aplicaciÓn de novedades de beneficiarios …€¦ · ser un documento de consulta y referencia...

APLICACIÓN DE NOVEDADES DE BENEFICIARIOS PROGRAMA COLOMBIA MAYOR

PD-ADM-03

COLOMBIA MAYOR - PROGRAMA DE SOLIDARIDAD CON EL ADULTO MAYOR

Bogotá D.C.,


CÓDIGO

PD-ADM-03

FECHA ACTUALIZACIÓN DICIEMBRE DE 2012 ESTADO OFICIAL VERSIÓN 1

2

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN Hojas

Modificadas

Fecha modificación DISTRIBUIDO A

DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES DD MM AAAA

1 01 12 2012 Documento Nuevo

CONTROL DE REVISIONES

FECHA DE REVISIÓN OBSERVACIONES


CÓDIGO

PD-ADM-03


3

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO 4

ALCANCE 4

MARCO LEGAL 4

1 GENERALIDADES 5

1.1 TIPOS DE NOVEDADES 5 1.1.1 Tipos de suspensión al derecho al subsidio 5

1.2 CRUCE DE BASE DE DATOS 6 1.2.1 Renta/Pensión/Subsidio 6 1.2.2 BDUA 7 1.2.3 RUA 10

1.3 CRUCE DE INFORMACIÓN EN SINFONÍA PARA APLICACIÓN DE NOVEDADES 9 1.4 MANEJO DE SOPORTES 10

2 NOVEDADES REPORTADAS POR EL ENTE TERRITORIAL O CBA 10

2.1 ACTIVIDAD 1: INFORMAR NOVEDADES A APLICAR 10 2.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN 10 2.3 ACTIVIDAD 3: ANÁLISIS Y REVISIÓN DE INFORMACIÓN 142 2.4 ACTIVIDAD 4: DEVOLVER SOPORTES DE NOVEDADES 115 2.5 ACTIVIDAD 5: APLICACIÓN DE NOVEDADES 145

2.5.1 Novedades de cancelación de derecho al subsidio a beneficiarios 145 2.5.2 Novedades de actualización de la información de los beneficiarios 145 2.5.3 Novedades de Reactivación del subsidio a beneficiarios 145 2.5.4 Novedades en bancos 14

2.6 ACTIVIDAD 6: VERIFICAR NOVEDADES TRAMITADAS 146 2.7 ACTIVIDAD 7: REACTIVAR EL SUBSIDIO A BENEFICIARIOS POR NO COBRO 156 2.8 ACTIVIDAD 8: RESPONDER SOLICITUDES 156

3 NOVEDADES DETECTADAS POR CRUCE DE BASE DE DATOS 16

3.1 ACTIVIDAD 1: GENERACIÓN DE BASE DE DATOS 16 3.2 ACTIVIDAD 2: CRUCE BASE DE DATOS 16

3.2.1 Renta/Pensión/Subsidio, RUA y BDUA 16 3.2.2 Registraduría 167

3.3 ACTIVIDAD 3: RECEPCIÓN DEL RESULTADO DEL CRUCE DE BASE DE DATOS 167 Renta/Pensión/Subsidio 167 Registraduría 167 Suspensión RUA 177 Suspensión BDUA 17

3.4 ACTIVIDAD 4: APLICACIÓN DE SUSPENSIÓN DEL SUBSIDIO A BENEFICIARIOS 18 3.5 ACTIVIDAD 5: REPORTE DE SUSPENDIDOS 19

4 ARCHIVO 19


CÓDIGO

PD-ADM-03


4

OBJETIVO

Establecer un proceso claro y coherente para el trámite de las novedades que afectan la Nómina del Programa Colombia Mayor.

Ser un documento de consulta y referencia permanente, que permita apoyar la planeación, organización, ejecución y evaluación de los procesos involucrados en esta subcuenta.

ALCANCE

Este procedimiento aplica al Sistema de Gestión de Calidad de la organización para el proceso de Administración del Programa Colombia Mayor.

MARCO LEGAL

Contrato de encargo fiduciario No. 0284 de 2012 Ley 100 de 1993 Ley 797 de 2003 Ley 019 de 2012 – Artículo 21

AUTORIZACIONES

APROBACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO MEMORANDO 202130 27/Dic/2012

OFICIALIZACIÓN CCM OP 16


CÓDIGO

PD-ADM-03


5

1 GENERALIDADES Existen condiciones que determinan la pérdida del derecho al Subsidio otorgado por el Programa Colombia Mayor a los beneficiarios, que incluyen: muerte del beneficiario, falsedad comprobada de información e intento de conservar fraudulentamente el subsidio, percibir una pensión u otra clase de renta o subsidio, mendicidad como actividad productiva comprobada, evidenciar la realización de actividades ilícitas mientras exista la condena, traslado a otro municipio o distrito, no cobro consecutivo de subsidios programados en dos giros, ser propietario de más de un bien inmueble, retiro voluntario y no cumplir los requisitos que reglamenta el programa. Al igual que en el caso de nuevos ingresos, cuando se presenta la cancelación del subsidio de un beneficiario del Programa Colombia Mayor, se debe someter a consideración del Comité Municipal de Apoyo a los Beneficiarios para verificar las causales que determinan el mismo. Citar el Comité no sólo le impregna transparencia al proceso sino que además se toma una decisión de común acuerdo. En cuanto se evidencia la presencia de alguna irregularidad, el Ente Territorial debe proceder a solicitar la suspensión al derecho al subsidio del beneficiario involucrado comunicando al CONSORCIO COLOMBIA MAYOR la situación. En cualquier caso, al beneficiario se le debe garantizar el debido proceso y el derecho a la defensa. Es de aclarar que el Ente Territorial corresponde a Departamentos, Distritos, Municipios o Resguardos Indígenas. (Art. 286 y 287 Constitución Política de Colombia). Es la autoridad territorial proponente del proyecto, cofinanciador y ejecutor de este. La aplicación de cada una de las causales de cancelación del subsidio del programa demanda varias actividades, las cuales se describen a continuación: 1.1 TIPOS DE NOVEDADES

