Curso MS Project 2000

Guía del Alumno

Curso Básico de MS Project 2000

Separata – Versión 1.0

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN...........................................................................................................05

1. FUNDAMENTOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.........................................061.1.¿Que es un Proyecto?.....................................................................................061.2.¿Que es Gerenciamiento de Proyectos?.......................................................071.3.Los Factores Gerenciables en el MS Project 2000.......................................081.4.Las Áreas de Conocimiento en Gestión de Proyectos................................091.5.Planeamiento en Proyectos............................................................................10

1.5.1. Etapas Esenciales en el Planeamiento de Proyectos.........................11

2. EL MS PROJECT 2000............................................................................................122.1.Visión General..................................................................................................12

2.1.1. Barra de Menús......................................................................................132.1.2. Barra de Herramientas Estándar...........................................................142.1.3. Barra de Formato....................................................................................152.1.4. Barra de Vistas.......................................................................................16

2.2.Principales Visiones........................................................................................172.2.1. El Gráfico de Gantt.................................................................................182.2.2. La Planilla de Recursos.........................................................................202.2.3. El Gráfico de Recursos..........................................................................212.2.4. La Planilla de uso de Recursos............................................................222.2.5. La Planilla de uso de tareas..................................................................232.2.6. El diagrama de Red................................................................................24

3. CREACION Y EDICION DE PROYECTOS..............................................................253.1.Visión General..................................................................................................253.2.Tutorial..............................................................................................................25

3.2.1. Abriendo un Nuevo Archivo en el MS Project 2000............................273.2.2. Creando un modelo de Archivo en el MS Project 2000......................283.2.3. Formateando el Modelo de Trabajo......................................................303.2.4. Trabajando con un Nuevo Archivo.......................................................33

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3.2.5. Definiendo el Esquema Básico del Proyecto......................................343.2.6. Definiendo los datos de Inicio del Proyecto........................................353.2.7. Definiendo la Estructura y Vínculos del Proyecto..............................363.2.8. Definiendo la duración de la tarea........................................................413.2.9. Definiendo el Tipo de Tarea..................................................................423.2.10. Definiendo los Recursos del Proyecto...............................................443.2.11. Ubicando los Recursos........................................................................463.2.12. Sobrecarga de Recursos.....................................................................48

4. La Línea de Base....................................................................................................494.1.¿Que es Línea de Base?.................................................................................494.2.¿Por que debo crear una Línea de Base?.....................................................494.3.¿Cuándo debo crear una Línea de Base?.....................................................494.4.¿Microsoft Project que hace con los datos de la Línea de Base?..............514.5.¿Como crear una Línea de Base?..................................................................51

5. Acompañando Proyectos......................................................................................52

6. Ejercicio...................................................................................................................54

7. Bibliografía..............................................................................................................55

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INTRODUCCIÓN

Microsoft Project 2000 es un poderoso programa de Administración de proyectos que podrá usar para planear, gerenciar y trabajar como una valiosa fuente de informaciones para su proyecto.

El formato de esta separata es contemplado como un tutorial donde podrá seguir paso a paso como crear, editar y controlar un proyecto.

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1. FUNDAMENTOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

El aprendizaje en el MS Project 2000 envuelve mucho mas que el simple entendimiento de como funciona este software. Diferente de otros softwares, MS Project está íntimamente relacionado con la disciplina o la práctica de la cual este viene a auxiliar, el gerenciamiento de proyectos. Por lo tanto, no basta con entender como es el funcionamiento de este software, se hace necesario juntarlo con el conocimiento de la gestión de proyectos.

No será presentado por este manual, todas las posibilidades, las técnicas e las consideraciones en torno a la práctica de administración de proyectos. Serán presentados algunos fundamentos que se tornan imprescindibles para una mejor utilización del MS Project 2000.

Se aconseja que el alumno busque entender y aprender en mayor profundidad la disciplina de administración de proyectos.

A continuación serán expuestas algunas definiciones e informaciones sobre la gestión de proyectos que serán útiles en el curso de MS Project 2000.

1.1. ¿Que es un Proyecto?

Según Ricardo Vianna Vargas1, proyecto puede ser definido como:

O sea, todo proyecto posee, por definición, algunas características básicas relacionadas con la clara definición de parámetros que permitan la efectiva administración.

1? Vargas, Ricardo Vianna – Administración de Proyectos – Estableciendo Diferencias Competitivas – Rio de Janeiro, Brasport, 2000.

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UNA INICIATIVA NO REPETITIVA, CARACTERIZADO POR UNA SECUENCIA CLARA Y LÓGICA DE EVENTOS, CON INÍCIO, MEDIO Y FIN, QUE SE DESTINA A

ALCANZAR UN OBJETIVO CLARO Y DEFINIDO, SIENDO CONDUZIDO POR PERSONAS DENTRO DE PARÁMETROS PRE DEFINIDOS DE TIEMPO, COSTO,

RECURSOS ENVUELTOS Y CALIDAD.

Podemos resumir estas características como la continuación, entonces, generalmente, un proyecto:

Posee un proceso previo de planeamiento; Debe poseer parámetros definidos y planeados de control y

evaluación; No es repetitivo, o sea, es innovador y es inédito; Posee un inicio y un fin determinado; Objetivo generar un producto con especificaciones conocidas y que

sea claro y definido; Es realizado por personas; Hay un componente de costo limitado y definido.

Así, el foco de un proyecto es obtener una meta identificada. Es responsabilidad del gerente del proyecto conducirlo en la dirección de la meta, con base en los parámetros establecidos, como por ejemplo, el tiempo, el costo y los recursos; en cuanto se mantiene un estándar de calidad especificado.

1.2. ¿Que es Administración de Proyectos?

Según Margareth Carneiro 2 “ la Administración de proyectos es la aplicación de CONOCIMENTO, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS en las actividades de proyectos para atender o superar las expectativas de los stakeholders (interesados, actores, participantes) que envuelve el balanceo de”:

Esquema, tiempo, costo y calidad; Necesidades (requisitos definidos) y expectativas (subjetivos o no

definidos); Diferentes expectativas y necesidades de todos aquellos que

participan del proyecto directa o indirectamente.

Eso indica que para el gerenciamiento de proyectos no es necesario apenas la voluntad o la necesidad de la realización de esa tarea. Es necesario reconocer que el gerente de proyectos necesita de conocimientos específicos del área para el mejor desempeño de sus funciones.

Existe una tendencia de las empresas en administrar las operaciones con las consideraciones del proyecto. Estas consideraciones, de forma simplificada, prevee la aplicación de las técnicas, habilidades, herramientas y conocimiento en la conducción de operaciones de la empresa. El término usado para esa tendencia o filosofía es la Administración por proyectos, que tiene como meta conducir a los grandes objetivos estratégicos de la empresa con innumerables 2 Carneiro, Margareth Fabíola dos Santos; Separata de Gerenciamiento de Proyectos, ENAP, 2000.

