“informe de labores del período 2014...127-2014, del 20 de agosto de 2014. los informes y otros...

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES OFICINA DE PLANIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

AUDITORÍA INTERNA

“Informe de labores del período 2014”

Abril 2015

Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3

2. ALGUNAS ESTADISTICAS .................................................................................................. 3

3. EJECUCIÓN DEL PLAN ....................................................................................................... 5

3.1 Trabajos realizados ......................................................................................................... 5

Asesorías y Advertencias ...................................................................................................... 7

3.2 Recomendaciones .............................................................................................................. 8

3.3 Trabajos en proceso ...................................................................................................... 10

3.4 Limitaciones .................................................................................................................. 10

4. RECOMENDACIONES EMITIDAS POR OTROS ORGANOS FISCALIZADORES. .......... 11

5. ASPECTOS RELEVANTES EN LAS ACCIONES DE MEJORA DE LA AUDITORÍA

INTERNA DEL CONARE. ...................................................................................................... 12

ANEXO No. 1 .......................................................................................................................... 15

ANEXO No. 2 .......................................................................................................................... 16

INF-001-2014 “Permisos en el CONARE para cursar estudios en el extranjero”. .................. 16

INF-002-2014 “Selección de personal y concursos” ............................................................... 16

INF-003-2014 “Seguimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de los

períodos 2012 y 2013” ............................................................................................................ 17

INF-004-2014 Análisis del “Procedimiento para Despidos por Justa Causa” vigente en el

CONARE”. .............................................................................................................................. 18

INF-005-2014 “Administración de Proyectos de LANOTEC por la FunCeNAT”. .................... 19

INF-006-2014 “Otorgamiento, cálculo y pago de horas extras” .............................................. 20

INF-007-2014 “Estudio de Escalafones en el CONARE” ....................................................... 21

INF-008-2014 Análisis del “Control y ejecución de los recursos que administra la FunCeNAT

al Programa Estado de la Nación”. ......................................................................................... 22

INF-009-2014 “Autoevaluación de la calidad de la Auditoría Interna, período 2013”. ............. 22

MEMO-AI-021-2014, Sede interuniversitaria de Alajuela........................................................ 23

Informe de labores del período 2014 3

1. INTRODUCCIÓN Mediante el presente informe se rinde cuentas de las acciones ejecutadas, los logros obtenidos y las dificultades enfrentadas por la Auditoría Interna del CONARE, durante su gestión del año 2014, también pretende cumplir con el requerimiento establecido en la Ley General de Control Interno en su artículo 22 (g). Cabe señalar que la labor de la Auditoría Interna, se ha orientado en la evaluación y asesoría en aquellos aspectos que consideramos relevantes para la Institución, con base en la valoración de riesgos, pero sin excluir el juicio profesional de quienes dirigen la Auditoría Interna y que puede señalar algunas áreas de interés, manteniendo una actuación independiente, pero que sopesa la dificultad de la gestión pública. En una primera parte se muestra una descripción estadística de la forma en que se utilizaron los recursos de la Auditoría Interna durante el año concluido, también reseña con base en algunos ejes temáticos cada uno de los trabajos de auditoría realizados, y en un anexo un breve detalle de cada uno, también una visión general de la aplicación de las recomendaciones brindadas, así como algunos otros aspectos importantes del quehacer de la Auditoría Interna. 2. ALGUNAS ESTADISTICAS Durante este período se desarrollaron para efecto del Plan Anual Operativo 21 trabajos de auditoría interna y acciones de mejora interna, elaborados conforme a la normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República y en general bajo las normas técnicas que regulan la función de auditoría interna. Nuestra labor se concentró según su naturaleza en tres tipos de trabajo, auditorías operativas, las de tipo especial, servicios preventivos y las labores de fortalecimiento de los procedimientos internos de esta unidad de fiscalización. Estos a su vez generaron 34 productos entre informes y cartas de advertencia o asesoría.


GRÁFICO No. 1

Fuente: Elaboración propia.

Si bien el gráfico muestra una mayor cantidad de productos de asesoría y advertencia, por su naturaleza no son en los cuales se invierte mayor recurso, ya que estos generalmente se derivan de estudios cortos, que permiten comunicar alguna situación particular. Son primordialmente las auditorías operativas y contables – financieras, las que requieren una mayor utilización de insumos de esta auditoría, tal y como ocurrió durante el año 2014, conforme a los registro de uso de tiempo. En cuanto a las áreas en las cuales se emitieron productos, sobresalen, los aspectos relacionados con la administración del recurso humano, administración financiera, contabilidad y presupuesto, también los desarrollados sobre mejoramiento de la Auditoría Interna y los efectuados sobre seguimiento de estudios.