A continuación se presentan los tipos de novedades que puede presentar un beneficiario del Programa Colombia Mayor:

Novedades de cancelación de subsidio al beneficiario Novedades de actualización de la información de los beneficiarios Novedades de reactivación de beneficiarios Novedades de suspensión al derecho al subsidio de beneficiarios Novedades en los proyectos (bancos, reducción de cupos)

1.1.1 Tipos de suspensión al derecho al subsidio No cobro: Se genera cuando un beneficiario tiene dos o más nóminas consecutivas sin cobrar. Renta/Pensión/Subsidio: Se genera cuando se identifica que un beneficiario a la fecha recibe una pensión, subsidio u otra clase de renta. Registraduría: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra con novedad en la base de datos del CDA, base de datos inter operada por la Registraduría Nacional del Estado Civil


CÓDIGO

PD-ADM-03


6

y el Ministerio de Salud y Protección Social. A continuación los tipos de novedades objeto de suspensión de un beneficiario:

a. Cancelación por intento de doble cedulación. b. En proceso de elaboración. c. Mala elaboración. d. Minoría de edad. e. Muerte del titular. f. Cédula no expedida. g. Suspensión de derechos políticos. h. Registro no encontrado en la base de datos del CDA.

FOPEP: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra relacionado en las bases de datos del Fondo de Pensionados Públicos – FOPEP, con un ingreso superior a medio SMMLV. RUA: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra relacionado en las bases de datos del Registro Único de Aportantes – RUA, la cual detalla los periodos de cotización realizados a Entidades Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Riesgos Laborales (ARP) y/o Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) Nota. Solo se tienen en cuenta para el bloqueo los periodos cotizados después de la fecha de afiliación al Programa

Colombia Mayor, siempre que supere los montos descritos en la norma.

BDUA: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra relacionado en la Base de Datos Única de Afiliados – BDUA y en la base de datos de compensación, las cuales detallan los periodos compensados al sistema general de salud, que se toman como referencia para identificar si el beneficiario del Colombia Mayor cumple con el requisito de ingresos para permanecer en el programa, es decir, que si es cotizante su ingreso no supere el medio SMMLV ó si es beneficiario el ingreso del cotizante no supere un SMMLV. Nota. Solo se tienen en cuenta para la suspensión los periodos compensados después de la fecha de afiliación al

Programa Colombia Mayor.

1.2 CRUCE DE BASE DE DATOS

1.2.1 Renta/Pensión/Subsidio Mensualmente la Coordinación de Producción del Programa Colombia Mayor debe solicitar a través de comunicación escrita a las siguientes Entidades: Ecopetrol, FOPEP, Colpensiones, Caja de retiro de las Fuerzas Militares, Ministerio de Salud y Protección Social, Ministerio de Hacienda y Crédito Público – UGPP, Fondo de pensiones del Magisterio (FOMAG), Asofondos el cruce de información con la base de datos generada por el CONSORCIO en el aplicativo SINFONÍA. Para lo cual debe remitir la base de datos con la siguiente estructura:

DATO DE ENTRADA DESCRIPCIÓN

TIPO_DOC TIPO DE DOCUMENTO (CC,CE)

NUM_DOCUMENTO NUMERO DE DOCUMENTO

P_APELLIDO PRIMER APELLIDO

S_APELLIDO SEGUNDO APELLIDO

P_NOMBRE PRIMER NOMBRE


CÓDIGO

PD-ADM-03


7

Así mismo, posterior al resultado de los cruces, las Entidades deben remitir la información de manera que el archivo de respuesta tenga la siguiente estructura:

CAMPO TIPO DE DATO

1. Tipo documento 2. Número identificación 3. Primer apellido 4. Segundo apellido

Dato de entrada y salida. Dato de entrada y salida.

Dato de entrada. Dato de entrada.

5. Primer nombre 6. Segundo nombre 7. Programa 8. Primer apellido 9. Segundo apellido 10. Primer nombre 11. Segundo nombre 12. Fecha en la que inicio a recibir la pensión 13. Tipo de pensión o prestación económica 14. Monto de la pensión 15. Programa

Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida.

Dato de entrada.

