aprendiendo microsoft excel 2013 curso b sico

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Frank J. Ortiz Bello, M.A. Ed. Autor

Departamento de Educación de Puerto Rico

Rafael Román Meléndez, M.A. Ed. Secretario

Harry Valentín González, M.A. Ed.

Subsecretario

Carmen N. Pintado Espiet, Ed. D.

Secretaria Auxiliar Servicios Académicos

Lourdes E. Díaz Ortiz, M.A. Ed.

Directora Unidad de Tecnología y Currículo

El Proyecto Cursos en Línea (CeL) es sufragado con fondos federales del programa Título I, parte A bajo sus regulaciones y guías.

Microsoft es una marca registrada de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/u otros países.

©2014 Departamento de Educación de Puerto Rico

Todos los derechos reservados

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Tabla de contenido

Introducción ......................................................................................................................................................... 5

Abriendo un libro de trabajo en Excel .................................................................................................................. 5

Conociendo la interfaz de Excel ........................................................................................................................... 6

Guardando un libro de trabajo ............................................................................................................................. 7

Cerrando un libro de trabajo ................................................................................................................................ 8

Formateando la hoja de cálculo ........................................................................................................................... 9

Formateando el texto ....................................................................................................................................................... 9

Insertando una imagen .................................................................................................................................................. 12

Cambiando el formato de las celdas .............................................................................................................................. 15

Creando fórmulas matemáticas ......................................................................................................................... 17

Trabajando con gráficas ..................................................................................................................................... 19

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Introducción En este módulo vamos a aprender lo básico del programa Microsoft Excel 2013. Conozcamos su

funcionamiento. Microsoft Excel es un programa de hojas de cálculo que nos permite almacenar, organizar y

analizar información. En Excel tú creas un libro de trabajo (workbook) que se compone de hojas de cálculo

(worksheets). Cada hoja se compone de una serie de filas y columnas que forman celdas (cells) (figura 1). Una

celda es la intersección entre una fila y una columna.

Figura 1

Abriendo un libro de trabajo en Excel Al abrir Excel por primera vez entrarás a la ventana de comienzo de Excel, donde podrás crear un libro de

trabajo nuevo, seleccionar una plantilla (template) o abrir algún libro de trabajo que hayas editado

anteriormente. Sigue los siguientes pasos.

1. Haz un clic sobre la imagen Blank workbook (libro de trabajo en blanco) (figura 2).

Figura 2

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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2. Se abrirá una nueva ventana (figura 3). Ya tienes un libro de trabajo.

Figura 3

Conociendo la interfaz de Excel La interfaz es el área donde vamos a trabajar. En la figura 4 te presentamos lo básico que debes conocer de la

interfaz para que puedas trabajar con tus libros de trabajo.

1. Barra de herramientas de acceso rápido – Contiene las funciones que más se utilizan, con el propósito

de facilitarte tu trabajo en las hojas de cálculo.

2. Barra de título – Esta barra contiene el nombre del libro de trabajo que estás editando y el nombre del

programa. Esta barra contiene los siguientes botones:

a. Ayuda – Contiene los documentos de ayuda del programa.

b. Opciones de visualización de la cinta – Provee varias opciones para presentar la cinta del menú.

c. Botón de minimizar – Para minimizar la ventana del programa.

d. Botón de maximizar/restaurar – Si la ventana está completa, hace que la ventana cambie a un

tamaño pequeño; si está pequeña la maximiza.

e. Cerrar – Para cerrar el documento.

3. Pestañas de comandos – Son las divisiones de la cinta basada en las tareas que realiza.

4. Cinta – Está dividida en pestañas de comandos que se dividen basado en sus funciones.

5. Barras desplazamiento – Para desplazarte a través del documento.

6. Control deslizante del zoom – Para cambiar el tamaño en que ves las hojas de cálculo.

7. Botones de vista – Contiene tres tipos de vista: modo de lectura, diseño de impresión y diseño web.

8. Barra de estado – Te ofrece información del libro de trabajo que tienes abierto.

9. Botón para añadir más hojas de cálculo – Se utiliza para añadir una nueva hoja de cálculo.

10. Hoja de cálculo – Es el área donde se realiza todo el trabajo en Excel.

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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11. Botones de desplazamiento- Se utilizan para desplazarnos entre hojas de cálculo.

12. Números de filas – Cada número representa una fila.

13. Botón para seleccionar todo – Con este botón seleccionas toda la hoja de cálculo.

14. Nombre de las columnas – Cada letra representa una columna.

15. Caja de nombre – Muestra las celdas activas.

16. Barra de fórmula – Aquí puedes entrar o editar datos o fórmulas que aparecerán en una celda

específica.

Guardando un libro de trabajo

Para guardar un libro de trabajo en Excel sigue los siguientes pasos.