10 29%

1 3%

1 3%

19 56%

1 3%

1 3%

1 3%

Auditorías Operativas

Auditorías de Tecnologías deInf.Auditorías Especiales

Asesorías y advertencias

Legalización de Libros

CONARE AUDITORIA INTERNA

PRODUCTOS EJECUTADOS SEGÚN TIPO DE TRABAJO 2014


GRÁFICO No. 2


3. EJECUCIÓN DEL PLAN

3.1 Trabajos realizados A continuación se presentan los trabajos realizados durante el año 2014, conforme

el plan originalmente establecido, pero con modificaciones justificadas que fue

necesario aplicar por diversas razones tales como trabajos urgentes u oportunos

no planificados, ampliación del alcance o atrasos en la ejecución de algunos

estudios. Es conveniente señalar que en aquellos casos que se consideró

necesario se efectuaron presentaciones a la Administración sobre los aspectos

contenidos en los informes.

Durante el 2014, y como se amplía más adelante, se procuró darle una mayor

énfasis al seguimiento de informes, con el ánimo de obtener un mayor provecho

de los estudios realizados en términos de mejora del control interno y de los

procesos institucionales.

5 14%

1 3%

11 32%

1 3%

1 3%

4 12%

5 15%

3 9%

1 3%

2 6%

Adm. Financiera,contabilidad y presup.Gestión Institucional

Recursos Humanos

Tecnologías de lainformaciónServicios Generales

Seguimiento de estudios

Fundación y otros entes

Desarrollo de laAuditoría Interna


Es oportuno indicar que con relación al Plan Anual Operativo propuesto para 2014, este se cumplió en 95%, dado que se estableció la meta de ejecutar al menos 221 trabajos de auditoría, lográndose ejecutar 21. Los trabajos se enuncian por ejes temáticos, un breve resumen de cada uno se presenta en el Anexo No. 2, y el texto completo puede ser requerido a la Auditoría Interna.

Administración financiera, contabilidad y presupuesto OF-AI-067-2014 “Exenciones fiscales en compras locales”. OF-AI-025-2014 “Administración de recursos otorgados con fondos del sistema a proyectos con participación multipartita” Recursos Humanos INF-001-2014 “Permisos en el CONARE para cursar estudios en el extranjero”. INF-002-2014 “Selección de personal y concursos”

INF-004-2014 Análisis del “Procedimiento para Despidos por Justa Causa” vigente en el CONARE”. INF-006-2014 “Otorgamiento, cálculo y pago de horas extras” INF-007-2014 “Estudio de Escalafones en el CONARE” Servicios generales MEMO-AI-021-2014, Sede interuniversitaria de Alajuela Tecnologías de la Información. OF-AI-176-2014, MEMO-AI-030-2014 “Seguimiento al proceso de implementación del Sistema Wizdom” Seguimiento de estudios INF-003-2014 “Seguimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de los períodos 2012 y 2013” 1 Esta meta fue reajustada durante el año en razón de permisos e incapacidades de considerable duración que

se otorgaron.


Fundación y otros entes INF-005-2014 “Administración de Proyectos de LANOTEC por la FunCeNAT”. INF-008-2014 Análisis del “Control y ejecución de los recursos que administra la FunCeNAT al Programa Estado de la Nación”. Desarrollo de la Auditoría Interna INF-009-2014 “Autoevaluación de la calidad de la Auditoría Interna, período 2013”.

Otros AI-RH-01-2014 Relación de Hechos “Otorgamiento de beneficio laboral no autorizado por el Jerarca Institucional”. Asesorías y Advertencias A continuación se enumeran algunos documentos mediante los cuales se ha

brindado asesoría o advertencia a la Administración sobre aspectos puntuales.

Según la naturaleza de cada uno, requirieron una mayor o menor dedicación.

Durante este año, se ha mantenido la cooperación que se le ha brindado a la

Sección de Delitos Económicos del Organismo de Investigación Judicial con

relación a los hechos acontecidos por la compra de boletos aéreos para el

SINAES.

Asesorías

Email-21-03-14 Normas sobre relaciones Jerarcas Institucionales y la Auditoría Interna

OF-AI-005-2014, OF-AI-087-2014, OF-AI-220-2104

Aplicación de las NIC-SP u otro marco contable.

OF-AI-023-2014 Recomendaciones de MTSS sobre las Redes Sociales

OF-AI-028-2014 Dictamen de la PGR sobre el cálculo de compensaciones en vacaciones

OF-AI-029-2014 Inclusión de Reglamentos en la WEB institucional

OF-AI-035-2014 Observaciones a la propuesta convenio CONARE-FunCeNAT

OF-AI-070-2014 Observaciones Norma sobre Firma de Convenios

OF-AI-073-2014 Omisión requisitos concursos de División de Coordinación de OPES

OF-AI-080-2014 Observaciones a la CGR sobre normas de auditoría

OF-AI-199-2014 Asesoría sobre Normativa sobre la elaboración Informes Fin Gestión

Advertencias

OF-AI-017-2014 Nombramiento de familiares-UCP-CENAT

OF-AI-034-2014, OF-AI-214-2014

Atrasos en la inscripción Juntas Directivas de FunCenat

OF-AI-038-2014 Atraso firma de Actas SINAES


OF-AI-040-2014 Retraso cumplimiento de recomendaciones de OPES

OF-AI-043-2014 Retraso cumplimiento de recomendaciones de CeNat

OF-AI-044-2014 Retraso cumplimiento de recomendaciones de SINAES

Adicionalmente, la Auditoría Interna ha participado regularmente en las reuniones de Jefes y Directores dando la asesoría verbal pertinente de acuerdo a los temas y circunstancias. De igual forma, se ha solicitado audiencia en al menos tres ocasiones con el CONARE, a efecto de tratar temas específicos o bien señalar algunos aspectos que ha opinión de esta Auditoría Interna, debe ser objeto de interés de ese órgano, entre estos:

