“CURS ACCESS. Aplicació de les competències digitals al treball dels especialistes dels serveis i gabinets psicopedagògics escolars”.

Introducció a l’Access. Diseny pràctic d’una base de dades per al treball dels especialistes dels SPEs i dels Gabinets Psicopedagògics Municipals.

En aquest treball se presenten dues documents:

Apunts teòrics de com fer una base de dades en Access per a la gestió, seguiment i registre d’alumnes en varios centres educatius i que es troba a continuació d'aquesta introducció. L’altre document és la base de dades: (http://www.quadernsdigitals.net/arxiusquaderns/CursoAccess.mdb ) feta com a exemple del que s’ha de poder arribar seguint les explicacions e instruccions d’aquest curs. En tenir la Base del Curs Access com el resultat final del curs, es pretén demostrar les possibilitats d'aplicació que tenen les bases de dades al nostre treball en la gestió i registre d'alumnes, centres, tutors, etc. (Descarrega de la Base de Dades)

La finalitat última del curs és que puguem dissenyar nosaltres mateixos una base de dades semblant, que de resposta a les nostres necessitats i ens permet obtenir els diferents tipus d'informes que normalment s’emeten.

Els objectius a aconseguir seran: Introducció als conceptes bàsics de les Bases de dades baix el programa ACCESS. Familiaritzar-se amb l’ús d’aquesta ferramenta informática i avaluar les seues posibilitats en la gestió d’alumnes. Aconseguir funcionalitat pràctica d’aquesta aplicació informática dins del treball de l’epecialista.

Els Continguts del curs seran: Conceptes bàsics del programa ACCESS: Taules, Consultes, Formularis, Relacions, Macros,... Utilitat pràctica de les bases de dades aplicada a les pròpies necessitats. Com organitzar i estructurar la informació previa al diseny d’una base de dades personalitzada. Diseny d’una Base de Dades adaptada a les nostres necessitats i al nostre treballs específic.

El curs està organitzat en els següents sessions:

(Sessions 1a, 2n i 3r)1.- Mostrar el resultat final: “base curs access”.2.- Instal·lar la base de dades. Que necessitem i que volem aconseguir. Organització de la informació.

3.- Introducció teòrica. Conceptes4.- Disseny de taules.5.- Establiment de relacions(Sessions 4r i 5é)1.- Formularis2.- Consultes(Sessions 6é i 7é)1.- Informes2.- Macros3.- Comprovacions. Reajustament personalitzat. Resolució de possibles errors

Per a qualsevol dubte de com disenyar la vostra base de dades, es poden posar en contacte amb mi en l'adreça de correu electrònic a baix indicada

Ricardo Ernesto Orero CalvéEspecialista en Orientació Educativaricardo.orero@gmail.com

APLICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DIGITALES AL TRABAJO DE LOS ESPECIALISTAS DE LOS SERVICIOS Y GABINETES PSICOPEDAGÓGICOS ESCOLARES

Ricardo Ernesto Orero CalvéEspecialista en Orientació Educativa

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APLICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DIGITALES AL TRABAJO DE LOS ESPECIALISTAS DE LOS SERVICIOS Y GABINETES PSICOPEDAGÓGICOS ESCOLARES

CURS ACCESS per a SPEs i GPM

“Introducció a l’Access. Diseny pràctic d’una base de dades per al treball dels especialistes dels SPEs i dels Gabinets Psicopedagògics Municipals”.

(Sesiones 1ª, 2ª y 3ª)

1.- MOSTRAR EL RESULTADO FINAL: “Base Curso Access”.2.- INSTALAR LA BASE DE DATOS. QUE NECESITAMOS Y QUE QUEREMOS LOGRAR. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.3.- INTRODUCCIÓN TEÓRICA. CONCEPTOS4.- DISEÑO DE TABLAS.5.- ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES

(Sesiones 4ª y 5ª)

1.- FORMULARIOS2.- CONSULTAS

(Sesiones 6ª y 7ª)

1.- INFORMES2.- MACROS3.- COMPROBACIONES. REAJUSTE PERSONALIZADO. RESOLUCIÓN DE POSIBLES ERRORES.

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CURSO ACCESS

(Sesiones 1ª, 2ª y 3ª)

1.- MOSTRAR EL RESULTADO FINAL: “Base Curso Access”.2.- INSTALAR LA BASE DE DATOS. QUE NECESITAMOS Y QUE QUEREMOS LOGRAR. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.3.- INTRODUCCIÓN TEÓRICA. CONCEPTOS4.- DISEÑO DE TABLAS.5.- ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES

1.- MOSTRAR EL RESULTADO FINAL: “Base Curso Access”.

