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En sus Marcas! Listos! Fuera! Guía de Desarrollo de Programa Local de Olimpiadas Especiales

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APÉNDICE

APÉNDICES Apéndice #

Información General Definición de Elegibilidad para Participar en Olimpiadas Especiales 1

Movimiento Global y Proyectos Estratégicos de Olimpiadas Especiales 2

Lineamientos del Idioma de Olimpiadas Especiales 3

Formularios Auto-Evaluación de Programa Local Potencial 4

Programa Local Registrado de Olimpiadas Especiales 5

Lista de Programa Local de Olimpiadas Especiales 6

Registro de Voluntarios de Olimpiadas Especiales 7

Descripciones de Cargo Coordinador de Programa Local 8

Entrenador 9

Coordinador de Competiciones Locales 10

Hojas de Trabajo Hojas de Trabajo de Presupuesto de Olimpiadas Especiales 11

Ejemplo de Hoja de Trabajo de Gastos de Competición 12

Formato de Presupuesto de Gastos de Olimpiadas Especiales 13

Hoja de Trabajo de Plan de Prácticas 14

Listados de Verificación Listado de Verificación de Lugar de Prácticas 15

Listado de Verificación de Planificación de Temporada 16

Lineamientos y Ejemplos Adicionales Pasos en el Proceso de Recolección de Fondos 17

Plan de Acción de Recolección de Fondos 18



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APÉNDICE

Lineamientos de Relaciones Públicas de Programa Local 19

Plan de Relaciones con los Medios 20

Libreto para Ceremonias de Apertura, Premiación y Clausura 21



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APÉNDICE 1

Definición de Elegibilidad para Participar en Olimpiadas Especiales

(Tomado del Artículo 6 de Reglamentos Generales de Olimpiadas Especiales)

Sección 6.01. Declaración General de Elegibilidad a. Entrenamiento y competición de Olimpiadas Especiales está abierta a toda persona

con retardo mental* que tiene por lo menos ocho años de edad y se inscribe para participar en Olimpiadas Especiales como es requerido por estos Reglamentos Generales.

b. Requerimientos de Edad. No hay límite de edad máxima para participar en Olimpiadas Especiales. El requerimiento de edad mínima para participar en la competición de Olimpiadas Especiales, es de ocho años. Un Programa Acreditado puede permitir a niños que tienen por lo menos seis años de edad, el participar en programas de entrenamiento de Olimpiadas Especiales de edad apropiada, ofrecidos por ese Programa Acreditado, o en actividades específicas (de edad apropiada) culturales o sociales ofrecidas durante el curso de un evento de Olimpiadas Especiales. Dichos niños pueden ser reconocidos por haber participado en dichas actividades de entrenamiento o no-competitivas, por medio de certificados de participación, o por medio de otros tipos de reconocimiento aprobado por Special Olympics, que no sean asociados con la participación en la competición de Olimpiadas Especiales. Sin embargo, ningún niño puede participar en una competición de Olimpiadas Especiales (o ser condecorado con medallas o cintas/listones asociados con la competición) antes de su octavo cumpleaños.

c. Grado de Discapacidad. La participación en el entrenamiento y la competición de Olimpiadas Especiales está abierta para todas las personas con retardo mental que cumplan con el requerimiento de la edad de esta Sección 6.01, sin considerar el nivel o grado de discapacidad de esa persona, o si esa persona también tiene otras discapacidades mentales o físicas, o no, siempre que la persona se inscriba para participar en Olimpiadas Especiales como es requerido por estos Reglamentos Generales.

d. Identificando Personas con Retardo Mental. Una persona es considerada que tiene retardo mental para propósitos de determinar su elegibilidad para participar en Olimpiadas Especiales, si esa persona cumple cualquiera de los siguientes requerimientos:

1. La persona ha sido identificada por una agencia o profesional, que tiene retardo mental como es determinado por sus localidades; o

2. La persona tiene un retraso cognoscitivo, como es determinado por medidas uniformes tales como pruebas de cociente intelectual o “IQ” u otras medidas que son generalmente aceptadas dentro de la comunidad profesional en la nación de



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APÉNDICE 1

ese Programa Acreditado, de ser una medida confiable de la existencia de un retraso cognoscitivo; o

3. La persona tiene una discapacidad de desarrollo muy similar. Una "discapacidad de desarrollo muy similar” significa tener limitaciones funcionales en ambas, habilidades de aprendizaje general (tales como IQ) y de adaptación (tales como en recreación, trabajo, forma de vida independiente, orientación propia, o cuidado propio). Sin embargo, las personas cuyas limitaciones funcionales están basadas únicamente en una discapacidad física, de comportamiento o emocional, o una discapacidad específica de aprendizaje o sensorial, no son elegibles para participar como atletas de Olimpiadas Especiales, pero pueden ser elegibles para voluntarios de Olimpiadas Especiales como compañeros de Deportes Unificados (como se describe en el Artículo 7), si ellos cumplen con los requerimientos de elegibilidad para participar en Deportes Unificados que son establecidos en las Reglas de Deportes de Olimpiadas Especiales.

e. Conservando Flexibilidad al Identificar Atletas Elegibles. Un Programa Acreditado puede requerir permiso limitado de Special Olympics para salirse de los requerimientos de elegibilidad identificados en la sub-sección (d) anterior, si el Programa Acreditado cree que hay circunstancias excepcionales que garantizan el apartarse de ellos, y así lo notifica por escrito a Special Olympics. Special Olympics considerará dichas solicitudes prontamente, pero debe tener la autoridad final para determinar si cualquier diferencia o excepción es apropiada.

*El término retardo mental se refiere a diferentes terminologías usadas en todo el mundo, incluyendo discapacidad intelectual, discapacidad de aprendizaje, discapacidad de desarrollo, impedimento intelectual, discapacidad mental e impedimento mental.



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APÉNDICE 2

MOVIMIENTO GLOBAL DE OLIMPIADAS ESPECIALES

Olimpiadas Especiales ha crecido significativamente desde el evento histórico realizado en Soldier Field en Chicago en 1968 a un movimiento global, de fundamento expansivo. Hoy, por ejemplo aproximadamente:

• 1.2 millón de atletas entrenan y compiten todo el año (conforme al Resumen de Participación de Atletas (censo) 2002)

• 1.5 millón de personas son voluntarios incluyendo 75,000 oficiales de las fuerzas de seguridad

• 1 millón de personas entrenan a un atleta o equipo

• 20,000 eventos son realizados todos los años alrededor del mundo

• 6 millones de miembros de familia alientan a su hijo/a o hermanos

• Existen 200 Programas de Olimpiadas Especiales en 150 países

• 7 oficinas regionales están situadas en todos los continentes para apoyar a los 200 programas

PROYECTOS ESTRATÉGICOS Y PROGRAMAS DE OLIMPIADAS ESPECIALES

La meta principal de Olimpiadas Especiales es ayudar a las personas con discapacidad intelectual a participar como miembros productivos y respetados de la sociedad en general, ofreciéndoles una oportunidad justa para desarrollar y demostrar sus destrezas y talentos por medio de entrenamiento deportivo y competición, y aumentando el conocimiento del público sobre sus capacidades y necesidades. Los proyectos de Olimpiadas Especiales descritos a continuación, apoyan esta meta. Trabajando con su sub-Programa/Programa, su Programa local puede conducir algunas de estas actividades como un adjunto o una parte integral de sus juegos y oportunidades de competición.

Atletas Saludables Atletas Saludables de Olimpiadas Especiales es un programa gratis diseñado para ayudar a los atletas de Olimpiadas Especiales a mejorar su salud y condición física. Los atletas reciben una variedad de servicios de salud por medio de clínicas conducidas en un ambiente de bienvenida en competiciones de Olimpiadas Especiales, a la vez que los profesionales del cuidado de la salud aprenden sobre las necesidades de salud de los atletas de Olimpiadas Especiales, ganando confianza y obteniendo satisfacción para ofrecer voluntariamente sus destrezas a una población escasa de servicios. Los datos de salud recolectados en los eventos son importantes para planificación, para los programas, para obtener apoyo y mejorar las políticas. El programa de Atletas Saludables de Olimpiadas Especiales incluye las siguientes disciplinas: Fit Feet; FUNfitness; Promoción



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APÉNDICE 2

de la Salud; Audición Saludable; Abriendo Tus Ojos; y Sonrisas Especiales. Actualmente los eventos de Atletas Saludables principalmente se realizan en competiciones de Olimpiadas Especiales a nivel internacional y nacional. Sin embargo, considerando la gran cantidad de beneficios que los programas de Atletas Saludables tienen para ofrecer, su Programa local puede considerar desarrollar una o más disciplinas de Atletas Saludables.

