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APLICACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DE
PERCEPCIÓN
APLICACIÓN DE DIAGNÓSTICOS DE
PERCEPCIÓN
• IntroducciónIntroducción
• MetodologíaMetodología
• Resultados, conclusiones y recomendaciones
CONTENIDOCONTENIDO
Diagnosticar la Institución es un paso fundamental para el fortalecimiento de la Entidad y la generación de cambios en la cultura organizacional, por cuanto posibilita analizar, reflexionar e identificar los valores y prácticas del estado actual de su Gestión, así como observar las fortalezas y debilidades del proceso vigente.
No es posible cambiar lo que no se ha identificado o no se conoce.
POR QUÉ UN DIAGNÓSTICO
El diagnóstico es un análisis de tipo perceptual que identifica el estado actual de las prácticas de la Entidad.
Se basa en las percepciones que en una determinada coyuntura (el momento en el que se aplican las encuestas) tienen los servidores públicos de la Entidad.
Cuyos resultados serán fiables por ser de manera anónima.
Es la línea base para la evaluación posterior.
QUÉ ES EL DIAGNÓSTICO
PROCESO METODOLÓGICO
1. Preparación de los instrumentos de recolección de la información
2. Selección de la muestra poblacional a la que se le solicitará la información requerida
3. Aplicación de las encuestas
4. Tabulación y Valoración
5. Análisis de la información capturada.
• IntroducciónIntroducción
• MetodologíaMetodología
• Resultados, conclusiones y Resultados, conclusiones y recomendacionesrecomendaciones
CONTENIDOCONTENIDO
La técnica empleada se basa en la Escala Likert, que es un método para establecer o medir la percepción de un público sobre un tema determinado, a través de una gradación que va del total acuerdo al total desacuerdo.
TÉCNICA UTILIZADA
Muy de acuerdo
Muy en desacuerdo
No Sabe Se cumple
plenamente
Las afirmaciones (o reactivos) que conforman el cuestionario, fueron calificadas de la siguiente forma:
PUNTUACIÓN DE LAS RESPUESTAS
OPCIÓN MARCADAOPCIÓN MARCADA PUNTAJE PUNTAJE
No sabe 0
No se cumple 1
Se cumple insatisfactoriamente 2
Se cumple aceptablemente 3
Se cumple en alto grado 4
Se cumple plenamente 5
La información del MSPBS se presenta organizada en cinco niveles:
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Jefes de
Areas
II IIII IIIIII
DirectoresPersonal de Blanco
Personal Adminis-
trativo
Personal de Apoyo
IVIV VV
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Determinación de la muestra poblacional
Para garantizar que los datos que arroje el diagnóstico sean confiables, se necesita recoger la opinión de una cantidad de servidores públicos que desde el punto de vista estadístico, representen al conjunto de toda la población de la Entidad.
Para ello, debe realizarse un muestreo aleatorio simple, de tal manera que cada servidor público tenga igual probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra, y que al mismo tiempo se garantice una composición muestral que sea concordante con la estratificación por niveles de cargo de la Entidad.
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
El muestreo aplica los criterios estadísticos más generalizados en el ámbito de la investigación social: nivel de confianza 95% y margen de error 5%.
Para determinar el número de personas a encuestar se presenta la tabla Población y Tamaño de la Muestra.
Para la lectura de la tabla, se utilizan las siguientes convenciones: PO, significa población, es decir, el número total de servidores públicos de la Entidad; MU, significa muestra, es decir, el número de personas que deberán diligenciar el cuestionario.
PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU
10 10 41 38 72 61 103 82 134 100 165 116 196 131
11 11 42 38 73 62 104 83 135 101 166 117 197 132
12 12 43 39 74 63 105 83 136 101 167 117 198 133
13 13 44 40 75 63 106 84 137 102 168 118 199 134
14 14 45 41 76 64 107 84 138 102 169 119 200 225 140
15 15 46 42 77 65 108 85 138 103 170 119
16 16 47 42 78 65 109 86 140 103 171 120 226250 150
17 17 48 43 79 66 110 86 141 104 172 120
18 18 49 44 80 67 111 87 142 104 173 121 251275 160
19 19 50 45 81 68 112 87 143 105 174 121
20 20 51 46 82 68 113 88 144 105 175 121 276300 170
21 20 52 46 83 69 114 89 145 106 176 122
22 21 53 47 84 70 115 89 146 107 177 122 301325 180
23 22 54 48 85 70 116 90 147 107 178 123
24 23 55 49 86 71 117 90 148 108 179 123 326350 190
25 24 56 49 87 72 118 91 149 108 180 124
26 25 57 50 88 72 119 92 150 109 181 124 351375 200
27 26 58 51 89 73 120 92 151 109 182 125
28 27 59 52 90 74 121 93 152 110 183 125 376400 210
29 28 60 53 91 74 122 93 153 110 184 126
30 28 61 53 92 75 123 94 154 110 185 126 401500 218
TABLA PARA SELECCIÓN DE LA MUESTRA
TABLA PARA SELECCIÓN DE LA MUESTRA
PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU
31 29 62 54 93 76 124 94 155 111 186 127
32 30 63 55 94 76 125 95 156 111 187 127 501600 235
33 31 64 55 95 77 126 96 157 112 188 128
34 32 65 56 96 77 127 96 158 112 189 128 601700 249
35 33 66 58 97 78 128 97 159 113 190 128
36 33 67 58 98 79 129 97 160 113 191 129 701800 260
37 34 68 58 99 79 130 98 161 114 192 129
38 35 69 59 100 80 131 98 162 114 193 130 801900 270
39 36 70 60 101 81 132 99 163 115 194 130
40 37 71 61 102 82 133 99 164 115 195 131900
1000278
PO MU PO MU PO MU
1001-1500 307 4001-5000 357 10001-11000 372
1501-2000 323 5001-6000 361 11001-12000 373
2001-2500 334 6001-7000 365 12001-13000 374
2051-3000 341 7001-8000 367 13001-14000 375
3001-3500 347 8001-9000 369 14001-15000 376
3501-4000 351 9001-10000 371 15001-16000 377
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Determinada la muestra, se hace una distribución proporcional (afijación proporcional) para garantizar que la muestra se asemeje a la manera como está distribuida la población en los diferentes niveles de los cargos de la Entidad.
