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ANEXO III. GUÍA DE AYUDA PARA INVESTIGADORES PARTICIPANTES EN PROGRAMAS EUROPEOS E INTERNACIONALES DE INVESTIGACIÓN Y TRANFERENCIA(*)

PREÁMBULO

El presente manual tiene como objetivo establecer una guía sencilla para los investigadores de la Universidad de Sevilla que participan en proyectos europeos e internacionales de I+D+i. La mayoría de los programas europeos e internacionales que financian proyectos de I+D+i, a diferencia de los nacionales, no requieren de la firma de un representante legal de la institución en la fase de solicitud del proyecto. Esta firma sólo es necesaria, en caso de concesión del proyecto, a la hora de formalizar el contrato entre las partes. Este hecho dota de cierta flexibilidad los procesos de solicitud de estos programas, pero requiere de la necesaria coordinación entre el investigador y la unidad encargada en la Universidad de Sevilla de la gestión de los programas internacionales de investigación para garantizar su viabilidad. En la Universidad de Sevilla, dicha unidad es el Secretariado de Transferencia de Conocimiento y Emprendimiento (STCE), que tiene como encargo la gestión integral de los proyectos de investigación internacionales. Para ello debe facilitar información a los investigadores de la Universidad de Sevilla sobre los Programas de I+D+i de la Unión Europea, el Espacio Europeo de Investigación (ERA) y otros organismos de investigación internacionales, así como apoyar técnicamente la elaboración y presentación de propuestas, realizar un seguimiento de la ejecución de los proyectos aprobados, elaborar los informes financieros y, por ultimo, justificar ante los organismos correspondientes la correcta ejecución de los proyectos. Esta guía pretende acercar, de manera clara y sencilla, el procedimiento a seguir en las distintas oportunidades de financiación internacional y el apoyo en la elaboración de propuestas y participación en los proyectos europeos desde el STCE . El procedimiento consta de tres fases: una dedicada a la preparación de las propuestas, otra centrada en la preparación de los acuerdos y una última que incluye la ejecución de los proyectos concedidos. De estas tres fases, en las dos primeras el investigador puede no identificar la necesidad de solicitar asesoramiento del STCE. Sin embargo este asesoramiento es clave para evitar futuros problemas derivados de un proceso de toma de decisiones que no incluya al beneficiario final de la ayuda, la Universidad de Sevilla.

Distintos programas europeos e internacionales de investigación para los que se ofrece asistencia, como Horizonte 2020 de la Unión Europea, establecen la posibilidad de

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incorporar en la participación de cada organismo a una entidad vinculada al beneficiario (Third Party) que asuma la gestión económica del proyecto.

Para agilizar la gestión económica durante la ejecución de los proyectos europeos e internacionales de investigación, la Fundación de Investigación de la Universidad de Sevilla (FIUS) será seleccionada como la Third Party de la Universidad de Sevilla en los programas en los que sea posible, sin suponer esta inclusión una modificación del presupuesto a considerar por la Universidad de Sevilla en cada proyecto. Por su parte, el STCE mantendrá el encargo de la gestión integral del proyecto, siendo FIUS la encargada de realizar la gestión económica una vez que este proyecto sea concedido.

Hay que destacar que la mayoría de los programas europeos e internacionales permiten la participación de instituciones públicas y privadas. Por ello, las normas de participación incluyen opciones que, siendo viables para una empresa privada, pueden no tener cabida en el marco legal y estatutario vigente para la Universidad de Sevilla. Es por todo ello que en esta guía se hace especial hincapié en la necesidad de mantener en todo momento informada a el STCE de la US de las distintas negociaciones, dado que será el representante legal de la US el que finalmente tenga que autorizar la realización de un proyecto.

Este manual recoge las acciones que el investigador principal deberá realizar en las fases de preparación, negociación y ejecución del proyecto e incluye la información necesaria para que la gestión económica del proyecto pueda realizarse a través de la Fundación de Investigación de la Universidad de Sevilla (FIUS). FIUS actuará en los proyectos acogiéndose a la figura de Third Party, esto es, una entidad que sólo realiza labores de gestión económica y que no imputa costes adicionales al proyecto. Por ello, con carácter general, en los proyectos europeos e internacionales, la US siempre será la beneficiaria de los proyectos y FIUS podrá participar como Third Party de la US.

En lo que sigue, se tomará como ejemplo el Programa Marco de la Unión Europea, Horizonte 2020, para describir los procedimientos a seguir en las fases de preparación, presentación, preparación de acuerdos, ejecución y justificación de un proyecto de investigación internacional.

(*) Este documento se ha realizado de acuerdo con las normativas y estructura del Horizonte 2020 y deberá ser revisado de acuerdo con las actualizaciones de este Programa y las novedades que ofrezcan los futuros Programas Marco. Para el resto de programas europeos e internacionales, este manual debe entenderse como un marco de referencia, que será matizable en función del programa en cuestión. Además siempre serán aplicables el Estatuto de la US, el Reglamento General de Investigación de la US y, por supuesto, la legalidad vigente.

