análisis de una experiencia deportiva original
TRANSCRIPT
1
Análisis de una experiencia
deportiva original
Álvaro Santos Peralta
Profesor: Gema Sáez
4º CAFYD
Universidad Francisco de Vitoria
13 de junio de 2016
2
ÍNDICE
1.- Resumen ..................................................................................................................... 4
2.- Justificación ................................................................................................................ 5
3.- Objetivos del TFG ...................................................................................................... 7
4.- Fases del proyecto ...................................................................................................... 9
4.1.- Creación de la empresa ...................................................................................... 9
4.1.1.- Misión, visión y valores de la empresa ................................................ 11
4.1.2.- Imagen corporativa ............................................................................... 13
4.1.3.- Objetivos de la empresa ........................................................................ 15
4.1.4.- Políticas de la empresa .......................................................................... 17
4.1.5.- DAFO ..................................................................................................... 18
4.1.6.- Ejes estratégicos .................................................................................... 20
4.1.7.- RSC ......................................................................................................... 24
4.2.- Organización de un evento .............................................................................. 26
4.2.1.- Objetivos del evento .............................................................................. 26
4.2.2.- ¿A quién va dirigido? ............................................................................ 28
4.2.3.- Análisis de competencia ....................................................................... 28
4.2.4.- DAFO ..................................................................................................... 33
4.2.5.- Comités ................................................................................................... 34
4.2.6.- Formalidades administrativas .............................................................. 37
4.2.7.- Recursos humanos y materiales ........................................................... 48
4.2.8.- Espacios y ubicación ............................................................................. 50
4.2.9.- Actividades ............................................................................................ 55
4.2.10.- Accesibilidad ........................................................................................ 58
4.2.11.- Precio / Promocion / Producto / Punto de venta ............................... 59
3
4.2.11.1.- Precio ..................................................................................... 59
4.2.11.2.- Promoción ............................................................................ 59
4.2.11.3.- Producto ................................................................................ 64
4.2.11.4.- Punto de venta ...................................................................... 68
4.2.12.- Seguro de amplia cobertura ............................................................... 70
4.2.13.- Seguridad ............................................................................................. 71
4.2.13.1.- Plan de autoprotección......................................................... 73
4.2.13.2.- Plan de actuación .................................................................. 75
4.2.14.- Presupuesto .......................................................................................... 79
5.- Evaluación ................................................................................................................ 81
6.- Aplicabilidad ............................................................................................................ 87
7.- Conclusiones ............................................................................................................ 89
8.- Bibliografía .............................................................................................................. 92
9.- Anexos ...................................................................................................................... 94
4
1.- RESUMEN
A lo largo de este proyecto se va a crear una empresa deportiva que se dedica exclusivamente a
la realización de eventos deportivos, dentro de la cual se van a ver los pasos que hay que
realizar para registrarla, y los elementos que debe tener una empresa como son la misión, visión,
valores y las políticas que tiene la empresa entre otras.
Una vez creada la empresa se pasa a la organización de un evento deportivo, que va a recibir el
nombre de Pop Up Sport Experience en el cual se va a mezclar un ámbito nuevo como es el Pop
Up, que trata de que una serie de marcas promocionen sus nuevos productos en unos stands que
se les deja a su disponibilidad durante el evento, con el deporte, la naturaleza y la alimentación,
con la intención de que los participantes al acabar el día hayan adquirido unos hábitos
deportivos y saludables. En el evento se van a unir diferentes disciplinas deportivas y clases de
gimnasio, entre las que se encontrarán Aquagym, fitboxing, tenis, fútbol…etc. Todo esto se
realizará en un entorno deportivo y al aire libre.
La localización escogida para llevar a cabo el evento es el Polideportivo Municipal Mundial 82
de Boadilla del Monte, ya que dispone de unas instalaciones perfectas para desarrollar las
actividades elegidas.
El evento durará prácticamente todo el día y a lo largo del mismo es cuando se podrá acudir a
las diferentes clases y charlas de deportistas famosos que habrá.
Al finalizar se les entregará un cuestionario a los participantes para de este modo obtener el
grado de satisfacción que ha provocado el evento en los participantes, en los patrocinadores,
colaboradores y en los propios empleados. De este modo se obtendrá información muy útil para
futuros eventos.
5
2.- JUSTIFICACIÓN
Cuando se empezó a plantear este proyecto para el Trabajo de Fin de Grado1 se tenían
tres ideas claras en las que se quería basar:
Deporte - que es mi vocación
Innovación – tenía que tener parte de mi espíritu joven, moderno y activo
Naturaleza – vivo en Boadilla del Monte y me parecía el marco ideal.
Por esta razón, se ideo crear una empresa deportiva y a raíz de la misma un evento
deportivo en el que se pudiese transmitir los tres valores mencionados anteriormente y
que a la vez, sirviese de entrenamiento para poner en práctica todos los conocimientos
que estaba adquiriendo en esta carrera.
Cada vez se ven más eventos en todos los ámbitos en los que las experiencias pop up
tienen más éxito, sobre todo entre la juventud, que es potencialmente el sector al que se
quiere dirigir el evento desde el principio. Esta filosofía emergente y efímera ha sido
utilizada por grandes marcas como Apple o Nike, lo que también daba garantía de éxito.
Como dijo el Comité de organización de los Juegos Olímpicos de Atlanta, en 1996, la
programación de eventos es «el arte de crear, de innovar, para que se expresen la fuerza
y la belleza del movimiento», (Desbordes y Falgoux 2006).
Y por supuesto, era imprescindible que este evento fuese en contacto con la naturaleza.
Según un estudio reciente, elaborado por investigadores de la Universidad de Essex
(Barton y Pretty 2010), durante los primeros cinco minutos de ejercicio al aire libre, sea
cual sea la actividad realizada, es cuando se produce el mayor aumento de autoestima y
mejora del ánimo. Todo se multiplica a nuestro favor, porque a los beneficios del
deporte en nuestro organismo, se le añade el impacto positivo de realizar estas
actividades al aire libre, en espacios verdes y rodeados de naturaleza que nuestra mente
y cuerpo disfrutan en mayor medida que si se hiciesen esos mismos ejercicios en un
gimnasio cerrado.
1 En lo sucesivo TFG
6
Tenemos muchas facilidades para practicar deporte al aire libre. Andar, correr o ir en
bicicleta son actividades gratuitas y al alcance de cualquiera y yo quería ampliar esta
lista, incluyendo otras disciplinas que podían ser igualmente económicas, divertidas y
muchas de ellas, incluso que se pudiesen realizar en grupo, lo que ayuda a que nos
relacionemos y nos dan un placer extra al realizar esa actividad deportiva en compañía.
En esta línea, Desbordes y Falgoux (2006) manifiestan que «los actos deportivos nos
permiten vivir y tener experiencias en una mezcla de actividad y hedonismo propios de
la cultura posmoderna. Hay un deseo de destacar, de implicarse, de ser parte activa, de
poner en alerta los sentidos; en resumen, de gozar de ese instante privilegiado que es el
evento.» Y es así mismo, con esa competitividad y ganas de participar como espero que
se sientan todos los participantes de mi evento.
7
3.- OBJETIVOS DEL TFG
Los objetivos de este trabajo se basan en simular la puesta en práctica de algunos de los
conocimientos adquiridos en la carrera en concreto con La creación de una empresa que
organiza eventos deportivos en un entorno natural.
En esta línea, esta simulación está muy de actualidad puesto que cada vez más, las
empresas destinan parte de sus presupuestos a organizar actos y eventos originales y
también de calidad donde sus marcas tengan un papel destacado. La gestión unida al
deporte es fundamental, así como lo es para los graduados en Ciencias del deporte tener
conocimientos sobre economía ya que «en muchos casos se les asigna un presupuesto
que gestionan directa o indirectamente» tanto para la organización de eventos o si se
diese el caso, fichajes de jugadores (Añó 2003).
Los objetivos se dividen en dos categorías, generales y específicos.
Objetivos generales:
1.- Crear una empresa deportiva.
2.- Crear un evento deportivo a partir de la empresa creada anteriormente.
3.- Analizar la posibilidad de repetir el evento en distintas localizaciones.
4.- Ver aspectos de mejora para futuros eventos.
Objetivos específicos:
1.- Contactar con empresas afines al proyecto.
2.- Elegir distintas disciplinas deportivas al aire libre.
3.- Elegir la localización del evento.
8
4.- Realizar un estudio de mercado para ver la viabilidad del proyecto.
5.- Hacer cuestionarios para detectar el grado de satisfacción de todos los
implicados en el evento (participantes, patrocinadores y colaboradores, y trabajadores).
9
4.- FASES DEL PROYECTO
4.1.- CREACIÓN DE LA EMPRESA
La primera gestión fue la creación e inscripción de la empresa, necesaria para los
posteriores acuerdos de patrocinio y colaboración con los sponsores.
Se decidió crear una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) ya que es la sociedad
mercantil más utilizada por pequeños empresarios que limitan su responsabilidad al
capital aportado, y no tienen que responder con el patrimonio personal en caso de que se
produzcan deudas.
Según el Centro de Información y Red de Creación de Empresas del Ministerio de
Industria, Energía y Turismo (2016), las ventajas de esta sociedad son las que más se
ajustaban al proyecto. Aparte de lo nombrado anteriormente, es la sociedad que
«permite mayor libertad de pactos y acuerdos entre los socios», «no existe porcentaje
mínimo ni máximo de capital por socio», «no es necesaria la valoración de las
aportaciones no dinerarias por un experto independiente, tampoco su intervención o la
de un auditor en ampliaciones de capital», «no hay límite mínimo ni máximo de
socios», entre otras.
Entre los inconvenientes que marcaba el mismo organismo, se encuentran
«obligatoriedad de llevar contabilidad formal», «los socios siempre son identificables»
y que «no puede cotizar en Bolsa», entre otros. Pero en ningún caso afectaban a la
creación de esta empresa.
Aquí se reproduce el documento y los pasos que hay que seguir para su creación.
Yo, Álvaro Santos, con DNI “53658673-H”, acredito por medio del presente escrito que se han
seguido los trámites oportunos legalmente establecidos para crear la sociedad limitada “POP UP
SPORT EXPERIENCE”, que se expresan a continuación:
10
1. Que se ha solicitado el Certificado de Denominación Social ante el Registro Mercantil
Central, con sede en Madrid, en donde se acredita que no existe ninguna otra sociedad ya
constituida con el nombre de “POP UP SPORT EXPERIENCE”.
Que dicho Certificado ha sido solicitado y obtenido por Álvaro Santos, socio fundador de la
sociedad, de manera presencial, habiendo rellenado el impreso oficial, y presentado éste ante
dicho Registro.
2. Que se ha obtenido la firma de la Escritura Pública de Constitución, otorgada ante notario.
Que dicha escritura contiene los siguientes apartados:
- Identidad de los socios: Álvaro Santos.
- Voluntad de constituir la Sociedad Limitada.
- La aportación del socio y las participaciones asignadas en pago de su aportación.
- Los estatutos de la sociedad.
- Sistema de administración que inicialmente se establezca para la sociedad.
- Identidad de la persona que inicialmente se encargue de la administración y representación de
la sociedad.
Los ESTATUTOS contienen las siguientes cuestiones:
- Denominación de la sociedad: “POP UP SPORT EXPERIENCE S.L.”.
- Objeto social: Organizaciones de eventos deportivos, culturales, científicos y artísticos.
- Fecha de cierre de cada ejercicio social: 31 de Diciembre de cada año.
- Domicilio social: Santillana del Mar 3.
- Capital social, participaciones, valor nominal de cada participación y numeración de las
mismas
- Sistema de administración de la sociedad
3. Que se ha procedido a efectuar el pago del Impuestos de Operaciones Societarias.
4. Que se ha procedido a la solicitud del N.I.F. provisional, donde el mismo día en que se firmó la
escritura, el notario solicitó, vía telemática, un número de identificación (N.I.F.) provisional para
la sociedad en cuestión, el cual se convirtió en definitivo en el momento en el que, como veremos
en el siguiente paso, se dio lugar a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil
correspondiente.
5. Que se ha procedido a la inscripción en el Registro Mercantil de la sociedad “POP UP SPORT
EXPERIENCE”.
