aplicar y enseÑar la contabilidad a una microempresa
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APLICAR Y ENSEÑAR LA CONTABILIDAD A UNA MICROEMPRESA
JUDITH ARIAS OTEROSANDRA MILENA PEREZ
PAULA CRISTINA VASQUEZ
UNION AMERICANA DE EDUCACION SUPERIOR“UNAES”
TECNOLOGIA CONTABLE Y TRIBUTARIAVILLAVICENCIO
2010
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APLICAR Y ENSEÑAR LA CONTABILIDAD A UNA MICROEMPRESA
JUDITH ARIAS OTEROSANDRA MILENA PEREZ
PAULA CRISTINA VASQUEZ
Anteproyecto presentado como estudiantes de VI semestre, relacionado con investigación para optar por el titulo de tecnólogas(os) contables y tributarias.
UNION AMERICANA DE EDUCACION SUPERIOR“UNAES”
TECNOLOGIA CONTABLE Y TRIBUTARIAVILLAVICENCIO
2010
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DEDICATORIA
Con todo el corazón y pensando siempre en mis motivos de vida, deseo dedicar
este trabajo primero a Dios que es mi padre celestial, a mis dos madres que son
el motivo mas grande que tengo para luchar, a mi familia, por quienes amanezco
cada día con ansias de superarme y a todos mis amigos que me han
acompañado en las buenas y en las malas sin ninguna contemplación. Gracias
por el apoyo, el amor, la paciencia y la toleración, esta es una de esas
oportunidades en la que puedo decirles cuanto los amo.
PAULA CRISTINA VASQUEZ
Dedico este trabajo primero a Dios por permitirme llegar a culminar este objetivo,
y a las personas que me apoyaron, a mis padres, compañeros y docentes que con
su ayuda y colaboración hicieron más fácil cumplir esta meta.
SANDRA MILENA PEREZ
Dios este trabajo se lo dedico, ya que no me ha dejado desfallecer en el intento
de superarme, también a mi familia de la que he tenido un gran apoyo moral y así
poco a poco escalar en los objetivos que me he propuesto.
JUDITH ARIAS OTERO
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AGRADECIMIENTOS
.
El presente trabajo se lo dedicamos y agradecemos a nuestra familia que
gracias a sus consejos y palabras de aliento hemos crecido como personas. A
nuestros padres y hermanos por su apoyo, confianza y amor. Gracias por
ayudarnos a cumplir nuestros objetivos como personas y estudiantes.
A nuestros profesores; quienes diariamente con el aporte de sus conocimientos
nos enseñan y despiertan las ideas de mejorar nuestra sociedad, logrando hacer
realidades que se materializan cuando son posibles ejecutarlas o mejorarlas
Judith arias otero
Sandra milena Pérez
Paula cristina Vásquez
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TABLA DE CONTENID
INTRODUCCION....................................................................................6,7
1. JUSTIFICACION...................................................................................8
2. PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA.............................9
¿Es realmente AGROLUZ DEL META un establecimiento de comercio rentable, o
debe liquidarse y en últimas una reorganización y re direccionamiento total puede
salvar el negocio?......................................................................................9
3. OBJETIVOS.......................................................................................10
3.1.OBJETIVOGENERAL..........................................................................10
3.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................................10
4. MARCO TEORICO..............................................................................11
4.1. Principios de Contabilidad.........................................................................11
5. DESARROLLO DEL TEMA DE TRABAJO….……………………………..12,13,14
5.1. Análisis financiero………………………………………………………….14,15
5.2. Conclusiones financieras y económicas………………………………………11
5.3. Foto de parte de la estantería de la venta de insumos………………………11
5.4. Foto de facturas sin organizar….………………………………………………11
5.5. Foto de facturas ya organizadas por fehcas y proveedores........................11
6. TIPO DE INVESTIGACION ANALITICA.............................................18,18
7. CRONOGRAMA DE TRABAJO.............................................................21
8. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………18
9. ANEXOS...........................................................................................21
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INTRODUCCION
Para la recolección, tabulación, evaluación y elaboración de este proyecto nace de ideas consultivas y dando respuesta a necesidades de las microempresas que hacen patria en sitios apartados de la región metense.