1.2.2 BDUA

Mensualmente la Coordinación de Producción del Programa Colombia Mayor debe solicitar mediante comunicación escrita al Ministerio de Salud y Protección Social el cruce de información de los beneficiarios del Programa Colombia Mayor con la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA; para lo cual se debe remitir al Ministerio la base de datos con la siguiente estructura:

DATO DE ENTRADA DESCRIPCION

TIPO_DOC TIPO DE DOCUMENTO (CC,CE)

NUM_DOCUMENTO NUMERO DE DOCUMENTO

P_APELLIDO PRIMER APELLIDO

S_APELLIDO SEGUNDO APELLIDO

P_NOMBRE PRIMER NOMBRE

S_NOMBRE SEGUNDO NOMBRE

PROGRAMA NOMBRE DEL PROGRAMA

FECHA CORTE DE COMPENSACIÓN PPSAM Y PRIORIZADOS

Así mismo, posterior al resultado de los cruces, la Entidad debe remitir dos archivos planos en formato texto (.txt): el primero con el resultado de las coincidencias con beneficiarios y adicionales el cual debe tener la siguiente estructura:

CAMPO TIPO DE DATO




S_NOMBRE SEGUNDO NOMBRE

PROGRAMA NOMBRE DEL PROGRAMA


CÓDIGO

PD-ADM-03


8

CAMPO TIPO DE DATO

5. Primer nombre 6. Segundo nombre 7. Programa 8. Primer apellido 9. Segundo apellido 10. Primer nombre 11. Segundo nombre 12. Programa 16. Periodo compensado 17. Código EPS 18. Departamento de afiliación 19. Municipio de afiliación 20. Tipo afiliado 21. Tipo documento cotizante 22. Número identificación cotizante 23. Primer apellido cotizante 24. Segundo apellido cotizante 25. Primer nombre cotizante 26. Segundo nombre cotizante 27. IBC cotizante 28. Días compensados cotizante 29. Valor cotización 30. Régimen 31. Estado afiliación 32. Fecha de afiliación 33. Fecha de retiro

Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida.

Dato de entrada. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida.

El segundo archivo debe contener el resultado de las coincidencias con cotizantes de manera que este archivo de respuesta debe tener la siguiente estructura:

CAMPO TIPO DE DATO




17. Primer nombre 18. Segundo nombre 19. Programa 20. Primer apellido 21. Segundo apellido 22. Primer nombre 23. Segundo nombre 24. Programa 34. Periodo compensado, 35. Código EPS 36. Departamento de afiliación 37. Municipio de afiliación 38. Tipo documento aportante, 39. Número identificación cotizante

40. Número identificación aportante 41. Razón social aportante 42. Tipo cotizante 43. IBC 44. Días presentados a compensar 45. Valor cotización

Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida.

Dato de entrada. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida. Dato de salida.

De manera, que si promediando el ingreso de los últimos doce meses contados a partir de la fecha de corte, se identifica que el beneficiario no cumple con el requisito de ingresos para permanecer en el programa, este es, que si es cotizante su ingreso no supere el


CÓDIGO

PD-ADM-03


9

medio SMMLV ó si es beneficiario el ingreso del cotizante no supere un SMMLV se procede a aplicar la suspensión BDUA.

1.2.3 RUA Mensualmente la Coordinación de Producción Programa Colombia Mayor debe solicitar mediante comunicación escrita dirigida a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP del Ministerio de Hacienda y Crédito Público el cruce de información con la base de datos generada por el CONSORCIO en el aplicativo SINFONÍA; Para lo cual debe remitir la base de datos con la siguiente estructura:

DATO DE ENTRADA Y SALIDA DESCRIPCION

TIPO_RIESGO Indica si es ARP, AFP, EPS o ARS TIPO_DOC Tipo de documento del afiliado en el RUA DOCUMENTO Numero de Documento del afiliado en el RUA PRIMER_APELLIDO_RUA Primer apellido encontrado en RUA SEGUNDO_APELLIDO_RUA Segundo apellido encontrado en RUA PRIMER_NOMBRE_RUA Primer Nombre encontrado en RUA SEGUNDO_NOMBRE_RUA Segundo nombre encontrado en RUA COD_ENTI Código de la Administradora ENTIDAD_NOMBRE Nombre de la Entidad Administradora TIPO_DOCUMENTO_EMP Tipo de documento del empleador DOCUMENTO_EMP Numero de Documento del Empleador NOMBRE_EMP Nombre del empleador TIPO_AFILIADO Indica el tipo de afiliado que fue reportado DIAS_TRABAJADOS Días trabajados reportados por la Administradora PERIODO_RUA Periodo procesamiento de RUA que corresponde a

la NOMINA NO_IDENTIFICACION Numero de Documento enviado por PSAP PerAPELLIDO Primer apellido enviado por PSAP SdoAPELLIDO Segundo apellido enviado por PSAP PerNOMBRE Primer Nombre enviado por PSAP SdoNOMBRE Segundo Nombre enviado por PSAP NOMBRE_COMPLETO se unieron los nombres y apellidos, separándolos

con un espacio en blanco PORCENTAJE Porcentaje de coincidencia de los nombres IBC Ingreso Base de Cotización reportado al RUA

1.3 CRUCE DE INFORMACIÓN EN SINFONÍA PARA APLICACIÓN DE NOVEDADES

En la medida en que se registra la información en la base de datos, el aplicativo SINFONÍA aplica los siguientes criterios de validación para aprobar o rechazar la novedad:

Solo permitirá realizar una novedad de cancelación de derecho al subsidio a beneficiarios que se encuentren en estado activo o suspendido.

Solo permite la reactivación del subsidio a beneficiarios en estado suspendido.

Cuando se trata de un cambio de cédula, valida que el número nuevo no exista en el sistema.

Si la novedad corresponde a cambio de la fecha de nacimiento, valida la edad del beneficiario para comprobar si cumple con el requisito CONPES de edad, si no cumple cancelara la persona posterior a la aplicación de la novedad.