Esta es una obligación impuesta para toda persona que pretenda dar de alta cualquier empresa o
sociedad, sea del tipo que sea. Se inscribió la Escritura de Constitución otorgada ante notario,
con carácter constitutivo en el Registro Mercantil de Madrid, provincia correspondiente al
domicilio de la sociedad.
11
El notario remitió telemáticamente una copia de la escritura de constitución al Registro de
Madrid, dentro del plazo máximo legalmente establecido de 15 días para inscribir la sociedad,
por lo que se cumplieron todos los requisitos exigidos por la ley.
Que la sociedad, como consecuencia de la inscripción de la misma en el Registro Mercantil, ha
adquirido personalidad jurídica como sociedad de responsabilidad limitada, la cual le compete a
ser titular de derechos y obligaciones.
Destacar, también, que se ha cumplido con otro de los requisitos exigidos por el ordenamiento
jurídico en esta materia, que es el de haber publicado en el BORME la inscripción de la sociedad
en el Registro.
6. Que se han cumplido con otros trámites:
- Que se ha cumplido con el trámite ante la Hacienda Pública de dar de alta a la sociedad en el
Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
- Que se ha solicitado y obtenido la preceptiva licencia de apertura del establecimiento de la
empresa.
- Que se ha tramitado el alta de la empresa en la Seguridad Social, a efectos de cotización, así
como haber comunicado la apertura del centro de trabajo, el cual se realiza en el Ministerio de
Trabajo.
4.1.1.- MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE LA EMPRESA
En toda empresa debe haber unas estrategias corporativas, es decir, unos parámetros
de la misma que sean la médula espinal del proyecto. Estas tienen que estar
relacionadas con el desempeño de la empresa, son particulares en cada caso e
independientes del mercado en el que se encuentren. Son: misión, visión y valores.
Para llegar a conocer la importancia de estos puntos, es curioso comprobar que casi
todas las empresas, y más aún las relacionadas con el deporte, exponen de manera
pública los dos primeros parámetros en sus páginas web. Desde empresas como
Adidas hasta escuelas de fútbol.
La misión es la esencia, la razón de ser de la empresa, es una referencia interna de la
organización y deben conocerla todos los empleados.
12
La visión define lo que quiere ser la empresa en los próximos años, la guía hacia el
objetivo deseado. Necesita motivar al personal y tiene que ser estable en el tiempo, ya
que si está experimentando continuamente cambios no sería creíble.
Los valores son el conjunto de principios, creencias y reglas que marcan la gestión de la
organización, es aquello que una empresa nunca se saltaría.
Estos son la misión, visión y valores de Pop up sport experience:
Misión
En este punto, es inspirador el ejemplo de NIKE, como lo cuenta en su ensayo No logo,
Klein (2001), «Nike es una empresa deportiva; su misión no consiste en vender
zapatillas, sino en mejorar la vida de la gente y su estado físico y mantener viva la
magia del deporte».
Con estas palabras, se consigue, de una forma abrumadora, proyectar una imagen
sólida y completa de marca y a su vez es sencillo poderla transmitir a sus trabajadores
y usuarios y que ellos sigan compartiéndola con éxito.
Así, la misión de la empresa es crear multitud de eventos deportivos de cualquier
modalidad con una calidad óptima, mejorar la vida de los participantes e intentar ser
una empresa referente en el mundo de los eventos.
Visión
Ser de las empresas líderes en cuanto a organización de eventos deportivos y ser
reconocidos internacionalmente inculcando a los participantes los valores del deporte y
la variedad de disciplinas deportivas.
Valores
Pop up sport experience y sus usuarios tienen en común la pasión por el deporte y la
satisfacción de un trabajo bien hecho. La filosofía de la empresa se basa en inculcar en
los clientes la capacidad de superación y la base de una vida saludable.
13
La transmisión de valores es fundamental, y en esta línea, es interesantísimo conocer la
experiencia personal del dueño de Onitsuka, quien enfermó gravemente justo cuando la
empresa estaba en crecimiento. El empresario «siempre se mostró muy agradecido por
la manera en que sus empleados mantuvieron a flote e hicieron prosperar el negocio
durante su enfermedad, y estaba convencido de que aquello había sido posible porque
absolutamente todos los integrantes de la Corporación aceptaban y compartían los
valores propuestos desde la conducción». Tanto es así que creó un edificio solo para que
sus empleados conviviesen «como una gran familia» y aprendiesen el trabajo y la
cultura corporativa de la firma, tal y como cuenta Palopoli (2014).
Los valores que Pop up sport experience quiere transmitir son:
Rendimiento: Es necesario que se obtenga el máximo provecho de los eventos que se
realizan para que sean de mayor calidad, y que los trabajadores mientras estén en
horario de trabajo rindan al 100%.
Pasión: Los trabajadores tienen que tener pasión por el deporte, que lo practiquen
habitualmente y les entusiasme.
Sinceridad: Es fundamental tener transparencia entre todos los que rodeen a la empresa
y los que estén dentro de ella (usuarios empleados, dueños, proveedores).
Innovación: La empresa está abierta a progresos e ideas innovadoras que sirvan para
evolucionar.
4.1.2.- IMAGEN CORPORATIVA
¿Qué tiene que tener una buena imagen corporativa? En la actualidad, vivimos muy
influidos por la imagen. Ya pensamos en imágenes gracias al cine, la televisión y todos
los últimos dispositivos digitales. Por estas razones, la imagen corporativa tiene que
integrar tres requisitos fundamentales (Ayora y García, 2004):
Que tenga fuerza propia
Que penetre rápidamente
14
Que el mensaje del mismo llegue inmediatamente al público
Que identifique sin ningún género de duda lo que estamos ofreciendo: El evento
Es fundamental tener una imagen corporativa que transmita en un primer vistazo toda la
filosofía de la marca. Por esta razón, era importante trabajar dos logos con los que
ilustrar todas las creatividades del evento y de la empresa.
Así, se creó uno con el nombre completo. El diseño era limpio, claro, llamativo y que
destaque la importancia del deporte. Por esta razón, la palabra SPORT va en rojo y
destacada.
También se creó un logo más inspiracional de hábitos saludables. Sin texto y que
reforzaba la idea de salud + deporte, y que también se incluye en alguna de las
creatividades del evento.
Mientras se realizaba este análisis de la empresa, muchos artículos y libros
epecializados alertaban de que no se daba la importancia necesaria al tema del logo o
de la imagen corporativa.
La imagen corporativa es imprescindible, porque incluso cada persona se acerca a ella
de una forma distinta y basada en sus experiencias. Así, sirve el ejemplo de Coca-Cola
que es posible «que un adulto crea que Coca-Cola es una marca clásica de toda la vida,
y la asocie a su refresco y botella habitual; sin embargo, un joven que acaba de darse de
alta en la comunidad virtual de la compañía, es posible que la asocie a una marca
joven, ligada a la diversión, que ofrece productos novedosos, y que además, permite el
contacto con otros jóvenes a trasvés de su plataforma web.» (Sánchez y Pintado, 2009)
15
4.1.3.- OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Toda empresa debe plantearse, desde su inicio, aquellos objetivos que desea cumplir, y
que nos indican lo que quiere llegar a ser la empresa en los próximos años.
Estos objetivos sirven a la empresa para guiarla hacia el objetivo deseado, necesita
incluir una idea de triunfo, con la que se consiga motivar al personal. Tienen que ser
estables en el tiempo, ya que no se considerarían creíbles si estos están experimentando
cambios continuamente.
Es fundamental marcar estos objetivos desde el inicio, ya que según París (1994), que lo
cuenta después de estar trabajando muchos años dentro de empresas deportivas,
«muchas organizaciones deportivas no saben cuáles son sus objetivos ni sus líneas de
actuación: no las conocen porque no las tienen.»
Por esta razón, él marca cuatro puntos fundamentales que se resumen en:
a) Reflexionar sobre los objetivos a medio y largo plazo de la organización y sobre las
estrategias más adecuadas para alcanzarlos.
b) Establecer y fijar, para toda la organización esos objetivos y estrategias de tal manera
que su la planificación es “formal”, esta constituye una guía para la gestión diaria del
conjunto de personas que colaboran o trabajan en la entidad.
c) Estar preparado para el futuro, para cuando las épocas son difíciles, minimizar
riesgos y reaccionar a tiempo.
d) Implicar y motivar a los trabajadores en relación a las metas a alcanzar por la
organización.
La fijación de unos objetivos en el inicio tiene una serie de ventajas:
Se produce un aprovechamiento máximo tanto de los recursos humanos
como materiales de los que disponemos previamente.
16
Se realiza una ejecución ordenada y racional del plan.
Se suprimen aquellos esfuerzos que son innecesarios debido a una mayor
coordinación entre los miembros que forman la empresa.
Hay un control total de la actividad, existiendo la posibilidad de
modificación si surge algún imprevisto.
Todos los objetivos deben tener una serie de características:
Deben ser flexibles y susceptibles de cambio.
Se debe fomentar la participación de todos los integrantes de la empresa.
Se debe buscar la idoneidad, teniendo en cuenta las posibilidades reales
que tiene la empresa.
Hay que intentar llegar a la mayor parte posible de la población.
En concreto, los objetivos de las empresas deportivas puedes ser de varios tipos,
sociales, económicos, políticos, y deportivos.
a) Objetivos sociales:
Impulsar el desarrollo del deporte en la localidad de Boadilla del Monte
Dar a conocer la práctica de diversas modalidades deportivas.
Fomentar las relaciones sociales entre los participantes.
Propagar los valores del deporte.
Fomentar la cohesión social en Boadilla ligada al deporte.
b) Objetivos económicos:
Aprovechar las infraestructuras deportivas de la Localidad.
Crear empleo con los diferentes puestos de entrenadores y monitores
disponibles.
Aumentar en un futuro las subvenciones públicas a través de una buena imagen.
Aumentar los contratos de patrocinios.
17
c) Objetivos políticos:
Difundir el nombre del municipio por los alrededores.
Demostrar que la empresa es capaz de hacer un gran evento.
Obtener para la empresa una buena publicidad.
d) Objetivos deportivos:
Promocionar la práctica del deporte a nivel popular.
4.1.4.- POLÍTICAS DE LA EMPRESA
Las políticas de la empresa son unas declaraciones o ideas muy generales que
representan la posición oficial de la compañía ante determinadas cuestiones y que
ayudan a tomar decisiones conformes a la cultura de la empresa.
Es importante para el buen funcionamiento de la empresa determinar y tener en cuenta
las políticas de ésta en los diferentes ámbitos.
Política de empleo: Pop Up Sport Experience conoce qué tipo de empleados deben
trabajar en la empresa. Profesionales con carrera universitaria y con una serie de valores
que dentro de la empresa son imprescindibles. Deben tener compromiso con la empresa,
rendir al 100% (rendimiento), ser apasionados del deporte, saber trabajar en equipo ya
que es algo dentro de la filosofía de la empresa y ser generosos a la hora de apoyar a un
compañero que necesite ayuda, y por último sinceridad, ya que se busca total
transparencia tanto dentro de la empresa como con los clientes.
Se contratarán trabajadores para dos ámbitos diferentes:
En el ámbito deportivo, se requerirá personal cualificado que tenga el título en
Grado de la Actividad Física y el Deporte o Técnicos superiores en Actividades
Físico Deportivas, o título de entrenador personal o monitor de gimnasio.
En el ámbito de la gestión, personal que estén o hayan estudiado Administración
y Dirección de Empresas.
18
Es complicado encontrar dentro de Boadilla del Monte, un municipio pequeño, el
personal requerido. Pero, por ahora, la gran mayoría de entrenadores que integran el
club, (a excepción de algunos de los fundadores del club, que no tienen relación
académica con el deporte), cumplen este requisito.
a) Política de promoción: Lo primero a la hora de realizar la promoción para un puesto
de trabajo en la empresa, será una promoción interna para que los miembros de la
empresa tengan la oportunidad de ascender. En caso de que dentro de la empresa no se
pudiese cubrir un puesto se realizaría promoción externa. En caso de igualdad de
condiciones para una promoción se optará por el empleado más antiguo.
b) Política de formación: Nada más entrar en la compañía, los nuevos integrantes
recibirán un curso de formación para que aprendan la manera en la que la empresa tiene
diseñado ese puesto. Además, a lo largo del año se les facilitará cursos de todo tipo,
desde entrenamiento hasta coaching para que sigan creciendo y no se estanquen, y
puedan desempeñar su trabajo de la mejor forma posible.
c) Política de contratación: A la hora de contratar a las personas se valorarán los
currículos y se desestimarán aquellos con más de tres años de experiencia, ya que
idealmente es preferible formar a los trabajadores desde el principio. Se valorará la zona
de residencia, en caso de igualdad se optará por contratar a aquella persona que resida
más cerca de la empresa.