1. Haz un clic en la pestaña FILE (archivo) (figura 5).

2. Ahora haz un clic en Save (guardar). Como es la primera vez que vas a guardar este workbook, te saldrá

la ventana de Save As (guardar como), y te dará tres opciones de sitios diferentes para guardar tu

workbook: OneDrive, que es un sitio web de Microsoft donde guardas tus documentos luego de crear

una cuenta; Computer, para guardar el workbook en tu computadora; y, Add a Place, para crear otro

sitio (figura 6). Para efectos de este módulo, guárdalo en tu computadora con el nombre de Mi libro

de trabajo.

Figura 4

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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3. De ahora en adelante, cada vez que hagas clic en SAVE tu documento se guardará automáticamente.

Si deseas guardarlo con otro nombre, sólo haz clic sobre SAVE AS y sigue el procedimiento aprendido.

Figura 5

Figura 6

Cerrando un libro de trabajo Para terminar y cerrar Microsoft Excel haz clic sobre FILE y luego en Close (cerrar) (figura 7). Si deseas

cerrar el libro de trabajo y salir de Microsoft Excel, debes hacer un clic en la X en la barra de título.

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Figura 7

Formateando la hoja de cálculo Vamos a trabajar directamente con el formato de la hoja de cálculo. Con Excel 2013 podemos decidir

el color, tamaño y estilo del texto que utilizaremos, así también como la fuente a utilizar. También podemos

indicar el tipo de datos que entraremos en la celda, como por ejemplo: números, texto o fecha. También

podemos indicar si las celdas tendrán borde alrededor de la misma o en parte de la celda.

Formateando el texto

Para formatear una celda en Excel, debes seleccionar la misma haciendo un clic sobre ella antes de

realizar el formato; si son más de una celda, debes hacer un clic con el botón izquierdo del mouse, y sin soltar

el botón, arrastrar hasta seleccionar todas las celdas que desees formatear.

1. Para cambiar el tipo de fuente, en la pestaña Home (hogar), haz un clic sobre la flecha al lado del

nombre de la fuente (Font), en este caso Calibri. Para cambiar la fuente a Arial, selecciónala de la lista

haciendo un clic sobre ella (figura 8).

2. Si quieres cambiar el tamaño de la fuente a 12, sólo tienes que hacer un clic en la flecha al lado del

tamaño de la fuente (Font Size) y seleccionar el 12 haciendo un clic sobre él (figura 9).

3. El color de la fuente lo podemos cambiar haciendo un clic sobre el icono de Font Color (color de la

fuente) y seleccionar el color deseado (figura 10).

4. También tienes la opción de seleccionar el estilo de la fuente, por ejemplo: negrita (bold), itálica (italic)

y subrayado (underline). Sólo tienes que hacer un clic sobre uno o más estilos (Bold, Italic o Underline)

(figura 11).

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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5. El texto que escribamos será alineado a la izquierda por defecto, como mencionamos anteriormente,

así que si deseas, por ejemplo, centralizarlo, debes hacer un clic en el área de párrafo de la cinta y

seleccionar Center (centro) (figura 12).

6. Si quieres cambiar el tipo de dato que contiene una o más celdas, sólo tienes que seleccionar las celdas

de tu interés y hacer un clic en el área de Number Format de la cinta, que por defecto es General, y

seleccionar el de tu interés (figura 13).

Figura 8

Figura 9

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Figura 10

Figura 11

Figura 12

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Figura 13

Si quieres copiar el formato de una celda a otra celda en tu hoja de cálculo, sólo tienes que seguir los

siguientes pasos.

1. Selecciona la celda que tiene el formato que quieres copiar y haz clic en el icono de Format Painter

(copiar formato) en el área de Clipboard (portapapeles) de la cinta Home (figura 14). El cursor se

convertirá en una brocha.

2. Ahora selecciona la celda que quieres copiar el nuevo formato. Automáticamente la celda tendrá el

formato que copiaste.

Figura 14

Insertando una imagen

En la hoja de cálculo tú puedes insertar un clip art (imagen prediseñada) o una imagen de un archivo.

Sigue los siguientes pasos.

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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1. Haz clic en la pestaña INSERT (insertar) y luego en el icono Pictures (imágenes), si quieres insertar una

imagen guardada en tu computadora o alguna memoria (figura 15). Se abrirá una nueva ventana.

Figura 15

2. En la ventana Insert Picture busca el archivo de la imagen y haz clic en el botón Insert. La imagen se

pegará en el documento. Fíjate que aparecerá una cinta de herramientas llamada Picture Tools con

una pestaña que dice FORMAT, la misma está disponible con diferentes alternativas para editar tu

imagen (figura 16).