Si la novedad corresponde a cambio en el nivel del Sisbén, valida que el nivel se ajuste a los requisitos CONPES. Si el cambio implica un paso de nivel 1 o 2 a 3, si no cumple cancelara la persona posterior a la aplicación de la novedad.


CÓDIGO

PD-ADM-03


10

1.4 MANEJO DE SOPORTES

Hay soportes que pueden llegar con firma de alcalde encargado, en estos eventos es necesario adjuntar la resolución de encargo vigente y verificar que la fecha en que se firma el documento coincida con las fechas de encargo. Los certificados del Sisbén deben informar el nombre y la cédula del beneficiario, el nivel y/o puntaje del Sisbén (que es diferente del estrato socioeconómico), y que corresponda al municipio en el que está inscrito el beneficiario al programa. Los listados censales son expedidos por la autoridad territorial, en este documento se certifica que son personas que están bajo la protección de centros de bienestar, o que se encuentran en estado de indigencia y/o viven de la caridad pública y que por las anteriores circunstancias no se les aplica la encuesta del SISBEN. Para el caso de los resguardos indígenas el listado censal puede ser expedido por el Gobernador del Resguardo Indígena. En cualquier caso este listado debe relacionar el nombre y la cédula de cada uno de los potenciales beneficiarios. Para el caso de población desplazada se deberá acreditar tal condición a través de certificación expedida por la Departamento para la Prosperidad Social.

2 NOVEDADES REPORTADAS POR EL ENTE EJECUTOR (ENTE TERRITORIAL, CBA O RESGUARDO INDIGENA)

2.1 ACTIVIDAD 1: INFORMAR NOVEDADES A APLICAR

Responsable: Ministerio del Trabajo, Ente Territorial, Resguardo Indigena ó Centro de Bienestar al Adulto (CBA).

Cuando el proyecto es del Ente Territorial ó Resguardo Indigena éste, a través del encargado del programa social, es el responsable de realizar la solicitud de aplicación de las novedades del Programa Colombia Mayor. Cuando el proyecto es de un CBA la solicitud de aplicación de las novedades se realiza conforme a lo definido en el procedimiento Manejo de CBA (PD-CDG-01). Cuando la novedad es de suspensión de derecho al subsidio de beneficiarios, se recibe el cruce por parte de la Dirección de Producción el cual es remitido por la Entidad que genera la información objeto de análisis.

Nota: La aplicación y programación de pagos dependerá del cumplimiento de las fechas estipuladas en el Cronograma de producción (RG-ADM-19).

2.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Responsable: Personal CAD, Secretaria y/o Asesor Territorial Colombia Mayor

La Secretaria radica con fecha y hora de recibido y posteriormente hace entrega a cada Asesor de acuerdo con la distribución de municipios. Si el Asesor Territorial recibe la novedad en comisión, el documento se radica con la fecha de arribo a la Regional correspondiente.

Cuando la información es recibida en el CAD, se debe radicar con fecha y hora de recibido y posteriormente se debe hacer entrega a la Dirección de Producción.


CÓDIGO

PD-ADM-03


11

2.3 ACTIVIDAD 3: ANÁLISIS Y REVISIÓN DE INFORMACIÓN

Responsable: Analista de Producción Programa Colombia Mayor ó Asesor Territorial Programa Colombia Mayor

Verifica que la documentación recibida cumpla con las siguientes características:

La documentación esta completa y con los soportes requeridos según el tipo de novedad.

Los soportes no deben tener tachones, enmendaduras y deben ser legibles.

Nota 1: Para aplicar suspensión de beneficiarios con base en los cruces allegados a la Dirección de Producción , el

Analista de Producción del Programa Colombia Mayor verifica que llegue la información anexa relacionada en el

oficio recibido.

Soportes requeridos para novedades de cancelación de subsidio a Beneficiarios

Carta de intención.

Ficha de retiro de beneficiarios1.

Resolución Administrativa que motiva el retiro del beneficiario y soporta la novedad, este documento debe informar el nombre, la cédula y la causal por la cual se está solicitando la cancelación del subsidio al beneficiario.

Documentos anexos que soporten la solicitud de cancelación del subsidio. Copia del acta de defunción cuando es por fallecimiento (este certificado puede ser expedido por la Registraduría, Notaría, DANE, y Secretaría de Salud Distrital ó Municipal)2 o entidades que den plena fe del fallecimiento (Medicina Legal ó Fiscalía).

Acta del comité municipal de apoyo a los beneficiarios, donde se relacionen las cancelaciones de subsidio e ingresos.

Carta firmada por el Beneficiario si es por cancelación del subsidio voluntaria. Para las siguientes causales se deben soportar los documentos pertinentes:

o Copia de la denuncia radicada ante la autoridad competente respecto de la conducta en la cual incurrió el beneficiario por falsedad en la información suministrada o intento de conservar fraudulentamente el subsidio, además se debe denunciar ante los organismos de control.

o Por percibir una pensión u otra clase de renta o subsidio certificaciones de las entidades

correspondientes de las cuales esté recibiendo la pensión o el subsidio. Para el caso de rentas servirán medios alternativos de prueba como declaraciones juradas, pruebas acreditadas ante otras autoridades o cualquier prueba documental, según los términos del Código de Procedimiento Civil Colombiano vigente o soportes del trámite que adelantó el Ente Territorial demostrando el debido proceso notificando al beneficiario su situación para que resuelva la novedad de retiro.