Involúcrese en Olimpiadas Especiales Involúcrese en OE, es un conjunto de materiales de servicio-aprendizaje gratis para escuelas y agencias de servicio a jóvenes, desarrollado para introducir Olimpiadas Especiales y explicar discapacidades intelectuales a los jóvenes y animarlos a involucrarse en el movimiento. La meta general de Involúcrese en OE es aumentar la participación de niños y jóvenes con y sin discapacidades intelectuales en Olimpiadas Especiales estableciendo programas y actividades de Olimpiadas Especiales basados en la escuela. Involúcrese en OE está formado de cuatro planes de lecciones compatibles con normas de curriculum en áreas de artes del idioma, estudios sociales, historia, salud y educación física y otras áreas. Este curriculum resalta a los atletas de Olimpiadas Especiales y sus historias conmovedoras para superar sus diferencias y vivir sus sueños.

Programas de Liderazgo de Atletas (ALPs) Los Programas de Liderazgo de Atletas-Olimpiadas Especiales (ALPs) les permiten a los atletas explorar oportunidades y participación en roles anteriormente considerados “no-tradicionales.” Dicha participación puede ser en la forma de un atleta prestando servicio en la Junta Directiva o comité organizador local; o puede ser un atleta como vocero, capitán de equipo, entrenador o juez. Los programas ALPs proporcionan capacitación y oportunidades para expresión del atleta en un esfuerzo de mejorar los programas l ocales. Olimpiadas Especiales como una organización, cree que nuestros atletas tienen mucha sabiduría para compartir. Los programas ALPs proporcionan formas para que ellos compartan esa sabiduría y proporcionan capacitación para líderes existentes a la vez que le dan la bienvenida y alientan a los atletas en nuevos roles.

Sistema de Apoyo de Familias Olimpiadas Especiales les ofrece a las familias la oportunidad de ser parte de un programa de entrenamiento deportivo y competición de todo el año que no solo proporciona a toda la familia oportunidades deportivas, interacción social y diversión, sino también sirve como un sistema de apoyo tan necesario.

El Sistema de Apoyo de Familias proporciona una estructura programática en la cual las familias de Olimpiadas Especiales ayudan a nuevas familias dándoles la bienvenida a la comunidad de Olimpiadas Especiales. Los objetivos del Sistema de Apoyo de Familias—apoyar a las familias, desarrollar sociedades con organizaciones de la comunidad,



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APÉNDICE 2

capacitar a nuevos Líderes de Familias—todos contribuyen a la meta principal de Olimpiadas Especiales de aumentar el número de atletas participando en el movimiento mundial.

Para más información sobre estos proyectos o programas estratégicos, visite http://www.specialolympics.org



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APÉNDICE 3

LINEAMIENTOS DEL IDIOMA DE OLIMPIADAS ESPECIALES Las palabras importan. Las palabras pueden abrir puertas para permitir a las personas con discapacidades llevar vidas más llenas, más independientes. Las palabras también pueden crear barreras o estereotipos que no solo son degradantes para las personas con discapacidades, sino también les roba su individualidad. Los siguientes lineamientos del idioma han sido desarrollados por expertos para ser usados por cualquiera que escriba o hable sobre personas con discapacidades para asegurar que todas las personas son presentadas con individualidad y dignidad.

Terminología Apropiada a. Referirse a los participantes de Olimpiadas Especiales como atletas de Olimpiadas

Especiales en vez de Olímpicos Especiales o atletas Olímpicos Especiales.

b. Referirse a individuos, personas o gente con discapacidades intelectuales, en vez de gente con retardo mental, gente mentalmente retrasada o los retrasados mentales.

c. Una persona tiene una discapacidad mental en vez de sufre de, está afectado por o es víctima de una discapacidad intelectual. (Diferente terminología es usada en todo el mundo, incluyendo discapacidades intelectuales, impedimentos intelectuales, discapacidad de aprendizaje, impedimentos mentales y discapacidades de desarrollo).

d. Distinguir entre adultos y niños con discapacidades intelectuales. Usar adultos o niños, o atletas mayores o jóvenes.

e. Una persona usa una silla de ruedas, en vez de está confinado a o restringido por una silla de ruedas.

f. “Síndrome Down” ha reemplazado Síndrome de Down o mongoloide.

g. Referirse a los participantes de Olimpiadas Especiales como atletas. En ningún caso la palabra debe aparecer en comillas.

h. Cuando escriba, referirse a las personas con una discapacidad en el mismo estilo que a las personas sin una discapacidad: nombre completo en la primera referencia y apellido en referencias subsiguientes. No se refiera a una persona con discapacidad intelectual como “Bill” en vez de la forma periodística correcta “Bill Smith “o “Smith.”

i. Una persona es físicamente desafiada o discapacitada en vez de lisiado.

j. Usar las palabras “Olimpiadas Especiales” cuando se refiera al movimiento mundial Olimpiadas Especiales.



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APÉNDICE 3

Terminología a Evitar a. No usar la etiqueta “niños” cuando se refiera a atletas de Olimpiadas Especiales. Los

atletas adultos son una parte integral del programa.

b. No usar la palabra “las” al frente de Olimpiadas Especiales a menos que esté describiendo un evento o funcionario de Olimpiadas Especiales

c. No usar el adjetivo “desafortunado” cuando habla sobre personas con discapacidades intelectuales. Las condiciones de discapacidad no tienen que ser definidores de vida en una forma negativa.

d. No sensacionalice los logros de las personas con discapacidades. Aunque estos logros deben ser reconocidos y aplaudidos, las personas en el movimiento de derechos de discapacidad han tratado de hacer consciente al público del impacto negativo de referirse a los logros de las personas con desafíos físicos o mentales con hipérbole excesiva.

e. Usar la palabra “especial” con extreme cuidado cuando habla de personas con discapacidades intelectuales. El término, si se usa excesivamente en referencia a los atletas y actividades de Olimpiadas Especiales, puede llegar a ser un cliché.



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APÉNDICE 4

FORMULARIO DE AUTO-EVAUACIÓN DE PROGRAMA LOCAL POTENCIAL Este formulario está diseñado para ayudarlo a determinar si tiene en el lugar apropiado las condiciones base clave requeridas para lanzar las operaciones de un Programa local efectivo de Olimpiadas Especiales, tales como:

1. Instalaciones deportivas;

2. Equipo;

3. Atletas;

4. Entrenadores;

5. Voluntarios; y

6. Registro de Programa Local

Si usted da respuestas positivas a todas las preguntas siguientes, está en muy buena posición para establecer un Programa local. Si su respuesta es “no” a una o más de las preguntas, por favor lea los comentarios después de cada pregunta y considere explorar alguna de las opciones sugeridas u otras más creativas y efectivas.

Instalaciones Deportivas 1. ¿Hay algunas instalaciones deportivas en su área que pueden ser usadas para

sesiones de entrenamiento y competiciones de Olimpiadas Especiales?

Si _________ No _________

Comentarios: Si respondió “no” a la #1, ¿cuáles son otras opciones disponibles para organizar sesiones de entrenamiento y competiciones de Olimpiadas Especiales efectivas y seguras (por ejemplo, un campo de juego desocupado, un campo, un salón que puede usarse como gimnasio)? Considere organizar sesiones de entrenamiento en deportes más básicos (por ejemplo, atletismo, baloncesto) usando lugares seguros disponibles. Trate de establecer contacto regular con una oficina de un Programa o sub-Programa de Olimpiadas Especiales para buscar asesoría más detallada y recomendaciones.

2. Si respondió “si” a la #1,

a. ¿Proporcionan fácil acceso a sus atletas potenciales estas instalaciones deportivas (por ejemplo, rutas de transporte público, entradas accesibles para discapacidad)?

Si ________ No __________

Comentarios: Trate de usar instalaciones deportivas más accesibles. Si su respuesta a la 2a es “no” o si unas instalaciones menos accesibles son más convenientes por otras razones, trate de resolver los temas de accesibilidad, por ejemplo, proporcionando costos



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de transporte para los atletas (un sistema de bus escolar) para ayudar a los atletas a llegar y regresar del lugar de prácticas o asegurando apoyo de la administración de las instalaciones para asegurar la resolución de temas de accesibilidad.

i. ¿Qué instalaciones pueden usarse más efectivamente (por ejemplo, pueden proporcionar espacio para más atletas, pueden asegurarse sin costo, pueden conducir a establecer relaciones a largo plazo o facilitar desarrollo de patrocinio)?

Comentarios: Escriba a continuación sus tres opciones principales; trate de contactar las tres instalaciones y seleccione una o dos para iniciar su Programa local, considerando todos los factores mencionados arriba.