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proyectos, coordinados y gerenciados, para garantizar su ejecución en el menor tiempo, en la mejor calidad y en el mejor costo.”

1.3. Los Factores Gerenciables en el MS Project 2000

Los factores gerenciables3 en un proyecto para el MS Project 2000 son:

Estos factores son interdependientes y sujetos a alteraciones en el decorrer del proceso, sin que eso signifique la ruptura del planeamiento con la ejecución. La gerencia de esas variables es hecha sobre el punto de vista de un modelo matemático, donde se admite que la modificación del valor de una de ellas tendrá un impacto previsible en todas las demás. Esto significa que muchas veces la reducción, por ejemplo, de la variable tiempo conllevará un incremento en la variable recursos o implicará en la alteración de alguna especificación del producto.

Además de eso, cualquiera sea el cambio que ocurra en una de las variables, el gerente debe tener un modelo que permita una rápida toma de decisión que corrija el cambio del curso, garantizando la continuidad del proceso.

También es importante recordar que toda y cualquier modificación en el contenido de las variables arriba debe ser negociada, en general, con el cliente y los proveedores internos y externos al proyecto.

1.4.Las Áreas del Conocimiento en Gestión de Proyectos

3 Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998.

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Estructura del Proyecto

Recursos

Tiempo

“Project Management Institute” identifica 9 áreas de conocimiento en Administración de proyectos. A pesar de esta consideración se presenta de forma separada, por razones didácticas, debemos estudiarlas con la percepción de que todas ellas están íntimamente e inexorablemente relacionadas. El gerenciamiento de un proyecto sin la aplicación del conocimiento de una o más de estas áreas podrá implicar una deficiencia del propio proyecto que, invariablemente, es constatada muy tarde, después de haber despilfarrado mucho esfuerzo, costo y tiempo para encontrar las razones de esta deficiencia.

Como explica Margareth Carneiro4, “durante algún tiempo el principal enfoque de la Administración de proyectos era la gerencia del tiempo: hacer con que las cosas sucedan dentro del plazo esperado. En algunas empresas, en especial en el gobierno, el enfoque de la administración del proyecto era mas controlado, o sea, cuando acabe el dinero, acabaría el proyecto.

Otros elementos se fueron juntando al gerenciamiento del proyecto, además del plazo y costos, el esquema (el que debería ser hecho). Fueron identificados como importante para la gestión de un proyecto tocar el tema de calidad.

Otros aspectos se fueron agregando al gerenciamiento del proyecto, tales como riesgo y comunicación. Todo proyecto tiene riesgo y el planeamiento y el tratamiento de esos riesgos hace parte de las actividades del gerenciamiento del proyecto. Comunicación también es un factor fundamental en un proyecto. Sin la debida comunicación entre los involucrados en un proyecto puede estar condenado al fracaso. Las informaciones deben fluir en el tiempo, en la profundidad y en el contenido deseado por cada involucrado.

No debemos olvidar que los proyectos son ejecutados por personas. Entonces el cuidado con el ser humano, la motivación de equipo, el reclutamiento de personas especializadas para cada tipo de tarea, el entrenamiento, la formación de equipo y otros aspectos son también fundamentales para el éxito del proyecto.

Algunos proyectos tienen que adquirir bienes o productos y el gerenciamiento de esas adquisiciones también son importantes para la conducción de un proyecto.

Se percibe que el gerenciamiento de proyectos envuelve el tratamiento de varios aspectos importantes. Esos aspectos son llamados de metodología de disciplinas y proyectos disciplinas que apoyan la administración:

Gerenciamiento de Integración entre los elementos del proyecto; Gerenciamiento del Esquema del Proyecto;

4 Carneiro, Margareth Fabíola dos Santos; Seaprata de Gerenciamiento de Proyectos, ENAP, 2000.

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Gerenciamiento del Tiempo del proyecto; Gerenciamiento del Costo; Gerenciamiento de la Calidad; Gerenciamiento de Recursos Humanos; Gerenciamiento de Comunicación; Gerenciamiento de Riesgo; Gerenciamiento de Contratos.

Estas disciplinas, aliadas a las técnicas, métodos y herramientas de cada una, apoyan la conducción del proyecto para garantizar la calidad, atención de los plazos, costos y requisitos deseados.

Cabe al gerente de proyectos integrar todas esas disciplinas, cuidando de todos esos aspectos desde el inicio del proyecto, pasando por el planeamiento y otras fases del proyecto, hasta su conclusión. La Integración de los procesos también es tratada como una disciplina.”

Según el MS Project 2000, todas estas disciplinas o áreas de conocimiento pueden y deben ser contempladas en la realización de un proyecto. La metodología de administración de proyectos es la base sobre la cual todos los trabajos deberán ser efectuados. El software apenas ayudará al gerente a estructurar la metodología a una forma mas eficaz e integrada de trabajo.

1.5. El Planeamiento en Proyectos

El planeamiento en cualquier actividad de una organización es siempre encarado como una rutina esencial. Entretanto, en gran parte de los proyectos existentes, poco se planea, mucho se ejecuta y mucho mas se gasta rehaciendo un trabajo que, con un debido planeamiento, podría haber sido evitado.

Generalmente, se cree que no es necesario decir que, con un enfoque en proyectos para una organización, es extremamente necesario un planeamiento criterioso de todas las posibles detalles de un proyecto. Normalmente, se parte del principio que todos los participantes de un proyecto tienen, como principio, un claro entendimiento de que planear es esencial. La realidad esta bien lejos de esta visión.

En Proyectos, Planear es FUNDAMENTAL!!!

No es objetivo de este curso mostrar al alumno que la premisa arriba debe ser seguida estrictamente en proyectos. Pero el trabajo con el MS Project 2000 es esencialmente, en gran parte, Planear, Planear y Planear.

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1.5.1. Etapas esenciales del Planeamiento en el MS Project 2000En este curso básico de MS Project 2000, debemos seguir una estructura

simple, mas eficaz, de planeamiento. En la figura abajo, son presentadas las etapas esenciales para que se pueda elaborar el esquema del proyecto en el MS Project 2000. Durante el curso, cada etapa abajo será definida en el software.

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Planejamento do Escopo

Formatação Inicial do Project

Definição das Atividades

Sequenciamentodas Atividades

Duração dasAtividades

Salvar Linha de Base

Planejamentodos Recursos

Montagem da Equipe

Estimativa dos Custos

Alocaçãodos Recursos

Determinação do Tipo de Atividade

Definição do Cronograma

Planeamiento del Esquema

Formación Inicial del Proyecto

Definición de Actividades

Secuencia delas Actividades

Duración delas Actividades

Salvar Linea de Base

Planeamientode los Recursos

Formacióndel Equipo

Estimativa delos Costos

Localizaciónde los Recursos

Determinaciondel Tipo de Actividades

Definição do CronogramaDefinición del Cronograma

2. MS PROJECT 2000

2.1. Vision General:

MS Project es una herramienta automatizada de apoyo a la Gerencia de Proyectos, donde es posible planear y acompañar las actividades, recursos y demás variables de un proyecto.