1 La ficha de retiro de beneficiarios debe estar debidamente diligenciada.

2 Si el certificado es expedido por la Registraduría éste debe contener el No. de Registro Civil o de Notaría; si es por el DANE la certificación se realiza a

través del formato estándar manejado por la Entidad; si es por Notaría la certificación debe contener los datos tanto de la persona fallecida como de la persona que pone en conocimiento el suceso así como fecha de muerte y de registro; si es por Secretaría Salud Distrital o Municipal es válida la licencia de inhumación


CÓDIGO

PD-ADM-03


12

o Cuando se trate de Mendicidad comprobada como actividad productiva bastará con el

concepto auténtico de una trabajadora social acreditada que verifique que el adulto mayor se encuentra en dicha situación. Dicho concepto puede ir acompañado de visita domiciliaria a tanto al beneficiario como a la familia de éste.

o Para la Comprobación de realización de actividades ilícitas se debe aportar copia de la

sentencia judicial condenatoria o de documento expedido por el DAS, o la Registraduría Nacional del Estado Civil (o sus delegadas), o Certificación de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad.

o Por Traslado a otro municipio o distrito Certificación de la autoridad Territorial (Alcalde o

Gobernador Indígena) que acredite que una persona se encuentra domiciliada o no en la respectiva localidad.

o No cumplir con los requisitos de la reglamentación del programa (Requisitos CONPES)

se deberá revisar cual de los requisitos se dejó de cumplir, según lo establecido en la Ley 797 de 2003, el Decreto 3771 de 2007, en el Documento CONPES SOCIAL 70 y 105 de 2007 y el Manual Operativo o el que haga sus veces a lo cual se debe entregar certificado de la Gerontóloga, Trabajadora Social o encargado del programa social en el Municipio.

Nota. Los soportes de cada causal mencionados anteriormente deben quedar especificados en el Acto Administrativo

que remite el Ente Territorial; la custodia de los soportes relacionados se encuentra a cargo de los mismos.

Soportes requeridos para Novedades de Actualización de la Información de los Beneficiarios3

Cuando sea por actualización o corrección de la información de número de identificación, nombres, apellidos, fecha de nacimiento, y/o género del beneficiario, se debe presentar la fotocopia de la cédula de ciudadanía o la contraseña que contenga los elementos de seguridad establecidos por la Registraduría Nacional.4

Cuando sea por actualización o corrección de la información del Sisbén del beneficiario, se debe presentar la fotocopia del certificado del Sisbén o certificado de la autoridad territorial de que se encuentra en el listado censal de aquellas personas en pobreza extrema o en estado de indigencia que están bajo la protección de centros de bienestar o aquellos que viven en la calle y de la caridad pública y que por las anteriores circunstancias no se les aplica la encuesta SISBEN.

Soportes Requeridos para Novedades de Reactivación del subsidio a Beneficiarios Los soportes de Reactivación del subsidio son:

Para la reactivación del suspendido por no cobro, es necesario que el número de cédula del beneficiario registre la novedad “vigente” en el archivo respuesta generado por el CDA y adicionalmente el Ente Ejecutor solicite mediante carta de intención la reactivación del beneficiario.

3 Comunicación escrita entregada de forma personal ó remitida por correo, correo certificado ó fax. Asimismo, correo electrónico ó llamada telefónica

manteniendo el registro de la persona con la que su tuvo comunicación y el tema tratado (nombres, cargo, asunto, fecha y hora). Concepto OJ-018 del 2010 4 Memorando CP-OJ-151 emitido por la Oficina de Jurídica el día 26 de agosto de 2010


CÓDIGO

PD-ADM-03


13

Para la reactivación del suspendido por Registraduría, es necesario que el número de cédula del beneficiario registre la novedad “vigente” en el archivo respuesta generado por el CDA y adicionalmente el Ente Ejecutor solicite mediante carta de intención la reactivación del beneficiario. Esto aplica para todos los casos, salvo la suspensión de derechos políticos, el cual además de los mencionados soportes el ente ejecutor debe anexar Certificado del juzgado en donde se informe que el beneficiario ya cumplió la condena, la fecha de cumplimiento de la misma y que se encuentra a paz y salvo.

Para la Reactivación del subsidio por FOPEP, se debe presentar el certificado expedido por la entidad FOPEP, en donde se haga constar que el beneficiario no recibe pensión por ningún concepto, también se debe adjuntar comunicación (carta, certificado ó Resolución Administrativa) en la cual se haga la solicitud de desbloqueo. En caso que el beneficiario sea tutor, deberá remitir copia de la sentencia judicial en la cual conste tal calidad.

Para la Reactivación del subsidio por RUA, se debe presentar el certificado expedido por cada una de las entidades en donde se encuentra registrado el beneficiario (EPS ,AFP y/o ARP), en donde se haga constar que el beneficiario no se encuentra como afiliado a estas entidades o un certificado de la semanas cotizadas en donde se pueda determinar según el valor y las fechas de cotización si aplica o no para desbloqueo, también se debe adjuntar comunicación (carta, certificado ó Resolución Administrativa) con firma de la Autoridad Territorial (Alcalde o Gobernador Indígena) en la cual se haga la solicitud de desbloqueo.