Instalaciones 1: ________________________________________

Instalaciones 2: ________________________________________

Instalaciones 3: ________________________________________

Equipo 3. ¿Tiene disponible algún equipo deportivo (propiedad suya o voluntarios/apoyantes

clave interesados en ayudarlo a establecer el club; proporcionado por las instalaciones deportivas que piensa usar; ofrecido por patrocinadores potenciales)?

Si __________ No ______________

Comentarios: Si su respuesta es “no” a la pregunta #3, trate de: 1. identificar deportes que requieren la inversión mínima en equipo deportivo; 2. busque equipo que puede ser donado o rentado a bajo costo o usado sin costo; 3. contacte a su Programa o sub-Programa de Olimpiadas Especiales respectivo.

4. Si su respuesta es “si” a #3,

a. ¿El equipo deportivo que usted tiene concuerda con el tipo de deportes ofrecidos en las instalaciones que ha seleccionado?

Si ____________ No _______________

Comentarios: Si su respuesta es “no” a la 4a, considere una de las siguientes opciones: 1. trate de hacer arreglos con las instalaciones seleccionadas para asegurar que usted puede usar equipo disponible; 2. conduzca un análisis de costo para determinar si puede ganar más usando las instalaciones seleccionadas y comprando equipo nuevo o cambiando instalaciones y usando equipo disponible.



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b. ¿Tiene equipo deportivo suficiente para todos los atletas que piensa reclutar?

Si ______________ No ________________

Comentarios: Si su respuesta es “no” a la 4b, puede tomar alguno de los siguientes cursos de acción: 1. comprar juegos extra de equipo (encontrar un patrocinador que proporcione juegos extra); 2. reconsiderar su decisión y tratar de desarrollar un deporte diferente; 3. contactar a su Programa o sub-Programa de Olimpiadas Especiales respectivo y solicitarle juegos adicionales de equipo (que pueden no estar fácilmente disponibles).

Atletas 5. ¿Ya ha usted identificado a un grupo de atletas potenciales que participarán en

sesiones de entrenamiento y competiciones que usted piensa ofrecer?

Si ______________ No _________________

Comentarios: Si respondió “no” a la pregunta #5, necesita desarrollar un plan de reclutamiento con los siguientes objetivos: 1) el número de personas que usted puede acomodar usando equipo deportivo e instalaciones disponibles; 2) personas que tienen intereses apropiados y destrezas básicas necesarias para participar en la clase de deportes que usted piensa ofrecer. En su plan de reclutamiento considere trabajar con diferentes audiencias de atletas potenciales (personas viviendo con sus familias y que no participan en otras actividades, personas que asisten a clases integradas en la escuela, personas viviendo en lugares de vida independiente especializada y otros lugares).

6. Si usted respondió “si” a la #5,

a. ¿Ha usted identificado a atletas potenciales interesados en la clase de deportes que piensa ofrecer y que poseen las destrezas básicas apropiadas para los deportes?

Si _______________ No __________________

Comentarios: Si su respuesta es “no,” trate de introducir ajustes apropiados, incluyendo: 1) cambiar los deportes seleccionados y ofrecer otro tipo de deporte; 2) trabajar con atletas individuales y/o sus padres/tutores para saber más sobre los intereses, destrezas y metas de los atletas; 3) tratar de crear equipos con destrezas e intereses similares; 4) referir a los atletas individuales a la oficina de sub-Programa apropiada.

b. ¿Tiene usted el número de atletas que puede acomodar efectivamente usando equipo deportivo e instalaciones disponibles?



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Si _______________ No __________________

Comentarios: Si usted respondió “no” a la 6b, ¿tiene más atletas o menos atletas que los que esperaba?

Más _____________ Menos __________________

Comentarios: Si usted tiene más atletas que los que esperaba, considere una de las siguientes opciones: 1) obtener juegos de equipo adicionales y reclutar entrenadores y voluntarios extra para trabajar con todos los atletas; b) dividir a los atletas inscritos en más de un grupo/equipo y programar sesiones de práctica separadas y juegos de práctica regulares conjuntos. Si usted tiene menos atletas que los planificados, rediseñe su plan de reclutamiento y ajuste sus planes e inicie trabajando con los atletas que están inscritos. El éxito de los primeros atletas probablemente generará atención y ayudará a traer nuevos atletas.

Entrenadores 7. ¿Ha usted identificado (y registrado) entrenadores que expresaron interés en

entrenar a los participantes de su Programa local?

Si ________________ No __________________

Comentarios: Si su respuesta es “no”, crear un plan de reclutamiento de entrenadores, identificando números, calificaciones y fuentes potenciales de entrenadores. Asegúrese de reclutar entrenadores que tienen experiencias relevantes e historial profesional (por ej., ellos pueden entrenar los deportes que usted piensa ofrecer). Contacte al sub-Programa de Olimpiadas Especiales apropiado para asegurar que los entrenadores obtengan documentación de registro apropiada, pasen por evaluaciones y exámenes relevantes, y se inscriban para cursos de educación para entrenadores ofrecidos por Olimpiadas Especiales. Cuando planifique las operaciones de su Programa local trate de adherirse al radio entrenador-atleta recomendado por Olimpiadas Especiales de un entrenador por cuatro atletas (si esto no es posible, trate de minimizar el número de atletas entrenados por cada entrenador)

Voluntarios 8. ¿Tiene usted voluntarios capaces y deseando ayudar a su Programa local

(incluyendo aspectos deportivos y no deportivos del Programa)?

Si _______________ No __________________

Comentarios: Si su respuesta a la #8 es “no,” considere involucrar voluntarios en las operaciones de su Programa local y diseñe una estrategia apropiada de reclutamiento de



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APÉNDICE 4

voluntarios, especificando las necesidades de voluntarios (número de voluntarios necesarios para propósitos deportivos y no deportivos), calificaciones requeridas, cantidad de tiempo de voluntariado esperado de cada voluntario, canales de reclutamiento, etc. Contacte al sub-Programa de Olimpiadas Especiales apropiado para conocer más sobre procedimientos y requerimientos de reclutamiento, registro y evaluación de voluntarios.

Transporte 9. ¿Hay transporte disponible para el entrenamiento deportivo y la competición

atlética para todos los atletas inscritos?

Si _______________ No __________________

Comentarios: La disponibilidad de transporte no puede ser suficientemente enfatizada. Es uno de los componentes más esenciales para reclutar atletas en el paso inicial y es la clave para mantener la involucración de atletas a lo largo del tiempo. El transporte puede ofrecerse por medio de miembros de familia, buses públicos o taxis, viajes compartidos por medio de vehículos de la comunidad o personales (viajes compartidos), conductores voluntarios, vehículos institucionales, vehículos del gobierno, etc. Generalmente el transporte es necesario por lo menos una vez a la semana durante las sesiones de entrenamiento y luego después del entrenamiento para llevar al atleta al evento competitivo y regresarlo a casa.

Registro de Programa Local 10. ¿Ha registrado su Programa local de Olimpiadas Especiales con el sub-

Programa/Programa de Olimpiadas Especiales apropiado?

Si _______________ No ___________________

Comentarios: Si su respuesta es “no,” contacte a la oficina de su sub-Programa de Olimpiadas Especiales y solicite una copia del Formulario de Programa Local Registrado. Complete el formulario y llévelo de vuelta a la oficina del sub-Programa.



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APÉNDICE 5

FORMULARIO DE PROGRAMA LOCAL REGISTRADO DE OLIMPIADAS ESPECIALES Información Coordinador Programa Local

Nombre Coordinador Tel (día) Tel (noche) Dirección

Info. Entrenador

Nombre Entrenador Tel (día) Tel (noche) Dirección

Info. Coordinador Competiciones Locales

Nombre Coordinador Tel (día) Tel (noche) Dirección Información Atleta Número total de atletas inscritos en su Programa local Número total de compañeros de Deportes Unificados registrados en su Programa local Número total de participantes MATP registrados en su Programa local

Lugar de Entrenamiento e Info. de Horario Deporte

Nombre & Dirección Lugar Entrenamiento

Horario de Práctica

Fecha Hora Fecha Hora Fecha Hora Fecha Hora ENVIAR FORMULARIO COMPLETO A:

Nombre:

Dirección:

Información Entrenador Asistente/Voluntario (nombrar todos los entrenadores asistentes/voluntarios clave)

1 3 2 4



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APÉNDICE 6

FORMULARIO DE LISTA DE PROGRAMA LOCAL DE OLIMPIADAS ESPECIALES

Completar dos copias de este formulario. Mantenga una copia para sus registros y envíe la segunda copia al Sub-Programa respectivo con el Formulario de Programa Local Registrado. Si tiene más de 10 atletas, haga copias extra del formulario conforme sea necesario. Fecha: ____________________ Marque fuente/canal de reclutamiento de Atletas:

Escuela Programa comunidad Familia Club Deportivo Otro Nombre Programa Local:____________________________ Su Nombre: ______________________________ Su Dirección: ____________________________________________ Ciudad: ____ Estado/Provincia:________ _ Código Postal:______________ País: _____________ Tel. (día):_____________________ Tel. (noche):_____________________ E-mail: ________________________________ Fax: ______________________

Nombre Atleta Edad Género

(M/F) Deporte Atleta ( )

Deportes Unificados

Compañero ( ) Deportes Unificados

MATP ( ) Programa de Liderazgo de Atletas ( )

1

2

3

4

5

6

7



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APÉNDICE 7

FORMULARIO DE REGISTRO DE VOLUNTARIO DE OLIMPIADAS ESPECIALES

Nombre

Primero Medio Apellido Dirección Postal

Número Calle Apt Ciudad Estado/Provincia/Región Código Postal

Teléfono F M

día noche EDAD GÉNERO

Empleador/Escuela o Afiliación de Grupo

Número Calle Ciudad Estado/Provincia/Región Código Postal

Contacto Emergencia

Nombre Relación Teléfono Disponibilidad de Tiempo L M MI J V S D SESIÓN ORIENTACIÓN Mañanas Atendería sesión 90-min

Tardes Noches Atendería sesión 90-min

Estoy interesado en comprometerme a: (marcas opción(es) abajo)

Evento un día 1-2 horas por semana 3-5 horas x semana

5-15 horas por semana Otro 1) ¿Usa drogas ilegales? si no 2) ¿Ha sido condenado de una ofensa criminal? si no 3) ¿Ha asido acusado de descuido, abuso o asalto? si no 4) ¿Ha sido suspendida o denegada su licencia de manejar alguna vez? si no 5) Verificación ID # Licencia o ID Escuela/Estudiante o Número Pasaporte Por favor incluir, si posible, una copia de identificación con foto

Por favor dar 2 referencias no de familiares:

Nombre Relación Dirección o Número Teléfono

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APÉNDICE 8

DESCRIPCIÓN DE CARGO – COORDINADOR DE DESARROLLO DE PROGRAMA LOCAL

Cargo Coordinador de Desarrollo de Programa Local

Descripción El Coordinador de Desarrollo del Programa Local dirige y administra el desarrollo general del Programa local, asegurando que los atletas de Olimpiadas Especiales entrenen y compitan en un ambiente de alta calidad y seguro.

Responsabilidades Administración General 1. Dirigir el proceso de definir objetivos anuales de desarrollo para el Programa

local.

2. Dirigir el desarrollo del presupuesto anual del Programa local y enviarlo al líder superior del sub-Programa para revisión y aprobación.

3. Supervisar todos los programas, servicios, actividades e instalaciones, asegurando que conduzcan al logro de los objetivos del Programa local.

4. Contratar, en consulta con el Gerente de Competiciones Locales y los Entrenadores del Programa Local, personal y voluntarios de apoyo para la organización de sesiones de entrenamiento, competiciones deportivas y eventos no deportivos de Olimpiadas Especiales.

5. Preparar reportes de desarrollo anual y estado de ingresos y gastos del Programa local.

6. Identificar pro-activamente riesgos externos e internos que puedan afectar la calidad y seguridad de funcionamiento del Programa local y presentar los riesgos identificados en forma oportuna a los participantes del Programa local y líderes superiores del Programa local.

Recolección de Fondos 1. Enviar solicitudes apropiadas en tiempo para solicitar fondos de fuentes externas

2. Planificar, organizar y proporcionar recursos apropiados para la organización de eventos y actividades de recolección de fondos del Programa local.

3. Investigar nuevas Fuentes potenciales de fondos para actividades y eventos del Programa local.

4. Asegurar aplicación oportuna y apropiada de recursos disponibles a la vez de adherirse a los lineamientos y políticas generales del sub-Programa y Programa.



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APÉNDICE 8

Relaciones Públicas 1. Mantener un sistema de contactos con representantes de medios locales.

2. Informar a los medios locales sobre todo el desarrollo, eventos y logros del Programa local.

3. Trabajar con personal, voluntarios, familias y atletas del Programa local para asegurar la presentación de una imagen consistente, completa y positive del Programa local.

4. Asegurar que todos los materiales y recursos de información del Programa local se adhieran a las normas y requerimientos de Olimpiadas Especiales.



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APÉNDICE 9

DESCRIPCIÓN DE CARGO – ENTRENADOR

Cargo Entrenador

Descripción Los entrenadores son responsables de la implementación del programa deportivo de Olimpiadas Especiales en un deporte en particular proporcionando a los atletas de Olimpiadas Especiales entrenamiento deportivo completo y preparación para competiciones de sub-Programa, Programa e internacionales y proporcionando guía, consultas y capacitación apropiada a los miembros de familia, voluntarios y otros entrenadores.

Responsabilidades 1. Conocer, aceptar y seguir los Reglamentos Generales, Reglas Oficiales de

Deportes de Verano/Invierno de Olimpiadas Especiales y otras Normas de Uniformidad.

2. Conocer y entender el deporte que está entrenando. 3. Determinar niveles actuales de habilidades, tipos y niveles de interés del atleta de

Olimpiadas Especiales. 4. Entrenar a los atletas de Olimpiadas Especiales y asegurar que son capaces de

competir de acuerdo a las normas del deporte. 5. Monitorear el progreso de cada atleta y proporcionar retroalimentación apropiada. 6. Guiar a los atletas, promocionando conducta apropiada y segura durante sesiones

de entrenamiento, competiciones, viajes, eventos sociales de equipo, etc. 7. Proporcionar orientación a padres/tutores de los atletas previo a iniciar cada

temporada de deportes y explicar reglas, implicaciones potenciales de participación, expectativas, etc.

8. Proporcionar orientación preliminar antes del inicio de temporada y designar asignaciones y responsabilidades específicas para entrenadores asistentes, voluntarios y personal de apoyo antes de cada sesión de entrenamiento y/o evento de competición.

9. Apoyar Capacitación y Educación de otros Entrenadores de Olimpiadas Especiales.

10. Ejecutar otras obligaciones del entrenador, incluyendo, pero no limitado a: • Proporcionar un ambiente seguro de entrenamiento y competición • Evaluar a los atletas por heridas • Proporcionar equipo adecuado • Identificar planes de emergencia • Mantener registros adecuados



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APÉNDICE 10

DESCRIPCIÓN DE CARGO – COORDINADOR DE COMPETICIONES LOCALES

Cargo Coordinador de Competiciones Locales

Descripción El Coordinador de Competiciones Locales recluta y maneja a un equipo de miembros de personal y voluntarios para cada evento competitivo que el Programa local conduce para asegurar que competiciones de calidad, tipo Olímpico sean ofrecidas en un ambiente seguro a l os atletas de Olimpiadas Especiales.

Responsabilidades 1. Conocer, aceptar y seguir los Reglamentos Generales de Olimpiadas Especiales,

Reglas Oficiales de Deportes de Verano/Invierno de Olimpiadas Especiales y otras Normas de Uniformidad.

2. Conocer y entender aspectos de competición de los deportes que se ofrecen durante una evento de competición en particular.

3. Asegurar que los miembros del comité organizador de la competición y los voluntarios son reclutados, evaluados y capacitados para cada evento de competición.

4. Comunicarse regularmente con los miembros del comité organizador, jueces y voluntarios clave.

5. Enviar el presupuesto de competición a los líderes superiores apropiados del sub-Programa para aprobación por lo menos seis meses antes del evento.

6. Observar requerimientos de administración de todo el Programa y sistemas de reportes financieros.

7. Enviar todas las evaluaciones de la competición a los líderes superiores apropiados del sub-Programa.

8. Evaluar planes, metas y objetivos de competición anualmente y aprobar los planes antes del inicio de temporada de cada deporte.

9. Asegurar que se sigan todos los lineamientos de salud, seguridad y manejo de riesgo en todas las competiciones locales.

10. Dar reconocimiento a miembros del comité organizador de la competición, voluntarios y jueces.

11. Enviar un reporte final de competiciones de la temporada al Director del Programa Local y/o a los líderes superiores apropiados del sub-Programa.