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Índice

A. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA VIABILIDAD DE UNA PROPUESTA EN H2020

B. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 1. Completar formularios para la presentación de propuestas (Formularios

administrativos - Parte A) 2. Elaboración del presupuesto 3. Redacción de propuestas – Descripción del participantes (Anexo Técnico -

Parte B) 4. Documentación adicional 5. Ayudas complementarias para la preparación de propuestas del Programa

Marco. 6. Revisión de la propuesta

C. PREPARACIÓN Y FIRMA DE CONTRATOS

1. Completar formularios para la firma del Acuerdo de Subvención 2. Elaboración del presupuesto 3. Revisión y asesoramiento del Acuerdo de Consorcio 4. Documentación adicional 5. Revisión final

D. EJECUCIÓN DEL PROYECTO – JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

1. Financiación 2. Elaboración de hojas de registro horario 3. Justificación económica periódica 4. Auditorías 5. Enmiendas del Acuerdo de Subvención 6. Ayudas complementarias para la ejecución de proyectos internacionales 7. Resolución de conflictos

E. OBLIGACIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL

1. Preparación de la propuesta 2. Preparación de acuerdos 3. Ejecución del proyecto 4. Justificación del proyecto

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A. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA VIABILIDAD DE UNA PROPUESTA EN H2020

a. El beneficiario de la subvención es la institución, Universidad de Sevilla, siendo el investigador principal el responsable de su ejecución. Por tanto, todos los acuerdos y enmiendas necesarios para la ejecución de un proyecto deben ser visados y firmados por el responsable institucional (LSING).

b. Se ha eliminado la fase de negociación (CPF) con la Comisión Europea para la firma de los Acuerdos de Subvención (Grant Agreement). La fase de preparación del Grant Agreement está limitada a un máximo de tres meses, por lo que la parte B de la propuesta se incluye directamente como Anexo I – Description of the Action (DoA) . No habrá posibilidad de cambios significativos en el DoA, ni en el contenido, ni en el presupuesto, ni en la composición del consorcio. Por tanto, la propuesta debe ser viable desde un principio, cumpliendo con la legislación europea y nacional y la norma institucional.

c. El presupuesto debe estar correctamente elaborado para garantizar la viabilidad del proyecto.

d. El proceso de solicitud, ejecución y justificación de un proyecto europeo en Horizonte 2020 se realizará íntegramente vía electrónica, incluyendo las firmas de los representantes legales.

e. Por tanto, para garantizar la viabilidad de una propuesta, es imprescindible el asesoramiento y visto bueno de el STCE como encargada de la gestión de proyectos internacionales, que gestionará los datos de la organización en el Research Participant Portal – ECAS como Legal Entity Appointed Representative (LEAR). Esto asegurará que todas las propuestas presentadas en H2020 por investigadores de la Universidad de Sevilla puedan ejecutarse, en el caso de concederse una ayuda.

B. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS DEL PROGRAMA MARCO Todo investigador que esté trabajando en un consorcio para la solicitud de un proyecto europeo deberá informar por escrito de dicha propuesta al STCE , a través del “FORMULARIO – PROPUESTA DEL PROGRAMA MARCO”, así como de si finalmente se formaliza la propuesta y de si, ésta, finalmente resulta aprobada. Para ello deberá utilizar la dirección de e-mail: proyectoseuropeos@us.es. Con esta información el STCE podrá proporcionar al

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investigador información y asesoramiento para la correcta ejecución y gestión de los proyectos y evitar futuros problemas.

1. Formularios para la presentación de propuestas – Formularios administrativos (Parte A) La presentación de propuestas en el H2020 se hace a través del Research Participant Portal (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home), mediante el registro accesible desde el “Electronic Submission Service” disponible en cada convocatoria. Para cualquier duda en el procedimiento a seguir en el registro pueden consultar la guía disponible en el portal o acudir al STCE de la US. El coordinador del consorcio será el responsable registrar la propuesta y de generar el registro a cada socio, introduciendo el código PIC de cada organismo. Es necesario que previamente el investigador de la US se cree una cuenta ECAS en el Research Participant Portal para tener un usuario y una contraseña en el mismo (https://webgate.ec.europa.eu/cas/help.html). Esto le permitirá acceder a los formularios de la propuesta cuando el coordinador le genere su registro. El código PIC de la Universidad de Sevilla es: 999862518 Para que FIUS actúe como tercera parte de la Universidad de Sevilla y se encargue de la gestión económica del proyecto, también será necesario proporcionarle al coordinador del proyecto su código PIC. El código PIC de FIUS es: 985904412 La Parte A de las propuestas del Programa Marco se compone de tres partes y en cada convocatoria se podrá encontrar un borrador de estos formularios que deberán rellenarse a través del Submission Service:

• A1 (Información general de la propuesta): el responsable de rellenar este formulario será el coordinador de la propuesta.

• A2 (Información de cada participante): cada participante de la propuesta es responsable de cumplimentar su propio A2; El investigador principal de la Universidad de Sevilla deberá solicitar al STCE los datos necesarios para cumplimentar los datos administrativos de la Universidad.

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• A3 (Presupuesto): este formulario deberá rellenarlo el coordinador con los datos que reciba de cada participante.