4.1.5.- DAFO DE LA EMPRESA
El análisis DAFO es una herramienta imprescindible a la hora de crear una empresa ya
que da a conocer la situación real en la que se encuentra y ayuda a tener «un análisis
estratégico probado y real» como manifiestan Martínez y Milla (2005).
Esta metodología consiste en analizar una serie de parámetros que nos darán
información fundamental: Fortalezas, Oportunidades, Amenazas y Debilidades.
Además, su objetivo es conseguir cambiar la balanza, es decir, transformar las amenazas
y debilidades en fortalezas y oportunidades para la empresa analizada.
19
El DAFO de la empresa es el siguiente:
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
-Precios asequibles para aquellas personas
que quieren participar en eventos
deportivos.
-Buena calidad con relación al precio al de
ventas de entradas para eventos.
-Gran variedad de productos y de
disciplinas deportivas.
-Aumento de la preocupación de la
población por su aspecto físico.
-El aumento de la población que practica
deporte.
-Estudios de los materiales con los que
impartimos las clases para evolucionar.
DEBILIDADES AMENAZAS
-Empresa nueva con poca experiencia en el
sector.
-Querer abarcar demasiadas disciplinas
deportivas en todos nuestros eventos.
-Alta competencia debido a la gran
cantidad de eventos deportivos que se
llevan a cabo en la localidad.
-La evolución gracias a la tecnología
puede hacer que nuestros eventos se
queden obsoletos.
Con este análisis, se consigue detectar las características internas de la empresa, tanto
las buenas, (fortalezas), en las que destaca la gran variedad de disciplinas deportivas que
se practican en los eventos propuestos, como las malas o a mejorar (debilidades), dónde
la más importante es la inexperiencia como una empresa de nueva creación.
Dentro de las oportunidades sobresale el creciente interés de la población por seguir a
diario hábitos saludables o introducir en su día a día una dosis de ejercicio y actividad.
Y dentro de las amenazas, destaca la gran cantidad de eventos que se organizan dentro
de la localidad madrileña (este punto es justo el que primero se podría convertir en una
oportunidad, ya que hay un interés creciente en el municipio por el deporte y por las
actividades al aire libre.
20
4.1.6.- EJES ESTRATÉGICOS DE LA EMPRESA
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
EJES ESTRATÉGICOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Dirección y organización
Conseguir una dirección participativa para
facilitar el desempeño responsable y
coordinado. Cumplir los objetivos a
medio plazo.
Infraestructuras y servicios
Realizar un plan integral de seguimiento
de las instalaciones, asegurando el
mantenimiento, limpieza y vigilancia de
estas.
Componente humano
Desarrollar profesional y personalmente a
los empleados ya que el factor humano es
clave. Asegurarnos de la formación
interna de nuestros trabajadores. Evaluar a
los trabajadores para saber las condiciones
en las que trabajan y si saben desempeñar
todas las funciones que requiere el puesto.
Tecnología
Implantar las nuevas tecnologías para
facilitar el trabajo a los empleados, y la
participación a los clientes.
Grabar los eventos para posteriormente
subirlos a la página web de la empresa y
los participantes puedan verse en las
diferentes disciplinas que hayan
participado
Económico-financiero
Gestionar correctamente la fuente de
recursos que disponemos para nuestro
material deportivo, acorde con nuestro
presupuesto.
21
Información, comunicación y promoción
Fomentar la comunicación entre todos los
miembros de la empresa, de manera
vertical y horizontal.
OBJETIVOS DE CALIDAD
EJES ESTRATÉGICOS CALIDAD
Dirección y organización
Obtener un resultado de 3 sobre 5 en
encuestas en cuanto a participación e
innovación.
Infraestructuras y servicios
1. Que el 100% vaya uniformado a los
eventos.
2. 100% de atención al cliente, cuando
este la demande.
3. Que las instalaciones estén siempre en
perfectas condiciones.
4. Que el 80% de nuestros empleados
resuelva los problemas que tengan los
clientes.
Componente humano
1. Obtener un 4 de 5 en encuestas de
bienestar y satisfacción personal en el
trabajo.
2. Que el 100% de nuestros trabajadores
realice los cursos de formación interna.
Tecnología
1. Que al menos un 20% de las compras
de las entradas para los eventos se realicen
por internet.
2. Que los estudios realizados a los
clientes sean correctos.
3. Guardar el 100% de las fichas
realizadas a los clientes para futuras
22
compras.
Económico-financiero
1. Aprobar el presupuesto antes de
comenzar el año.
Información, comunicación y promoción
1. Atender al 100% de los clientes en un
periodo máximo de 30´de espera.
2. Organizar un 60% de los eventos
deportivos organizados en Boadilla del
Monte.
3. Obtener un 4 de 5 en encuestas de
comunicación entre los trabajadores.
ACCIONES DE MEJORA
EJES ESTRATÉGICOS ACCIONES DE MEJORA
Dirección y organización
Elaborar un plan general, donde se
encuentren nuestros objetivos y estrategias
a medio plazo.
Infraestructuras y servicios
1. Elaborar un plan de mantenimiento y
limpieza de las instalaciones.
2. Elaborar un plan de vigilancia continua
de las instalaciones.
3. Regalar a nuestros trabajadores
uniformes, para que acudan con ella al
trabajo.
4. Realizar encuestas a los clientes acerca
del trato recibido y la resolución de sus
problemas.
1. Ofertar cursos de formación a todos los
empleados.
2. Realizar exámenes acerca de los cursos
23
Componente humano
de formación para asegurarnos de que lo
han aprendido.
3. Dar descansos y vacaciones de manera
flexible a los trabajadores.
Tecnología
1. Facilitar la compra por internet a los
clientes por medio de descuentos y
promociones.
2. Perfeccionar las nuevas tecnologías con
las que se van a impartir clases a los
clientes.
3. Tener una base de datos guardados a
todos los clientes, para futuros eventos.
4. Crear una aplicación de móvil en la que
aparezcan futuros eventos y en qué
consistirán y puedan comprar la entrada
desde aquí.
Económico-financiero
Elaborar un balance equilibrado
anualmente de ingresos y gastos.
Información, comunicación y promoción
1. Crear grupo de whatsapp para crear
“grupo” y fomentar la comunicación.
2. Rapidez de los trabajadores a la hora de
atender por medio de un busca.
3. Ofertar pruebas de uso del material para
que los clientes vean que el material
escogido es el que más le conviene.
24
4.1.7.- RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA (RSC)
No es cuestión de conseguir solo una buena imagen para la empresa, crear las bases de
responsabilidad social es fundamental para mantener una filosofía coherente y
respetuosa con el entorno tanto personal como social.
«La responsabilidad social de la empresa (RSE), también denominada responsabilidad
social corporativa (RSC) es esencialmente, un concepto con arreglo al cual las empresas
deciden voluntariamente contribuir al logro de una sociedad mejor y un medio ambiente
más limpio. Se basa en la idea de que el funcionamiento general de una empresa debe
evaluarse teniendo en cuenta su contribución combinada a la prosperidad económica, la
calidad del medio ambiente y el bienestar social de la sociedad en que se integra.
Pretende buscar la excelencia en la empresa. Atendiendo con especial atención a las
personas y sus condiciones de trabajo, así como a la calidad de sus procesos productivos
con la incorporación de las tres facetas del desarrollo sostenible: la económica, la social,
y la medioambiental, lo cual favorece la consolidación de la empresa, promueve su
éxito económico y afianza su proyección de futuro» manifiesta Fernández (2009).
«Nos cuenta Carlos que estuvo en un foro en el que el ponente sostenía que “Las
empresas han de participar en acciones sociales, aun cuando no tengan un impacto
directo en la cuenta de resultados”. Y entre los oyentes parecía existir la convicción de
que el capitalismo sin adornos no sirve al interés público. Que conformarse con obtener
beneficios sólo para los accionistas no contribuye al bien común. Que las empresas
deben asumir y ejercer una responsabilidad social corporativa mucho más amplia.»
Córdoba (2007) con ejemplos reales expresa su convicción de que la responsabilidad
social de una empresa tiene que llegar más allá de lo básico y no quedarse en los
beneficios económicos que pueda tener.
Es importante seguir dos líneas para la concienciación social:
a) A nivel interno:
Los trabajadores tendrán jornada continua durante todo el año.
25
Incluiré medidas que garanticen la igualdad de oportunidades y la no
discriminación por razones de sexo. Así, incrementaré los puestos de trabajo
para mujeres en todos los niveles.
b) A nivel externo:
Las entradas para los eventos se harán con papel reciclado.
El dinero recaudado por las entradas se donará a UNICEF.
Y a la entrada de nuestros establecimientos dispondremos de contenedores para
depositar las pilas usadas, y que estas no acaben en cualquier basura o tiradas
por la calle.
26
4.2- ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
4.2.1.- OBJETIVOS DEL EVENTO
El evento es un lugar donde se van a reunir hombres y mujeres en una especie de
celebración colectiva, en este caso, en concreto, para asistir a un espectáculo deportivo
original y al aire libre. Gracias a la organización de eventos, se favorece la
sociabilización de los participantes mediante relaciones con otras personas que no se
conocen pero con las que se comparten la afición por el deporte, además de ayudarte a
salir de la rutina. (Desbordes y Falgoux, 2006)
Cada vez está más de moda la organización de eventos deportivos, sobre todo porque es
una forma útil, rápida y con muy buena rentabilidad en imagen para que una marca se
dé a conocer o incremente su presencia en los medios.
Los objetivos generales del evento son los siguientes:
1. Promover las diferentes actividades físicas y deportivas tanto individuales como
colectivas con un fin lúdico, criterios pedagógicos, nutricionales y médicos
deportivos.
2. Ofrecer a las marcas patrocinadoras y colaboradoras enseñar sus nuevos
productos mediante la actividad física.
3. Proporcionar el acceso a las actividades físicas ofrecidas a todos los habitantes
de Boadilla del Monte y alrededores, con instalaciones asesoramiento técnico,
nutricional y médico.
Los objetivos de los participantes en el evento son:
1.- Participar en las distintas disciplinas que se imparten en el evento.
2.- Experimentar la sociabilización en un grupo grande de personas de diferentes
edades y sexo en relación con el deporte.
3.- Ejecutar las diferentes habilidades motrices necesarias para cualquier deporte
del evento.
27
4.- Respetar las normas de comportamiento y las propias reglas de los deportes
dentro del recinto del evento.
5.- Concienciarse de la importancia que tiene la actividad física y la alimentación
para llevar una vida saludable.
6.- Experimentar los diferentes valores que tiene el deporte.
7.- Dar feedback a los monitores de todas las actividades para ayudar a la mejora
del evento.
Los objetivos de los monitores dentro del evento son:
1. Impartir correctamente las diferentes disciplinas que va a haber en el evento.
2. Corregir los posibles errores que tengan los participantes.
3. Encargarse de que los participantes realizan la actividad de una forma adecuada
y segura, tanto para ellos como para el resto.
4. Hacer pasar un día agradable y divertido a los participantes.
5. Comportarse de manera correcta y saludable delante de los participantes, ya que
muchos serán niños y jóvenes y puede ser un modelo de conducta a seguir.
6. Enseñar los valores del deporte a los participantes.
7. Velar por la seguridad de los participantes y por el estado físico del material e
instalaciones en las que nos encontramos.
Los objetivos de los organizadores son los siguientes:
1. Velar por la seguridad de todos los que acuden al evento, tanto participantes,
invitados, como propios empleados.
2. Organizar correctamente el evento.
3. Informar a los participantes de las conferencias que se van a realizar en el
evento.
4. Encargarse de que está todo correctamente colocado para poder dar las
conferencias sin ningún problema.
5. Informar a las marcas patrocinadoras en qué lugar deben colocar su stand.
28
4.2.2.- ¿A QUIÉN VA DIRIGIDO POP UP SPORT EXPERIENCE?