Presentación de la “Base Curso Access” como el resultado final del curso. Se pretende demostrar las posibilidades de aplicación que tienen las bases de datos a nuestro trabajo en la gestión y registro de alumnos, centros, tutores, etc.

La finalidad última del curso es que podamos diseñar nosotros mismos una base de datos parecida, que de respuesta a nuestras necesidades y nos permita obtener los distintos tipos de informes que normalmente emitimos.

2.- INSTALAR LA BASE DE DATOS. QUE NECESITAMOS Y QUE QUEREMOS LOGRAR. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Una vez instalada la “Base Curso Access”, practicaremos como agregar registros, eliminarlos, probaremos los informes, etc., de forma que, utilizándola como punto de partida, nos ayude a reflexionar sobre nuestro trabajo y sobre que datos o informes necesitaríamos tener y que no están.

Para entrar en la base haremos doble clic en el icono de la “Base Curso Access”. Iremos a Macros y seleccionaremos el Macro Principal / Ejecutar. Se nos abrirá entonces el Formulario Inicio o puerta de entrada a la base.

Desactivar advertencia de seguridad: Herramientas/Macro/Seguridad/Bajo (seleccionar)

Doble Clic Base / Macros / Macro Principal / Ejecutar

Para la siguiente sesión: practicar entrada de datos (Centros Educativos y Alumnos), y traer los datos en papel para completar la base (datos apuntados a partir de nuestra reflexión sobre QUÉ NECESITAMOS Y QUE QUEREMOS obtener al final). Para reflexionar sobre esto, nos ayudará pensar en los distintos tipos de informes que utilizamos habitualmente.

3.- INTRODUCCIÓN TEÓRICA. CONCEPTOS

La introducción a las bates de datos de Access implica al conocimiento de los objetos de una base de datos: tablas formularios, consultas e informes. Las tablas son las unidades de creación de las bases de datos y es necesario conocerlas previamente a fondo. Los

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formularios facilitan la entrada de datos y hacen más confiable el proceso, mientras que les informas permiten mostrar los datos en pantalla o en papel. Usted necesita crear un listado de alumnos de un colegio?, o quizá una lista de la colección de DVD, CD y cintas de vídeo? Desea administrar el material de su oficina o centro en un inventario?

Una base de datos puede ayudarle a introducir fácilmente los datos, buscarlos rápidamente, utilizarlos para crear etiquetas y envíos masivos de correo, y resumir los informes.

Una base de datos es más que una mera lista o tabla Qué es una base de datos? Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.Una base de datos nos permite controlar la verdad de los datos, recuperarlos, ordenarlos, analizarlos, resumirlos y elaborar informes. La base de datos puede combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que introducir dos veces la misma información. Incluso puede contribuir que la entrada de datos sea más eficaz y precisa.

Imagino que es usted logopeda de un SPE, o la trabajadora social, o psicopedagogo de SPE o de un GPM, y que usted suele generar lista de alumnos, informes generales de alumnos atendidos, informes individuales, etc. Con una base de datos bien estructurada en función de sus necesidades, podrá extraer los informes y gestionar los datos de los alumnos. La base de datos se ocupará de esto. Si tiene previsto crear una base de datos, tome nota de dos o más situaciones en las que es probable que usted u otra persona de su organización utilice los datos para crear, por ejemplo, un informe de estado trimestral, revisar los alumnos atendidos, etc.

COMO SE ESTRUCTURA UNA BASE DE DATOS?

Las bases de datos de Access están formadas por estos objetos.

LAS TABLAS: ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS

Las tablas almacenan los datos en filas y columnas. Todas las bases de datos contienen una o más tablas.Las tablas almacenan datos, por lo que son los pilares esenciales de cualquiera base de datos.Una base de datos debería tener una tabla distinta para cada asunto principal, como registros de empleados, comandas de clientes, métodos de entrega o proveedores. No deben duplicarse los datos en diversas tablas Esto es un error común fácil de evitar si se estructuran bien las tablas.Cada tabla contiene filas, denominadas registros y columnas, denominadas campos.

