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Anexo 02: FORMATO PARA PUBLICACIÓN DE RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORÍA ORIENTADAS A MEJORAR LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD ESTADO DE IMPLEMENTACION DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORÍA ORIENTADAS A LA MEJORA DE LA GESTIÓN Directiva N3016- 2016-CG/GPROD "Impigmentación y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoría y su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de la Entidad" Entidad: Período de seguimiento: de marzo al 30 de abril de 2017 DEL INFORME DE AUDITORÍA TIPO DE INFORME DE AUDITORÍA N°de RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN ESTADO DE LA RECOMENDACIÓ* 008-2007-3-0235 Informe Largo de Auditoria Financiera Operativa al 31 de Diciembre do 2006" Al Sub Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil: Que. el Jefe de la Oficina de Administración y la Oficina de Contabilidad deberá disponer al más breve plazo un trabajo especial de investigación, análisis y regjlarización el rubro gastos pagados por anticipado que se vienen arrastrando de años anteriores, con la finalidad de realizar las regularizaciones a que hubiera lugar en las cuentas encargos generales y en anticipos concedidos a contratistas. Al Sub Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil Que, la Gerencia Nacional de Prevención en coordinación con el Jefe de la Oficina de Administración, deben efectuar la conciliación y aplicar los procedimientos respectivos para su registro contable de los desembolsos de dinero de las obras ejecutadas en los ejercicio 1992 al 2001, con la finalidad de regularizaren libros estas obras. En Proceso En Proceso 004-2008-2-3376 Examen Especial a los Proceso de Liquidación y Transferencia de Obras ejecutadas por Convenio o por Contrata 1992-1998 Examen Especial Al Jefe del Indeci: Que la Oficina de Asesoría Jurídica, adopte las acciones legales que fueran necesarias para el recupero del 25% del Fondo de Garantía devuelto indebidamente a contratistas y establecer el inicio del procedimiento administrativo sancionador en torno a la determinación de responsabilidades detectadas por la Comisión de Liquidación de Obras, a través de los Informes Técnicos; debiendo para elío, solicitar a la Dirección Nacional ds Prevención, los documentos o expedientes que contengan situaciones irregulares por la devolución integra de los Fondos de Garantía, identificando a los contratistas que ejecutaron las obras, a los responsables que devolvieron dichos fondos, montos y obras correspondientes. En Proceso 010-2008-2-3376 Examen especial a las Contrataciones y Adquisiciones de Bienes y Servicios. Periodo 2007 Examen Especial Al Sub Jefe del Indeci, a íin que instruya: Al Director Nacional de Prevención en coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica del Indeci y el director nacional de Logística, agoten todas las acciones administrativas necesarias para que en el marco del Contrato n,D 036-2007-INDECI/12.0, Cláusula Octava: Responsabilidad por vicios ocultos, se requiera al consultor la reformulación de los informes periciales presentados con deficiencias y que no contribuyeron a la solución de la problemática planteada. En Proceso 004-2009-2-3376 Examen Especial Dirección Regional Indeci Tumbes y a la ex DRDC de Piura. Periodo 2007 y 2008 Examen Especial Observación n°7 Al Jefe del Indeci disponga al Sub Jefe que instruya: Al Director Regional Indeci Norte - Sede Piura: Cumplan con implementar las recomendaciones contenidas en el Memorándum de Control Interno, que a la lecha de emisión del presente informe, se reportan como pendientes. Recomendación de la Debilidad 8 (En proceso) Al Jefe del Indeci, Que a través del Sub Jefe del Indeci, disponga que: El director regional del Indeci Norte, a! más breve plazo, con apoyo de la Oficina de Asesoría Jurídica, requiera a los responsables de los almacenes adelantados el esclarecimiento de los bienes faltantes establecidos en el inventario físico de bienes, asi como la remisión de las NEAS y PECOSAS suscritas. En Proceso ¿;í Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

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Anexo N° 02: FORMATO PARA PUBLICACIÓN DE RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORÍA ORIENTADASA MEJORAR LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD

ESTADO DE IMPLEMENTACION DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORÍA ORIENTADAS A LA MEJORA DE LA GESTIÓN

Directiva N3016- 2016-CG/GPROD "Impigmentación y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoría y su publicaciónen el Portal de Transparencia Estándar de la Entidad"

Entidad:

Período de seguimiento: de marzo al 30 de abril de 2017

N° DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓNESTADO DE LA

RECOMENDACIÓ*

008-2007-3-0235

Informe Largo de AuditoriaFinanciera Operativa al 31 deDiciembre do 2006"

Al Sub Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil:

Que. el Jefe de la Oficina de Administración y la Oficina deContabilidad deberá disponer al más breve plazo un trabajoespecial de investigación, análisis y regjlarización el rubro gastospagados por anticipado que se vienen arrastrando de añosanteriores, con la finalidad de realizar las regularizaciones a quehubiera lugar en las cuentas encargos generales y en anticiposconcedidos a contratistas.

Al Sub Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil

Que, la Gerencia Nacional de Prevención en coordinación con elJefe de la Oficina de Administración, deben efectuar la conciliacióny aplicar los procedimientos respectivos para su registro contablede los desembolsos de dinero de las obras ejecutadas en losejercicio 1992 al 2001, con la finalidad de regularizaren libros estasobras.

En Proceso

En Proceso

004-2008-2-3376

Examen Especial a losProceso de Liquidación yTransferencia de Obrasejecutadas por Convenio opor Contrata 1992-1998

Examen Especial

Al Jefe del Indeci:

Que la Oficina de Asesoría Jurídica, adopte las acciones legales quefueran necesarias para el recupero del 25% del Fondo de Garantíadevuelto indebidamente a contratistas y establecer el inicio delprocedimiento administrativo sancionador en torno a la determinaciónde responsabilidades detectadas por la Comisión de Liquidación deObras, a través de los Informes Técnicos; debiendo para elío, solicitar ala Dirección Nacional ds Prevención, los documentos o expedientesque contengan situaciones irregulares por la devolución integra de losFondos de Garantía, identificando a los contratistas que ejecutaron lasobras, a los responsables que devolvieron dichos fondos, montos yobras correspondientes.