Relaciones CONARE-FunCeNAT

Sede Interuniversitaria de Alajuela

Plan Estratégico

Escalafones en el CONARE

Evaluación Comisiones Legalización de libros Se brindó a las diferentes instancias institucionales el servicio de legalización de libros, conforme las disposiciones técnicas emanadas por la CGR (Ley General de Control Interno art. 22 inciso e), en resumen, se atendió las solicitudes del CONARE y del SINAES, equivalentes a cuatro cierre de libros, apertura de seis, se sustituyeron 177 folios por error en la impresión u otros defectos, se legalizaron 1765 folios y se recibieron de retorno dos libros de actas, para su custodia y uso posterior. (MEMO-AI-004-2015)

Publicación en la WEB institucional de informes Atendiendo el requerimiento institucional, se publicó en la Web del CONARE, con la colaboración de las instancias de la Administración, los informes de auditoría correspondientes al segundo semestre de 2013 y primer semestre del 2014, lo anterior mediante los oficios OF-AI-015-2014 del 21 de febrero de 2014 y OF-AI-127-2014, del 20 de agosto de 2014. Los informes y otros documentos emitidos correspondientes al segundo semestre de 2014, se solicitó que se “subieran” a la página durante en el mes de marzo 2015. 3.2 Recomendaciones Como resultado de los informes emitidos y de los hallazgos señalados en los mismos, se emitieron recomendaciones tendientes a fortalecer el control interno y en general la gestión de la Institución, para las cuales, cada Unidad o Programa responsable debía presentar un plan de implementación para su puesta en marcha o proponer alguna acción alternativa que corrigiera la situación señalada, a las que posteriormente conforme a la normativa se les da el seguimiento respectivo. Esta práctica se ha generalizado bastante, dado que algunas


dependencias aún omiten remitirlas, con la consecuente dificultad para dar seguimiento a su cumplimiento. Durante 2014, se emitieron a las diferentes dependencias y Programas de CONARE, aproximadamente 86 recomendaciones, destinadas a 12 dependencias de la institución y las cuales se presentan en el anexo No. 1. En el Gráfico No. 3, se muestra el comportamiento histórico de las recomendaciones, observándose una disminución de las mismas, derivado de que en años anteriores algunos trabajos por su naturaleza generaron una mayor cantidad de recomendaciones, así como de un esfuerzo por emitir recomendaciones sobre aspectos de importancia operativa o estratégica.

GRÁFICO No. 3


En el plan de trabajo del periodo 2015, se programó el seguimiento a las recomendaciones aún pendientes de los periodos 2013 y 2014. Seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores Se ha observado un mejora en el envío por parte de la Administración Activa de los Planes de Mejora derivados de los informes de auditoría interna, así por ejemplo, para casi la totalidad de las recomendaciones emitidas durante 2014 se ha recibido, los correspondientes planes con acciones de mejora. Lo anterior, señala un cambio positivo en la cultura organizacional en el sentido de expresar en un documento el compromiso por ejecutar acciones correctivas. Es importante señalar que debido a cambios en la estructura, particularmente de área administrativa de OPES algunas recomendaciones deben ser asumidas por

0 50 100 150

2010

2011

2012

2013

2014

71

135

113

100

86

Año

CONARE AUDITORÍA INTERNA

Comportamiento Histórico de la emisión de Recomendaciones

(2010-2014)


los departamentos o unidades que tienen asignadas funciones que correspondía a otras, así como también han variado las responsabilidades de algunos funcionarios, lo que ha ocasionado un atraso para el seguimiento de la recomendaciones emitidas y su cumplimiento. Cabe indicar, que una cantidad importante de recomendaciones, está sujeta a la efectiva implementación del Sistema de Información Wizdom, que se viene realizando desde mediados del año 2014. A la fecha de emisión de este informe, la Auditoría Interna, se encuentra realizando las actividades de seguimiento de los informes. Sin que sea concluyente o definitivo, las revisiones en estado parcial que se ha efectuado señalan que no se ha logrado una mejora consistente en la atención de las recomendaciones. El resultado final del seguimiento anual, se comunicará oportunamente a las autoridades de la institución. 3.3 Trabajos en proceso Al finalizar el año 2014, se encontraban en proceso de ejecución los siguientes

estudios de auditoría, que se concluirán durante los primeros meses del año 2015,

estos son:

- Relación de puestos

- Mantenimiento correctivo y preventivo de edificios y equipos del CONARE

- Liquidaciones Laborales del CENIBiot

- Presentación de Declaraciones Juradas.