Figura 16

3. Si lo que deseas es un clip art, haz un clic en el icono Online Pictures (figura 17).

Figura 17

4. En la ventana que abrirá aparecerán varias opciones para buscar tu imagen. Selecciona la primera

(Office.com Clip Art) (figura 18) y escribe en el campo disponible una palabra clave en inglés de lo que

estás buscando. Por ejemplo, si te interesa una imagen de botes, debes escribir boats y presionar la

tecla Enter de tu teclado.

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Figura 18

5. Abrirá una nueva ventana con las imágenes encontradas. Haz un clic sobre la imagen que te interesa,

si quieres más de una imagen, sólo tienes que presionar la tecla Ctrl (control) de tu teclado y, sin soltar

la tecla, hacer un clic sobre cada imagen de tu interés.

6. Haz un clic sobre el botón Insert para terminar (figura 19).

Figura 19

7. Si deseas añadir un borde a la imagen, selecciona la misma haciendo un clic sobre ella, como

mencionamos anteriormente, observa que aparecerá en la parte superior de la pantalla una nueva

cinta que dice PICTURE TOOLS y debajo una pestaña llamada FORMAT.

8. Haz un clic sobre FORMAT.

9. Ahora haz un clic sobre el icono de Double-Frame, Black (marco doble, negro) (figura 20). Si haces un

clic en la flecha More (más), podrás ver muchos más estilos de marcos. Observa ahora el marco en tu

imagen (figura 21).

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Figura 20

Figura 21

Cambiando el formato de las celdas

Ahora vamos a aprender cómo cambiar el formato de las celdas, específicamente el color y los bordes.

1. Primero seleccionamos las celdas que queremos formatear, por ejemplo, las celdas A1 hasta D12. Para

esto seleccionamos las celdas mencionadas (figura 22) y hacemos un clic en la cinta de opciones HOME,

en la sección Font en el icono de bordes.

Figura 22

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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2. Del menú de bordes selecciona All Borders (todos los bordes) (figura 23). Ahora observa que las celdas

tienen bordes alrededor (figura 24).

Figura 23

Figura 24

3. Para distinguir el encabezado, vamos a seleccionar las celdas A:1 hasta la D:1.

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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4. Ahora, hagamos clic sobre el icono de Fill Color (color de relleno) en la cinta de opciones HOME, en la

sección Font (figura 25). Automáticamente las celdas se pintarán de amarillo (figura 26).

Figura 25

Figura 26

Creando fórmulas matemáticas Una de las herramientas más potentes que tiene Microsoft Excel, es la creación de fórmulas

matemáticas. Para efectos de este curso hablaremos de fórmulas básicas. Veamos un ejemplo.

Supongamos que queremos crear una tabla que indique la asistencia de personas a un cine durante los

días lunes a viernes. En Excel creamos una tabla como aprendimos, parecida a la de la imagen (figura 27). Con

el botón de autosuma podemos sumar toda la asistencia de forma automática. Sólo tenemos que hacer un clic

en la celda donde va el total (figura 26), luego hacemos un clic en el botón de autosuma (figura 28) y

presionamos la tecla de Enter (entrada) del teclado de tu computadora (figura 29). La figura 30 demuestra el

resultado final.

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Figura 27

Figura 28

Figura 29

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Figura 30

Si observas la celda donde aparece el total de la suma, veras la siguiente fórmula matemática:

=SUM(F2:F6) (figura 29). Todas las fórmulas matemáticas en Excel comienzan con este símbolo “=”. La fórmula

anterior significa “la suma de los números en las celdas F2 hasta F6”. Un ejemplo sencillo de una fórmula

matemática en Excel para 4 + 5, sería “=4+5”.

Trabajando con gráficas Una de las características de Microsoft Excel, es que podemos crear gráficas partiendo de datos

entrados. Primero debemos crear una tabla para entrar los datos, para efectos de este curso, vamos a utilizar

los datos de la tabla que creamos en la sección pasada (figura 30). Sigue los siguientes pasos.

1. Selecciona todas las celdas de la tabla excepto la del total (figura 31).

2. Haz un clic en la pestaña INSERT (figura 32).

3. En la sección Charts (gráficas) de la cinta de INSERT haz clic sobre el icono de Insert Column Chart

(insertar gráfica de columna) (figura 33).

4. Del menú que se abrirá selecciona 3-D Clustered Column (columna 3-D en grupo) (figura 34).

5. La figura 35 te demuestra una imagen de la gráfica formada.

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Como este es un curso básico, no discutiremos más detalles sobre este tema; sin embargo, te invito a

experimentar y observar todo lo que puedes hacer en Word con las gráficas, como cambiar el tipo de gráfica,

el color, leyenda, etc.

Figura 31

Figura 32

Figura 33

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Aprendiendo Microsoft Excel 2013 – Curso básico

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Figura 34

Figura 35