En Proceso

010-2008-2-3376

Examen especial a lasContrataciones yAdquisiciones de Bienes yServicios. Periodo 2007

Examen Especial

Al Sub Jefe del Indeci, a íin que instruya:

Al Director Nacional de Prevención en coordinación con la Oficina deAsesoría Jurídica del Indeci y el director nacional de Logística, agotentodas las acciones administrativas necesarias para que en el marco delContrato n,D 036-2007-INDECI/12.0, Cláusula Octava: Responsabilidadpor vicios ocultos, se requiera al consultor la reformulación de losinformes periciales presentados con deficiencias y que nocontribuyeron a la solución de la problemática planteada.

En Proceso

004-2009-2-3376

Examen Especial DirecciónRegional Indeci Tumbes y a laex DRDC de Piura. Periodo2007 y 2008

Examen Especial

Observación n°7Al Jefe del Indeci disponga al Sub Jefe que instruya:Al Director Regional Indeci Norte - Sede Piura:Cumplan con implementar las recomendaciones contenidas en elMemorándum de Control Interno, que a la lecha de emisión delpresente informe, se reportan como pendientes.

Recomendación de la Debilidad n° 8 (En proceso)

Al Jefe del Indeci,Que a través del Sub Jefe del Indeci, disponga que:El director regional del Indeci Norte, a! más breve plazo, con apoyo dela Oficina de Asesoría Jurídica, requiera a los responsables de losalmacenes adelantados el esclarecimiento de los bienes faltantesestablecidos en el inventario físico de bienes, asi como la remisión delas NEAS y PECOSAS suscritas.

En Proceso

o¡¿;í Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

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N" DEL INFORME DEAUDITORÍA

012-2009-2-3376

Examen Especial al AlmacénGenera! del INDECI. Periodo2008

002-2012-2-3376

Examen Especial a lasAdquisiciones de bienes deayuda humanitaria para elabastecimiento dealmacenes, Periodo 2009 -2011

003-2012-2-3376

Examen Especial a laadministración, supervisión ycontrol de los bienes deayuda humanitaria queINDECI proporciona a losGobiernos Regionales,periodo del 01 de enero del2009 al 31 diciembre de 2011

003-2013-2-3376

Examen Especial a la exDirección Regional INDECIArequipa Periodo 2012

rfSSSScs.

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

Examen Especial

Examen Especial

Examen especial

Examen Especial

N°deRECOMENDACIÓN

7

4

6

7

4

RECOMENDACIÓN

Observación n° 6Al Jefe del Indeci a fin que disponga al Sub Jefe del Indec/, a ñn queinstruya:

Al director nacional de Logística, ¡mplementen las recomendacionescontenidas en el Memorándum de Control Interno y su ampliación, quea la fecha de emisión del presente informe, se encuentran pendientes.

Recomendación de la Debilidad n° 1 1 (en proceso)

Al Jefe del Indeci, para que a través del Sub Jefe del Indeci, dispongaque:El director nacional de Logística en coordinación con el jefe de laOficina de Asesoría Jurídica evalúe la situación legal de los bienesinternados en ios almacenes a cargo del Almacén Genera! del Indeci(Sede Central) a efectcs de darle prioridad a la devolución de losartículos que no cumplieron con las especificaciones técnicassolicitadas y ejercer la debida cautela del marco legal vigente

Al Jefe del Indeci:

Disponer ai Sub Jefe del INDECI, se evalúe la conveniencia de incluiren las bases de los procesos de selección de los bienes de ayudahumanitaria que correspondan, las Normas Técnicas Peruanas aaplicar por el Organismo Certilicador acreditado ante INDECOPI, parala determinación de la muestra y la conformidad de calidad, a fin deevitar interpretaciones distintas y la dilación en la entrega delCertificado de Conformidad de Calidad; o en su defecto se señalen conprecisión las normas a emplear.

AIJefedelINDECl:

Disponer al Sub Jefe del Indeci que se establezcan lineamientosadministrativos internos para normar la planificación previa que permitapriorizar, agilizar y mejorar la eficiencia en los Procesos deAdquisiciones y Contrataciones, formulando el Plan Logislico y losproyectos de PÍA, PAC con la antelación debida de acuerdo a loestablecido en la Directiva del OSCE respecto al Plan Anual deContrataciones - PAC.

Recomendación de la Debilidad n.° 1 (En Proceso)Que el Jefe del INDECI disponga que el Sub Jefe del Indeci:

Instruya al director nacional de Logística para que en coordinación conla Oficina de Planificación y Presupuesto establezca un plazoperentorio para actualizar los manuales de procedimientos en relacióna las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos delAlmacén Nacional General concordantes con la nueva normativaaplicable al Indeci especialmente la Ley y Reglamento del SistemaNacional de Gestión del Riesgo de Desastre - SINAGERD.

Recomendación de la Debilidad n° 3 (En Proceso)Que el Jefe del Indeci disponga que el Sub Jefe del Indeci:

Inste al director nacional de Logística para que realice las acciones quecorresponda a fin de su disposición final de los purificadores de aguaasi como el automóvil Volkswagen que se encuentran ubicados en elalmacén de la DRI Norte Piura previa calificación y justificacióndocumentada del uso y destino de los mismos.

Recomendación de la Deb'lidad n.° 4 (Pendiente)Que el Jefe del INDECI disponga que el Sub Jefe del Indeci;

Que la Dirección Nacional de Logística prepare un proyecto denormativa interna en la que se establezcan reglas o protocolos dealmacenamiento de bienes de ayuda humanitaria, para las actividadesde; clasificación, ordenamiento, organización y desplazamientoA través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa:A la Oficina General de AdministraciónQue en coordinación con la Dirección Desconcentrada Arequipa y otrasdependencias a cargo de los bienes excluidos del patrimonio delIndeci, evalúen la necesidad de su permanencia en la institución enfunción al uso requerido, caso contrario, determinen su destino deacuerdo a la normativa da bienes estatales viqente,

ESTADO DE URECOMENDACK

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

Implementar

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

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DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓNESTADO DE LA

RECOMENDACIÓf

734-2014-CG-TRAB-EE

Examen Especia! al Indeci"Al Proceso de adquisición deBienes, Periodo 2012 y 2013

Al señor Jefe del Indeci, para que en el ejercicio do sus atribuciones,disponga:

Que la Dirección de Políticas Planes y Evaluación elabore y propongacon la prioridad del caso, la actualización y modificación del Manual deOrganización y Funciones sobre la base del Reglamento deOrganización y Funciones vigente del Indeci.