- Licitaciones y otras contrataciones administrativas

- Pago de incentivos salariales en el PEN

- Actas y acuerdos del CONARE

- Cumplimiento de contrato de dedicación exclusiva y superposición horaria

de un funcionario.

- Cumplimiento de horarios de una funcionaria

- Seguimiento implementación del Sistema Wizdom

- Percepción del riesgo de fraude

3.4 Limitaciones

Dentro de las limitaciones o imprevistos que esta Auditoría Interna tuvo durante el

año 2014 que han ameritado retrasar el inicio de estudios o no programarlos,

modificando el Plan Anual de ese año, establecido y presentado ante el CONARE

y la Contraloría General de la República, tenemos:

- Duración de ejecución de estudios por periodos mayores a lo previsto inicialmente.


- Falta de colaboración de algunas instancias en la entrega de información

oportuna y respuesta a consultas. - Licencias e incapacidades de funcionarios de la Auditoría Interna así como

de los funcionarios responsables de los procesos o actividades por auditar.

- Atención de requerimientos de la Sección de Delitos Económicos del O.I.J.

- Cambios en la estructura organizativa en algunas dependencias, ha ocasionado que algunos funcionarios tomen otras actividades y no quede claramente definido el nuevo rol.

- Se enfrentaron dificultades en cuanto a rendimiento y relaciones laborales con una persona del equipo de trabajo, que impacto la labor de este año y que produjo el traslado temporal durante el 2015 de la persona a otra área de la Institución.

Por estas razones y otras debidamente documentadas, analizadas y justificadas, se substituyó, postergó o suspendió la ejecución de algunos estudios de auditoría, algunos de ellos calificados como prioridad dos dentro del Plan. Estos son:

a. Estado del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional* b. Presentación de informes finales de gestión * c. Procedimientos para la administración de proyectos por FunCeNat d. Liquidación del proyecto Cenibiot e. Estados Financieros * f. Clasificación y Valoración de puestos * g. Remodelaciones, ampliaciones y construcción de planta física h. Recursos financieros externos del Programa - SINAES * i. Administración de servicios de vigilancia * j. Administración de servicios de limpieza k. Prácticas correctas en los Registros Contables l. Divulgación y Prensa m. Servicios de transporte y mensajería

De los anteriores, los marcados con asterisco se reprogramaron para el año 2015,

y algunos se suspendieron de manera definitiva a efecto de darle prioridad a otros

de mayor relevancia en términos de mayor nivel de riego u oportunidad.

4. RECOMENDACIONES EMITIDAS POR OTROS ORGANOS FISCALIZADORES.

De acuerdo con los registros de correspondencia de la Auditoría Interna, no

constan disposiciones o recomendaciones de la Contraloría General de la

República que estén vigentes al 31 de diciembre de 2014. Tampoco se

evidencian recomendaciones dictadas por algún otro ente fiscalizador.


5. ASPECTOS RELEVANTES EN LAS ACCIONES DE MEJORA DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL CONARE.

Durante el 2014, la Auditoría Interna continuó con acciones para fortalecer la

calidad, la eficacia y la eficiencia en su desempeño, dichos cambios contemplan

aspectos sobre el recurso humano, equipo y nuevas técnicas de documentación,

con el propósito de realizar estudios enfocados al riesgo y brindar mayor valor

agregado a la Institución.

Desde esta perspectiva esta Auditoría Interna se acogió a lo establecido por la Contraloría General de la República, en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009), la Ley General de Control Interno (Nº 8292), el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE). Como parte de lo anterior, se efectuó la Autoevaluación de la Calidad de la Auditoría Interna, cuyos resultados se pueden observar en el documento INF-009-2014, “Autoevaluación de la calidad de la Auditoría Interna, período 2013”, disponible en el momento que se requiera. En conclusión se obtuvo una calificación de 86%, mejorando ligeramente la calificación del año 2012. A continuación se puede observar los resultados de la evaluación en el siguiente cuadro.

Evaluación global del cumplimiento de las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009)

Período

2011 Período

2012 Período

2013

EVALUACIÓN GLOBAL 83% 85% 86%

1. NORMAS SOBRE ATRIBUTOS 83% 84% 88%

1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad 92% 92% 88%

1.2 Pericia y debido cuidado profesional 75% 75% 88%

1.3 Aseguramiento de la calidad 63% 68% 90%

2. NORMAS SOBRE DESEMPEÑO 83% 88% 84%

2.1 Administración 68% 85% 100%

2.2 Planificación 100% 100% 100%

2.3 Naturaleza del trabajo 88% 88% 100%

2.4 Administración de recursos 100% 100% 100%

2.5 Políticas y procedimientos 50% 50% 100%

2.6 Informes de desempeño 100% 100% 50%

2.7 Planificación puntual 100% 100% 50%


2.8 Ejecución del trabajo 60% 80% 100%

2.9 Supervisión 100% 100% 50%

2.10 Comunicación de los resultados 95% 95% 83%

2.11 Seguimiento de acciones sobre resultados 68% 68% 68%

De la autoevaluación se señalan una serie de recomendaciones, de las cuales se origina un plan de mejora, que contiene entre otras las siguientes acciones: a- Mejoras a instrumentos

