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Manual del Usuario – Administraciones de Loterías

APLICACIÓN DE GESTIÓN INTEGRADA PARA

ADMINISTRACIONES DE LOTERÍAS.

MANUAL DEL USUARIO

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Estudio informática

Impreso el viernes, 18 de enero de 2008 a las 11:17:30.

Este manual consta de 120 páginas, 15262 palabras y 137 imágenes.

Referencia Aplicación: DSL137

© Grupo Estudio Informática, 2004 - 2007

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Índice de contenido

1.- INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 61.1.- NOVEDADES DE LA APLICACIÓN LOTERIAS JAVA ................................................ 71.2.- CONVENCIONES................................................................................................................... 8

2.- EL MENÚ PRINCIPAL............................................................................................ 9

3.- OPERACIONES: VENTANILLA Y PRODUCTOS........................................... 113.1.- VENTANILLA: La Gestión Integral de atención al cliente ....................................... 123.2.- LISTADO Y RESUMEN DE OPERACIONES................................................................ 29

3.2.1.- Listado de operaciones............................................................................................... 293.2.2.- Resumen de operaciones............................................................................................ 30

3.3.- MANTENIMIENTO Y LISTADOS DE PRODUCTOS................................................. 313.3.1.- Mantenimiento de productos..................................................................................... 313.3.2.- Listado de productos.................................................................................................. 323.3.3.- Listado de ventas de productos............................................................................... 33

4.- GESTIÓN DE LOTERÍA NACIONAL.............................................................. 344.1.- RESULTADOS LOTERÍA NACIONAL........................................................................... 35

4.1.1.- Sorteos Lotería Nacional............................................................................................ 354.1.2.- Impresión Lotería Nacional....................................................................................... 36

4.2.- CONSIGNACIÓN LOTERÍA NACIONAL..................................................................... 374.2.1.- Mantenimiento Consignación...................................................................................... 374.2.2.- Listado de Consignación............................................................................................. 384.2.3.- Consignación Fija......................................................................................................... 394.2.4.- Utilidades de consignación fija:............................................................................... 39

4.3.- EXISTENCIAS LOTERÍA NACIONAL.......................................................................... 414.3.1.- Consulta de números ................................................................................................... 414.3.2.- Listado de existencias............................................................................................... 424.3.3.- Listado de números ................................................................................................... 434.3.4.- Ficha de números......................................................................................................... 44

4.4.- RESERVAS DE LOTERÍA NACIONAL ......................................................................... 454.4.1.- Gestión de reservas caducadas................................................................................ 454.4.2.- Listado de reservas.................................................................................................... 47

4.5.- GESTIÓN DE SUSCRITOS.............................................................................................. 484.5.1. - Mantenimiento de suscritos..................................................................................... 484.5.2. - Listado de suscritos................................................................................................... 51

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4.5.3. - Listado última inserción............................................................................................ 524.6.- MOVIMIENTOS LOTERÍA NACIONAL....................................................................... 53

4.6.1.- Acumulados Sorteos Lotería Nacional:................................................................... 534.6.2.- Listado Resumen por sorteo:.................................................................................... 544.6.3.- Listado resumen por cliente:.................................................................................... 544.6.4.- Listado de Ventas: ..................................................................................................... 564.6.5.- Listado de pagos:......................................................................................................... 574.6.6.- Resumen de pagos:...................................................................................................... 584.6.7.- Factura fracciones pagadas:..................................................................................... 594.6.8.- Listado de Ventas premiadas:.................................................................................. 604.6.9.- Extracto por cliente:................................................................................................... 614.6.10.- Listado de Cobros:..................................................................................................... 61

4.7.- DEVOLUCIÓN LOTERÍA NACIONAL........................................................................... 624.7.1.- Mantenimiento devoluciones:..................................................................................... 624.7.2.- Factura oficial de devoluciones:.............................................................................. 634.7.3.- Listado de devoluciones:............................................................................................ 644.7.4.- Devolución automática:............................................................................................... 65

5.- GESTIÓN DE JUEGOS ACTIVOS:................................................................. 66

6.- GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN/ARQUEOS:.................................................. 676.1.- Hoja de Liquidación: ........................................................................................................... 686.2.- Consulta comisiones semanales: ..................................................................................... 726.3.- Listado comisiones semanales: ........................................................................................ 756.4.- Arqueo de caja: ................................................................................................................... 766.5.- Listado de arqueos: ............................................................................................................ 786.6.- Listado de Ingresos y Cheques: ...................................................................................... 796.7.- Trasvases entre cajas LAE:.............................................................................................. 80

7.- GESTIÓN DE CLIENTES:.................................................................................. 817.1.- Mantenimiento de Clientes:............................................................................................... 827.2.- Listado de Clientes:............................................................................................................ 887.3.- Tabla de Actividades:......................................................................................................... 897.4.- Tabla de Claves:................................................................................................................... 90

8.- CONTABILIDAD: ................................................................................................ 918.1.- Mantenimiento de Apuntes:............................................................................................... 928.2.- Listado y Extractos:........................................................................................................... 95

8.2.1.- Listado de saldos de cuentas:................................................................................... 95

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8.2.2.- Listado de Apuntes/Extractos:............................................................................... 958.3.- Impresos Fiscales:.............................................................................................................. 97

8.3.1.- Resumen de IVA:.......................................................................................................... 978.3.2.- Ingreso a Cuenta:........................................................................................................ 988.3.3.- Acumulados Trimestrales:......................................................................................... 98

8.4.- Gestión Clientes/proveedores:......................................................................................... 998.4.1.- Mantenimiento de clientes y proveedores:............................................................ 998.4.2.- Listado de clientes y proveedores:....................................................................... 100

8.5.- Configuración Contabilidad:............................................................................................. 1018.5.1.- Inicio anual de contabilidad:..................................................................................... 1018.5.2.- Cuentas gastos e ingresos:....................................................................................... 1018.5.3.- Cuentas bancarias empresa:.................................................................................... 1028.5.4.- Conceptos contables:................................................................................................ 102

9.- UTILIDADES: .................................................................................................... 1039.1.- Configuración aplicación:................................................................................................... 1049.2.- Usuarios de la Administración:....................................................................................... 1109.3.- Tabla de Juegos:................................................................................................................. 1119.4.- Reparación de datos:......................................................................................................... 1129.5.- Transformaciones:............................................................................................................. 1139.6.- Conexión telefónica:.......................................................................................................... 1149.7.- Exportar datos:.................................................................................................................. 1159.8.- Importar datos de clientes:............................................................................................ 1169.9.- Cambiar Clave:..................................................................................................................... 117

9.9.1.- Cambiar año/empresa:............................................................................................... 118

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1.- INTRODUCCIÓN.

Estudio Informática diseñó la primera versión del programa de loterías hace 20 años. Desde entonces hemos ido mejorando nuestra aplicación para adaptarla a las necesidades de la loteria y del LAE y con la incorporación de las numerosas opiniones y pequeñas “recriminaciones” de nuestros amigos y amigas administradores.

Seguimos en constante evolución, nuestro programa de hoy no se parece en mucho a estas primeras versiones. Por otra parte, seguimos avanzando en el mundo de la informática y las comunicaciones por otras lineas, que ayuda con sus innovaciones a las mejoras en la aplicación de loterías.

No se puede considerar, por tanto, la versión JAVA del programa de loterías una nueva versión de la aplicación LOTERIA-6022. Es un programa nuevo que se ha realizado desde su inicio sin contar con ningún aporte del software de la versión de MSDOS.

Hemos creado esta nueva versión dentro del proyecto de renovación de todas las aplicaciones de Estudio Informática de MSDOS a un entorno de WINDOWS.

Nos hemos basado en la innovación tecnológica, ya aplicada en otras líneas de la empresa como en nuestra centralita SUTIL y, sobre todo, en la conectividad y comunicaciones (a través de INTERNET y otras vías: ej. conexión STL) .

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1.1.- NOVEDADES DE LA APLICACIÓN LOTERIAS JAVA

Vamos a resaltar las características principales de esta nueva aplicación:

1) La aplicación nueva tiene un apartado de transformación de datos que facilita poder integrar todos los datos de la aplicación antigua con la nueva. Se hace un volcado de todo: pagos, reservas, ventas, cobros, saldos, clientes, etc.

2) Separación entre el saldo de navidad y el saldo del resto de sorteos.

3) Una Gestión de clientes muy potente, con un saldo general que aprupa todos los sorteos, juegos activos y productos varios.

4) Gestión de juegos activos. Mediante la conexión del kit LINCE con STL podrá llevar un control exhaustivo de los juegos activos.

5) KIT LINCE. Mediante un pequeño aparato que sirve de “pila” entre el ordenador y el STL se almacenan todas las operaciones realizadas por el terminal y se vuelcan al ordenador.

6) Conexión a través de Internet con la administración de loterías. Desde cualquier lado del mundo acceda a los datos de su administración, como un puesto más, a través de internet. Puede hacer cualquier operación de ventanilla como si estuviera físicamente en la lotería.

7) Mantenimiento de productos. Con este nuevo programa puede crear su base de datos de productos. ej. productos papelería, participaciones peñas, etc. y puede venderlos y pagarlos.

TECLAS HABITUALES DE USO EN LA APLICACIÓN:

Las 4 primeras son teclas de movimientos: Ir a la primera, anterior, siguiente, Ir a la última.

La 5ª es la tecla para insertar un nuevo registro, la 6ª es la tecla para modificar, la siguiente es para borrar. Después viene la que es como un V, esta tecla es muy importante, sirve para validar (para grabar), y la que es como una X (sirve para cancelar). La estrella sirve para agregar la aplicación a Favoritos y la última para salir.

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1.2.- CONVENCIONES

& RESUMEN

Breve recopilatorio al final de cada capítulo

? NOTA

Sugerencias para ayudarle a realizar....

M PRECAUCIÓN

Puede realizar una operación...

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2.- EL MENÚ PRINCIPAL

Para entrar en la aplicación hay que ejecutar el icono de servidor (en el caso de estar en el ordenador servidor de datos) y seguidamente el icono cliente (en todos los ordenadores que vayamos a ejecutar el programa).

? NOTA Por defecto el usuario es Administrador y la clave 020508.

Cuando entramos en la aplicación nos aparece la siguiente pantalla:

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1. Operaciones y Productos:

En la ventanilla de operaciones introduciremos todos los movimientos que realicemos con la lotería y otros productos (pagos, ventas, reservas y cobros) asi como todos los movimientos entre cajas de salidas y entradas de dinero y disposición de efectivo e ingresos al LAE.

En la gestión de productos crearemos todos los productos que vendamos y paguemos en la administración y que no sean juegos activos o pasivos (participaciones, papeleria, abonos...).

2. Lotería Nacional:

Este apartado se utiliza para la consulta de los premios y lista de premios, introducción de consignación y devolución, así como para la consulta de todo lo referente a la lotería nacional introducida: pagos, ventas, reservas, existencias. consignación y devolución.

3. Juegos Activos:

En este apartado (en fase de preparación en la actualidad) consultamos los resultados de juegos activos y el movimiento de boletos realizados mediante la utilización del kit lince.

4. Liquidación/Arqueos:

Utilizaremos este apartado para la consulta de la liquidación, arqueos y comisiones.

5. Clientes:

En esta pestaña introduciremos nuestras referencias de clientes, vendedores y abonados habituales a los que queramos hacer un seguimiento especial de la lotería y productos que le vendemos y pagamos.

6. Contabilidad:

Es la contabilidad de la administración como empresa. Aquí apuntaremos todos los gastos que tengamos, las comisiones pasarían automáticamente desde la liquidacion.

7. Utilidades:

Apartado para configurar la aplicación y personalizarla.

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3.- OPERACIONES: VENTANILLA Y PRODUCTOS

& RESUMEN En este apartado de la aplicación nos encontramos la gestión de VENTANILLA, la gestión de PRODUCTOS y los listados y resúmenes de cada uno.