Examen Especial Al señor Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribuciones,disponga:

Que la Oücina General de Administración implemente mecanismos decontrol para cautelar que los contratos se suscriban en concordanciacon la condición para el plazo de entrega prevista en las bases deprocesos de contratación; asi como, para que las órdenes de compray/o servicios derivadas de las mismas se emitan y entreguen en suoportunidad.

En Proceso

En Proceso

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General cié Administración efectúe las accionespertinentes para el recupero de S/.9 362,85 por la via administrativa,caso contrario se requiera el inicio de las acciones legales quecorrespondan, teniendo en consideración que su inconducta funcionalno se encuentra sujeta la potestad sancionadora de la ContraloriaGeneral de la República.

0001-2014-2-3376

Examen Especial al Indeci"Proceso deaprovisionamiento parabrindar apoyo alimentarioestablecido en la Ley dePresupuesto 2013, Periodo2013

A través de la Secretaria General, corno máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración mediante la Oficina deLogística, establezca mecanismos de supervisión y control respecto ala etapa de ejecución contractual, a fin que cualquier modificación porampliación de plazo u otra sea autorizado por la autoridad competentey formalizado a través del documento pertinente; asimismo, para laverificación oportuna del cumplimiento de las condiciones contractualeshasta la liquidación de los respectivos contractos, aplicando lanormativa de contratación pública que corresponda.

Examen EspecialA través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración y las DireccionesDesconcentradas efectúen una evaluación integral respecto de lascondiciones actuales de los almacenes nacionales que administran,con la finalidad de establecer las necesidades para la adecuación deambientes apropiados para la custodia y conservación de alimentos, deacuerdo a las normativas o especificaciones técnicas pertinentes.Asimismo, la Oficina General de Administración a través efe la Oficinade Logística, en función a las evaluaciones presentadas y al análisisbeneficio costo proponga a la Alta Dirección las acciones quecorrespondan.

12

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración y la Oficina de Logística denestricto cumplimiento a los pronunciamientos, resoluciones u otrasdisposiciones que emita el Organismo Superior de Contrataciones -OSCE, asi como a la normativa de contrataciones del Estado,relacionada al deslinde de responsabilidades, de cuyos resultadosdeberá informar al Órgano de Control Institucional.

Pendiente

En Proceso

implementada

En Proceso

0002-2014-2-3376

Examen Especial al Indeci "Alos Procesos de Contrataciónde Bienes y Servicios"Periodo 2013

Examen Especial

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración emita los lincamientosnecesarios y ejerza una supervisión efectiva a la Oficina de Logística,respecto a la ejecución del Plan Anual de Contrataciones, definiendofunciones y plazos en sus integrantes, a efectos de iniciar en laoportunidad debida, las acciones previas de los procesos de selecciónprogramados, con la finalidad de contar con los bienes y/o serviciossolicitados, en las fechas programadas y con la calidad requerida.

En Proceso

\̂o de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoria orientadas a la mejora de la gestión

ffl/DEC1

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N° DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓN

10

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga

Que la Oficina General de Administración, a través de la Oficina deLogística, en los actos previos a los procesos de selección, elaborecroncgramas de trabajo a fin que las unidades orgánicas involucradas,como área usuaria, Ofi:ina General de Planificación y Presupuesto,Secretaria General, etc., conozcan los plazos con los que cuentan pararealizar las gestiones respectivas, y no afecten el desarrollo delproceso de contratación de los bienes y/o servicios.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga.

Que la Oficina General de Administración, a través de la Oficina deLogística imparta lincamientos a los encargados de realizar losestudios de las posibilidades que ofrece el mercado, a fin que dencumplimento a la normativa de contrataciones vigente.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración, a través de la Oficina deLogística coordine con ;as unidades orgánicas correspondientes, paraque designen a los servidores que integrarán bs comités especiales,con la finalidad de capacitarlos oportunamente respecto a lasactividades que deben realizar y la responsabilidades que asumen, deacuerdo a lo previsto en la normativa de contrataciones vigenteAsimismo, en la propuesta de designación de los miembros del ComitéEspecial, se tenga en cuenta lo establecido en el articulo 5" delReglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, así como sebrinde las facilidades y el apoyo necesario para el desarrollo de sulabor.

A través de la Secretaria Genera!, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración a través de la Oficina deLogística, realicen accicnes efectivas y concretas, para solucionarlafalta de espacios físicos suficientes, en forma previa a la adquisición debienes de ayuda humanitaria, a fin de internarlos en forma adecuadaen las fechas programadas para su ingreso. Asimismo, coordine con elárea usuaria para evaluar las condiciones de almacenamiento de losbienes que requiera adquirir.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración a través de la Oficina deLogística, efectúe una supervisión y control efectivos del ingreso ysalida de ios bienes de ayuda humanitaria, que permitan contar coninformación real respecto a las fechas de internamiento de los mismosen el Almacén Nacional General Callao y Lurin, evitando laregularizados documen:aría. Asimismo, se capacite al personal delalmacén a fin que mantengan actualizados los registros en el SIGAMódulo de Logística. Asimismo, se disponga las acciones quecorrespondan, a fin de regularizar el estado de las once (11) carpasadicionales entregadas por el proveedor Industrias Gabuteau S.A.

0004-2014-2-3376

Examen Especial a! Indeci ala "Gestión de la DirecciónDesconcentrada de Lima"Periodo 2013

Examen Especial

Al Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribucionesdisponga:

A través de la Secreíaria Generai, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración, proponga lineamientos aseguir respecto a los saldos depositados en exceso por losadministrados en el procedimiento 16 Opinión de Delegado Ad Hoc, yotras devoluciones, en el marco de las normas de tesorería ypresupuesto vigentes.

c.1 Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestiónoí

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N° DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓN

Al Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribucionesdisponga:

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Administración, efectúe acciones inmediataspara contar con información detallada de los recursos directamenterecaudados que permita identificar, tanto ios ingresos como las salidasde la cuenta y compos::ión de los saldos, de manera que facilite larevisión de los mismos, merituando la pertinencia de implementar unsistema informático para_su_contrgL_ _^__^_

ESTADO DE LARECOMENDACIÓ

Al Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribucionesdisponga:

A través de la Secretaria General, como máxima autoridadadministrativa, disponga:

Que la Oficina General de Asesoría Jurídica dé celeridad a laformulación de los documentos necesarios para realizar los trámitestendientes a la aprobación de los lineamientos para la formulación yelaboración de los Planes efe Educación Comunitaria en GestiónReactiva", a fin que los gobiernos regionales formulen su Plan Regionalde Capacitación de Riesgo de Desastres (Educación Comunitaria),

bajo el actual marco normativo. ___

En Proceso

En Proceso

A la Jefatura del Indeci:

Disponer se realice la Implementación del Sistema de Control Interno,el cual se viene postergando en varios años consecutivos, a través delComité de Control Interno, Comité Técnico y los Órganos de la nuevaestructura orgánica, jel Instituto Nacional de Defensa Civil - Indeci.