MS Project es una herramienta “for Windows” y por lo tanto utiliza los padrones conocidos de esa interfase con el usuario. Si no está familiarizado con Windows, la figura abajo presenta esta interfase.

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1

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6

3

4

6Características Windows:

MS Project 2000;Barra de menús;Barra de herramientas;Barra de formato;Barra de Vistas.Barras de desplazamiento

2.1.1. Barra de Menús

La Barra de Menús del MS Project tiene las siguientes opciones:

1. ARCHIVO: Trata de las operaciones con archivos.2. EDICION: Cuida da la edición.3. VER: Proporciona las diversas visiones del proyecto.4. INSERTAR: Trata de la inserción de datos, columnas etc.5. FORMATO: Cuida del formato de textos, tablas, fuentes, etc.6. HERRAMIENTAS: Disponibiliza herramientas adicionales de

trabajo.7. PROYECTO: Trata de la inserción y ordenamiento de las

informaciones relativas a las tareas del proyecto.8. VENTANA: Trata da visualización en el monitor, proyectos, etc.9. AYUDA: Permite resolver dudas en tiempo real.

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BARRA DE MENUS

2.1.2.Barra de Herramientas Padrones

Destacada en la figura abajo, la Barra de Herramientas Estándar contiene una serie de botones que sirven de atajo para comandos que normalmente serian activados por la Barra de menús.

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2.1.3.Barra de Formato

Mostrada en la figura abajo, la Barra de Formato, posee botones que son atajos para comandos de formato de tareas y de textos.

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2.1.4.Barra de Vistas

La Barra de vistas exhibe íconos de atajo con las vistas de exhibición mas frecuentemente usadas en el MS Project 2000, en los cuales podrá seleccionar para mostrar la vista deseada.

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Barra de Vistas

2.2. Principales Visiones:

Inicialmente, verificamos que el MS Project 2000 posee tres formatos básicos para exhibir las informaciones. Son:

Los Gráficos - Que representan gráficamente las informaciones. Son gráficos las vistas de exhibición. Gráficos de Gantt, Diagrama de Red, Gráfico de Recursos y Calendario.

Las Planillas - Que representan informaciones en líneas y columnas. Cada línea contiene informaciones sobre una tarea o recurso individual. Cada columna contiene un campo donde podrá insertar informaciones específicas sobre tareas o recursos. (Las columnas en el Microsoft Project son, en general, llamadas de campos.)

Los Formularios – Que representan informaciones en un formato semejante a un formulario en papel. Ellos muestran informaciones sobre apenas una tarea o recurso de cada vez.

Entretanto, como el MS Project 2000 posee variadas formas de visualizar las informaciones de un proyecto y muchas vezes estas no son siempre necesarias, en nuestro curso básico estudiaremos las formas de visualizacion que son escenciales para la elaboracion y conduccion de proyectos.

De esta forma, las principales visiones son:

El Gráfico de Gantt; La Planilla de Recursos; El Gráfico de Recursos; La Planilla de Uso do Recurso; La Planilla de Uso da Tarea; Diagrama de Red.

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2.2.1.El Gráfico de Gantt:

En la elaboración y conducción de proyectos el Gráfico de Gantt es, sin duda, el mas utilizado y la mas importante visualización en el MS Project 2000. El es el estándar de visualizaciones cuando inicializamos el software.

La vista de exhibición Gráfico de Gantt exhibe las informaciones sobre las tareas relativas a su proyecto tanto como texto cuanto como gráfico de barras. Todas las informaciones que son insertadas como texto son también exhibidas en el formato de gráfico de barras.

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En el lado izquierdo de esa vista de exhibición están las columnas en las cuales podrá insertar y modificar los

nombres, duraciones, datos de inicio y de término y otras informaciones sobre las tareas.

En el lado derecho de esa vista de exhibición, podrá usar las barras de Gantt para exhibir gráficamente las duraciones de las tareas y los datos de inicio y de término en una

escala de tiempo. La posición relativa de las barras de Gantt muestra la secuencia en la cual las tareas de su proyecto están programadas para que sucedan.

Use el Gráfico de Gantt para:

Crear y editar un proyecto insertando tareas y duraciones de tareas;

Establecer relaciones secuenciales entre sus tareas;

Designar personal y otros recursos a las tareas;

Controlar el desarrollo de su proyecto;

Alterar las informaciones exhibidas;

Alterar las unidades de tiempo que son exhibidas;

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2.2.2.La Planilla de Recursos:

La vista de exhibición Planilla de Recursos exhibe las informaciones sobre cada recurso del Proyecto.

Use la Planilla de Recursos para:

Insertar y editar informaciones sobre recursos del proyecto;

Analizar el número de horas de trabajo atribuidas a cada recurso;

Analizar los costos de los recursos;

Definir el tipo de recurso (Recursos de Trabajo o Recursos

Materiales).

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2.2.3. El Gráfico de Recursos:

La vista de exhibición Gráfica de recursos exhibe gráficamente las informaciones sobre la localización, el trabajo o el costo de los recursos a lo largo del tiempo. Podrá analizar las informaciones sobre un recurso de cada vez, sobre recursos seleccionados o sobre un recurso e los recursos seleccionados al mismo tiempo. Al exhibir esos dos tipos de informaciones, verá dos gráficos (uno para el recurso individual y otro para los recursos seleccionados) de modo que pueda compararlos.

Use el Gráfico de Recursos para:

Ver cuales recursos están sobrecargados y el porcentaje de sobrecarga.

Verificar cuantas horas cada recurso está programado para trabajar. Ver el porcentaje de capacidad en que cada recurso trabaja. Determinar cuanto tiempo un recurso tiene disponible para trabajo

adicional. Analizar los costos de los recursos

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2.2.4.La Planilla de Uso del Recurso:

La Planilla de Uso del Recurso exhibe los recursos del proyecto con las tareas atribuidas agrupadas debajo de ellos. Ella relaciona cada recurso al trabajo que ellos tendrán que desempeñar en el proyecto.

Use la Planilla de Uso de Recurso para: Insertar y editar informaciones sobre las atribuciones de tareas de un

recurso. Ver cuales recursos están sobrecargadas y el porcentaje de

sobrecarga. Distribuir las atribuciones entre los recursos de manera mas uniforme. Determinar cuanto tiempo cada recurso tiene disponible para

atribuciones de trabajo adicionales. Verificar cuantas horas cada recurso está programado para trabajar en

tareas específicas. Analizar los costos del recurso en una tarea específica. Variar la cantidad de trabajo que una persona gasta en una tarea

definiendo delimitaciones de trabajo.