Deportistas de muchas disciplinas e interesados por el deporte en general y la
vida sana
Edades: desde 5 años en adelante (hay actividades para todas las edades, pero los
monitores aconsejarán lo que sea conveniente para cada participante según su
edad)
Ambos sexos
La empresa está especialmente interesada en llegar a la población más joven del
municipio (16 a 25 años) por ser una franja de edad ideal para adquirir buenos hábitos e
introducirse en el deporte y conseguir que estos hábitos les acompañen el resto de su
vida.
Además, según los responsables de NIKE es la franja de edad que también más le
interesa porque los jóvenes en la actualidad se mueven y se informan por cauces
completamente distintos a los convencionales y su marketing ya no es tan útil como en
otras edades. Es una forma de conocer a su público potencial de una forma cercana y
directa.
El día a día cada vez es más estresante por lo que se necesita mostrar que existen
disciplinas que se pueden ejercitar desde pequeño y que acabarán siendo necesarias a lo
largo de todas las etapas de crecimiento del niño. La mejor etapa para inculcar a los
niños el amor por el deporte y en general buenos hábitos de vida, en su alimentación y
en su conducta es la edad escolar. « Si el niño adquiere un hábito que le produce
bienestar difícilmente lo abandonará» (Timón y Hormigo, 2010)
4.2.3.- ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA
Boadilla del Monte es un municipio que cuenta con 47.852 habitantes y fue en 2014,
además considerado como el más rico de España: «Boadilla del Monte (Madrid) es el
municipio con la media de ingresos familiares más elevada de España: 34.965 €
anuales.» según el estudio de sobre tipología de habitantes por perfiles de consumo
hecho por la empresa AIS dedicada a la Inteligencia de Negocio. (El confindencial,
2014)
29
Los datos pueden apreciarse en el siguiente cuadro:
Para probar la viabilidad del proyecto se ha realizado un estudio de los competidores. Se
han tenido en cuenta aquellos clubes o empresas que organizan algún tipo de evento
deportivo en la localidad de Boadilla del Monte. Después del análisis, se aprecia que
ninguno se ajusta al proyecto que se va a realizar esta empresa, ya que se centran en
una disciplina deportiva en concreto de la cual se realiza una carrera.
Cada año, en Boadilla del Monte, se realizan varias carreras y distintas actividades con
el fin de animar a la población a practicar deporte y se reparten a lo largo de todo el año.
Por ejemplo, en el mes de febrero, se puede encontrar la Milla Urbana. Se trata de una
carrera por las carreteras de Boadilla y la Carrera Popular Solidaria organizada por el
colegio Quercus.
30
En marzo, un campeonato de gimnasia rítmica organizado por el Club Rítmica Boadilla.
En abril, se encuentra un evento en el cual se ofrece una master class de ciclo, y en el
mismo lugar, un torneo de pádel femenino.
En mayo, el Circuito llamado “Actívate” por las diferentes rutas del monte de la
localidad. Son principalmente en mountain bike debido al trazado de los caminos por
los que se desarrolla.
31
En junio, es el mes ideal para los eventos al aire libre. Por temperatura y escasa lluvia es
el mes más solicitado deportivamente hablando. Hay muchos y varioados eventos, pero
siguen sin ajustarse a la idea del proyecto de esta empresa.
Están programados, una master class de zumba y torneos de fútbol en ambos clubes de
la localidad, pero Pop Up Sports Experience lo que busca es juntar varias disciplinas y
poder disfrutar un rato de cada una sin tener porque elegir, no solo tienes zumba, o
fútbol sino que podrás practicar las dos modalidades en el mismo día y en el mismo
recinto cuando quieras, además de poder conocer otras actividades e incluso escuchar
conferencias muy interesantes sobre un estilo de vida activo y vinculado al deporte.
Después de realizar un estudio de los eventos más cercanos y posibles competidores, se
decide continuar con la organización del evento debido a que ninguno de los existentes
es competidor directo, ya que son de una única modalidad, mientras que Pop Up reúne
todas las disciplinas y clases posibles en un entorno al aire libre dónde se podrá disfrutar
de un agradable día en familia y disfrutar del deporte. Además de poder asistir a las
diferentes conferencias que se impartirán a lo largo del día por deportistas conocidos.
«El estudio del mercado competidor tiene la doble finalidad de permitir al evaluador
conocer el funcionamiento de empresas similares a las que se instalarían con el proyecto
de ayudarlo a definir una estrategia comercial competitiva con ellas.» (Sapag, N. 2007)
Y además también le puede ayudar a captar más consumidores o en este caso
participantes, ya que al conocer los puntos fuertes y débiles de esa competencia permite
que se pueda cambiar la balanza y corregir los posibles errores y mejorar para la
organización de este evento.
32
Hacer este tipo de mediciones también es tiene su dificultad. Desbordes y Falgoux
(2006) afirman que «el análisis de la competencia resulta muy complejo pero también
muy útil si se utiliza en el momento oportuno» y que las mediciones más efectivas y
también más seguras es analizar la competencia directa, sobre todo referido a la
situación geográfica en la que se desarrolle el evento.
Por esta razón, se analizaron el amplio y variado calendario deportivo de Boadilla del
Monta para comprobar si este evento tenía cabida o si, por el contrario, la población ya
estaba saturada de este tipo de eventos.
En casi todos ellos, el número de participantes es muy alto e incluso, como ocurre en las
carreras se cierra el plazo de inscripción antes de tiempo porque las plazas están
cubiertas. Por lo que es otro indicador de que el interés creciente en el municipio por las
actividades deportivas lo convierte en el marco ideal para el desarrollo de Pop up sport
experience.
«Una vez concretada y definida la activad que se va a realizar, el siguiente paso consiste
lógicamente en definir cuáles son los clientes potenciales a los que se va a dirigir y
cuáles son los competidores directos e indirectos que estarán definidos y localizados»
(Párraga, Nieto, Carreño, López y Madrid, 2004).
33
4.2.4.- DAFO
OPORTUNIDADES FORTALEZAS
Interés por conocer nuevas
disciplinas deportivas
Hacer deporte en familia y al aire
libre
Convertirlo en un evento anual y
extenderlo a otros municipios
¡A priori, muchísimas!
Deportistas mundialmente
conocidos que se unen para hablar
de los estilos de vida saludables
Especialistas bien formados al
servicio de los interesados en
multidisciplinas
Unión con grandes marcas
AMENAZAS DEBILIDADES
Querer abarcar mucho y pasarnos
con la creatividad
Climatología adversa
Falta de experiencia en organización
de este tipo de eventos
Lo importante de este análisis es intentar minimizar las debilidades y amenazas del
sector, para ello, además de contar con plantilla con experiencia y preparación
apropiada, contamos con el punto estratégico de nuestra localización.
El evento estará ubicado en la localidad madrileña de Boadilla del Monte. Es un
municipio joven y en expansión.
Como ha quedado demostrado en el apartado del análisis de los competidores, es un
ayuntamiento que está muy concienciado con el deporte y su motivación y además de
tener estupendas instalaciones en el municipio, Boadilla del Monte está rodeado por
amplios espacios naturales donde se pueden practicar sinfín de actividades.
Además, para la creación de este evento puse en valor mi vocación, gracias a la
licenciatura de CAFyD podría volcar mis conocimientos en los clientes potenciales y
sobre todo mi pasión por el deporte.
34
4.2.5.- CREACIÓN DE LOS DISTINTOS COMITÉS
«Para realizar y desarrollar cualquier actividad u organización es fundamental contar
con un equipo de trabajo que se encargará de llevar a cabo dicha actividad. Estos grupos
o equipos de trabajo están organizados por comités y serán coordinados por un
profesional (coordinador) que será el responsable de resolver los problemas en el menor
tiempo posible y de forma satisfactoria.
Los comités encargados de organizar un eventos son:
Comité de honor
Comité organizador
Comité ejecutivo
Comité técnico deportivo»
COORDINADOR E IDEADOR DEL PROYECTO
Álvaro Santos Peralta
COMITÉ DE HONOR
«El comité de honor lo componen máximas autoridades que no tienen una participación
expresa en el evento en sí, pero que figuran en el citado Comité para dar una imagen y
relace al acontecimiento, por razón de su elevada consideración o representación
social.» (Fernández, 2005).
Para el evento, se ha contactado con Rafael Nadal para que forme parte de nuestro
Comité de honor, para dar un mayor prestigio al proyecto, asi como a otros deportistas
de Boadilla del Monte, que actualmente no compiten.
Rafael Nadal – tenista profesional en el top ten mundial (patrocinado por Nike)
Y también integrado por varios deportistas de la localidad:
Eleuterio Anguita – ex ciclista profesional
Alberto Juzdado – ex corredor de maratón, participó en dos olimpiadas
COMITÉ ORGANIZADOR
«El comité organizador es el responsable de la preparación y ejecución de todos los
aspectos del evento (campeonato).
35
Se encarga de la organización de personas por equipos de trabajo, de las funciones a
realizar y del proceso correcto.
Lo componen:
Un presidente de la institución que organiza
Un Vicepresidente (o más) de la institución organizadora
Vocales de la Institución que organiza
Un Secretario General de la misma institución
Varias comisiones/secciones/departamentos»
Basandose en esta cita el comité organizativo está formado por los siguientes empleados
de la empresa organizadora del evento.
Comité organizativo de Pop up Sport Experience:
Presidente: Álvaro Santos
Vicepresidente: Laura García Cuervo, directora de Comunicación de Nike Sur de
Europa
Secretaría: Isabel Santos, Jefa de Comunicación de Editorial Planeta
Asesor creativo: Germán Carrillo, Jefe de diseño de Planeta
Vocales:
Jorge Prieto Robledo, graduado en CAFyD y monitor de Tenis.
Alejandro Dávila Tellez, TAFAD y jugador profesional de Hockey hierba
José Zahínos, graduado en CAFyD y Fisioterapia y ex jugador de fútbol profesional
COMITÉ EJECUTIVO
Don Adolfo Manuel Arias Javaloyes – Concejal del Área de Juventud, Deportes,
Sanidad y Empleo
Don Marcos Garza – Director General de Nike Iberia
Don Miguel Mira – Director de Comunicación Coca-Cola Iberia
36
COMITÉ TÉCNICO DEPORTIVO
DIRECTOR TÉCNICO: Álvaro Santos
ENTRENADORES: Pedro Gascón Gascón, Graduado en CAFyD y nivel 1 de
entrenador de fútbol.
Jaime Monroy Zamith, Graduado en CAFyD, nivel UEFA PRO de entrenador de fútbol.
Daniel Gaspar Millán, Graduado en CAFyD, nivel 2 de entrenador de fútbol.
Alejandro Vicente Hernando, Graduado en ingeniería de Telecomunicaciones, nivel 1
de entrenador de fútbol.
Pablo Gómez Sánchez, Graduado en ADE en inglés, nivel 1 de entrenador de fútbol.
Carlos Díaz Tejedor, Graduado en CAFyD, nivel 2 de entrenador de fútbol.
Oihana García Ibaibarriaga, Graduada en Derecho Español y Francés, monitora nacional
de natación, monitora de aquagym y socorrista.
Laura Rollan Peña, Graduada en Medicina, monitora nacional de natación y monitora
de aquagym.
Alejandro Dávila Tellez, TAFAD y socorrista.
Miguel López Vergara, Graduado en ingeniería en Telecomunicaciones, socorrista.
Jorge Prieto Robledo, Graduado en CAFyD y monitor de tenis.
Ignacio Blanco Sánchez, Graduado en magisterio y monitor de tenis.
Ignacio Martín-SonsecaBarrajón, TAFAD y monitor de tenis.
Alejandro Acosta León, entrenador nacional de tenis.
Marta López San Martín, Graduada en enfermería y monitora de yoga.
María Gómez Sánchez, Graduada en enfermería y en turismo, alto conocimiento de
idiomas.
Sergio López Hernando, Graduado en CAFyD y monitor de Fitboxing.
Pablo Cañas Zaragoza, TAFAD y monitor de pádel.
Alejandro Gallego Reina, Graduado en CAFyD y monitor de pádel.
Además contaremos con fisioterapeutas y azafatas:
Mónica García Rodríguez, Graduada en Turismo.