001-2014-3-0066

"Informe Largo de AuditoriaFinanciera, Ejercicio 2013"

A la Jefatura del Indeci:

Disponer las acciones necesarias para el recupero de las garantías porjlquilgres a través de la Oficina Legal, dado el tiempo transcurrido.

A la Jefatura del Indeci:

Disponer que la Oficina de Control Patrimonial realice las gestionesque sean necesarias para la incorporación a los activos del Indeci, delos inmuebles cedidos en uso

En Proceso

En Proceso

En Proceso

0031-2014-3-0066

Examen Especial a laInformación Presupuestaria,Ejercicio 2013

Al Jefe de Indeci:

Coordine con las diferentes áreas orgánicas de la Entidad, para quetodos los objetivos y metas programadas en un ejercicio económico sevean materializados en el presupuesto a fin de que se realicen lo rnásajustada a la realidad y en función a la capacidad de ejecución.

Implementada

005-2015-2-3376

3376Auditoria deCumplimiento al InstitutoNacional de Defensa Civil alos "Procesos de Contrataciónde Servicios", periodo 2014

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci:

Disponer que la Oficina General de Administración establezcamecanismos efectivos de control y seguimiento administrativo quepermitan controlar el cumplimiento de las cláusulas contractuales yrevelar con la debida oportunidad el estado situacional de los saldospendientes, vigencia de las pólizas de seguro, entre otros, asi comodictar los lineamientos necesarios para optimizar la coordinaciónIcgistica y financiera respecto de la documentación generada por loscontratos suscritos; enjesguardo de los intereses de la entidad,

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci:

Disponer que la Oficina General de Administración en coordinación conla Oficina de Logística y con conocimiento de la Oficina General dePlanificación y Presupuesto, encargada de evaluar, proponer yactualizar los procesos administrativos; en un plazo perentorio y conaprobación transitoria en concordancia con el Reglamento deOrganización y Funcicnes del Indeci, elaboren la asignación defunciones de cada una ce las personas que integran la Oficina deLogística que permita optimizar la gestión y cumplir con las funcionesasignadas; en tanto se concluye con la actualización del diagnósticoorganizativo del personal en el marco de la implantación del Sistemade Control interno y la Formulación del Manual de Perfiles de Puestos -(MPP).

Pendiente

Pendiente

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

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N° DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓNESTADO DE U

RECOMENDACH

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldellndeci:

Disponer que la Oficina General de Administración establezca que eljefe de la Oficina de Logística supervise el adecuado vaciado deinformación, registro y modificaciones que correspondan tener encuenta en el formato "Resumen Ejecutivo del Estudio de Posibilidadesque Ofrece el Mercado' por el personal encargado de realizar dichalabor, e! mismo que deberá considerar bajo responsabilidad, ioestablecido en la Directiva n.° 004-2013-OSCE/CD, a fin que losencargados de aprobar los expedientes de contratación cuenten coninformación confiable y transparente sobre la determinación de vaiorreferencial.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci:

Disponer que la Oficina General de Administración en un plazoperentorio, establezca por escrito, que bajo responsabilidad del jefe dela Oficina de Logística, de manera permanente, deje constancia encada Expediente de Contratación, haber verificado que se archiva todala documentación del proceso de selección desde la decisión deadquirir hasta la culminación del contrato correspondiente, el detalle desu contenido y los folios que contiene, en cumplimiento de la Ley deContrataciones del Esíado, su Reglamento y normas internas;asimismo, se oriente e instruya a los servidores a cargo de losexpedientes de contratación, sobre la oportunidad en la incorporaciónen orden cronológico de los documentos, su codificación, foliación yposterior archivo y custodia.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci;

Disponer que la Oficina General de Administración elabore e impulse laaprobación de una Diredva Interna, que regule las compras menores a3 UIT, las cuales deberán cumplirse bajo responsabilidad y quecomprenda entre otros, los íineamientos dictados con el memorándumn." 607-2015-INECI/6.4 de 2 de febrero de 2015, señalándose, losiguiente:

-Que las adquisiciones se realicen observando los principios demoralidad, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economia a fin degarantizar que la entidad obtenga servicios y productos de calidadrequerida.

-Que el procedimiento abarque desde el requerimiento del área usuariahasta el cierre de la orden de servicio y/o compra.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldellndeci:

Disponer que la Oficina General de Administración, establezca porescrito y de manera permanente a los miembros de los ComitésEspeciales el cabal cumplimiento de la normativa de contratacicnes delEstado, las cuales deberán cumplirse bajo responsabilidad, debiéndoseprecisar claramente en ias bases en qué consiste los serviciossimilares que acrediten la experiencia del postor con el objeto delproceso, a fin de evitar calificaciones discrecionales.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci:

Disponer que la Oficina General de Administración, establezca porescrito y de manera permanente a los miembros de los ComitésEspeciales el cabal cumplimiento de la normativa de contrataciones delEstado, las cuales deberán cumplirse bajo responsabilidad; en laevaluación de documentos que sustenten (a experiencia del postor,efectuando calificaciones debidamente sustentadas y considerar en lascalificaciones de los contratos en consorcio, la parte proporcional conel que participó el postcr consorciado; y, que en la etapa de admisiónde propuestas técnicas y evaluación de la propuesta económicacautelen el estricto cumplimiento de los términos de referencia, enresguardo de una evaluación objetiva y bien sustentada favorable a losintereses de la entidad.

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

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DEL INFORME DEAUDITORÍA

006-2015-2-3376

Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil a los "Procesos deContratación de Bienes",periodo 2014

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓN

A la Secretaria General, ramo máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, en un tiempoperentorio elabore un instructivo que regule las adquisiciones bajo lamodalidad de Convenio Marco, el mismo que deberá prever entreotros, el estudio adecuado de los precios del Catálogo Electrónico quepermita evidenciar y sustentar objetivamente la decisión de haberoptado por la oferta más conveniente al interés institucional, enconcordancia con la normativa de Ccnvenío Marco y los principios querigen las contrataciones, todo ello a través de un informe escrito queformará parte del expediente de contratación.

