I JORNADAS SOBRE I JORNADAS SOBRE ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN DE N DE EVENTOS DEPORTIVOS EVENTOS DEPORTIVOS

“Captación y Gestion del voluntariado QUEBRANTAHUESOS”GETXO 24 Abril 2009

EL CLUB / LA QHEL CLUB / LA QH

• CLUB DEPORTIVO BÁSICO• ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO• 350 SOCIOS• TODOS VOLUNTARIOS. Nadie cobra nada

• Conocer la teoría ( gráficos Pert, diagramas flujo. Etc.)

• Después ponerle ALMA Y CORAZÓN

EL CLUB . HISTORIA 1EL CLUB . HISTORIA 1

EL Club fue creado en el año 1984Inicialmente 40 sociosParticipación en pruebas cicloturistas

de Aragón y de toda España ( Bilbao, Lagos de Covandonga, etc)Organización de Marchas cicloturistas

de 250 participantes. (Al Balneario de Panticosa, San Juan de la Peña, etc. )

Organización Fiestas del Pedal

EL CLUB . HISTORIA 2EL CLUB . HISTORIA 2Actual 350 socios

Equipos de escuelas, Cadetes, Juniors

Organizar más de 15 carreras al año para estas categorías.

Presencia en todos los estamentos de ciclismo.Consejo Aragonés del Deporte DGAVicepresidente FACPresidente Comisión Cicloturismo RFECComisión Delegada y Junta Directiva RFECAEC Junta DirectivaUCI Comisión Cicloturismo

LA QH . HISTORIA LA QH . HISTORIA

Primera edición en el año 1991. Con 362 participantes y 12.000 euros de presupuesto. (33 euros/part. )

Año anterior QH de prueba. Ninguna presencia de clubes de Aragón.

Actual 9.650 participantes. 440.000 euros presupuesto (45 euros/ part.)

QH CaracterQH Caracteríísticas generalessticas generales

Circuito UCI GOLDEN BIKEPrueba CICLODEPORTIVA. Velocidad libreRanking por nº de participantes (9.656)1ª española y 3ª mundial Cada participante paga una inscripciónParticipantes agrupados por edades y sexoen 10 categoríasControl de tiempos con CHIPTrofeos al primero de cada categoríaDiploma personalizado y medalla

correspondiente a todos los participantes

Son 205 km de prueba con 4 puertos de montaña, lo que son 3.500 metros de desnivel acumulado

Por número de participantes y calidad es la 1ªcicloturista española y la 3ª mundial

Los ciclistas entrenan durante más de 6 meses para este díaReferencia Nacional e Internacional

Prueba de resistencia. El primero 6 horas el último 12 horas

Hace cinco años nació la “Treparriscos”, una prueba de 90 kilómetros para los ciclistas menos preparados

9.656 cicloturistas participan en la prueba

Más de 1.000 personas colaboran en la organización y señalización

180 personas forman el equipo médico

En la Quebrantahuesos…En la Quebrantahuesos…

SALIDASALIDA

1.797.600 Km en bici entre todos los participantes equivale a

29,5 millones de euros es el valor de las bicicletas presentes en la prueba

35.600.000 metros de desnivel de subida superados por los participantes equivale a

44 vueltas a la Tierra o 4,6 veces la distancia entre la Tierra y la Luna

4.000 veces la altura del Everest

Ideas fundamentales IIdeas fundamentales I☺ NUNCA se planteo con FINES CREMATISTICOS o

como medio para obtener ingresos para el club☺ Organizada por las inquietudes y GANAS DE HACER

LAS COSAS. Creerse la idea.☺ Un GRUPO BASE DE PERSONAS compacto, unido e

ilusionado como motor de la prueba☺ Apostar claramente por la CALIDAD☺ INNOVAR constantemente apoyados en las NUEVAS

TECNOLOGÍAS☺ Repercutir los posibles beneficios en AUMENTAR LA

CALIDAD☺ Intentar CONTAGIAR LA ILUSIÓN☺ OBJETIVOS CLAROS

Ideas fundamentales IIIdeas fundamentales II☺ SABER LA TEORIA de organización pero luego

PONERLE ILUSIÓN, ALMA Y CORAZÓN.☺ CONOCER A FONDO SOBRE LO QUE SE

ORGANIZA.☺ PONER CANALES PARA ESCUCHAR, ENTENDER

Y ATENDER a participantes, patrocinadores y colaboradores voluntarios.