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2.2.5.La Planilla de Uso de la Tarea:

El modo de exhibición Uso de la tarea exhibe las tareas del proyecto con los recursos atribuidos agrupados debajo de ellas.

Use la Planilla de Uso de Tareas para:

Atribuir personas y otros recursos a las tareas. Insertar y editar informaciones sobre tareas y recursos, como, por

ejemplo, trabajo, datos de inicio y de término, costo, localizacion de trabajo y disponibilidad de trabajo.

Distribuir las atribuciones de tareas de manera mas uniforme entre los recursos.

Verificar cuantas horas cada recurso está programado para trabajar en tareas específicas.

Variar la cantidad de trabajo que una persona gasta en una tarea definiendo delimitaciones de trabajo.

Dividir una tarea para que la segunda parte sea iniciada en un dato posterior.

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2.2.6.El Diagrama de Red:

El Diagrama de Red es un modo de visualización que muestra las dependencias entre las tareas del proyecto como un gráfico de flujo de red. Las tareas son representadas por cajas o nodos y las dependencias de tareas son representadas por líneas que conectan las cajas.

Use el Diagrama de Red para:

Crear y ajustar su agenda;

Vincular tareas para especificar la secuencia de las tareas y determinar los datos de inicio y término;

Mostrar gráficamente tareas concluidas, en ejecución o todavía no iniciadas;

Atribuir personas y otros recursos (como un equipo) a tareas específicas.

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3. Creación y Edición de Proyectos

3.1. Visión General:

En este curso, seguiremos un tutorial de aprendizaje. Este tutorial, sigue nuestras etapas esenciales de planeamiento como es visto abajo.

Si seguimos el tutorial y el esquema arriba, seremos capaces de elaborar y realizar modificaciones necesarias en un proyecto.

3.2. El Tutorial:4.2.1. Abra el MS Project 2000 en un nuevo proyecto en Archivo/Nuevo;4.2.2. Cree un modelo de trabajo en el software;4.2.3. Formatee inicialmente su modelo de trabajo;4.2.4.Grábe su proyecto con otro nombre (sugerencia: nombredelproyecto@@@#.mpp, donde @@@ es la versión del proyecto y # asume valores p – planeamiento o e – ejecución);4.2.5. Defina un esquema básico de su proyecto, o sea, los objetivos del proyecto, su duración máxima prevista y recursos necesarios en Archivo/Propiedades/Resumen/Comentarios;4.2.6. Defina los datos de inicio del proyecto en Proyecto/Informaciones Sobre Proyecto;4.2.7. Defina la estructura de eventos y la duración de cada evento del proyecto en el Gráfico de Gantt/Exhibir/Tabla/Entrada;

4.2.8. Defina los vínculos entre las tareas, en caso sea necesario, en el icono Vincular en la Barra de Herramientas;

4.2.9. Determine para cada actividad si esta es de Duración Fija, Unidad Fija o Trabajo Fijo; así como si es o no Controlada por el Empeño. Hacer doble Clic en cada actividad y en la carpeta Avanzado.

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Planejamento do Escopo

Formatação Inicial do Project

Definição das Atividades

Sequenciamentodas Atividades

Duração dasAtividades

Salvar Linha de Base

Planejamentodos Recursos

Montagem da Equipe

Estimativa dos Custos

Alocaçãodos Recursos

Determinação do Tipo de Atividade

Definição do Cronograma

Planeamiento del Esquema

Formación Inicial del Proyecto

Definición de las

Actividades

Secuenciamiento

de las ActividadesDuración delas Actividades

Grabar Linea de Base

Planeamientode los Recursos

Formación del Equipo

Estimativa de los Costos

Localizaciónde los Recursos

Determinación del Tipo de Actividad

Definição do CronogramaDefinición del Cronograma

4.2.10. Defina los recursos del trabajo del proyecto a través de la Planilla de Recurso;

4.2.11. Ubique cada recurso en su respectivo evento a través del Gráfico de Gantt/ Presionar Alt + F10;

4.2.12. Defina los recursos materiales, para cada actividad, ubique en las respectivas actividades a través del Gráfico de Gantt/ Presionar Alt + F10;;

4.2.13. Verifique la existencia de posibles conflictos en la ubicación de recursos (Planilla de Recursos);4.2.14. Caso haya conflicto, después de verificado cuales recursos presentan conflictos, verifique para cada recurso el tipo posible de conflicto (en el Gráfico de Recursos y en la planilla de Uso del Recurso y Uso de la Tarea) y reubique los recursos para eliminarlos, regresando al ítem anterior. Si no hubiera conflicto pase al ítem siguiente;4.2.15. Utilizando el Gráfico de Gantt, analice su planeamiento y haga los ajustes necesarios;4.2.16. Guarde el archivo como archivo de planeamiento;4.2.17. Guarde la línea de base;4.2.18. Guarde como archivo de ejecución (sugerencia: nombredelproyecto@@@#.mpp, donde @@@ es la versión del proyecto y # asume valores “p” – planeamiento ó “e” – ejecución);

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3.2.1.Abriendo un Nuevo Archivo en el MS Project 2000:

Al abrir el MS Project 2000 por primera vez, abrirá una ventana con el software y otra con la ayuda.

Utilize la ayuda del propio software siempre que sea necesario. Ella es de gran ayuda en muchas interrogantes comunes durante el aprendizaje.

Cierre o minimize la ayuda. En seguida, vamos a crear un modelo de trabajo.

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3.2.2.Creando un Modelo de Archivo en el MS Project 2000:

El MS Project 2000 posee, por estandar, un formato propio que no siempre representa lo que queremos utilizar en nuestros proyetos. Ademas de eso la creación de un modelo facilitará nuestros futuros trabajos.

Con el MS Project abierto, siga los siguientes procedimentos:3.2.2.1. Seleccione, en la Barra de Herramientas, el ícono Nuevo;3.2.2.2. En la ventana Informaciones sobre el proyeto, seleccione OK;

Deberá abrir la siguiente ventana:

Como estaremos trabajando con un modelo, no es necesario estabelecer los datos de inicio de proyectos ahora. Entonces, basta apenas mantener todas las informacones y seleccionar OK. Oportunamente estaremos aprendiendo mas sobre esta ventana de Informaciones sobre el proyecto.

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3.2.2.3. En la Barra de Herramientas, seleccione en el icono Guardar;

Deberá aparecer la siguiente ventana:

Siga los procedimentos abajo:

En el campo Nombre del archivo, digite el nombre para su modelo. En el campo Guardar como tipo, selecione Modelo. Seleccione en guardar.

En esta etapa, creamos un modelo de trabajo en el MS Project 2000, la etapa siguiente será la de formato segun nuetras necesidades.