Todas las operaciones de cara al cliente se realizan en ventanilla: ventas y pagos de lotería, reservas y cobros de loteria, pagos y ventas de juegos activos, ventas de productos, trasvases de cajas, ingresos y cheques con el LAE,

El mantenimiento de productos nos sirve para crear todos los articulos que vendemos o pagamos que no sean loteria o juegos activos. Ej: papeleria, participaciones, abonos, etc.

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3.1.- VENTANILLA: La Gestión Integral de atención al cliente

¿DÓNDE SE ENCUENTRA?

Este apartado se encuentra en el punto PRIMERO de operaciones del menú principal.

¿POR QUÉ RAZÓN USARLO?

Con la Gestión Ventanilla, podrá controlar los pagos y ventas de cada cliente de una forma individualizada. Además, podrá ver en su monitor, la fotografía de los décimos que vaya pasando por el lector de código de barras) o manualmente, a la vez que escucha el premio de forma digitalizada.

Este apartado es el punto principal de la aplicación. Debemos usarlo para realizar los pagos y ventas de lotería, primitiva y quinielas; o para realizar reservas y cobros a clientes y vendedores.

Este apartado también nos sirve para apuntar los movimientos de dinero entre cajas, es decir, para anotar todas las entradas y salidas de dinero que afecten a la caja 1 (caja de la Admón.) y a la caja de la empresa asi como otras cajas que hayamos creado para nuestro uso personal.

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Desde este punto también conoceremos los saldos de los vendedores y clientes, así como todas las reservas, ventas y cobros por sorteo o anualmente de los mismos; y los productos que les hayamos vendido o pagado.

¿CÓMO FUNCIONA?

La pantalla de Gestión de Ventanilla está pensada para mostrar sólo los datos de un cliente cada vez. Digamos que la filosofía de trabajo es similar en algunos aspectos a los del terminal de primitiva. Por lo menos, en lo referente al trato separado de cada cliente, incluyendo sus ventas y sus pagos, reservas y cobros.

Para ayudarle en su trabajo, le acompañamos una carátula para que la coloque en su teclado. Colóquela en el mismo y le ayudará a recordar el uso de cada tecla de función.

La pantalla está dividida en dos partes: la parte derecha consta de un resumen de la operación con el cliente, todo lo que hay que pagarle, y todo lo que nos tiene que pagar; la parte izquierda comprende el detalle de los décimos/boletos que le pagamos al cliente, y de los que le vendemos, así como las lineas introducidas de reservas y cobros y otros productos.

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Cada tipo de operación va separada de las demás por una franja horizontal DE UN COLOR DIFERENTE para distinguirlas de las demás.

En la ventanilla se pueden realizar los siguientes tipos de operación:

Pagos y ventas de lotería

Reservas y cobros de lotería

Ventas y pagos de juegos activos

Ventas y pagos de otros productos

Además podemos hacer trasvases entre cajas y realizar ingresos y cheques al LAE y consultar los movimientos y saldos de los clientes.

Cada vez que entre en la pantalla de ventanilla, el cursor aparecerá en un rectángulo pidiéndole que entre un número de operación de caja.

Cada vez que llegue un nuevo cliente tendrá que realizar una operación de caja para ese cliente.

Nada más entrar a la pantalla de Ventanilla, pulse ENTER. Aparecerá, automáticamente, el número de la siguiente operación de caja. Y podrá proceder a realizarla.

Si en vez de pulsar ENTER, teclea un número, le estará indicando a la aplicación que lo que desea es visualizar una antigua operación de caja. Si ésta existe, le será mostrada en pantalla para que pueda verla, o incluso modificarla.

Esto último, en cualquier caso, sólo podrá probarlo una vez que haya introducido alguna operación de caja. Procedamos a explicar en detalle el método de introducción de una operación:

Por el momento, lo único que habrá hecho es pulsar la tecla ENTER para que le pida una nueva operación. Ahora, se nos pedirá que introduzcamos el nº de cliente al que queremos hacer la operación. En el caso de no tratarse de un cliente o vendedor concreto pulsaremos ENTER sobre este campo, la aplicación entenderá que se le va a asignar todas las operaciones introducidas al cliente 0 (cliente ventanilla genérico).

Si introducimos un nº de cliente, aparecerá automáticamente el nombre del cliente y en la pestaña de Datos de cliente nos aparece el saldo del mismo. También podemos ver los movimientos del cliente si pulsamos sobre VER/EDITAR FICHA CLIENTE

? NOTA Pulsaremos F2 sobre el campo de cliente para buscar por el número del cliente o nombre.

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Ahora ya puede introducir a través del lector los décimos que quiera pagar, reservar o vender.

? NOTA Al introducir los décimos por el lector, la aplicación detectará automáticamente si es un pago o una venta.

Cuando los introduzca, estos aparecerán en la parte izquierda de la pantalla, y, en la parte derecha, aparecerá el acumulado hasta el momento (sólo para ese cliente).

En el caso de que el cliente nos pida décimos para reserva, tendremos que indicar primero el nº del cliente y pulsar la tecla ENTER, Ahora tendremos que pulsar ALT+R para decirle al programa que queremos introducir una reserva.

? NOTA Para introducir manualmente los pagos, ventas, reservas y productos del cliente (siempre) es necesario pulsar la tecla INSERT o ALT+3.

Cuando queramos introducir un cobro, debemos darle a la tecla F12 para terminar la operación con el cliente y teclear el importe que nos paga.

A la derecha, aparecerá el acumulado de cada tipo de operación (pagos, reservas, ventas y productos) y el saldo definitivo. Este último aparece en la parte inferior derecha

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de la pantalla. Tendrá un signo '-' delante si este saldo es a favor del cliente; es decir, si hay que pagarle dinero al cliente.

En el caso de los clientes a crédito hay que tener en cuenta que al darle a f12 y acabar la operación, debemos teclear la cantidad de cobro que nos paga si tuviera un saldo positivo con la administración y quisiéramos saldarlo.

Una vez que haya finalizado con el cliente, pulse la tecla F12. El sistema de voz dirá en voz alta el acumulado del cliente, y el cursor se dirigirá a la casilla que indica EFECTIVO, para que, caso de que el cliente sea quien tiene que pagarle, teclee la cantidad de efectivo que le entrega.

Si no necesita teclearlo, pulse de nuevo F12, y la aplicación se colocará en disposición de introducir una nueva operación de caja. Si teclea una cantidad de efectivo en una operación de cliente, la aplicación automáticamente se la aplicará a su saldo como un cobro con la cantidad entregada . Y, pulsando de nuevo F12, podrá introducir una nueva operación de caja.

? NOTA No olvide dar a F12 para cambiar de operación de caja. En el caso de cliente contado la aplicación automáticamente cobrará las ventas realizadas.

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Por supuesto, no es obligatorio detallar en el ordenador todas las ventas y cobros que haga, así como los movimientos de entrada y salida de dinero. Aunque si lo hace, obtendrá grandes ventajas: un control exhaustivo de la caja, y un control exhaustivo de cada cliente.

Si realiza el pequeño esfuerzo de reflejar todo el dinero que sale o entra de la caja en el ordenador, tendrá la ventaja posterior de poder cuadrar la caja perfectamente.

En las siguientes páginas, veremos detalladamente los métodos para introducir cobros, décimos manualmente y para introducir varios décimos de una vez; así como las operaciones para realizar anulaciones y la introducción de cheques e ingresos al LAE, productos y movimientos entre cajas. Estos procesos se realizan a través de la tecla de función F5 y con INSERT. Ayúdese siempre de la carátula si no recuerda la funcionalidad de cada tecla.

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Teclas

USO DE TECLAS Y FUNCIONES EN LA VENTANILLA

F2 Sirve para poder consultar los distintos valores que podemos insertar en un campo. En la ventanilla está activa esta tecla en el campo de clientes, en el de números y en el de tipos de operaciones; también podemos utilizarla al elegir el tipo de operación 4 (cobros de clientes) en el campo de sorteo, tipo de cobro y nº de caja.

F4 Anula o borra décimos de pagos o ventas/reservas. En el caso de que sea un pago lo borrará. En el caso de que sea una venta o reserva la borrará si pertenece al cliente 0 y creará una línea de anulación si pertenece a otro cliente.

F5 Sirve para introducir los cheques e ingresos del Onlae y para realizar los movimientos entre cajas.

F6 Activa y desactiva el sonido.

F7 Esta tecla está activa en el campo de sorteo. Nos permite introducir varias fracciones en pagos, ventas y reservas.

F8 Esta tecla está activa en el campo de sorteo. Nos permite introducir varias series en pagos, ventas y reservas.

F9 Total Operación con sonido.

F12 Sirve para pasar de un cliente a otro.

ALT+R Introducción de reservas.

CTRL+F2 Gestión de Clientes.

CTRL+F5 Introducción manual de la ventas y pagos de Juegos Activos

ALT+1 Modo fácil de Ventas

ALT+2 Modo fácil de Pagos

ALT+3 Modo fácil de Reservas

ALT+4 Modo fácil de Productos

ALT+5 Modo fácil de Cobros

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Procesos y ejemplos varios de la gestión de Ventanilla:

1) Búsqueda rápida de cliente

Si no recordamos el número de un cliente y deseamos crearle una operación de caja, no es ningún problema. Si pulsamos la tecla F2 en el campo de cliente obtendremos una relación de todos nuestros clientes ordenados alfabéticamente. Además, al comenzar a escribir su nombre el programa comienza a buscarlo automáticamente. Cuando pulsemos ENTER sobre uno de estos clientes aparecerá automáticamente.

También podemos crear nuevos clientes desde la ventanilla, entrando en ver/editar ficha cliente.

2) La Tecla F5 de Ventanilla: Movimientos de dinero (LAE y empresa).

Trasvases de cajas

Para realizar un movimiento de dinero entre cajas debemos pulsar la tecla F5 en ventanilla. Al hacerlo aparece una ventana en la que se nos pide el tipo de operación (Trasvases entre cajas). Después introducimos desde qué caja y hasta qué caja realizamos el movimiento, después, el concepto que deseamos (con F2 tendremos ayuda) y por último una descripción y el importe.

Para comprobar que los movimientos de caja se han hecho adecuadamente puede consultar en el punto de arqueo de caja (o en el mantenimiento de trasvases de cajas). No olvide que debe poner el número de la caja que quiere consultar.

Para crear nuevas cajas personales debe irse al punto (Tabla de cajas) y rellenar los valores adecuados.

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Introducción de cheques

Para realizar una introducción de un cheque debemos pulsar la tecla F5 en ventanilla. Al hacerlo aparece una ventana en la que se nos pide el tipo de operación, cogeremos el de “ingresos/cheques”. Después introducimos la fecha del cheque, la semana en la que deseamos que se introduzca el cheque, después el número del cheque y por último el importe.

Para comprobar que se ha introducido adecuadamente el cheque puede consultar en la liquidación de la semana (Hoja de liquidación). También aparecerá en el arqueo de caja del día.

Ingresos al LAE

Para realizar un ingreso al LAE debemos pulsar la tecla F5 en ventanilla. Al hacerlo aparece una ventana en la que se nos pide el tipo de operación, cogeremos cheques/ingresos al LAE. Después introducimos la fecha del ingreso, la semana en la que deseamos realizarlo, después el importe y por último la caja desde la que vamos a sacar el dinero.

Para comprobar que se ha introducido adecuadamente el ingreso puede consultar en la liquidación de la semana que le hayamos especificado que es el punto (Hoja de liquidación). También aparecerá reflejado en el arqueo del día.

Movimientos entre cajas de la empresa

Recordemos que con la opción F5 se pueden hacer los siguientes movimientos de dinero:

Trasvases entre cajas Lae (ya visto): estos son movimientos entre cajas del LAE, por ej: gastos personales que se cogen de la caja de la admón. (hay una salida de dinero, saldría en traspaso en el arqueo con signo negativo).