Para la Reactivación del subsidio por BDUA, se debe presentar el certificado expedido por cada una de las entidades en donde se encuentra registrado el beneficiario, en la que conste que el beneficiario no se encuentra como afiliado a estas o un certificado en el que conste tipo de afiliación, estado de afiliación, los meses y el valor de cotización, de tal manera se pueda determinar según el valor y las fechas de cotización si aplica o no para desbloqueo, también se debe adjuntar comunicación (carta, certificado ó Resolución Administrativa) con firma de la Autoridad Territorial (Alcalde o Gobernador Indígena) en la cual se haga la solicitud de desbloqueo.

Nota 1: Si en cualquier caso, se comprueba que hubo error en la digitación por parte del Consorcio y por tal razón se generó la suspensión del subsidio, se puede proceder con la copia de la cédula a realizar el cambio en el número de cédula y posteriormente reactivar el beneficiario, teniendo en cuenta que el beneficiario fue suspendido con un número de cédula que no correspondía al propio. La Dirección de Producción toma como referencia para cruces el tipo y número de documento.

Nota 2: Siempre que un beneficiario se le encuentre suspendido el subsidio y se compruebe que incurrió en el incumplimiento de alguno de los requisitos del programa , se debe proceder con la cancelación al derecho del subsidio independientemente de que a la fecha ya cumpla con los requisitos para ser beneficiario, por lo tanto, no se debe solicitar reactivación; para este tipo de casos se debe hacer la cancelación al derecho del subsidio y posteriormente tramitar nuevamente su ingreso de conformidad al procedimiento Priorización e Ingreso de Beneficiarios – Modalidad Directa (PD-ADM-01).


CÓDIGO

PD-ADM-03


14

2.4 ACTIVIDAD 4: DEVOLVER SOPORTES DE NOVEDADES Responsable: Asesor Territorial Programa Colombia Mayor y/ó Coordinador Programa Colombia Mayor

Si el soporte de la novedad no cumple con los soportes establecidos en el numeral 2.4, esta será rechazada y la documentación (soportes que no cumplan) será devuelta al Ente Territorial, en un término máximo de quince (15) días calendario a partir de la fecha de recibo. Adjuntando oficio con causal de rechazo.

2.5 ACTIVIDAD 5: APLICACIÓN DE NOVEDADES

2.5.1 Novedades de cancelación de derecho al subsidio a beneficiarios Responsable: Asesor Territorial Programa Colombia Mayor

Verifica que el beneficiario se encuentre en estado activo o suspendido para proceder a aplicar la novedad siguiendo lo definido en el instructivo Manejo de Novedades (IN-ADM/ADP-01).

2.5.2 Novedades de actualización de la información de los beneficiarios Responsable: Coordinador Programa Colombia Mayor y Asesor Territorial Programa Colombia Mayor

Procede con el registro de la novedad siguiendo lo definido en el instructivo Manejo de Novedades (IN-ADM/ADP-01). Cuando la novedad es por cambio del número de la cédula el Asesor Territorial debe adjuntar fotocopia de la cédula y solicitar al Coordinador Programa Colombia Mayor la corrección quien la realiza siguiendo lo definido en el instructivo Manejo de Novedades (IN-ADM/ADP-01).

2.5.3 Novedades de reactivación del subsidio a beneficiarios Responsable: Coordinador Programa Colombia Mayor

Una vez verificados los documentos necesarios para realizar la reactivación del subsidio, se procederá a registrarlo en el aplicativo Nodum solo si, el beneficiario tiene un solo motivo de suspensión. En caso tal que el beneficiario se encuentra en estado cancelado no se debe realizar esta actividad. Cuando el beneficiario tiene más de una suspensión del derecho al subsidio por diferentes motivos, se realizará la reactivación hasta tanto el Asesor reciba la totalidad de soportes necesarios, una vez recibidos y validados, reactiva el subsidio del beneficiario siguiendo lo definido en el instructivo Manejo de Novedades (IN-ADM/ADP-01). Las reactivaciones del subsidio deben ser aplicadas por el Coordinador Programa Colombia Mayor, por tal razón el Asesor Territorial Programa Colombia Mayor debe gestionar la solicitud por medio del formato solicitud de aplicación de novedad (RG-ADM-17). Nota: Es importante que el funcionario que aplique las novedades consulte que efectivamente hayan quedado registrados en el aplicativo Nodum.

2.5.4 Novedades en bancos

Responsable: Coordinador Programa Colombia Mayor y Coordinador Financiero

Para aplicar la novedad en bancos, se procede según lo descrito en el procedimiento Pagos con Recursos del Fondo de Solidaridad Pensional (PD-PAG-03).

2.6 ACTIVIDAD 6: VERIFICAR NOVEDADES TRAMITADAS

Responsable: Coordinador Programa Colombia Mayor


CÓDIGO

PD-ADM-03


15

Una vez el Asesor Territorial del Programa Colombia Mayor registre todas las novedades soportadas en el aplicativo Nodum, le informa al Coordinador del Programa Colombia Mayor quien verifica aleatoriamente que la información ingresada en el aplicativo SINFONÍA corresponda a lo definido en los soportes seleccionados; en caso de encontrar inconsistencias procede según lo descrito en el procedimiento Tratamiento de Producto no Conforme Programa Colombia Mayor (PD-PLN-07). Finalizada la revisión entrega los soportes a la Secretaría para el correspondiente archivo. 2.7 ACTIVIDAD 7: REACTIVAR EL SUBSIDIO A BENEFICIARIOS POR NO COBRO

Responsable: Analista de Producción Programa Colombia Mayor

Registra de forma masiva en el Aplicativo Sinfonía, las solicitudes de reactivación de subsidios siguiendo lo definido en el instructivo Manejo de Novedades (IN-ADM/ADP-01) y reporta a la Regional el resultado que genere este proceso conforme a lo definido en el Cronograma de Producción (PL-ADM-01). 2.8 ACTIVIDAD 8: RESPONDER SOLICITUDES

Responsable: Asesor Territorial del Programa Colombia Mayor

En un máximo de 15 días calendario contados a partir de la fecha de recepción de la información, informa al Ente Territorial el detalle de las novedades aceptadas y rechazadas, dicha respuesta debe darse mediante comunicación idónea5. Nota: los soportes de las novedades aplicadas en las Regionales se deben conservar de acuerdo a las tablas de

retención documental (TRD) incluida la respuesta dada al Ente territorial.