Se emitieron o remozaron algunos instrumentos para la operación interna, a

saber:

Nuevos: Formulario Matriz, leyes, normas y directrices FAI-19 Formulario Modelo de Minuta FAI-18 Formulario Modelo de entrevista FAI-17 Formulario Asignación de auditoría FAI-16 Formulario Modelo Narrativa FAI-15 Formulario Programa Cronograma Auditoría Formulario Lista de verificación normas auditoría y papeles de trabajo

FAI-09 Formulario Evaluación del desempeño anual FAI-11 Modelo de informe usual MC-11

Revisados y actualizados:

Instructivo para la elaboración del resumen ejecutivo IAI-8 Procedimiento para la legalización de folios de CONARE, SINAES y

FUNCENAT PAI-4 Instructivo para la identificación y valoración de riesgos por estudio IAI-3 Instructivo para la ejecución de actividades de capacitación IAI-4 Instructivo para la elaboración de programas de trabajo IAI-2 Instructivo para la autoevaluación de la calidad IAI-5 Instructivo para el SEVRI de la Auditoría Interna IAI-6 Instructivo para definir y actualizar el Universo Auditable IAI-7 Procedimiento para la emisión y archivo de documentos PAI-2 Procedimiento para la Recepción y Admisibilidad de denuncias PAI-5 En proceso de elaboración o de revisión se encuentran los siguientes:

Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Consejo Nacional de Rectores.

Instructivo para Evaluación del Desempeño Jefaturas. Actualización del Universo Auditable Creación de un Módulo de Seguimiento de Recomendaciones


Quedan pendientes de iniciar otro grupo de mejoras a desarrollar. b- Capacitación

Se continuó con el Plan Anual de Capacitación, que dio prioridad a capacitaciones grupales dentro de la instalaciones del CONARE, además de algunas acciones de capacitación individuales, ya sea mediante su pago o gratuitas en las universidades, colegios profesionales o la Contraloría General de la República. En las ocasiones que fueron posibles, se compartió esta capacitación con otras dependencias de la Institución. Entre las capacitaciones recibidas están: A nivel grupal:

Técnicas de auditoría asistidas por computadora TAAC´S Responsabilidad del funcionario público

Individuales

Derecho laboral y el debido proceso Gestión ética y auditorías de la ética Evaluación presupuestaria para el sector publico Muestreo estadístico aplicado a la Auditoría Redacción jurídico-administrativa Plan de aseguramiento de la calidad en las auditorías públicas Auditoría Forense Avanzada, aplicaciones prácticas con énfasis en

investigaciones de fraudes

En general, la capacitación promedio al personal de auditoría ha cumplido con el estándar recomendado usualmente para los profesionales en Auditoría en cuanto a tiempo, con esto se buscó un reforzamiento técnico del personal, pero también, procurar una visión más amplia de quehacer de las instituciones del sector de educación superior pública y sus particularidades.

c- Evaluación del Desempeño Se efectuó por segunda ocasión la evaluación del desempeño del personal profesional de la unidad, a efecto de identificar áreas de mejora en el desempeño individual, los resultados se entregaron durante el mes de febrero 2015. También se avanzó en la elaboración de un instrumento aplicable a las Jefaturas.


ANEXO No. 1

CONARE Auditoría Interna

Recomendaciones brindadas y dependencias destinatarias

N° de Informe o documento

Sec.

Ad

m.

Dir

ecci

ón

OP

ES

FUN

CEN

AT

CEN

AT

LAN

OTE

C

CO

NA

RE

UP

P

PEN

SIN

AES

Inst

itu

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nal

Rec

urs

os

Hu

man

os

Au

dit

orí

a In

tern

a

Ase

sorí

a le

gal

Tota

l de

Rec

om

end

acio

nes

INF-001-2014 “Permisos en el CONARE para cursar estudios en el extranjero” 4 4

INF-002-2014 Selección de personal y concursos 14 2 1 2 19

INF-003-2014 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

INF-004-2014 Régimen Disciplinario en la Institución 1 2 6 1 10

INF-005-2014: “Administración de Proyectos de LANOTEC por la FunCeNAT” 6 2 2 10

INF-006-2014: “Otorgamiento, cálculo y pago de horas extras” 4 2 8 2 16

INF-007-2014 “Aplicación y pago del concepto salarial de pago “Escalafón” en el CONARE 2 2

INF-008-2014 Control y ejecución de los recursos que administra la FunCeNAT al Programa Estado de la Nación 3 4 7

INF-009-2014, “Autoevaluación de la calidad de la Auditoría Interna, período 2013”. 15 15

OF-AI-067-2014 Exenciones de impuestos en compras locales 1 1

OF-AI-025-2014 Administración de Fondos a proyectos con participación multipartita 1 1

AI-RH-001-2014 Relación Hechos Beneficio Laboral no autorizado

1

1

Total 19 10 9 2 2 10 2 4 2

8 15 3 86


ANEXO No. 2

Resúmenes Ejecutivos de los informes de la Auditoría Interna emitidos en el

año 2014

A continuación se presentan los resúmenes ejecutivos de los informes de auditoría interna, se otros productos de menor extensión, se omiten en este anexo. INF-001-2014 “Permisos en el CONARE para cursar estudios en el

extranjero”.

