“Lecciones aprendidas de la investigación acerca

de PMO’s en Colombia - Características y Valor

para las Organizaciones”

Presentador: Juan de Dios Londoño L.Código PDUs:PMIANT201812

PDUs: 1 Estratégico

Conferencista

Ingeniero de Sistemas, Esp. en Administración de

Sistemas Informáticos, Esp. en Gerencia y Magíster en

diseño, gestión y dirección de proyectos.

Gerente General de Sistemas Expertos con más de 25

años de experiencia en diagnóstico de madurez e

implementación de PMO’s, docente universitario, y

consultor en la adopción de tecnologías informáticas para

la Gerencia Organizacional de Proyectos.

Certificado PMP® - OPM3®.

juan@sistemas-expertos.com

Agenda

• Porqué Sistemas Expertos SAS hace la investigación?

• Marco para la Investigación

• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)

• Principales hallazgos

• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

Agenda

• Porqué Sistemas Expertos SAS hace la investigación?

• Marco para la Investigación

• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)

• Principales hallazgos

• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

Pioneros en gerencia de proyectos

5/24

Agenda

• Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación

• Marco para la Investigación

• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)

• Principales hallazgos

• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

Eje: Gobernanza en Proyectos

Diagnóstico de

Madurez OPM3 ®

Diseño

(PMO Charter)

Implementación

Operación

Salida en Vivo

Eje:

Alineación

a la

Estrategia

del Negocio

SERVICIOS DE LA PMO

Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa

PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte

❑ Métricas❑ Formatos

❑ Procesos❑ Gobierno

❑ Banco de iniciativas

❑ Ciclo de vida de proyectos

❑ Gestión de la demanda

❑ Gestión Estratégica del Portafolio

❑ Colaboración y Gestión del

Conocimiento

❑ Plan de carrera

❑ Competencias blandas

❑ PMIS - Microsoft Project

❑ Gestión de proyectos

❑ Marco metodológicos

❑ Estratégico

❑ Táctico

❑ Acompañamiento en contrataciones

❑ Auditorías de proyectos

❑ Liderar proyectos

❑ Gestión del cambio organizacional

❑ Medir el valor de la PMO

❑ Gestionar el conocimiento

❑ Promover la adherencia a la PMO

❑ Crear comunidades

❑ Proveer líderes y/o recursos para

proyectos

❑ Hospedar Líderes de Proyectos.

❑ Participar en Comités de

Proyectos

❑ Realizar benchmarking

❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la

PMO

❑ Afinar PMO Charter

❑ Realizar Diagnóstico de Madurez

Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos

Gestión del CambioServicios

Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

Agenda

• Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación

• Marco para la Investigación

• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)

