anÁlisis de la implementaciÓn del sistema de control

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ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN

MATERIA ADMINISTRATIVA. ESTUDIO DE CASO

ANGIE TATIANA LOZANO CAICEDO

ADRIANA LUCIA GONZALEZ PAEZ

WENDY VANESSA SAPUY PLAZAS

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO

DIRECTOR TÉCNICO:

GUSTAVO ADOLFO RUBIO-RODRÍGUEZ

DIRECTOR METODOLÓGICO:

MARIO SAMUEL RODRÍGUEZ BARRERO

BIO CONTABILIDAD Y DESARROLLO SOSTENIBLE

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA

IBAGUÉ, COLOMBIA

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/











DICIEMBRE DE 2019

ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN MATERIA ADMINISTRATIVA. ESTUDIO DE CASO

Resumen

El objetivo de este trabajo consiste en analizar la implementación del sistema de control

interno en materia administrativa, en una cooperativa de transporte de la ciudad de Ibagué,

Colombia, con el fin de determinar la importancia, alcance y cumplimiento de sus sistemas

esenciales para una gestión empresarial responsable y organizada. Se utilizó como

instrumento de recolección de información la encuesta, la cual fue administrada a los

asociados, trabajadores y personal operativo de la cooperativa. Como resultado, se halló que

la población objeto de estudio reconocen los entes de control y auditoria, así como los

procesos y procedimientos exigidos bajo la ley, aunque no sean aplicados todos en su

momento. La conclusión más representativa, radica en que los controles aplicados no

garantizan el cumplimiento total de lo descrito en las políticas y manuales de control interno,

esto debido a que no se está llevando un proceso adecuado y actualizado frente a las normas

que rigen en la actualidad el comportamiento de la empresa.

Palabras clave: Control interno; Sector cooperativo.

1. Introducción

El progreso y fortalecimiento de la economía en todos sus sectores a través del tiempo han

generado la necesidad de aplicar e implementar una serie de sistemas de información,

auditoria, calidad y control interno; el objetivo de este último es consolidar, cumplir y lograr

propósitos con respecto a las metas de una compañía en tiempos determinados junto a sus

cinco componentes básicos comprendidos en –Entorno de control – Evaluación de los riesgos

– Actividades de control – Información y comunicación - Supervisión, las cuales fortalecen












la efectividad fomentando la calidad y confianza en una compañía, ya que la responsabilidad

recae en todos los miembros de la entidad y esto complementa el compromiso con la misma.

Enfocados específicamente en el sector solidario y en base a los aspectos analizados en la

presente investigación, se analizará no solo el comportamiento si no también el compromiso

de los integrantes de una cooperativa en la ciudad de Ibagué, respecto al cumplimiento de las

normas actuales y la implementación del sistema de control interno enfocado a la

normatividad vigente que regula a las entidades del sector solidario, así como también

identificar y determinar la calidad del control interno en materia administrativa que se

mantiene hoy en día en las empresas de este sector.

2. Marco Teórico

Para el tema principal se estudiarán y desarrollarán los temas que se exponen a continuación,

los cuales giran en torno al mismo.

2.1 Marco Normativo del Sector Cooperativo

Se dice que el control interno aplicable al sector solidario, está compuesto por un conjunto

de procedimientos, normas y mecanismos, cuya función es verificar todas las operaciones

desarrolladas en la entidad y si están sujetas a las normas constitucionales vigentes. El fin de

la economía solidaria es promover el desarrollo del ser humano, garantizando la participación

y acceso a la información, contribuyendo a la democracia participativa y la ejecución de

programas que incluya un desarrollo económico y social; pero para que esto sea posible, se

debe contar con una organización que dé cumplimiento a su objeto social, se deben tener los

estatutos formulados de forma clara y las reglas básicas de funcionamiento. Adicional a esto,

se debe dar garantía a la igualdad de derechos entre los miembros, sin exclusión alguna. A

través de la ley 1233 de 2008 se exponen cuáles son los elementos estructurales que se deben

tener en cuenta para las contribuciones de seguridad social a cargo de las cooperativas.