Marta Ranz González, Graduada en magisterio y en turismo.
Ana Gago Cortina, Graduada en turismo y gran conocimiento de idiomas.
Marta Prieto Robledo, Graduada en magisterio y CAFyD y alto nivel de inglés.
37
Lara Cañas González, Graduada en turismo.
Carolina Romero Zamarriego, Graduada en turismo y magisterio, alto conocimiento de
idiomas.
José Zahínos, Graduado en CAFyD y fisioterapia.
Ángel Martínez Silván, Graduado en fisioterapia.
4.2.6.- FORMALIDADES ADMINISTRATIVAS
Para todas las gestiones con los patrocinadores se elaboró un documento en PowerPoint
para explicar en qué consistía el evento. (Anexo 1). Este documento explicativo era muy
importante para que pudiesen conocer la filosofía del evento y que pudiesen decidir si
querían o no participar.
Es un documento sencillo en el que se explican todas las líneas a seguir y sobre todo los
posibles beneficios para las posibles marcas y organismos asociados al proyecto.
Se contactó con marcas importantes para conseguir ayudas económicas y poder hacer
crecer el evento. Así, la marca reina de la felicidad es Coca-Cola, ellos podrían
suministrar bebidas de todas sus variedades, incluida su agua mineral y aportar
patrocinio económico.
El resto de marcas están relacionadas directamente con la alimentación sana. Lo más
importante que tenían que cumplir es tener un producto novedoso que mostrar, por
ejemplo, la nueva bebida con aloe vera.
Como patrocinadores:
Como colaboradores:
38
a) Gestiones con el Ayuntamiento de Boadilla del Monte
El interlocutor es el concejal de Deportes de Boadilla del Monte, Don Adolfo Manuel
Arias Javaloyes – Concejal del Área de Juventud, Deportes, Sanidad y Empleo. Dentro
de la zona este de la Comunidad de Madrid, Boadilla del Monte es el municipio más
abierto a este tipo de actividades y es de las pocas localidades que tienen superávit en
sus cuentas, lo que ayudaba a que fuese la ubicación perfecta para el evento.
Después de varias reuniones y correos electrónicos, se acordó la cesión de las
instalaciones del Polideportivo municipal, junto con los materiales que ya cuentan y el
personal habitual en un día normal.
Aparte, el Ayuntamiento aporta al proyecto 5.000 euros
39
b) Gestiones con los patrocinadores
Se contactó con las empresas que por su filosofía o por sus objetivos podían encajar con
el evento. Idealmente se comenzó por Nike y Coca-cola, porque su filosofía encajaba a
la perfección con la empresa y porque ya había lazos personales que facilitarían sobre
todo una entrada directa para poder defender el proyecto ante las personas responsables
directamente. Muchas veces, y sobre todo en empresas tan grandes es muy complicado
acceder a determinados cargos y complica poder explicar el proyecto a terceros y no
directamente a los encargados en tomar las decisiones de participación, como en este
caso.
Se les solicitó una ayuda económica y material y se les ofrecía un evento distinto,
original y una ventana para exponer sus nuevos productos y en el caso concreto de
Coca-cola su nueva imagen (justo en ese momento la compañía estaba inmersa en un
cambio de imagen bastante radical).
40
41
Este es el modelo de contrato que se firmará con los patrocinadores a los que se les pide
la donación de material y aportación económica.
42
43
c) Gestiones con los colaboradores
Hay varias marcas que tenían nuevos productos que también eran afines a la idea de
nuestro evento. Marcas con una reconocida carrera dentro de la alimentación deportiva
y saludable.
Las marcas seleccionadas fueron:
Támesis – por su nueva bebida con Aloe Vera
LOADING GROUP – por ser especialistas en nutrición deportiva
ADES – por su variedad en productos saludables
44
45
Este es el modelo de contrato que se firmará con los colaboradores a los que solo se les
pide la donación de productos, pero no cuantía económica a cambio de una gran
visibilidad y lugares destacados dentro del evento.
46
d) Gestiones para las conferencias
Las charlas que están vinculadas a un libro se hicieron directamente con el
Departamento de Prensa de la Editorial Planeta.
Y cuando se trataba de deportistas, con ellos directamente.
Era fundamental contar con la presencia de Rafa Nadal por todo lo que implica su figura
para el deporte. Implicarle en el proyecto era una garantía de éxito. Pero también era
importante de cara a la imagen del Ayuntamiento donde se iba a desarrollar el evento,
que conocidos y reputados deportistas vecinos de la localidad pudiesen participar, para
además de hacerles un reconocimiento en su municipio, pudiesen explicar su
experiencia con el deporte de competición y de alto rendimiento.
Con Rafa Nadal:
Era el pilar fundamental de los ponentes en el evento. Su apertura daría al evento la
difusión mediática necesaria y también la seguridad de que era un evento importante, ya
que Nadal no se prodiga en actos que no sean estrictamente relacionados con el tenis o
con sus marcas patrocinadoras.
47
Con Eleuterio Anguita:
Eleuterio Anguita es uno de los deportistas más importantes ubicado en Boadilla del
Monte. Siempre vinculado al mundo de la bicicleta y con gran experiencia en el mundo
de la organización de eventos, puesto que desde su retirada del mundo deportivo,
siempre ha estado implicado en las actividades relacionadas con la bicicleta que se han
realizado en la localidad de Boadilla del Monte.
Con Alberto Juzdado:
Otro vecino de Boadilla del Monte, en este caso su especialidad era el maratón.
También retirado, pero a su vez muy vinculado a las actividades de su localidad.
48
4.2.7.- RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
a) Recursos humanos
Para realizar este evento es necesario un gran despliegue a nivel profesional ya es
fundamental para el éxito de esta experiencia deportiva que sean expertos de alto nivel y
que sepan conectar con los participantes.
Son necesarios:
- 6 entrenadores de fútbol
- 4 profesores de tenis
- 2 monitores de pádel
- 2 monitores de natación /AquaGym
- 2 socorristas
- 1 monitores de yoga
- 1 monitores de fitboxing
- 2 fisioterapeutas
- 2 azafatas en la entrada para dar la bienvenida
- 5 azafatas que estén en movimiento por el recinto.
49
Todos nuestros monitores tienen un perfil claro, buscamos personal con creatividad e
iniciativa, que sean dinámicos y con espíritu de trabajo tanto individual como colectivo,
son personas con carisma y con buena presencia física ya que van a estar de cara al
público durante todo el evento. Buscamos grandes profesionales que estén formados en
las disciplinas que van a impartir, y que tengan ganas de transmitir y enseñar a los
participantes todo lo que saben.
Además es necesario que sea gente atenta y sea capaz de resolver cualquier adversidad
que se puedan encontrar.
El propio Polideportivo municipal cuenta con personal que utilizaremos de apoyo:
2 socorristas
2 conserjes
2 monitores de tiempo libre
b) Recursos materiales
NIKE NOS CEDE:
60 petos de colores azules naranjas y verdes
30 balones de fútbol
20 uniformes para los monitores – en azul marino (serigrafiaremos los logos en la
manga de la camiseta y en el pantalón corto)
3 uniformes para los organizadores – en color rojo (serigrafiaremos el logo en la espalda
de la camiseta y del pantalón largo)
7 uniformes para las azafatas – en color azul (serigrafiaremos el logo en la manga de la
camiseta y en la falda).
LAS INSTALACIONES MUNICIPALES NOS CEDEN:
4 porterías pequeñas
4 juegos de conos
5 balones de baloncesto
5 carros de pelotas de tenis
2 carros de pelotas de pádel
15 esterillas
15 steps
50
10 sacos de boxeo
15 churros de juego para el AquaGym
El polideportivo cuenta con el resto de material necesario para la realización de todas
las actividades, como porterías, canastas, redes…
4.2.8 .-ESPACIOS Y UBICACIÓN
Se ha elegido el polideportivo municipal de Boadilla del Monte que tiene unas
instalaciones perfectas con pistas de tenis y pádel, piscina al aire libre, campos de
fútbol, 7 y 11 de césped artificial, cancha de baloncesto, un mini campo de fútbol
especial para los más pequeños, pabellón cubierto y espacio libre para las distintas
actividades y casetas/exhibición de muestras.
Todas las instalaciones o son nuevas o están recientemente reformadas, por lo que no
habría que hacer una inversión extra para adecuar o adecentar los espacios, simplemente
sería necesario poner la decoración del evento.
Mapa de ubicación del Polideportivo Municipal de Boadilla del Monte:
Carretera Boadilla-Pozuelo KM. 1,400
51
El polideportivo cuenta con las siguientes instalaciones:
6 pistas de tenis
2 pistas de pádel
1 piscina olímpica al aire libre
1 piscina infantil
1 pabellón cubierto de fútbol sala /baloncesto
3 campos de fútbol 11
1 campo de fútbol 7
1 campo infantil
2 merenderos
Espacios verdes
4 vestuarios con duchas
6 baños
4 fuentes
52
Explanada para mis actividades de 25 x 50 metros
53
A) Accesos
El espacio cuenta con muy buenos accesos tanto en transporte público como privado.
Las líneas de autobuses son: 566, 573 y 571 cuya parada se encuentra en la misma
puerta del recinto.
También se puede ir caminando desde el pueblo, el polideportivo se encuentra a un
kilómetro y medio, y dispone de dos caminos asfaltados y acondicionados con fuentes.
Si se prefiere ir en coche hay 400 plazas de aparcamiento justo en las dos entradas del
polideportivo.
54
B) Restauración y plazas hoteleras
Dentro del recito hay un restaurante al aire libre con precios asequibles y gran
capacidad. También hay máquinas de vending.
Y ya en el municipio, la oferta en restauración es amplísima. Hay más de 50
restaurantes de todos los precios y comodidades.
Se destacan 3 restaurantes de distintos tipos de comida:
El Acebo (Av. Siglo XXI, 16) – Cuenta con amplios salones y su página web
dice que su cocina es española de calidad, basada en la mejor materia prima. El
precio medio por comensal está entre 35 y 40 euros.
Mesón Gallego O’Carro (C/ Alberca, 9) – Cuenta con grandes salones y su
cocina es tradicional gallega. Su precio medio por comensal está entre los 25-30
euros
Las tres nueces (Avda. Siglo XXI, 4) – Igualmente de cocina tradicional con
especialización de carnes a la brasa. Su precio medio oscila entre los 25-30
euros.
En cuanto a las plazas hoteleras, al ser una actividad de día, no es necesario facilitar a
los participantes ningún hotel, de todas formas Madrid capital está a escasos 20
minutos, donde los visitantes podrán encontrar un alojamiento que se ajuste a sus
necesidades y presupuesto.
Y también muy cerca del municipio se encuentran los siguientes:
Hotel Majadahonda (Ctra. Boadilla - Majadahonda, Km 7,300). Un hotel muy
cercano que consta de 4 estrellas y su precio es a partir de 75 euros por noche.
Hotel Eurostars Ciudad de la Imagen (Virgilio, 4). También de 4 estrellas y en
torno a 55 euros por habitación
NH Ciudad de la Imagen (Calle Luis Buñuel, nº 1). 3 estrellas y su precio oscila
entre los 59 euros por habitación.
55
4.2.9.- ACTIVIDADES
A continuación se detallan las diferentes modalidades deportivas y clases que se van
a impartir a lo largo del evento, su localización y sus beneficios. Se ha intentado elegir
una amplia variedad en función de las instalaciones disponibles y observando cuales
tenían mejores beneficios.
Aquagym
Se realizará en la piscina olímpica al aire libre y las clases serán impartidas por
monitores con la cualificación necesaria, se ha elegido esta modalidad por sus
numerosos beneficios además de variados, y todos tienen que ver con el bajo
impacto con el que el agua te permite realizar ejercicios, ya que dentro del agua se
reduce el peso corporal entre un 80 y 90%, debido a esto se reduce el riesgo de
lesión.
Dentro del agua el cuerpo tiene una mayor flexibilidad debido a que la fuerza de la
gravedad en el agua es menor que en el exterior y las articulaciones se ven
favorecidas cuando se practica aquagym. En una clase de una hora de duración se
puede llegar a quemar hasta 700 calorías.