• Principales hallazgos

• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

Información básica de las PMO’s

Información básica de las PMO’s

Información básica de las PMO’s

Información básica de las PMO’s

Roles/Cargos en la PMO

1 Gerente de proyectos 15 Asesor PMO 30 Planner and Controller

2 Líder de proyectos 16 Asesor PMP 31 PMP's

3 Director de proyectos 17 Asistente de Cronogramas 32 Profesional Experto

4 Coordinador de proyectos 18 Coord proyectos corporativos 33 Profesional PMO

5 Director/Líder/Jefe/Coordinador PMO 19 Coord proyectos operativos 34 Profesionales de apoyo

20 Desarrolladores 35 Residente

6 Administrador de Contenidos 21 Gerente de portafolio 36 Responsable formulación y evaluación

7 Administrador de Recursos 22 Gerentes de programa 37 Responsable metodología de GP

8 Analista de Planeación 23 Gerentes de Proyecto Jr 38 Responsable PMIS

9 Analista de Procesos 24 Gerentes de Proyecto Sr 39 Responsible gestión del cambio

10 Analista de Proyectos 25 Gestor de la Demanda 40 Scrum Developer

11 Analista Financiero 26 Gestores de Oportunidades 41 Scrum Master

12 Analista PMO 27 Lider de Control Proyectos 42 Sponsor

13 Analista técnico 28 Líder de Innovación 43 Testers

14 Analistas de Portafolio 29 Miembros equipo de proyecto

Información básica de las PMO’s

Roles/Cargos en la PMO

1 Gerente de proyectos 15 Asesor PMO 30 Planner and Controller

2 Líder de proyectos 16 Asesor PMP 31 PMP's

3 Director de proyectos 17 Asistente de Cronogramas 32 Profesional Experto

4 Coordinador de proyectos 18 Coord proyectos corporativos 33 Profesional PMO

5 Director/Líder/Jefe/Coordinador PMO 19 Coord proyectos operativos 34 Profesionales de apoyo

20 Desarrolladores 35 Residente

6 Administrador de Contenidos 21 Gerente de portafolio 36 Responsable formulación y evaluación

7 Administrador de Recursos 22 Gerentes de programa 37 Responsable metodología de GP

8 Analista de Planeación 23 Gerentes de Proyecto Jr 38 Responsable PMIS

9 Analista de Procesos 24 Gerentes de Proyecto Sr 39 Responsible gestión del cambio

10 Analista de Proyectos 25 Gestor de la Demanda 40 Scrum Developer

11 Analista Financiero 26 Gestores de Oportunidades 41 Scrum Master

12 Analista PMO 27 Lider de Control Proyectos 42 Sponsor

13 Analista técnico 28 Líder de Innovación 43 Testers

14 Analistas de Portafolio 29 Miembros equipo de proyecto

Información básica de las PMO’s

Información básica de las PMO’s

El 33% de la PMO’s tienen personal

en outsourcing

Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de proyectos en las organizaciones. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process-and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf

Información básica de las PMO’s

Según el estudio

de CIO.com, al

menos 30 PMO’s

de la investigación

podrían ser

cerradas antes de

cumplir los 3 años

https://www.youtube.com/watch?v=Eb

7uhs1TLGc&t=196s

Agenda

• Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación

• Marco para la Investigación

• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)

• Principales hallazgos

• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

Eje: Gobernanza en Proyectos

Diagnóstico de

Madurez OPM3 ®

Diseño

(PMO Charter)

Implementación

Operación

Salida en Vivo

Eje:

Alineación

a la

Estrategia

del Negocio

SERVICIOS DE LA PMO

Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa

PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte

❑ Métricas❑ Formatos

❑ Procesos❑ Gobierno

❑ Banco de iniciativas

❑ Ciclo de vida de proyectos

❑ Gestión de la demanda

❑ Gestión Estratégica del Portafolio

❑ Colaboración y Gestión del

Conocimiento

❑ Plan de carrera

❑ Competencias blandas

❑ PMIS - Microsoft Project

❑ Gestión de proyectos

❑ Marco metodológicos

❑ Estratégico

❑ Táctico

❑ Acompañamiento en contrataciones

❑ Auditorías de proyectos

❑ Liderar proyectos

❑ Gestión del cambio organizacional

❑ Medir el valor de la PMO

❑ Gestionar el conocimiento

❑ Promover la adherencia a la PMO

❑ Crear comunidades

❑ Proveer líderes y/o recursos para

proyectos

❑ Hospedar Líderes de Proyectos.

❑ Participar en Comités de

Proyectos

❑ Realizar benchmarking

❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la

PMO

❑ Afinar PMO Charter

❑ Realizar Diagnóstico de Madurez

Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos

Gestión del CambioServicios

Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico

Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico

Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico

Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de proyectos en las organizaciones. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process-and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf

PM solutions. 2016. The State of the Project Management Office (PMO): Enabling Strategy Execution Excellence. Recuperado de https://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2016_Research_Report.pdf

Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico

Algunas razones por las cuales SI se han pensado en cerrar la

PMO:

1 Se pensó, pero al final se contrataron externos

2 Desconocimiento de su importancia y falta de personal para su

operación

3 Sino se lograba demostrar los beneficios económicos

4 En el caso que para el Consejo Directivo los resultados no sean

satisfactorios en septiembre de 2018, tomará la decisión de no

seguir la implementación

5 Por la falta de adherencia

6 Todos los dias, cuando los problemas nos carcomen

7 Ya han cerrado oficinas de proyectos en el grupo, las razones

son: falta de eficiencia, poco valor agregado, falta de

conocimiento de los stakeholders e integrantes de la PMO

misma

Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico

• Lecciones Aprendidas de los diagnósticos de madurez

1. En general, se encontró una baja asimilación de las lecciones aprendidas y por lo tanto se

cometen los mismos errores una y otra vez

2. Es urgente definir un proceso que permita capitalizar las lecciones aprendidas, facilitar su

consulta y validar su aplicación

3. Los diagnósticos deben ser aplicados a la realidad del negocio y no tan teóricos. Y las

recomendaciones son para hacerlas

4. No hemos hecho Diagnósticos de Madurez no se cree en este tema

5. Que no es necesario llegar siempre al nivel máximo de madurez, sino al requerido por la

corporación

Eje: Gobernanza en Proyectos

Diagnóstico de

Madurez OPM3 ®

Diseño

(PMO Charter)

Implementación

Operación

Salida en Vivo

Eje:

Alineación

a la

Estrategia

del Negocio

SERVICIOS DE LA PMO

Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa

PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte

❑ Métricas❑ Formatos

❑ Procesos❑ Gobierno

❑ Banco de iniciativas

❑ Ciclo de vida de proyectos

❑ Gestión de la demanda

❑ Gestión Estratégica del Portafolio

❑ Colaboración y Gestión del

Conocimiento

❑ Plan de carrera

❑ Competencias blandas

❑ PMIS - Microsoft Project

❑ Gestión de proyectos

❑ Marco metodológicos

❑ Estratégico

❑ Táctico

❑ Acompañamiento en contrataciones

❑ Auditorías de proyectos

❑ Liderar proyectos

❑ Gestión del cambio organizacional

❑ Medir el valor de la PMO

❑ Gestionar el conocimiento

❑ Promover la adherencia a la PMO

❑ Crear comunidades

❑ Proveer líderes y/o recursos para

proyectos

❑ Hospedar Líderes de Proyectos.

❑ Participar en Comités de

Proyectos

❑ Realizar benchmarking

❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la

PMO

❑ Afinar PMO Charter

❑ Realizar Diagnóstico de Madurez

Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos

Gestión del CambioServicios

Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

Ciclo de vida de la PMO - Diseño

Ciclo de vida de la PMO - Diseño

Ciclo de vida de la PMO - Diseño

• Lecciones Aprendidas de los diagnósticos de madurez

1. Importante el compromiso (firma) de la alta gerencia para la implementación del

PMO Charter

2. El PMO Charter debe ser comunicado a todo los interesados

3. El PMO Charter se vera afectado por la cultura de la organización

4. Muchas PMO no saben que existe un documento que apoya el diseño de la PMO

Eje: Gobernanza en Proyectos

Diagnóstico de

Madurez OPM3 ®

Diseño

(PMO Charter)

Implementación

Operación

Salida en Vivo

Eje:

Alineación

a la

Estrategia

del Negocio

SERVICIOS DE LA PMO

Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa

PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte

❑ Métricas❑ Formatos

❑ Procesos❑ Gobierno

❑ Banco de iniciativas

❑ Ciclo de vida de proyectos

❑ Gestión de la demanda

❑ Gestión Estratégica del Portafolio

❑ Colaboración y Gestión del

Conocimiento

❑ Plan de carrera

❑ Competencias blandas

❑ PMIS - Microsoft Project

❑ Gestión de proyectos

❑ Marco metodológicos

❑ Estratégico

❑ Táctico

❑ Acompañamiento en contrataciones

❑ Auditorías de proyectos

❑ Liderar proyectos

❑ Gestión del cambio organizacional

❑ Medir el valor de la PMO

❑ Gestionar el conocimiento

❑ Promover la adherencia a la PMO

❑ Crear comunidades

❑ Proveer líderes y/o recursos para

proyectos

❑ Hospedar Líderes de Proyectos.