Es por esto, que para este trabajo de investigación se tiene en cuenta inicialmente la Ley 454

de 1998, por la cual se determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, se

transforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el Departamento

Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, se crea la Superintendencia de la

Economía Solidaria, el Fondo de Garantías para las Cooperativas Financieras de Ahorro y

Crédito, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza

cooperativa y se expiden otras disposiciones. Tiempo después, se expide la ley 734 de 2006

por medio del cual se determina el nuevo código disciplinario único en el cual se contempla

como deber de todos los servidores públicos adoptar el sistema de control interno y función

independiente de auditoría interna.

El 9 de diciembre de 2004 mediante del Decreto 4110 se reglamenta la Ley 872 y se adopta

la Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública, la cual determina las generalidades y los

requisitos mínimos para establecer, documentar, y mantener un sistema de gestión de calidad

en los organismos y entidades estatales. Luego, El 20 de mayo de 2005, mediante el decreto,

se adopta el modelo estándar de Control Interno para el Estado Colombiano conocido como

el MECI 1000:2005, el cual introduce elementos de gestión modernos basados en estándares

internacionales de Control interno.

2.2. Normas Tributarias que Rigen al Sector Solidario

Según la Dian, debido al carácter no retroactivo de las normas tributarias fue que se dieron

las modificaciones de la Ley 1819 de 2016 al impuesto de renta, empezando a regirse desde

el año 2017, la vigencia de esta ley se dio oficialmente el 29 de diciembre de 2016 generando

que los beneficios netos o los excedentes que se tengan en el año 2017, se deben dar la

destinación que la norma estableció para el sector cooperativo. Por medio de esta ley se dio

control al manejo impositivo de las donaciones y a los requisitos que debían cumplir los

contribuyentes al querer pertenecer al régimen tributario especial, además de esto da los

regímenes para manejar los ingresos, egresos y patrimonio de las entidades sin ánimo de

lucro. Con respecto a las cooperativas creadas entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de












2017 pertenecen al régimen del año 2017 por lo tanto deben actualizar el Rut, presentar y

radicar la información necesaria para poder actualizar sus datos.

Con más de seis mil cooperativas en Colombia, se reúnen seis millones de asociados y

contribuyentes y se determina que los impuestos que pagan son los mismos que paga

cualquier tipo de empresa en Colombia a excepción del impuesto de renta con el que se tiene

un marco legal diferente; el ser una entidad sin ánimo de lucro se sustenta con el fin de esta

es satisfacer necesidades de un grupo de personas sin tener fin de generar rentabilidad o

riqueza, es por este motivo que si alguna cooperativa llega a generar una ganancia esto será

considerado como un excedente para la ley y deberá reinvertirlo en servicio en beneficio de

sus asociados. Esto significa que cuando una cooperativa distribuye su excedente, en vez de

pagar el 20% del impuesto de la renta, gira este monto al Estado a través de secretarias de

educación o del ICETEX para programas de educación formal.

2.3. Caracterización de un Sistema de Control Interno

Se conoce como control interno al contexto en el que se desenvuelven las organizaciones, es

un proceso mediante el cual se especifica el modelo de gestión con el que deberán ser

administradas las entidades, y de esta forma se hace posible detectar inconvenientes si los

hubiese dentro de los procesos organizacionales, convirtiéndose así en un soporte de ayuda

al momento de la toma de decisiones, garantizando un adecuado cumplimiento de los

objetivos inicialmente establecidos (Navarro & Ramos, 2016).

De acuerdo a lo acotado por Gutiérrez & Católico (2015), el término control, hace referencia

a “comprobación, inspección, fiscalización o intervención”, esto consiste en contrastar si

unas actuaciones están o no en armonía con las normas o criterios establecidos que

especifican cómo se debe hacer; estos conceptos son aplicables de igual forma a la gestión

de la actividad económica-financiera.

Es importante que en cualquier entorno en que se desarrollen las empresas cuenten con un

control interno efectivo y eficaz, que ejerza la función de verificación, pero que a su vez












pueda ser utilizado como una herramienta que facilite la gestión administrativa (Fernández

& Vásquez, 2014). Son muchos los criterios y conceptos que se relacionan con el control

interno y su importancia dentro de las organizaciones, ya que de esta manera es más fácil p

garantizar el logro de los objetivos que fueron planteados inicialmente, minimizando así los

riesgos y evitando posibles impactos negativos.