Pádel y Tenis
Para llevar a cabo esta actividad se dispone de 2 pistas de pádel y 6 pistas de tenis,
donde se encontrarán monitores con su título correspondiente para impartir las
clases para que los participantes mejoren su técnica o se inicien en este deporte a la
vez que se divierten. Entre el tenis y el pádel se suman una gran cantidad de
beneficios para aquel que lo practica y por eso se escogieron estos dos deportes a
realizar en el evento, entre otros los beneficios que se han considerado más
importantes de la práctica de estas disciplinas son:
1. La realización de deporte, jugar al pádel o tenis, refuerza el bienestar físico
debido a que nuestro cuerpo necesita cierta actividad.
2. Jugar al pádel o al tenis ayuda a mejorar el sistema cardiorespiratorio.
3. Coordinación general, el cuerpo tiene que ajustar el movimiento corporal al de
la pelota para realizar un impacto correcto.
4. Quema grasa y optimiza tu capacidad cardiovascular.
56
5. Mejoras la capacidad anaeróbica debido a los intervalos cortos de alta
intensidad que requieren estos deportes.
6. Mejora de flexibilidad y agilidad.
7. Es recomendable para jugadores adultos para reforzar los huesos y prevenir la
osteoporosis.
Fútbol
Se dispone de 3 campos de fútbol 11, 1 campo de fútbol 7 y otro infantil (fútbol 5)
en todos ellos se desarrollarán actividades teniendo en cuenta las edades y los
diferentes niveles que haya.
La práctica del fútbol es muy beneficiosa, no solo nos ayuda a mejorar físicamente a
nivel muscular y cardiovascular, sino que al ser un deporte colectivo ayuda a
trabajar en equipo, a relacionarte con los compañeros y al ser un evento al final
habrá una pequeña competición por lo que durante el día no hay presión por
competir y se puede aprender mejor, y al final se añadirá el componente
competitivo.
Yoga
Esta actividad se realizará en el césped al aire libre para un mayor disfrute de la
clase. Habrá clases de distintos niveles: iniciación, intermedios y avanzados. Se ha
decidido incorporar esta modalidad por los múltiples beneficios que ofrecía sin
importar el nivel en el que el participante se encuentre. Entre otros beneficios la
mejora se encuentra la mejora de la flexibilidad, tonificación y fortalecimiento de
los músculos, corrige la postura, alivia el dolor de espalda, y ayuda a la mejora de
las articulaciones como las rodillas o los hombros. Además de beneficios físicos el
yoga también aporta beneficios mentales como la relajación y favorece la
concentración.
Ayuda a los más pequeños a mejorar su salud física y mental a la vez que se
divierten, y a los adolescentes a mantener la flexibilidad.
57
GAP
Es una disciplina en la cual trabajamos tres grupos musculares distintos, glúteos,
abdominales y piernas, que son las partes más complicadas de fortalecer por eso se
ha decidido incorporar estas clases en el evento, además tiene varios beneficios
entre los que destacamos la pérdida de grasa en aquellas zonas en las que estamos
trabajando, ayuda a mejorar la postura y evita posibles desviaciones de columna, ya
que se fortalecen los músculo estabilizadores de la columna, lo que provoca que se
tenga una mejor postura corporal y además para los más mayores previene la
incontinencia urinaria.
Fitboxing
El fitboxing es otra disciplina en auge y muy de moda y, sin duda, es muy efectiva.
Se practicará en el recinto cubierto del polideportivo.
Es una combinación de técnicas de boxeo, kickboxing, muay thai y crossfit
orientados a obtener resultados fitness.
Lo bueno de esta técnica es que rápidamente se consigue un aumento del nivel de
energía en general, de la agilidad y de la capacidad cardiorespiratoria.
Es una práctica de alta intensidad con la que se pueden llegar a quemar 1.000
calorías en una clase.
Técnicas de ejercicios hipopresivos
En la actualidad, no hay ninguna práctica que esté más de moda. Muchas modelos y
actrices se han unido a la novedad y a la efectividad de estos ejercicios y esta nueva
forma de hacer abdominales. En cambio, aunque parecen sencillos son ejercicios
que conviene hacerlos bajo supervisión de un especialista.
Los beneficios son sobre todo para las mujeres que acaban de dar a luz y es donde la
efectividad es mayor.
Esta disciplina se impartirá dentro del polideportivo.
El principal objetivo de estos ejercicios es reducir el perímetro abdominal, pero en
cambio, tiene otros beneficios importantes como corregir la postura de la espalda y
con ello reducir dolores musculares en la misma.
Y en cuanto a los beneficios del rendimiento deportivo, hay una clara mejora de la
capacidad respiratoria y esto hace que mejore la resistencia.
58
4.2.10.- ACCESIBILIDAD
No hay actividades preparadas para discapacitados, pero sí que pueden disfrutar todas
las casetas de muestras y las charlas de los deportistas famosos y demás
conferenciantes.
El polideportivo cuenta con buenos accesos para los discapacitados. Hay plazas
reservadas y señalizadas en las dos puertas, ascensores y rampas cuando son necesarias
y una salida de emergencia especial para ambulancias.
59
4.2.11.- PRECIO /PROMOCIÓN (planes de MKT + COM) / PRODUCTO
(detalles del evento) / PUNTO DE VENTA
4.2.11.1.- PRECIO
Era indispensable que el evento tuviese un precio asequible para que pudiesen participar
muchas personas y que la cantidad, unida a la experiencia original y a los regalos que
iban a recibir, sumase participación pero que nunca restase público, sobre todo en esta
época delicada de crisis.
Además, según el presupuesto previo y la unión con los patrocinadores con sus
aportaciones materiales y económicas, hacía viable que el precio fuese reducido. Por lo
que la recaudación total de las entradas se podría destinar a la donación social. Se
decidió que el dinero recaudado iría a manos de UNICEF para ayudar a futuras
campañas en las que siempre se preocupa por los niños más desfavorecidos.
Así, se decidió que las entradas tuviesen un precio único de 5 euros.
4.2.11.2.- PROMOCIÓN
Es una unión en la que todos los patrocinadores ganan y todos se sienten cómodos
uniendo sus esfuerzos a nivel comunicativo, porque apostar por los hábitos saludables
siempre gusta.
Las ventajas para los tres grandes colaboradores son claras:
A NIKE este evento le ayudará a reforzar su apuesta por la innovación y la
investigación como elemento diferenciador y de valor.
Generar máxima cobertura y visibilidad, llegando a distintos públicos a través de
distintos canales.
Cultivar la relación con periodistas VIP.
A COCA-COLA le servirá para seguir afianzando su filosofía sobre la felicidad.
60
Al ayuntamiento le servirá para reforzar su imagen de localidad interesada en la calidad
de vida y el deporte.
Con este evento, y sobre todo con la implicación de Rafa Nadal se conseguirá una
amplia cobertura de medios a nivel nacional y también local. Sobre todo, encaja muy
bien en las noticias de los informativos de televisión de fin de semana que incluyen
informaciones más ligeras y les suele gustar hacer cierres que aconsejen a sus
espectadores este tipo de hábitos y si pueden tener recursos suficientes para que la
noticia les quede visualmente atractiva mucho mejor.
En este caso, es claro que el entorno natural es suficientemente atractivo, pero además
pueden contar con totales y declaraciones de reconocidos deportistas así como de
participantes que puedan contar en primera persona su experiencia en el evento.
Acciones de marketing y comunicación
Se ha diseñado un flyer con poca información para buzonear por el municipio a 20 días
del acto e ir informando del evento y llamando la atención. Ya se incluye el nombre de
Rafa Nadal para que la gente quiera participar.
61
Las siguientes acciones serán:
-Lanzamiento de nota de prensa (emailing) para la lista amplia de medios consensuada
por los 4 departamentos de prensa implicados. Es muy importante contar con esta nota
de prensa consensuada por todas la partes, ya que cada departamento tiene unos medios
afines y con la unión de los cuatro se unen y se consigue una mayor difusión mediática.
-Evento de presentación a modo de rueda de prensa: se citarán a los medios a las 11
horas para que participen en los deportes que les apetezcan, vean las nuevas colecciones
y productos y escuchen la ponencia estrella de Rafa Nadal. También dispondrán de un
catering con zumo de frutas y brochetas de frutas, y muestras de los productos en
exposición.
-Experiencias especiales a lo largo de todo el día para periodistas e influencers, como:
Sesión de yoga o algún entrenamiento más light para otras periodistas
62
Sesiones individuales o de grupo reducido con entrenadores o deportistas de alto nivel +
material (gestionar entrevistas).
En el sector de los medios de comunicación la crisis también ha pasado factura. Los
departamentos y las secciones de los medios cada vez tienen menos integrantes, por lo
que invitar a influencers de las redes sociales o blogueros especializados en deporte
también ayudará a que la difusión sea un éxito.
Normalmente estas personas con millones de seguidores, tienen un poder muy
importante hacia ellos. Todo lo que recomienden con entusiasmo se convierte en un
éxito. Normalmente, y dado el éxito actual de estas acciones, estos influencers cobran
por las menciones que realizan. Pero también es verdad, que si les resulta
suficientemente atractivo y su contenido es tan positivo, suelen participar sin cobrar
caché.
Redes sociales
Además de crear las redes sociales del evento, Nike, Coca-cola y el Ayuntamiento de
Boadilla se comprometen a utilizar sus redes sociales por lo que la repercusión solo
puede ser un éxito.
Twitter: cobertura de todas las acciones que pongamos en marcha.
Todas las creatividades tendrán impreso el hastag #sportexperience para ayudar a la
difusión.
63
Facebook: Posts más genéricos, pensados para compartir entre usuarios.
Seguidores:
Coca-Cola: 308.000
Nike – 187.000
Ayuntamiento Boadilla: 3.864
Instagram: Para fotos hechas por los usuarios en los distintos displays que habrá por las
actividades.
Coca-Cola Europa: 31.000
Nike: 15 millones
Ayuntamiento de Boadilla – no tiene
64
4.2.11.3.- PRODUCTO
El evento es una oportunidad única para conocer distintas disciplinas e incluso probarlas
en un entorno de naturaleza inigualable. Por lo que se convierte en un evento único y
original.
Programa de actividades:
En la carpa del escenario:
11 h Palabras de bienvenida de (ordenados por orden de menor a mayor importancia)
Miguel Mira – Director de Comunicación Coca-Cola Iberia
Marcos Garza – Director General de Nike Iberia
Antonio González Terol – Alcalde de Boadilla
(Idealmente deberían ser intervenciones de 7 minutos cada uno, ya que realmente son
discursos de agradecimiento muy oficiales y que no interesan tanto a la audiencia
convocada como las posteriores conferencias.)
11.25 h – Zumo de frutas para los asistentes
12 h – Ponencia de Rafael Nadal (20 minutos)
13 h – Eleuterio Anguita - ex ciclista profesional residente en Boadilla – 20 minutos
65
16 h – Ramón Pérez de Villaamil – presenta su libro Estar bien para vivir mejor –
posteriormente el autor firmará ejemplares.
17 h – Alberto Juzdado – ex corredor de maratón, participó en dos olimpiadas y vecino
de Boadilla.
18 h – Cristina Mitre – directora de Women’s Health y autora de Mujeres que corren –
posteriormente la autora firmará ejemplares
19 h – Master Class de Juanjo Rodríguez – Entrenador personal de las famosas -
posteriormente el autor firmará ejemplares de El entrenador en casa.
Simultáneamente, en las distintas ubicaciones. Se harán clases que están organizadas
con cambio de grupo cada media hora para que todo el mundo pueda participar en más
de una disciplina.
Las actividades deportivas empezarán a partir de las 12.30 h para que nada compita con
la charla de Rafa Nadal.
Actividades que encontrarán:
AquaGym
Pádel / Tenis
Futbol / Fitboxing
Yoga / GAP
Técnicas de ejercicios hipopresivos
Todos los asistentes recibirán regalos y muestras de las marcas participantes si acuden a
sus mesas/expositores para recibir información.
66
Plano de la distribución de las actividades
Tríptico de mano que se entregará en la entrada:
Parte delantera:
67
Parte trasera:
68
4.2.11.4.- PUNTO DE VENTA
Las entradas se venderán en la puerta de entrada.
Diseño de la entrada:
En el polideportivo municipal hay una caseta en la puerta de entrada y ahí es donde se
ubicará la venta de entradas y las azafatas pondrán la pulsera que se ha diseñado para
los participantes.
