Antecedentes históricos del presupuesto

Época o año

Lugar AcontecimientoFines del Siglo XVIII

Inglaterra El Ministro de Finanzas realiza la apertura del presupuesto en el que basa sus planes, los gastos posibles y su control

1820 Francia y otros países

Adoptan un procedimiento de presupuesto para la base gubernamental

1821 EUA Implanta un presupuesto rudimentario en el gobiernoDespués de laPrimera Guerra

Toda laIndustria

Se aprecia la conveniencia del control de los gastos por medio de el presupuesto

De 1912 a 1925

EUA Es la etapa en que se inicia la evolución y la madurez de el presupuesto, ya que la iniciativa privada comienza a observar que puede utilizarlo para controlar mejor sus gastos en concordancia con elrápido crecimiento económico y de las nuevas formas de organización propias de la crecienteindustria. Se aprueba la Ley del Presupuesto Nacional, y se establece como instrumento de la administración oficial.

Se inicia, ya en forma, la aplicación de un buen método de planeación empresarial, cuya eficacia pronto se hizo patente, habiéndose integrado, con el correr del tiempo, un cuerpo doctrinal 1930 Ginebra, Suiza Se lleva a efecto el primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, integrado por representantes de 25 países, donde se estructuraron sus principios para tener así un rango internacional, (no fue invitado México).1931 México Empresas de origen norteamericano, como la General Motors Co. y, después la Ford Motors Co. establecieron la Técnica Presupuestal.

1946 EUA El Departamento de Marina, para 1948, presentó el presupuesto por programas y actividades.Postguerra

de laSegunda Guerra

EUA La administración por Áreas de Responsabilidad dio lugar a la Contabilidad y Presupuesto del mismo nombre y finalidad.

Etimología del Presupuesto

Se refiere a una cantidad de dinero calculada antes de ser necesitada, la palabra presupuesto está formada de pre (Antes) y supuesto (hipótesis crecida o dado por cierto) .La palabra supuesto viene del latín suppositus formada de sub (abajo) y positus (puesto). Lo que daría (puesto abajo).En efecto un supuesto es algo que se entiende debajo de un hecho o un dicho lo que lleva una cosa lleva debajo entonces presupuesto sería algo así como ´el supuesto previsto con atención´.

Concepto del Presupuesto

El cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. por término.

Objetivos de los presupuestos

1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

3. Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la

utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.

4. Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

5. La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin.

6. Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la

dirección que se lleva en relación con los objetivos

establecidos.

REQUISITOS DEL PRESUPUESTO:

Para que un presupuesto cumpla  en forma adecuada con las funciones que de él se espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son:

a) Conocimiento de la Empresa.- Es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.

b)  Exposición del Plan o política.- El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito  será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad  en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

c) Coordinación para la ejecución del plan o política.- Debe existir un Director o

d) Fijación del periodo Presupuestal.-. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.

e)Dirección y Vigilancia.- Una vez  aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica  dichos planes; luego se hará un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente  las estimaciones  y de ser necesario, modificarlas en función  con la entidad a la que pertenecen. Etc.

f) Apoyo Directivo.- La voluntad en la implantación de El Presupuesto por parte de los Directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al  presupuesto un uso no solo informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa y de patrón de medida con lo ejecutado.

CARACTERISTICAS DE PRESUPUESTO:

1)  formulación.

a) Adaptación a la Empresa.- La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos sus aspectos, es decir, que la adopción de un sistema de control presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrón determinado aplicable a todo tipo de empresas, sino, esta de acuerdo al tipo de empresa para la que se desarrolla el mismo. 

b) Planeación, Coordinación y Control de Funciones.- Quién haya de formular un presupuesto, debe partir de un plan preconcebido y para lograrlo es necesario coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo.

. Clasificación de los presupuestos

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según el sector en el cual se utilicen.

. Según la flexibilidad

.Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

. Flexibles o variables

Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

. Según el periodo de tiempo

. A corto plazo

Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

. A largo plazo

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

. Según el campo de aplicación en la empresa

. De operación o económico

Presupuestos del Sector Público

son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

6.4.2 Presupuestos del Sector Privado

Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa

Es aquel nivel de operaciones en el que los ingresos son iguales en importe a sus

correspondientes en gastos y costos.

Para la determinación del punto de equilibrio debemos en primer lugar conocer los costos

fijos y variables de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que cambian en

proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo: materias

primas, mano de obra a destajo, comisiones, etc.