La idea a parte de darnos valor e iniciativa, primordialmente era un reto para nosotras como tecnólogas, dado que es trabajar sobre hechos reales, una empresa familiar en marcha, empezaríamos a evaluar nuestros conocimientos, enfrentar la realidad económica de personas que sobreviven en lugares apartados de nuestra región, conocer la empresa, su ubicación geográfica, el devenir económico y el ímpetu de sobresalir, realizar sueños y obtener utilidades, fue algo especial, creíamos que era algo muy pequeño, sin complicaciones y que la tarea seria cuestión de par días en hacer la contabilidad y por el contrario dado que son empresas que nacen por necesidades, son organizaciones con algo de desorden en todas las áreas del negocio: contabilidad, compras, ventas, clientes, proveedores., con papeles desordenados pero cumpliendo con las normas legales y tributarias, realizar el inventario no fue tarea fácil dado que maneja gran variedad de productos desde artículos de ferretería hasta droga veterinaria, pasando por productos para el sector agrícola y repuestos de vehículos de bajo cilindrage (motocicletas).
Al desglosar y analizar la cartera por edades, preestablecida partiendo de la fecha de venta y su lenta recuperación se obtuvo la justificación de las obligaciones bancarias que el negocio posee.
Con el presente trabajo se demuestra la labor realizada con la propietaria del negocio y cuya finalidad no era otra que enseñar de primera mano el manejo del archivo, conciliación de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, efectividad en la recuperación de cartera y la viabilidad de disminuir costos y gastos con el fin de obtener como utilidad mínima el pago de un salario aceptable para la propietaria y lograr manejar y supervisar sistematizadamente las finanzas de la microempresa.
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La mayoría de empresas como la aquí analizada poseen el juego del carrusel del dinero y en el tiempo se deshace el capital invertido sin beneficio alguno, dado que se juega a taponar huecos financieros con otra obligación sin visualizar el futuro requerido y anhelado.
En Colombia, tanto la Cámara de Comercio, la DIAN y hasta el mismo Estado a través de entidades municipales como las secretarías de hacienda deberían brindarles una mínima capacitación al comerciante de lo que es en estancia la palabra negocio, utilidad y contabilidad, así se podrían beneficiar tanto el estado como el comerciante.
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1. JUSTIFICACION
La microempresa denominada AGROLUZ DEL META, cuya propietaria es
la señora MARIA LUZ VID OTERO DE ARIAS, nació hace cuatro años, en
el corregimiento de CACAYAL, ubicado en el Municipio de Lejanías,
departamento del Meta; como un establecimiento de comercio de sustento
familiar, sin ningún tipo de soporte contable o financiero, solo con el
conocimiento del mercado y las necesidades que el corregimiento padecía.
Siendo esta región rica en productos agrícolas, llamada a ser la despensa y
municipio frutero de Colombia, los agricultores buscaban solucionar sus
necesidades acudiendo a Municipios cercanos como Granada, por lo cual
con una visión clara de negocio, establecieron un comercio múltiple;
materiales de ferretería, abonos agrícolas, fungicidas, insecticidas e
insumos para ganadería, porcicultura y el sector avícola. Sin embargo, ello
los lleva a manejar el sistema de crédito sin poseer las herramientas
necesarias para un cobro efectivo de corto plazo, sin intereses y con
deficiencias contables para analizar la viabilidad del negocio.
Por lo tanto se hace indispensable implementar, fomentar y enseñar tanto
la parte teórica como practica del manejo contable, financiero y económico
de la microempresa para subsanar las fallas encontradas, a fin de evaluar si
este establecimiento es rentable.
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2. PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Es realmente AGROLUZ DEL META un establecimiento de comercio
rentable, o debe liquidarse y en últimas una reorganización y re
direccionamiento total puede salvar el negocio?
Las circunstancias, el manejo familiar del negocio en sus años de funcionamiento, la falta de conocimientos contables, de apalancamiento financiero y el futuro económico de la región, la competencia y las necesidades de los agricultores, se deben analizar y visualizar como un ente que debe generar utilidades.
