desventaja de las opciones descritas anteriormente es que solo se insertar una sola fila a la vez y eso se puede convertir en una tarea ineficiente si necesitamos insertar varias filas. Es por eso que a continuacin revisaremos dos alternativas que nos permitirn insertar varas filas en Excel sin necesidad de insertar una por una.Insertar varias filas en ExcelEl truco para insertar varias filas en Excel es que, antes de ejecutar el comando Insertar, debemos seleccionar la misma cantidad de filas que vamos a insertar. La primera fila seleccionada ser la que quedar por debajo de las nuevas filas. Por ejemplo, si queremos insertar tres filas entre las filas 10 y 11 debemos seleccionar las filas 11, 12, y 13:

Una vez hecha la seleccin puedes ejecutar cualquiera de las alternativas del comando Insertar descritas en la seccin anterior, ya sea el comando Insertar filas de hoja de la cinta de opciones, haciendo clic derecho sobre los encabezados de fila o pulsando el atajo de teclado, el resultado ser el mismo:

Con este mtodo se insertarn tantas nuevas filas como se hayan seleccionado antes de ejecutar el comando Insertar. Esta opcin es suficiente para la gran mayora de las ocasiones, pero cuando tienes que realizar esta misma accin en repetidas ocasiones se puede volver tedioso el tener que estar contando y seleccionando filas antes de poder hacer la insercin. Para esos casos, lo mejor ser automatizar el proceso con una macro.Macro para insertar varias filas en ExcelLa macro que mostrar a continuacin trabaja en base a la celda activa, es decir, antes de ejecutar la macro es necesario seleccionar una celda y por arriba de ella se har la insercin de filas. El cdigo de la macro es el siguiente:1234567891011121314Sub InsertarFilas()Dim numFilas As Long'Preguntar al usuario por el nmero de filas a insertarnumFilas = Application.InputBox(Prompt:="Filas a insertar:", Type:=1)'Validar si el nmero de filas indicado es superior a ceroIf numFilas > 0 Then'Insertar filasRows(ActiveCell.Row & ":" & ActiveCell.Row + numFilas - 1).InsertEnd IfEnd Sub

La macro es muy sencilla. Utilizamos el mtodo Application.InputBox para solicitar al usuario la cantidad de filas que desea insertar. Lo ms importante a resaltar de dicha instruccin es que he colocado el parmetro Type:=1 que indica a Visual Basic que estamos esperando un valor numrico y en caso de que el usuario trate de insertar un texto, le mostrar un mensaje de advertencia.Una vez que tenemos el nmero de filas que van a ser insertadas hacemos una validacin para confirmar que dicho nmero sea mayor que cero o de lo contrario no hara sentido continuar. En seguida utilizo la propiedad Rows para definir un nuevo rango de celdas que comenzar a partir de la fila de la celda activa y terminar en la fila que resulte de la suma de las filas indicadas por el usuario ms la fila de la celda activa.La instruccin anterior simula la seleccin de filas que hicimos con el mtodo manual y como resultado obtendremos un objeto Range que tendr la misma cantidad de filas que el usuario necesita insertar. Lo nico que nos har falta ser invocar al mtodo Insert que es precisamente como termina dicha lnea de cdigo.Si queremos insertar 5 filas por arriba de la fila 7, ser necesario con seleccionar la celda A7 y entonces ejecutar la macro. Cuando se muestre el cuadro de dilogo debemos indicar el valor 5 que es el nmero de filas a insertar:

Nuestra macro insertar la cantidad de filas indicadas por arriba de la fila 7 y obtendremos el siguiente resultado:

Descarga el archivo de trabajo que he utilizado en la creacin de este artculo y prueba los ejercicios de manera que puedas comprobar los diferentes mtodos mostrados para insertar varias filas en Excel.Formato personalizado de celdas en ExcelCon el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 cdigos diferentes dentro de la misma cadena de texto.Formato personalizado de una celdaPara asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas. Al mostrarse el cuadro de dilogo debes asegurarte de estar en la seccin Nmero y elegir la opcin Personalizada:

El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un formato personalizado es una cadena de texto que indicar a Excel la manera en cmo debe mostrarse el valor contenido en una celda.El formato personalizado en ExcelEn trminos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos permite especificar un cdigo para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con la condicin de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente orden:

Cada uno de los recuadros de la imagen representa un cdigo, de manera que podemos indicar a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que tenga.Ejemplo de formato personalizado de una celdaPara tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda crearemos el siguiente formato:[Azul]Estndar;[Rojo]-Estndar;[Negro]Estndar;[Verde]EstndarLa palabra Estndar significa que Excel dar un trato normal al valor de la celda, es decir, no modificar su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color diferente de acuerdo al valor de la celda. Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de color azul, si es negativo de color rojo y adems he colocado el smbolo - de manera que Excel coloque el smbolo negativo precediendo el valor de la celda.Si el valor es cero entonces se mostrar de color negro y si es de tipo texto ser de color verde. En la siguiente animacin podrs observar cmo se comporta una celda que tiene este formato personalizado:

Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8 nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul, Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo.Existe otra opcin que nos permite elegir un color por su cdigo y tendremos disponibles hasta 56 colores diferentes. Este cdigo lo podemos especificar de la siguiente manera:[Color5]Estndar;[Color20]-Estndar;[Color40]Estndar;[Color50]EstndarA diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este ejemplo debemos indicar el nmero del color que deseamos aplicar.Cdigos de formato personalizadoYa hemos visto cmo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero tambin podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar. En el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que har que siempre se muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado:

El cdigo # nos ayuda a representar la posicin de un nmero y hemos indicado que deseamos tener 3 posiciones despus del punto decimal. Para conocer ms sobre el cdigo # as como otros cdigos te sugiero consultar el articulo Cdigos de formato personalizado.Formato personalizado a textoUna pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar formato a nmeros y por consecuencia tambin a las fechas ya que las fechas en Excel son tambin nmeros.Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como hacer que se despliegue un carcter en cierta posicin cuando acompaa a un nmero. En el siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocar el signo de exclamacin al final del valor de la celda.

Observa cmo la barra de frmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato personalizado indica a Excel que se agregue el smbolo ! al final del valor.As como agregamos un solo carcter tambin podemos agregar una palabra completa al final de un nmero. El formato personalizado que utilizar ser el siguiente: #.## pesos

De nueva cuenta observa la barra de frmulas y observa que el valor de la celda no considera la palabra pesos sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres como las palabras se pueden colocar en cualquier posicin que queramos, solamente debemos indicarlo correctamente dentro del formato personalizado. INICIO FUNCIONES ACERCAFormatos personalizados de nmeros en ExcelLos formatos personalizados de nmeros en Excel nos permiten crear diferentes tipos de formato que se adapten a nuestras necesidades. Cuando ninguno de los formatos prestablecidos es adecuado la mejor opcin es crear un formato personalizado.Crear formatos personalizados en ExcelMuchos usuarios de Excel, incluso algunos que llevan aos de utilizar la herramienta, evitan crear formatos personalizados porque creen que es una tarea muy complicada. En realidad los formatos personalizados de nmeros se ven ms complejos de lo que en realidad son.La manera ms fcil de crear un formato personalizado es pulsando la combinacin de teclas Ctrl + 1 para desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas y asegurarnos de que estamos en la seccin Nmero. Es entonces cuando seleccionamos la categora Personalizada.