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Un registro es un conjunto de hechos sobre una persona, acontecimiento o carácter concreto, u otro elemento de interés. Un campo es una clase de hecho que se puede aplicar a cada persona, acontecimiento o registro. Por ejemplo, Código postal puede ser un campo de una mesa Alumnos, Teléfono puede ser un campo de una mesa Centro Educativo.Los campos de la base de datos tienen valores que determinan el tipo de datos que pueden almacenar, como se muestran los datos y qué se puede hacer con ellos. Un valor importante para los campos es el tipo de datos, que incluye número, texto, moneda (dinero) y fecha/hora. El tipo de datos limita y describe la clase de información del campo. También determina las acciones que se pueden realizar en el campo y cuanta memoria utilizan los datos. Los campos también tienen propiedades que controlan los detalles de la información que contienen, incluida la longitud de caracteres, un valor predeterminado y una regla de validación que comprueba que los datos satisfacen ciertos criterios. Las propiedades simplifican la entrada y administración de los datos.Para distinguir un registro de otro, las mesas pueden incluir un campo de clave principal. La clave principal es un identificador, como un número de puerta, un código de producto, un número de un empleado, etc., que es único para cada registro.La clave principal debe ser una información que no cambie nunca.

LAS RELACIONES: Las relaciones vinculan los datos de las distintas tablas para que sean más útiles.Access crea bases de datos relacionales, es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero están relacionados y se pueden combinar de la forma que se especifique.

LOS FORMULARIOS

Los formularios controlan la entrada de datos y la vistas de datos. Proporcionan indicaciones visuales que simplifican el trabajo con los datos.Los formularios permiten introducir o ver los datos de la base fácilmente. Los formularios se pueden considerar ventanas a través de las que las personas pueden trabajar con los datos.Los formularios controlan y simplifican la entrada de datos. Cuando se introducen datos en un formulario, estos se guardan en una tabla subyacente.Los formularios hacen que los datos de una tabla o consulta sean más fáciles de comprender, ya que se presentan en diseños visualmente más atractivos. Los formularios también pueden proporcionar una pantalla de inicio con métodos sencillos para ejecutar las tareas de la base de datos.Los formularios proporcionan listas desplegables, instrucciones, controles de desplazamiento y gráficos que ayudan a los usuarios a trabajar con los datos. De una manera u otra, los formularios hacen que esta tarea sea más agradable.

LAS CONSULTAS

Las consultas recuperan y procesan los datos. Pueden combinar datos de distintas tablas, actualizar los datos y realizar cálculos con estos.Con las consultas se puede responder a preguntas que nosotros nos hagamos sobre nuestros datos por medio de la asociación de los datos almacenados en las distintas

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tablas de la base o por medio de la realización de cálculos con los datos para proporcionar más información.Para responder a las preguntas, las consultas recuperan, filtran, ordenan y asocian los datos a petición. Otra característica importante de las consultas es que pueden combinar los datos de diversas tablas en una sola vista. Cuando una consulta encuentra datos y se muestran, también puede procesarlos según sus instrucciones.

LOS INFORMES

Los informes son un resumen de los datos que se pueden presentar en papel impreso. Convierten los datos de las tablas y consultas en documentos que comunican ideas.Suele generar informes sobre cifras de ventas? Proporciona catálogos de su inventario? Imprime etiquetas para CD, DVD y vídeos casa? Genera facturas y recibos?Los informes convierten los datos en documentos. Los informes pueden tener distintas formas y tamaños, pero todos ellos están diseñados para presentar los datos de forma impresa. Los informes proporcionan los medios para dar el mejor formato posible a un registro concreto o familia de registros relacionados.Por medio de los informes se pueden agrupar los datos, realizar cálculos con ellos, agregar titulares y otros elementos de formato para hacer que tengan más significado y sean más fáciles de leer.Una vez creado un informe, puede guardar su formato de manera que tenga la misma apariencia cada vez que lo imprima, a pesar de que los datos cambien

Para aprender más sobre esta herramienta de trabajo tenéis en esta dirección de Internet un curso on line:

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RC061181383082&CTT=6&Origin=RC061181383082

RESPECTO A LA CONTINUIDAD DE LA BASE PARA SUCESIVOS CURSOS ACADÉMICOSDeberemos pensar que la base está diseñada de forma que un centro se relacione con un curso académico. Por ejemplo, el Centro Educativo 1 (registro nº1) es el Colegio X para el Curso Académico 2010/11. En este Centro nº1, curso académico 2010/11, introduciremos todos los alumnos de logopedia que tenemos.Para darle continuidad a la base en los sucesivos cursos académicos tenemos dos posibilidades:

1ª- Volver a introducir como nuevo registro al Colegio Adventista para el Curso Académico 2011/12. Entonces, para no tener que introducir de nuevo a los alumnos que ya teníamos el curso pasado y continúan con la atención logopédica, iremos al alumno y cambiaremos el nº de centro nuevo (recordemos que el centro continúa siendo el mismo pero con un nº de registro nuevo y asociado al nuevo curso académico) y cambiaremos también el curso académico en el alumno, así como demás datos del alumnos que hayan variado, como por ejemplo el curso (1º, 2º de primaria…), grupo, tutor/a, etc.