La finalidad de este estudio fue conocer la aprobación y control de los permisos

con y sin goce de salario, por periodos extensos, focalizándose principalmente en

aquellos relacionados con estudios de postgrado en el extranjero.

En general, se observa escasa normativa interna y procedimientos formales, para

estos beneficios, que si bien, son poco frecuentes en la institución, se dan.

No se observa, acciones formales y uniformes para dar seguimiento a los

beneficiarios del permiso, sobre todo cuando son para estudios, también ausencia

de adendas a los contratos de trabajo para establecer las condiciones de lo

pactado y las eventuales indemnizaciones.

Se recomienda establecer el procedimiento para el otorgamiento y disfrute de este

beneficio, el seguimiento de los funcionarios bajo esta condición y la elaboración y

suscripción de adendas al contrato de trabajo.

INF-002-2014 “Selección de personal y concursos”

El estudio se realiza para analizar el proceso que se ejecuta en el CONARE en el

proceso de reclutamiento y selección de personal. El estudio abarca los concursos

internos y externos del año 2012 y hasta el 30 de setiembre de 2013.

El proceso de reclutamiento y selección de personal lo realiza la Sección

Administrativa; la que al momento del estudio y desde años atrás carecía de la

jefatura de la Unidad de Recursos Humanos, por lo que aspectos como la

elaboración y aplicación de un procedimiento formal, políticas y herramientas que

guíen las diferentes etapas de la contratación de personal, no se han

implementado.


Se observa que Recursos Humanos no ha asumido completamente el rol

coordinador del proceso y esto se demuestra en aspectos como el establecimiento

incompleto de perfiles, la carencia de una base de datos de elegibles, el hecho de

no participar técnicamente para determinar la categoría de las nuevas plazas

requeridas.

Formalmente el CONARE no ha asignado la potestad del nombramiento de

personal a un puesto o a determinados niveles ejecutivos y existe un atraso

significativo en la entrega de acciones de nombramiento, lo cual no precisa los

términos del contrato de trabajo en detrimento del patrono y va en contra de los

derechos de los funcionarios de la Institución.

Las principales recomendaciones se dirigen a la elaboración de políticas,

procedimientos , y herramientas que guíen el proceso de reclutamiento y selección

de personal, la implementación de una base de datos de funcionarios elegibles, el

establecimiento claro del perfil de cada puesto, previamente a la solicitud de

presupuesto y la asignación formal de la potestad de nombrar personal a un

puesto o grupo de estos, según su nivel o área competente, así como la entrega

a los funcionarios y el respaldo en los expedientes de personal, de los documentos

que detallan las condiciones de los nombramientos, junto con las características

del puesto.

INF-003-2014 “Seguimiento de las recomendaciones emitidas en los

informes de los períodos 2012 y 2013”

El estudio fue realizado como parte del plan de trabajo establecido para el año 2013. La finalidad fue dar seguimiento a los planes de implementación de las recomendaciones sugeridas por la Auditoría Interna para los estudios de auditoría, emitidos en el período 2012 y 2013, así como las recomendaciones pendientes de los períodos 2010 y 2011, con el fin de cumplir con lo establecido en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, la norma 206 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE), evaluar y documentar el nivel de implementación de las recomendaciones sugeridas en los informes emitidos y determinar las recomendaciones que no se han implementado.

Para tal efecto, se tomaron los planes de implementación, en los casos que fueron presentados y se les dio seguimiento, se realizaron entrevistas al personal relacionado con los diferentes procesos, actividades o asuntos que se auditaron,


se revisaron los documentos que evidenciaron la implementación de las recomendaciones, y se aplicaron pruebas de control basadas en la información suministrada por el personal participante en el proceso de mejora, así como la documentación y correspondencia relacionada con la implementación de las recomendaciones.

Del seguimiento de 25 recomendaciones pendientes del periodo 2010 y de 87 del periodo 2011, se pudo determinar que de las 112 recomendaciones, se han implementado 37 lo que representa un 33%, parcialmente aplicadas 17 que representa un 15% y 58 recomendaciones que representa un 52%, que aún no se han implementado. Se puede indicar que de once informes emitidos en el período 2012 se le dio seguimiento a ocho informes. De los ocho informes se les dio seguimiento a 111 recomendaciones, de las cuales se ha implementado 49 recomendaciones, lo que representa un 44%, 15 recomendaciones aplicadas parcialmente que representa un 14% y 47 recomendaciones que aún no se han implementado que representa un 42%. Durante el período 2013 se emitieron once informes de los cuales se le dio seguimiento a cinco, debido a que seis informes aún no cumplían con el plazo requerido para ser sujetos de seguimiento, de aquellos a los que se les dio seguimiento, se emitieron 57 recomendaciones, de las cuales se han implementado un 14% lo que representa 8 recomendaciones, un 7% está parcialmente aplicada que corresponde a 4 recomendaciones y un 79% que aún no se han implementado, representando 45 recomendaciones pendientes de aplicar.