Un formato personalizado se compone de una serie de cdigos los cuales se especifican en la caja de texto Tipo de manera que el valor de una celda adopte el nuevo formato.Partes de un formato personalizadoUn formato personalizado nos permite especificar 4 cdigos dentro de la misma cadena de texto: valores positivos, valores negativos, valores cero y texto. Cada cdigo debe ser separado por un punto y coma. Considera el siguiente ejemplo de un formato personalizado:[Verde]Estndar;[Rojo]Estndar;[Negro]Estndar;[Azul]EstndarEn primer lugar observa que los 4 cdigos estn separados por un punto y coma. El primero cdigo indica que los valores positivos sern de color verde. El segundo cdigo nos dice que los valores negativos sern de color rojo. El tercer cdigo har que los valores que sean cero tengan un color negro y el ltimo cdigo hace que todas las celdas que sean de tipo texto debern ser de color azul. Observa cmo se comporta este formato personalizado al aplicarlo a celdas con diferentes valores:

La palabra Estndar que aparece dentro del formato personalizado que acabamos de crear significa que el nmero se mostrar en un formato estndar y solamente le aplicaremos un color. Es importante notar que el ejemplo mostrado hace uso de los nombres de colores los cuales podemos utilizar en nuestros formatos personalizados.Omitir un cdigo en el formato personalizadoAunque en el ejemplo mostrado especifiqu los 4 cdigos, no siempre es necesario hacerlo. Podemos omitir algunos de los cdigos del formato personalizado tomando en consideracin lo siguiente: Si solamente especificamos un solo cdigo entonces se aplicar para todos los valores (positivo, negativo, cero y texto) Si especificamos dos cdigos, el primero aplicar para los valores positivos, los ceros y el texto, mientras que el segundo cdigo ser para los valores negativos. Si especificamos tres cdigos, el primero ser para los valores positivos y el texto, el segundo cdigo para los valores negativos y el tercer cdigo para los ceros.Observa el resultado de aplicar un formato personalizado con tres secciones solamente:[Verde]Estndar;[Rojo]Estndar;[Negro]Estndar

Por ltimo debo decirte que cuando creas un formato personalizado en Excel frecuentemente hacemos varios intentos hasta llegar al formato que deseamos. Cada vez que editamos la cadena de texto del formato personalizado, Excel la agrega a la lista como un nuevo formato disponible. As que cuando hayas logrado el formato personalizado que necesitas asegrate de eliminar aquellos formatos que solamente fueron pruebas y que no necesitars de nuevo.Cdigos de formato personalizado en ExcelLos cdigos de formato nos ayudan a definir los formatos personalizados. En el artculo anterior habl sobre la manera en como se construye un formato personalizado en Excel y a continuacin te mostrar una tabla con los cdigos que podemos utilizar en dichos formatos.CdigoDescripcin

#Representa un nmero sin considerar ceros a la izquierda.

?Deja el espacio para los caracteres especificados

0Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato

.Despliega un punto decimal

%Despliega el smbolo de porcentaje

,Despliega el separador de miles

E+ e+ E- e-Despliega la notacin cientfica

+ / () : $Se muestra este carcter

carcterDespliega el carcter especificado

*Repite el siguiente carcter hasta llenar el ancho de la columna

_Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carcter

textoDespliega el texto dentro de las dobles comillas

@Representa un texto

[color]Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.

[COLOR n]Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un nmero entre 0 y 56.

El cdigo #Cuando utilizamos el cdigo # estamos asegurando que ese espacio ser ocupado por un nmero. Observa el resultado de aplicar diferentes formatos personalizados utilizando el cdigo #:

Debemos notar que para cada aparicin del cdigo # despus del punto decimal significar un solo decimal mientras que con una sola vez que coloquemos el cdigo # antes del punto decimal ser interpretado como un nmero de cualquier cantidad de dgitos.El cdigo ?Este cdigo tiene el mismo objetivo que el anterior con la nica diferencia de que muestra un espacio en blanco en caso de que el nmero de dgitos sea menor. Observa el siguiente ejemplo:

En este caso las celdas C4 y C5 han sido alineadas a la izquierda de manera que puedas observar cmo son conservados los espacios en blanco al utilizar el cdigo ?El cdigo 0El cdigo 0 (cero) se comporta de manera similar que el cdigo ? con la diferencia de que en lugar de espacios en blanco se mostrar el nmero cero. Observa el ejemplo:

INICIO FUNCIONES ACERCACmo limitar el rea de trabajo en ExcelEn ocasiones necesitamos limitar el rea de trabajo en Excel para no permitir que los usuarios visualicen las celdas de nuestra hoja que contienen frmulas y clculos indispensables.Aunque es posible proteger las celdas de un libro de Excel para que no sean modificadas con el comando Proteger hoja de la ficha Revisar, las celdas quedarn visibles al usuario.

Con el mtodo que mostrar a continuacin podremos limitar el rea de trabajo en Excel al rango A1:E15 de manera que las columnas y filas sobrantes sean invisibles y el rea de desplazamiento de la hoja est limitada.Limitar el rea de trabajo en ExcelEl primer paso es ocultar las columnas y filas que no deseamos que sean vistas por los usuarios. Para ocultar todas las columnas selecciono la primera de ellas haciendo clic en el encabezado de columna:

Una vez que ha sido seleccionada la columna pulsa la combinacin de teclas CTRL + Mayus + Flecha derecha para seleccionar todas las columnas y finalmente haz clic derecho sobre cualquier encabezado de columna y selecciona la opcin Ocultar:

Para ocultar las filas seguiremos un procedimiento similar. Hago clic sobre el encabezado de la fila 17:

Despus pulsamos la combinacin de teclas CTRL + Mayus + Flecha abajo para seleccionar todas las filas restantes y de igual manera hacemos clic derecho sobre cualquier encabezado de fila para seleccionar la opcin Ocultar. Como resultado tendremos ocultas todas las columnas y filas excedentes a nuestro rango:

Limitar el rea de desplazamiento de la hojaEl siguiente paso es limitar el rea de desplazamiento de la hoja y para ello debemos ir a la ficha Programador y pulsar el botn Propiedades:

En la ventana de Propiedades debemos especificar el rango $A$1:$E$15 que es el rea que deseamos que permanezca desplazable dentro de la hoja. Debes asegurarte que las propiedades que ests observando sean de la hoja que contiene la informacin (en el ejemplo la Hoja1).Al cerrar la ventana de Propiedades observars que no ser posible utilizar las barras de desplazamiento para moverse fuera del rea de trabajo que hemos establecido.Ahora que ya sabes cmo limitar el rea de trabajo en Excel puedes combinar este mtodo con la proteccin de celdas para dejar la informacin completamente segura.Proteger celdas con frmulasPara proteger una hoja de Excel utilizamos el comando Proteger hoja que se encuentra en la ficha Revisar dentro del grupo Cambios. Este comando proteger el contenido de las celdas bloqueadas.El comando Proteger hoja en Excel 2010

Despus de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrar un cuadro de dilogo.

Pon atencin a la sentencia mostrada que dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn bloqueadas. Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas. Por ahora cierra el cuadro de dilogo Proteger hoja y contina leyendo para saber ms al respecto.De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn configuradas para ser bloqueadas. Eso lo podemos saber fcilmente al hacer clic sobre el cuadro de seleccin que se encuentra en la esquina superior izquierda de cualquier hoja de Excel. Este cuadro selecciona todas las celdas de la hoja con un solo clic.