Es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual las ventas

cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además

muestra la magnitud de las utilidades o pérdidas de la empresa cuando las ventas o caen

por debajo de este punto de tal forma que éste viene siendo un punto de referencia a partir

del cual un incremento en los volúmenes de ventas generará utilidades pero también un

decremento ocasionará pérdidas.

Ya que el punto de equilibrio representa la referencia de ingresos y gastos en

donde no hay pérdidas ni ganancias podremos utilizarlo como herramienta para la

elaboración del presupuesto y así determinar las ganancias que se desean obtener en

el periodo, tomando en consideración que el obtener ganancias es uno de los objetivos

de la empresa.

La relación más directa que existe entre estas dos herramientas surge de la

clasificación del presupuesto en donde encontramos al presupuesto maestro,

el cual se divide en presupuesto de operación y presupuesto financiero; a su vez,

dentro del presupuesto de operación encontramos que en primer lugar debemos

elaborar el presupuesto de ventas, después el presupuesto de producción, el

presupuesto de M.P.D., el presupuesto de M.O.D, y el presupuesto de G.I.F., para

determinar el costo de producción

Costos FijosP.E. $=

1-Costos Variables

Ventas Totales

presupuestado y poder determinar el presupuesto de gastos de

administración y venta. Todo lo anterior se realiza tomando en

cuenta al punto de equilibrio.

Por costos fijos, aquellos que no cambian en proporción directa con las

ventas y cuyo importe y recurrencia es prácticamente constante,

como son la renta del local, los salarios, las depreciaciones,

amortizaciones, etc. Además debemos conocer el precio de venta de él o

los productos que fabrique o comercialice la empresa, así como el

número de unidades producidas. Al obtener el punto de equilibrio en

valor, se considera la siguiente formula: DATOS:

P.E= Punto de equilibrioC.F.=Costos fijos

C.V.= Costos Variables

VT= Ventas totales

Formula

PRESUPUESTO POR AREA DE RESPONSABILIDAD

INTRODUCCION

Es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad. El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad es  una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en se divide una entidad, os distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo,  el Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos. A continuación se da a conocer la clasificación, las características, los objetivos generales, los objetivos y funciones como herramienta de control interno, requisitos para su elaboración y mecánica de elaboración.

 CONCEPTO

El presupuesto por niveles y áreas  de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, la coordinación y la organización,

respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y

los niveles en que se divide una entidad. CARACTERISTICAS

El presupuesto por áreas  y niveles de responsabilidad:

a)    Motiva: pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del presupuesto, que están basado en las finalidades de la entidad.

b)    Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.

c)    Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.

d)    Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan

e)    Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las tomas, además de encausarlos en este sentido.

f)     Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.

g)    Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.

h)    Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, mas no organiza.

i)     Anticipa información de actuación: periódica y oportuna.

j)     Mide y controla:

1.    La efectividad de las utilidades.

2.    La eficiencia de las ventas

3.    La productividad

4.    La eficiencia de cada departamento y su personal

5.    El tiempo perdido y los descuidos

6.    El material o los productos desperdiciados.

7.    La rotación y el ausentismo del personal

8.    El número de accidentes

9.    El nivel de cooperación interdepartamental10. Los gastos innecesarios

11. Promueve la eficiencia

12. Obtiene variaciones o desviaciones oportunamente

13. Ayuda  a la administración en la toma de decisiones

martes, 25 de octubre de 2011

PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

INTRODUCCION

El presupuesto es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad. El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad es  una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las

áreas y niveles en se divide una entidad, os distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo,  el Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos. A continuación se da a conocer la clasificación, las características, los objetivos generales, los objetivos y funciones como herramienta de control interno, requisitos para su elaboración y mecánica de elaboración.

PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

I. ANTECEDENTES

1.-  administración por áreas de responsabilidad

En la evolución dela administración tradicional, con el objetivo de llevarla a efecto “por excepciones”, primero y segundo conocer y responsabilizar el personal, respecto a sus niveles y áreas, para que tuvieran mayor conciencia de lo que desarrollaban y ejercicio, dio lugar a la administración por áreas de responsabilidad, con un adelanto y éxito enormes, además  delo enunciado, en el control, abatimiento de gastos y superación de las actividades en forma racional.

2. administración por objetivos

La administración por objetivos se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que: “la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona”.

La participación directa en la fijación de los objetivos del puesto, es una motivación para el personal y esto es primordial de lo que se busca en el presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad que  a través de su participación en la elaboración de los presupuestos, se interese a la gente encarada de observarlos también.