2. Elaboración del presupuesto Para solicitar ayuda sobre la preparación del presupuesto de una propuesta del Programa Marco será necesario que el investigador principal reúna la siguiente información y la presente en el STCE: v Tipo de proyecto: Acciones de Investigación e Innovación, Acciones de

Coordinación y Apoyo (CSA), ERC, ITN, etc. v Participación de la Universidad de Sevilla en el proyecto: paquetes de

trabajo, tareas, etc. El coordinador de la propuesta generalmente proporciona a cada miembro de la propuesta una estimación del presupuesto máximo que deberá solicitar y del esfuerzo personal que dedicará cada participante (persona-mes) dependiendo de la asignación de tareas en el proyecto.

v Listado de investigadores de la US que formarán parte del proyecto (PDI de la US) así como una estimación del personal adicional (becarios o personal laboral) que imputarán costes al proyecto.

v Duración del proyecto. v Número de reuniones establecidas en el consorcio, asistencia a

Congresos, Workshops, etc. para estimar el coste de desplazamientos e inscripciones.

v Necesidad de la adquisición de equipos o materiales fungibles para la ejecución del proyecto.

v Otro tipo de gastos necesarios: publicaciones, protección de resultados, publicación de convocatorias internas, etc.

Con estos datos, el STCE realizará una propuesta de presupuesto, que garantice la viabilidad del proyecto.

3. Redacción de propuestas – Descripción de los participantes (Anexo Técnico -

Parte B)

La Parte B de las propuestas europeas describen las actividades que se van a llevar a cabo en el proyecto. Las actividades se agrupan en el plan de trabajo según paquetes de trabajo (WorkPackage – WP) atendiendo a objetivos comunes y resultados esperados de la ejecución de dichas actividades.

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En las plantillas de los formularios disponibles en cada convocatoria en la que se presenta la propuesta puede encontrarse información sobre los contenidos y extensión de cada uno de los puntos a desarrollar en la Parte B. La descripción individual incluirá:

- Una breve descripción de la Universidad de Sevilla. - Identificación y descripción del programa de investigación (s) con las que

participar en la acción propuesta, los principales objetivos del programa y cualquier experiencia y participación previa.

- Las principales funciones asignadas en la acción propuesta, así como la experiencia previa pertinentes para estas tareas.

- Breve perfil de los investigadores de la Universidad que formarán parte del equipo de trabajo y que se ocupará del trabajo asignado.

- La información con respecto a terceros vinculados y / o contribución en especie proporcionados por terceros. En este apartado, se incluirá la participación de FIUS como Third Party de la Universidad de Sevilla.

A continuación reflejaremos un ejemplo de cómo debe quedar la descripción de la Universidad de Sevilla, incluyendo a FIUS como Third Party, en la Parte B de la propuesta (no se incluye la descripción de líneas de investigación, experiencia previa y funciones en el proyecto dado que serán característicos de cada proyecto):

Ejemplo de descripción de la Universidad de Sevilla incluyendo a FIUS como Third Party

“The University of Seville considers research to be the work of creating, developing and updating scientific, technical, artistic and cultural criteria. Research activity is carried out in the heart of the Departments, University Institutes, and Research Centres; and is supported by public and private funding. The University has a strong commitment to socio-economical development of the Seville area, and therefore carries out intense transfer of knowledge and technology to society and its economic fabric.

• Campus of International Excellence, the US reference of Research, Development and Innovation (R&D).

• More than 400 research groups, almost 4,500 researchers and close to 7,500 yearly scientific publications with international impact.

• Technology transfer; knowledge management, collaboration with the economy.

• The spirit of enterprise and professional scope, introducing you to the business world. More than 9,000 students doing internships in more than 3,500 businesses.

• The University ranks third in Spain as far as number of patents generated on a national level, and is the founder of many Technology-Based Businesses.

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The third party associated to Universidad de Sevilla is Fundacion de Investigacion de la Universidad de Sevilla (FIUS). FIUS is a non profit legal entity which is linked to the US through the Framework Agreement signed on the 29th of May 2007 between the University of Seville and FIUS. FIUS acts on US's behalf for the administrative and financial management of costs engaged by US in its participation in EU Research and Innovation projects including issues related to employment and payment of personnel, purchase of equipment, consumables, etc. FIUS does not perform scientific/technical work in the project. As foreseen by the EC in its H2020 Annotated General Grant Agreement (Article 12 – Use of in-kind contributions provided by third parties free of charge), FIUS is to be considered a third party in charge of the financial and administrative aspects of the beneficiary’ involvement in RTD actions to improve and rationalise the administrative and financial management of the public body.”

Es muy importante que FIUS sea incluida en la propuesta desde el inicio dado que desde la entrada en vigor del H2020 la Comisión Europea no admite cambios administrativos en la fase de negociación de la propuesta. - Para aquellos casos en los que el equipo de trabajo de la US contemple la

participación de investigadores de otra entidad, deberá comunicárselo al STCE y trasladárselo al coordinador del proyecto para incluir en el proyecto la participación de esta nueva entidad asociada a la US como una “Third Party con contraprestación” (Artículo 11 del Modelo General del Grant Agreement).

4. Documentación adicional

En ocasiones, la Comisión Europea o el coordinador de la propuesta podrá solicitar documentación adicional a presentar junto con los formularios específicos de la propuesta: carta de intenciones, acuerdos de confidencialidad, descripción de la Thid Party o la justificación de su inclusión en el proyecto, etc. No es aconsejable que el investigador principal negocie los detalles de la inclusión de la Third Party, dado que su inclusión se debe a como organiza internamente la Universidad de Sevilla la gestión de los proyectos internacionales. Por todo ello el investigador responsable deberá dirigirse al STCE para solicitar ayuda a este respecto. Toda esta documentación será solicitada al STCE para su revisión y firma del representante legal de la Universidad de Sevilla, acompañado del Formulario– Propuesta del PM con información de la propuesta que se está preparando.