Una vez que estn seleccionadas todas las celdas debemos abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Lo puedes hacer haciendo clic derecho sobre cualquier celda y seleccionando la opcin Formato de celdas. Una vez abierto el cuadro de dilogo debes ir a la seccin Proteger.

Vers que de manera predeterminada aparece marcado el cuadro de seleccin Bloqueada. Esto indica que todas las celdas son susceptibles a ser bloqueadas. Ahora desmarca la caja de seleccin y acepta los cambios.Proteger las celdas que contienen frmulasPara proteger las celdas que contienen una frmula necesitamos seleccionarlas primero y para hacerlo fcilmente puedes abrir el cuadro de dilogo Ir a Especial desde el comando que se encuentra en el men Buscar y seleccionar dentro de la ficha Inicio.

Dentro del cuadro de dilogo Ir a Especial asegrate de seleccionar la opcin Celdas con frmulas y acepta los cambios.

Esto har que solamente se seleccionen las celdas que contienen una frmula.

Ahora que ya tenemos seleccionadas las celdas que queremos proteger debemos abrir de nuevo el cuadro de dilogo Formato de celdas y volver a marcar el cuadro de seleccin Bloqueada el cual aplicar los cambios solamente a las celdas seleccionadas. Esto querr decir que solo las celdas que contienen una frmula sern susceptibles a ser bloqueadas.Solamente resta ejecutar el comando Bloquear hoja que mencion al principio del artculo de manera que se haga efectivo el bloqueo de las celdas que contienen una frmula. Al abrirse el cuadro de dilogo Proteger hoja debes dejar seleccionadas las opciones predeterminadas y aceptar los cambios.Despus de ejecutar el comando podrs hacer una prueba e intentar modificar alguna celda que contenga una frmula y obtendrs un mensaje similar al siguiente:

Excel no permitir modificar las celdas que contengan una frmula y en cambio podrs editar el contenido de cualquiera de las otras celdas.Atajo para combinar celdas en ExcelEn ocasiones necesitamos combinar repetidamente varias celdas en Excel y nos vemos en la necesidad de buscar un atajo de teclado para agilizar nuestra tarea. Pero despus de buscar por algn tiempo te dars cuenta de que no existe un atajo de teclado para combinar celdas en Excel sin embargo, en esta ocasin te presentar algunas alternativas que sern de gran ayuda.Como sabemos, el comando Combinar celdas se encuentra en la ficha Inicio, dentro del grupo Alineacin y dentro del men desplegable del comando Combinar y centrar:

Los mtodos abreviados que mostrar a continuacin funcionarn para el comando Combinar celdas pero nada impedir que puedas utilizarlos tambin para el comando Combinar y centrar as que en cada mtodo indicar las modificaciones necesarias para ejecutar tambin este ltimo.Mtodo 1: Secuencia de teclasSi ya tienes tiempo utilizando Excel sabrs que a partir de la introduccin de la Cinta de opciones, es posible utilizar la tecla ALT para acceder con el teclado a los comandos que se encuentran en ella. Si en este momento tienes abierto Excel, activa la ventana de la aplicacin, selecciona un par de celdas que desees combinar y pulsa la tecla ALT.

Observa que cada una de las fichas tendr asignada una letra y con tan solo pulsar alguna de ellas se activarn los comandos de la ficha correspondiente. Para nuestro ejemplo pulsar la tecla O para que se activen los comandos de la ficha Inicio.

Pon especial atencin al comando Combinar y centrar que tiene asignada la combinacin de teclas M2 y que debo introducir con el teclado para activar dicho men.

Al abrirse el men podremos ver que cada comando tendr asignada una letra y si queremos ejecutar el comando Combinar celdas tendremos que pulsar la tecla N. Recuerda que el comando se aplicar sobre las celdas previamente seleccionadas, as que no olvides hacer la seleccin de celdas antes de ejecutar el comando.Si hacemos el recuento de los pasos dados para ejecutar con el teclado el comando Combinar celdas, tendremos que ingresar la siguiente secuencia de teclas: ALT + O + M2 + N. Si quisiramos ejecutar el comando Combinar y centrar, tendras que modificar un poco la secuencia de teclas de la siguiente manera: ALT + O + M2 + C.As que, para repetir varias veces la combinacin de celdas, tendrs que seleccionar las celdas a combinar y posteriormente pulsar la secuencia de teclas en el orden dado previamente. Esto debers repetirlo para cada conjunto de celdas que necesites combinar.Aunque este mtodo podra agilizar de cierta manera la ejecucin del comando Combinar celdas, la realidad es que en nuestro ejemplo tuvimos que pulsar cinco teclas para realizar esta tarea. En el siguiente mtodo te mostrar cmo reducir la cantidad de teclas a pulsar.Mtodo 2: La barra de acceso rpidoSi observas con atencin las letras que se muestran en la Cinta de opciones despus de haber pulsado la tecla ALT, te dars cuenta que los comandos de la Barra de herramientas de acceso rpido tambin tendrn una letra asignada as que, otra opcin que tenemos ejecutar el comando Combinar celdas, ser agregar dicho comando a la barra de acceso rpido.

Para agregar un comando a la Barra de herramientas de acceso rpido, ser suficiente con hacer clic derecho sobre dicho comando y seleccionar la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido y como resultado obtendremos un nuevo icono en la barra de acceso rpido que ejecutar el comando recin agregado.

Al pulsar la tecla ALT observars que se ha asignado una tecla al comando Combinar celdas. Para este ejemplo, Excel ha asignado la tecla 4 as que al pulsarla se llevar a cabo la combinacin de las celdas seleccionadas previamente. En nuestro ejemplo, podremos combinar las celdas repetidamente con tan solo seleccionarlas y pulsar la secuencia de teclas ALT + 4. Si quisiera ejecutar el comando Combinar y centrar, entonces tendra que agregar dicho comando a la barra de acceso rpido y pulsar la secuencia de teclas asignada por Excel.Es importante mencionar que la tecla asignada a los comandos de la barra de herramientas de acceso rpido depender de la cantidad de comandos que ya tengas en la barra, as que dicho atajo podra ser diferente al mostrado previamente.Mtodo 3: El atajo de teclado F4Otro atajo de teclado que podemos utilizar para combinar celdas en Excel es la tecla F4. Es muy comn utilizar la tecla F4 al ingresar frmulas en Excel ya que nos permite cambiar entre referencias relativas y absolutas, pero cuando no estamos en el modo de edicin de una frmula, este atajo de teclado se encarga de repetir la ltima accin llevada a cabo dentro de Excel.Para mostrar el uso de este atajo de teclado haremos un ejercicio. En primer lugar seleccionamos las celdas que vamos a combinar, que en nuestro ejemplo sern las celdas A1 y B1, y posteriormente seleccionamos el comando Combinar celdas.

Como resultado obtendremos la combinacin de las celdas seleccionadas. El segundo paso inmediato es seleccionar un segundo grupo de celdas a combinar y que sern las celdas A2 y B2:

Al pulsar la tecla F4 se ejecutar el ltimo comando ejecutado, que en nuestro caso es el comando Combinar celdas, y por lo tanto las celdas A2 y B2 tambin sern combinadas.