☺ CREER EN LO QUE SE HACE. ☺ NO MORIR DE ÉXITO

Temas bTemas báásicos. 1sicos. 1

• Antes de plantear la prueba– Prospección del mercado ( a quién va

dirigida, hay demanda, posibilidades)– Aprender visitando/participando en

pruebas similares– Tener experiencia en organizaciones

similares (menos ambiciosas). Consejeros– La zona tiene solera en esa actividad– Pensar como participante y no como

organizador– ¿Podemos hacerlo?

Temas bTemas báásicos. 2sicos. 2

• Antes de salir al mercado– Fecha a elegir (coincidencias)– Recorrido (paisaje, dureza)– Nombre ( fácil recordar, identificativo,

alusivo)– Logotipo (único, sencillo, repetitivo)

EN NUESTRO CASO TODO ACIERTOS PLENOS Y BÁSICOS

Temas bTemas báásicos. 3sicos. 3

Aspectos económicos. Equilbrar presupuestoINGRESOS

•Precio de la inscripción

•PatrocinadoresDifícil encontrar único importanteInstituciones ofrecen apoyoColaboradores para temas concretos

GASTOS

•Plantear y cuantificar todos los

posibles gastos.

• Evitar sorpresas

•Dejar margen importante para varios

•Clasificar por su necesidad

Equipo humanoEquipo humano

• Comité organizador-8 personas-Decisiones por votación-Reparto de responsabilidades

• Voluntarios. FUNDAMENTALES- Colectivos de la localidad-Miembros del propio club-Personales, TODO SABIÑÁNIGO-Colectivos de la región

FISIOTERAPEUTASFISIOTERAPEUTAS

• Son 18 años de colaboración, sin ellos los ciclistas no podrían recuperarse tan rápido

• Más de 5.000 ciclistas pasan por sus manos y sus caras cambian de cansancio a felicidad

• Su trabajo es el más reconocido, son el centro de atención ya que son lo únicos que consiguen relajar a los participantes

• Un gran trabajo que finalmente suma 29.400 minutos de masaje

VOLUNTARIOSVOLUNTARIOS

• LIMPIEZA DEL RECORRIDO• OS ANDARINES D’ARAGÓN

Servicios mServicios méédico sanitariosdico sanitarios

Duchas. Tren turístico.W.C. en salida y en el recorridoFisioterapeutas Personal médicoHospitales. ConveniosComplejo plan evacuación y emergencias

PSICÓLOGOS DEPORTIVOS1 palet de Suero Glucosado

CCOM CENTRO DE CONTROL

70 Fisioterapeutas en meta10 Fisioterapeutas en puntos de avituallamiento10 Ambulancias convencionales

6 Motos medicalizadas3 Hospitales de Campaña

2 S.V.B.

9 U.V.I. móviles(S.V.A.)9 Coches de apoyo y enlace

120 perspnal Médico en carretera50 SocorristasHELICÓPTERO 112

¿ COMO HACER LAS NECESIDADES FISIOLÓGICAS ?

W.C. PORTW.C. PORTÁÁTILESTILES

Asistencia mecAsistencia mecáánicanica

• Fijos en 5 puntos

• Móviles 14 vehículos

• Total 50 mecánicos en ruta

SegurosSeguros

Tema fundamental

• Obligatoriedad para todos los participantes• Seguro de responsabilidad civil y de Daños

a terceros (R.C.)• Seguro de la organización (UCI Mil Mptas)• Coberturas de acuerdo con la ley