Otra posibilidad sería volver a introducir de nuevo a los alumnos de logopedia de ese nuevo Centro y Curso Académico. Esta posibilidad nos permitirá guardar en la base el histórico de los alumnos que teníamos en el curso 2010/11, 2011/12, etc.

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4. - DISEÑO DE TABLAS

La tabla tiene básicamente dos formas de presentación: Vista de Diseño, Vista Hoja de Datos (Menú principal/Ver, o directamente cambiamos la presentación con el icono de la barra de Diseño de Tabla).En el diseño de las tablas practicaremos las distintas posibilidades que tienen los distintos tipos de datos de un campo concreto. El tipo de datos determina la clase de valores que podemos establecer para un campo. Los Tipos de datos son: Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico, Si/No,.. y Asistente para búsquedas.

Una vez elegido el “tipo de datos” para un campo prestaremos atención a sus propiedades en el cuadro de debajo “General”. Aquí estableceremos: Tamaño del campo, Máscara de entrada (sólo en Texto y Fecha/Hora), Título, Valor predeterminado, requerido, Indexado (para la clave principal -Sí (sin duplicados)-). Establecer Clave/s Principal/es.

Haremos 2 tablas:

1ª TABLA: Centro - Curso Académico2ª TABLA: Datos Alumno - Intervención

1ª TABLA: Centro - Curso Académico.

Campo Id CENTRO. Clave Principal(Imagen 1)

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Campo CURSO ACADÉMICO. Clave principal.(Imagen 2)

El listado de campos sugerido para esta tabla es el que se visualiza la imagen. Estos campos son:

- Id CENTRO (Clave Principal). Tipo de datos: Número (en la Imagen 1 aparecen las propiedades de este campo)

- CURSO ACADÉMICO (Clave Principal). Tipo de datos: Texto. (en la Imagen 2 aparecen las propiedades de este campo). Máscara de entrada.

- NOMBRE CENTRO. Texto- CÓDIGO. Texto- RÉGIMEN: Público, Concertado, Privado. Tipo de datos “Asistente para

búsquedas”- CALIFICACIÓN: Ordinario, Específico, Integración. Tipo de datos “Asistente para

búsquedas”- PROGRAMA BILINGÜE: PIL, PEV, PIP. Tipo de datos “Asistente para

búsquedas”- COMPENSATORIA: CAES, PCOE, Medidas COE. Tipo de datos “Asistente para

búsquedas”- DIRECCIÓN. Texto.- CÓDIGO POSTAL. Texto. Máscara de entrada- POBLACIÓN. Texto- TELÉFONO. Texto. Máscara de entrada- FAX. Texto. Máscara de entrada- E-MAIL. Texto

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- DIRECTOR. Texto- JEFE DE ESTUDIOS. Texto- SECRETARIO. Texto- PSICOPEDAGOGO SPE. Texto- PSICOPEDAGOGO GPM. Texto- ESPECIALISTA PT. Texto- ESPECIALISTA AL CENTRO. Texto- ESPECIALISTA AL SPE. Texto- MAESTRO COMPENSATORIA. Texto- TRABAJADORA SOCIAL SPE. Texto- TRABAJADORA SOCIAL SS. Texto

En los campos RÉGIMEN, CALIFICACIÓN Y PROGRAMA BILINGÜE, COMPENSATORIA, en “Tipo de datos” utilizaremos el “Asistente para búsquedas”. En CURSO ACADÉMICO, CÓDICO POSTAL, TELÉFONO, FAX utilizaremos la máscara de entrada.

2ª TABLA: Datos Alumno – Intervención

Campo Id ALUMNO. Clave Principal(Imagen 3)

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Campo Id ALUMNO. Clave Principal (continuación de campos)(Imagen 4)

El listado de campos sugerido para esta tabla son los que se visualizan en las imágenes 3 y 4. Estos campos son:

- Id ALUMNO. Clave Principal. Ver las características del campo en la Imagen 3 bajo.