ESTADO DE LA

RECOMENDACIÓh

A la Secretaria General, ramo máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, en coordinacióncon la Oficina de Logística dada la necesidad de contar y mantener losniveles de stock establécelo en el Plan Logístico para brindar ayudahumanitaria, establezcan el monitoreo permanentemente de los stockde bienes de ayuda humanitaria y se coordine con el área usuaria paraque el requerimiento se realice con la debida anticipación de acuerdo alo programado. Además que informe oportunamente de presentarseincumplimiento injustificado en la entrega de bienes a fin de tomardecisiones gerenciales y accionar en los plazos establecidos en lanormativa que regula las Contrataciones del Estado, asi evitar eldesabastecimiento de bienes de ayuda humanitaria para la atención delas emergencias.

A ¡a Secretaría General, como máxima autoridad administrativa

Disponer para que todas la unidades administrativas y de linea delIndeci, soliciten con tiempo las necesidades previstas en el Plan Anualde Contrataciones y a ¡a Oficina General de Administración para queen coordinación con la Oficina de Logística, establezcan loslineamientos para ei control y seguimiento del cumplimiento del PAC,así como los procedimientos para que la contratación de bienes oservicios de carácter permanente, cuya provisión se requiera demanera continua o perijdica y que están programadas, se realicendentro de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, considerando la prohibición del fraccionamiento para darlugar al cambio del tipo ¿3 proceso de selección.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración a través de laOficina de Logística, encargada de la supervisión de la ejecucióncontractual, establezca por escrito en un ¡ineamenío que laConformidad de bienes y/o servicios consideren para su aceptación lasespecificaciones técnicas que forman parte de las basesadministrativas del prcceso de selección y/o las característicasaprobadas para su adquisición, cautelando la concordancia entre lasbases integradas y el contrato.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración a través de laOficina de Logística, establezca por escrito que en la conformidad delos bienes y/o servicios recibidos, se considere cuando corresponda,que los accesorios y repuestos recibidos como componentes de unbien principal, sean registrados en los documentos que se elaborenpara dar la conformidad y permita llevar un control de los mismos;asimismo deberá dispcner la adecuación de ésta exigencia en elFormato n.° 1, Movimientos internos de bienes patrimoniales, reguladoen la Directiva n.° 007-2011 -INDECl/DNL/UCP y que el área de ControlPatrimonial, codifique bs accesorio de los 3 vehículos nuevos queestuvieran pendientes de codificación.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Que la Dirección de Respuesta y la Oficina de Logística, formalicenmediante un lineamientc, para que se revise el 100% de los bienes deayuda humanitaria que ingresan al almacén, en la medida que el bienajquirido por su naturaleza y/o característica lo facilite, sin perjuicio de

Implementada

En Proceso

Pendiente

En Proceso

En Proceso

:~í Estado de ¡mplementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

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NQ DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓN

la labor de muestreo aleatorio que realice la empresa Certificadora dela Calidad sobre el cumplimiento de las especificaciones técnicas,situación que permitirá identificar oportunamente deficiencias o fallas

de los bienes.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficira General de Administración, establezcamecanismos efectivos cíe supervisión, seguimiento y control de loscontratos para la adopción de acciones oportunas que permita cauielary salvaguardar el patrimonio institucional; además teniendo en cuentala existencia de un pasivo contingente con exposición de riesgoderivada de controversias que se resolverán via arbitraje respecto delContrato n.° 008-2014-1NDECI, deberá disponer las acciones quecorrespondan a efecto úe proveer los recursos necesarios para unaadecuada defensa de los Intereses del Estado.

012-2015-2-3376

Auditoría de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil "Proceso de RespuestaDesarrollado por el Indeci enel Marco del SistemaNacional de Gestión delRiesgo de Desastre", Periodo2014

Auditoria deCumplimiento

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci:

Disponer que la Dirección de Políticas, Planes y Evaluación y laDirección de Respuesta en un plazo perentorio, establezcan por escritolos plazos de actualización, revisión y/o reformulación de la normativaque se deriva del Plan Nacional de Gesüón de Riesgos de Desastres -PLANAGERD y realice 'as mejores prácticas de coordinación ycomunicación con los entes competentes para concluir con el detrámite de aprobación de la normaliva aplicable al proceso derespuesta en el marco del Sinagerd, a fin de contar con una estructurauniforme y estandarizada para una adecuada, oportuna y articuladarespuesta ante una situación de emergencia.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci

Disponer que la Dirección de Políticas, Planes y Evaluación y laDirección de Respuesta establezcan en un plazo perentorio laactualización del Plan Nacional de Operaciones de Emergencia, en elmarco del Sistema Nacional de la Gestión del Riesgo de Desastres -Sinagerd; asi como de la culminación de los lincamientos que permitanla formulación y/o actualización de los Planes de Operaciones deEmergencia en los tres (3) niveles de gobierno; teniendo en cuenta quees competencia de ambas direcciones la formulación y actualizacióndel Plan Nacional de Gestión de Riesgo de Desastres.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel indeci

Disponer la revisión de los niveles de autoridad y responsabilidad; yprevio al cumplimiento de requisitos que correspondan, se efectúe ladesignación y/o encargatura formal de los responsables de las SubDirecciones de Análisis Operacional y Conducción de Emergencias yde Gestión Operativa, dependientes de la Dirección de Reapuesta, a finque se encuentren claramente deíinidos los niveles de autoridad yresponsabilidad, asi como asegurar que los funcionarios y servidoreslomen conocimiento de las fundones inherentes ai cargo que ocupan.

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci

Disponer que ia Dirección de Preparación en calidad de área usuariadel proceso de selección para la "Adquisición del sistema de alertatemprana contra tsunarri", priorice las acciones para la elaboración delas especificaciones técnicas teniendo en cuenta los aspectosobservados en los considerandos de la Resolución Jefatural n.° 191-2014-INDECI y los estucios definitivos que elabore el Instituto Nacionalde investigación (INICTEL -UNÍ), según convenio Específico deCooperación Interinstituciona!.