❑ Participar en Comités de

Proyectos

❑ Realizar benchmarking

❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la

PMO

❑ Afinar PMO Charter

❑ Realizar Diagnóstico de Madurez

Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos

Gestión del CambioServicios

Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

Ciclo de vida de la PMO - Implementación

Ciclo de vida de la PMO - Implementación

• Lecciones Aprendidas en la implementación de la PMO

1. Debe establecerse un marco de comunicación y gestión de cambio que transforme

positivamente la cultura de la organización

2. Durante la implementación aprendimos que las personas son primero

3. El PMO Charter no debe ser un copiar/pegar. No emprender la implementación de la

PMO sin la orientación adecuada

4. El proceso de implementación de la PMO siempre debe estar alineado a los objetivos de

la organización

5. El reto más importante dentro del la implementación es lograr el apoyo directivo que le

permite darle cierto grado de importancia y visibilidad a la PMO dentro de la organización

6. La implementación de la PMO es un proyecto en si

Ciclo de vida de la PMO - Implementación

• Lecciones Aprendidas en la implementación de la PMO

Testimonio – Ex Director de la PMO de una multinacional Colombiana:

Lo que no se construye en equipo (clientes, patrocinadores, ejecutores,

comunicadores, etc.) tiene mucho desgaste y tiende a caerse en el tiempo.

Además, iniciar con roles de "auditores" por encima de "facilitadores e

incluso profesores" para promover y sostener las ideas y definiciones crea

inconformidad y falta de credibilidad. Finalmente, no ver el aporte de la

PMO en alertas tempranas, ideas de solución, proactividad genera más

detractores que clientes satisfechos

Eje: Gobernanza en Proyectos

Diagnóstico de

Madurez OPM3 ®

Diseño

(PMO Charter)

Implementación

Operación

Salida en Vivo

Eje:

Alineación

a la

Estrategia

del Negocio

SERVICIOS DE LA PMO

Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa

PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte

❑ Métricas❑ Formatos

❑ Procesos❑ Gobierno

❑ Banco de iniciativas

❑ Ciclo de vida de proyectos

❑ Gestión de la demanda

❑ Gestión Estratégica del Portafolio

❑ Colaboración y Gestión del

Conocimiento

❑ Plan de carrera

❑ Competencias blandas

❑ PMIS - Microsoft Project

❑ Gestión de proyectos

❑ Marco metodológicos

❑ Estratégico

❑ Táctico

❑ Acompañamiento en contrataciones

❑ Auditorías de proyectos

❑ Liderar proyectos

❑ Gestión del cambio organizacional

❑ Medir el valor de la PMO

❑ Gestionar el conocimiento

❑ Promover la adherencia a la PMO

❑ Crear comunidades

❑ Proveer líderes y/o recursos para

proyectos

❑ Hospedar Líderes de Proyectos.

❑ Participar en Comités de

Proyectos

❑ Realizar benchmarking

❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la

PMO

❑ Afinar PMO Charter

❑ Realizar Diagnóstico de Madurez

Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos

Gestión del CambioServicios

Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

Ciclo de vida de la PMO – Operación

Métodos y Procesos

Ciclo de vida de la PMO – Operación

PMIS

1%

1%

1%

1%

1%

1%

1%

2%

3%

3%

3%

4%

4%

8%

82%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

AceProject

Asana

Clarizen

Ctera / Gantter

OnePoint project

Open PPM

TULEAP

VSTS / TFS

Primavera

Trello (Kanban)

CA Clarity

Sistema Inhouse

Jira

Office 365

MS Project

% de uso de PMIS/PPM/EPM

Ciclo de vida de la PMO – Operación

PMIS

Sistemas Expertos SAS. Investigación sobre los factores que influyen en el uso de un PMIS, 2016