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Ejemplo de una afijación proporcional:
Una Dirección General tiene 130 personas vinculadas laboralmente.
Según la tabla, el tamaño de la muestra es de 98.
En esta dependencia hay:
5 personas en el Nivel Directivo
18 personas son Jefes de Área
60 personas son Personal de Blanco
42 personas son Administrativos
5 personal de servicio
(No importa si están vinculados como Funcionarios Públicos o como Personal Contratado)
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Ejemplo de una afijación proporcional:
La población está distribuida así:
4% nivel directivo;14% Jefes de Área46% Personal de Blanco32% Administrativo; y4% Personal de Servicio
La muestra de 98 hay que distribuirla de la misma manera:
4% de 98 = 4 directivos;14% de 98 = 14 jefes de área46% de 98 = 45 personal de blanco32% de 98 = 31 administrativo; y 4% de 98 = 4 personal de servicio
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Ejemplo de una afijación proporcional:
La muestra de 98 hay que distribuirla de la misma manera. Por lo tanto:
10% de 130= 4 directivos;14% de 130= 14 jefes de área36% de 130= 45 personal de blanco24% de 130= 31 administrativo; y 16% de 130= 4 personal de servicio
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Selección de las personas a las que se les entregará el formulario
Para éste proceso existen tres métodos sencillos y prácticos para identificar a las personas a quienes se les aplicará el cuestionario:
1. Método de la tómbola2. Muestra por selección sistemática3. Tabla de números aleatorios
ALISTAMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Método de la Tómbola
Es un método muy sencillo pero lento; puede usarse cuando la población es menor de 300 personas.Se procede así:1.Se determina el tamaño de la muestra2.Se distribuye la composición de dicha muestra entre los cinco niveles de los cargos 3.Se procede a introducir los nombres de los Directivos en una Urna, de la cual de forma aleatoria se retira un numero de papeletas igual al excedente del tamaño de la muestra para los directivos con relación a la población de este nivel.4.Los nombres que queden en la urna serán los de las personas a quienes se les entregara el formulario para su llenado.5.La misma operación se ejecuta para los otros niveles
APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS
El más alto directivo de la entidad debe informar a los funcionarios que componen la muestra, mediante circular o directiva, que se les ha seleccionado para que colaboren en el suministro de información para el Diagnóstico.
Una vez se tenga el aval directivo, el/la Coordinador/a MECIP contactará a las personas que componen la muestra y les explicará el sentido y la importancia de la tarea que van a realizar distribuyendo los cuestionarios.
Esto se puede hacer:1.A través de medio escrito, si la muestra es muy grande o los sitios de trabajo están dispersos geográficamente, dando un plazo no mayor de tres días para su diligenciamiento y entrega.2.A través de reuniones en las cuales se diligencien los formularios; si la muestra es pequeña.
APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS
No obstante lo anterior, el mejor procedimiento para recolectar la información de manera rápida y completa, es convocar a todo el personal integrante de la muestra a una sesión de una hora en un salón que tenga capacidad para acogerlas, y una vez reunidas explicarles el sentido e importancia del diagnóstico así como darles las instrucciones para el diligenciamiento del formulario, y proceder a recoger la información.
Esta oportunidad debe aprovecharse para hacer una sensibilización en el tema de MECIP.
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.
Una vez recogidos los formularios, se debe efectuar un control de calidad de los mismos para trabajar solamente sobre los formularios que puedan ser considerados como válidos. Para ello, se verificará la forma como están marcadas las respuestas.
Aquellos reactivos en donde fue marcada más de una opción de respuesta, se considerarán anulados, y por lo tanto no se tendrán en cuenta para la obtención de los promedios.
También se considerarán anulados los reactivos en donde no fue marcada ninguna respuesta.
Los formularios en donde resulten anulados más del 20% de los reactivos se considerarán nulos.
Separar por Niveles de Cargo.
En el caso de que existan cuestionarios que no se hayan identificado el nivel de cargo, se tendrá en cuenta bajo el título NI (No identificado), los cuales serán incluidos al momento de obtener los promedios.
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
MUCHAS GRACIAS