El control se encuentra compuesto por cinco aspectos que están interrelacionados y que

tienen su origen en la gestión administrativa de las organizaciones, además de esto, se

encuentran integrados a los procesos administrativos; estos también pueden ser considerados

como un conjunto de normas útiles en la medición del control interno y que ayudan a

determinar su eficacia y eficiencia (Aguilar & Cabrale, 2010).

Por su parte, Gómez, Blanco, & Conde (2013), mencionan que la información relevante debe

ser captada, procesada y transmitida de manera que llegue de forma oportuna a todos los

sectores, y de este modo permita asumir las responsabilidades individuales.

3. Metodología

3.1 Tipo de Investigación

En el desarrollo de este estudio, se utilizará un tipo de investigación de enfoque mixto, dado

que identificáremos los elementos y características del problema presentado en la cooperativa

seleccionada, para así poder posteriormente realizar el análisis y definición del mismo;

igualmente, analizáremos las diferentes variables que influyen en la problemática

identificada en la implementación del sistema de control interno en materia administrativa,

en la cooperativa de transporte objeto de estudio.

Para el desarrollo de la investigación, se utilizará el enfoque cualitativo y cuantitativo, debido

a que se pretende diseñar una estructura adecuada para la implementación y aplicación

efectiva del sistema de control interno; dicho fin se logra con la observación directa de las

actividades ejecutada en la cooperativa analizada.












3.2 Fuentes de Recolección de Información

3.2.1 Fuentes Primarias

Como fuente primaria para la recolección de datos e información se tiene a los Asociados,

empleados del área administrativa y empleados del área operativa de la Cooperativa

estudiada a través de técnicas aplicables a todo el personal al igual que los archivos y

documentos que brinden aporte en la creación de la estructura del sistema de control interno.

3.2.2 Fuentes Secundarias

En el desarrollo de esta investigación se tendrá como fuentes secundarias de información,

textos, Internet, monografías, informes de investigaciones, artículos de periódico, columnas

periodísticas, noticias y demás fuentes que aporte información relevante y concreta del tema

desarrollado en esta investigación.

3.3 Instrumentos de Recolección de Datos

Las técnicas a emplear en esta investigación para la recolección de información son, la

entrevista estructurada, el dialogo directo con el personal que interviene en cada proceso

administrativo – operativo y asociados, así como la observación directa de los procesos y

actividades; teniendo en cuenta lo anterior se aplicará como instrumento el cuestionario

evaluativo del control interno para la cooperativa objeto de estudio, igualmente se realizará

la observación del funcionamiento de la cooperativa y así poder realizar su análisis posterior.

3.4 Procedimiento

FASE 1: Inicialmente se realizó la investigación bibliográfica acerca del control interno en

la economía solidaria.

FASE 2: Se tomo como muestra a 25 asociados, 15 empleados administrativos, 5 empleados

operativos de la Cooperativa de Transporte objeto de estudio de la ciudad de Ibagué, de los

cuales se contó con la participación de 25 hombres y 20 mujeres.












En esta encuesta se generaron 20 preguntas con el objetivo de saber si la Cooperativa de

Transporte desarrolla la implementación del sistema de control interno al sector de la

economía solidaria en materia administrativa; para esto fue de gran aporte la percepción de

cada empleado y asociado.

FASE 3: Se realizó la encuesta con 20 preguntas, las cuales 17 de ellas contaban con 4

opciones de respuesta, y 2 de las preguntas tenían solo dos opciones. El diseño de cada

pregunta se realizó con el fin de obtener información clara y precisa del desarrollo e

implementación del control interno en la entidad Cooperativa, donde se diera respuesta al

objetivo inicial de la investigación.

4. Discusión de Resultados

Para esta investigación se realizó una encuesta a los asociados, administrativos y operativos

de la Cooperativa de Transporte, de la cual se obtuvieron los siguientes hallazgos:

4.1. Pregunta: ¿Existe consejo de administración, comité de auditoría u otro que

indique que hay un elemento de control en la empresa?

Gráfico1. Consejo de administración y comité de auditoria

En el grafico número 1, el tamaño de la población encuestada fue calculado mediante

muestreo no probabilístico, de acuerdo a este método aplicamos 45 encuestas en la

78%

22%

SI NO












cooperativa analizada, donde hallamos que un 78% reconoce el consejo de administración

como comité de auditoría y control frente a un 22% que desconoce la labor e importancia del

mismo. Dicho desconocimiento del consejo de administración y comité de auditoría obedece

a la desinformación y capacitación efectiva al personal operativo y a los asociados en temas

administrativos y contables, puesto que ellos por hacer parte de la cooperativa deben de ser

partícipes de la capacitación del funcionamiento de la misma, para así mismo poder ejercer

control en la empresa.