5 Comunicación escrita entregada de forma personal ó remitida por correo, correo certificado ó fax. Asimismo, correo electrónico ó llamada telefónica

manteniendo el registro de la persona con la que su tuvo comunicación y el tema tratado (nombres, cargo, asunto, fecha y hora). Concepto jurídico OJ-018 del 2010


CÓDIGO

PD-ADM-03


16

3 NOVEDADES DETECTADAS POR CRUCE DE BASE DE DATOS

3.1 ACTIVIDAD 1: GENERACIÓN DE BASE DE DATOS

Responsable: Analista de Producción Programa Colombia Mayor.

Mensualmente, genera reporte de los activos y suspendidos del Programa Colombia Mayor en el aplicativo Nodum siguiendo lo definido en el instructivo Generación Nómina (IN-ADM-04).

3.2 ACTIVIDAD 2: CRUCE BASE DE DATOS

3.2.1 Renta, Pensión, ó Subsidio (RUA, BDUA, FOPEP, FOMAG, FF.MM. Asofondos,

Colpensiones y las demas que el Consorcio considere necesarias para este proceso)

Responsable: Director de Producción

Elabora memorando, dependiendo del tipo de suspensión, en el cual solicita el cruce de la base de datos de los beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional con la base de datos de la Entidad que corresponda basados en la estructura definida por el CONSORCIO.

3.2.2 Registraduría Responsable: Coordinador de Producción Programa Colombia Mayor.

Realiza el cargue de la base de datos de los beneficiarios en el aplicativo CDA Web Supervivencia (bases de datos del Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil) a través del ingreso a la página web http://cda.supervivencia.gov.co:8074/CDAWeb/inicio.aspx.

3.3 ACTIVIDAD 3: RECEPCIÓN DEL RESULTADO DEL CRUCE DE BASE DE DATOS

Responsable: Coordinador de Producción Programa Colombia Mayor y/o Analista de Producción Programa Colombia Mayor.

Valida la estructura de las bases de datos recibidas de los diferentes entes de información y aplica los criterios definidos según el tipo de suspensión, y realiza los filtros según el tipo de novedad para aplicar la suspensión del beneficiario.

Renta/Pensión/Subsidio Se debe validar que no reciba más de medio Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) teniendo en cuenta el tipo de prestación económica o pensión que perciba el beneficiario. Este proceso aplica para FOPEP, FOMAG, Colpensiones, FF.MM. y Asofondos. Registraduría

Son objeto de suspensión, los beneficiarios cuyo estado sea diferente a vigente en la base de datos del CDA.

http://cda.supervivencia.gov.co:8074/CDAWeb/inicio.aspx


CÓDIGO

PD-ADM-03


17

Suspensión RUA (Registro Único de Aportantes) Para beneficiarios que se encuentran en base de datos como cotizantes no pensionados:

Los días cotizados deben ser mayores a cero.

Los periodos de cotización deben ser posteriores o iguales a la fecha de ingreso al programa.

El tipo de cotizante es diferente a “pensionado” o “pensionado por sustitución”.

Se realiza el análisis con los 12 últimos periodos cotizados de conformidad con la fecha de corte con la cual llegue la base de datos entregada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Cuando los periodos de cotización son de entidades diferentes y del mismo periodo, se debe sacar el promedio.

Se sumarán los valores de cotización de los últimos 12 periodos cotizados (de acuerdo con los dos puntos anteriores) y se dividirán en 12.

Después de aplicar los anteriores criterios, se evalúa si el resultado del cálculo realizado en el último punto supera la mitad del valor del aporte para cotizar sobre un salario mínimo legal actual. Para beneficiarios que se encuentran en base de datos como cotizantes pensionados:

Los días compensados deben ser mayores a cero.

Si en el último período de la base de datos remitida por el Ministerio del Trabajo la persona registra un ingreso base de cotización superior a medio Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.

El tipo de cotizante es igual a “pensionado”(código 10) o “pensionado por sustitución” (código 11).

Las cédulas que cumplan con alguna de las condiciones citadas en el presente ítem, deberán ser registradas como suspendidas por RUA. Suspensión BDUA (Base de Datos Única de Afiliados)

Para beneficiarios que se encuentran en base de datos BDUA y compensación como beneficiarios:


Los periodos de cotización deben ser posteriores o iguales a la fecha de ingreso al

programa

Se realiza el análisis con los 12 últimos periodos tomando como base el último periodo

compensado.

Se sumarán los valores de cotización de los últimos 12 periodos compensados (de

acuerdo con el punto anterior) y se dividirán en 12.

Después de aplicar los anteriores criterios, se evalúa si el resultado del cálculo realizado en el último punto supera el valor del aporte para cotizar sobre un salario mínimo legal actual vigente en salud.