Ingresos/Cheques del LAE (ya visto): es para hacer ingresos y cheques del LAE, aparacerían en arqueos como entradas y salidas ( cheques e ingresos), y también aparecerían en la hoja de liquidación.

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Trasvase entre caja/bancos de la empresa: son movimientos de dinero de la caja de la empresa a la cuenta del banco (o viceversa). Saldrían como salidas de la empresa en el arqueo y en la contabilidad aparecerían como salida de caja y entrada en el banco (2 apuntes) o al contrario.

Pagos de gastos o compras de la empresa: esto es un movimiento que crea una salida en el arqueo y un apunte de salida en la contabilidad (sería la forma ideal de hacer apuntes contables que afecten a la caja de la empresa).

Pago de sueldo personal desde caja de la empresa: se produce una salida de dinero en el arqueo en la caja de la empresa y un apunte de salida en la contabilidad.

3) Pagos de lotería (décimos premiados)

Para realizar un pago de lotería debemos primero introducir el cliente si lo hay y después pulsaremos INSERT y cogeremos pagos (solo en el caso de introducción manual) o ALT+2, a partir de este momento aparecen los campos para realizar un pago, primero introducimos el sorteo y después rellenamos el resto de los campos de serie y fracción. Por defecto el programa le permite pagar un solo décimo.

Introducción de varias fracciones: Para introducir varias fracciones debemos pulsar F7 antes de introducir ningún décimo, la aplicación mostrará en pantalla “varias fracciones”.

Si se vuelven a pulsar estas teclas se vuelve al estado anterior.

Para comprobar que los pagos se han realizado correctamente puede comprobarlo en el arqueo de caja o en el resumen listado de pagos. Recuerde que debe poner la caja que tenga por defecto, si no la hemos cambiado esta será la número 1.

Introducción de varias series: Si queremos introducir varias series debemos pulsar F8. La aplicación nos asignará automáticamente las fracciones de la 1 a la 10 y el cursor se quedará en "desde serie" (en el caso de introducción manual) o en "hasta serie" (en el caso de introducción por lector).

? NOTA En el caso de que se realice un pago de décimo premiado a un cliente con deuda pendiente, automáticamente se creará un cobro por el mismo importe que el valor de los décimos premiados (en el caso de que exista deuda de navidad o de otros sorteos se creará el cobro a “OTROS SORTEOS”).

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4) Ventas de lotería

Para realizar una venta de lotería debemos primero introducir el cliente si lo hay y después pulsaremos INSERT y cogeremos ventas (en el caso de introducción manual) o ALT+1. A partir de este momento aparecen los campos para realizar la venta, primero introducimos el sorteo y después rellenamos el resto de los campos de serie y fracción. Por defecto el programa le permite vender un solo décimo.

En el caso de introducir el décimo por el lector, no es necesario indicarle a la aplicación nada, automáticamente se lo asignará al detectar la venta.

Para introducir varias fracciones y varias series hay que operar de la misma forma que en el caso de los pagos (con F7 y F8).

Para comprobar que las ventas se han realizado adecuadamente se puede consultar en varios puntos. Como es habitual se puede consultar en la gestión de arqueo, también consultarlo en el punto de listado de ventas, o en la ficha del cliente.

5) Reservas de lotería

Para realizar una reserva de lotería tenemos primero que introducir el cliente y después teclear ALT+R que corresponde a reservas (o ALT+3), si no introducimos el cliente no se nos permitirá hacer reservas. A partir de este momento aparecen los campos para realizar la reserva, primero introducimos el sorteo y después rellenamos el resto de los campos de serie y fracción. Por defecto el programa le permite reservar un solo décimo.

? NOTA Es necesario teclear ALT+R (o INSERT y elegir reserva) o ALT+3 para realizar una reserva; en caso contrario, la aplicación entenderá que es una venta (intr. por lector).

Para comprobar las reservas realizadas puede hacerlo en el apartado de reservas del cliente o a través del Listado de reservas.

6) Acceso a los datos de nuestros clientes

Para mantener un control estricto sobre las operaciones que realizan nuestros clientes y vendedores la nueva versión permite acceder rápidamente a sus datos desde la ventanilla entrando en VER/EDITAR FICHA CLIENTE o CTRL+F2.

? NOTA Para crear un cliente nuevo, es necesario entrar en el apartado de gestión de clientes y pulsar ENTER, después introduciremos los datos. Podemos ir directamente desde ventanilla a la gestión de clientes pulsando Datos de clientes o CTRL+F2.

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7) Cobros de Lotería

Para realizar un cobro de lotería tenemos que darle a F12 para terminar la operación de caja e introducir el importe que el cliente nos paga, automáticamente lo restará del saldo que nos debe. No debemos olvidar introducir el cobro en el apartado correspondiente: Navidad, otros sorteos, juegos activos...

Cobros automáticos: en el caso de cliente contado, el programa automáticamente entenderá que nos paga las venta realizada.

? NOTA Para introducir cobros manuales a un sorteo concreto se hace pulsando ALT+5 o INSERT y elegimos COBRO.

8) Pagos/ventas de primitivas y pagos/ventas de quinielas

El funcionamiento de estos cuatro puntos son idénticos, de ahí que se describa su funcionamiento en el mismo punto. Para insertar cualquiera de ellos debemos entrar en la gestión de arqueo e introducir el total de pagos y ventas del día. Hay que modificar primero el día y después desplazarse hasta la zona de ingresos juegos activos y pagos juegos activos.

En el caso de disponer del sistema automático de conexión al terminal (configuración opcional, proporcionado por Estudio Informática), la información de los boletos pasará a la ventanilla de forma automática.

Para comprobar que estas cantidades que se introducen están correctamente debemos ir al punto (Hoja de liquidación), En el caso del sistema automático, podremos listar los boletos de primitivas y quinielas realizados en el apartado correspondiente.

? NOTA Si tiene el sistema de conexión al terminal de primitiva podrá volcar los boletos introducidos de forma automática.

Desde Ventanilla también puede meter las ventas y pagos de juegos activos de forma manual por cliente, basta pulsar la tecla CTRL+F5, le aparecerá una pantalla donde debe indicar el total de boletos y el importe global de pagos y ventas.

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9) Ejemplos de distintas operaciones en Ventanilla:

Cliente 0: cliente contado genérico.

El cliente 0 será tratado por la aplicación como el cliente de contado genérico, es cualquier cliente anónimo o aquel que no sea tratado como un vendedor o cliente fijo que se acerca a la administración para llevarse unos décimos o traer unos décimos premiados. También es todo cliente que trae unos boletos de primitiva o quinielas para sellar.

Caso 1º: pagos y ventas de varios décimos por lector.

Para introducir varios décimos en ventanilla por lector, es necesario darle a la tecla ENTER en nº de op. Caja y en cliente. Seguidamente, pulsaremos F7 o F8 (varias fracciones/varias series) y pasaremos el primer décimo por el lector, la aplicación se quedará sobre el campo hasta fracción (F7) o hasta serie (F8), aquí podemos optar por introducir manualmente la última fracción o serie o por pasar por el lector.

Caso 2º: pagos y ventas de primitiva/quinielas:

Para introducir boletos de primitiva y quinielas, tendremos que ir a la gestión de arqueo e introducir el total del día. También lo podemos hacer pulsando la tecla CTRL+F5 en ventanilla.

En el caso de disponer del sistema automático de primitiva, pulsaremos CTRL+F12 para volcar los datos que se han ido almacenando.

Clientes y vendedores: Clientes de contado y clientes de crédito:

Los clientes y vendedores son tratados por la gestión de ventanilla de un modo distinto que el cliente 0. Los clientes y vendedores que tratemos de forma habitual deben tener creada una ficha individual en la gestión de referencias. A través de esta ficha, tendremos un número propio para cada uno de ellos y podremos controlar su movimiento de décimos y dinero separadamente.

En principio, a menos que indiquemos lo contrario, los clientes son vistos por la aplicación como clientes de crédito, es decir, no tienen la obligación de pagarnos las ventas de los décimos en el momento de entregárselos, pueden ir pagando los décimos que les vamos dando en un período de tiempo. Pueden contraer, por tanto, deudas con nosotros.

Los clientes pueden tener el saldo a 0 o tener el saldo positivo. Esto último significaría que el cliente nos debe dinero.

Clientes de contado: en la ficha del cliente podemos especificar que el cliente es de contado. Estos clientes tienen la característica común de pagar inmediatamente los décimos que les vendemos y de cobrar los décimos premiados, es decir, siempre tienen un saldo a 0.

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Caso 1º: Ventas a cliente de crédito:

Debemos pulsar ENTER en nº de op. de caja, después especificaremos el nº del cliente. Si no lo recordamos pulsaremos F2 para buscarlo.

Seguidamente pasaremos las ventas de los décimos. En el caso de que sean varias fracciones o series pulsaremos F7 o F8.

En principio, las dos diferencias que existirían con el cliente 0 serían las siguientes: haber anotado un nº en el campo de cliente y el hecho de que las ventas de los clientes no son entendidas como una entrada de dinero, es decir, estas ventas no se apuntarán como un dinero que se acumula a la caja del día (cliente no contado).

? NOTA Las ventas de los clientes/vendedores no son entradas de dinero para la aplicación (no contado).No se acumularán en la caja. Aparecerán en el arqueo como venta y como cobro pendiente.

M PRECAUCIÓN No debemos olvidar especificar si nos dan dinero a cuenta de la deuda pendiente o no, tecleando el importe de la entrega en la casilla correspondiente: navidad, otros sorteos, juegos activos, empresa.

Caso 2º: Pagos de cliente de crédito:

Debemos pulsar ENTER en nº de op. de caja, después especificaremos el nº del cliente. Si no lo recordamos pulsaremos F2 para buscarlo.

Seguidamente pasaremos los pagos de los décimos. En el caso de que sean varias fracciones o series pulsaremos F7 o F8.

Los pagos de los clientes son tratados de forma distinta que en el caso del cliente 0. Cuando les pagamos décimos premiados a un cliente 0, entendemos que les damos ese dinero en ese momento sin ningún otro tipo de operación distinta.

En el caso de los clientes y vendedores, la aplicación entiende que les damos ese dinero, pero, en el caso de que el saldo del cliente esté positivo, restará el dinero de su saldo y creará una línea de cobro por el importe de los décimos.

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Véamoslo:

Imaginemos que el cliente 1 tiene una deuda contraída con nosotros de 300€ y viene a que le paguemos décimos premiados por un valor de 60€. En este caso introduciremos los décimos como ya sabemos y seguidamente pulsaremos la tecla F12 para terminar la operación con él. En este caso el programa restará esos pagos de la deuda que tiene con nosotros, es decir, restará, 60€, a los 300€ que nos debía (en entrega de dinero nos aparecerá por defecto el importe del premio y creará una línea de cobro). Y dejará un saldo de 240€.

En el caso de tratarse de un cliente con saldo a 0, esta posibilidad no se contempla. La aplicación no creará ninguna línea de cobro porque no habrá sorteos a saldar.

Caso 3º: Pagos y ventas con cliente de crédito.

En este caso, la aplicación se comporta de la misma forma que en los casos siguientes, es decir, anota las ventas entendiendo que no son entradas de dinero y los pagos como cobros a los clientes con saldos positivos.

Caso 4º: Ventas y pagos a clientes de contado:

Introducimos los pagos y las ventas por el lector o manualmente de la misma forma que la ya explicada anteriormente.

Seguidamente pulsaremos F12 para terminar la operación, la aplicación hará lo siguiente:

Imaginemos que en ventas son 60€ y en pagos 30€, la aplicación hará una resta y entenderá que nos paga 30€. Volverá a dejar su saldo a 0.

En el caso de que un cliente de contado sólo se lleve ventas, la aplicación entenderá que nos paga la totalidad de las ventas.