Ciclo de vida de la PMO – Operación

Desarrollo de competencias

1%

1%

1%

2%

4%

4%

8%

9%

9%

15%

16%

17%

18%

18%

28%

29%

46%

70%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Innovación

Prince2

SAFe

Scrum Developer

LEGO® Serious Play

Product Owner

Ninguno

Gerencia de Programas

Gestión del Cambio Organizacional

Gerencia de Portafolio de Proyectos

Negociación

Preparación para la certificación PMP

Scrum Master

Técnica de Valor Ganado

Gestión de Riesgos

Trabajo en Equipo

Microsoft Project

Gerencia de Proyectos

Entrenamiento que ofrece la PMO

Ciclo de vida de la PMO – Operación

Nivel educativo de las personas de la PMO

1411 10 12

18

0

10

20

1 2 3 4 5+

Emp

resa

s

Profesionales

# DE PROFESIONALES EN LA PMO

2216 19

6 8

0

10

20

30

1 2 3 4 5+

Emp

resa

s

Especialistas

# DE ESPECIALISTAS EN LA PMO

2316

3 3 2

0

10

20

30

1 2 3 4 5+

Emp

resa

s

Magisters

# DE MAGISTERS EN LA PMO

1

0 0 0 00

0,5

1

1,5

1 2 3 4 5+

Em

pre

sas

Doctores

# DE DOCTORES EN LA PMO

Ciclo de vida de la PMO – Operación

Certificaciones del personal de la PMO

Ciclo de vida de la PMO – Operación

Acompañamiento y Soporte

Muestra de PMO's 89

Participa en la generación y análisis del Plan Estratégico 46 52%

Participa en el acompañamiento e implementación de la

Metodología de Priorización de Proyectos 23 26%

Lídera proyectos directamente 30 33%

PMO Hospeda Lideres

No 66 74%

Sí 23 26%

Eje: Gobernanza en Proyectos

Diagnóstico de

Madurez OPM3 ®

Diseño

(PMO Charter)

Implementación

Operación

Salida en Vivo

Eje:

Alineación

a la

Estrategia

del Negocio

SERVICIOS DE LA PMO

Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa

PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte

❑ Métricas❑ Formatos

❑ Procesos❑ Gobierno

❑ Banco de iniciativas

❑ Ciclo de vida de proyectos

❑ Gestión de la demanda

❑ Gestión Estratégica del Portafolio

❑ Colaboración y Gestión del

Conocimiento

❑ Plan de carrera

❑ Competencias blandas

❑ PMIS - Microsoft Project

❑ Gestión de proyectos

❑ Marco metodológicos

❑ Estratégico

❑ Táctico

❑ Acompañamiento en contrataciones

❑ Auditorías de proyectos

❑ Liderar proyectos

❑ Gestión del cambio organizacional

❑ Medir el valor de la PMO

❑ Gestionar el conocimiento

❑ Promover la adherencia a la PMO

❑ Crear comunidades

❑ Proveer líderes y/o recursos para

proyectos

❑ Hospedar Líderes de Proyectos.

❑ Participar en Comités de

Proyectos

❑ Realizar benchmarking

❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la

PMO

❑ Afinar PMO Charter

❑ Realizar Diagnóstico de Madurez

Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos

Gestión del CambioServicios

Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

Ciclo de vida de la PMO – Operación

PMO Administrativa

Ciclo de vida de la PMO – Operación

Ciclo de vida de la PMO – Operación

Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de proyectos en las organizaciones. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process-and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf

PM solutions. 2016. The State of the Project Management Office (PMO): Enabling Strategy Execution Excellence. Recuperado de https://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2016_Research_Report.pdf

Qué sigue?

✓ Los resultados se entregarán:

– Agosto 15 2018 Webinar PMI LATAM

– Informe a la comunidad vía email

– Descarga (www.sistemas-expertos.com)

– Serie Blogs

– Contacto: juan@sistemas-expertos.com

• Libro con 10 casos de PMO’s

– Entrevistas a profundidad

– Datos de la organización y sus proyectos

– Servirá de material de estudio

– 15 respondieron que Si y 15 requieren mas información

• Nos volveremos a ver en el 2020, en la segunda investigación de PMO’s en

Colombia

Gracias

Los esperamos en nuestro próximo Webinar

Fecha: 12 de septiembre

Tema: Coaching para Gerentes de Proyectos

Presentador: Luis Cáceres

Código para PDUS: PMIANT201812

Encuesta: shorturl.at/iptZ5