En seguida podemos seleccionar un nuevo grupo de celdas y volver a pulsar la tecla F4 para repetir el comando Combinar celdas. La clave de este truco es no hacer ninguna otra accin diferente a la combinacin de las celdas de manera que la tecla F4 siempre repita este mismo comando tantas veces como lo necesitemos. En caso de querer Combinar y centrar el mtodo ser exactamente el mismo, con la diferencia de que tendrs que ejecutar dicho comando al principio para entonces repetirlo con la tecla F4.Una posible desventaja de este mtodo es que no podrs realizar otra cosa ms que combinar celdas una y otra vez hasta terminar con el proceso ya que, si realizas una accin diferente a la combinacin de celdas, la tecla F4 comenzar a repetir esa ltima accin realizada.Mtodo 4: Macro para combinar celdasEl ltimo mtodo que te mostrar implica la creacin de una macro que combinar las celdas previamente seleccionadas. El cdigo de la macro es muy sencillo:123456Sub Combinar()On Error Resume NextSelection.MergeEnd Sub

La instruccin On Error Resume Next nos ayuda a evitar cualquier error en caso de que no se haya hecho una seleccin correcta. El mtodo Merge es el encargado de combinar las celdas que hayan sido seleccionadas previamente.Podrs ejecutar esta macro como cualquier otra pero dado nuestro inters de hacerlo con el teclado, ser necesario crear un atajo para poder ejecutarla rpidamente. Para asignar un atajo de teclado a una macro debemos ir a la ficha Vista > Macros y en el cuadro de dilogo Macros pulsar el botn Opciones que nos permitir asignar un atajo de teclado a la macro.

Para combinar las celdas utilizando el atajo de teclado de la macro ser suficiente con hacer la seleccin de las celdas y pulsar la combinacin de teclas CTRL + t. Recuerda que las acciones que se realizan dentro de una macro nunca quedarn registradas dentro del historial por Deshacer, as que una vez que hayas combinado las celdas solamente podrs separarlas manualmente.Si quieres crear una macro para combinar y centrar al mismo tiempo, el cdigo ser muy similar al anterior con la nica diferencia de que necesitaremos una lnea adicional para aplicar la alineacin horizontal de las celdas combinadas. El cdigo es el siguiente:1234567Sub CombinarCentrar()On Error Resume NextSelection.MergeSelection.HorizontalAlignment = xlCenterEnd Sub

Al igual que con la primera macro, podrs asignar un atajo de teclado para ejecutarla con alguna combinacin de teclas. Si lo deseas puedes descargar el archivo de trabajo que contiene el cdigo de ambas macros de manera que puedas hacer tus propias pruebas.Aunque Excel no provea de un atajo de teclado para combinar celdas, es posible utilizar cualquiera de los mtodos mostrados para realizar rpidamente esta tarea y hacer ms eficiente el uso de nuestro tiempo y recursos.Ingresar frmulas en ExcelPara ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.Ingresar una frmula manualmenteLa manera ms simple de introducir una frmula en Exceles capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratnExiste un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas que forman parte de una frmula.Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con las flechas deltecladoEste mtodo es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratn para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcinLas frmulas de Excel pueden utilizar funcionesy para insertarlas en la frmula podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir el nombre de lafuncin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las referencias de las celdas dentro de la frmula.Insertar nombres de rango en frmulasEn Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresarestos nombres en nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.Editar frmulas en ExcelDespus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones: Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas. Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda. Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

Cmo editar una frmula en Excel con el ratnProbablemente sabes cmo editar una frmula en Excel directamente en la barra de frmulas pero existe otra manera de hacerlo utilizando el ratn y que puede resultar ms fcil para algunas personas. El primer paso es seleccionar la ceda que contiene la frmula y pulsar la tecla F2 o hacer doble clic sobre ella.En la siguiente imagen puedes observar que al hacer doble clic sobre la celda G3 entramos en modo edicin y cada una de las celdas referenciadas dentro de la frmula se muestra con un borde de un color diferente.

En este ejemplo, la celda A2 tiene el borde de color azul que es el mismo color de los caracteres A2 dentro de la frmula. Lo mismo sucede con la celda B2 que tiene el borde de color verde que coincide perfectamente con el color de las letras dentro de la frmula.Cambiar una frmula en ExcelAhora supongamos que en lugar de querer multiplicar la celda C2 en nuestra frmula queremos cambiarla por la celda C4. Para cambiar una frmula en Excel con el ratn solamente debemos posicionarnos en el borde de la celda hasta que el cursor se convierta en una doble flecha y entonces mover la seleccin hacia la nueva celda. En la siguiente animacin puedes observar cmo hago el cambio en la frmula de la celda G3 remplazando con el ratn la referencia de la celda C2 por la celda C4:

Despus de hacer el cambio solamente pulsamos el botn Introducir en la barra de herramientas o pulsamos la tecla Entrar y habr sido suficiente para editar una frmula en Excel con el ratn. Ahora sabes que arrastrando los bordes de una celda podemos modificar cualquier referencia dentro de una frmula de Excel.Ampliar un rango dentro de una frmulaAhora considera otro ejemplo donde hacemos una suma de un rango de celdas con la funcin SUMA.

Puedes observar que la frmula de la celda E2 considera el rango B2:B8 pero queremos ampliar dicho rango hasta la celda B11 para considerar el mes de Octubre en nuestra frmula. Para editar un rango dentro de la frmula con el ratn debemos arrastrar alguna de las esquinas inferiores del rango hacia la ltima celda que deseamos incluir:

De la misma manera podemos ampliar el rango hacia otras columnas. Supongamos que en el ejemplo anterior tengo una columna adicional con las ventas de un segundo producto y quiero incluir tambin dichas celdas dentro de la suma. De la misma manera arrastrar el borde inferior derecho del rango seleccionado hacia abajo y despus hacia la derecha para incluir la nueva columna:

Al arrastrar los bordes de la referencia de un rango podemos ampliar (o disminuir) cualquier rango especificado dentro de una frmula.BUSCARV con dos o ms criterios de bsquedaUna de las acciones que los usuarios de Excel realizamos habitualmente es la de buscar datos sobre una columna y para eso frecuentemente utilizamos la funcin BUSCARV. Sin embargo, cuando tenemos la necesidad de realizar una bsqueda utilizando dos o ms criterios nos damos cuenta que la funcin BUSCARV no nos permite realizar ese tipo de bsquedas de manera predeterminada.En esta ocasin te mostrar una tcnica muy simple que podemos utilizar para realizar bsquedas con dos o ms criterios con la funcin BUSCARV, pero antes necesito establecer un caso, que nos servir como ejemplo, donde veremos la necesidad de realizar una bsqueda por dos criterios.Necesidad de buscar por dos criteriosEn la siguiente imagen puedes observar una rango de datos en donde la primer columna es el Nombre de un alumno y la segunda columna su Apellido. Para este ejemplo estamos buscando la calificacin de Alejandra utilizando la funcin BUSCARV.

El resultado es correcto, ya que la funcin BUSCARV nos devuelve la calificacin 91 que corresponde a Alejandra Rodrguez. El problema se presenta cuando queremos encontrar la calificacin de Alejandra Gmez, ya que no hay una manera evidente de indicar a la funcin BUSCARV un segundo criterio donde, adems del nombre, podamos especificar el apellido que estamos buscando.Adems, la funcin BUSCARV siempre devolver la primera ocurrencia del valor buscado as que, no importa cuntas veces realicemos la bsqueda del valor Alejandra, siempre obtendremos el valor 91 porque ser la primera ocurrencia encontrada. En este tipo de casos necesitamos realizar una bsqueda indicando dos criterios de manera que podamos obtener el valor correcto.BUSCARV con dos criteriosLa tcnica que utilizaremos implica la creacin de una columna auxiliar donde debemos concatenar las columnas que contiene los criterios de bsqueda. Para nuestro ejemplo crear una columna adicional que utilizar el smbolo & para concatenar los valores del Nombre y Apellido:

Los valores buscados los colocar en la celda G1 (Nombre) y en la celda G2 (Apellido) de manera que la frmula para buscar la calificacin de cualquier alumno ser la siguiente:=BUSCARV(G1&G2,C2:D10,2,FALSO)El primer argumento de la funcin BUSCARV hace la concatenacin del nombre y apellido que sern buscados sobre la columna auxiliar y como resultado la funcin devolver la calificacin correspondiente.