Permisos / AutorizacionesPermisos / Autorizaciones

UCIGuardia civil de Tráfico

Federación Española de CiclismoPrefectura francesa. Gendarmería

Gobierno Civil de HuescaDirección General de Tráfico

Policía localAyuntamientos por donde circula

Ubicación avituallamientosPolicía nacional fronteras

Parque Nacional francés** Solicitados con mucha antelación **

Y continuamos con el premio al Club Ciclista Más Seguro

La seguridad durante la prueba volverá a estar controlada por patrullas mixtas de motoristas

Estas patrullas están formadas por un miembro de la Gendarmería francesa y otro de la Guardia Civil Española

HELICÓPTERO GUARDIA CIVIL

Se cuenta con la presencia de “ciclistas de rojo” encargados de velar por la seguridad vial. “TODOS JUNTOS POR LA SEGURIDAD VIAL”

Desde la Quebrantahuesos siempre se han apoyado nuevas medidas a favor de respeto al medio ambiente. DECÁLOGO

Por eso se incluye la campaña de “Puntos limpios” encesta tu basura

Entregar maillots blancos, encargados de velarpor el respeto al MEDIO AMBIENTE

Se crean grupos de limpieza del recorrido. 30 PERSONAS. Recorrido a pie.Os Andarines de Aragón

SIN FRONTERASSIN FRONTERAS

RESPETO AL MEDIO RESPETO AL MEDIO AMBIENTEAMBIENTE

• PROGRAMAS EUROPEOS

Publicidad / PromociPublicidad / PromocióónnFundamental el “boca a boca”• Prensa escrita• Radio y televisión• Trípticos (13.000)• Carteles (1.000)• Presentaciones oficiales• Internet. WEBB premiada• Boletín mensual de noticias• Publicidad móvil en camiones• Filmación en vídeo• Fotos de cada participante (Africa del Sur, Fotógrafos

del DAKAR )

Medios tMedios téécnicos / cnicos / InformInformááticatica

Aplicaciones última generaciónEscuela profesional Salesianos de ZaragozaInscripcionesClasificacionesLocalización G.P.SControl tiempos con chip

Tema básico y fundamental

InscripciInscripcióón n participantesparticipantes

• Facilitar los papeleos• Enviamos E-MAIL pre-inscripción.• Base de datos 29.000 e.mails• Inscripción por Internet• Pago ON LINE con pasarela de pago.• Inscritos 5.000 en 4 MINUTOS, cuando faltan 130

días para la QH• Carta, e.mail y SMS de confirmación de inscripción

con la asignación del dorsal• Salida en función del tiempo de años anteriores

Salida y llegadaSalida y llegada

• Colocación de infraestructuras• Control de salida. CHIP• Control de llegada y tiempo• Ausencia de vehículos aparcados• Animación durante 9 horas

SeSeññalizacionesalizaciones

• Fijas ( 250 carteles)(colocación y retirada)

• Móviles (total 80 personas)• Coches apertura marcha• Aviso a automovilistas• Iluminación túneles Escarrilla y Hoz

Avituallamientos en rutaAvituallamientos en ruta

• 5 avituallamientos completos. TRAILERS• 4 avituallamientos sólo líquidos. CISTERNAS• Todos de modo autoservicio• QUE NO FALTE NADA EN NINGÚN

AVITUALLAMIENTO• Ubicación de los puntos• Preparación previa• Montaje de cada punto• Limpieza y recogida de basuras

AvituallamientosAvituallamientos

• En ruta• Cena PREVIA (250 personas)• Cena POSTERIOR (700 personas)

Avituallamiento voluntariosAvituallamiento voluntarios

Avituallamiento en llegadaAvituallamiento en llegadaMacarrones (900 Kgr. Macarrones 490l. aceite

oliva, 650Kgr aceitunas)-7.000 bocadillos.36.000 botes de KaikuCerveza FRESCA

6,7 TONELADAS de fruta

8,5 TONELADAS de hielo

154.000 litros de bebida

6.400 litros de cerveza FRESCA

Se pelan 13.000 plátanos

Si contáramos una a una habría 20.600ruedas

7horas es el retardo de tiempo entre el primero y el último

Se utilizan 41.000 imperdibles (20,3 Kgr)

ALOJAMIENTOSALOJAMIENTOS• Estimación 30.500 ciclista y acompañantes• Alojamientos reservados con un año de antelación• Alojamientos completos en 60 Km. alrededor de