En el caso de que un cliente de contado solo nos traiga décimos premiados, la aplicación no realizará ningún tipo de operación de cobro porque hay que pagarle esa cantidad al cliente.

Otro caso práctico: Cobros efectivos a clientes/vendedores:

En el caso de que un vendedor nos quiera entregar una cantidad en dinero efectivo a cuenta de un sorteo sin saldar (sin operaciones con décimos) debemos hacer lo siguiente:

Indicar el nº del cliente y pulsar F12, el cursor se quedará en el campo de efectivo, teclearemos la cantidad que nos da y ENTER. ; en ese instante, la aplicación creará una línea de cobro en efectivo por la cantidad especificada.

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? NOTA Para apuntar un cobro en efectivo de forma automática, pulsaremos F12 e indicaremos la cantidad en el campo de entrega en efectivo en la casilla correspondiente.

También podemos hacerlo de forma manual con INSERT (o ALT+5), eligiendo en tipo de operación: Cobro. Tenemos que ir rellenando todos los campos: sorteo al que le vamos a adjudicar el cobro, el importe...

Otro caso práctico: Creación de ficha de cliente/Impreso de reconocimiento de deuda:

Si queremos crear una ficha de un cliente nuevo, es necesario ir a VER/EDITAR FICHA, pulsaremos ENTER y le daremos el nombre elegido. El programa automáticamente nos creará el nº siguiente.

Una vez asignado el nº para el nuevo cliente pulsaremos ESC y nos encontraremos de nuevo en la ventanilla. Aquí le introduciremos las ventas o reservas que se va a llevar y los décimos premiados, después pulsaremos F12 para terminar la operación. Al tener el saldo a 0, la aplicación no intentará crear ninguna línea de cobro.

En cualquier caso, podremos crear cobros manualmente, indicando el importe en el total de la operación.

Para imprimir el reconocimiento de deuda debemos entrar en la ficha del cliente de la gestión de reservas. Seguidamente, pulsaremos el icono de impresora e imprimiremos el reconocimiento de deuda.

Caso 6º: Búsqueda de un número concreto, terminación o cantidad de décimos (ventas).

Si queremos conocer la situación de un nº concreto o las existencias de un sorteo debemos proceder de la siguiente forma:

Indicaremos el cliente y después le daremos a INSERT y pondremos el sorteo; nos quedaremos sobre el campo de número, aquí pulsaremos F2 y nos aparecerá una pantalla en la que especificaremos la búsqueda; si indicamos un nº concreto, la aplicación nos mostrará las existencias concretas en serie y fracción. Si colocamos algún comodín en la máscara del número; por ej.: ****7, 32***, ***13, la aplicación nos mostrará las existencias en cantidad de décimos que cumplan esos requisitos. Basta con elegir el nº y darle a ENTER para que se inserten los datos (número, fracción y serie).

Ventas y cobros otros productos:

Para realizar ventas y cobros de otros productos (que no sean décimos o boletos), hace falta primero crear los productos que vayamos a utilizar en el apartado de mantenimiento productos. En la ventanilla hay que darle a INSERT y elegir productos (o

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ALT+4), después escogeremos las unidades que vamos a pagar o vender y le daremos a ENTER. El programa automáticamente creará una línea con los productos y en la op. De caja y en la ficha del cliente (en el caso que corresponda a un cliente concreto), también actualizará la caja correspondiente.

? NOTA

También podemos hacer un listado de productos con los códigos de barras correspondientes y pasarlos por el lector cuando los queramos vender. El programa automáticamente leerá el código de barras e insertará la línea del producto que corresponda.

Otros casos prácticos: Anulación y modificación de ventas y cobros.

Anulación de ventas: Esto se realiza con la tecla F4 en ventanilla, después pulsaremos F7 o F8 si queremos anular varias fracciones o series.

Anulación de cobros: Hace falta irse a la op. De caja donde se realizó el cobro (si no sabemos el número basta consultarlo en la ficha del cliente, en cobros y saldos), después pulsaremos Enter para modificar la operación y seguidamente le daremos a F12, en entrega de dinero pondremos 0 euros. Con esto le estamos indicando al programa que anule ese cobro. En el caso de que queramos añadir un nuevo cobro con la cantidad correcta basta con crear una op. De caja, indicando el cliente, darle a F12 y escribir el dinero que nos entregan.

También podemos crear cobros negativos para rectificar o corregir alguna cantidad o entregada o variarla directamente en la ficha del cliente dándole a modificar.

? NOTA Para moverse entre las operaciones hay que pulsar las teclas de AV.Pág. Y RET.Pág para ir a la siguiente op. O anterior. Si pulsamos FIN iremos a la última op.

? NOTA Para suprimir lineas de ventas y pagos de op. Anteriores hay que pulsar ENTER sobre la op. Y después darle a SUPR. Sobre la linea que queramos.

? NOTA Hay que tener especial cuidado con borrar datos de op. De caja anteriores, sobre todo, en el caso de que se trate de un cliente con ventas y cobros en la misma op.

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3.2.- LISTADO Y RESUMEN DE OPERACIONES

¿DÓNDE SE ENCUENTRA?:

Este apartado se encuentra en el apartado de OPERACIONES de la aplicación.

¿POR QUÉ RAZÓN USARLO?:

Este apartado contiene información que procede de la ventanilla. Nos sirve para conocer con detalle las operaciones que hemos realizado de productos variados a nuestros clientes.

¿CÓMO FUNCIONA?:

Para ver el funcionamiento de este apartado, véase en los apartados siguientes la operatoria y uso de cada uno de ellos.

3.2.1.- Listado de operacionesAl entrar en esta opción podemos elegir la forma de salida: pantalla, impresora, etc; podemos filtrar por caja, usuario, clientes, fecha. Y por último podemos elegir que nos detalle un listado por día o resumido por varios días.

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3.2.2.- Resumen de operaciones

Al entrar en esta opción podemos elegir la forma de salida: pantalla, impresora, etc; podemos filtrar por caja, usuario, clientes, fecha. Y por último podemos elegir que nos detalle un listado por día o resumido por varios días. La diferencia entre el listado y el resumen es que en el listado vemos todas las operaciones detalladas y en el resumen nos aparece por cada dia.

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3.3.- MANTENIMIENTO Y LISTADOS DE PRODUCTOS

3.3.1.- Mantenimiento de productos

En esta pantalla debemos crear todos los productos que vendamos o paguemos en la Administración que no sean décimos o boletos. Ej: peñas, papelería...

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3.3.2.- Listado de productos

Mediante este listado podemos sacar todos los productos que tenemos a través de pantalla, impresora, fichero.

Cabe destacar la inclusión del código de barras en el listado con el que podemos leer automáticamente la referencia por el lector. Mediante un fichero JPG podemos incluirlo en nuestras plantillas de peñas de participaciones (bonoloto, primitiva, quiniela...)

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3.3.3.- Listado de ventas de productos

Este apartado sirve para poder hacer un listado por fechas y referencias de todas las ventas de los productos.

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4.- GESTIÓN DE LOTERÍA NACIONAL


Este apartado se encuentra en el apartado de LOTERIA NACIONAL de la aplicación.


Nos sirve para conocer con detalle todas las operaciones que hemos realizado con la lotería nacional, en ventanilla y a nuestros clientes, de pagos, ventas y reservas; también nos permite imprimir listas de premios, introducir consignación y devolución; Y controlar las existencias y las reservas realizadas.

¿CÓMO FUNCIONA?:

Para ver el funcionamiento de este apartado, véase en los apartados siguientes la operatoria y uso de cada uno de ellos.

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4.1.- RESULTADOS LOTERÍA NACIONAL

& RESUMEN Utilizaremos este apartado para ver los números premiados e imprimirlos. Para ello basta con meterse en el apartado de Imprimir lista de premios y especificarle el sorteo que queramos. La lista sale según el formato del LAE con la foto impresa del sorteo correspondiente (en un A4 o en dos hojas).

4.1.1.- Sorteos Lotería NacionalEn este apartado podemos consultar los datos de los sorteos pasados, presentes y

futuros, así como todos los premios desglosados.

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4.1.2.- Impresión Lotería NacionalEste apartado lo utilizamos para imprimir la lista de premios o verla en pantalla. Nos

saldrá con la imagen del décimo del sorteo correspondiente y con el logotipo de la administración (opcional).

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4.2.- CONSIGNACIÓN LOTERÍA NACIONAL

& RESUMEN Utilizaremos este apartado para introducir la consignación fija y variable, modificarla o borrarla. También en este apartado podemos filtrar por diferentes tipos la consignación: salida (por pantalla, impresora, fichero) fechas, sorteos, números de consignación...

4.2.1.- Mantenimiento ConsignaciónEste apartado nos permite introducir la consignación. Para ello tenemos que

introducir el nº de sorteo y después pulsar el botón de modificar. Después le damos a introducir y elegimos el tipo entrada: completa, grupos, sueltas, fracciones. Por último pasamos el décimo por el lector o lo especificamos manualmente.

Para borrar o modificar una linea de consignación debemos pulsar los iconos correspondientes: Modificar Borrar y después colocarnos en la linea correspondiente. Para insertar nuevas lineas debemos pulsar este icono

Cuando elegimos un tipo de entrada el programa lo mantiene hasta que se le indique otra opción. Ej. nosotros queremos introducir grupos de series, elegimos esta opción y comenzamos a pasar por el lector o manualmente todos los grupos que tengamos de los distintos números. En el momento que se quiera introducir fracciones indicaremos este tipo de entrada y a partir de ahora todo lo que introduzcamos serán entradas de fracciones.

? NOTA Hay que pulsar el botón de VALIDAR para grabar toda la operación. Si olvidamos hacerlo no se quedará nada grabado.

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4.2.2.- Listado de ConsignaciónEn este apartado podemos listar la consignación por diferentes filtros: por salida

(pantalla, impresora, fichero), por número o fecha, y por sorteo. Se utiliza para comprobar los datos de la consignación con el listado del LAE o simplemente para tener un listado en papel o en fichero de todo lo consignado..

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4.2.3.- Consignación FijaEn este apartado vamos a introducir todos los números abonados que nos llegan de

forma habitual a la administración. Se introducirán una única vez en la base de datos de los números fijos. Vamos a ver el procedimiento.

Debemos pulsar sobre el icono de insertar , después en referencia le damos a ENTER, en nº de series debemos especificar el tipo de sorteo: 6 (jueves), 10, 12 (sábado), o navidad 185 series; en número pondremos el nº abonado y en series las correspondientes.

Ej: tenemos que introducir el número fijo 11111 del sábado de las series de la 1-10, quedaría así: en nº de series: 10, en número: 11111, en desde serie 1 hasta serie 10.

4.2.4.- Utilidades de consignación fija:

Debemos utilizar la herramienta de utilidades para poder copiar o transformar los diferentes tipos de sorteos. Imaginemos que tenemos metidos los fijos del sorteo del jueves y queremos meter los fijos del sorteo del sábado.

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Lo haríamos así: elegiríamos copiar con otro número de series, ajustar series terminadas, nº de series origen: 6 y nº de series destino: 10.

Ajuste en las series: No ajustar (copia las series igual que el origen)

Ajustar series completas (te ajusta todas las series del tipo 1 a 6 a las series 1 a 10, pero no te ampliaría de la 3 a la 6 a las series de la 3 a la 10)

Ajustar series terminadas (en este caso te amplía cualquier número que tenga hasta la serie 6, te lo amplía hasta la 10. Este es el caso más habitual, es el que debemos elegir. Cualquier número que sea un grupo no cerrado, es decir, que no termine en la serie última posible no lo variará. Lo dejará igual. Ej: el nº 11111 de la serie 1 a la 3, lo dejará igual; en cambio, el nº 22222 de la serie 3 a la 6, lo copiará como 22222 de la serie 3 a la 10.