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3. OBJETIVOS
3.1.OBJETIVO GENERAL
Elaborar, verificar, analizar, aplicar y enseñar los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados en Colombia, los procedimientos y procesos contables,
tributarios y el manejo efectivo financiero de viabilidad económica del negocio
denominado AGROLUZ DEL META,
3.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer, analizar y entender la misión y visión de la microempresa en
cuestión.
Establecer los Inventarios, la Cartera y las Cuentas Por Pagar reales.
Enseñar y Formar a los propietarios en conocimientos básicos de
contabilidad para obtener resultados de pérdida o ganancia
Recopilar, verificar y analizar las Cuentas Por Cobrar, estableciendo las
edades de cartera, las probabilidades de recuperación de las mismas y
ajustar las Cuentas de difícil cobro.
Establecer un cronograma de actividades, con la finalidad de verificar la
viabilidad del negocio.
Manejar la empresa como un negocio rentable, de resultados positivos con
la finalidad de Utilidades Económicas y Financieras.
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4. MARCO TEORICO
4.1.Principios de Contabilidad
Por ser un negocio comercial con diversidad de productos, se hace necesario que la Contabilidad se base en el Plan de Cuentas del sector Comercial.
La formación contable debe ejecutarse por personas que posean la suficiencia en el manejo y conocimientos claros de contabilidad, tributaria y económica y los dueños del negocio deben entender, comprender y darle una finalidad de resultados financieros y económicos para la toma de decisiones.
Mediante papeles de trabajo basados en soportes contables, facturas de venta, facturas de compra, el libro fiscal, etc., será la constancia real del trabajo realizado, de la aplicabilidad y receptibilidad de los principios contables.
La contabilidad de la microempresa AGROLUZ DEL META, debe ser comprensible, comparable, pertinente, confiable, útil, verificable. Lo anterior, debe llevarnos a concluir y analizar cualitativamente y cuánticamente los Estados Financieros Básicos en especial las Cuentas Por Cobrar (cartera) y las Cuentas Por Pagar ( Proveedores).
La Contabilidad de todo negocio debe partir de la información interna, la cual debe procesarse de forma ajustada a las normas comerciales, contables y tributarias para obtener como resultado la decisión de viabilidad de la empresa.
Dado que es negocio en marcha, con cuatro años de preestablecido, la contabilidad debe manejarse como una continuidad del ciclo económico del negocio, ajustarse al valor real del mercado, valuados según los soportes que el negocio posee.
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5. DESARROLLO DEL TEMA DE TRABAJO
Se tomó como proyecto la aplicación y enseñanza de la contabilidad básica al establecimiento cuya razón social es AGRO LUZ DEL META y su propietaria es la señora MARIA LUZ VID OTERO, esta empresa fue constituida el 08 de enero de 2008 según matricula de la Cámara de Comercio N. 00163872, la cual está ubicada en la calle principal del corregimiento llamado Cacayal del municipio de Lejanías - Meta. Viendo la necesidad de organización de ésta microempresa decidimos implementar los conocimientos adquiridos en la universidad y así poner en práctica todo lo aprendido con hechos reales.
Nos desplazamos al sitio de ubicación encontrando una región con vocación agrícola, diversidad de producción de frutas, cítricos y plantas de pan comer, las cuales combinan con la producción, crianza y degüello de animales como porcinos, ganadería y aves de corral. Esta región es una gran despensa de nuestro departamento y de la capital de la Republica Bogotá D. C., una vez instalados en el establecimiento de comercio, realizamos una visita e inspección del mismo constatando que está conformado por dos locales, con distintos pero bien diferenciados en variedad de productos para la venta y cuya demanda esta directamente relacionada con la vocación agrícola y ganadera de la región y cubre en buena forma las necesidades de las personas habitantes de la misma comarca, como son Insumos, fertilizantes, herbicidas y plaguicidas, droga veterinaria, artículos de ferretería, como maquinas fumigadoras, materiales de pvc, tornillos, empaques, lubricantes para motos, bugías, etc., y por otra parte todo lo relacionado con plásticos , bolsas, empaques para productos como: yuca, guayaba y plátano. En fin encontramos una gran diversidad de productos para la venta.
