aprovechamiento pedagógico de excel
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APROVECHAMIENTO PEDAGÓGICO DE LA HOJA DE
CÁLCULO MICROSOFT EXCEL
Con Microsoft Excel es posible mejorar notablemente la eficacia y eficiencia del
procesamiento de datos relacionados con nuestros estudiantes además de permitir
el desarrollo de interesantes aplicaciones didácticas, en este manual presentamos
algunos ejemplos:
- El registro auxiliar.
o ¿Cómo se elabora un cuadro de mérito?
o ¿Cómo se elabora la estadística de aprobados y desaprobados?
o ¿Cómo se elabora un gráfico estadístico?
- La calculadora de porcentajes.
- El instrumento de evaluación.
- Crucigrama.
El Registro Auxiliar
Los docentes utilizamos diariamente los registros auxiliares para anotar el
progreso de los estudiantes; normalmente, tareas rutinarias como el cálculo de
promedios, la elaboración de informes estadísticos, de cuadros de mérito y otros,
resultan ser muy tediosas y agotan buena parte del tiempo.
En este apartado veremos como una hoja de cálculo elaborada en Excel
permite que todas estas tareas sean realizadas de forma automática y en pocos
minutos.
Aprenderemos paso a paso como crear un registro auxiliar similar al de la
imagen que se muestra a continuación:
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Antes de empezar será necesario conocer el nombre de los elementos de la hoja de
cálculo con los que vamos a interactuar frecuentemente:
Además de la presentación ordenada y clara, en este registro basta con escribir las notas parciales, para que Excel se encargue de calcular los promedios. Además las notas desaprobatorias de los estudiantes aparecen automáticamente en color rojo.
CABECERA DE
COLUMNA
CABECERA DE
FILA
FILA
COLUMNA
La hoja de cálculo es un conjunto de celdas que se organizan en filas y columnas, para identificar una celda se unen el nombre de la columna y el nombre de la fila donde se encuentra.
MARCADOR DE CELDAS
UBICADO EN LA CELDA B4
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1. El primer paso para elaborar el registro será escribir los
títulos en las celdas correspondientes, para ello coloque
el marcador de celdas en la celda apropiada y digite el
texto.
2. La columna B, donde irán los apellidos y nombres deberá ser más ancha que las
demás, en otros casos las columnas deberán ser más angostas; para modificar el
ancho de una columna coloque el puntero del mouse al final de su cabecera,
presione el botón izquierdo y sin soltarlo mueva el mouse a la izquierda o
derecha según convenga.
3. Los textos INDICADOR 1, INDICADOR 2, INDICADOR 3, INDICADOR 4 y
PROMEDIO tienen una alienación diferente.
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Para alinearlos de esta manera, realice los pasos que se indican a continuación:
4. Las demás características de formato: colores, tipos de fuente, bordes y otras se
definen seleccionando las celdas y haciendo clic en las herramientas
correspondientes de la Barra de Formato de Excel.
5. Otra herramienta que ha sido utilizada para mejorar la presentación de este
registro es Combinar y Centrar, observe el texto CIENCIA, TECNOLOGÍA Y
AMBIENTE.
En este caso el rango de celdas que va de B4 a F4 (B4:F4) está combinado
formando una sola gran celda, esto se consigue seleccionando las celdas
necesarias y haciendo clic en el botón Combinar y centrar:
Seleccione las celdas y presiona la
combinación CTRL + 1
Elija la ficha Alineación
Indique la alineación
apropiada.
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6. Ahora estamos listos para ingresar los nombres de los estudiantes y sus
correspondientes notas parciales.
7. El siguiente paso es definir la función que calculará de forma automática los
promedios, coloque el marcador de celdas en F9, y escriba la función
PROMEDIO:
=PROMEDIO(C9:E9)
8. Para calcular los promedios de los demás estudiantes, ubique el puntero del
mouse en la esquina inferior derecha del marcador de celdas y aplique un doble
clic.
Signo =
Nombre de la función Rango de celdas a
promediar
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Excel hará una copia automática de la función en las demás celdas:
9. La cantidad de posiciones decimales de un número puede adecuarse haciendo
clic en los botones Aumentar decimales o Disminuir decimales según sea el
caso.
10. En el ejemplo que estamos desarrollando las notas desaprobatorias aparecen en
color rojo, esto se consigue aplicando un Formato Condicional. Seleccione las
celdas que serán formateadas y ubique en el menú Formato la opción
correspondiente:
1
2
3
7
En la ventana Formato Condicional especifique la condición apropiada, en nuestro
caso será Valor de celda menor que 10,5. Luego haga clic en el botón formato:
En la ventana Formato de celdas seleccione Estilo Negrita, Color Rojo y haga clic en
aceptar.