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4.3.- EXISTENCIAS LOTERÍA NACIONAL

& RESUMEN Utilizaremos este apartado para consultar la situción de los números que tenemos consignados: ventas, reservas, existencias, anulados y en devolución. Podemos filtrarlos por sorteos, por números, por fechas y hacer listados varios para conocer detalladamente en qué situación están los números: a qué clientes están reservados o vendidos, cuánta existencia nos queda de cada uno, etc.

4.3.1.- Consulta de números En este apartado consultamos la situación de nuestros números consignados. Nos

aparece un resumen en la parte superior del sorteo, número, consignado, reservado, vendido, devuelto y las existencias.

En la parte inferior nos encontramos con varias pestañas: en la primera vemos la consignación y la devolución del número en detalle, en la segunda las reservas con la fecha, serie y fracción y el cliente; en la tercera pestaña las ventas y en la última el detalle de las existencias.

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4.3.2.- Listado de existencias.

En este apartado podemos listar las existencias por tipo de salida (pantalla, impresora, fichero) por sorteo, por número o por mínimo de fracciones que tenemos en existencias,

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4.3.3.- Listado de números Este listado nos ofrece información detallada de la situación de los números

consignados: ventas, reservas, reservas pendientes, devueltos y existencias en detalle con la serie y fracción y con un resumen al final, Lo podemos listar por pantalla, impresora o fichero y por sorteo y número.

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4.3.4.- Ficha de números.Esta opción nos permite imprimir o ver por pantalla la situación de un número como

una ficha independiente. Lo podemos sacar por pantalla, impresora, por número y sorteo o por filtro del número.

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4.4.- RESERVAS DE LOTERÍA NACIONAL .

& RESUMEN Utilizaremos este apartado para consultar la situación de las reservas y los suscritos (números abonados). En el apartado de las reservas caducadas podemos conocer las reservas pendientes por sorteo con los números concretos y tenemos la opción de venderlas, anularlas o prorrogarlas. En el listado podemos conocer la información detallada de las reservas. Y por último la gestión de suscritos nos permite introducir a cada cliente los números fijos que se llevan todas las semanas.

4.4.1.- Gestión de reservas caducadas.

Al entrar a este apartado nos pide el programa que metamos la fecha y sorteo que queremos consultar. Si no metemos ningún sorteo se entiende que son todos. La fecha de caducidad se configura en el apartado de utilidades de la aplicación (configuración aplicación, general), por defecto son 10 dias, es decir, el programa entiende que podemos tener hasta diez dias antes del sorteo números reservados. En cuanto pasemos de estos 10 días previos al sorteo esos números reservados pasarán a números reservados caducados.

Ej. hoy es dia 11 de octubre de 2007 y tenemos reservas para el sorteo 82 (dia 13/10/07), 84 (20/10/07) y 86 (27/10/07), En los 2 primeros casos nos aparecerán las reservas caducadas y en el último caso no. El sorteo 86 se celebra el 27 de octubre, todavia no hemos llegado a los 10 días previos y por eso no están caducadas. A partir del dia 17 ya sí aparecerán caducadas.

? NOTA Podemos cambiar la fecha de caducidad para las reservas en el apartado de utilidades, configuración, general. Por defecto son 10 dias, pero se pueden poner más días o menos días dependiendo de lo que consideremos oportuno. Este apartado se utiliza especialmente para navidad.

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Este apartado es muy útil (sobre todo en navidad) para ver de forma global todos los números que tenemos reservados que están caducados y nos permite en esta misma pantalla venderlos, anularlos o prorrogar un poco más la reserva.

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4.4.2.- Listado de reservas.Mediante este punto hacemos el listado de todas las reservas por sorteos, por

fecha, por clientes o por números.

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4.5.- GESTIÓN DE SUSCRITOS.

& RESUMEN Utilizaremos este apartado para introducir en una base de datos todos los números abonados que queramos reservar o vender a nuestros clientes fijos. El programa mediante la opción de los introducirá en cada sorteo en la ficha del cliente correspondiente.

4.5.1. - Mantenimiento de suscritosEn este apartado introducimos todos los números abonados a cada cliente pudiendo

elegir diferentes filtros: un número fijo con su serie y fracción correspondiente, un número fijo sin series ni fracciones por especificar, también podemos elegir filtros por terminación. Ej: XXXX7 (terminado en 7) y por importe.

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El funcionamiento es similar a otros apartados de introducción de datos. Le damos al icono de insertar datos. Después vamos a introducir la información que queramos para cada cliente: la fecha de validez de los abonados, el tipo de sorteo (normal, jueves, tradicional), número de series, el precio del billete, el número (fijo o por terminación), el nº de series (en este campo no pondremos nada si queremos especificar después la serie y fracción), importe a jugar (si queremos indicar un importe exacto que quiere jugar el cliente para ese número). El último filtro es desde serie hasta serie y desde fracción hasta fracción, especificaremos estos datos si queremos que cojan fracciones y series exactas en la inserción..

Esta tecla aparece en la franja superior de la ventana

Veamos para qué sirve:

Operaciones con suscritos:

Con esta opción podemos realizar las siguientes operaciones con suscritos: copiar suscritos y borrar suscritos. En el caso de copiar suscritos hay que introducir el tipo de sorteo origen y el tipo de sorteo destino, las series y el precio del billete. En el caso de borrar no hay que introducir el tipo destino.

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Vamos a ver otro icono que nos aparece en la parte superior

Esta opción nos sirve para insertar suscritos como reservas (o ventas). Una vez que queramos insertar los suscritos de un sorteo le damos a esta opción.

Podemos comprobar en la pestaña de reservas de clientes cómo han quedado:

Comprobamos que en este caso se han insertado los tres números con sus características porque habían existencias suficientes.

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4.5.2. - Listado de suscritosEn este apartado listamos todos los suscritos que tenemos por salida, nº de copias,

por tipo de ordenación, por clientes, por claves, por tipo de sorteo y por número.

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4.5.3. - Listado última inserción

En este listado podemos obtener información de la última inserción: los que se han insertado, los que no se han insertado, las series y fracciones que ha seleccionado el programa, los números concretos de las terminaciones indicadas.

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4.6.- MOVIMIENTOS LOTERÍA NACIONAL.

& RESUMEN Utilizaremos este apartado para cualquier consulta mediante listados y extractos de la loteria nacional: ventas, reservas, cobros, saldos por cliente, por sorteo o sorteos o por fechas.

El único apartado en el que podremos introducir datos es en Acumulados Lotería nacional que nos permite introducir manualmente los totales de la consignación y la devolución en el caso de que no lo hagamos de forma detallada.

4.6.1.- Acumulados Sorteos Lotería Nacional:

Este apartado nos sirve para tener una información global de un sorteo respecto al total de la consignación, devolución, ventas y pagos. También nos sirve para meter manualmente el total de la consignación y la devolución para que nos calcule las ventas en la liquidación.

? NOTA En el caso de no meter la consignación y/o la devolución por el lector en el apartado correspondiente, es necesario meter el total manualmente en este apartado para que nos calcule la hoja de liquidación.

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4.6.2.- Listado Resumen por sorteo:Este listado nos permite ver las ventas, reservas, cobros, etc de nuestros clientes

por fechas y por sorteos. Ej. queremos ver en esta semana cuántas ventas llevamos de los sorteos que estamos vendiendo.

4.6.3.- Listado resumen por cliente:Este listado nos sirve para conocer el estado de un cliente o varios respecto a un

sorteo (es el equivalente al listado de clientes de la versión anterior).

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Hay que poner sólo el sorteo, y los clientes que queramos ver y nos da información de las ventas, reservas y cobros que llevamos asi como los saldos.

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4.6.4.- Listado de Ventas:

Este listado nos permite ver de forma detallada todos los números que llevamos vendidos de un sorteo entre fechas y por clientes o por números.

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4.6.5.- Listado de pagos:

Con este listado vemos todos los pagos que hemos realizado mediante los siguientes filtros: por salida, por número o fecha, por semana, pago por ventanilla o por transmisión del LAE (por SLD).

Hay una opción muy interesante en este listado que es para buscar descuadres, sobre todo, en navidad en la relación de pagos con el LAE es la opción “No transmitidos al LAE”, si se marca (y con el sistema del SLD) nos va a mostrar los décimos que están introducidos por el lector pero no por SLD. Esto nos va a facilitar el trabajo al no tener que pasar todos los décimos para comprobar cuál es el que faltaba.

Otros filtros son: por fechas, por sorteo, por tipo de sorteo, por modo de introducción, por número, por operación, por premio y por tipo listado (mostrar serie y fracción o no).

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4.6.6.- Resumen de pagos:

Este apartado nos permite saber los pagos que llevamos de un dia o varios con el valor de los premios y el valor nominal, dividido por tipo de sorteos. Se utiliza para comprobar la coincidencia con los datos del teminal del LAE.

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4.6.7.- Factura fracciones pagadas:

En este apartado consultamos la factura de fraccciones pagadas, nos aparacen los décimos premiados separados por reintegros y premios.

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4.6.8.- Listado de Ventas premiadas:Este apartado nos permite conocer exactamente los premios que hemos dado de un

sorteo. Es muy útil para calcular el 70% aprox. Que nos quedaremos según la normativa del LAE.

En este caso hemos vendido por ventanilla 2,3 series y han resultado premiadas 0,1.

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4.6.9.- Extracto por cliente:

Este apartado nos permite saber de un modo global cómo estamos de ventas, reservas, cobros, saldos en varios sorteos por cliente o clientes. Es un listado muy completo. Nos va dando información global de cada cliente separados por lineas.

4.6.10.- Listado de Cobros:Con este listado conocemos los cobros que nos han ido haciendo por sorteo, por

fechas y por clientes. Por ej: podemos saber en esta semana cuánto nos han pagado de un sorteo concreto un grupo de clientes.

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4.7.- DEVOLUCIÓN LOTERÍA NACIONAL.

& RESUMEN Utilizaremos este apartado para realizar la devolución de la lotería nacional por sorteos (no es obligatorio hacerlo pero se recomienda hacerla para tener toda la información recogida en el ordenador y poder consultarla en caso necesario).

En este apartado también podemos consultar mediante los listados correspondientes la devolución de los sorteos y realizar la factura de devolución.

Por último, en el caso de que hayamos metido toda la venta por el ordenador (que sería lo ideal para el control exhaustivo de toda la lotería) podremos realizar la devolución automática, es decir, el programa insertará toda la devolución en el sorteo correspondiente teniendo en cuenta la consignación y las ventas realizadas.

4.7.1.- Mantenimiento devoluciones:Este apartado nos permite introducir la devolución. Para ello tenemos que introducir

el nº de sorteo y después pulsar el botón de modificar. Después le damos al icono de INSERTAR y elegimos el tipo entrada: completa, grupos, sueltas, fracciones. Por último pasamos el décimo por el lector o lo especificamos manualmente.

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? NOTA Hay que pulsar el botón de VALIDAR para grabar toda la operación. Si olvidamos hacerlo no se quedará nada grabado.

? NOTA Si queremos borrar una linea debemos pulsar sobre el icono

Si queremos insertar una linea debemos pulsar sobre el icono

? NOTA Mientras no especifiquemos lo contrario, el programa se mantendrá en el tipo de entrada elegida: completo, grupos, sueltas, fracciones...cuando queramos cambiar basta con elegir el tipo deseado.

4.7.2.- Factura oficial de devoluciones:

En este apartado imprimimos la factura oficial de devoluciones, según la normativa del LAE, la factura completa por un lado y las fracciones sueltas por otro lado. Se puede listar por tipo de salida y tipo de devolución: completa, incompleta y resumida.

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4.7.3.- Listado de devoluciones:

Con este listado, consultamos la devolución de un sorteo ordenado por número o por entrada de devolución, por salida (pantalla, impresora, fichero), por número de devolución, o por tipo (anuladas y sin anular).