Es una pulsera identificativa, sobre todo para las prácticas deportivas, para evitar
aglomeraciones de personas que solo han ido a ver las conferencias.
69
Y esta acreditación para los organizadores
70
Y de invitados para que la marcas patrocinadoras puedan cumplir con sus compromisos
4.2.12.- SEGURO DE AMPLIA COBERTURA
Se ha contactado con Allianz para pedirles un seguro de amplia cobertura de
Responsabilidad Civil, ya que es fundamental para la realización de este evento
deportivo.
Para contratar el seguro se contactó mediante correos electrónicos con Arantxa
Velázquez, gestora de seguros Solís S.L.
71
El documento adjunto en el correo es el seguro de amplia cobertura que ofrece Allianz
para el evento:
A continuación el coste del seguro:
72
4.2.13.- SEGURIDAD
Todo evento necesita tener muy buena seguridad, ya que es un factor importantísimo
para garantizar el desempeño y la presencia de aquellas personas que participen y
formen parte del evento. Debe llevar una planificación y formación para estar preparado
y poder solventar con éxito cualquier incidencia que se pueda dar.
El principal objetivo de la seguridad en un evento, es garantizar la celebración de la
actividad, asegurando lo máximo posible a sus participantes, visitantes y residentes de
acuerdo con la normativa que se encuentra en vigor, que actualmente es el Real Decreto
203/2010, de 26 de febrero, y por tanto por la que nos hemos regido para la seguridad
del evento.
Para conseguir el objetivo de llevar a cabo las actividades pertinentes, se deben seguir
las pautas establecidas:
73
1. Velar por las condiciones de autoprotección en relación a las personas, los bienes, la
información y las actividades.
2. Asegurar las condiciones de autoprotección de las instalaciones de competición,
entrenamiento, alojamiento y servicios.
3. Supervisar el control de acceso de personas, vehículos, mercancías y objetos en las
instalaciones de competición, entrenamiento, alojamiento y servicios.
4. Garantizar la seguridad de los desplazamientos de los participantes, visitantes y
residentes.
5. Proteger los alojamientos de los participantes y visitantes.
6. Maximizar la seguridad en las competiciones, las ceremonias, los congresos, los actos
culturales y todos aquellos acontecimientos relacionados con éstos.
7. Dar protección especial a las autoridades, personalidades y delegaciones deportivas.
8. Inspeccionar la seguridad de los servicios de apoyo a las competiciones.
9. Garantizar la seguridad ciudadana en toda el área de influencia afectada.
10. Maximizar la seguridad de los servicios públicos necesarios o esenciales.
11. Proporcionar una respuesta inmediata y coordinada ante cualquier catástrofe o
calamidad pública.
12. Disponer de la estructura de apoyo técnico y administrativo indispensable para la
consecución de estos objetivos.
4.2.13.1.- PLAN DE AUTOPROTECCION
-Accesibilidad de los vehículos de extinción y entorno.
El Polideportivo Municipal de Boadilla del Monte cuenta con varias salidas de
emergencia, y una puerta grande para que puedan acceder fácilmente los vehículos de
emergencia si fuese necesaria su entrada.
-Recinto de riesgo.
Dentro del polideportivo, no encontramos zonas de riesgo de incendio, pero aun así al
estar al lado del Monte de Boadilla, tenemos extintores, bocas de incendio y mangueras
repartidas en todas las zonas posibles de nuestro recinto.
74
MEDIOS DE PROTECCION
-Medios técnicos.
Los extintores con los que contaba el polideportivo, se encuentran en las zonas de
mayor riesgo de incendio, y las bocas de incendio y mangueras estarán en los dos
puntos más expuestos a incendios de nuestro recinto.
A parte de estas medidas de seguridad, en todos los sectores dónde se realicen
actividades deportivas habrá botiquines por si fuese necesario su uso, además de los
botiquines que ya proporciona el propio polideportivo y también cuenta con dos
desfibriladores.
Todos los botiquines estarán con todo lo necesario para cubrir cualquier incidencia
sanitaria, por lo que el contenido del botiquín es el siguiente:
- Manual de primeros auxilios.
- Jabón neutro, para higienizar las heridas.
- Alcohol en gel, para la desinfección rápida de las manos.
- Termómetro.
- Guantes de látex para que no se contaminen las heridas, y para la seguridad de la
persona que está asistiendo al herido.
- Gasas y vendas (de distintos tamaños), para limpiar bien las heridas, y detener las
posibles hemorragias.
- Algodón.
- Antisépticos (yodo, agua oxigenada).
75
-Tijeras.
-Cinta adhesiva, para realizar los vendajes.
- Pinzas.
- Mascarilla.
-Recursos Humanos disponibles.
Todos los monitores cuentan con gran conocimiento en primeros auxilios, ya que se ha
realizado una reunión informativa con todos nuestros recursos humanos, y se ha
impartido un curso de formación de primeros auxilios, para que además de la numerosa
seguridad y ayuda sanitaria que proporciona el Ayuntamiento de Boadilla, los
empleados sean capaces de actuar en caso de una emergencia.
Días antes del evento se realizarán simulacros de emergencia, para que todos sepan cual
es su función y como deben actuar correctamente.
Durante el evento, también habrá dos fisioterapeutas que estarán a disposición de aquel
deportista que lo necesite y dos enfermeras que asistirán los botiquines.
Está previsto contar con una ambulancia durante toda la jornada equipada con
desfibrilador y controlada por un sanitario.
Por tanto los recursos materiales disponibles, serán todos los monitores contratados, dos
enfermeras, dos fisioterapeutas, sumados a las enfermeras y médicos que cede el
ayuntamiento, por lo que habrá un gran abanico de personas disponibles, por si fuese
necesario actuar por una incidencia.
4.2.13.2.- PLAN DE ACTUACIÓN
Para solventar la emergencia con éxito hay que seguir un plan de actuación, del que por
supuesto estarán informados y tendrán charlas acerca de este tema los monitores. Lo
primero que se debe hacer es avisar a los medios de emergencia exteriores, para que el
tiempo de espera entre que realizas la llamada y su llegada sea el mínimo posible.
Después se debe evacuar el edificio o establecimiento, comenzando primero por
aquellas personas están más afectadas, y después por los que se encuentren dañados.
76
Una vez realizados estos dos pasos, se debe ejecutar una intervención básica, pero esta
intervención solo se puede realizar siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
-En el evento habrá personal suficiente para poder realizar una intervención básica
mientras se espera la llegada de los servicios de emergencia, teniendo también el apoyo
de protección civil.
-Que el personal este formado, para ello los empleados reciben un curso de formación
de primeros auxilios y hacen pruebas de este tipo.
-Plan de actuación. Fase Previa.
En esta fase tenemos se detecta y comprueba la emergencia, ya que siempre puede
haber avisos falsos. Por tanto, hay que seguir estos pasos:
-Detección del siniestro
-Comprobación del carácter de la emergencia
-Veracidad del siniestro.
Una vez que se haya comprobado la veracidad del siniestro, se pasa a la siguiente fase.
Plan de actuación. Fase 1: ALERTA.
Lo primero que se debe hacer es avisar a los servicios de emergencia exteriores al
evento.
Es importante determinar el grado del siniestro, y dependiendo de este, si fuese
necesario se deben activar los equipos de evacuación.
Dependiendo de cual sea la emergencia los monitores y enfermeros del evento que vean
el siniestro tienen que llamar al servicio de emergencia correspondiente, para ello habrá
77
una lista distribuida para todos con todos los teléfonos móviles de los empleados del
evento con los siguientes teléfonos de interés:
POLICÍA
C/José Antonio, 42
Telf. 91 634 93 15
GUARDIA CIVIL
Paseo de Madrid, 1
Telf. 91 633 25 00
AMBULANCIA MUNICIPAL
C/ Isabel II, 26
Tlf. 916330396 – 628 702 987
PROTECCIÓN CIVIL
C/ Isabel II, 26
Tlf. 916330871
CENTRO SALUD CONDES DE BARCELONA
C/Ronda, s/n.
Tfno: 91 632 00 24
Urgencias: 91 632 25 24
CENTRO SALUD INFANTE DON LUIS
C/ Secundino Zuazu, 6:
Tfno: 91 633 53 82
PARQUE DE BOMBEROS
Pozuelo de
Dirección: Pso. del Rio, s/n.
Municipio: Pozuelo de Alarcón
Teléfono: 112
78
Plan de actuación. Fase 2: EVACUACION.
En la segunda fase del plan de actuación se debe desalojar totalmente la zona afectada
por el siniestro, y posteriormente si procediese habría que desalojar los aledaños.
La evacuación puede ser:
-En función del tiempo del que se disponga para realizar la evacuación de la zona
afectada, puede ser evacuación preventiva o evacuación de urgencia.
-En función de la gravedad del siniestro, puede ser parcial, si únicamente se dealoja
la zona afectada, o total, si es posible que puedan afectarse los alrededores del
siniestro.
-El encargado de tomar la decisión de evacuar el recinto es el Director del Plan de
Autoprotección, que tomará su decisión en función de las noticias que le comuniquen
el resto del personal que crea conveniente.
En el evento, se contará con dos equipos de evacuación, entrenados para solventar
cualquier problema, formado por los empleados.
Plan de actuación. Fase 3. INTERVENCIÓN
Por último, se encuentra la fase de intervención, que es en la cual se debe controlar y
contener el siniestro con los medios del efecto, y posteriormente realizar la recepción
de los servicios de emergencia, una vez que lleguen, el personal debe informarles de
todo lo ocurrido y todo lo que conozcan acerca de lo que ha sucedido.
Una vez que los servicios de emergencia tienen total conocimiento de lo ocurrido se les
traspasa el siniestro y se deja que ellos se ocupen de él.
79
4.2.14.- DISEÑO DE PRESUPUESTO
GASTOS
Alquiler de carpas 1050 euros por jornada
Seguro amplia cobertura 120 euros
Grabación del acto
Bruto + pieza editada
incluido cámara 750 euros
Megafonía 900 euros por jornada e incluye técnico
Cartelería
Cartel de entrada 150 euros
Trasera escenario
incluido montaje 1350 euros
Roll up - 3 unidades 300 euros
Carteles orientativos 300 euros
Pulseras
acreditaciones y entradas 300 euros
Alquiler de sillas
y tarima
50 unidades plegables
de madera
incluido los traslados 650 euros
Azafatas 7 personas 1050 euros
Monitores 20 personas 3000 euros
Enfermeras 2 personas 400 euros
Servicio de limpieza 500 euros
Serigrafía logo en uniformes 500 euros
Catering zumo de frutas 1000 euros
Impresión flyers 550 euros
Buzoneo flyers 300 euros
Impresión tríptico 1500 euros
Buzoneo tríptico 300 euros
TOTAL:
15.000 euros
80
INGRESOS
Patrocinio Coca-Cola 5.000 euros
Patrocinio Ayuntamiento 5.000 euros
Patrocinio Nike 5.000 euros
Ingresos aproximado por entrada: 5
euros 2.500 euros *
cálculo con 500 personas * Esta cantidad se donará a UNICEF
81
5.- EVALUACIÓN
Para realizar la evaluación de la empresa se realizará un balance de situación, que es un
documento en el cual se ofrece una visión global de la situación económica de la
empresa en un momento determinado. Se trata de una información de carácter estático.
En este balance se informa de la estructura económica de la empresa y de su estructura
financiera.
Las agrupaciones que se encuentran en el balance de situación son: en el lado izquierdo
el activo, dividido a su vez en activo corriente, y activo no corriente y en el lado
derecho el patrimonio neto y el pasivo, dividido también en pasivo no corriente, y
pasivo corriente.
Para su elaboración se han de cumplir una serie de requisitos (Del Campo, 2012):
Deberán ser redactadas con claridad, de tal forma que la información
suministrada sea comprensible y útil para que los usuarios puedan tomar
decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la
situación financiera y de los resultados de la empresa.
Se tienen que elaborar con una periodicidad de doce meses, excepto cierre del
ejercicio o disolución.
Deberá ser formulada por el empresario o administrador, quienes responderán de
su veracidad en el plazo máximo de tres meses.