¡Enhorabuena!
El registro auxiliar está listo y puede ser reutilizado con nuevos datos las veces que
sea necesario, para ello puede hacer una copia adicional del archivo y reemplazar
las notas parciales y nombres de los estudiantes si es necesario, no borre las
funciones de la columna promedio pues ellas se encargan de realizar
automáticamente los cálculos.
1 2 3
4
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¿Cómo se elabora el cuadro de mérito?
¿Cómo se elabora la estadística de aprobados y desaprobados?
1. En primer lugar elabore un cuadro como en el que se muestra a continuación:
Antes de escribir las funciones y fórmulas es muy importante saber en dónde
estarán ubicadas y en dónde se encuentran los datos necesarios.
Las ubicaciones que corresponden a nuestro ejemplo se detallan en el
siguiente cuadro:
2. Haga un clic en el botón Ordenar de
mayor a menor
1. Coloque el marcador de
celdas en la columna
promedio.
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Ubicación
Cantidad de aprobados I3
Cantidad de desaprobados I4
Total de estudiantes I5
% de aprobados J3
% de desaprobados J4
% Total de alumnos J5
Promedios de los estudiantes F9:F23
2. Ahora haremos uso de la función CONTAR.SI, está función cuenta las celdas
cuyo contenido cumple con una condición dada.
En I3 escriba la siguiente función:
=CONTAR.SI(F9:F23,">=10.5")
Esta función muestra la cantidad de celdas del rango F9:F23 que contienen un
número mayor o igual que 10.5.
3. En I4 escriba la función:
=CONTAR.SI(F9:F23; "<10.5")
Signo =
Nombre de la
función
Rango de celdas donde están los
promedios
Condición
Nota: use
el teclado
numérico
para
escribir el
punto en
una
fórmula.
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4. El cuadro que estamos preparando ya debería mostrar el conteo de aprobados y
desaprobados en el aula.
5. En I5 mostraremos el total de estudiantes haciendo uso de las operaciones
básicas:
=I3 + I4
6. Ahora calculemos los porcentajes, en J3 escriba: =I3/I5.
7. En J4, =I4/I5, J5 deberá contener la suma de J3 y J4.
8. Luego seleccione las celdas J3, J4 y J5 y presione el botón Estilo porcentual.
9. El resultado final será como el que se muestra en el siguiente cuadro:
Las operaciones matemáticas básicas se obtienen presionando las siguientes teclas:
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Los únicos signos de agrupación válidos son los paréntesis ( )
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¿Cómo se elabora gráfico estadístico?
1. Seleccione los datos que desea graficar, en nuestro ejemplo será el rango H2:I4.
2. En la Barra de herramientas estándar ubique el Asistente para gráficos y actívelo
con un clic. Seleccione un Tipo, un Subtipo de gráfico y luego haga clic en
Finalizar.
1
2
3
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Haciendo clic derecho sobre cualquiera de los elementos del gráfico es posible
modificar sus características.
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La calculadora de porcentajes
Los aprendizajes adquiridos al desarrollar la aplicación anterior permiten elaborar
muchas otras, ésta sencilla hoja de cálculo permite calcular porcentajes con solo
completar la expresión El ____ % de _______ es ¿?.
1. Prepare una hoja como se muestra en el siguiente gráfico:
2. En la celda G3 escriba la formula =B3*E3/100.
3. Complete los valores en la celdas B3 y E3, escribiendo el porcentaje que se
desea calcular y el resultado aparecerá automáticamente. No olvide guardar el
archivo con el nombre que resulte más apropiado.
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El instrumento de evaluación
En la siguiente aplicación se incorpora el uso de la función SI para elaborar las
preguntas de un instrumento de evaluación, la hoja de cálculo permite conocer los
resultados de manera inmediata simplificando el proceso de retroalimentación y el
registro de los resultados.
Las preguntas propuestas como ejemplo, corresponden a las áreas de Ciencias
Sociales, CTA, Comunicación y Matemática; sin embargo, este tipo de aplicación
puede ser empleado en todas las áreas del currículo.
Se proponen 4 tipos de pregunta: Verdadero ó Falso, Relaciones, Oraciones
incompletas y Series numéricas.
Verdadero ó Falso
La primera pregunta será del área de Ciencias Sociales, elabore una hoja de cálculo
como la que se muestra en la imagen inferior.
Este ítem presenta dos afirmaciones, la primera es verdadera y la segunda es falsa,
los estudiantes deberán escribir V o F en las celdas H9 y H12.