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4.7.4.- Devolución automática:Con esta opción realizamos la devolución automática. Si hemos consignado todo y lo

que hemos vendido lo hemos pasamos por el ordenador podemos hacer la devolución automática sin tener que meterla por el lector o a mano. Veamos un ejemplo:

Teniendo esto en cuenta el programa ha calculado la devolución siguiente:

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5.- GESTIÓN DE JUEGOS ACTIVOS:

Apartado inactivo (a la espera conexión con terminal)

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6.- GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN/ARQUEOS:

& RESUMEN Este apartado engloba las siguientes gestiones:

Hoja de Liquidación: En este punto consultamos e imprimimos la hoja de liquidación, solo podemos variar los pagos (para el caso de que por alguna razón no hayamos podido meterlos por el lector), también podemos cambiar las fechas y los números de los sorteos, ajustes en las comisiones y otros conceptos. En el apartado de movimientos podemos insertar Ingreso de loteria y juegos activos, cobro de cheque y descuadre SLD.

Comisiones y Listado de comisiones: En el apartado de comisiones consultamos las comisiones semanales y podemos introducir manualmente los datos de los juegos activos y rectificar los datos de loteria nacional en el caso de que no estuvieran correctos (ej.: los pagos). Con el listado consultamos las comisiones de varias semanas y por tipo.

Arqueo de caja (diaria y semanal) y listado de arqueos: Utilizaremos este punto para consultar la caja diaria y semanal. Aquí podemos sólo modificar las ventas y pagos de juegos actvos y el saldo final (caja diaria). En este apartado también se nos da información del resumen de ventas y podremos poner la caja a 0 si queremos comenzar la semana con ningún saldo inicial (caja diaria). Con el listado podemos consultar la caja de varios dias.

Listado de Ingresos y cheques: podremos listar en este punto todos los movimientos de cheques e ingresos por fecha y tipo.

Trasvase entre cajas del LAE: aquí podemos visualizar toda la información de los trasvases que hemos ido realizando entre las cajas. Lo habitual es tener una caja de la Admón. y alguna otra personal (o varias, por ej.: una que sea banco, otra puede ser navidad). Cada vez que saquemos dinero de la Admón. para cualquier cosa (gasto personal, gasto de la admón, ingreso al banco) debemos realizar su correspondiente salida intentando detallar el movimiento para que quede registrado con la mayor información posible.

Tabla de cajas: aquí crearemos todas las cajas que necesitemos. Por lo mínimo deben haber dos. La de la Admón. y una personal.

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6.1.- Hoja de Liquidación:


Este apartado se encuentra en el hoja de liquidación en Liquidaciones/Arqueos.


Debemos utilizar este apartado para consultar e imprimir la hoja de liquidación (lotería nacional y juegos activos), así como para introducir, consultar o modificar los cheques y los ingresos.

¿CÓMO FUNCIONA?:

Debemos indicar la semana que queramos consultar.

La hoja de liquidación de divide en 3 apartados: Lotería nacional, juegos activos y Movimientos. Veamóslo a continuación.

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Lotería Nacional:

En el primer apartado, podemos ver todos los pagos y ventas de la semana, asi como todas las comisiones. Podemos introducir en “Otros conceptos” un importe para ajustar la liquidación según el ticket del LAE, también podemos modificar en ajuste comisiones alguna corrección sobre semanas anteriores. Otra opción que se puede modificar es la factura fracciones pagadas, es para cambiar el total de pagos en el caso de que no estén correctamente metidos los décimos premiados (porque no se hayan pasado por el lector).

Para imprimir la hoja de liquidación hay que pulsar el icono de impresora de Liquidación Lotería Nacional o de Juegos Activos, próximamente se va a modificar para unificar las 2 liquidaciones según el LAE.

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Juegos Activos:

En el apartado de juegos activos vemos todo lo concerniente a las ventas y pagos de Bonoloto, primitiva, Gordo, Quiniela y Euromillón (en el caso de que tengamos conexión entre el terminall y nuestro ordenador o lo hayamos metido manualmente en el apartado de comisiones semanales).

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Movimientos:

En el apartado de Movimientos podemos ver los ingresos y disposiciones de cheques (esta opción se va a modificar por el LAE). Para realizar la introducción de cheques e ingresos, se puede realizar de 2 formas: por ventanilla (ir al apartado de consulta en el manual) y mediante el apartado de Movimientos en la hoja de liquidación.

En este 2º caso, basta con darle a la opción de modificar la pantalla y después le damos a introducir una línea. Aquí ya especificamos la fecha, si es ingreso o cheque, un concepto y el importe.

En este apartado introducimos los cheques, ingresos lotería nacional y juegos activos. Esta información nos aparece como disposiciones e ingresos al LAE en la hoja de liquidación.

? NOTA Para introducir INGRESOS o CHEQUES hay que pulsar el botón del programa de modificar y después eI de insertar en el apartado de MOVIMIENTOS en la Hoja de Liquidación.

? NOTA Para BORRAR líneas de ingresos y cheques basta con pulsar el botón

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6.2.- Consulta comisiones semanales:

En este apartado consultamos las comsiones semanales. Se divide en dos apartados: calculado y manual. El primero de ellos nos da información de las comisiones que se han calculado automáticamente de la hoja de liquidación: ventas y pagos de Lotería Nacional. En el segundo apartado tenemos las comisiones manuales, que sirve, por un lado, para introducir las ventas y pagos de juegos activos y que nos calcule las comisiones y por otro lado, nos permite rectificar los datos de la loteria nacional en el caso de que no fueran correctos para que nos calcule bien las comisiones en la liquidación.

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En el apartado de comisiones semanales está la opción de COBRO de Comisiones. Debemos pulsar el icono

Al pulsar esta opción el programa nos va preguntando cuál es la comisión que queremos cobrar: ventas y pagos de lotería nacional y todos los juegos activos. También nos pide la caja y la fecha.

Al validar esta opción, la aplicación automáticamente crea un apunte en la contabilidad por cada comisión (ventas y pagos lotería nacional y juegos activos) y nos crea una salida de dinero de la caja de la admón y una entrada de dinero por el importe en cobro de comisiones en la caja de la empresa. Ej. Tenemos las siguientes comisiones: Venta LN semana 43: 148,53€, Pagos LN semana 43: 3,53€. Ventas JA semana 43: 187,67€ y Pagos JA semana 43: 61,98€. En la gestión de apuntes aparecería como sigue abajo.

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Y en el arqueo de caja aparecería así: en pago de comisiones, en la caja de la admón como salida de dinero: 401,71€ (el total) y en la caja de la empresa, en cobro de comisiones la misma cantidad pero en signo positivo.

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6.3.- Listado comisiones semanales:

Con este listado consultamos todas las comisiones por tipo de salida, por semanas y tipo de comisión.

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6.4.- Arqueo de caja (diario):

Este punto de la aplicación nos permite conocer la información de la caja del dia (se puede ordenar por caja o fecha). Se divide en 2 partes: la zona izquierda es la caja del LAE y la zona de la derecha es la caja de la empresa.

Caja de LAE:

En este apartado nos aparece en primer lugar el saldo inicial con el que empezamos el día. Después aparecen todas las entradas de dinero: ventas LN, ventas JA, cobro deudas (son los cobros de los clientes que nos deben dinero y nos pagan en ese dia), cheques LAE (los cheques que cogemos de la cuenta del LAE).

Después vienen las salidas de dinero: pagos LN, pagos JA, Ingresos LN, Ingresos JA, cobros pendientes (los cobros que nos dejan pendientes en el dia de hoy. Ej: le vendemos a un cliente 300€ y nos deja por deber 200€. Los 200€ sería la cantidad que aparecería aquí), pago comisiones (cuando contabilizamos las comisiones se hace una salida de dinero por esa cantidad como pago y va a parar a la caja de la empresa). Por último están los traspasos, que son las salidas y entradas de dinero que se hacen entre cajas. Por ej. gastos personales e ingresos en el banco que salen de la caja de la admón.

Al final nos aparece el saldo final, este saldo lo podemos variar manualmente para rectificarlo. Pondremos el real en el saldo manual y en el descuadre nos quedará registrado la diferencia entre el que nos daba el ordenador y el que consideramos correcto.

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Caja de Empresa:

En esta caja nos aparece el saldo inicial (propio). Después nos aparece las ventas de la empresa. Estas ventas es todo lo que entra en la ventanilla como productos (ej: papelería, abonos, participaciones de peñas...), más abajo viene cobro de comisiones, es la entrada de dinero de los cobros de comisiones (nos aparece cuando las contabilizamos).

En gastos de empresa podemos tener: cobro de sueldo personal desde la caja empresa o gastos personales que salgan de la caja de la empresa y en traspaso cualquier traspaso que se haga desde la caja de la empresa al banco o a otra caja (todo esto se hace desde ventanilla con la tecla F5 de MOVIMIENTOS). Todos estos movimientos de la empresa crean un apunte en la contabilidad.

? NOTA Hay que recordar que todos los movimientos de la empresa se hacen con la tecla F5 en ventanilla:

Y con la tecla de cobro de comisiones (crea una salida en la caja del LAE y una entrada en la caja de la empresa)

Todos estos movimientos crean apuntes en el arqueo (caja empresa) y en la contabilidad.

Al final nos aparece el saldo final y un saldo final manual para corregirlo en caso de que fuera necesario.

? NOTA Es importante saber diferenciar la caja de la Administración y la caja de la Empresa. En el primer caso, esta caja engloba todos los movimientos de loteria y juegos activos, ingresos y cheques del LAE, movimientos de entradas y salidas de dinero que pertenezcan a esta caja (ej.:cualquier gasto personal del que cojamos dinero de esta caja).

En el caso de la 2ª caja es todo lo referente a la admón. como empresa. Cualquier venta o pago que no sea de loteria. Los cobros de las comisiones (entrada) o pago del sueldo (salida de dinero), cualquier movimiento de dinero que salga de esta caja al banco (ej. si tenemos un saldo positivo tras el cobro de comisiones y el pago del sueldo y queremos pasarlo al banco). Todo esto es opcional, fijarse un sueldo fijo se puede hacer o no, aunque se recomienda. Ej: tenemos en el mes unas comisiones de 2000€ (gastos fijos aparte) y nos fijamos 1500€ de sueldo. El resto lo podriamos pasar al banco.

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6.5.- Arqueo de caja semanal:

En esta opción, consultamos todos los movimientos de la semana: pagos y ventas de lotería nacional, cobros de lotería nacional, pagos y ventas de juegos activos, todos los cobros pendientes (deudas de la semana según las ventas no cobradas).

? NOTA Este apartado es ideal para la consulta de las ventas y cobros de la semana. También nos permite comprobar las deudas pendientes de la semana (cobros pendientes).

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6.6.- Listado de arqueos:

En este apartado hacemos un listado de arqueos por tipo de salida (pantalla, impresora, fichero), por fechas, y por número de caja y tipo: administración y empresa.

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6.7.- Listado de Ingresos y Cheques:

Con este listado conoceremos la información de los ingresos y cheques por tipo de salida, por fecha, y por tipo (cheques o/e ingresos).

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6.8.- Trasvases entre cajas LAE:

En este apartado nos aparecen todos los movimientos de dinero que tengan una entrada o salida en la caja del LAE. Todos estos movimientos se realizan con la tecla F5 mediante “Trasvase entre cajas LAE”. Todos estos movimientos aparecen como traspasos en el arqueo del día. Ej.: sacamos dinero para un gasto personal, esto aparecería como una referencia en la gestión de trasvase y con un signo negativo en la linea de traspaso en el arqueo.

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7.- GESTIÓN DE CLIENTES:

? NOTA Este apartado nos permite ver la información de todos los movimientos de loteria nacional, juegos activos y productos de todo tipo que vendemos y nos pagan nuestros clientes y vendedores. Debemos crear una ficha por cada cliente o vendedor.

Con el listado de clientes podemos filtrar por referencia, cliente, por código postal, por nombre, por actividades y por claves; por pantalla, por impresora o por fichero.