INF-004-2014 Análisis del “Procedimiento para Despidos por Justa Causa”

vigente en el CONARE”.

El estudio se realizó para evaluar la pertinencia y legalidad del “Procedimiento

para Despidos por Justa Causa”, aprobado por el CONARE en la Sesión N° 33-01

de 13 de noviembre de 2001.

Para desarrollarlo se contrataron los servicios jurídicos especializados para que se

brindara una asesoría sobre la legalidad de dicho procedimiento, y se realizaron

pruebas para evaluar las actividades de control establecidas en las diferentes

actividades que se ejecutan en los procesos disciplinarios.

Con respecto a la legalidad del procedimiento se determinó que existen

incongruencias en la terminología empleada en dicho procedimiento, en los


plazos, en la apertura del expediente, en los posibles recursos de apelación, las

sanciones, entre otros; las cuales podrían derivarse de la falta de claridad, en

cuanto a la naturaleza y rango de la norma en análisis.

Sobre las actividades de control y ejecución del proceso, se identificaron

debilidades con respecto a la confección, custodia y administración de los

expedientes de los procesos disciplinarios, riesgo de conflictos de interés en los

nombramientos del órgano director, costos elevados de los procesos conforme a

los recursos (tiempo y salarios) ejecutados en cada proceso. Además, se denota

la necesidad de dar un seguimiento oportuno y asignar la responsabilidad, para

que resoluciones finales de cada proceso se ejecuten conforme a lo indicado.

Las recomendaciones se dirigen a realizar un análisis del procedimiento y hacer

una modificación integral, con el fin de cumplir con el ordenamiento jurídico que le

compete; asimismo, se debe elaborar un instructivo para la ejecución de los

procesos, implementar controles oportunos para la custodia y confección de los

expedientes, asignar un responsable para dar un adecuado seguimiento de las

resoluciones finales, todo esto con el fin de que se garantice la eficacia y

transparencia del debido proceso, se minimicen los riesgos jurídicos y se procure

el uso eficiente y eficaz de los recursos.

INF-005-2014 “Administración de Proyectos de LANOTEC por la FunCeNAT”.

El estudio se realiza para analizar el proceso que ejecuta la FunCeNAT en la administración financiera de algunos proyectos del Lanotec y abarca el período de 2013. Se determinaron debilidades de control en el manejo de los expedientes de los

proyectos los cuales no tienen un orden estándar y tienen deficiencias de

documentación relevante de la gestión realizada.

Los ingresos y gastos de los proyectos se encuentran registrados en hojas de

Excel y se encuentran documentados, sin embargo la FunCeNAT cuenta con un

sistema contable que sería una forma más óptima y fiable para mantener la

información económica de los proyectos. La información que muestra la

contabilidad no concilia con los registros auxiliares de los proyectos, tanto en el

registro de gastos del proyecto como en los saldos disponibles que se muestran

en las subcuentas, de la cuenta contable de Bancos.

Entre otros aspectos se identificó el caso de una persona que ha sido contratada

continuamente desde el 2010 hasta el presente año, cuyas características de la


contratación podrían interpretarse como una relación laboral ordinaria, generando

un riesgo con eventuales consecuencias de indemnización laboral.

En cuanto a los activos adquiridos por los proyectos se determinó que no se ha

establecido formalmente la propiedad y el derecho de uso que aplica tanto para el

CONARE como para la FunCeNAT.

Las principales recomendaciones se dirigen a la estandarización de expedientes

de los proyectos y mejora en la documentación que estos contienen; el análisis de

los saldos contables en las cuentas de “Movimientos temporales” y la aplicación

de ajustes que permitan conciliar los auxiliares de Excel con la contabilidad de la

FunCeNAT.

También se debe analizar las contrataciones de servicios profesionales y

establecer clara y específicamente el trabajo que se debe realizar, o en su defecto

incluir en planilla a los colaboradores conforme dicta la legislación laboral y de

protección social

INF-006-2014 “Otorgamiento, cálculo y pago de horas extras”

El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2014, con el fin de evaluar el proceso de otorgamiento, pago y registro de horas extras en el CONARE, el cual fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad. De las pruebas realizadas, se determina la carencia de un procedimiento formal para realizar el otorgamiento, pago y registro de las horas extras que se presentaron en el período 2013 en la Institución, así como la identificación de los riesgos, ya que la práctica Institucional ha sido identificar riesgos por metas y no por procesos. Desactualización de las Normas de Administración de Personal del CONARE en lo referente a la aprobación de horas extras e inaplicación de los cambios aprobados a esa normativa. Se carece de una política para determinar el reconocimiento del pago de horas extras según el nivel del puesto, así como el incumplimiento con lo que establece la legislación, en cuanto al reconocimiento de la jornada extraordinaria, aplicando la compensación con tiempo libre. También se observó debilidades de control en la documentación que se tiene para reconocer y pagar las horas extras.