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5. Ayudas complementarias para la preparación de propuestas del Programa Marco Durante la fase de preparación de una propuesta del Programa Marco, el investigador principal de la US podrá recibir información sobre los tipos de ayudas disponibles para cubrir los gastos asociados a las actividades que implica la preparación de una propuesta del Programa Marco.

Los gastos que principalmente se pueden generar durante esta fase, y que serán objeto de solicitud por parte de los investigadores de la US que se encuentran preparando una propuesta, son gastos asociados a desplazamientos del equipo de la US a reuniones con el consorcio, organización de talleres o seminarios, asistencia técnica, constitución de consorcio, etc.

Se considerará también ayuda complementaria para la preparación de propuestas del PM, cualquier taller, seminario o jornada organizados con contenidos del PM cuya finalidad sea mostrar las directrices para la preparación y envío de propuestas. La celebración de estos eventos serán difundidos entre la comunidad investigadora más afín con la temática y contenidos que se traten.

El investigador principal de la US deberá presentar el Formulario – Propuesta del PM, y el STCE estudiará en cada caso la(s) posibilidad(es) disponible(s) en el momento de solicitud de esta ayuda.

6. Revisión de la propuesta: Es indispensable que la propuesta sea revisada por el STCE para asegurar la correcta cumplimentación de los formularios, tanto en los datos administrativos como los presupuestarios, así como la aportación completa de los documentos necesarios para considerar una propuesta elegible. Hay que tener en cuenta que en las convocatorias europeas no existe un plazo posterior a la fecha de cierre para la subsanación de documentación ni negociación en la fase de preparación del Acuerdo de Subvención, por lo que este paso es imprescindible para garantizar la viabilidad de la propuesta.

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FORMULARIO – PROPUESTA DEL PROGRAMA MARCO H20201

Investigador principal de la US en la propuesta:

Datos de contacto:

Título/Acrónimo de la propuesta:

Referencia de la convocatoria:

Coordinador de la propuesta (Nombre y datos de contacto):

SERVICIO SOLICITADO:

□ A.1. Formularios para la presentación de la propuesta □ A.2. Elaboración del presupuesto □ A.3. Redacción de la propuesta □ A.4. Documentación adicional □ A.5. Ayudas complementarias para la preparación de propuestas □ A.6. Revisión de la propuesta

DETALLE DEL SERVICIO SOLICITADO:

Fecha:

1 Este formulario deberá enviarse al email proyectoseuropeos@us.es

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C. PREPARACIÓN Y FIRMA DE CONTRATOS

Es importante destacar en este apartado que los contratos deberán ser firmados por el representante legal de la US (LSIGN), por lo que es imprescindible que la unidad encargada de revisar dichos contratos antes de la firma, el STCE, esté informada en todo momento. De esta forma se asegurará que el contrato que se está negociando cumple los requisitos necesarios para poder ser pasado a la firma.

La Preparación del Acuerdo de Subvención (Grant Agreement Preparation – GAP) es el proceso por el que el consorcio y la Unión Europea intercambian información para preparar el Acuerdo de Consorcio relativo a la financiación de un proyecto de investigación. El objetivo de este intercambio de información es producir el Acuerdo de Consorcio y sus anexos, incluyendo la Description of the Action (DoA).

1. Preparación del Acuerdo de Subvención (GAP)

a) Anexo I (DoA)

Cuando la propuesta europea ha sido evaluada favorablemente y seleccionada para la negociación, la Comisión Europea (CE) le comunicará al coordinador de la propuesta el resultado de la evaluación y la invitación para iniciar el proceso de preparación (Invitation Letter) a través del Portal del Participante (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/). Cuando se reciba la carta de invitación, debe remitirse al STCE lo antes posible, pues el tiempo máximo para la firma del Acuerdo de Subvención es tres meses tras esta notificación.

La Carta de Invitación insta al consorcio a editar los datos del Acuerdo de Subvención en el Participant Portal. Incluye el Evaluation Summary Report y el nombre y contacto del EU Project Officer con el que contactará el coordinador. Incluye tres plazos:

1. Envío de la primera versión del GA, que será revisada por el EU Project Officer. Description of the Action – DoA (antiguo DoW)

2. Envío de la versión final del GA. 3. Firma electrónica del LSIGN de la Declaration of Honour. Envío de los

Declaration Forms firmados (antiguos CPF) 4. Firma electrónica del LSIGN del Grant Agreement. Finalización del Grant

Agreement Preparation – GAP (antigua negociación)

El Anexo I o Description of the Action (DoA) es el anexo técnico o documento de trabajo, que incluye la parte científico – técnica del proyecto. La estructura de este Anexo I es la misma que la Parte B de la propuesta

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presentada. El DoA forma parte del Acuerdo y es por tanto vinculante. En principio, la Comisión Europea no admitirá cambios significativos en la fase de preparación del Acuerdo de Subvención y, en cualquier caso, cualquier cambio propuesto debe ser debidamente justificado. En la fase de ejecución, cualquier desviación del proyecto requiere el visto bueno de la UE y, si los cambios son sustanciales, requerirá un proceso de enmienda.

El presupuesto se incluirá como Anexo II al GA. En principio, no podrá sufrir cambios sustanciales al presentado en la propuesta. Deberá respetar tanto la normativa comunitaria como la nacional en función del tipo de gasto presupuestado.