- Id CENTRO. Campo que copiamos de la Tabla CENTRO-CURSO ACACDÉMICO. Únicamente aquí en las características del campo cambiaremos “Requerido No (se puede poner Si, lo que obligará a poner siempre el número de centro cuando demos de alta a un alumno). Indexado: No”

- CURSO ACADÉMICO. Campo que copiamos de la Tabla CENTRO-CURSO ACACDÉMICO. Únicamente aquí en las características del campo cambiaremos “Requerido No (se puede poner Si, lo que obligará a poner siempre el número de centro cuando demos de alta a un alumno). Indexado: No”

- ALUMNO. Texto - Nº EXPEDIENTE. Número. Valor predeterminado 0.- FECHA DE NACIMIENTO. Tipo de datos: Fecha/Hora. Máscara de entrada

00/00/0000.- NOMBRE PADRE- NOMBRE MADRE- DIRECCIÓN. Texto.- POBLACIÓN. Texto- CÓDIGO POSTAL. Texto. Máscara de entrada 00000.- TELÉFONO. Texto. Máscara de entrada 000.000.000.

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- CURSO. Asistente para búsquedas “Ed.Inf 3a, Ed.Inf 4a, Ed.Inf 5ª, Ed.Prim 1º, Ed.Prim 2º, Ed.Prim 3º, Ed.Prim 4º, Ed.Prim 5º, Ed.Prim 6º”

- GRUPO. Asistente para búsquedas: “A, B, C, CAST, VAL”.- TUTOR/A. Texto- INFORME PSICOPEDAGÓGICO: Si/No- DIAGNÓSTICO PSICOPEDAGÓGICO: Texto- INFORME LOGOPÉDICO: Si/No- DIAGNÓSTICO LOGOPÉDICO: Texto- PT. Si/No- EDUCADOR/A. Si/No- FISIO. Si/No- LOGOPEDIA. Si/No- SESIONES. Texto- TIEMPO. Texto- FECHA ALTA. Tipo de datos: Fecha/Hora. Máscara de entrada 00/00/0000.- FECHA BAJA. Tipo de datos: Fecha/Hora. Máscara de entrada 00/00/0000.- ENTREVISTA INICIAL FECHA. Tipo de datos: Fecha/Hora. Máscara de entrada

00/00/0000.- ASISTENCIA. Tipo de datos: Memo- ACUERDOS. Tipo de datos: Memo- SEGUIMIENTO ENTREVISTAS. Tipo de datos: Memo

5.- ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES.

LAS RELACIONES vinculan los datos de las distintas tablas para que sean más útiles.Access crea bases de datos relacionales, es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero están relacionados y se pueden combinar de la forma que se especifique.Las relaciones que vamos a crear serán entre

TABLA Centro - Curso Académico TABLA Datos Alumno - IntervenciónId CENTRO Id CENTROCURSO ACACDÉMICO CURSO ACADÉMICO

Seguiremos los siguientes pasos:

En menú principal, pinchamos o activamos el icono de Relaciones (Imagen 5)

Entramos en Relaciones y activamos el icono Mostrar Tablas (Imagen 6)

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En Mostrar Tabla agregamos nuestras dos Tablas: Tabla 1: Centro – Curso Académico y Tabla 2: Datos Alumno- Intervención.

Seleccionamos Id CENTRO y CURSO ACADÉMICO de la Tabla 1, aguantando el botón izquierdo del ratón lo arrastraremos hasta la Tabla 2. Nos aparecerá un cuadro “Modificar relaciones” y las creamos como se ve en la Imagen 7. Activaremos donde pone “Exigir integridad referencial” y comprobamos que el tipo de nuestra relación es “Uno a varios”.

Relaciones (Imagen 7)

En “Tipo de combinación” vemos que las propiedades de ésta incluirán sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales (Imagen 8)

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(Sesiones 4ª y 5ª)

1.- FORMULARIOS2.- CONSULTAS

1.- FORMULARIOS

Los formularios permiten introducir o ver los datos de la base fácilmente. Nos permitirán controlar y simplificar la entrada de datos. Los formularios hacen que los datos de una tabla o consulta sean más fáciles de comprender, ya que se presentan en diseños visualmente más atractivos.

Al crear un formulario tenemos dos posibilidades:

1.- Crear formulario en vista de Diseño, donde especificaremos nosotros el origen de los registros.

2.- Crear un formulario utilizando el asistente, donde el asistente hace preguntas y crea un formulario basándose en las respuestas.

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1.- Crear formulario en vista de Diseño:Activamos Nuevo / Vista Diseño y elegimos la tabla Centro – Curso Académico.

Aceptamos y aparecerá el formulario en Vista de Diseño para que nosotros vayamos introduciendo los campos. Se introducirán arrastrándolos con el ratón (manteniendo el botón izquierdo presionado en el registro y llevándolo hasta el formulario).