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APÉNDICE 11

HOJAS DE TRABAJO DE PRESUPUESTO DE OLIMPIADAS ESPECIALES

Las siguientes hojas de trabajo pueden ser usadas como una guía cuando se preparan gastos anticipados para propósitos de presupuesto:

1. HOJA DE TRABAJO DE GASTOS DE OPERACIÓN (SUMINISTROS, TELÉFONO, PORTE DE CORREO, ETC.) ----------------------------------------------------------------

CÁLCULO DE PRESUPUESTO

$______________ x _______________ x ______________ = $_________

Costo Unitario Frecuencia* # de personas

o

Costo proyectado:

$___________________ x _______________ = $________________

Suministros especializados # de proyectos no en existencia normalmente

*Frecuencia: Trimestralmente=4; Mensualmente=12; Semanalmente=52; Días de trabajo=260



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APÉNDICE 12

EJEMPLO DE HOJA DE TRABAJO DE GASTOS DE COMPETICIÓN

-------------------------------------------------------------------

CÁLCULOS DE PRESUPUESTO

_______ # necesario Costo Unitario Costo Total Notas

Administrativo

Suministros de Oficina

Teléfono/Fax

Impresión

Correo

Reuniones

Bolsas de Regalos Atletas

Premios

Gastos de Competición

Equipo

Alimentos y Bebidas

Uniformes

Transporte

Misceláneos

Clínicas / Demostraciones

Cuotas Instalaciones

Familias

Alojamiento

Capacitación Voluntarios

Alimentos/Bebidas

Suministros

Impresión

T-Shirts

Transporte



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APÉNDICE 12

_______ # necesario Costo Unitario Costo Total Notas

Reconocimiento

Voluntarios

Patrocinadores

Familias

Jueces

Comités

Instalaciones

Mercadería

Transporte

Total:



53

APÉNDICE 13

OLIMPIADAS ESPECIALES Nombre Programa Nombre Programa Local

Presupuesto Operación Año XXXX

Ingresar Código Contabilidad aquí (si hay disponible)

TOTAL AÑO

XXXX

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Empleados

Salarios

Aumento x Mérito

Beneficios

Otros Beneficios

Cons./Prof Legal

Cons/Prof-Contabilidad

Cons/Prof-Otro

Serv./Temp. Oficina

Suministros

Papelería

Equipo <$1000

Publicidad



54

APÉNDICE 13

Teléfono Local & Internet

Larga Dist. & Conf. Telefónicas

Correo

Servicio Entrega

Renta Equipo

Mantenimiento Equipo

Fotocopias

Renta Instalaciones Deportivas

Alojamiento

Viajes

Reuniones

Impresión

Fotografía

Producción Video

Membresía/Pagos/Subs.

Software Computadora

Cargos bancarios



55

APÉNDICE 13

Seguro

Misceláneos

Traducción

Desarrollo Prof.

Totales



56

APÉNDICE 14

HOJA DE TRABAJO DE PLAN DE PRÁCTICAS

Deporte Fecha Persona Responsable de Prácticas: Teléfono Emergencia # Meta de sesión de prácticas Chequeo de Seguridad Instalaciones:

Equipo Superficie de juego

___________ Planes ________

Supervisión

Hora Sesión Objetivos Específicos Actividades Organización Física

Discutir formato de prácticas

Ejercicios de calentamiento

Ejercicios de estiramiento

Practicar destreza previamente enseñada

Enseñar nueva destreza

Conducir experiencia competitiva

Entrenamiento de condición física y enfriamiento

Revisar práctica con atletas



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APÉNDICE 15

LISTADO DE VERIFICACIÓN DE LUGAR DE PRÁCTICAS

El listado de verificación es proporcionado como una referencia básica para Entrenadores y Coordinadores Locales de Desarrollo Organizacional. La lista no es toda-inclusiva y condiciones específicas nacionales, regionales o locales pueden presentar requerimientos adicionales que deben ser explicados por Programas locales específicos. Las acciones identificadas abajo no están presentadas en una secuencia exacta de implementación; algunas pueden cambiarse.

Antes de la Práctica • Examinar instalaciones, campo, cancha por seguridad.

• Asegurar que el equipo necesario esté disponible.

• Chequear disponibilidad del kit de primeros auxilios y todo su contenido.

• Chequear condiciones y asegurar seguridad de todo el equipo.

• Identificar el teléfono más cercano para usar en caso de emergencia/chequear disponibilidad de teléfonos celulares.

• Colocar estaciones de trabajo de destrezas.

• Asegurar disponibilidad de suministro de agua.

• Registrar que todos los atletas asistan a la práctica.

• Asegurar que los atletas tengan ropa deportiva adecuada.

Práctica • Revisar objetivos de práctica con atletas y entrenadores asistentes/voluntarios.

• Conducir calentamiento y estiramiento.

• Practicar destrezas enseñadas previamente.

• Medir progreso de atleta.

• Enseñar y practicar nuevas destrezas.

• Proporcionar alguna experiencia competitiva.

• Medir progreso de atleta.

• Conducir entrenamiento de condición física/enfriamiento.

• Revisar práctica con atletas.

• Revisar detalles para prácticas y competiciones próximas.



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APÉNDICE 15

• Finalizar con una nota positiva reconociendo las destrezas de atletas o grupos de atletas en particular.

Después de la Práctica • Documentar progreso del atleta.

• Hacer notas del desempeño, conducta y ansiedad del atleta.

• Establecer objetivos para próxima práctica.

• Reunir todo el equipo.

• Limpiar área de práctica.

• Recoger toda la basura.



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APÉNDICE 16

LISTADO DE VERIFICACIÓN DE PLANIFICACIÓN DE TEMPORADA

El listado de verificación es proporcionado como una referencia básica para Entrenadores y Coordinadores Locales de Desarrollo Organizacional. La lista no es toda-inclusiva y condiciones específicas nacionales, regionales o locales pueden presentar requerimientos adicionales que deben ser explicados por Programas locales específicos. Las acciones identificadas abajo no están presentadas en una secuencia exacta de implementación; algunas pueden cambiarse.

Organización/Establecimiento Antes de la Temporada ❏ Conocer, entender y tener la habilidad para enseñar/entrenar las técnicas de destrezas

apropiadas del deporte específico. ❏ Conocer, entender y tener la habilidad para enseñar/entrenar las reglas y parámetros

apropiados del deporte específico. ❏ Asegurar instalaciones de prácticas. ❏ Obtener un estimado de número de atletas que planifican asistir a sesiones de

entrenamiento. ❏ Obtener equipo deportivo necesario. ❏ Asegurar uniformes apropiados y equipo protector.

Comunicaciones ❏ Reclutar/registrar atletas. ❏ Reclutar entrenadores asistentes si es necesario, apuntando al radio de un entrenador

por cada cuatro atletas (significativamente más entrenadores serán necesarios para actividades y programas especiales como Programa de Entrenamiento de Actividades Motoras).

❏ Conducir orientación de entrenador asistente y explicar: • expectativas;

• reglas y requerimientos de conducta;

• derechos y responsabilidades;

• temas de manejo de riesgo;

• procedimientos de comunicación; y

• otros temas que sean requeridos por el Programa, sub-Programa y jurisdicción local

❏ Conducir orientación de atletas y explicar:



60

APÉNDICE 16

• expectativas en términos de participación deportiva, entrenamiento, competiciones, liderazgo de atletas, etc.;

• requerimientos de conducta; • derechos y responsabilidades; • temas de manejo de riesgo; • procedimientos de comunicaciones; y • otros temas que sean requeridos por el Programa, sub-Progrma y jurisdicción

local. ❏ Conducir orientación de familias. ❏ Definir procedimientos de emergencia para entrenadores asistentes. ❏ Comunicar sus planes de prácticas al Coordinador Local de Desarrollo Organizacional,

líderes superiores de sub-Programa y personas clave en la comunidad (por ejemplo, representantes del centro local de salud o departamento de servicios de emergencia).

Administración ❏ Asegurar que los atletas envíen solicitudes válidas para participar, formularios médicos

y de exoneración. ❏ Desarrollar plan de entrenamiento de temporada y competición. ❏ Crear horario de práctica. ❏ Identificar planes de práctica individuales. ❏ Establecer un sistema para documentación de desarrollo de destrezas de atletas. ❏ Instituir sistema de verificación de asistencia a prácticas. ❏ Conducir prácticas. ❏ Asegurar que un ambiente seguro sea proporcionado en prácticas y competiciones. ❏ Entrenador en competiciones. ❏ Completar registro de competición y otros formularios conforme sea necesario. ❏ Conducir evaluación de mitad de temporada. ❏ Conducir evaluación después de la temporada. ❏ Asegurar que cada atleta reciba reconocimento después de la temporada y ánimo para

mayor participación. ❏ Reconocer a todos los apoyantes (por ejemplo, enviar cartas de agradecimiento,

invitar a todos los apoyantes a una celebración después de la temporada).



61

APÉNDICE 17

PASOS EN EL PROCESO DE RECOLECCION DE FONDOS

Defina su proyecto: ❏ Antes de solicitar fondos o donaciones en especie a cualquier persona, compañía,

fundación u organización, usted debe comunicarse con la oficina de su sub-Programa/Programa y entender qué actividads de recolección de fondos están permmitidas y se esperan de usted.