Deberá incluirse en el contrato la siguiente información financiera: o Los costes totales, costes elegibles y máxima contribución comunitaria.

Se revisará la metodología empleada por los participantes para calcular los costes de personal y los costes indirectos. El investigador principal de la US deberá tener presente en este punto que la metodología empleada por la US para los costes de personal es el cálculo real. Incluirá una tabla desglosada del presupuesto estimado y por actividades para cada participante.

o Establecimiento de la cantidad de la prefinanciación, de la fecha de inicio del proyecto y de la duración.

o La necesidad de incluir alguna cláusula especial en el Acuerdo de Subvención.

o Cualquier cuestión de subcontrataciones y terceras partes deberán ser aclaradas.

b) Edición y envío de datos del Acuerdo de Subvención

La edición y envío de los datos se realizará a través del Grant Management Service del Research Participant Portal. Aquí se incluyen los roles y tareas de los diferentes usuarios y grupos. Para la Universidad de Sevilla, se estipularán los siguientes roles:

LEAR: proyectoseuropeos@us.es CoCo – PaCo: investigador principal LSIGN: viceinves@us.es

c) Validación y firmas: En esta fase, la Comisión validará los datos del GA. Los beneficiarios firmarán electrónicamente los Declaration of Honour. El coordinador y la

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UE firmarán el GA. Los LSIGN del resto de los beneficiarios contarán con 45 días para firmar electrónicamente el formulario de acceso.

c) Revisión y asesoramiento del Acuerdo de Consorcio

En la mayoría de las convocatorias del Programa Marco, será obligatorio el establecimiento de un Acuerdo de Consorcio que regule aquellos aspectos que serán necesarios para una buena organización del Consorcio y en los que la CE no tomará parte. Se trata de un contrato firmado por los participantes del proyecto y complementario con el Acuerdo de Subvención de la CE, en el que se contemplará todos aquellos aspectos específicos de cada proyecto.

En aquellas convocatorias que no sea obligatoria la firma del Acuerdo de Consorcio, la CE recomienda hacerlo con el fin de tratar todas aquellas cuestiones propias del consorcio y que no están contempladas en la normativa europea.

En aquellos casos en los que la CE establece la obligatoriedad de elaboración y firma del Acuerdo de Consorcio, este deberá estar firmado antes de la firma del Acuerdo de Subvención; por tanto, en la mayoría de las ocasiones, es durante la fase de preparación del mismo el momento más habitual en el que el coordinador del proyecto empieza a hacer circular un borrador de este documento entre los miembros del proyecto.

No hay un modelo oficial del Acuerdo de Consorcio, pero la CE proporciona un modelo de cláusulas para los mismos con las cuestiones que sí deben estar incluidas. Algunos organismos europeos han elaborado modelos de Acuerdos de Consorcio que pueden utilizarse como punto de partida y trabajarlos adaptándolos a las características propias de cada proyecto y consorcio.

Será tarea del coordinador del proyecto hacer circular un borrador del Acuerdo de Consorcio para reunir opiniones y comentarios de todos los miembros del proyecto. El investigador principal de la Universidad de Sevilla enviará al STCE este documento, con tiempo suficiente antes de la petición de la firma del representante legal, para la revisión de los contenidos. Cuando sea necesario la asistencia jurídica en materia de Propiedad Intelectual externa, el STCE tratará de resolver estas cuestiones a través del IPR-Helpdesk.

El STCE enviará al investigador principal o directamente al coordinador del proyecto los comentarios que crea oportuno (junto con los propuestos por el mismo investigador

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responsable) y estará pendiente de las versiones posteriores del Acuerdo de Consorcio alimentados con los comentarios del resto de los participantes. El documento final será de nuevo revisado por el STCE antes de la recogida de la firma del responsable legal de la Universidad de Sevilla.

d) Documentación adicional

Cuando la CE o el coordinador del proyecto requiera documentación adicional para aportar por la Universidad de Sevilla durante la preparación del Grant Agreement, el investigador principal lo solicitará a través del Formulario – Preparación Acuerdo de Subvención Horizonte 2020.

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FORMULARIO – PREPARACIÓN DEL ACUERDO DE SUBVENCIÓN HORIZONTE 20202

Investigador principal de la US en el proyecto:

Datos de contacto:

Título/Acrónimo del proyecto:

Referencia de la convocatoria:

Coordinador del proyecto (Nombre y datos de contacto):

Personal de la US vinculado al proyecto:

SERVICIO SOLICITADO:

□ B.1. Declaration Forms □ B.2. Revisión del presupuesto □ B.3. Acuerdo de Consorcio □ B.4. Documentación adicional

DETALLE DEL SERVICIO SOLICITADO:

Fecha:

2 Este formulario deberá enviarse al email proyectoseuropeos@us.es

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D. EJECUCIÓN DEL PROYECTO – JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

1. Financiación

Durante la negociación de cada proyecto se determina el número de periodos que comprenderá cada proyecto y la máxima financiación que recibirá. Esta información estará contemplada en el Contrato o Acuerdo de Subvención y Anexos al igual que el calendario de pagos del proyecto.

En el caso del Programa Marco, hay un pago avanzado (pre-financing) que se hace efectivo dentro de los 30 días posteriores a la entrada en vigor del Acuerdo de Subvención, y que permitirá al equipo de trabajo disponer de fondos desde prácticamente el inicio del proyecto y necesarios para realizar el trabajo previsto en los primeros meses del proyecto.