INF-007-2014 “Estudio de Escalafones en el CONARE”

El estudio muestra el análisis que se realizó para determinar la legalidad sobre la eliminación del tope de pago de escalafones que se aplica en el CONARE., el cual es un porcentaje sobre el salario base, que tiene el régimen salarial de la Universidad de Costa Rica (UCR), y fue acogido en 1978 por el CONARE, mediante acuerdo de la sesión Nº 104. Históricamente, la UCR ha mantenido un tope o número máximo de escalafones que pueden ser pagados conforme lo establece la escala salarial a través del tiempo a cada puesto; sin embargo, en 1997 se elimina el tope del escalafón en la Institución. Dado lo anterior, se procede a realizar el estudio de auditoría para definir y conocer la legalidad sobre dicha decisión, por lo que se contrata la elaboración de un criterio jurídico externo y se realiza un análisis para estimar el monto que aproximadamente se ha venido pagando en las planillas como producto de la eliminación de dicho tope desde 2010. Por ser el CONARE el máximo jerarca de la Institución, esta Auditoría Interna concluye que le compete a dicho órgano, como instancia que lo instauró en 1978, la potestad que mediante acuerdo o interpretación auténtica del mismo, autorice cualquier cambio sobre esa disposición, entre estos eliminar el tope para el pago de escalafones. Conforme a los análisis y estimaciones presentadas, se observó que en el 2014 hay 31 funcionarios, equivalente a un 20% de la planilla institucional, que sobrepasan el tope de escalafón y que perciben esos pagos adicionales. Además, en los últimos 5 años, como consecuencia de sobrepasar dicho tope, se ha pagado aproximadamente, 571 millones de colones (considerando cargas patronales, salario escolar, aguinaldo y anualidad), y conforme a dicha estimación, para el 2015 se tendrán que pagar aproximadamente 143 millones de colones por los escalafones sobre el tope. Las recomendaciones se dirigen a que los Señores Rectores miembros del Consejo, a efecto de que hagan la interpretación auténtica del acuerdo tomado en 1978, con la finalidad de determinar bajo criterios válidos y por la instancia que corresponde si aplica o no el tope, y conforme a la decisión que se tome girar las directrices necesarias para ajustar en lo que corresponda el actuar administrativo y los procedimientos previstos en la Institución.


INF-008-2014 Análisis del “Control y ejecución de los recursos que

administra la FunCeNAT al Programa Estado de la Nación”.

El estudio se realiza para analizar el proceso que ejecuta la FunCeNAT en la

administración financiera de algunos proyectos del Programa Estado de la Nación.

El estudio abarca el período de 2012-2013.

Dentro de los hallazgos indicados están la carencia de un convenio o instrumento

legal que de sustento a los servicios de administración que FunCeNAT le brinda al

Estado de la Nación, debilidades en el manejo de los expedientes de los proyectos

por parte de la FunCeNAT, desactualización del documento que establece la

gestión administrativa en el manejo de los proyectos por parte de la FunCeNAT y

diferencias entre lo que indican los auxiliares de los proyectos y lo que se muestra

en la contabilidad de la Fundación.

Las principales recomendaciones se dirigen a la creación e implementación de un

convenio que norme la administración de fondos de CONARE y sus programas

por parte de la FunCeNAT; completar los expedientes que maneja la FunCeNAT

de los proyectos del Estado de la Nación, revisar y actualizar el documento que

guía la gestión administrativa de los proyectos e incorporar los ajustes requeridos

en la contabilidad para que refleje los saldos correctos tanto en los proyectos

como en las subcuentas de las cuentas bancarias correspondientes.

INF-009-2014 “Autoevaluación de la calidad de la Auditoría Interna, período

2013”.

El estudio consiste en evaluar la gestión de la Auditoría Interna durante el período

2013, utilizando las “Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación

externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público D-2-2008-CO-

DFOE” y las herramientas que ha emitido la Contraloría General de la República.

Dentro de los hallazgos indicados están la revisión del reglamento de organización

y funcionamiento de la auditoría interna así como el código de ética, la duración

promedio de la emisión de estudios, la declaración del no cumplimiento de las

normas y el establecimiento de eventuales responsabilidades por incumplimientos

injustificados en la implementación de las recomendaciones de auditoría.

Las principales recomendaciones se dirigen a atender los aspectos señalados en

el párrafo anterior, así como la comunicación general de los cambios que se


apliquen. Revisión de los tiempos de emisión de los informes, para lograr mayor

oportunidad en la comunicación de los hallazgos; verificar la aplicación del

formulario sobre el cumplimiento de las normas, que entró a regir a principios del

2014. Identificar aquellas recomendaciones que puedan significar

responsabilidades para los funcionarios y dar un seguimiento más oportuno,

aplicando los procedimientos y plazos establecidos en la Ley General de Control

Interno.

MEMO-AI-021-2014, Sede interuniversitaria de Alajuela

Mediante este estudio se revisó la contratación de servicios de limpieza, vigilancia, manejo de activos y alquiler de edificaciones, la información obtenida, se van a utilizar como insumo para una próxima revisión.

“informe de labores del período 2014...127-2014, del 20 de agosto de 2014. los informes y otros...

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