Tal disposición deberá estar orientada a continuar con el proceso deselección declarado nulo; considerando que la Agencia de CooperaciónInternacional del Japón - JICA, en el mes de setiembre 2015 cumpliócon entregar al Indeci, ios equipos que forman parte del componente"Instalación de Equipos del SAT", del Proyecto de Inversión Pública n.°264602_V\mpliación y Mejoramiento del Servicio de alerta Temprana de

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DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓN ESTADO DE LARECOMENDAC1Ó

Tsunamis en las principales localidades de la costa del Perú" [equipospara el sistema de obse^ación de mareas y equipos para el sistemade alerta tempranal, b que facilitará la aplicación de medidasanticipadas y una respuesta adecuada para reducir o evitar la pérdidade vidas, daños materales y a! ambiente, permitiendo que lasautoridades competentes activen protocolos de acción para que lapoblación tome precauciones especificas ante un evento.

013-2015-2-3376

Auditoria de Cumplimiento al"Procesos Operativos de lasDirecciones Desconcentradasde Cusco y Junin", Periodo2014

A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indecí:

Disponer que en jn tiempo perentorio, las DireccionesDesconcentradas Indeci de Cusco y Junin, realicen las accionesnecesarias para solicitar la Inspección Técnica de Seguridad enEdificaciones-iTSE en la municipalidad de su jurisdicción, que permitagarantizar el cumplimienlo de la normativa en materia de seguridad enedificaciones vigentes en las instalaciones donde funciona el almacén ylas oficinas administrativas y previo al conocimiento de la situación delas otras instalaciones de la entidad en Lima y de las Direcciones^esconcenlradasjndeci, .nacer extensiva la jjsposición.A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria Generaldel Indeci:

Disponer que los Directores de las Direcciones Desconcentradas deCusco y Junin, efectúen supervisión permanente al trámite de rendiciónde cuentas de viáticos, otorgado con fondo de caja chica, presentadaspor el personal comisionado, aplicando de ser el caso, los correctivosestablecidos en la Directiva n.° 002-2014-1NDECI/6.0, en resguardo deun adecuado control administrativo de estas rendiciones de cuenta,teniendo en cuenta que la naturaleza del citado fondo es para gastosque demanden su inmediata cancelación, o que por su finalidad ycaracterísticas no pueden ser debidamente programados.

En Proceso

Implementada

A la Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, en un plazoperentorio, diseñe los linsamientos que permitan a la Entidad efectuarla verificación, registro, control, custodia, renovación, devolución yejecución de las cartas fianza presentadas ante la Entidad; permitiendoun control permanente de la fecha de vencimiento de las garantías(cartas fianza) presentadas por ios contratistas, las cuales deben estarobligatoriamente vigentes hasta el momento de la liquidación final delcontrato, a fin de asegurar el cumplimiento de la normativa yprotegerse ante posibles incumplimientos de contrato.

010-2016-2-3376

Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil "Proceso deContratación de bienes yservicios efectuados en elmarco del D.U.N0 004-2015".Periodo, 1 de setiembre de2015 al 3 de marzo de 2016.

Auditoria deCumplimiento

A la Secretaría Genera!, cerno máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración establezcamecanismos de vigilancia eficaces; asi como lineamientos internospara las labores de control y seguimiento en la aprobación de lasampliaciones de plazo y procedimientos de resolución contractual, a finde dar un adecuado sustento técnico que respalde el pronunciamientode la Administración, salvaguardando los recursos del Estado.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficinade Logística, para que adopte acciones conducentes a manteneractualizados los legajos de los expedientes de contrataciones, dejandoconstancia a través de reportes, check list o formatos pre establecidos,el haber verificado que contengan toda la documentación querespaldan las actuaciones realizadas; conforme a la normativa vigenteaprobada por el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado(OSCE).

A la Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficinade Logística, encargada de la supervisión de la ejecución contractual,para que en un tiempo perentorio elabore y formalice en el formato deconformidad de los bienes que formaran parte del margesí de bienespatrimoniales de la entidad, el detalle las especificaciones técnicas delos mismos; a fin de acreditar el cumplimiento de las condicionescontractuales, de manera que se encuentren adecuadamentesustentados.

En Proceso

Pendiente

Pendiente

Pendiente

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

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N° DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓN

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficinade Logística, para que ¡mpiemente mecanismos de control ysupervisión, a fin de cumplir cabalmente con ía riomatwa decontrataciones respecto al registro oportuno de información en elSeace, como contratos, órdenes de compra, órdenes de servicies yotros.

014-2016-2-3376

Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacionai de DefensaCivil "Utilización de los fondosde caja chica y encargosasignados a la Sede Central yDirecciones Desconcentradasdel Callao, Amazonas, Piura yTumbes", periodo 2015

Auditoría deCumplimiento

A la Secretaria General como máxima autoridad administrativa:

Disponer a la Oficina General de Administración que las adquisicionesde propaganda informativa como Volantes y Gigantcgrafias, dado queson servicios programabas y de carácter periódico, sean incluidas enel Plan Anual de Contrataciones de cada ejercicio en función a susnecesidades, y en coordinación con el área usuaria correspondiente sedetermine la oportunidad de compra para establecer su periodicidad,en observancia de la Ley de Contrataciones del Estado,

Disponer a la Oficina General de Administración se comunique a laDirección Desconcentrada de Amazonas, que dada la naturaleza deFondo de Caja Chica que exige atender pagos por gastos menoies yque demanda su cancelación inmediata, no debe, bajo responsabilidadfuncional, pagar facturas con antigüedad mayores a un mes, ni menosgenerar cuentas por pagar al cierre del ejercicio 31 de diciembre decada año fiscal; asi cora fortalecer los controles a los fondos de cajachica por parte de los responsables de la supervisión.

De otro lado, existiendo una cuenta por pagar del año 2015 por unimporte de SI. 14 519,2-, de acuerdo a la información proporcionadapor la DDI Amazonas, y estando al memorándum N° 2820-2016-INDECI/6.0 de 22 de abril de 2016, mediante e! cual la Oficina Generalde Adminístración-Sede Central devolvió a la DDI Amazonas lasrendiciones presentadas, la Oficina de Contabilidad deberá efectuar lasacciones pertinentes a fin de constatar su legalidad y adoptar lasacciones de personal que corresponda, de ser el caso, dando cuenta alÓrgano de Control lnstitu:ional sobre el resultado a que se arribe.

A la Secretaria General como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración comunique a la DDIAmazonas el cumplimiento de la normativa sobre rendición de cuentapor concepto de viáticos en el plazo establecido por la Directiva deAdministración de Caja Chica, a fin de no afectar la disponibilidad delefectivo para atender los gastos que demanden su cancelacióninmediata, más aun teniendo en cuenta la reducción del 50% de losfondos de Caja Chica.