El resultado devuelto es correcto ya que nos devuelve la calificacin de Alejandra Gmez que es la bsqueda que se ha realizado. Recuerda que esta tcnica ha implicado dos cosas:1. La creacin de una columna auxiliar que concatena las columnas que sern utilizadas como criterio de bsqueda.2. El primer argumento de la funcin BUSCARV deber concatenar tambin los criterios para ser buscados en la columna auxiliar recin creada.Para comprobar que este mtodo funciona adecuadamente para cualquier alumno, en la siguiente imagen puedes ver el resultado de la bsqueda para Carlos Lpez:

La frmula es la misma, y solamente he cambiado los valores en las celdas G1 y G2 para buscar la calificacin de un alumno diferente. Inclusive puedes ocultar la columna auxiliar y seguir realizando bsquedas con los dos criterios indicados en las celdas G1 y G2:

BUSCARV con varios criteriosLa tcnica mostrada anteriormente puede ser utilizada para cualquier cantidad de criterios en una bsqueda. Por ejemplo, si adems del nombre y apellido necesitramos agregar una columna que indicara el mes de la calificacin, entonces estaramos haciendo una bsqueda por tres criterios y deberamos crear una columna auxiliar de la siguiente manera:

Una vez concatenados todos los criterios en una misma columna, podremos realizar la bsqueda por nombre, apellido y mes de la siguiente manera:

Observa que el primer argumento de la funcin BUSCARV tiene concatenados los valores que deseamos buscar sobre la columna auxiliar.En un artculo anterior escrib sobre otra alternativa que tenemos para realizar bsquedas por varios criterios pero utilizando las funciones COINCIDIR e INDICE. Si quieres leer un poco ms sobre dicho mtodo te recomiendo leer el artculo Buscar por dos criterios en Excel.Por ltimo te dejo el vnculo de descarga para el libro de trabajo que utilic en la creacin de este artculo de manera que puedas probar las bsquedas con dos o ms criterios utilizando la funcin BUSCARV.La funcin BUSCARV en ExcelLa funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la bsqueda dentro de un directorio telefnico.Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces obtener el nmero correcto.Crear una tabla de bsquedaPara poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.Sintaxis de la funcin BUSCARVLa funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas. Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado. Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1. Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.Ejemplo de la funcin BUSCARVPara probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:=BUSCARV(3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la funcin:=BUSCARV(E1,4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:=BUSCARV(E1,A2:B11,5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):=BUSCARV(E1,A2:B11,2,6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer una bsqueda exacta del nombre.=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado. Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF! Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un error de tipo #VALOR! Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho de esta funcin.Cmo concatenar en ExcelEs muy frecuente encontrarnos con bases de datos en Excel en donde la informacin se encuentra dividida en varias columnas y para poder utilizarla necesitamos unir la informacin en una sola columna. Para ello debemos saber cmo concatenar en Excel.Existen dos mtodos para concatenar en Excel. El primero que mostrar utiliza una funcin de Excel y el segundo mtodo utiliza el smbolo & conocido como ampersand (en ingls).La funcin CONCATENAR en ExcelSupongamos que tenemos una hoja de Excel con los nombres de personas en la columna A y los apellidos en la columna B.

Nuestro objetivo es unir el nombre y el apellido en la columna C por lo que debo utilizar la funcin CONCATENAR de la siguiente manera:=CONCATENAR(A1, " ", B1)Observa que el segundo argumento de la funcin es un espacio en blanco el cual est encerrado entre comillas dobles. Esto har que Excel coloque un espacio entre el nombre de la columna A1 y el apellido de la columna B1. Al copiar esta frmula en todas las celdas de la columna C obtendremos el resultado deseado.

Para este ejemplo fue muy importante indicar el espacio en blanco como el segundo argumento de la funcin CONCATENAR ya que si no lo hubiramos utilizado habramos obtenido un resultado diferente:

Observa cmo en este segundo ejemplo se omiti el espacio en blanco y por lo tanto el nombre y el apellido aparecen pegados uno detrs del otro. Es por eso que debemos recordar especificar explcitamente los espacios en blanco que vamos a necesitar en la concatenacin.Concatenar en Excel con el smbolo &Otro mtodo para concatenar en Excel es utilizar el smbolo & en lugar de la funcin CONCATENAR. Haciendo el mismo ejemplo anterior, la manera de unir el nombre de la columna A1 con el apellido de la columna B1 sera utilizando la siguiente frmula en la celda C1:=A1 & " " & B1Esta frmula indica que el valor de la celda C1 ser el valor de la celda A1 seguido por un espacio en blanco y seguido por el valor de la celda B1. Observa el resultado de aplicar esta frmula a la columna C:

Al igual que con la funcin CONCATENAR, con este mtodo tambin debemos indicar explcitamente los espacios en blanco que necesitaremos.Cmo deshacer la concatenacinUna pregunta muy frecuente entre los usuarios de Excel es cmo deshacer la concatenacin. La solucin es muy sencilla porque podemos utilizar la funcionalidad de Excel conocida como Texto en columnas. Para aprender ms al respecto puedes leer el artculo Dividir texto en columnas.Dividir texto en columnasEn esta ocasin te mostrar cmo separar el texto de una celda en diferentes columnas, es decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente.En primer lugar debes seleccionar la celda:

Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos debes hacer clic sobre el comando Texto en columnas:

Convertir texto en columnas en ExcelSe mostrar el asistente para convertir texto en columnas:

De manera predeterminada aparecer seleccionada la opcin De ancho fijo, ahora debes hacer clic en Siguiente para ir al paso 2:

En el paso 2 del proceso podemos observar cmo Excel ha detectado los espacios en nuestro texto. Haz clic en Siguiente para ir al ltimo paso:

Lo ms importante de este ltmo paso es colocar la celda Destino, que es la celda a partir de la cual Excel pondr la primer palabra. En este ejemplo seleccion la celda $B$1. Al hacer clic en el botn Finalizar notars de inmediato la cadena de texto dividida:

Separar palabras de varias celdasComo segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que necesitas dividir ser suficiente con seleccionar todos los datos:

De igual manera hars clic sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora en la primera pantalla del asistente Excel sugerir la opcin Delimitados, pero eso no cambiar en mucho las cosas as que solo haz clic en el botn Siguiente para ir al paso 2 en donde debers asegurarte que la opcin Espacio est seleccionada como Separador:

Al dar clic en Siguiente se presentar la ltima pantalla del proceso y solamente debers seleccionar la celda Destino a partir de la cual debern colcarse los datos. Al hacer clic en el botn Finalizar obtuve los resultados esperados:

Buscar por dos criterios en ExcelExisten diferentes maneras de buscar un valor dentro de un rango en Excel pero en esta ocasin revisaremos una alternativa para buscar un valor pordos criterioses decir, en base al valor de dos columnas encontraremos el valor de una tercera columna.Supongamos que tengo una tienda de telfonos celulares y la lista de precios est organizada de la siguiente manera:

Lo que deseo buscar es el precio de un equipo telefnico en base a su Marca y su Modelo. Para ello colocar los valores que busco dentro de las celdas B1 y B2:

En base a estos dos criterios necesito encontrar el precio correspondiente. Lo primero que voy a hacer es nombrar algunos rangos dentro de la tabla que contiene los datos de manera que la frmula sea ms simple de entender. Los rangos nombrados sern los siguientes:

Buscar valor por dos criterios en ExcelPara alcanzar mi objetivo har uso de las funciones COINCIDIR e INDICE y las combinar para tener una sola frmula que me dar el resultado adecuado. Es importante notar que la frmula que voy a utilizar debe ser una frmula matricial por lo que despus de ingresarla en la barra de frmulas se debe pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR. La frmula que mostrar el precio en base de a los dos criterios de Marca y Modelo es la siguiente:{=INDICE(Precios,COINCIDIR(B1&B2,Marcas&Modelos,0))}Observa el resultado de colocar esta frmula en la celda B3:

Primero explicar el objetivo de la funcin COINCIDIR. Esta funcin concatena el contenido de las celdas B1 y B2 para posteriormente buscar ese texto dentro de un arreglo que contiene todas las Marcas y Modelos tambin concatenados. El nmero 0 de la funcin COINCIDIR indica una coincidencia exacta. El resultado ser la posicin (nmero de rengln) donde se encuentre la coincidencia.Una vez que conozco la posicin de los valores que coinciden el siguiente objetivo es traer el precio por lo que la funcin INDICE me ayuda a obtener ese dato con tan solo especificar el rango de Precios y el nmero de fila como su segundo argumento que es precisamente el resultado de la funcin COINCIDIR.Una mejora que se puede realizar a este ejemplo es crear listas desplegables para la Marca y para el Modelo y por supuesto colocar una validacin para la frmula recin escrita de manera que muestre un mensaje ms amigable cuando no encuentre coincidencias.Cmo agregar lneas horizontales a un grfico de ExcelCuando hablamos de agregar lneas horizontales a un grfico de Excel nos podramos estar refiriendo a las lneas de divisin de un grfico o tambin a colocar lneas adicionales que nos ayuden a marcar un lmite dentro del grfico. En esta ocasin te mostrar como agregar ambas.Agregar lneas de divisin horizontales secundariasDe manera predeterminada Excel muestra en un grfico unas lneas horizontales conocidas como Lneas de divisin principales.

Sin embargo, podemos agregar algunas lneas horizontales adicionales de manera que podamos distinguir con mayor claridad los valores que intersectan a la lnea del grfico.Para agregar lneas de divisin secundarias debemos ir a la ficha Presentacin y dentro del comando Lneas de cuadrcula seleccionar la opcin Lneas horizontales de la cuadrcula primarias y finalmente seleccionar la opcin Lneas de divisin primarias y secundarias. El resultado ser el siguiente:

De esta manera podemos agregar a nuestro grfico de Excel varias lneas de divisin horizontales que ayudarn a interpretar correctamente los datos.Crear lmites horizontales en un grfico de ExcelAdems de las lneas de divisin primaria y secundaria que nos provee Excel para un grfico podemos agregar lneas horizontales para identificar algn lmite que deseamos mostrar en nuestro grfico. Observa el siguiente ejemplo:

El truco para agregar esta lneas horizontales es crear un grfico combinado en Excel, asque debemos iniciar creandouna pequea tabla con los datos que sern utilizados para crear ambas lneas.

Trazaremos una lnea horizontal justamente en el valor 1,800 y otra lnea en 2,250 y ya que para poder trazar una lnea necesitamos dos puntos he colocado el mismo valor repetido tanto para la columna Mnimo como para la columna Mximo.Para agregar esta informacin a nuestro grfico selecciono el rango D1:F3 y lo copio al portapapeles. Posteriormente selecciono el grfico y desde el botn Pegar selecciono la opcin Pegado especial lo cual mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

Asegrate de tener las mismas opciones marcadas y pulsa el botn Aceptar. Eso agregar dos nuevas series de datos a nuestro grfico:

El siguiente paso es cambiar el tipo de grfico de cada una de las lneas recin agregadas por un Grfico XY de dispersin, para ello debes hacer clic derecho sobre la lnea y seleccionar la opcin Cambiar tipo de grfico de series.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico y seleccionamos la opcin Dispersin con lneas suavizadas

Hacemos lo mismo para la otra serie y al terminar tendremos un grfico como el siguiente:

Como puedes observar, las lneas horizontales no llegan hasta el extremo derecho de nuestro grfico, as que tenemos que cambiar la escala de su eje horizontal. Para ello hacemos clic derecho sobre el eje horizontal superior y seleccionamos la opcin Dar formato al eje lo cual mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

Para la opcin Mxima debemos establecer el valor Fijo igual a uno. De esta manera al aceptar los cambios tendremos ambas lneas ocupando todo el ancho del grfico.

Lo nico que nos resta es eliminar ambos ejes secundarios tanto el eje secundario horizontal (superior) como el eje secundario vertical (derecha). Al eliminarlos las escalas se ajustarn y tendremos el grfico que deseamos con las lneas horizontales en los valores adecuados.

Cmo crear un catlogo de imgenes en ExcelLas personas utilizan Excel para almacenar diversos tipos de informacin y en muchas ocasiones dicha informacin necesita tener una imagen asociada por lo que se hace necesario crear un catlogo de imgenes en Excel que pueda estar vinculado a nuestra base de datos.Crear el catlogo de imgenes en ExcelExisten diversos mtodos para crear un catlogo de imgenes en Excel. Algunos usuarios de Excel prefieren implementar el catlogo incrustando la imagen asociada a cada registro dentro de la hoja de Excel. Sin embargo, si tienes una base de datos con muchos registros terminars con un libro de Excel excesivamente grande por el tamao de las imgenes lo cual dificultar su manejo.Siempre recomiendo utilizar un mtodo con VBA porque eso nos permite dejar los archivos de las imgenes en una carpeta local del equipo y solamente cargar las imgenes conforme son utilizadas dentro de nuestra base de datos de Excel.La clave para crear el catlogo de imgenesLa clave para tener un catlogo de imgenes en Excel es tener una hoja donde se relacione la llave primaria de nuestros registros con la imagen correspondiente. Si no ests familiarizado con el trmino llave primaria te recomiendo leer el artculo Diseo de bases de datos.En el siguiente ejemplo podrs observar que tengo una lista de 5 pelculas en Blu-ray y cada una de ellas tiene una clave de producto nica.

Las imgenes de cada producto estarn guardadas dentro de un directorio llamada imagenes y tendrn el mismo nombre que el cdigo de producto al que pertenecen. El tener las imgenes con el mismo nombre que la clave del producto facilitar su manipulacin en gran manera.

Insertar un Control de imagenPara poder observar la imagen de cara producto insertar un Control de imagen que es un tipo de control ActiveX. Para hacerlo debo ir a la ficha Programador y en el botn Insertar seleccionar el control adecuado.