CÓDIGO

PD-ADM-03


18

Para beneficiarios que se encuentran en base de datos de compensación como cotizantes no pensionados:


Los periodos de cotización deben ser posteriores o iguales a la fecha de ingreso al programa

El tipo de cotizante es diferente a “pensionado (código 10)” o “pensionado por sustitución (código 11)”.

Se realiza el análisis con los 12 últimos periodos compensados de conformidad con la fecha de corte con la cual llegue la base de datos del.Ministerio de Salud y Proteccion Social

Se sumarán los valores de cotización de los últimos 12 periodos compensados (de acuerdo con el punto anterior) y se dividirán en 12.

Después de aplicar los anteriores criterios, se evalúa si el resultado del cálculo realizado en el último punto supera la mitad del valor del aporte para cotizar sobre un salario mínimo legal actual vigente en salud. Para beneficiarios que se encuentran en base de datos como cotizantes pensionados:


Si en el último período de la base de datos remitida por el administrador de las bases de datos BDUA y compensación la persona registra un ingreso base de cotización superior a medio Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.

El tipo de cotizante es igual a “pensionado”(código 10) o “pensionado por sustitución” (código 11).

Después de aplicar los anteriores criterios, se evalúa si el resultado del cálculo realizado en el último punto supera la mitad del valor del aporte para cotizar sobre un salario mínimo legal actual vigente en salud. Las cédulas que cumplan con alguna de las condiciones citadas en el presente ítem, deberán ser registradas como suspendidas por BDUA.

3.4 ACTIVIDAD 4: APLICACIÓN DE SUSPENSIÓN A BENEFICIARIOS


Si el beneficiario cumple con alguna de las condiciones descritas en el literal B3, aplica la suspensión mediante el registro de forma masiva en el aplicativo Nodum, siguiendo el instructivo Manejo de Novedades (IN-ADM/ADP-01). Para aplicar suspensiones por no cobro, el sistema realizará la validación de la cantidad de nóminas consecutivas que cada beneficiario a dejado de cobrar tomando como referencia la última hacía atrás, de manera que de encontrar en el histórico de algún(os) beneficiarios el no cobro en dos o más nóminas (seguidas) de manera consecutiva (siempre que sean las últimas programadas al beneficiario) el sistema procederá a suspender por este motivo el registro del beneficiario. Es importante precisar que este proceso lo debe correr el sistema (por defecto) inmediatamente después de realizado el proceso de cargue de devoluciones y cierre de la nómina por parte de la


CÓDIGO

PD-ADM-03


19

Dirección Administrativa y Financiera, y el resultado será reportado por parte del DBA de la Dirección de Tecnología a las Regionales con copia a la Dirección de Producción.

3.5 ACTIVIDAD 5: REPORTE DE SUSPENDIDOS


Reporta a las Regionales las novedades aplicadas a los beneficiarios para que esta informe al Ente Territorial.

4 ARCHIVO Toda la información remitida por el Ente Territorial debe quedar en custodia de la Regional y, una vez se consolide la información, anualmente la Secretaria debe remitir, a la Firma Digitadora contratada, la documentación a través del formato Reporte envío de documentos para archivo, digitación y digitalización (RG-ADM-15) para ser archivada en la carpeta del proyecto correspondiente.

Copias de defunción. Fotocopias de cédula o Sisbén Actas de beneficiarios. Cartas de solicitud remitidas por el Ente Territorial, Demás soportes de retiro.

Lo anterior dejando copia del formato para su control.


CÓDIGO

PD-ADM-03


20

5 DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe y radica

la solicitud

Las bases de datos pueden

ser del MPS, RUA, BDUA

Solicitud

reactivación de

Beneficiarios

MINISTERIO

DEL TRABAJO

ENTE

TERRITORIAL /

CENTRO

BIENESTAR AL

ADULTO (CBA)

SECRETARIA /

ASESOR

TERRITORIAL

COLOMBIA

MAYOR Ó

PERSONAL CAD

COORDINADOR

COLOMBIA

MAYOR /

ASESOR

TERRITORIAL

COLOMBIA

MAYOR

COORDINADOR

Ó ANALISTA DE

PRODUCCIÓN

COLOMBIA

MAYOR

ADMINISTRADOR

DBA

Solicitud

cancelación de

Beneficiario

Soportes

Completos

Solicitud

Actualización de

Información

Beneficiario

Activación de

Beneficiario

Registra la

Novedad

IN-ADM-01

Reliza cruce

base de datos

de cédula según

bloqueo

Cumple

requisitos de

bloqueo

Es bloqueo

por no cobro?

Recibe y radica

la solicitud

La solicitud es

de Bloqueo de

Beneficiario

DesSuspende al

Beneficiario

Analiza los

soportes

Soportes

Completos

Suspende al

Beneficiario

Informa la

NovedadFIN

Suspende al

Beneficiario por

no cobro

Devolución de

Soportes

no

no

no

si

si

si

siNo carga la

Novedad

no

DIR

EC

CIÓ

N P

RO

DU

CC

IÓN

RE

GIO

NA

LE

SR

EG

ION

AL

ES

TE

CN

OL

OG

Í

A

Página 1

MANEJO DE NOVEDADES

IN-ADM-01IN-ADM/ADP-01

aplicaciÓn de novedades de beneficiarios …€¦ · ser un documento de consulta y referencia...

Documents