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3.2.3. Formato del Modelo de Trabajo:

Con la ventana de nuestro modelo abierto, siga los siguientes procedimientos:

3.2.3.1. Defina el tipo de Cronograma “Standar”, en la Barra de Herramientas, en Herramientas/Opciones/Calendario.

En la carpeta Calendario, en la ventana Opciones, defina la estructura standard de trabajo de su organización. Por ejemplo, por standard, el MS Project 2000 define la Hora de inicio standard las 09:00, si en su organización el horario de inicio de trabajo fuera las 08:00, digite este horario en la ventana respectiva. Realice las alteraciones necesarias aqui para definir el standard de calendario de su organización. Cuando esté terminado seleccione el ícono Definir como standard y OK.

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3.2.3.2. Defina la carga horaria standard, los dias útiles y los feriados a lo largo de la duración del proyecto en Herramientas/Cambiar calendario Laboral.

En esta ventana debemos alterar el standard del MS Project 2000 para el periodo de trabajo deseado. Por standard, este software no posee ningun feriado marcado y el horário estandard es de 09:00 a la 13:00 y de 14:00 a las 18:00.

Como ejemplo, vamos a alterar el horario standard, de lunes a viernes, 08:00 a las 12:00 y de 14:00 a las 19:00. Para eso, en la ventana Alterar periodo de trabajo, en el espacio “Dato(s) selecionado(s)”, seleccione en las letras de los respectivos dias que queremos modificar, mantenga el botón derecho seleccionando y arrastrando pasando de “S, T, Q, Q hasta S”. Usted deberá tener la ventana en la apariencia de la figura arriba. En el espacio “Definir lo(s) dato(s) selecionado(s)” como: Modifique el horario para nuestro horario sugerido como ejemplo.

Este procedimiento modificará el horario para todos los dias de la semana, de todos los meses y de todos los años en el MS Project. En caso usted necesite modificar un dia específico, semana o mes, basta seleccionar en los dias o en las

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semanas o en el mes sin seleccionar por las letras de la semana como fue hecho arriba.

Por ejemplo: vamos adicionar un feriado en el dia 25 de diciembre de 2002.

Utilizando la barra de desplazamiento del campo “Dato(s) seleccionado(s)”, seleccione en la flecha para abajo o para arriba hasta que el calendario indique el mes de diciembre. Seleccione el dia 25 y en secuencia en el espacio “Periodo de descanso”, en el campo “Definir el(los) dato(s) selecionado(s)”, como en la figura abajo.

De este modo, podemos hacer cualquier adaptación en el calendario del MS Project 2000 para que refleje exactamente el calendario que queremos.

Al terminar el formato, seleccione OK.

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3.2.4.Trabajando con un Nuevo Archivo:

Despues de haber creado un modelo de trabajo, guarde el archivo con el nombre de su proyecto.

En la Barra de Menu, seleccione en Archivo y en Guardar como. Escoja una carpeta para guardar el archivo del proyecto y renombre el archivo con el nombre de su proyecto.

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3.2.5. Defina el Plan Básico de su Proyecto

Cada proyecto tiene un conjunto único de componentes: las tareas envueltas, las personas que las realizan y el objetivo del proyecto que esperan alcanzar. Como ayuda para recordar de detalles importantes y comunicarlos, podrá insertar informaciones sobre el proyecto y consultarlas o imprimirlas cuando sea necesario.

Siga los siguientes procedimientos:

En el menu Archivo, seleccione en Propiedades. En la guia Resumen, inserte las informaciones para su proyecto, tal

como las personas que administrarán el proyecto y mantendrán, el objetivo del proyecto, recursos, costos, cualquier limitación conocida que pueda dificultar la obtención del objetivo y otras anotaciones generales sobre el proyecto.

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3.2.6. Defina el Dato de Inicio del Proyecto:

Despues de la definición de un plan básico para nuestro proyecto y crear un nuevo archivo, debemos designar un dato de início o término probable del proyecto. Si Usted no quiera o no este seguro del dato de inicio o término del proyecto, Microsoft Project usará automaticamente el dato actual como el dato de inicio y Usted podrá insertar el dato posteriormente.

Para definir el dato de inicio del proyecto, siga los siguientes procedimientos:

Seleccione en Proyecto e Informaciones sobre el proyecto en la barra de herramientas estandard;

En el campo Agendar a partir de, seleccione si desea agendar a partir del fin o del inicio del proyecto. El agendamiento A partir del dato de inicio del proyecto indisponibiliza que pueda escojer el dato final del proyecto. Toda la duración del proyecto será calculada a partir del inicio estipulado. El agendamiento a partir del dato de término del proyecto indisponibiliza que seleccione el dato de inicio del proyecto. Toda la duración del proyecto será calculada a partir del final determinado.

En el campo Dato de inicio, seleccione el dato deseado si escogió el agendamiento a partir del dato de inicio del proyecto;

En el campo Dato de término, seleccione el dato deseado si escogió el agendamiento a partir del dato de término del proyecto;

Seleccione OK.

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3.2.7. Definiendo la Estructura y los Vínculos de Tareas del Proyecto:

En el MS Project 2000, todas las acciones, actividades (o fases de un proyecto), son denominadas tareas. Tareas son actividades que tienen inicio y fin determinados y la conclusión de una tarea es pré-requisito para la conclusión del proyecto. Los proyectos son constituidos de tareas.

3.2.7.1. Insertando Tareas en el Proyecto:

Para insertar una tarea, siga los pasos a seguir:

En el Gráfico de Gantt, en el campo Nombre de la Tarea, digite las tareas de su proyecto;

Digite ENTER.

Recuerde: La primera tarea de todas siempre será el nombre del propio proyecto!

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3.2.7.2. Creando una Estructura de Tareas:

Despues de insertar tareas en la lista de tareas, organize el proyecto y adicione estructuras regresando tareas que comparten características que serán concluídas en el mismo intervalo de tiempo en una tarea amplia o tarea resumen.

Podrá usar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las subfases del proyecto. Las tareas del resumen sintetizan los datos de las sub-tareas, que son las tareas agrupadas debajo de las tareas del resumen. Podrá retroceder tareas en los niveles que necesite para reflejar la organización de su proyecto.

Para crear una estructura de tareas, siga los pasos abajo:

Despues de crear sus tareas, seleccione las tareas que desea y seleccione Retroceder en la Barra de Formato para retroceder la(s) tarea(s) hacia la derecha debajo de la tarea que será la tarea resumen.

Recuerde: Todas las tareas abajo del nombre del proyecto deben ser regresadas a la derecha!

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3.2.7.3. Vinculando Tareas:

Despues de decidir el orden de las tareas, estará listo para colocarlas en secuencia vinculando tareas relacionadas. Por ejemplo, algunas tareas pueden necesitar ser terminadas antes de una tarea sucesora. Otras pueden depender del dato de inicio de una tarea predecesora.

Vincular un proyecto, consiste en establecer una dependiencia entre tareas. Cuando vincula tareas, es definida una dependencia entre los datos de inicio y de término.

Para Vincular tareas, siga los pasos abajo:

En el campo Nombre de la tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

Seleccione en Vincular tareas .