El Control de imagen se ver de la siguiente manera:

Crear la macro para mostrar imagenPara este ejemplo har que la imagen se muestre al momento de seleccionar una celda de la columna Cdigo y para ello utilizar el evento Worksheet_SelectionChange. Haz clic derecho sobre el nombre de la hoja y selecciona la opcin Ver cdigo y dentro del Editor de Visual Basic selecciona el evento SelectionChange. A continuacin podrs ver el cdigo VBA para dicho evento:

La parte importante de este cdigo es que cuando seleccionamos cualquier celda dentro del rango A2:A6 se modificar la propiedad Picture del objeto Image1. La instruccin LoadPicture es responsable de cargar la imagen almacenada en nuestro disco duro local:LoadPicture(ActiveWorkbook.Path & "\imagenes\" & Target & ".jpg")La instruccin ActiveWorkbook.Path devuelve el directorio actual del archivo Excel y le concatena el directorio imagenes que es donde se encuentran nuestros archivos. Posteriormente se concatena la variable Target que contiene el valor de la celda seleccionada y se agrega la extensin de lo archivos de imagen que para nuestro ejemplo son archivos JPG.Probando el catlogo de imgenes en ExcelA continuacin probar que la macro recin creada funciona correctamente pata nuestro catlogo de imgenes en Excel:

Existen variantes sobre este mtodo y seguramente en otro artculo tendremos la oportunidad de explorar diferentes mtodos para mostrar las imgenes asociadas a un registro de nuestra base de datos en Excel. Para continuar con las pruebas puedes descargar el libro de trabajo utilizado junto con las imgenes de ejemplo.Diseo de bases de datosEl diseo de una base de datos es de suma importancia ya que de ello depender que nuestros datos estn correctamente actualizados y la informacin siempre sea exacta. Si hacemos un buen diseo de base de datos podremos obtener reportes efectivos y eficientes.En esta ocasin proporcionar algunas recomendaciones a seguir al momento de realizar el diseo y modelo de una base de datos. No importa la herramienta que se utilice para almacenar la informacin, puede ser Excel, Access o sistemas gestoresde bases datos ms complejos como Microsoft SQL Server pero siempre debes disear y modelar una base de datos antes de tomar la decisin de crearla.Conceptos bsicos sobre el diseo de bases de datosEn cualquier base de datos la informacin est almacenada en tablas las cuales a su vez estn formadas por columnas y filas. La base de datos ms simple consta de una sola tabla aunque la mayora de las bases de datos necesitarn varias tablas.

Las filas de una tabla tambin reciben el nombre de registros y las columnas tambin son llamadas campos.Disear y modelar una base de datosAl disear una base de datos determinamos las tablas y campos que darn forma a nuestra base de datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la informacin nos evitar problemas posteriores.Es por eso que para disear una base de datos es necesario conocer la problemtica y todo el contexto sobre la informacin que se almacenar en nuestro repositorio de datos. Debemos determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la informacin que ser registrada. A continuacin los 5 pasos esenciales para realizar un buen diseo y modelo de una base de datos.1. Identificar las tablasDe acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creacin de nuestra base de datos, debemos identificar adecuadamente los elementos de informacin y dividirlos en entidades (temas principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros, autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.2. Determinar los camposCada entidad representada por una tabla posee caractersticas propias que lo describen y que lo hacen diferente de los dems objetos. Esas caractersticas de cada entidad sern nuestros campos de la tabla los cuales describirn adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una tabla de libros impresos tendr los campos ISBN, ttulo, pginas, autor, etc.

3. Determinar las llaves primariasUna llave primaria es un identificador nico para cada registro (fila) de una tabla. La llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor ser diferente para todos los registros. Por ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podra ser el ISBN el cual es nico para cada libro. Para una tabla de productos se tendra una clave de producto que los identifique de manera nica.

4. Determinar las relaciones entre tablasExamina las tablas creadas y revisa si existe alguna relacin entre ellas. Cuando encontramos que existe una relacin entre dos tablas debemos identificar el campo de relacin. Por ejemplo, en una base de datos de productos y categoras existir una relacin entre las dos tablas porque una categora puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el cdigo de la categora ser el campo que establezca la relacin entre ambas tablas.

5. Identificar y remover datos repetidosFinalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista informacin repetida. El tener informacin repetida puede causar problemas de consistencia en los datos adems de ocupar ms espacio de almacenamiento.Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el cdigo del departamento y el nombre del departamento comenzar a repetir la informacin para los empleados que pertenezcan al mismo departamento.

Qu pasara si el nombre del departamento cambiara de Informtica a Tecnologa? Tendramos que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podramos dejar alguna incongruencia en los datos. Una mejor solucin es tener una tabla exclusiva de departamentos y solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.

De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento solamente debemos realizar la actualizacin en un solo lugar.El diseo de bases de datos es un tema muy extenso y es difcil considerar todos sus aspectos en un solo artculo. Sin embargo, al seguir estas 5 reglas bsicas del diseo de bases de datos estaremos dando un paso hacia adelante en las buenas prcticas de creacin y gestin de bases de datos.Una alternativa a la funcin BUSCARV en ExcelComo seguramente sabes, la funcin BUSCARV es una de las funciones ms utilizadas en Excel y es de gran ayuda para buscar valores dentro de una lista. Sin embargo esta funcin tiene una restriccin que puede ponerte en aprietos.Condicin para utilizar la funcin BUSCARVLa condicin que tenemos para utilizar la funcin BUSCARV es que el valor que estamos buscando debe estar en la primera columna del rango de datos y esta condicin se debe de cumplir siempre. En la siguiente imagen puedes observar cmo utilizo fcilmente la funcin BUSCARV para encontrar el total de la factura 8975:

Sin embargo, si deseo encontrar el valor de la factura por el nombre de cliente no ser posible utilizar la funcin BUSCARV ya que la columna Cliente no es la primera columna de la tabla. Por supuesto, una opcin sera modificar la tabla de datos y mover la columna C como la primera columna, pero en ocasiones no podemos hacer dicho movimiento.En esta ocasin te mostrar una alternativa que podemos aplicar haciendo uso de lafuncin INDICE y de la funcin COINCIDIR para obtener el resultado deseado.Funcin INDICE y COINCIDIR en lugar de BUSCARVLa funcin COINCIDIR nos devolver la posicin que tiene el valor que estamos buscando. Observa cmo utilizo dicha funcin para encontrar la posicin del cliente Apple:

La funcin COINCIDIR me devuelve correctamente la posicin 3 para el cliente que estoy buscando. Solamente resta utilizar la funcin INDICE para obtener el valor de la columna Total que le corresponde.La funcin INDICE nos devuelve el valor de una celda con tan solo especificar el nmero de fila y de columna. Ya con la funcin COINCIDIR obtuvimos el nmero de fila que buscamos, as que solo debemos indicar la columna que necesitamos:

Como primer argumento de la funcin INDICE he colocado el mismo rango que utilic con la funcin BUSCARV. El segundo argumento es el resultado de la funcin COINCIDIR que me devolver la fila 3 y en el ltimo argumento he indicado que deseo la columna 4 del rango especificado.Con esta solucin hemos creado un comportamiento similar a la funcin BUSCARV pero sin la restriccin de tener que utilizar siempre la primera columna de la tabla.Buscar por dos criterios en ExcelExisten diferentes maneras de buscar un valor dentro de un rango en Excel pero en esta ocasin revisaremos una alternativa para buscar un valor pordos criterioses decir, en base al valor de dos columnas encontraremos el valor de una tercera columna.Supongamos que tengo una tienda de telfonos celulares y la lista de precios est organizada de la siguiente manera:

Lo que deseo buscar es el precio de un equipo telefnico en base a su Marca y su Modelo. Para ello colocar los valores que busco dentro de las celdas B1 y B2:

En base a estos dos criterios necesito encontrar el precio correspondiente. Lo primero que voy a hacer es nombrar algunos rangos dentro de la tabla que contiene los datos de manera que la frmula sea ms simple de entender. Los rangos nombrados sern los siguientes:

Buscar valor por dos criterios en ExcelPara alcanzar mi objetivo har uso de las funciones COINCIDIR e INDICE y las combinar para tener una sola frmula que me dar el resultado adecuado. Es importante notar que la frmula que voy a utilizar debe ser una frmula matricial por lo que despus de ingresarla en la barra de frmulas se debe pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR. La frmula que mostrar el precio en base de a los dos criterios de Marca y Modelo es la siguiente:{=INDICE(Precios,COINCIDIR(B1&B2,Marcas&Modelos,0))}Observa el resultado de colocar esta frmula en la celda B3:

Primero explicar el objetivo de la funcin COINCIDIR. Esta funcin concatena el contenido de las celdas B1 y B2 para posteriormente buscar ese texto dentro de un arreglo que contiene todas las Marcas y Modelos tambin concatenados. El nmero 0 de la funcin COINCIDIR indica una coincidencia exacta. El resultado ser la posicin (nmero de rengln) donde se encuentre la coincidencia.Una vez que conozco la posicin de los valores que coinciden el siguiente objetivo es traer el precio por lo que la funcin INDICE me ayuda a obtener ese dato con tan solo especificar el rango de Precios y el nmero de fila como su segundo argumento que es precisamente el resultado de la funcin COINCIDIR.Una mejora que se puede realizar a este ejemplo es crear listas desplegables para la Marca y para el Modelo y por supuesto colocar una validacin para la frmula recin escrita de manera que muestre un mensaje ms amigable cuando no encuentre coincidencias.El grfico de columnas en ExcelElgrfico de columnas en Exceles uno de los grficos ms utilizados ya que nos permite representar fcilmente la cantidad de veces que ocurre un valor. Dicha cantidad es representada por una barra vertical cuya altura est determinada por el valor que representa.Entre mayor sea un valor, la columna del grfico ser mas alta. De esta manera podemos decir que ungrfico de columnas en Excelnos permite visualizar las diferencias entre las magnitudes de los datos que estn siendo representados.Datos para el grfico de columnasEl primer paso para la creacin de ungrfico de columnases organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. La primera regla importante es no dejar filas o columnas en blanco entre los datos.

La segunda regla que deben seguir los datos ser que la etiqueta colocada como ttulo de columna se interpretar como el nombre de la serie (en el ejemplo la etiqueta Producto 1). Todos los datos que estn por debajo de dicha etiqueta estarn identificados con el mismo color dentro del grfico.El texto colocado en cada fila (que en el ejemplo con los meses del ao) sern las etiquetas del eje horizontal del grfico. Esto quedar claro en un instante cuando insertemos elgrfico de columnasen nuestra hoja.Crear el grfico de columnasPara crear el grfico de columnas ser suficiente con seleccionar cualquier valor de la tabla de datos e ir a la ficha Insertar y pulsar el botn Columna para seleccionar el grfico correspondiente:

Excel detectar automticamente los datos del rango y crear ungrfico de columnascomo el siguiente:

Observa que el ttulo de la columna se convirti en el nombre que identifica a la serie y fue colocado a la derecha del grfico (Producto 1). As mismo los nombres de cada mes fueron colocados a lo largo del eje horizontal.Grfico de columnas con ms de una serieAhora observa lo que sucede si agregamos otra columna a los datos. Como lo he mencionado previamente, cada columna ser identificada con un color diferente dentro del grfico y lo comprobamos a continuacin.

Puedes observar el ttulo de cada columna en los datos como parte de la leyenda que est a la derecha del grfico y cada una de ellas siendo diferenciada por un color diferente.Diferentes tipos de grficos de columnas por su formaPodemos categorizar los diferentes tipos degrficos de columnas en Excelde acuerdo a la forma que tendr la columna. Las grficas que he mostrado hasta ahora son del tipo 2-D. Columna en 2-D: Cada columna ser un rectngulo en dos dimensiones. Columna en 3-D: Cada columna ser un rectngulo en tres dimensiones, es decir, se agregar un efecto de profundidad a cada columna. Cilndrico: Cada columna ser un cilindro. Cnico: Cada columna ser un cono. Pirmide: Cada columna ser una pirmide.Todas estas opciones forman parte del men de opciones del botn Columna y de acuerdo a la opcin elegida ser la forma que tendr cada columna dentro del grfico. Por ejemplo, para la misma tabla de datos de los ejemplos anteriores he creado un grfico de columnas cnico:

Aunque Excel nos permite tener diferentes formas para nuestras columnas, te sugiero utilizar siempre las columnas en 2-D ya que son las formas que nos permiten tener una visin clara de nuestros datos y poder interpretar adecuadamente la informacin.Grfico de columnas apiladasOtra variante que existe de ungrfico de columnas en Excelson las columnas apiladas. Lo que esto significa es que Excel colocar una columna arriba de la otra. Esta opcin la encontramos en el mismo men de opciones del botn Columna.

Al seleccionar este tipo de grfico obtendremos el siguiente resultado:

Observa que Excel ha colocado una columna por arriba de la otra y la altura de ambas columnas es la suma de ambos valores. Esta variante puede ser til en ocasiones cuando deseamos contrastar fuertemente el valor de una serie respecto a la otra. Por ejemplo, es evidente que, para el mes de Abril, las ventas del Producto 1 fueron mayores que las del Producto 2.Grfico de columnas 100% apiladasEn el ejemplo anterior tenamos una columna sobre la otra y la escala vertical era la suma de ambas columnas. Podemos modificar dicha escala y hacer que sean porcentajes en lugar de valores.Para hacerlo podemos crear ungrfico de columnas 100% apiladasque es tambin una opcin dentro del men del botn Columna. Con este tipo de grfico haremos que cada mes tenga siempre el 100% y representaremos grficamente el porcentaje que corresponde a cada serie.

En este tipo degrfico de columnasno podemos ver el monto de las ventas de cada mes, pero podemos comparar grficamente los porcentajes de cada una de las series a travs del tiempo.Desventajas de un grfico de columnasUna desventaja de losgrficos de columnases que su compresin puede complicarse en caso de tener demasiados conjuntos de datos a la vez. Observa el siguiente grfico de columnas:

La compresin de este grfico es muy complicada por la cantidad de columnas que contiene. Como regla general, te recomiendo no utilizar ungrfico de columnassi tienes ms de tres series de datos ya que con ms datos en el grfico se complicar considerablemente su interpretacin.Losgrficos de columnas en Excelson un tipo de grfico que encontrars muy frecuentemente por lo que es importante que aprendas a elaborarlos y a interpretarlos correctamente.Cmo crear un grfico en ExcelLo primero que debes hacer paracrear un grfico en Exceles organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la informacin y crear el grfico.Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:

Antes de continuar debo decir que es importante conocer lostipos de grficos en Excelde manera que puedas tomar la decisin adecuada sobre el grfico a crear.Crear un grfico en ExcelEl siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupoGrficoshacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna y seleccionar la primera de las opciones:

Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la hoja:

Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.Partes de un grfico de ExcelUn grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del grfico, las series de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente grfico muestra laspartes de un grfico de Excelque necesitas conocer:

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico y que incluye todas sus partes. Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior. Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda. Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos. Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin como el eje horizontal y suele contener las categoras del grfico. rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos. Lneas de divi