La propietaria desde el inicio de la presente asesoría mostro toda la disposición para aprender las instrucciones, recomendaciones y sugerencias que el grupo de trabajo le fue presentando en la medida que se iba desarrollando el temario de la visita, análisis de datos, verificación de información y tabulación de los resultado.
Se recibió de parte de la propietaria dos carpetas con una gran variedad y cantidad de documentos, facturas de compra, recibos de venta y otros mas, las cuales estaban mezcladas, sin un orden cronológico, con variedad de fechas y diferentes proveedores, nos dedicamos a reclasificarlas, ordenarlas por fechas, por tipo de documento y ubicando en forma perfecta en carpetas por años; 2007, 2008, 2009 y 2010, separándolos por meses, y proveedor, cabe anotar que la mayoría de las facturas de compra se hallan canceladas.
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Se organizo en un fuelle acordeón a los proveedores en orden alfabético y se sistematizo, todas las facturas pendientes por cancelar se registraron en una hoja de cálculo Excel se digito la fecha de compra, el nombre del proveedor y el valor de la misma para con ello realizar las labores de análisis numéricos y gráficos que nos permitió tener una visión mas exacta del estado de pagos a proveedores, la edad de las mismas (ver anexos).
Dado que el negocio es pequeño, de manejo familiar y por ende no se tenia un detalle del inventario de mercancía para la venta que el negocio posee, fue necesario realizar un inventario el cual nos tomó tres días por lo dispendioso de las diferentes presentaciones, tipos, materiales y funcionabilidad de los mismos, que se manejan en este establecimiento. Basados en los datos recolectados se observa que existe una cantidad apreciable de productos y mercancías.
Una vez cotejados los datos del inventario con la facturas de compras de los materiales inventariados es notorio que existen productos con una muy baja rotación, lo cual implica un costo adicional de mantener stock de inventarios en bodega.
Se procedió a explicar al propietario del establecimiento señora Luz Vid, la forma, manera y manejo del almacenamiento de los productos y como realizar inventarios, con la finalidad de obtener una alta rotación de los mismos y como funcionan las fechas de vencimiento de los mismos, el recambio y reaprovisamiento de los mismos para efectos de disminuir el costo-bodega-almacén.
Al verificar los pagos a proveedores encontramos unas facturas vencidas con alguna morosidad y otras, del mismo proveedor, canceladas en tiempo record y con fechas recientes, el propietario refiere que el vendedor es quien le sugiere que facturas debe cancelar primero es decir a su conveniencia, intuimos nosotros de conformidad a las comisiones que devengue el vendedor , se le advirtió el riesgo jurídico y la morosidad que esto le puede ocasionara a futuro, de seguir aceptando esta practica inusual. Se le sugirió que cancele siempre las facturas más antiguas así ella estará al día con su cartera.
En cuanto a los soportes también encontramos que varios proveedores no están generando y entregando factura de venta, con el lleno de los requisitos exigidos por la DIAN, pues le expiden órdenes de servicio o remisiones y sobre estos documentos ella esta cancelando, error ha corregir ya que siempre para cumplir con las normas legales se debe exigir factura con todos los requisitos exigidos por la ley.
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También se tabularon los datos de gastos administrativos y obligaciones bancarias,
Desde el punto de vista contable, el negocio AGROLUZ DEL META fue evaluado: teniendo en cuenta los activos totales y discriminados, empezando por la cartera y/o cuentas por cobrar el cual en adelante será analizado por edades a fin de establecer y destacar las deudas de difícil cobro, las cuentas por pagar y las obligaciones bancarias. Mas los costos, gastos y demás emolumentos que tienen relación de causalidad con el negocio analizado.
El negocio en principio es rentable, pero posee serias deficiencias en lo referente al manejo administrativo y contable lo cual lo hace ver inestable en el corto plazo, y si ello lo anudamos al hecho que al sector han llegado dos negocios más como fuerte competencia nos puede desestabilizar aun más el negocio.