Una vez introducidos nombraremos el formulario: “Formulario Centro Educativo”

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2.- Crear un formulario utilizando el asistente, donde el asistente hace preguntas y crea un formulario basándose en las respuestas.

Presionar dos veces encima de Crear un formulario utilizando el asistente. Seleccionamos los campos y activamos Siguiente. Aparecerá en el asistente tipo de distribución que queremos (probar distintas posibilidades, se recomienda elegir en columnas) y activamos Siguiente. Aparecerá el estilo a aplicar (probar posibilidades, se recomienda Estándar) y Siguiente. Nombramos el Formulario “Formulario Centro Educativo” y Finalizar.

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Una vez creado el formulario Centro Educativo haremos un nuevo formulario que llamaremos Formulario Datos Alumno con la Tabla Datos Alumno – Intervención. Seguiremos los pasos anteriores.

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Practicaremos con el “Cuadro de Herramientas” poner “Etiquetas” (hacer cuadros para textos) y hacer “botones de comandos”.

En ver / Vista Diseño, Vista Formulario o activando el icono podremos cambiar de vistaPracticar, en propiedades de un campo (pinchando en el campo con el botón derecho / propiedades/ formato) a cambiar el color de texto, o del fondo, o cambiar el tipo de fuente, etc.

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Diseño a modo de ejemplo del Formulario Centro Educativo.

Diseño a modo de ejemplo del Formulario Datos Alumno.

Del Formulario Centro Educativo pondremos un botón que nos permita entrar en el Formulario Datos Alumno.

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Haremos un tercer formulario “Formulario Inicio” que será la entrada o presentación de nuestra base. De aquí podremos ir a Centro Educativo, a Datos Alumno o Salir de la Aplicación.

A título de ejemplo podría ser el formulario Inicio de la siguiente forma:

Comprobar si funcionan los botones y si se guardan correctamente los registros.

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2.- CONSULTAS

Las Consultas nos permiten combinar datos de distintas tablas, actualizar los datos y realizar cálculos con estos. La finalidad de crear nuestra consulta será para poder diseñar a partir de ella los informes en papel que hemos pensado que nuestra base nos facilite.

Vamos a hacer una consulta que nos relacionará los campos de las dos tablas que hemos creado. Esta consulta nos permitirá escoger sólo aquellos campos que necesitemos, o darle la orden de que nos pregunte, cuando vayamos a extraer un informe, sobre que centro lo queremos, o sobre que alumno, o sobre que curso académico.Así podremos combinar el nombre del centro con los datos del alumno, o la fecha de alta o de baja de la atención logopédica (campos que están en la tabla Datos Alumno-Intervención) con su Centro Educativo de referencia o con el nombre de la especialista en Audición y Lenguaje del SPE (campos que están en la Tabla Centro-Curso Académico).

Antes de crear la Consulta deberemos tener claro que INFORME vamos a emitir a partir de los campos que hemos introducido en nuestras dos bases). Como ejemplo para el curso (EJEMPLO 1), supondremos que queremos tener un informe final (Informe Logopedia) que contenga los siguientes datos y que filtre únicamente los datos a un centro educativo determinado, es decir, que nos pregunte sobre que tipo de centro queremos el informe.

Vamos a crear una consulta nueva que la llamaremos “Consulta Informe Logopedia”.Estamos en Consultas / Nuevo/ Vista de Diseño y Aceptar.

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Una vez aceptamos, agregamos nuestras dos tablas.

Ahora deberemos arrastrar de las Tablas los datos que necesitaremos para nuestro informe

Id Centro (Nº Centro), Nombre Centro (Centro Educativo), Curso Académico y Especialista AL SPE (Especialista Audición y Lenguaje), proceden de la TABLA Centro – Curso Académico. Debajo de Id Centro se escribirá en Criterios y entre corchetes (Ctrl+Alt+Tecla arir corchete) [Escribir número de Centro].

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Alumno (Nombre Alumno), Fecha Nacimiento, Curso, Grupo, Diagnóstico Logopédico, Fecha Alta, Fecha Baja, proceden de la TABLA Datos Alumno-Intervención.(EJEMPLO 2) Informe Trabajadora Social. Prepararemos dos tipos de informes con sus Consultas específicas: - Informe personal (de un alumno en concreto): Consulta Informe Trabajo Social 1- Informe general (por Curso Académico que incluirá todos los alumnos de todos los centros atendidos en un Curso). Consulta Informe Trabajo Social 2

Consulta Informe Trabajo Social 1Siguiendo el procedimiento anterior para crear una consulta, escogeremos para el Informe personal TODOS LOS CAMPOS de ambas Tablas de forma que en Id ALUMNO pongamos el Criterio [Escribir número de Alumno].