Por ello, por regla general, no será necesaria la solicitud de anticipos para la correcta ejecución del proyecto. Sin embargo, si así lo estimase necesario, el investigador principal podrá requerir un anticipo de parte del presupuesto comprometido, para lo cual deberá presentar a la Third Party una solicitud de anticipo (que se podrán encontrar en la página web de la Third Party) justificando su necesidad. El STCE evaluará la evolución y estado del proyecto y de acuerdo con la Third Party emitirá un informe favorable o no de la petición de anticipo solicitada por el investigador.

2. Elaboración de hojas de registro horario (Timesheets)

Todas las entidades legales participantes en el Programa Marco están obligados a participar en la única modalidad existente, la de Costes Totales, de modo de los presupuestos deberán reflejar no sólo los gastos adicionales producidos por la participación en un proyecto sino que además será necesario considerar todos los costes relativos a la participación. Esto se traduce fundamentalmente en la necesidad de valorar el esfuerzo del personal vinculado a la US (o personal permanente). El STCE elaborará unas hojas de registro horario personalizadas para cada proyecto y cada investigador de la US vinculado al proyecto a tiempo parcial. Estas hojas se realizarán según los contenidos del Anexo I del Acuerdo de Subvención (Description of the Action, DoA) y serán proporcionados al investigador principal para que las difunda al resto de los investigadores. En principio, en Horizonte 2020 el personal dedicado a tiempo completo al proyecto no requiere justificar sus horas a través de timesheets.

El investigador principal del proyecto recopilará periódicamente estas hojas debidamente cumplimentadas y las enviará al STCE con el fin de poder comprobar el correcto cumplimiento de las tareas asignadas. Del mismo modo, también se acordará al principio del proyecto, los periodos de envío de las hojas de registro (trimestral,

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semestral o anual, según cada caso) que se harán en formato electrónico para examinarlos antes de solicitarlos firmados con los datos definitivos que serán trasladados a los informes periódicos

3. Justificación económica periódica

La presentación periódica y final de los informes y entregables (“deliverables”) es una obligación contractual que serán evaluados por la CE con la asistencia de expertos independientes; tras la aprobación de estos informes la CE efectuará los pagos correspondientes.

En el Acuerdo de Subvención del proyecto se establece el número de periodos que comprende cada proyecto y su duración (generalmente, serán de 12 ó 18 meses).

Durante el curso del proyecto se deberá elaborar y presentar:

• Los entregables identificados en el Anexo I del Acuerdo de Subvención (Description of Action, DoA) y en la fechas indicadas.

• Los informes periódicos dentro de los 60 días posteriores al fin de cada periodo y el informe final: o Visión general del progreso de trabajo para la consecución de los

objetivos del proyecto, incluyendo los logros y cumplimiento de los hitos y resultado identificados en el Anexo I. Este informe deberá incluir una descripción de posibles desviaciones producidas durante la ejecución del trabajo frente a las establecidas en el Anexo I.

o Descripción de los recursos empleados. o Informes periódicos financieros y final: El STCE se encargará de

elaborar los estados de costes. El investigador principal del proyecto, deberá aportar toda la documentación necesaria para facilitar la elaboración de los informes económicos dentro del plazo fijado por la CE o internamente en el consorcio por el coordinador del proyecto. Dicha documentación deberá ir firmada por el investigador principal: § Timesheets de todos los investigadores vinculados al proyecto a

tiempo parcial, que deberá enviarse al STCE una vez finalizado el periodo a justificar.

§ Facturas correspondientes al periodo a justificar deberán tramitarse en la Third Party antes de finalizar el periodo a justificar.

§ Cuando sea solicitado, justificación del gasto presentado con las necesidades del proyecto.

§ Antes de enviar el informe económico, se le enviará al investigador principal, una relación de los costes a justificar por

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cada periodo para su revisión y aceptación. De esta relación de costes, el investigador podrá usar información para completar el resto de los informes que deberá presentarse (descripción de los recursos empleados, ya que tendrá que justificar la necesidad de ellos con el trabajo desarrollado).

• Toda esta información se entregará en el STCE junto con un escrito como el que figura en el ANEXO 4, en el cual declara que se han cumplido los compromisos de la US con el proyecto y en el que se describe la documentación entregada.

Los tres apartados del informe correspondiente a la justificación económica son:

4. Explanation of the use of the resources (a rellenar por el investigador con la información sobre el estado de costes remitido por el STCE)

5. Financial statements – Form C and Summary financial report (….)

6. Certificates (cuando la CE requiera la presentación de un informe de auditoría que acompañe al Form C, el STCE se encargará de contactar con el servicio de un auditor externo y de la presentación de la documentación necesaria, aportadas por las distintas unidades de la Universidad y de FIUS)

4. Gestión del gasto

a) Costes directos:

De acuerdo con el presupuesto asignado a la US en el proyecto, el investigador principal del proyecto, deberá aportar al STCE una distribución de los costes directos entre los distintos conceptos que estén previstos en el proyecto; cualquier gasto presentado a la Third Party que no estuviera contemplado en esta distribución inicial deberá estar debidamente justificado y autorizado por el STCE y, en aquellos casos que lo requieran, aprobado por el coordinador del proyecto o la CE.