3. contabilidad por áreas de responsabilidad

Esta fase de la contabilidad se ha derivado de la administración por áreas de responsabilidad, antecedente que la viene a situar como herramienta a la administración.

La contabilidad tiene el fin de proporcionar información veraz, amplia y a tiempo de las operaciones realizadas. Cuando se hace referencia a los

aspectos comunes de procedimientos, registros e informes, s ele conoce con el nombre de contabilidad general o tradicional pero cuando cambia el sentido de la información que proporciona, busca identificar los ingreso y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad para realizar sus operaciones, para medir la actuación de los funcionarios responsables de duchas divisiones, s ele conoce como contabilidad por áreas de responsabilidad. Esta nueva modalidad es de un verdadero auxilio al control interno, que pretende identificar quien incurre en el gasto y por qué.

II. CONCEPTO

El presupuesto por niveles y áreas  de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, la coordinación y la organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

Es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función.

Es una herramienta de motivación, al a hacer partícipes a los responsables de la fijación de sus objetivos y de la elaboración del presupuesto.

Es una herramienta de la administración y la contabilidad financiera, importante para la planeación la toma de decisiones y el control.

,

5.  CARACTERISTICAS

El presupuesto por áreas  y niveles de responsabilidad:

a)    Motiva: pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del presupuesto, que están basado en las finalidades de la entidad.

b)    Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.

c)    Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.

d)    Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.

e)    Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las tomas, además de encausarlos en este sentido.

f)     Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.

g)    Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.

h)    Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, mas no organiza.

i)     Anticipa información de actuación: periódica y oportuna.

j)     Mide y controla:

1.    La efectividad de las utilidades.

2.    La eficiencia de las ventas

3.    La productividad

4.    La eficiencia de cada departamento y su personal

5.    El tiempo perdido y los descuidos

6.    El material o los productos desperdiciados.

7.    La rotación y el ausentismo del personal

8.    El número de accidentes

9.    El nivel de cooperación interdepartamental

10. Los gastos innecesarios

11. Promueve la eficiencia

12. Obtiene variaciones o desviaciones oportunamente

13. Ayuda  a la administración en la toma de decisiones

6. OBJETIVOS GENERALES

Los objetivos en general son:

a)    Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de responsabilidad.

b)    Mediar y promover la eficiencia.

c)    Motivar al personal al mejor desempeño.

d)    Hacer ver méritos y fallas

e)    Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (empresas y empleados)

f)     Guiar en su función a los responsables de área y nivel

g)    Coordinar funciones, niveles y áreas.

h)    Controlar los ingresos y los costos.

i)     Apoyar y dar elementos suficientes a la dirección en la toma de decisiones, además de la previsión, la planeación, la organización, la coordinación, la integración, la dirección y el control.

. REQUISITOS PARA SU ELABORACION

A.   Organizacionales

a)  División Funcional

La división funcional (organizacional) deberá seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en función hayan, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y el cumplimiento del presupuesto; de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad, sean controlados por un presupuesto específico  (Informe, Ingreso o Costo-Responsabilidad Presupuesto en este caso).

La división en que opera este presupuesto , deberá agrupar las actividades en áreas y niveles de responsabilidad, delineando la autoridad y estableciendo las relaciones de trabajo que ayuden a lograr los objetivos institucionales; también tomando en cuenta los objetivos personales, que junto con las adecuadas relaciones de trabajo, son las motivadoras del personal responsable.

b)  Autoridad

A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar, además de la que se tendrán que ganar ellos, pues no basta con delegarla para que se ejerza. La autoridad debe delegarse hasta la Toma de Decisiones, en las funciones que se desempeñen, para no abrumar a la alta gerencia, con detalles y para que se capaciten en este sentido, a los encargados de un área de responsabilidad.

c)   Responsabilidad

Esta se comparte; para el funcionamiento del Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, es necesario que se hayan designado responsabilidades perfectamente. Es responsabilidad de todas las áreas, alcanzar los objetivos institucionales. Las discrepancias entre lo presupuestado y lo realizado darán el parámetro que indica en qué grado se ha cumplido con las responsabilidades. A cada encargado de área funcional, departamental o de trabajo, se le hará responsable de la Toma de Decisiones, con base en la información que otorgue, y en el caso de que preparen los presupuestos también.

IMPORTANCIA

Toda organización es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correo control administrativo. Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la

empresa.