Deberá estar identificado, indicándose de forma clara la empresa a la que
corresponde y el ejercicio al que se refiere.
Se expresará su valor en euros.
Esta es una fase muy importante de nuestro evento, sobre todo porque se trata de una
herramienta fundamental para ver la posibilidad de continuidad del mismo. Hay que
hacer balance y un repaso pormenorizado de la situación financiera, de todos los puntos
de la organización (siempre bajo un criterio de mejora) y también es igualmente
importante el grado de satisfacción de todos los participantes en el evento.
82
«Dividiremos este apartado en tres parcelas, la primera corresponderá a la evaluación
final del evento de cara al cliente y los posibles patrocinadores que pueda haber, la
segunda a la de los proveedores y colaboradores que hayan intervenido, y la tercera, a
nivel interno de la propia agencia para la mejora continua de los procesos, ingrediente
imprescindible en la búsqueda de la calidad total que debe pretender toda la agencia que
se precie. Una vez terminado en su totalidad, lo que se necesita es pedir la opinión de
los asistentes siendo aconsejable también extender la consulta a promotores, a los
patrocinadores y a los proveedores que hayan intervenido, porque todas las opiniones se
complementan.»
Debido a este fragmento, se consideró oportuno a la hora de analizar la evaluación del
evento el realizar no sólo un cuestionario para conocer el grado de satisfaccion de los
participantes sino también contar con la opinión que tengan los patrocinadores,
colaboradores y los empleados.
Desde Pop Up Sport Experience, se quiere prestar especial atención a todos los
resultados de estos test de satisfacción, para conocer verdaderamente si el evento ha ido
como se pensaba, si ha habido algún fallo, o si se podría mejorar algun aspecto.
De este modo, si se volviese a organizar se podrá mejorar el evento para los años
siguientes, ya que la idea de la empresa es no dejar de avanzar, y atender las peticiones
que puedan dar los participantes acerca del evento.
A continuación se detallarán las encuestas entregadas al final del evento.
Cuestionario entregado a los participantes:
Edad del participante
Rellene el siguiente cuestionario indicando de 0 a 10 su nivel de satisfacción con
respecto al evento, siendo 0 la puntuación más baja correspondiente a Totalmente
Insatisfecho y 10 la puntuación más alta correspondiente a Sumamente Satisfecho.
83
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NS/NC
Organización del evento
Variedad de modalidades
deportivas
Espacio para realizar las
actividades
Conferencias
Ubicación del evento
Material utilizado en las
diferentes disciplinas
Precio de la entrada
Facilidad para la
adquisición de la entrada
Rapidez de solución de
dudas por parte del personal
del evento
Calidad de las clases
impartidas
Nivel de los monitores
Calidad de los productos
ofrecidos por los
patrocinadores
Ejercicios acorde a la edad
y grupo de personas que lo
practicaban
Seguridad del evento
Grado de satisfacción al
finalizar el día
¿Acudiría usted de nuevo al próximo evento?
Indique a continuación los puntos que usted resaltaría del evento.
SI
NO
NS/NC
84
Indique a continuación los puntos que usted modificaría del evento.
Por favor si tiene alguna sugerencia, queja o propuesta indíquela a continuación.
Muchas gracias por su información desde Pop Up Sport Experience se espera que haya
disfrutado de un agradable día deportivo y esperamos que vuelva a disfrutar con
nosotros con próximas aventuras.
Si quiere recibir información de futuros eventos, deje su correo electrónico
El cuestionario para los patrocinadores tiene muchas preguntas en común y otras más
específicas.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NS/NC
Organización del evento
Ubicación del evento
Localización de los stands
Cantidad de asistentes
Comunicación con los
empleados del evento
Facilitación de información
acerca del evento
Resolución de dudas por
parte de los empleados
Grado de satisfacción
general al terminar el día
85
¿Patrocinaría/colaboraría usted en futuros años?
Por favor si tiene alguna sugerencia, queja o propuesta indíquela a continuación.
El cuestionario interno para empleados es una herramienta fundamental dada la filosofía
de la empresa.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NS/NC
Organización del evento
Ubicación del evento
Organización interna
Relación
empleados/participantes
Comunicación interna
Resolución con éxito de las
dudas de los participantes
Ambiente laboral
Grado de satisfacción
general al terminar el día
¿Volvería a trabajar usted en futuros años para el evento?
SI
NO
NS/NC
SI
NO
NS/NC
86
Por favor si tiene alguna sugerencia, queja o propuesta indíquela a continuación.
87
6.- APLICABILIDAD
Con este evento Pop Up Sport Experience pretende crear en los participantes un hábito
de vida deportivo y saludable.
Se busca que los habitantes de la localidad practiquen diferentes disciplinas deportivas,
y no se centren sólo en los deportes mundialmente más conocidos como pueden ser el
fútbol o el baloncesto. En este evento los participantes experimentarán un gran día
deportivo al aire libre en el cual se relacionarán con mucha gente unidos por la misma
afición, el deporte.
Se pretende que el participante termine el evento queriendo continuar en su vida
cotidiana realizando deporte y llevando una buena alimentación.
Además, para las marcas que asistirán les servirá como trampolín para dar a conocer su
marca, aquellas que no son tan conocidas, y también para enseñar sus nuevos productos.
En cuanto a los posibles aspectos de mejora hay uno muy importante que se piensa que
se incorporará en futuros eventos, y es la inclusión de actividades para discapacitados.
En el proyecto actual pueden acudir al evento sin problema, y se les dan todas las
facilidades oportunas el inconveniente está en que las clases impartidas no están
adaptadas para estas personas por eso se piensa en la posibilidad de la incorporación de
actividades deportivas para ellos, para que disfruten del evento tanto como el resto de
participantes. Se harán actividades tanto para discapacitados motrices como psíquicos,
ya que en Boadilla del Monte a lo largo del año se realizan muchas actividades para
ellos, desde deportes hasta paseos por el monte, y es algo que estaría bien incorporar en
el proyecto para que haya deporte para todos.
Además se contará con la incorporación de nuevos productos procedentes de nuestras
marcas colaboradoras que irán mejorando a lo largo del año, así como de nuevos
materiales deportivos para realizar clases más innovadoras y originales, y que no se
quede el material obsoleto.
88
Otra idea de mejora es ampliar aún más si cabe el amplio abanico de disciplinas
deportivas y clases en las que podrán participar a lo largo del día.
Se intentará contactar con gimnasios, ya que en este primer evento no se ha podido
conseguir la colaboración de ninguno, y que nos faciliten algún monitor para sumarle a
los ya existentes y algunas clases innovadoras que estén impartiendo en ese gimnasio.
Seguramente, después de analizar todos los cuestionarios que se realizarán tanto a los
participantes, como a los patrocinadores, como a los empleados, saldrán nuevas ideas de
mejora para posteriores convocatorias. Nuevas ideas, que se verán reflejadas en las
siguientes ediciones de Pop up sport Experience, siempre con la misma filosofía de
innovar, de acercar a los participantes nuevas disciplinas deportivas y sobre todo
disfrutarlas en plena naturaleza.
89
7.- CONCLUSIONES
La elaboración de este trabajo ha resultado una experiencia positiva en todos los
sentidos. Ha demostrado que una carrera universitaria en este caso Ciencias de la
Actividad Física y del Deporte, cubre y cumple con las expectativas de la persona que la
elige.
Cada año, pueden comprobarse los avances que se producen en el estudiante en cada
una de sus materias. La especialidad elegida en cuatro curso, gestión deportiva en este
caso, ha resultado ser una valiosa ayuda a la hora de preparar, desarrollar y dar forma a
esta simulación de un evento deportivo.
La creación de una empresa deportiva ha significado un reto a la hora de poner en
práctica todo lo aprendido durante los cuatro años de carrera, que no solo han servido
para poner en marcha una idea, sino para ponerla en marcha de forma ordenada,
coherente y sobre todo ajustada a la realidad en forma y contenido.
A la hora de poner en marcha un proyecto, son muchos los factores que concurren en el
mismo para poder hacerlo efectivo. El conocimiento del lugar y de sus habitantes,
además de ayudar a situar la forma y el sentido de la empresa, ayudan a la propia
formación de la persona que está ocupándose del desarrollo de dicho proyecto, en
definitiva a conocer y entender mejor las necesidades de los habitantes de la localidad
elegida.
No debemos dejar a un lado, todos los conocimientos que de la misma manera deben
ocupar un importante lugar como es todo lo relativo al medio ambiente y la naturaleza,
ya que fue uno de los pilares de la creación de esta empresa, junto con la vocación, las
ganas de transmitir hábitos saludables y el amor por el deporte.
Al margen de todo lo anterior, son muy importantes los conocimientos que se adquieren
en el terreno administrativo, laboral, jurídico, etc. Conocimientos y experiencias que en
cualquier caso y aun teniendo en cuenta que la formación y puesta en marcha de cada
proyecto, tiene aspectos diferentes, de alguna manera el contacto con los distintos
90
organismos te ayuda para hacer frente a actividades futuras, que sin lugar a dudas, serán
menos complicadas y podrán realizarse con mucha menos dificultad.
Frente a las dificultades (por tratarse de la primera experiencia), que se dice haber
encontrado en el apartado administrativo, se destaca la sencillez encontrada en la
promoción, a través de las redes sociales, factor importante para dar a conocer el
producto y que este llegue con facilidad al público al que se va a dirigir.
No es fácil crear una empresa desde cero y menos una empresa que se dedique a llevar a
cabo un evento deportivo como Pop Up Sport Experience, donde para que todo
funcione correctamente entran en juego un número importante de factores, sobre todo
personales, que harán realidad el éxito de proyecto.
91
8.- BIBLIOGRAFÍA
Añó, V. (2003). Organización y gestión de actividades deportivas. Barcelona: INDE
Publicaciones.
Ayora, D. y García, E. (2004). Organización de eventos deportivos. Barcelona: INDE
Publicaciones
Barton, J. y Pretty, J. (2010). What is the Best Dose of Nature and Green Exercise for
Improving Mental Health? A multi-study Analysis. University of Essex.
Córdoba, A. (2007). El corazón de la empresa: la responsabilidad social corporativa.
Madrid: ESIC Editorial
Desbordes, M. y Falgoux, J. (2006). Gestión y organización de un evento deportivo.
Barcelona: INDE Publicaciones.
El Confidencial (2014). Boadilla del Monte encabeza la lista de municipios más ricos
de España
URL: http://www.elconfidencial.com/alma-corazon-vida/2014-03-14/boadilla-del-
monte-encabeza-la-lista-de-municipios-mas-ricos-de-espana_101651/ y del INE
http://www.ayuntamientoboadilladelmonte.org/
Fernández, J. (2005). Vademecum de protocolo y ceremonial deportivo. Barcelona:
Editorial Paidotribo.
Fernández, R. (2009). Responsabilidad social corporativa. Alicante: Editorial Club
Universitario
Klein, N. (2001). No logo, el poder de las marcas. Barcelona: Paidós.
Martínez, D. y Milla, A. (2012). La elaboración del plan estratégico y su implantación
a través del cuadro de mando integral. Madrid: Editorial Díaz de Santos
92
Palopoli, E. (2014). Los nombres que hicieron la historia de las marcas deportivas.
Buenos Aires: Blatt&Ríos
París, F. (2005). La planificación estratégica en las organizaciones deportivas.
Badalona: Editorial Paidotribo
Párraga, P., Carreño, F., Nieto, A., López, JL.y Madrid, MF. (2004). Administración de
empresas. VOL. IV. Sevilla: Editorial MAD
Portal CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas)
Ministerio de Industria, Energía y Turismo
URL: http://portal.circe.es/es-
ES/emprendedor/SRL/Paginas/SRLVentajaseInconvenientes.aspx
Portal de transparencia de la página Web Ayuntamiento de Boadilla del monte.
Recuperado de
URL: http://www.ayuntamientoboadilladelmonte.org/eventos-deportivos-2016
Sánchez , J. y Pintado, T. (2009). Imagen corporativa: influencia en la gestión
empresarial. Madrid: ESIC Editorial
Sapaq, N. (2007) Proyectos de inversión: formulación y evaluación. Naucalpan de
Juárez: Pearson Educación de México
Timón, L.M. y Hormigo, F. (2010). El deporte en la escuela. Sevilla: Wanceulen
Editorial deportiva