Consulta Informe Trabajo Social 2Siguiendo el procedimiento anterior para crear una consulta, escogeremos para el Informe personal TODOS LOS CAMPOS de ambas Tablas de forma que Curso Académico pongamos el Criterio [Escribir Curso Académico] y en la línea de debajo o: Como “2007/08*”, en la siguiente de debajo Como “2008/09*”, y en la línea de debajo Como “…”. Luego la consulta lo ordenará en la misma fila.

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Este podría ser el un ejemplo del Informe por Curso académico para la T.S. No obstante, podremos diseñar un informe con más datos no incorporados como recursos educativos, nombre del tutor, etc,.. o si tiene becas, de que tipo son,…

Cabe la posibilidad, una vez diseñada la Consulta, que se nos ocurra incluir nuevos campos en las tablas. En tal caso deberemos ir a la tabla y escribir los nuevos campos. Estos aparecerán en las tablas y podremos arrastrarlos a las columnas de la consulta.

La última consulta creada en la “Consulta alumnos nee” que nos servirá para diseñar el “Informe Alumnos nee”. La “Consulta alumnos nee” nos preguntará sobre un Centro Educativo concreto “Escribir número de Centro”. Esta consulta responde al tipo de iNforme que avíamos pensado anteriormente que nos interesará imprimir.

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“Informe Alumnos de nee” Vista Diseño. Para acceder a las propiedades del Informe en Vista Diseño hay que pinchar con el botón derecho en la zona gris y activar Propiedades. En Datos veremos la Consulta utilizada para el diseño del Informe. Se ve en la flecha el icono herramientas activado (recordemos para hacer etiquetas, botones, insertar subformulario, etc).

“Informe Alumnos nee” en Vista preliminar

Recordemos las Consultas creadas para los correspondientes Informes:

CONSULTA INFORME CRITERIOConsulta Informe Trabajo Social 1 Informe personal TS1 Escribir número de AlumnoConsulta Informe Trabajo Social 2 Informe General TS2 Escribir Curso Académico

Consulta Informe Logopedia Informe Logopedia 1 Escribir número de CentroInforme Logopedia 2Consulta alumnos nee Informe Alumnos nee Escribir número de Centro

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(Sesiones 6ª y 7ª)

1.- INFORMES2.- MACROS3.- COMPROBACIONES. REAJUSTE PERSONALIZADO. RESOLUCIÓN DE POSIBLES ERRORES.

1.- INFORMES

Los informes son un resumen de los datos que se pueden presentar en papel impreso. Convierten los datos de las tablas y consultas en documentos que comunican ideas.Los informes pueden tener distintas formas y tamaños, pero todos ellos están diseñados para presentar los datos de forma impresa. Los informes proporcionan los medios para dar el mejor formato posible a un registro concreto o familia de registros relacionados.Por medio de los informes se pueden agrupar los datos, realizar cálculos con ellos, agregar titulares y otros elementos de formato para hacer que tengan más significado y sean más fáciles de leer.Una vez creado un informe, puede guardar su formato de manera que tenga la misma apariencia cada vez que lo imprima, a pesar de que los datos cambien.

Recordemos que hemos creado los siguientes Informes Tipo (que accedemos a ellos desde el formulario Datos Alumno:

- Informe T Social Alumno. Nos pregunta sobre un alumno en concreto “Escribir número de Alumno” y tendremos su informe personal con todos los datos que de él hemos introducido en el Formulario Datos Alumno.- Informe T Social General. Nos preguntará sobre el curso académico, de forma que aparecerán todos los alumnos y centros en los que se ha llevado algún tipo de intervención o seguimiento a considerar para el curso próximo.- Informe Logopedia 1- Informe Logopedia 2. Ambos informes están diseñados para que aparezcan en el Informe todos los alumnos de logopedia de un Centro Educativo concreto. En los dos nos preguntará la base sobre que Centro queremos tener los alumnos “Escribir número de Centro”- Informe Alumnos nee. También será exclusivo para un Centro Educativo.A partir de éstos informes tipos, cada uno podrá analizar que datos le gustaría que en su informe aparecieran y podremos diseñar un nuevo tipo de Informe (ya bien por Centro Educativo, por Alumno concreto, o uno global por Curso Educativo).Más adelante veremos los distintos Informes tanto en su vista preliminar (para imprimir) como en su vista de diseño.