La información de los costes por categorías del Anexo II del Acuerdo de Subvención es una estimación. Por ello, a la hora de justificar, puede hacerse con otras cuantías. Se pueden movilizar fondos entre categorías y entre socios sin necesidad de enmiendas ni comunicaciones a la UE, siempre y cuando se implemente el proyecto con forme al Anexo I, y siempre sin rebasar la financiación máxima.

• SI se puede: traspasar fondos entre socios para hacer reajustes en los costes finales y compensar desviaciones sobre lo presupuestado.

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• NO se puede (sin una enmienda o consentimiento expreso de la UE):

– Transferir tareas entre socios

– Cambiar el modelo de costes inicial (Ej: de costes reales a unitarios)

– Si afecta (o se debe) a un cambio sustancial en lo descrito en el Anexo I

– Si se trata de categorías lump sum

– Costes de subcontratación no descritos en el Anexo I

La contratación de personal se hará de acuerdo con la normativa de la Third Party y deberá estar contemplado en el concepto de Personal del presupuesto inicial. El personal contratado con cargo a un proyecto europeo deberá aportar un registro de horas para el proyecto europeo definiendo los Workpackages y un breve comentario de la tarea ejecutada que deberá ser entregada por el investigador principal junto con los Timesheets del resto de los investigadores vinculados.

Los pagos se ajustarán al presupuesto aprobado. Para el caso del PDI se podrán realizar gratificaciones una vez se hayan realizado justificaciones parciales o totales de la dedicación del mismo. Para este caso, el STCE de la US informará a la Third Party de los importes justificados que podrán ser dedicados a criterio del investigador responsable a gratificaciones del PDI u a otras necesidades del proyecto. Estos pagos también seguirán el procedimiento interno de la Third Party.

5. Auditorías

La CE puede solicitar en cualquier momento durante la ejecución del proyecto una auditoría a todos los beneficiarios del proyecto o a alguno de ellos, pudiendo extenderse esta revisión económica y/o técnica hasta 2 años después del pago final.

Por norma general, la CE establece que junto con el informe financiero final, aquellos beneficiarios que hayan solicitado más de 325.000 € de financiación en un proyecto, deberán presentar un certificado de los costes declarados en los informes financieros periódicos. Esta auditoría se llevará a cabo por un auditor externo y se incluye como coste directo en el presupuesto (ya no como subcontratación).

6. Enmiendas del Acuerdo de Subvención

Durante la fase de ejecución del proyecto, los cambios administrativos y menores en el Acuerdo de Subvención y sus anexos se realizarán por el Procedimiento informativo, a través del Participant Portal. Son cambios que no requieren el acuerdo de las partes, por ejemplo, un cambio en los representantes legales.

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Aquellos cambios que requieran el acuerdo entre la CE y los beneficiarios (por ejemplo, la modificación de los beneficiarios del proyecto) se realizarán a través del procedimiento de enmienda. Las enmiendas del Acuerdo de Subvención podrán modificar su contenido durante su vigencia. Para ello el coordinador del proyecto, en nombre del consorcio, lo solicitará a través del Participant Portal, a través de la opción “launch new amendment or task”. El representante legal del coordinador firmará la enmienda (FSING). Por ello, si la US es beneficiaria, el investigador principal deberá solicitar autorización previa al STCE para cualquier enmienda que afecte a la Universidad de Sevilla y deberá mantener informada al STCE de las enmiendas que se están solicitando y aportar la documentación oficial de la CE con la aprobación de los nuevos cambios.

7. Ayudas complementarias para la ejecución de proyectos internacionales

Durante la ejecución de un proyecto del Programa Marco, el investigador de la US podrá recibir información sobre los tipos de ayudas disponibles para cubrir los gastos de actividades complementarias a las previstas en el proyecto.

El investigador responsable de la US podrá solicitar esta información y el STCE estudiará en cada caso la(s) posibilidad(es) disponible(s) en el momento de solicitud de esta ayuda.

8. Resolución de conflictos

Una vez finalizado el proyecto, la CE podrá solicitar al coordinador del proyecto y sus beneficiarios, nuevos informes o aclaraciones de los informes ya presentados para poder resolver el cierre definitivo y liberar el pago final. El investigador principal deberá transmitir esta petición lo antes posible al STCE y colaborar en la aportación de los datos que le correspondan.

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E. OBLIGACIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL

El investigador principal ejercerá de responsable del proyecto ante la Universidad de Sevilla. Deberá ser PDI de la US a tiempo completo y podrá delegar las tareas de gestión y coordinación con el STCE en una persona de su equipo de trabajo. Dicha delegación no implicará la delegación de la responsabilidad como investigador principal, por lo que todos los documentos relacionados con la ejecución del proyecto deberán estar firmados por el investigador principal. Para realizar un cambio de investigador principal de un proyecto, será necesario solicitar autorización al STCE de la US antes de proponer cambios ante la autoridad gestora del programa internacional. El investigador principal habrá de desarrollar las siguientes tareas que se relacionan en la siguiente lista:

I. Preparación de la propuesta

1. Informar al STCEde la preparación de una propuesta de proyecto europeo, así como de su final solicitud.

2. Para asegurar la viabilidad de la propuesta, con carácter general todos los investigadores de la Universidad de Sevilla deben incluir a FIUS como Third Party en esta fase. También, el presupuesto debe estar visado por el STCE para asegurar su alineamiento con la legislación europea y nacional y la norma institucional.