Sabiñánigo.• Ingresos DIRECTOS estimados en la zona

2.000.000 € (330 Mptas)

ComunicacionesComunicaciones• Situar repetidores especiales para ampliar cobertura

propia.• Apoyo radioaficionados de la zona• Utilizar emisoras portátiles para organización.• Teléfonos móviles. Fallos• Enlace permanente• C.C.O.M Centro de Control• Gran Camión de Comunicaciones

Clasificaciones / TrofeosClasificaciones / Trofeos

• Estimar número de medallas de cada clase• Listados de clasificación general y por categorías• Diplomas completos (RAPIDEZ Y PRECISIÓN)• Trofeos especiales (20)• Publicación completa de

resultados en prensa e Internet• Envío de e-mail y SMS personal con tiempo• Comunicación a cada club

de la clasificación de sus participantes

Otros serviciosOtros servicios

• Autobuses escoba (6)• Trailer escoba para bicicletas• PARKING DE BICICLETAS (1.500 bicis )• 3 Camiones trailers para avituallamientos• Nave para preparación de material

avituallamientos• Nave para guardar materiales hasta próxima

edición

PARKING DE BICISPARKING DE BICIS

Actividades auxiliares 1Actividades auxiliares 1

• Feria de ciclismo.• Feria gastronómica• Exposición filatélica tema ciclismo con

matasellos especial• Obra de teatro tema ciclismo• Verbenas• Visitas gratuitas a museos• Charlas de profesionales• Actuaciones folclóricas• Actuaciones musicales

Actividades auxiliares 2Actividades auxiliares 2

• Rallye Fotográfico• Maratón de spinning• Exposición bicicletas especiales• Bici record Guinnes 60 personas• Acceso gratuito a piscinas• Homenaje a ex ciclistas• Exposiciones fotográficas• Edición Libro

Agradecimientos del Agradecimientos del clubclub

– A patrocinadores• Propaganda en webb, trípticos, carteles, prensa,

radio, TV, zona inscripciones• Posibilidad de sampling• Entrega de recuerdos• Felicitación de NAVIDAD

A participantesA participantes

• Bolsa conteniendo– Maillot– Folletos turísticos / Revistas– Información completa– Bote ciclista– Dorsal, Chip, Placa Bici, Placa fotógrafo

• Felicitación cumpleaños• Felicitación Navidad• Sorteos material deportivo

A voluntariosA voluntarios

• Camiseta• Detalle Quebrantahuesos• (Sudadera...)• Felicitación de Navidad• Cena final• Sorteos de material deportivo• Reparto de bocadillos y

bebida durante la prueba

Beneficios de la Beneficios de la actividadactividad

• Zona / Localidad– Gran promoción– Llenar hostelería en época baja– Participantes que vuelven en familia de

vacaciones• Club

– Aumento espectacular de socios– Aumento de actividades– Economía saneada– Escuela de ciclismo– Equipo de cadetes y de Juniors

RESUMEN FINAL. MUY RESUMEN FINAL. MUY IMPORTANTE. RECUERDAIMPORTANTE. RECUERDA

• SEGUROS (Departamento Jurídico )• CONVENIOS Y CONTRATOS FIRMADOS.

AVALES• SEGURIDAD (participantes, público,

voluntarios )• MEDIO AMBIENTE• VOLUNTARIOS• MEDIOS DE COMUNICACIÓN• INTERNET

--HAZTE CICLOTURISTA.HAZTE CICLOTURISTA.HARHARÁÁS BIENS BIEN

-- SI TIENES DOS RUEDAS SABISI TIENES DOS RUEDAS SABIÑÁÑÁNIGO TE NIGO TE ESPERAESPERA--LA QUEBRANTAHUESOS ENAMORA, LA QUEBRANTAHUESOS ENAMORA, SABISABIÑÁÑÁNIGO SEDUCENIGO SEDUCE--LA QUEBRANTAHUESOS ILUSION Y LA QUEBRANTAHUESOS ILUSION Y MAGIAMAGIA