5.1.Análisis financiero
Una vez obtenida la información necesaria y requerida del negocio AGROLUZ DEL META, la tarea de analizar con base en los datos contables, la viabilidad financiera de la microempresa.
a. La utilidad neta mensual es de aproximadamente, quinientos mil pesos mensuales, lo cual significa que el negocio NO genera un salario mínimo mensual para el propietario, el cual como se observa en la información obtenida no tiene salario.
b. SI causamos como gasto efectivo las deudas de difícil cobro, la utilidad neta se reduce a $148.700 pesos/mes, por lo cual se puede concluir que el negocio es inviable.
c. Los costos de la mercancía vendida son equivalentes al 75% de las ventas por lo cual el margen de rentabilidad es mínima, dado que económicamente para ser financieramente rentable debe oscilar entre el 35 y el 40%.
d. El negocio fue apalancado con obligaciones bancarias para sobrevivir dado que el 52% de su cartera es de difícil cobro por cuanto superan los 360 días de cobro.
e. Desde el punto de vista de pasivos, los propietarios han realizado ingentes esfuerzos para cumplirles a los proveedores y prueba de ello es que el 85% de ellos están a menos de 60 días.
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f. El endeudamiento de corto plazo son el 34.7% del activo corriente. Es decir, por cada peso que posee debe 35 ctvs. aproximadamente. Sin embargo al restar la cartera difícil cobro este indicador asciende al 41.69%.
g. Si se observa la prueba acida, el disponible real del negocio es del 51%, o lo que es igual por cada peso que se adeuda en el corto plazo solo se tiene 51 ctvs. para pagar.
h. Los propietarios con base en los datos tabulados, deben analizar y ver con claridad el panorama del negocio, cual es la espina dorsal o base sobre la cual se hará énfasis; sector agrícola, sector ganadero o el sector ferretero.
i. Implementar políticas de pago a proveedores basados en negociación de descuentos y rebajas por el pronto pago.
j. Manejo y control de inventarios, para lograr una alta rotación de los mismos,
5.2.Conclusiones financieras y contables
Tabulados y analizados los datos obtenidos, el Balance General y el Estado de Resultados mas el análisis financiero obtenido con los indicadores se debe:
1. Realizar una campaña de recuperación sobre la cartera considerada de difícil cobro, con ofertas de descuentos hasta del 5% del valor adeudado a fin de obtener una liquidez y fluir dinero necesario para cumplir con las obligaciones.
2. Realizar una depuración del inventario con la finalidad de vender y/o renegociar por intercambio de mercancías, en el corto plazo, lo cual genera una reactivación del negocio financieramente.
3. Depurar los clientes y reducir el plazo de pago en la cartera, para que esta vaya de la mano con el calendario de pago de proveedores.
4. Si el anterior punto no es posible, negociar con los proveedores para solicitar mayores descuentos por pronto pago o prolongar los plazos de pago.
5. Se debe reorganizar el negocio, implementar una contabilidad básica como la que el grupo enseño y proporciono, a fin de ver en el corto plazo como se comporta el negocio y observar la rentabilidad, vista como mínimo dos
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salarios mínimos legales vigentes, para el propietario como retribución a su esfuerzo, tiempo y dedicación.
5.3.Foto de parte de la estantería de la venta de insumos
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5.4.Fotos de facturas sin organizar
5.5.Fotos de las facturas ya organizadas por fechas y proveedores
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6. TIPO DE INVESTIGACION ANALITICA
La propuesta de investigación es analítica debido a que toda la información que
se recopiló nos sirve para analizar y concluir que la microempresa como tal no
tiene perdidas , lo que sí es urgente la organización de su propietaria con respecto
a sus cuentas por pagar, para evitar que los proveedores aprovechen su falta de
capacitación y en algunos casos se pudo haber presentado el pago doble de
facturas, las facturas que tiene por cancelar de más de 180 días se presenta por
direccionamiento del mismo vendedor en donde le sugiere cancelar las facturas
más recientes.