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3.2.7.4. Tipo de Vínculos:

Vínculo es la naturaleza de la relación entre dos tareas vinculadas. Vincula tareas definiendo una dependencia entre los datos de inicio y de término. Por ejemplo, una tarea "Comprar Tinta" debe terminar antes del inicio de la tarea "Pintar Pared". Hay cuatro tipos de dependencia entre tareas en el Microsoft Project:

Término-a-inicio (TI) La tarea (B) no puede iniciar antes que la tarea (A) termine.

Inicio-a-inicio (II) La tarea (B) no puede iniciar antes que la tarea (A) sea iniciada.

Término-a-término (TT) La tarea (B) no puede terminar antes que la tarea (A) termine.

Inicio-a-término (IT) La tarea (B) no puede terminar antes que la tarea (A) sea iniciada.

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AB

A

B

A

B

A

B

3.2.7.5. Alterando los Vínculos entre Tareas:

Hay cuatro tipos de dependencia entre tareas: término-a-inicio (TI), inicio-a-inicio (II), término-a-término (TT) e inicio-a-término (IT).

Para alterar el tipo de vínculo, siga los pasos abajo:

En el lado derecho del Gráfico de Gantt, en la parte gráfica, seleccione dos vezes sobre la línea del vínculo;

En la ventana Dependencia entre tareas, en el campo Tipo, selecione el tipo de vínculo deseado.

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3.2.8.Definiendo la Duración de las Tareas:

Duración es el periodo total de trabajo activo necesario para la conclusión de una tarea. Generalmente el periodo de trabajo de inicio al término de una tarea, conforme definido por el calendario del proyecto y de recursos. La duración transcurrida es el tiempo que la tarea llevará para ser concluída, con base en un dia de 24 horas y una semana de 7 dias, inclusive feriados y otros dias de descanso. Minutos, horas, dias y semanas pueden ser insertados en una duración transcurrida.

No se debe insertar datos en los campos Início y Término de cada tarea. Microsoft Project calcula los datos de inicio y de fin con base en la duración de la tarea y en como ellas son relacionadas.

El valor de duración es seguido de una abreviación de unidad de tiempo.

Para insertar una duración, en cada tarea, en el campo Duración, digite la cantidad de tiempo que cada tarea llevará en meses, semanas, dias, horas o minutos, sin contar el periodo de descanso.

Podrá usar las abreviaciones a seguir:

meses = me semanas = s dias = d horas = h minutos = m

3.2.8.1. Duración Estimada?

Duración estimada es una duración para la cual tendrá informaciones suficientes apenas para determinar un valor provisório y no final.

Para que otros miembros del equipo sepan inmediatamente el status, una duración estimada es claramente marcada por un punto de interrogación despues la unidad de duración.

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3.2.9.Determinando el Tipo de Tarea:

Para determinar el tipo de tareas, necesitamos entender que son tareas que poseen control de empeño o no poseen control de empeño.

El agendamiento controlado por el empeño indica que a la medida que adicione recursos a una atribución de la tarea, el trabajo será redistribuido entre todos los recursos para mantener de un modo general la misma cantidad de trabajo para la tarea.

De la misma forma, en las tareas controladas por el empeño, si quita recursos de las mismas, el trabajo será redistribuido entre los recursos restantes, nuevamente, para mantener la misma cantidad de trabajo de un modo general.

Por ejemplo, en una tarea de pintura de una sala, si decimos que para pintar esta sala un determinado pintor consigue pintarla en 8 horas, intuitivamente, sabemos que si en vez de un pintor nosotros tuvieramos dos pintores, la tarea de pintar esta sala deberá demorar menos. Osea, adicionamos mas recursos a una tarea, la duración se modificó. Entonces esta es una atividad (pintar paredes) que posee control de empeño.

Del mismo modo, en una tarea de pilotear un avion, si decimos que en un viaje de Piura a Arequipa, con un piloto, el vuelo demora 1 hora y 30 minutos, no importa la cantidad de pilotos que piloten el avión, la duración de los vuelos será la misma. O sea, adicionamos mas recursos a la tarea, la duración de esta no se modificó. Luego, esta es una actividad que no posee control de empeño.

3.2.9.1. Unidades Fijas, Duración Fija y Trabajo Fijo.

Debemos ademas de determinar si la tarea tiene o no control de empeño, verificar si deseamos que ella tenga Unidades Fijas, Duración Fija o Trabajo Fijo.

El mantenimiento de la cantidad de trabajo constante en el agendamiento controlado por el empeño podrá ocasionar varios efectos en la duración y en las unidades dependiendo del tipo de tarea.

Por estandard, en el MS Project 2000 las tareas son de Unidades Fijas y controladas por el empeño. Eso significa que cuanto mas recursos fueran atribuidos a una tarea, menor será el trabajo que cada recurso necesitará ejecutar. Como se trata de una tarea de unidad fija, eso tendrá el efecto adicional de reducir la duración.

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Si hubiera una tarea de Duración Fija y controlada por el empeño, cuanto mas recursos fueron atribuidos, menor será el trabajo que cada recurso necesitará hacer para concluir la cantidad de trabajo reducido de la atribución. Como se trata de una tarea de duración fija, eso tendrá el efecto adicional de que cada recurso podrá tener un esfuerzo menor, esto es, menos unidades de atribución.

Por su naturaleza, una tarea de Trabajo Fijo es controlada por el empeño. Exactamente como ocurre con las tareas de unidades fijas controladas por el empeño, si adiciona recursos, el trabajo será distribuido entre las atribuciones y la duración disminuirá.

3.2.9.2. Como Escojer el Tipo de Actividades:

Para determinar el tipo de actividades, siga los siguientes pasos:

En el Gráfico de Gantt, en el campo Nombre de la Tarea, para cada tarea, seleccione dos veces sobre ella;

En la ventana, Informaciones sobre la tarea, en la carpeta Avanzado, seleccione si la tarea tiene control de empeño o no;

En la misma ventana, determine en el campo Tipo de Tarea si la misma posee Unidades Fijas, Duración Fija o Trabajo Fijo.

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3.2.10. Definiendo los Recursos del Proyecto:

La atribución de recursos torna su agenda mas precisa. Como standard, Microsoft Project calcula la duración de cada tarea con base en el número de recursos atribuidos y en su localización a la tarea. Ademas, si atribuye recursos, Microsoft Project podrá proveer informaciones para ajudar a gerenciarlos. Por ejemplo, Microsoft Project puede identificar los recursos que necesitarán trabajar con horas extras e informar el costo de cada recurso.

Los recursos son responsables por la conclusión efectiva de las tareas del proyecto. Hay dos tipos de recursos, los recursos materiales y los recursos de trabajo.

Use los recursos cuando desea indicar quien o que es responsable por la conclusión de las tareas en su agenda. Podrá configurar recursos en su proyecto y los atribuye a las tareas.