Con las tablas de claves y actividades filtramos nuestros clientes por tipo (ej.:profesión, familiar, moroso, etc).

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7.1.- Mantenimiento de Clientes:

Este punto de la aplicación se divide en 7 pestañas: la 1ª es para introducir los datos administrativos, la 2ª para ver las ventas y pagos, la 3ª para las reservas y abonados, la 4ª para cobros y saldos, la 5ª para los movimientos de los juegos activos, la 6ª para ver un resumen de los saldos, productos y operaciones y la última un apartado de Observaciones.

Véamoslo detenidamente:

1) Datos Generales:

En este apartado introducimos los datos administrativos: Nombre, dirección, cuentas bancarias, email, etc.

Si queremos introducir una nueva ficha debemos pulsar el icono de “Introducción”, el programa automáticamente nos asignará un nuevo número, correlativo al ultimo.

Si queremos modificar o borrar debemos pulsar los iconos correspondientes situados en verde en la franja arriba de la ventana.

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2) Ventas y Pagos Lotería Nacional:

En esta pantalla veremos todas las ventas y pagos realizadas con este cliente. Si queremos ver un único sorteo basta pulsar el icono situado arriba de la ventana.

También podemos ver las operaciones de navidad pulsando

Y por meses eligiendo el mes que queramos

Por defecto, solo nos aparecen las operaciones del mes en curso. Si estamos en octubre, sólo nos aparecerán los sorteos de octubre.

Las anulaciones aparacen en verde para dar mayor claridad a la información de la pantalla. Debemos recordar que en esta pantalla sólo podemos ver la información.

? NOTA No debemos olvidar que para cualquier introducción o modificación debemos ir a la ventanilla. Aquí sólo nos aparece la información.

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3) Reservas y Suscritos:

En esta pantalla vemos toda la información concerniente a reservas y abonados. Si queremos hacer un listado o impresión debemos ir a los listados correspondientes que se encuentran en el apartado de Movimientos de Lotería (Lotería Nacional).

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4) Cobros y Saldos:

En esta ventana podemos ver toda la información de cobros y saldos. En la izquierda vemos todas las líneas de cobros con su fecha correspondiente y su nº de operación. En la zona derecha nos aparece todos los saldos de los sorteos. En este caso, nos aparece el sorteo 102, con un total de venta de 420€ (entregado) y un cobro de 126€. Nos debe 294€. El 82 está saldado.

? NOTA Hay que recordar que el programa automáticamente adjudica el cobro al sorteo más antiguo que tenga deuda (excepto Navidad, que es independiente).

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5) Juegos Activos:

En esta pantalla nos aparecen todos los movimientos de los juegos activos.

Para introducir estos datos hay que hacerlo en ventanilla con la tecla CTRL+F5. En el caso de que se active la opción automática de conexión con el terminal (en preparación) todos los datos se volcarán automáticamente.

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6)Otros:

En este apartado, vemos un resumen de todas las operaciones con el cliente y los saldos. También podemos ver las operaciones con productos varios: peñas, papelería, etc. En este caso este cliente no nos debe nada de lotería nacional, ni juegos activos, ni productos varios (empresa).

? NOTA Para cualquier introducción de datos o modificación hay que irse a la ventanilla; para realizar cualquier listado en pantalla, papel o fichero hay que irse al apartado correspondiente de Movimientos Lotería Nacional o listado de productos u operaciones.

7)Observaciones:

En este punto podemos apuntar cualquier observación que consideremos de interés, como un bloc de notas.

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7.2.- Listado de Clientes:

En esta opción, listamos los clientes según diversos criterios: por salida, ordenado por nombre, código postal o referencia. También los podemos listar por nombres, claves, actividades o código postal.

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7.3.- Tabla de Actividades:

En esta tabla introducimos las diversas actividades que realizan nuestros clientes. Después los podemos listar mediante este filtro. Podemos insertar cualquier actividad, normalmente se refiere a actividades profesionales: vendedor de calle, cliente particular, bares, restaurantes, colegios, supermercados, etc.

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7.4.- Tabla de Claves:

Esta opción es parecida a la anterior. Es otro tipo de tabla para clasificar clientes. Las claves pueden ser cualquier tipo de filtro. Podemos clasificarlo por fiable y poco fiable, por conocido y poco conocido, por cliente muy rentable o poco rentable, etc.

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8.- CONTABILIDAD:

? NOTA Con la gestión de contabilidad controlamos todos nuestros datos contables como empresa. Por un lado, automáticamente se crean una serie de apuntes: comisiones (cobro comisiones), pago de sueldos (ventanilla F5), gastos de la empresa (ventanilla f5) y por otro lado podemos introducir otros gastos directamente en la gestión de apuntes.

También en la gestión de contabilidad nos encontramos listados y extractos de apuntes, cuentas y saldos; e Impresos fiscales del IVA y del IRPF.

En la contabilidad también tenemos una gestión propia de clientes/proveedores.

Y por último nos encontramos un apartado de configuración para el inicio de la contabilidad y gestión de cuentas de gastos e ingresos y bancarias, además de una tabla de conceptos.

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8.1.- Mantenimiento de Apuntes:

Creación automática de apuntes:

Veamos con detalle cómo se crean automáticamente los apuntes en la gestión de contabilidad:

Comisiones: Al entrar en el apartado de comisiones semanales y darle al cobro de comisiones se crean automáticamente un apunte por cada comisión.

En este caso, ha creado 4 líneas de apuntes: ventas LN, Pagos LN, Ventas JA y pagos JA. Las cuentas que utiliza son: 7001 (ventas LN), 7002 (pagos LN), 7003 (ventas JA) y 7004 (pagos JA)

Trasvase entre cajas/banco de la empresa: Con la tecla F5 en la ventanilla podemos realizar traspaso entre cajas y bancos de la empresa. Esto afecta tanto al arqueo de la caja de la empresa como a la contabilidad. En la gestión de apuntes crea un apunte de la siguiente forma: Ej.: supongamos que hemos hecho un movimiento de la caja de la empresa al banco de 200€. Esto crea 2 apuntes: un apunte como salida de 200€ de la caja de la empresa (ref. 18) y otro apunte como entrada de dinero en la cuenta del banco por el mismo valor (ref.19).

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Pago de gastos o compras de la empresa desde caja de la empresa: Hemos realizado un pago o compra desde ventanilla con la tecla F5 (pago de gastos o compras de la empresa desde caja de la empresa) y, por un lado, crea un apunte de salida de dinero en el arqueo de caja de la empresa y por otro lado crea un apunte en la contabilidad como el que sigue.

Pago de sueldo personal desde caja de la empresa: En este caso, se crea un apunte al darle a la tecla F5 en ventanilla y coger la opción: pago de sueldo personal desde caja de la empresa. Esto crea una salida de la caja de la empresa y también crea un apunte en contabilidad como el que sigue, es la referencia 23 :

Se recomienda realizar todos los apuntes de gastos con la tecla F5 desde la ventanilla, pero también se pueden realizar insertando los apuntes desde la gestión de mantenimiento de apuntes.

? NOTA Si creamos todos los apuntes referentes a gastos contables con la tecla F5 desde la ventanilla (trasvases entre caja/bancos de la empresa, pagos de gastos o compras de la empresa desde caja de la empresa, pago de sueldo del administrador); aparte de crearnos los apuntes en contabilidad, el programa realizará, según el caso, un traspaso negativo o creará un gasto en la caja de la empresa.

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Ventas de productos: Cuando vendemos productos en ventanilla, automáticamente entra como entrada en el arqueo de la empresa y como un apunte contable, ref.:26.

Creación de apuntes manualmente en contabilidad:Para crear apuntes en contabilidad, es necesario irnos al mantenimiento de apuntes y darle a Insertar

Nos aparece NUEVO, le damos a enter y vamos rellenando todos los campos insertando los datos: fecha devengo (fecha operación), fecha de cobro/pago, nº de cuenta (si no la recordamos le damos a F2), tipo de movimiento: Gastos, cobro de comisiones, otras ventas, traspasos y otros; caja o banco (f2 para búsqueda), concepto (búsqueda con f2), cliente/proveedor y, por último, la base, el % del IVA y la retención.

Modificación/Supresión de un apunte:

Para modificar un apunte pulsamos el icono

Nos vamos al apunte que queramos y modificamos el campo que queramos.

Para borrar un apunte pulsamos el icono sobre el que queramos y aceptamos la operación.

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8.2.- Listado y Extractos:

En este apartado conocemos los extractos de nuestros apuntes contables, podemos hacer listados por cuentas, apuntes y saldos. Veámoslo detenidamente.

8.2.1.- Listado de saldos de cuentas:

En este listado, consultamos los saldos de las cuentas contables. Nos aparece un saldo por cada cuenta y un saldo final, diferencia de los saldos de las cuentas de gastos e ingresos.

8.2.2.- Listado de Apuntes/Extractos:

Este listado es muy completo y tiene variedad de filtros para poder listar de diversas formas. Veámoslo con detenimiento:

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Se puede listar por salida, por fecha, por renta, por IVA, por Retención (Sí,No), por tipo de cuentas (gastos, ingresos...) por tipo de apuntes: caja o banco, por número de caja, por nº de banco, por cuenta, por cliente y por conceptos.

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8.3.- Impresos Fiscales:

En el apartado de los Impresos Fiscales están recogidos: el Resumen del IVA, el Ingreso a Cuenta y un tercer apartado de Acumulados Trimestrales.

8.3.1.- Resumen de IVA:

En este apartado, consultamos el resumen de Iva del trimestre correspondiente. Nos aparece todo el IVA devengado y deducible y el importe a Compensar al final.

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8.3.2.- Ingreso a Cuenta:

En este apartado vemos el ingreso a cuenta en cada trimestre: los ingresos computables, los gastos deducibles, las retenciones y la cuota resultante (20% de la diferencia más las retenciones e ingresos) teniendo en cuenta la suma de los pagos anteriores.

8.3.3.- Acumulados Trimestrales:

En este apartado nos sale un resumen de los pagos realizados (ingresos a cuenta) y el resumen del IVA trimestral (4 trimestres).

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8.4.- Gestión Clientes/proveedores:

En la gestión de clientes y/o proveedores creamos la base de datos para la contabilidad, es independiente de las fichas de clientes y vendedores de la gestión de clientes de la lotería.

También podemos hacer un listado por diversos filtros de esta base de datos.

8.4.1.- Mantenimiento de clientes y proveedores:

En el mantenimiento damos de alta todas las fichas de clientes y proveedores que utilicemos habitualmente en la contabilidad.

Para crear una nueva referencia, le damos al icono de INSERTAR, seguidamente introducimos toda la información que necesitemos: nombre, dirección, población, código postal, teléfonos, fax, Nif, Fecha de nacimiento, contacto y email.

Para modificar o borrar elegimos la ficha y pulsamos los iconos correspondientes:

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8.4.2.- Listado de clientes y proveedores:

En este listado consultaremos nuestra base de datos por diversos filtros: por salida, por orden (nombre, referencia) o por nombres.

En el listado de clientes nos sale información de referencia, nombre, teléfono y dirección.

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8.5.- Configuración Contabilidad:

En este apartado, configuramos la contabilidad; por una parte, iniciamos el año contable y, por otra parte, creamos y consultamos las cuentas contables (el saldo), las cuentas bancarias de la empresa y los conceptos contables.

8.5.1.- Inicio anual de contabilidad:

Al inicio de cada año, debemos hacer apertura del año contable. Al pulsar esta opción se crean todas las cuentas necesarias para la administración de loterías (comisiones, cuentas de gastos variados, gastos de nóminas, etc.).

? NOTA En el caso de que ya tengamos creadas cuentas en ese año, el programa volcará todas las cuentas fijas y dejará en la misma situación las que ya estuvieran.

En el caso de que existieran apuntes en ese año, la aplicación no los borrará.

No debemos olvidar que lo ideal es realizar el inicio de contabilidad una vez finalizado el año y sin tener creado ningún apunte ni cuenta.