Existen dos posibilidades básicas de crear un Informe: en vista de Diseño y utilizando el Asistente. Ahora vamos a ir paso a paso en el diseño de un Informe (Informe General TS2, que es el Informe por Curso Académico sobre los Alumnos y Centros Educativos en los que se ha intervenido y llevamos seguimiento). Recordemos que para diseñar el informe deberemos haber pensado que campos nos interesa que aparezcan de nuestras dos Tablas. Una vez pensados los campos que llevará nuestro Informe, deberemos generar las consultas necesarias (apartado anterior de los apuntes: crear Consultas).

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Vamos a crear un Informe nuevo que la llamaremos “Informe General TS2”. CONSULTA INFORME CRITERIOConsulta Informe Trabajo Social 2 Informe General TS2 Escribir Curso Académico

Estamos en Informes / Nuevo / Vista de Diseño y elegimos la consulta de referencia a partir de la cual crearemos el Informe (Consulta Informe Trabajo Social 2). Aceptar.

Nos aparecerá el Informe en Vista de Diseño vacío. Dentro de la cuadrícula, con el botón derecho, activaremos el Encabezado o pie de informe (que nos hará falta para poner el membrete del SPE o GPM.Deberemos arrastrar los campos del cuadro de mensaje de nuestra Consulta. Arrastramos al Alumno a Detalle. Seleccionamos la etiqueta/cortar/pegar en encabezado de página (como en la Imagen).

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Al cerrar el pie de página hacia el Detalle conseguiremos que los alumnos aparezcan en el Informe en filas.Vista Diseño del “Informe General TS2”

Vista preliminar del “Informe General TS2” del Curso Académico 2007/08

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Vista del Informe completo (con encabezado y pie de informe del SPE). El encabezado y el pie de informe del SPE podemos copiarlo de cualquier documento de Word y pegarlo en nuestro Informe en vista de diseño.

Vamos a crear un Informe utilizando el asistente:Estamos en Informes / nuevo / asistente para informes y aceptar

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Seleccionamos la Consulta: “Consulta Informe Trabajo Social 2” y con el botón >> seleccionamos todos los campos de la Consulta.

Activamos Siguiente > y nos preguntará el asistente como queremos ver los datos: si primero la tabla Centro - Curso Académico o la tabla Datos alumno – Intervención. Siguiendo el asistente nos preguntará como queremos agrupar los registros, tipo de ordenación, tipo de distribución, estilo a aplicar y como nombramos al informe. Nos saldrá un tipo de informe predeterminado según el asistente y según nuestras preferencias.

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Vamos a ver los distintos Informes creados en nuestra base en vista de diseño y vista preliminar para imprimir.

INFORME CONSULTA CRITERIOInforme personal TS1 Consulta Informe Trabajo Social 1 Escribir número de AlumnoInforme General TS2 Consulta Informe Trabajo Social 2 Escribir Curso AcadémicoInforme Logopedia 1 Consulta Informe Logopedia Escribir número de CentroInforme Logopedia 2Informe Alumnos nee Consulta alumnos nee Escribir número de Centro

Informe personal TS1 Consulta Informe Trabajo Social 1 Escribir número de AlumnoVista Diseño Informe personal TS1, número Alumno 1

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Vista preliminar Informe personal TS1, número Alumno 1

Informe Logopedia 1 Consulta Informe Logopedia Escribir número de CentroVista Diseño Informe Logopedia 1, número de Centro 1

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Vista preliminar Informe Logopedia 1, número de Centro 1

Informe Logopedia 2 Consulta Informe Logopedia Escribir número de CentroVista Diseño Informe Logopedia 2, número de Centro 1

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Informe Alumnos nee Consulta alumnos nee Escribir número de CentroVista Diseño Informe Alumnos nee, número de Centro 1

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2.- MACROS

Una macro o macroinstrucción es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución.Una macroinstrucción es, por tanto, una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Las macros suelen almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas.

Vamos a crear una Macro Principal que nos permitirá por este orden: desactivar advertencias / Abrir el Formulario Incio (previamente creado) y maximizarlo.

Estamos en Macros / Nuevo / y aparecerá el cuadro de diseño de nuestra Macro. En cada línea o acción seleccionaremos en el desplegable:- EstablecerAdvertencias: activar: No- AbrirFormulario: Nombre del Formulario: seleccionamos el Formulario Inicio- Maximizar

Ahora deberemos comprobar el funcionamiento de nuestra base, realizar los ajustes necesarios y trabajar en la resolución de los posibles errores y/o modificaciones que consideremos.

Para aprender más sobre esta herramienta de trabajo tenéis en esta dirección de Internet un curso on line:

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http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RC061181383082&CTT=6&Origin=RC061181383082

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