❏ Trabaje con la oficina de su sub-Programa/Programa y reuna a un grupo de gente (un comité) para proporcionar asistencia y retroalimentación para definir su proyecto y beneficios a proponer a los patrocinadores.

Cuando ya haya recibido aprobación para solicitar a los patrocinadores, su propuesta al patrocinador potencial debe: ❏ Vender beneficios (por ejemplo, rótulos o boletos VIP) no características (por ejemplo,

la piscina es de tamaño Olímpico). ❏ Diríjase a las necesidades del patrocinador prospecto (objetivos de mercadeo o

negocios), no los suyos (aumentar conteo de atletas). ❏ Ser adaptada a la industria del patrocinador (por ejemplo, aviones, bebidas, ropa,

atomóviles). ❏ Minimizar el riesto del prospecto (mostrar éxito pasado, mantener costos de

producción o viaje bajos).

La propuesta exitosa no: ❏ Incluye su presupuesto. ❏ nterpreta lo que un beneficio individual vale para un patrocinador. ❏ Incluye un video. ❏ Parece costosa de producir.

El Proceso de Ventas Existen varias etapas del proceso de ventas tales como investigación y prospectos objetivo, usando técnicas de ventas cuando hace llamadas o presentaciones, negociando los puntos del arreglo, estableciendo criterios y firmando contratos.

Investigación y Recursos para ayudar a encontrar objetivos

❏ Internet y servicios de información, bibliotecas ❏ Periódicos: sección de negocios y mercadeo



62

APÉNDICE 17

❏ Periódicos de mercadeo de industria ❏ Redes con asociaciones, clubes, etc. ❏ Radio/Medios Impresos/TV ❏ Cámara de Comercio, asociaciones de negocios

Identificando Patrocinadores: Identificar Patrocinadores y Contactos Potenciales

❏ Diríjase a compañías que proporcionan apoyo de patrocinador en general y eventos relacionados con el patrocinador (por ejemplo, deportes, proyectos especiales para personas especiales)1

❏ Diríjase a patrocinadores de otros deportes y beneficencias ❏ Diríjase a competidores de otros deportes y beneficencias ❏ Diríjase a compañías basado en los datos demográficos o hábitos de compra de su

audiencia ❏ Diríjase a nuevas y mayores categorías de patrocinadores ❏ Utilice conexiones que usted tenga con sus familias, voluntarios y amigos para

ayudarlo a llegar a la puerta. Identifique a la persona que toma decisiones en la compañía. Tenga paciencia ya que esta tarea puede requerir algún tiempo. También envíe propuestas simultáneamente en varias categorías. El proceso puede ser muy largo. Se estima que por cada 12 llamadas usted recibirá una respuesta positiva.

La Reunión Una vez que ya tenga a la persona en el teléfono, la meta principal es lograr una reunión y solicite solo 30 minutos. Esté preparado para presentar y planifique que le hagan enmiendas a la propuesta.

Si no logra una reunión, pregunte si les puede enviar una propuesta adaptada a ellos y de seguimiento con una llamada telefónica. Empiece a buscar otros contactos clave dentro de la compañía y encuentre a alguien que conoce a la mejor persona a contactar. Llame para arreglar una reunión

❏ Siempre pregunte qué quiere la compañía. ❏ Conozca los objetivos de negocios de la compañiia y los objetivos de mercadeo de su

Programa que se pueden lograr.

1 Por favor, observar que Olimpiadas Especiales impone limitaciones relacionadas con productos de alcohol y tabaco. También existen reglas específicas para el uso de logos corporativos en equipo deportivo y ropa de los atletas. Por favor discuta estos temas detalladamente con su oficina respectiva del Programa y/o sub-Programa y base sus acciones en disposiciones de los Reglamentos Generales Oficiales de Olimpiadas Especiales.



63

APÉNDICE 17

❏ Sugerencias de distribución de duración de reunión ❏ Introduzca Oportunidad – 20 por ciento ❏ Presente Puntos de Venta – 70 por ciento ❏ Conclusión – 10 por ciento Cuando la reunión es finalizando, asegúrese de determinar los siguientes pasos con:

❏ Llamada de teléfono de seguimiento ❏ Más materiales ❏ Propuesta enmendada ❏ Otra reunión ❏ Otra person con quién reunirse

Buenas Herramientas de Ventas ❏ Siempre haga su trabajo en la compañía. ❏ Esté preparado con buenas estadísticas de su propia organizción y con historias de

patrocinio de éxito. ❏ Haga un folleto de beneficios y oportunidades fácil de leer, presentación de Power

Point o simple de una página. ❏ Haga un “Libro para Llevar” o album de recortes con fotos, artículos de prensa,

promociones pasadas, testimonios, estadísticas e historia del Programa. ❏ Haga un hoja de anotaciones/libro de información para aquellas personas que irán a la

cita de ventas con usted para que también estén preparados. ❏ Lleve un video para poder mostrar.

Tiempo/Oportunidad La mayoría de arreglos (61 por ciento) se hacen empezando con una llamada telefónica en donde usted no conoce a la persona, y se llama “llamada fría.” Averigüe cuándo es el ciclo de presupuesto de la compañía para que sus llamadas y propuestas sean antes de que las decisiones de presupuesto se tomen.

El tiempo promedio que toma cultivar y completar un patrocinio para su programa de todo el año es 12 meses. Planificación de patrocinio de un solo evento es estimado en seis meses. Planificación, determinación y resistencia es lo más necesario!



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APÉNDICE 18

EJEMPLO DE PLAN DE ACCIÓN DE RECOLECCIÓN DE FONDOS

Actividad de Recolección de Fondos Fecha(s) y Fechas Límite

Quién/Responsable Comité

Narrativa: Describa Enfoque/Plan/ Estrategia de seguimiento

Evento Especial

Cena Anual Premiación

Presidente y Comité Evento nombrado por

Contrato/Instalaciones/ aseguradas por

Patrocinadores / lugares asegurados por

Orador Asegurado por

Flores/comida/decor/música asegurados por

Fecha envío invitaciones asegurada por

Fecha límite confirmación (RSVP)

Limpieza

Seguimiento/ Notas de gracias hecho por

Patrocinios Corporativos

Patrocinadores Juegos

Identificar Prospectos por

Estrategia Desarrollada por

Solicitudes completadas por

Servicio a patrocinio por

Agradecimiento / reconocimiento por

Renovaciones por



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APÉNDICE 19

LINEAMIENTOS DE RELACIONES PÚBLICAS DE PROGRAMA LOCAL Las Organizaciones con buenas relaciones con los medios tienden a atraer más cobertura. Los periodistas presionados por fechas límite ponen más atención a organizaciones y/o contactos específicos que demuestran tener credibilidad y ser fuentes de información accesibles. Cuando usted considera la gran influencia que los medios tienen en la opinión del público, usted realiza rápidamente lo importante que es entablar buenas relaciones con los periodistas.

Crear una relación con un periodista toma algún tiempo inicialmente, pero es una inversión de la cual su Programa se beneficiará inmensamente. Usted se dará cuenta que los reporteros no solo se vuelven más dispuestos a cubrir sus actividades sino también para ayudar en situaciones de crisis, representaciones erróneas o temas sensibles que pueden dañar la imagen de Olimpiadas Especiales.

Esta sección le proporcionará una visión general de los enfoques que usted puede tomar para construir y mantener relaciones exitosas, consejos para expansión de medios y los diferentes formatos de medios que usted puede usar como recursos para publicitar sus actividades.

Trabajando con Periodistas Este esquema paso por paso proporciona muchas ideas para trabajar con los medios, específicamente periodistas que están constantemente bajo la presión de fechas límite. Los periodistas usualmente son difíciles de contactar y cuando lo logra, tienen poco tiempo para hablar. Por lo tanto, establecer credibilidad se deriva de seguir procesos y usar formatos que los periodistas prefieren.

Paso 1: ¿Cuál es su historia?

Estar preparado y saber lo que usted quiere comunicar a los periodistas son los primeros pasos para crear una relación positiva. Antes de llamar a un periodista, tenga lo siguiente a mano:

❏ Una descripción clara y concisa de lo que usted quiere que el periodista cubra. ❏ Información escrita sobre el tema que usted quiere que el periodista cubra

(comunicado de prensa, aviso de medios u hoja de datos). ❏ Información local que puede relacionarse con la historia.

Paso 2: Crear una lista de medios.

La mayoría de los profesionales de relaciones públicas tienen lo que se llama una lista de medios que no es nada más que una lista de contactos que pueden estar interesados en cubrir tipos específicos de programas y eventos. Es posible enviar su información



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APÉNDICE 19

genéricamente al “editor” o “productor,” pero verá que las tasas de respuesta son bajas. Para aumentar las oportunidades de obtener respuesta, es importante saber a quien contactar.