4.2. Pregunta: ¿Se establecen procesos para asegurar que el departamento de

contabilidad conozca los cambios en el entorno operativo, para que luego pueda

revisar tales cambios y determinar los efectos, si es que existe alguno, que los

cambios puedan tener sobre las prácticas contables de la empresa?

Gráfico2. Control de cambios en el departamento de contabilidad

En este resultados podemos evidenciar que existen unos manuales de procedimientos que

describen el funcionamiento de las dependencias administrativas, operativas financieras y

contables para asegurar el funcionamiento de la misma sin generar traumatismos internos en

el momento de que se genere algún cambio, verificando la existencia de los mismos pero

evidenciando que solo un 33% conoce la existencia de los mismos y su aplicación;

dominando un 40% de la población que tienen conocimiento de su existencia pero su

33%

22%

40%

4%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA












aplicación es solo ocasionalmente, debido no se tiene un constante control con el personal

para la notificación de novedades de la empresa.

4.3.Pregunta: ¿Reciben los socios y la gerencia a satisfacción suficiente información

oportuna y confiable que les permita cumplir con sus responsabilidades, la empresa

prepara informes financieros, exactos y oportunos, incluyendo informes de

utilización interna?

Gráfico3. Entrega de información a procesos de control

y a satisfacción de esta podemos deducir con un 36% que la información siempre cumple con

todas sus características es clara, fidedigna y concisa, lo que permite expedir a tiempo y en

su momento todos los informes requeridos para el cumplimiento de las responsabilidades

asignadas a cada uno de sus funcionarios.

4.4. Pregunta: ¿La gerencia revisa periódicamente los procesos de control para

asegurarse que los controles están siendo aplicados?

SIEMPRE36%

CASI SIEMPRE

33%

A VECES31%

NUNCA0%












Gráfico4. Revisión periódica a procesos de control

podemos deducir con un 47% que la información es revisada, auditada y sometida a

seguimiento, siempre cumpliendo con todas sus características, es clara, fidedigna y concisa,

al igual que es presentada mensualmente por los asesores ante el ente de control encargado y

asegurándose de que está presentada bajo la aplicación de la norma.

4.5. Pregunta: ¿Existe auditoría interna que la gerencia utilice para asistir sus

actividades de monitoreo?

Gráfico5. Auditoría interna

SIEMPRE; 47%

CASI SIEMPRE; 20%;

A VECES; 16%;

NUNCA; 18%;


40%

18%

33%

9%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

SIEMPRE













con un 40% la gerencia monitorea y audita el funcionamiento de cada dependencia con el

objetivo de verificar el cumplimiento de las funciones asignadas a su personal a cargo y el

buen funcionamiento de la entidad.

5. Conclusiones

Las necesidades de transporte para los ciudadanos han cambiado, y de esta misma forma lo

deben hacer las entidades prestadoras de este servicio. Los sistemas de transporte masivos

hacen parte indispensable de la evolución social y económica del país, es por esto que se hace

indispensable aplicar procesos de integración y control que cumplan con la normatividad

establecida.

Culminando esta investigación en la Cooperativa objeto de estudio, se puede establecer de

manera general que los controles aplicados no garantizan el cumplimiento total de lo

plasmado en las políticas y manuales de control interno, esto debido a que no se está llevando

un proceso adecuado y actualizado frente a las normas que rigen en la actualidad a estas

entidades.

Es por esto, que la estrategia más conforme para el mejoramiento y buen funcionamiento de

los sistemas de control interno en estas organizaciones, se basan en una mejor educación de

los asociados a cerca del control interno, para que, de esta forma, estos puedan ejercer dicho

control, conscientes de la importancia que ofrece a la organización y al logro de los objetivos.

El control social y el interno, en su conjunto pueden lograr mayor eficacia a la hora de

detectar las falencias que se puedan presentar en la gestión de la administración, puesto que

la cohesión se hace evidente cuando el control social use el control interno como utensilio

para su actividad de vigilancia.

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anÁlisis de la implementaciÓn del sistema de control

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