A la Secretaria General como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración comunique a laOficina de Contabilidad y DDI de Amazonas efectuar con la diligencianecesaria la revisión de la documentación presentada de los encargospersonales y operativos otorgados, teniendo en cuenta que lanormativa de encargos establece que las DDI son responsables enforma Independiente de ;a ejecución de sus gastos materia del encargootorgado, debiendo presentar la documentación con la debidaoportunidad para la adecuada fluidez de las operaciones y sucontabilización oportuna.

A la Secretarla General como máxima autoridad administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración comunique a lasDDI Piura y Callao efectuar con la diligencia necesaria la revisión de ladocumentación presentada por los encargos personales y operativosotorgados a los trabajadores de sus respectivas dependencias,teniendo en cuenta que la normativa de encargos establece que lasDDI son responsables, en forma independiente, de la ejecución de susgastos materia del encargo otorgado. En el caso especifico de la DDICallao, debe existir mayor atención en la distribución de bienes,evitando que en el listado ¡Je personas beneficiadas con alimentos(Feria Prepárate Chosica), aparezcan personas ajenas al evento.

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoria orientadas a la mejora de la gestión

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N° DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓNESTADO DE U

RECOMENDACK

10

A la Secretaria General como máxima autoridad administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración, a través de lasOficinas de Contabilidad y Tesorería, realicen arqueos periódicos,inopinados y aleatorios, según corresponda, en cajas chicas de la SedeCentral y en ¡as Direcciones Desconcentradas, a efecto de fortalecerlos mecanismos de conírol interno quo permita cautelar el adecuadomanejo y uso de los fondos autorizados para las Cajas Chicas.

11

Disponer que la Oficina General de Administración realice lascoordinaciones necesarias con el representante del MEF con lafinalidad de continuar con el proceso de implantación del Sistema SIAFSP en las DDI que aún no cuentan con la operatividad del sistema. Conrelación a las DDI cuya implernenfación se encuentra "en proceso" sedeberá ciar la celeridad que corresponda, debiendo otorgar los mediosnecesarios para su ¡mplementación; asi como se deberá disponer quelas personas encargadas del manejo del SIAF SP en las DDi recibanuna capacitación oportuna, mediante talleres de capacitación,casuísticas y con especialistas de la Sede Central, que permitanuniformizar criterios relacionados al manejo del sistema.

Implementada

En Proceso

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración instruya a la Oficina

de Logística, órgano encargado de las contrataciones, para que en un

tiempo perentorio diseñe lineamientos que regulen los procedimientospara la emisión, notificación, control y custodia de la totalidad de las

órdenes de compra y/o servicios que emita, incluyendo aquellas

generadas en el contexto de una contratación directa por causal de

situación de emergencia, regulando además que en el acervo

documentarlo se incorpore toda la documentación anulada o

modificada, acompañada del informe y/o sustento que justifique dicho

acto.

015-2017-2-3376

Auditoría de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil ''Proceso deContratación de bienes yservicios", Periodo, 1 deenero al 31 de diciembre de2015.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración supervise

periódicamente el cumplimiento de las disposiciones internas y

normativa que regula los procedimientos de selección y contrataciones

directas, a fin de evaluar que las Oficinas a su cargo observen los

lineamientos que se establezcan, señalando las responsabilidades aque hubiere lugar en caso de incumplimiento

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficina

de Logistica, órgano encargado de las contrataciones, que al iniciar la

regularización de una contratación directa (antes exoneración) por

causal de situación de emergencia los funcionarios y/o servidores a

cargo de dicho trámite, requieran a los proveedores la presentación de

su oferta (antes propuesla técnica) dentro del plazo establecido por lanormativa aplicable para el trámite de regularización; asi como, los

documentos y garantías vigentes para la suscripción del contrato(perfeccionamiento contractual).

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficina

de Logistica como órgano encargado de las contrataciones del Indeci

para que adopte acciones conducentes a mantener actualizados los

documentos de los expedientes cíe contrataciones desde los actos

preparatorios, proceso de selección, hasta la suscripción de contrato ypago, dejando constanc'a a través de la implementación de reportes,

check list o formatos pre establecidos, el haber verificado el contenidode toda la documentación que respaldan las actuaciones realizadas;

conforme a la normativa vigente aprobada por el Organismo Supervisor

de Contrataciones del Estado (OSCE).

En Proceso

Implementada

Implementada

Implementada

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

11

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DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓN

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa;

Disponer que la Oficina General de Administración, establezca que la

Oficina de Logística, implsmente mecanismos de control y supervisión,

a fin de cumplir con !a normativa de contrataciones respecto al registro

oportuno de información en el Seace, como contratos, órdenes de

compra, órdenes de servicios y otros.

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Implemente, apruebe y difunda el formato del "Libro de registro de

documentos autenticados y certificaciones de firma", en cumplimiento

de la Directiva para el ejercicio de la actividad de Fedatario

Institucional", aprobada per Resolución Jefatural N° 291-2006-INDECI

y modificatorias, asi corro, la inducción o capacitación necesaria para

ejercer la labor de Fedatario en la Entidad (Sede Central y Direcciones

Desconcentradas).

A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Establezca que las Direcciones Desconcentradas del Indeci cuando

exista la necesidad qi:e documentos originales con información

relevante y probatoria, como órdenes cíe compra y/o servicios,

contratos, entre otros, deban ser notificadas a terceros involucrados(Proveedores) fuera del ámbito geográfico de Lima; los lineamientos

que regulen los procedimientos para la notificación, control y custodia

sean asignadas bajo responsabilidad a cada unidad orgánica durante

el referido procedimiento, incluyendo aquéllas generadas en el

contexto de una contratación directa por causal de situación de

emergencia, resguardando su integridad para el archivo con toda lainformación documentada en original.

A la Secretaría General, como máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración disponga a la

Oficina de Logística acondicione los ambientes de los almacenesnacionales para el almacenamiento y conservación adecuados de los

bienes alimentarios dotándole de los recursos necesarios a fin de evitar

posteriores deterioros y contaminaciones teniendo en cuenta que el

Indeci realiza compras en mayores cantidades de Bienes de ayuda

Humanitaria alimentarios como soporte principal de respuesta para laatención oportuna de las emergencias.