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En la columna J, aparecerá de forma automática el término OK si la respuesta es
correcta y X en el caso contrario. Esto será posible gracias a la función SI.
En la celda J9 escriba la siguiente función:
=SI(H9=”V”, “OK”, “X”)
Dentro del paréntesis se observan 3 argumentos separados por comas, en algunas
ocasiones el separador es un punto y coma (;).
El primer argumento H9=”V” puede entenderse como una pregunta sobre el valor
contenido en la celda H9 ¿El valor de H9 es V?
La respuesta a esta pregunta puede ser SI o NO. Si la respuesta es SI la función
devolverá el segundo argumento, en este caso OK. Si la respuesta es NO la
función devolverá el tercer argumento, en este caso X.
De forma análoga la función a escribir en J12 será: =SI(H12=”V”, “OK”, “X”).
SIGNO =
NOMBRE DE
LA FUNCIÓN
CONDICIÓN
Resultado si la
condición SE
CUMPLE
Resultado si la
condición NO se
cumple
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Relaciones
En la segunda pregunta los estudiantes deben escribir en F20, F23, F27 y F30 las
letras que corresponden a los conceptos de la primera columna.
El uso de la función SI es el mismo del caso anterior, por ejemplo, en F20 la
respuesta correcta es B, entonces la función que escribiremos en J20 será:
=SI(H12=”V”, “OK”, “X”)
Completar oraciones y series numéricas
En la imagen de la siguiente página se muestran dos ejemplos de este tipo de
pregunta aplicados al área de Comunicación y Matemática. La utilización de la
función Si es similar a los casos anteriores, veamos:
En C40 la palabra que el estudiante debe escribir es carta, entonces la función SI se
escribirá de la siguiente forma:
=SI(C40=”carta”, “OK”, “X”)
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Nótese que el primer argumento compara el contenido de una celda con una palabra
entre comillas, a diferencia de los casos anteriores en donde solo de usaba una letra
(V, F, A, B, etc.)
En cuanto a las series numéricas, por ejemplo en D48 la respuesta es 11, en este
caso la función SI se escribe de la siguiente manera:
=SI(D48=11, “OK”, “X”)
Observe que el número 11 no va entre comillas, estas solo se usan para los textos.
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Crucigrama
La siguiente es una creativa aplicación de Excel propuesta por uno de los docentes
participantes en nuestros talleres de formación. En ella se combinan la función SI y
la función CONCATENAR.
Al igual que en el crucigrama
tradicional, la tarea para el estudiante
consiste en llenar los cuadros en
blanco con las palabras cuyo
significado se encuentra descrito en la
columna de la derecha. Cuando una
palabra es escrita correctamente la
carita triste que le corresponde se
transforma en una carita feliz.
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Ahora veamos como fue elaborada esta aplicación:
1. El primer paso consiste definir las palabras y sus significados, con esta
información podremos determinar el número de casillas que tendrá el crucigrama.
En nuestro ejemplo hacemos uso de una cuadrícula de 7 x 7 casilleros.
2. Luego, hay que dar el formato apropiado a las celdas, en este ejemplo se han
ajustado el ancho y alto de la columnas y filas a 72 píxeles, luego se han pintado
los bordes y rellenos de celda.
3. Las funciones necesarias se escribirán en D7, E8, G4 y H6.
4. En la celda D7 debe aparecer la carita correspondiente a la palabra CASA, que a
su vez debe ser escrita letra por letra en las celdas D3, D4, D5 y D6.
5. Será necesario unir el contenido de las celdas D3, D4, D5 y D6 y luego
comprobar si el resultado de esta unión es la palabra CASA.
6. Para unir el contenido de las celdas haremos uso de la función Concatenar:
CONCATENAR(D3,D4,D5,D6)
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7. El resultado de la función Concatenar se compara con la palabra CASA para
construir el primer argumento de la función SI, entonces en D7 escribimos lo
siguiente:
=SI(CONCATENAR(D3;D4;D5;D6)="CASA";"J";"L")
8. En forma análoga la función en E8 que corresponde a la palabra ACERA será:
=SI(CONCATENAR(E3;E4;E5;E6;E7)="ACERA";"J";"L")
9. Aplicando el mismo razonamiento escriba las funciones en G4 y H6.
10. Finalmente, las caritas se consiguen modificando la fuente de las celdas donde
están escritas las funciones (D7, E8, G4, H6).
Coloque el marcador de celdas en D7, haga clic en la lista desplegable Fuente de
la Barra de herramientas de formato y seleccione Windings, haga lo mismo con
las otras 3 celdas.