Use recursos en su proyecto cuando su meta fuera:

Controlar la cantidad de trabajo hecho por las personas y equipos o la cantidad de material usado en la conclusión de las tareas.

Asegurar un alto nivel de responsabilidad y compresión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, el riesgo de que las tareas no sean supervisadas es menor.

Ser mas preciso al agendar el tiempo necesário para las tareas y el dato de su probable conclusión.

Monitorear los recursos a los cuales haya sido atribuido mucho, poco o bastante trabajo.

Controlar el tiempo y los costos de los recursos

3.2.10.1. Tipos de Recurso:

Recursos de Trabajo son equipos y personas que realizan trabajo para concluir una tarea y que consumen tiempo (horas o dias) para ejecutar las tareas.

Recurso material son los reemplazos y otros items de consumo usados para completar las tareas de um proyecto.

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3.2.10.2. Creando una Lista de Recursos:

Antes de comenzar a atribuir recursos, Usted puede insertar todas las informaciones sobre recursos para su proyecto, tal como costos y grupos de recursos, de una vez, creando una lista de recursos. Esto economizará su tiempo al atribuir recursos a sus tareas. Una lista de recursos incluye los nombres de los recursos y el número máximo de unidades como un porcentaje de la disponibilidad de cada recurso.

Para crear una lista de recursos, siga los pasos abajo:

En la Barra de modos, seleccione Planilla de recursos; En el campo Nombre del recurso, digite los recursos; En el campo Tipo, seleccione si el recurso es de trabajo o material; Llene las demas informaciones sobre el recurso.

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3.2.11. Localizando Recursos:

Para atribuir recursos, siga los pasos a seguir:

En la Barra de vistas, seleccione el Gráfico de Gantt. En el campo Nombre de la tarea, seleccione la tarea que le será

atribuida un recurso En la Barra de Herramientas, seleccione el icono Atribuir recursos . En e campo Nombre, seleccione el recurso a ser atribuido a la tarea. Seleccione Atribuir.

Sugerencias: Para atribuir un recurso en medio expediente, digite un porcentaje menor que

100 en el campo Unidades. Para atribuir varios recursos diferentes, presione CTRL para seleccionar

recursos no adyacentes o presione SHIFT para selecionar recursos adyacentes.

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Para atribuir mas de una vez el mismo recurso, digite un porcentaje mayor que 100 en el campo Unidades, tal como 200 por ciento para dos carpinteros. Si es necesario, digite el nombre de un nuevo recurso en el campo Nombre.

Una marca de selección a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso está atribuido a la tarea seleccionada. El nombre del recurso tambien aparece próximo a la barra de tareas en el Gráfico de Gantt.

3.2.11.1. Alterar la agenda de trabajo de un recurso

Como standard, los dias libres y las horas de trabajo definidos por el calendario del proyecto son los dias libres y las horas de trabajo standard para cada recurso. En caso sus recursos trabajen en los mismos dias y horas, Usted podrá usar ese calendario para todos los recursos. Pero, si es necesario especificar periodos de trabajo diferentes para recursos específicos, podrá modificar calendarios de recursos individuales para tales recursos.

En el menu Herramientas, seleccione en "Alterar el periodo de trabajo". En la caja Para, seleccione en el recurso cuyo calendario desea alterar. En el calendario, seleccione los dias que desea alterar.

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3.2.12. Sobrecarga de Recursos:Los recursos son sobrecargados cuando reciben mas trabajo del que

pueden concluir en sus horas de trabajo agendadas. En cualquier gráfico o planilla, la sobrecarga es presentada con el recurso quedando de color roja.

Antes de intentar resolver problemas de sobrecarga de recursos, será necesario determinar que recursos son sobrecargados, cuando quedan sobrecargados, las tareas estan atribuidas en tales momentos. Para resolver el problema, los recursos deben ser localizados de forma diferente o la tarea debe ser reagendada para un momento cuando el recurso este disponible.

Para verificar la sobrecarga, siga los pasos abajo:

En el menu Exhibir, seleccione en Uso del recurso. El modo de exhibición Uso del recurso muestra las horas totales en

que el recurso está trabajando, las horas totales en que el recurso está trabajando en cada tarea y las horas trabajadas por periodo de tiempo en la escala de tiempo.

Recursos que todavia no tengan ninguna tarea atribuida no tienen tareas enlistadas sobre sus nombres.

Tareas que no tengan recursos atribuidos son enlistadas en No atribuido en el campo Nombre del recurso.

En el menu Proyecto, seleccione el Filtro para y seleccione en Recursos sobrecargados.

Todos los recursos de trabajo que estuvieron sobrecargados serán exhibidos y realzados.

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3.2.12.1. Para solucionar sobrecarga:

Podemos resolver sobrecarga de dos modos: Reduciendo el trabajo de un recurso o Reatribuyendo trabajo a otro recurso.

3.2.12.1.1. Reducir el trabajo de un recurso

Despues de haber atribuido un recurso a una tarea, podrá alterar los valores totales de trabajo del trabajo de un recurso en la tarea o alterar los valores de trabajo de un periodo de tiempo específico durante el cual el recurso trabaja en la tarea. La personalización de valores del trabajo de esa forma puede hacer que su agenda quede mas precisa en un nivel mas detallado.

En la Barra de vistas, seleccione en Uso de la tarea. Los recursos estan agrupados debajo de las tareas a las cuales estan atribuidos.

En la parte de la escala de tiempo del modo de exhibición, altere los valores de trabajo individuales (o horas) de los recursos atribuidos.

Atención: También puede alterar el valor del trabajo total de una atribución del recurso insertando un nuevo valor en el campo Trabajo.

Obs: Tambien puede usar el modo Uso del recurso para ver y editar los valores del trabajo de las tareas agrupadas debajo de los recursos a los cuales estan atribuidos. En la Barra de vistas seleccione en Uso del recurso.

3.2.12.1.2. Reatribuir trabajo a otro recurso

En el caso que haiga intentado solucionar una sobrecarga de recursos usando otros métodos y la sobrecarga continue, debe de reatribuir la tarea a otro recurso mas disponible. Este es un método alternativo de redistribuir manualmente su agenda reatribuyendo trabajo y no atrasando trabajo. Evite causar una sobrecarga del recurso de sustitución.

En la Barra de vistas seleccione Uso del recurso. El el menu Formato, seleccione Detalles y, en seguida, seleccione

Sobrecarga. Examine la escala de tiempo a la derecha para cada sobrecarga

realzada, examine la disponibilidad de otros recursos en tal dia. Seleccione la linea entera de la atribución de las tareas que necesita

reatribuir. Arrastre la atribución de la tarea para el recurso al cual desea retribuirla.

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4. La Linea de Base:

4.1.¿Que es una linea de base?

Una linea de base es un conjunto de estimativas clave originales sobre el proyecto. Ese conjunto consiste en las estimativas originales sobre tareas, recursos, atribuciones y costos insertadas en el plano del proyecto.