3. Informar del resultado de la evaluación de la propuesta.

II. Preparación del Acuerdo de Subvención

1. En caso de evaluación positiva: trasladar el expediente al STCE, manteniéndola informada del inicio del proceso de preparación del Acuerdo de Subvención. Durante esta fase podrá solicitar ayuda del personal técnico del STCE si lo considerarse necesario. Si el organismo financiador requiriese datos adicionales, es recomendable que el investigador principal de la US ponga en contacto al STCE con dicho organismo para agilizar las negociaciones.

2. Entregar al STCE el borrador de Acuerdo para su revisión y Visto Bueno antes de dar conformidad al coordinador o a la CE.

3. Solicitar al STCE que realice la encomienda a la Third Party

III. Ejecución del proyecto

4. Desarrollar todas las actuaciones a las que está obligado como investigador principal durante la ejecución del proyecto. Entre ellas: velar por el desarrollo correcto de los trabajos realizados en el marco del consorcio, así como por la ejecución del presupuesto concedido de acuerdo con las reglas establecidas por la Comisión Europea y las normas de funcionamiento de la Third Party.

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5. En caso de que durante la ejecución del proyecto fuese necesario realizar modificaciones en el contrato, el investigador principal deberá solicitar autorización previa al STCE.

IV. Justificación del proyecto

6. Entregar toda la documentación en el STCE necesaria para la justificación periódica dentro de los siguientes 5 días posteriores a la finalización de cada periodo del proyecto. Toda la documentación de gestión de pagos que se encuentre en poder de la Third Party, será entregada por la Third Party en el STCE. La presentación de la documentación es responsabilidad del investigador principal del proyecto europeo o de la persona designada expresamente por aquel para hacerlo. Todos los documentos relacionados con la ejecución y justificación del proyecto deberán estar firmados por el investigador principal del proyecto. Acompañar toda la documentación del Anexo 4 firmado.

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DEFINICIÓN Y CÁLCULO DE COSTES DE PERSONAL DE LA US.

Costes elegibles y conceptos retributivos

Tabla de conceptos retributivos

Conceptos Salariales Funcionario/Contratado ¿Se carga a proyectos

europeos de investigación?

Sueldo base F/C Si Cuota patronal C Si Aportación funcionario Clases Pasivas y MUFACE

F Si

Aportación entidad Clases Pasivas y MUFACE

F No

Complemento de antigüedad (trienios) F/C Si Pagas extras (sueldo base + antigüedad) F/C Si Complemento productividad investigadora (sexenio)

F Si

Complemento por méritos docentes (quinquenios)

F Si

Complemento adicional C Si Complemento por ocupación de cargos universitarios

F/C Si

Complemento de destino docente F Si Complemento específico docente F Si Complemento autonómico docente F Si Indemnización por residencia F Si Remuneración por vinculación a plaza asistencial en Hospitales

F Si

Remuneración con cargo a colaboración con entidades externas (art. 83)

F/C No

Otras remuneraciones adicionales por la actividad docente no reglada

F/C No

Otras remuneraciones por actividades no relacionadas con la investigación

F/C No

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Los conceptos o complementos retributivos generados por instituciones diferentes (fundaciones u otros terceros) no podrán incluirse en el cálculo de costes. El coste hora de los investigadores se determinará a partir de su coste real:

Costes.hora= Coste total anual / nº horas productivas Para determinar el número de horas productivas la CE ofrece el uso de un número fijo de horas productivas anuales de 1720 horas. Para calcular el equivalente en número de horas productivas de una persona/mes basta con dividir por el número de meses del año; una persona/mes equivaldría por tanto a 143,33 horas. No todas las horas productivas de un investigador pueden imputarse a un proyecto europeo de investigación y tendrá que determinarse en cada caso el máximo de horas productivas imputables a un proyecto (*). Por regla general el PDI tendrá limitada la dedicación a proyectos de investigación a 2/3 de las horas productivas anuales para así tener en cuenta su dedicación a tareas docentes y de gestión. Además, deberá considerarse la participación simultánea en otros proyectos de investigación para repartir el número de horas máximas dedicadas a investigación. Cuando los investigadores participantes de más de un proyecto europeo tengan que presentar sus hojas de registro horario para la justificación periódica de un proyecto europeo, estas hojas deberán presentar igualmente el número de horas de dedicación a los otros proyectos europeos que estén activos en el mismo periodo. *Real Decreto 898/1985 de 30 de abril sobre el régimen del profesorado universitario (BOE no 146 de 19 de junio)

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HOJA DE REGISTRO HORARIO (DIARIO)

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HOJA DE REGISTRO HORARIO (SEMANAL)

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ANEXO 4 .

SOLICITUD DE JUSTIFICACIÓN DEL PERIODO …….. – PROYECTO ……..…

(Fecha)

D. ……………….., actuando como responsable del proyecto europeo …………., solicita la justificación económica del periodo y proyecto arriba indicados.

D. ……. adjunta a este escrito la información necesaria que permita a la Universidad de Sevilla realizar la justificación conforme al gasto real y a las actividades desarrolladas y se compromete a complementar dicha información para que el proyecto pueda ser justificado en el plazo establecido por el coordinador/organismo financiador. En caso de que el proyecto haya sufrido desvíos en el apartado técnico y/o presupuestario, D. ……… aporta un escrito justificativo.

Y para que así conste, a los efectos oportunos firmo la presente:

Firma investigador responsable:

Firma investigador colaborador Firma investigador colaborador

Firma investigador colaborador Firma investigador colaborador