017-2016-2-3376

Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil "Evaluación al procesoTécnico de Almacenamiento yDistribución de los Bienes deAyuda Humanitariaalimentarios adquiridos en elmarco del D.U n.° 004-2015en los Almacenes del Indeci",periodo 01 de noviembre de2015 al 30 de agosto de2016.

A la Secretaría General, como máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración instruya a la Oficina

de Lcgística, para que establezca mecanismos de supervisión eficaces

y lineamientos internos para las labores de control y seguimiento para

la distribución de los bienes de ayuda humanitaria alimentarios, a tin de

permitir atenciones oportunas y adecuadas a las emergencias

declaradas u ocurridas en el año correspondiente; asi como evitar quelos bienes alimentarios sean distribuidos en condiciones inadecuadas.

A la Secretaria General, como máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración sobre la base del

resultado que informe el Servicio Nacional de Sanidad Agraria -

SENASA de Lima Callao, disponga la adopción de acciones quecorrespondan a fin de determinar el destino final del producto fréjol

castilla,

A la Secretaria General, como máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficina

de Logistíca para que en coordinación con las áreas usuarias y en un

plazo perentorio, elabore los lineamientos específicos de control para laprestación de servicios de locación, que regule el apoyo de las

actividades de las áreas usuarias, en tanto se encuentre en proceso deimplementación el sistema del servicio civil.

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

12

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fJ° DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓNESTADO DEL/

RECOMENDAD

A la Secretaria General, como máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficina

de Logística, órgano encargado de los almacenes nacionales

generales del Indeci, registre la fecha de vencimiento de los bienesalimentarios adquiridos y supervise periódicamente el estado de ios

alimentos próximos a vencer, y de aquellos que cumplan 90 días antes

de su caducidad, en io posible, se dé ¡nido a los trámites de baja y

considere la donación a entidades de beneficencia y otras afines, de

tal manera que su consumo en favor de las personas beneficiarías

sean óptimas, señalando las responsabilidades a que hubiere lugar en

caso de incumplimiento.

A la Secretaria General, como máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración instruya a la Oficina

de Logística para que en coordinación con la Dirección de Respuesta y

en un plazo perentorio, elabore el Plan Logistico, considerando el stock

mínimo y máximo de cada uno de los bienes que conforman la ración

cruda de alimentos que permita articular con el Plan Anual de

Contrataciones para el periodo correspondiente.

A la Secretaria General, romo máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración, en un tiempoperentorio, realice las acciones necesarias para solicitar la InspecciónTécnica de Seguridad en Edificaciones-ITSE en la municipalidad dejurisdicción de los almacenes del Indeci, que permita garantizar elcumplimiento de la normativa en materia de seguridad en edificacionesvigente; asi como, instruya a la Oficina de Servicios Generales paraque realice el mantenimiento y/o renovación de tableros einstalaciones eléctricas de los almacenes del Indeci, considerando elaislamiento de materiales de rápida combustión e inflamación.

A la Secretaria General, ramo máxima autoridad Administrativa

Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficina

de Logística, para que en un tiempo perentorio, realice las acciones

necesarias para que reparen la puerta principal metálica del Almacén

de la Avenida Argentina - Callao, de tal manera se evite contingencias

futuras,

Impiementada

Implernentada

En Proceso

Impiementada

587-2016-CG/JUST-AC

Acciones efectuadas porIndeci para el seguimiento ycontrol de los Procesos deRehabilitación Financiadoscon los recursos de laReserva de Contingencia",Periodo 1 de enero de 2014 al31 de diciembre de 2015

Al Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil

Se emita disposiciones complementarias a la Directiva n.° 08-2016-

INDECI/14.0 Procedimiento para la transferencia financiera de recursos

de la reserva de contingencia asignada al INDECI para la ejecución de

fichas técnicas de Actividades de Emergencia y PIP de Emergencia, a

fin que se establezca plazos perentorios para las acciones que dan

origen a otras, teniendo en consideración el flujo del procedimiento; de

tal forma que se asegure el cumplimiento del plazo establecido en la

normativa legal para efectuar las transferencias financieras a las

unidades ejecutoras.

Al Jefe del Instituto Nacicnal de Defensa Civil

Se emita disposiciones complementarias a la Directiva n.° 007-2016-INDECI/14.0 Procedimiento para el seguimiento de actividades y

proyectos de inversión pública (PIP) de emergencia financiados conrecursos de la reserva de contingencia asignada al INDECI, a fin que

se establezca plazos perentorios para la revisión de los avancesmensuales de ejecución que remitan las unidades ejecutoras, asi

como, para la comunicación de las observaciones y subsanación de las

mismas; estableciéndose de la misma forma, plazos perentorios para la

revisión de la ficha de ejecución de la actividad o PIP y para la

comunicación y subsanación de las observaciones.

No Aplicable

Impiementada

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

13

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N3 DEL INFORME DEAUDITORÍA

TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA

N°deRECOMENDACIÓN

RECOMENDACIÓNESTADO DE LA

RECOMENDAC1C

Al Jefe del Instituto Nacicnal de Defensa Civil

Se emita disposiciones complementarias a la Directiva n.* 007-2016-

INDECI/14.0 Procedimiento para el seguimiento de actividades y

proyectos de inversión pública (PIP) de emergencia financiados con

recursos de la reserva de contingencia asignada al INDECl, a fin quese incluya el plazo en que deben ser comunicados los incumplimientos,

inconsistencias o defectos Incurridos por las Unidades Ejecutoras en la

ejecución de las Actividades o PIP de Emergencia, al Órgano de

Control Institucional de la Unidad Ejecutora o al Órgano Regional de

Control de la Contraloria General de la República que tenga bajo su

ámbito geográfico a la Unidad Ejecutora, para las acciones quecorrespondan.

Implementada

Al Jefe del Instituto Nacicnal de Defensa Civil

Informe de los hechos al Ministerio de Economía y Finanzas respecto a

la gestión de los recursos de la Reserva de Contingencia por las

Unidades Ejecutoras a fin que se incluyan, acciones sancionadoras a

las Unidades Ejecutoras que incumplan con ejecutar y concluir dentro

del plazo aprobado, las Actividades y/o Proyectos de Inversión Pública

de emergencia, que hayan sido financiados con los recursos de la

Reserva de Contingencia.

Implementada

Estado de implementación de las recomendaciones de Informes de auditoría orientadas a la mejora de la gestión

14