4.2.¿Por que debo crear una linea de base?

La linea de base es escencial para controlar el avance. Las estimativas originales que ella contiene son puntos de referencia permanentes, com base en los cuales podrá comparar las informaciones actualizadas sobre tareas, recursos, atribuciones y costos insertadas en el plano del proyecto durante el proyecto, incluyendo las informaciones reales registradas. Algunos ejemplos de esas informaciones son las duraciones reales de las tareas, los costos de los recursos divididos en fases y el trabajo concluido en una atribución.

Si Usted crea una linea de base, podrá controlar el avance exhibiendo las variaciones entre las estimativas de la linea de base y los datos agendados. Por ejemplo, si estimamos el costo de una tarea en S/50.00, pero registrar un costo agendado de S/60.00, la variación de costo será de S/10.00. Supervisando las variaciones regularmente, Usted podrá tomar medidas para garantizar que el proyecto no se aleje de sus estimativas originales. Observe que solo podrá exhibir las variaciones de los items para los cuales inserto estimativas de la linea de base. Por ejemplo, si no inserta los costos de los recursos antes de guardar una linea de base, no podrá exhibir las variaciones del costo de los recursos.

4.3.¿Cuando debo crear una linea de base?

Teoricamente, crea una linea de base despues de concluir y ajustar el plano del proyecto. Como la linea de base provee puntos de referencia con base en las cuales compara el avance real del proyecto, ella debe incluir sus mejores estimativas para la duración de las tareas, los datos de inicio y de término, los costos y otras variables del proyeto que desea supervisar.

Informaciones de la linea de base que constantemente diferencian de los datos actuales indican que su plano original no es preciso. Normalmente, esa diferencia ocurrirá si el plan o la naturaleza del proyecto hubiera sido alterada. Usted podrá modificar o rehazer la linea de base a

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cualquier momento durante el proyecto, si los inversionistas del proyecto acuerdan que la diferencia justifica eso.

4.4.¿Que hace Microsoft Project con los datos de la linea de base?Cuando guarda una linea de base, Microsoft Project guarda los datos

de esa linea como parte del archivo del proyecto. La linea de base no es un archivo separado. Por ejemplo, cuando guarda una linea de base, Microsoft Project copia las informaciones de los campos Inicio y término para los campos Inicio de la linea de base y término de la linea de base. Podrá modificar los datos de la linea de base para acomodar las alteraciones efectuadas en el proyecto, como, por ejemplo, la combinación, adición y exclusión de las tareas. Tambien puede eliminar todos los datos limpiando la linea de base, si, por ejemplo, el proyecto hubiera terminado y Usted desea usar el plano del proyecto como modelo para un proyecto futuro.

4.5.¿Como crear una linea de base?

Para crear una linea de base, siga ls pasos a seguir:

En la barra de herramientas, seleccione el icono Guardar, En la ventana Guardar Como, seleccione la carpeta donde será

guardado el proyecto; En la misma ventana, renombre el archivo como archivo de

ejecución del proyecto; Seleccione OK; En la ventana del Asistente del Planeamiento, seleccione

Guardar con la linea de base; Seleccione OK.

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5. Acompañando el Proyecto:

Cuando gerencia un proyecto, necesita supervisar los elementos del triángulo del proyecto: tiempo, dinero y plan. Ajustar uno de esos elementos afecta los otros dos. Eventos como atrasos inesperados, imprevistos en el costo y alteraciones de recursos pueden causar problemas en su agenda.

Se mantienen las informaciones del proyecto actualizadas, siempre podrá ver el status mas reciente del proyecto. De esa forma, podrá identificar mas temprano los problemas que pueden perjudicar el éxito del proyecto y usar Microsoft Project para encontrar soluciones.

Para mantener su proyecto dentro de la programación, cerciorese de que las tareas inicien y terminen en el plazo final. El modo de exhibición Gantt de control ayuda a encontrar problemas, tareas que varian del plano de la linea de base. Usted puede ajustar la dependencia entre tareas, reatribuir recursos o excluir algunas tareas para atender sus plazos finales.

El modo de exhibición Gantt de control combina la agenda actual con la agenda original de cada tarea. Cuando el proyecto este guardado con una linea de base, pero antes de haber insertado datos actuales sobre el avance, el modo de exhibición de Gantt de control muestra las tareas con las barras de la linea de base y las barras agendadas o actuales sincronizadas.

Para acompañar un proyecto en el MS Project 2000, siga los pasos abajo:

En el menu Exhibir, sleccione en Gantt de control.

Para exhibir los campos de variación, en el menu Exhibir, seleccione la Tabla y seleccione en Variación.

Si es necesario, presione TAB para ver los campos de variación.

En el menu Exhibir, seleccione la Barra de herramientas y seleccione Control.

Actualize el avance de las tareas en su proyecto.

Si la tarea hubiera iniciado conforme el agendamiento, seleccione en la tarea y, enseguida, seleccione en Actualizar como agendado.

Se la tarea no estuviera en avance agendado, En el menu Exhibir, seleccione Gráfico de Gantt.

En el menu Exhibir, seleccione para Barras de herramientas y seleccione en actualizar tareas.

Digite o seleccione un dato en la caja Inicio o término.

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Si inserta un dato de término, cerciorese de que la tarea este100% concluída; Microsoft Project asumirá que el dato está correcto y reagendará las tareas apropiadamente.

Seleccione OK.

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6. Anexo I - Ejercicio Proyecto de Reforma de Escritorio Segun las actividades abajo relacionadas, Cree un proyecto de Reforma de Escritorio.

ACTIVIDADES DURACIÓNInício del Proyecto 0dPlaneamiento 10d Escribir propuesta 3d Contratar arquitecto 2d Localizar nueva instalación 1s Presentar la propuesta 2d Aprobación por la corporación 0d Negociar nuevo alquiler 4d Finalizar plantas 2s Seleccionar subcontratados 1,5s Contratar empresa de mudanzas 3d Someter plantas 1,5s Permiso recebido 0dRemodelage 10d Demolición del espacio existente 3d Estructurar paredes interiores 4d Instalación eléctrica 6,5d Instalación de lineas telefónicas y de datos 3d Terminar paredes 2s Instalar puertas y hardware 3d Pintura 4d Instalar tapete en el espacio de la oficina 3d Instalar vinil: sala del servidor 3d Acabado y fijación final 1s Probar el sistema 2d Retoque 3d Limpeza final 2d Remodelación completa 0dMudanza 2d Espaço de la oficina 2d Desconectar computadoras/equip. 2d Desarmar muebles 2d Cambiar muebles/equip./cajas 4h Armar muebles 2d Reconectar computadoras/equip. 2d Espacio de la oficina completo 0d Sala del servidor 2d

Desconectar servidor 2dMover servidor 4hReconectar servidor 2dProbar servidor 1dSala del servidor completa 0d

Reinauguración de la Oficina 0d

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