Cuando haga su lista de medios, asegúrese de incluir periódicos diarios y semanales, estaciones de radio y televisión, revistas, y cualquier otro mercado de medios en su área.

Para averiguar que reporteros cubrirán los proyectos de su Programa, usted puede:

❏ Diríjase a un directorio de medios – estos están usualmente disponibles en áreas metropolitanas grandes. Las bibliotecas públicas generalmente tienen estos directorios en su sección de referencias, o una búsqueda en línea puede ser una fuente alternativa.

❏ Llame a la estación de transmisión o publicación – la recepcionista o el editor de asignación debe poder proporcinarle el nombre apropiado e información de contacto.

❏ Lea periódicos y revistas locales y mire TV – Tome nota de los nombres de los autores (nombres en publicaciones) y nombres de reporteros en la televisión y cable que puedan reportar sobre Olimpiadas Especiales y sus constituyentes. También es una forma de obtener conocimiento de los estilos de los reporteros y el sentido de lo que ellos consideran noticias.

Información que usted necesita cuando hace su lista de medios:

❏ Nombre de la compañía de medios ❏ Nombre de reportero o editor ❏ Número de teléfono ❏ Número de fax ❏ Dirección de correo electrónico ❏ Dirección postal ❏ Información sobre cómo el reportero o editor prefiere ser contactado ❏ Tiempo de anticipación ❏ Fechas límite

Paso 3: Prepare sus recursos con anticipación

Esté preparado para responder las preguntas de los periodistas y conversaciones de seguimiento con información. Aquí encontrará una visión general de las herramientas que puede necesitar:

❏ Kit de Prens (o medios) – paquete organizado de información que incluye información de historial de Olimpiadas Especiales y biografías de personas clave (si



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APÉNDICE 19

aplica), además de fotografías, si es necesario. Los kits de prensa usualmente son enviados con anticipación; kits específicos del evento son entregados en el evento.

❏ Aviso a los medios (también conocido como alerta a los medios, aviso de noticias o hoja de consejos) – un resumen breve de los hechos básicos que rodean a un evento; a menudo usado cuando no hay suficiente tiempo, la ocasión no requiere una invitación impresa o hay una necesidad para una actualización cuando nueva información está disponible. Debido a su naturaleza urgente, los avisos usualmente son enviados por fax o correo electrónico.

❏ Comunicado de Prensa (o noticias) – usados para dar noticias o anunciar información; usualmente de una página (no más de dos páginas), que es enviado por fax, correo electrónico o correo, dependiendo de la preferencia del reportero.

❏ Carta de oferta (o “Propuesta”) – una propuesta muy similar a una carta de ventas que sugiere al editor que la cobertura de un tema en particular es de interés periodístico. Esta esencialmente contendrá la misma información que un comunicado de prensa pero es formateada diferente. Si se usa, la carta de oferta es usualmente la primera correspondencia a ser enviada, usualmente por correo.

❏ Fotografías – Los transmisors y la mayoría de medios impresos cuentan historias por medio del uso de visuales así que es importante poder proporcional fotos específicas de Olimpiadas Especiales.

Paso 4: “Proponga” su historia o evento.

Su primera comunicación con sus contactos debe llevarse a cabo de acuerdo a sus tiempos de anticipación. Envíe por correo a los reporteros un kit de prensa con un comunicado de prensa para el evento. Conforme su evento se acerca – aproximadamente una o dos semanas antes – envíe por correo electrónico o fax un comunicado de prensa a los reporteros. Después de un día o dos, empiece a “proponer” o hacer llamadas a sus contactos. “”Proponer” es un término de relaciones públicas para “vender” la historia a los periodistas.

Cuando propone, su meta es capturar la atención del periodista en la menor cantidad de palabras posible mientras aún proporciona los hechos esenciales. Preparar una propuesta de 10 a 15 segundos antes de contactar al reportero es una buena práctica a la vez que lo forza a usted a reveler solo los hechos más esenciales.

❏ De solo información suficientes in revelar todo. Guarde algunos hechos para un aviso a los medios que puede ser enviado justo antes de su evento para recordarlea los reporteros.

❏ Presente su historia para que sea relevante y de interés periodístico para su comunidad. Para lograr esto, primero empiece por pensar en la audiencia de cada mercado de medios y empiece a redactar su historia desde el punto de vista de esa audiencia.



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APÉNDICE 19

❏ Haga los títulos para comunicados y avisos de prensa cortos pero que llamen la atención. Los títulos largos son aceptables únicamente si están llenos de información esencial. Asegúrese de resaltar la involucración de celebridades reconocidas, héroes locales, líderes de la comunidad y negocios en el título únicamente si ellos atraerán la atención de los medios.

Ejemplo de Libreto para Llamada a los Medios Hola (o saludo preferido), mi nombre es________ y estoy llamando de Olimpiadas Especiales. ¿Está trabajando con alguna fecha límite? o ¿Puede hablar? Solo necesito un momento de su tiempo.

Si el reportero dice que está trabajando con una fecha límite o no está disponible, diga: ¿Hay un mejor momento en que pueda llamarle referente a un programa/evento que creo interesaría a sus lectores? o Para mientras, ¿puede verificar su dirección de correo electrónico o número de fax para poderle enviar información? ¿Puedo llamarle para dar seguimiento? ¿Cuándo es el mejor momento para usted para que podamos hablar? Gracias [NOMBRE DE REPORTERO] y espero poder hablarle el [FECHA Y HORA].

Si el reportero no está disponible, deje un mensaje diciendo: Gracias por su tiempo. Estoy llamando referente al [EVENTO] de este año que será realizado en [LUGAR] el [FECHA]. Estamos esperando [NÚMERO] participantes al [DESCRIBIR EVENTO]. Me encantaría arreglar una entrevista con el director de nuestro Programa y algunos de nuestros participantes si a usted le interesa.

CONSEJO: Ya que la mayoría de reporteros tienen fechas límite en la tarde, es mejor proponer entre 10 a.ml y 1:00 p.m. Evite llamar a las estaciones de televisión durante su hora de transmisión.

CONSEJO: Mantenga registro de sus llamadas a los reporteros conforme va en orden para mantener actualizada su lista de medios y saber a quien le ha hablado y compararla con quienes no llegaron a su evento.

Paso 5: De seguimiento con los reporteros antes del evento.

Porque los periodistas reciben mucha información y son invitados a cubrir una variedad de eventos, es apropiado dar seguimiento con una llamada por teléfono. Cuando de



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APÉNDICE 19

seguimiento, no inicie proponiendo el evento sino reitere el significado del movimiento de Olimpiadas Especiales y/o del evento específico para su comunidad.

El día antes del evento, envíe por fax avisos a los medios a libros diarios locales de medios o calendarios de la comunidad. Los comunicados pueden ser retenidos hasta una fecha y hora específica. Seleccione la hora y fecha cuando el reportero pueda comunicar la información prominentemente en el comunicado de prensa.

Aún si un reportero no puede asistir al evento, él o ella puede escribir una historia breve basada en la información proporcionada en el comunicado de prensa. Usted también puede hacer una “llamada de recordatorio” antes del evento a los medios que han expresado interés. Esto es especialmente cierto para los medios de televisión, que pueden no tomar una decisión de cubrir su evento hasta unas horas antes de que el evento inicia.

CONSEJO: Si usted tiene un evento de prensa en la mañana, trate una última ronda de llamadas rápidas a las oficinas de asignaciones de TV ya que los grupos de trnasmisión y las estaciones locles a menudo tienen reuniones a las 9-9:30 a.m. para asignar grupos de camarógrafos.

Paso 6: Interactúe y trabaje con los reporteros en el evento.

En el evento, asegúrese de saludar a los periodistas que están cubriendo su evento; tenga tarjetas de presentación y kits de prensa listos para entregar. Arregle una mesa de prensa en su evento para mantener registro de los mercados de medios que asistieron a su evento.

En el curso de los eventos trate de que los atletas presenten temas clave y comuniquen mensajes críticos. Conforme su Programa local crece, capacite a Mensajeros Globales, desarrollando así un grupo de atletas oradores capaces de trabajar con periodistas efectivamente.

Paso 7: Seguimiento.

De seguimiento dos días después de enviar un comunicado de prensa o aviso a los medios. Después de un evento, llame a los reporteros que asistieron a su evento para ver si tienen preguntas adicionales. Asegúrese de enviar una carta breve, sincera agradeciéndoles por su cobertura. También es útil dar seguimiento a reporteros que no asistieron al evento para ver si están interesados en recibir datos sobre el evento. Usted se sorprenderá de cuántos periodistas escriben artículos sin asistir.

Consejos para Trabajar con los Medios ❏ Hable o escriba desde el punto de vista del interés del público versus el punto

de vista de su Programa.