8.5.2.- Cuentas gastos e ingresos:

En este apartado, consultamos las cuentas contables y sus saldos. En el caso de que quisiéramos crear una nueva cuenta, lo haríamos pulsando el icono de INSERTAR y seguidamente indicaríamos el nº de cuenta, el nombre, el tipo y si lleva IVA, retención y si se incluye en el IRPF.

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8.5.3.- Cuentas bancarias empresa:

En este apartado creamos todas las cuentas bancarias que tengamos y también podemos consultar el saldo.

8.5.4.- Conceptos contables:

En esta tabla, insertamos todos los conceptos contables que utilicemos de forma habitual: gastos electricidad, teléfono, alquiler, etc.

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9.- UTILIDADES:

? NOTA En este apartado, entramos para configurar la aplicación: los datos de la administración y del administrador, los datos de la ventanilla, la configuración física del equipo y las comisiones.

También debemos entrar para configurar los usuarios y darles derechos y asociarlos a las cajas que utilicen.

En el caso de que tengamos la aplicación de msdos y, necesitemos transformar los datos, tenemos que entrar en esta opción para hacerlo.

También, utilizamos esta opción, si tenemos que hacer la conexión telefónica vía módem y para descomprimir los premios (en desuso).

Y, por último, para cambiar claves de entrada, exportar datos: comisiones, semanas e impuestos e importar datos clientes.

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9.1.- Configuración aplicación:

En este punto del programa nos encontramos con cinco pestañas para configurar: Administración/Administrador, General, Ventanilla, Contabilidad y Comisiones/Impuestos.

Administración/Administrador:

Aquí vamos a configurar los datos de la administración y del administrador: nº de administración, el nombre, la clave, la Referencia Administración J.A., la dirección, la población, el código postal, el teléfono, la cuenta bancaria; y del Administrador: la clave, el nombre y el NIF.

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General:

En este apartado configuramos el tipo de caja. Puede ser Real o Virtual. Esto se refiere a lo siguiente:

Caja Real: el arqueo de caja queda dividido en dos cajas independientes, cada una con su saldo, una caja del LAE y una caja de la empresa. Esta es la opción correcta y la que debería estar configurada por defecto.

Caja Virtual: el arqueo queda configurado con un saldo único, aunque hay 2 cajas separadas. Esta opción se utiliza cuando se tiene mezclado el dinero del LAE y de la empresa, no se tiene separado todos los movimientos que hacemos de loteria y juegos activos y movimientos de dinero con el LAE y todo lo referente a la empresa: ventas y cobros de productos, gastos de la empresa, sueldos, movimientos con el banco de la empresa, etc.

Otras configuraciones:

Nº días caducidad Reserva: En esta opción configuramos hasta cuántos días previos al sorteo podemos tener reservas, por defecto, son 10 días.

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Ej: el sorteo de navidad se celebra el día 22 de diciembre, si tenemos configurado que podemos tener reservas hasta 10 días antes; en cuanto pase el día 12, pasará a ser una reserva caducada y aparecerá en el apartado de Reservas caducadas.

Tipo de lector de código barras: puede ser de teclado o puerto serie. En el caso de que sea puerto serie, hay que configurar en qué puerto está. Por defecto, será el COM1 o COM2.

Configuración SLD: aquí configuramos si tenemos SLD (el antiguo lector del LAE que está conectado al ordenador) y el puerto en el que está conectado (por defecto, es el COM1 o COM2). Seguidamente, hay que activar SLD activo.

Tamaño de la pantalla: por defecto, la resolución es 800X600, también se puede configurar 1024x768.

Ventanilla:

Importe máximo pago: por defecto, sale 600€. es el importe máximo que puedes pagar.

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Pedir código décimo Intr. Manual: Este parámetro sirve para configurar si queremos que obligatoriamente se nos pida el código del décimo cuando lo metemos manualmente. Las opciones son: No pedir, Pedir primer dígito, Pedir código completo.

Pronunciar “Total Operación”: Esta opción activa o desactiva el altavoz para que pronuncie el total de operación o no.

Pronunciar “No tiene Premio”: Esta opción activa o desactiva el altavoz para que pronuncie “No tiene premio” en ventanilla.

Desglosar el importe del Premio: Este parámetro activa o desactiva el desglose del premio (reintegro, premio de 2 terminaciones, etc).

Activar KIT LINCE: esta opción activa o desactiva el KIT LINCE (próximamente).

Pronunciar “Premio ya pagado”: si se pasa 1º por EI y después por SLD. Por defecto es NO. Esto permite que si hemos pasado ya el premio, al volverlo a pasar, no pronuncie nada.

Pronunciar “Premio ya pagado”: si se pasa 1º por SLD y después por EI. Por defecto es NO. Esto permite que si hemos pasado ya el premio, al volverlo a pasar, no pronuncie nada.

Si en estos dos casos ponemos que SÍ, pronunciará “premio ya pagado” al pasar el décimo de nuevo y puede llevar a confusión si estamos atendiendo en ventanilla.

Se suele utilizar para localizar, más fácilmente, algún décimo no pasado por el lector; Ej: hemos pasado todos los décimos premiados por el lector y el programa nos da 200 décimos y el terminal del LAE nos dice que tenemos 201 décimos. Hay un descuadre. ¿Cómo localizarlo?. Lo mejor es hacer un listado por el listado de pagos para ver cuál no se ha pasado por el lector, pero también se pueden volver a meter todos los décimos del día y “escuchar premio ya pagado” hasta que uno “nos cante el premio”.

Puerto serie cajón portamonedas: Aquí se configura si se tiene algún cajón portamonedas y el puerto del ordenador en el que está.

Puerto serie display: Aquí se configura si se tiene algún display y los parámetros.

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Contabilidad:

Aquí configuramos el tipo de impuesto que utilizamos: IVA e IGIC y el porcentaje o porcentajes.

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Comisiones/Impuestos:

En esta pestaña, configuramos las comisiones y los impuestos para las mismas.

? NOTA Hay que prestar especial atención en la fecha de la aplicación a partir de la cual el programa coge unas comisiones u otras. Por defecto, cogerá las que tengamos creadas hasta que insertemos otras líneas de comisiones con otra fecha.

Para crear o modificar nuevas líneas, pulsamos modificar y vamos insertando una línea por tipo de juego. En la misma línea, insertamos una comisión para la venta y otra para el pago.

También podemos crear o modificar diversas líneas para los impuestos de las comisiones si varían en el mismo año o en el momento que lo hagan (fecha de aplicación).

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9.2.- Usuarios de la Administración:

En este apartado configuramos los usuarios y las cajas. Asociamos a cada ususario una caja (o a todos los usuarios la misma caja).

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9.3.- Tabla de Juegos:

En este punto del programa, insertamos la tabla de juegos. En este momento, tenemos diez juegos del LAE: Sorteo jueves, Sorteo nacional, Primitiva, Bonoloto, Quiniela, Gordo primitiva, Euromillones, Quinigol, Lototurf, Quintuple Plus.

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9.4.- Reparación de datos:

? NOTA Este apartado sólo lo utilizaremos en el caso de que algún técnico de Estudio Informática nos lo indique. Se utiliza para rehacer los índices de los clientes, recalcular saldos y comisiones.

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9.5.- Transformaciones:

Este apartado del programa solo lo utilizamos para hacer transformaciones del programa de msdos al nuevo. Podemos transformar todos los datos. Se aconseja hacerlo de forma paulatina y comenzar por los datos más recientes. En cualquier momento, podemos transformar los datos de años anteriores. Es mejor realizar transformaciones de los mismos sorteos a la vez para los distintos tipos de datos.

Ej.: vamos a cambiar de programa y tenemos datos hasta el sorteo 60/07 (venta), semana 30/07. Lo primero que tenemos que hacer es indicar el directorio donde tenemos la aplicación (por defecto, es c:\ei o f:\ei ), después vamos a transformar los datos generales: Configuración, datos Admón., tabla comisiones, sorteos, pedreas, anulados, datos estadísticos, clientes, observaciones, clientes contado, actividades y claves.

Una vez transformados estos datos, vamos a ir transformando los datos de los sorteos más próximos. Volveremos a entrar e indicaremos lo siguiente: consignación (sorteos del 1 al 60), consignación fija, semanas, cheques e ingresos, reservas (del sorteo 1 al 60), suscritos, ventas (del sorteo 1 al 60), pagos (desde la semana 20 a la 30), cobros (del sorteo 1 al 60), saldos, devolución (del sorteo 1 al 60), y cuentas contables.

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9.6.- Conexión telefónica:

Esta opción se utiliza para la conexión telefónica sólo en windows 98. En otros sistemas operativos, la descarga de los datos se hace a través de módem con una aplicación propia (eimodem) o, en el caso de que se tenga internet, la conexión se hace mediante descarga directa y automática (ei-baliza) o mediante FTP (descarga no automática).

Este punto de la aplicación se utiliza, también, para descomprimir los datos en todas las conexiones de descargas de datos no automáticas: vía modem y vía internet a través de FTP. En el caso de tener ei-baliza tanto la conexión como la descompresión se hace de forma automática sin realizar ninguna acción por su parte.

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9.7.- Exportar datos:

Este apartado exporta los datos de sorteos (datos generales y premios), comisiones, semanas e impuestos. Todos estos datos se comprimen en dos ficheros: exp13701.zip y exx13701.zip. Estos ficheros los podemos volcar en otra aplicación de loterías a través del punto de conexión telefónica.

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9.8.- Importar datos de clientes:

Con este apartado, importamos la base de datos de los clientes de otra aplicación (ej: microsoft access). El formato es ODBC.

Debemos especificar el origen de datos (la ruta en donde se encuentra) y el nombre de la tabla.

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9.9.- Cambiar Clave:

Esta opción es para cambiar la clave del usuario que está utilizando la aplicación. Para poder cambiar la clave de otro usuario tiene que entrar con su nombre o entrar a la aplicación de gestión de usuarios.

Gestión de usuarios: para poder entrar a la gestión de usuarios hay que cerrar aplicación (en utilidades) y elegir GESTUSU.

Entramos en usuarios/grupos y mantenimiento. Aquí podemos crear y modificar la clave de todos los usuarios.

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Derechos de los usuarios: para cambiar los derechos de los usuarios hay que entrar en Derechos y mantenimiento.

Después hay que elegir el apartado de la aplicación, y seguidamente añadir el usuario y darles los derechos (y restringírselos). Por defecto, todos los usuarios pueden hacer de todo. Ej: Si queremos restringir el acceso a la hoja de liquidación y las comisiones del usuario: ventanilla 1, tenemos que irnos a Liquidación/arqueos, hoja de liquidación; después le damos a añadir, en usuario ponemos el 2 (ventanilla 1) y en derechos le quitamos todos los derechos excepto Navegar. De esta forma, no puede acceder ni hacer nada en la hoja de liquidación.

9.9.1.- Cambiar año/empresa:En el caso de que se tengan creadas varias empresas con diferentes años, podemos

cambiar de empresa y año con esta opción.

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10.- EI-BALIZA: CONEXIÓN PERMANENTE.

En el caso de que tenga una conexión ADSL en su ordenador, el envío de datos de premios y sorteos y circulares se hará de modo automático y permanente mediante la aplicación ei-baliza. En el momento de que se celebre un sorteo o haya nuevas circulares o datos de sorteos, se actualizará automáticamente el programa.

Al iniciar la aplicación de lotería, observará que en el escritorio de windows, en la esquina inferior derecha (cerca de donde se encuentra la hora), aparecerá el siguiente icono:

? NOTA No debe cerrar esta aplicación. En el caso de que, por cualquier motivo, se haya cerrado, debe volver entrar en el programa para que se vuelva a ejecutar.

Recuerde que debe estar activa para que pueda recibir toda la información de Estudio informática (datos de sorteos y premios, circulares, etc.)

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