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También encontramos que algunos proveedores no le realizan facturas sino
remisiones y en algunos casos ordenes de pedido, ya se le informó a la propietaria
lo indispensable y necesario para la parte legal que exija siempre factura y aceptó
y manifestó que lo va a poner en práctica.
Por otra parte se encontró que no llevan cuentas del pago de transporte que
utilizan para el traslado de mercancía.
Tampoco han asignado un salario como empleados, se les explicará cómo
organizar un cronograma para pago a proveedores y para los gastos
administrativos.
Es necesario que implementen la elaboración de comprobantes de egreso para el
pago a proveedores como los gastos administrativos para un mayor control de los
pagos.
En cuanto a las ventas ya están realizando el reporte de la venta en cuaderno de
ventas diarias y en la noche totalizan y la información la registran en el libro fiscal
de ventas.
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7. CRONOGRAMA DEL TRABAJO
OBJETIVOS TAREAS RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL
CONOCER LA EMPRESA
Y VER A QUE SE DEDICA
Y LOS PRODUCTOS QUE
VENDE
Con la necesidad del entorno escogimos enseñar y hacer la contabilidad en agro luz Del Meta.
PAULA SANDRA JUDITH
27/11/2010 27/11/2010
PRESENTACION A EL TUTOR OBJETIVO
GENERAL Y JUSTIFICACION DEL
ANTEPROYECTO
Presentación del tema, de un objetivo general y justificación de la propuesta.
PAULA SANDRA JUDITH
30/11/2010 30/11/2010
INVESTIGAR SOBRE LA EMPRESA Y DESDE
CUANDO SE ESTABLECIO
Se estableció la fecha de inicio de sus operaciones, se realizó un inventario de mercancía.
PAULA SANDRA JUDITH
05/12/2010 08/12/2010
CONTABILIZACION DE FACTURAS DE COMPRA
DE MERCANCIA
Establecer en un formato office para identificar los proveedores y los clientes mediante la información recolectada de las facturas revisadas.
PAULA SANDRA JUDITH
09/12/2010 11/12/2010
DESARROLLO DEL CRONOGRAMA DE
TRABAJO
De acuerdo a los requerimientos se establecen fechas para el desarrollo del trabajo, teniendo en cuenta disponibilidad de tiempo de las personas que lo integran
PAULA SANDRA JUDITH
12/12/2010 12/12/ 2010
CONSOLIDAR INFORMACION
Se recopila y organiza información obtenida de la investigación
PAULA SANDRA JUDITH
13/12/2010 13/12/2010
DETERMINAR TIPO DE INVESTIGACION
Se identifica el tipo de investigaciónPAULA
SANDRA JUDITH
1512/2010 15/12/2010
DISEÑO DE PRESENTACION DE
TRABAJO
Con las investigaciones realizadas, se prepara tema en diapositivas para la sustentación
PAULA SANDRA
JUDITH 15/12/2010 15/12/2010
SEÑALAR INFORMACION BIBLIOGRAFICA
Anexar información bibliografía, de la cual se extrajo la información
PAULA SANDRA JUDITH 14/12/2010 14/12/2010
REVISION PRELIMINAR Se revisa el trabajo a presentar
PAULA SANDRA JUDITH
14/12/2010 14/12/2010
SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA
IMPRESIÓN DEL TRABAJO
Envío de la información vía Internet al Prof. Laureano Muñoz, para recibir aval y proceder a la impresión del trabajo
PAULA SANDRA
JUDITH 15/12/2010 15/12/2010
FINALIZAREntrega final y sustentación del trabajo
PAULA SANDRA JUDITH
19/12/2010 19/12/2010
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8. BIBLIOGRAFIA
* Toda la información fue tomada directamente de los soportes físicos que recopilamos en la microempresa.
* El P. U. C. Del año 2010
9. ANEXOS
Estados financieros.
Cuentas por cobrar, proveedores y obligaciones bancarias.
Fotos Agro luz del Meta.
Certificado de la Cámara de Comercio.
R. U. T. del establecimiento.
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