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APÉNDICE 19

❏ Haga las noticias fácil de leer y usar. No use jerigonza, jerga o siglas o términos técnicos no conocidos.

❏ Prepárese con anticipación. Ya sea que usted pueda hablar directamente con el periodista o tenga que dejar un mensaje, prepare una propuesta de 10 a 15 segundos con anticipación. Su propuesta tiene que ser tentadora en cualquiera de los dos casos.

❏ Diríjase al punto. Los periodistas quieren conocer los hechos. ❏ Haga un título corto pero atractivo para atraer la atención. Los títulos largos son

aceptables únicamente si están llenos de información esencial. Asegúrese de resaltar la involucración de celebridades reconocidas, héroes locales, líderes de la comunidad y negocios en el título únicamente si ellos atraerán la atención de los medios.

❏ Declare y vuelva a declarar los datos más importantes. Ya sea que esté proporcionando información a un reportero por teléfono para un artículo o respondiendo durante una entrevista, asegúrese de saber el punto que trata de establecer; repítalo muchas veces. Si le solicitan que explique, hágalo proporcionando ejemplos concretos o evidencia para respaldar su punto. Por otro lado, si le hacen una pregunta que se aparta de sus puntos de conversación, simplemente re-enfoque la conversación volviendo a declarar su meta u objetivo principal (y la misión de Olimpiadas Especiales)

❏ No discuta con un reportero o pierda el control. Tratar de comunicar su historia puede ser frustrante, especialmente cuando tiene fecha límite. Manténgase calmado y adhiérase a los hechos. No ayudará a su Programa obtener cobertura futura si se dañan las relaciones con los reporteros.

❏ Si usted no sabe la respuesta, dígalo y vuelva a hablar con el reportero más tarde. Por ejemplo, usted puede encontrarse con una situación en que el reportero está recolectando información para una historia y necesita estadísticas para respaldarla. Si usted no sabe los números, pregunte al reportero cuándo es su fecha límite y vuelva a hablarle tan poronto como sea posible con la respuesta. (Recuerde, las buenas relaciones con los medios son esenciales, como lo es la credibilidad.)

❏ Seguimiento.



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APÉNDICE 20

EJEMPLO DE PLAN DE RELACIONES CON LOS MEDIOS EVENTO: JUEGOS LOCALES FECHA(S) EVENTO: 16-19 MAYO

Mercados de Medios

Medios Impresos Idea Cronograma Notas Periódicos (Semanal y Diario)

Anuncio de calendario Enviar 1 Abril.

Historia principal Enviar una carta de propuesta 16 Abril, seguimiento 24 Abril. Continuar ofreciendo ideas de historias.

Foto Enviar aviso de medios a Oficina de Fotografía 13 Mayo. Seguimiento con llamada telefónica 14 Mayo.

Carta a Editor Enviar carta agradeciendo a voluntarios 20 Mayo.

Sección especial dedicada a los Juegos

Contactar periódico 10 Enero con sugerencia.

Revista Historia con fotos Enviar información y carta de propuesta 15 Enero.

Medios Transmisión

Idea Cronograma Notas

Televisión Historia principal Enviar comunicado 1 Mayo

Entrevista en-estudio Llamar 8 Mayo

Deportes Llamar 13 Mayo

Otro programa principal semanal

Llamar 6 Mayo



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APÉNDICE 20

Radio Programa de mañana Llamar 6 Mayo

Radio remoto/móvil Llamar para invitar estación de radio para trasmitir el evento 22 Marzo.

Internet Idea Cronograma Notas Web sites Investigar web sites

potenciales que pueden publicitar los Juegos

Contactar Web sites para 1 Abril.

Web site del Programa

Historias que conducen a los Juegos

Publicar nueva historia semanalmente hasta los Juegos.

Otra Publicidad

Idea de Publicidad

Plan Cronograma Notas

Afiche Afiche anunciando los Juegos con una “llamada a la acción” para voluntarios.

Distribuido para 5 Abril.

Volantes Volante anunciando los Juegos colocado en bolsas de compras en tiendas locales.

Proporcionado a las tiendas el 5 Abril

Mercados de comunicaciones de Patrocinadores

Proporcionar anuncios e información a patrocinadores para boletines, Web sites y correo interno.

Enviar fotos e historias a patrocinador después de los Juegos

Proporcionar información mensualmente iniciando 1 Febrero.

Enviar fotos e historias Semana de 20 de Mayo.



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APÉNDICE 21

EJEMPLO DE LIBRETO PARA CEREMONIAS DE APERTURA, PREMIACIÓN Y CLAUSURA DE OLIMPIADAS ESPECIALES

Ceremonia de Apertura Maestro de Ceremonias (MC): “Todos los atletas de Olimpiadas Especiales, invitados de honor y celebridades por favor reportarse al área de salida de la marcha. La marcha iniciará en pocos minutos.”

Si se usa una banda, el MC presenta a la banda conforme los miembros de la banda ingresan y toman sus lugares.

MC: “Buenos días/tardes/noches damas y caballeros. Bienvenidos a la Ceremonia de Apertura de la Competición de Olimpiadas Especiales (instalaciones o comunidad) (año). Brindemos un gran aplauso a los atletas conforme iniciamos nuestra ceremonia.”

Empieza la música y la marcha de los atletas de Olimpiadas Especiales comienza.

Si hay un rótulo, los atletas llevando el rótulo irán al principio, seguidos por los demás atletas y entrenadores.

Las últimas personas en la marcha serán el atleta e invitados de honor seleccionados para pronunciar el juramento del atleta de Olimpiadas Especiales y abrir el evento.

MC: “(Nombre del atleta de la clase/escuela/Programa) y nuestro invitado especial (nombre de invitado de honor) nos guiarán ahora a pronunciar el juramento del atleta de Olimpiadas Especiales.”

Atleta de Olimpiadas Especiales: “compañeros atletas, por favor párense y repitan después de mi:

Quiero ganar.

(pausa para que los demás repitan)

Pero si no puede ganar...

(pausa para que los demás repitan)

Quiero ser valiente en el intento.

(pausa para que los demás repitan).”



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APÉNDICE 21

VIP: “Declaro la Competición de Olimpiadas Especiales (instalaciones o comunidad) (año) abierta.”

MC: “Esto concluye las Ceremonia de Apertura de la Competición de Olimpiadas Especiales (instalaciones o comunicad) (año). Damas y caballeros, por únanse a mi para saludar a nuestros atletas y entrenadores de Olimpiadas Especiales conforme inician la competición.”

*Si se usa una antorcha, el atleta designado debe ser presentado y llevar la antorcha simbolizando la “Llama de la Esperanza” en este punto.

Ceremonia de Premiación

Un voluntario lleva a los atletas al área de premiación lo antes posible después de la competición, en el orden correcto de lugares: correspondiente al podio de premiación.

Participante (si hay alguno): 8vo 6to 4to 2do 1ro 3ro 5to 7to

Empezar la música conforme los atletas pasan del área de espera de premiación al área de presentación.

MC: “Damas y caballeros, es un gusto anunciar los resultados en el (evento) de la (serie) de (grupo por edad y género). En octavo lugar, con un tiempo/resultado de (tiempo/punteo), (nombre)…(pausa para presentación de premio). En séptimo lugar, con un tiempo/ resultado de, etc.” Para una competición el área de premiación debe ser suficientemente amplia para que quepan la serie o división más grande. Si hay disponible un rótulo de Olimpiadas Especiales, es un fondo apropiado. Un podio de premiación con suficientes lugares para una serie completa también es una opción, pero no es requerido para una competición pequeña.



75

APÉNDICE 21

Ceremonias de Clausura MC: “Los atletas y entrenadores de Olimpiadas Especiales por favor reunirse para la Ceremonia de Clausura. Y ahora, después de un largo día de competición y con el espíritu de la amistad, iniciaremos el desfile de atletas.”

Presentar a los atletas o Programas participantes conformen marchan.

MC: “Esta Competición de Olimpiadas Especiales no hubiera sido posible sin el esfuerzo y dedicación de los voluntarios y jueces bajo el liderazgo de (nombre de organizador de la competición). La Competición de Olimpiadas Especiales (instalaciones o comunidad) ha finalizado, pero el recuerdo de esta bella competición permanecerá con nosotros por mucho tiempo.”

MC: “Aletas deben estar orgullosos de sus logros y de sus largas horas de arduo trabajo y entrenamiento. Ustedes son todos ganadores.”*

MC o Invitado de Honor o Entrenador Jefe: “Declaro la Competición de Olimpiadas Especiales (instalaciones o comunidad) (año) cerrada.”

*Si se usa una antorcha, el atleta designado debe ser presentado y sacará la antorcha en este punto.

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