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Clave: 6B24-003-009

ÍNDICE

Página

1 Base normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 3

5 Definiciones 5

6 Descripción de actividades 7

7 Diagrama de flujo 19

8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento

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Anexos

Anexo 1 Oficio de solicitud de registro de firmas

Anexo 2 Formato de registro de firmas

Anexo 3 Informe de “Cheques entregados”

Anexo 4 Informe de “Cheques en poder de caja”

Anexo 5 Oficio de cheques entregados

Anexo 6 Informe de “Cheques no cobrados en proceso de cancelación”

Anexo 7 Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica

Anexo 8 Informe de “Cheques revocados en proceso de cancelación”

Anexo 9 Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados

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Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de

servicios.

1 Base normativa

Manual de Organización de la Dirección de Finanzas registrado el 01 de junio de 2016, numeral 8.1.2.3.3, párrafos 3, 7,15 y 17.

2 Objetivo

Establecer las actividades para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios.

3 Ámbito de aplicación

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal responsable del control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios; para Nivel Central la División de Recursos Financieros de la Coordinación de Tesorería, a través del Área de Pagos, en Delegaciones la Jefatura de Servicios de Finanzas a través del Departamento de Tesorería; en las Áreas de Gestión Desconcentrada y Unidades Médicas de Alta Especialidad, a través del Departamento de Finanzas y en los Centros Vacacionales, la Gerencia de Finanzas a través de la Subgerencia de Finanzas y/o Tesorería y Cobranza.

4 Políticas

4.1 La Coordinación de Tesorería tendrá la facultad para actualizar y modificar el presente procedimiento, con base en las propuestas generadas por la División de Recursos Financieros, las Jefaturas de Servicios de Finanzas, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Centros Vacacionales.

4.2 La Coordinación de Tesorería interpretará para efectos administrativos, el presente procedimiento y resolverá los casos no previstos en el mismo, a través de la División de Recursos Financieros.

4.3 Los Titulares de la División de Recursos Financieros, de la Jefatura de Servicios de Finanzas, del Departamento de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad y en Áreas de Gestión Desconcentrada y de la Gerencia de Administración y Finanzas y/o Gerencia de Finanzas en los Centros Vacacionales, vigilarán y verificarán el cumplimiento de las políticas y actividades del presente procedimiento.

4.4 La Coordinación de Tesorería a través de la División de Recursos Financieros, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones, los Directores Generales de las Unidades

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Médicas de Alta Especialidad y Gerentes Generales y/o Administrador General de los Centros Vacacionales que cuenten con poder notarial, deberán contratar el servicio de pago a proveedores y prestadores de servicios con cheque, con las instituciones bancarias que realizan la protección centralizada. 4.5 La División de Recursos Financieros por conducto del Área de Pagos será responsable de enviar vía Host to Host en forma centralizada los archivos de protección de cheques, a través del “Sistema PREI-Millenium”. Los Responsables del control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios, serán responsables de:

4.6 Comprobar que todos los cheques, contengan la leyenda de “NO NEGOCIABLE”. 4.7 Solicitar previo a la entrega de los cheques, la siguiente documentación:

4.7.1 Personas físicas: identificación oficial vigente y “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (Anexo1 del “Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos”; clave 6130-003-002, actualizado el 07 de enero de 2016), expedido por el módulo de cuentas por pagar. 4.7.2 Personas morales: poder notarial para verificar que el representante legal tenga facultades para pleitos y cobranzas o administración, identificación oficial vigente y “Contra-recibo” clave 6130-009-001 expedido por el módulo de cuentas por pagar. 4.7.3 Áreas internas del Instituto que requieran que personal a su cargo recojan los cheques para efectuar el trámite de pago de servicios, para lo cual, deberán entregar:

“Oficio de solicitud de registro de firmas” clave 6B24-010-012 (anexo 1) dirigido a la Coordinación de Tesorería o Jefatura de Servicios de Finanzas según corresponda, solicitando el registro de firmas del personal autorizado, adjuntando el “Formato de registro de firmas” clave 6B24-009-009 (anexo 2), así como las copias de las identificaciones oficiales vigentes.

NOTA: El registro se deberá actualizar en forma anual o en caso de que exista cualquier modificación.

Escrito a la División de Recursos Financieros o al Departamento de Tesorería según corresponda, solicitando la entrega de los cheques el cual debe contener:

Número de contra-recibo clave 6130-009-001 Nombre del beneficiario

Importe Nombre de la persona autorizada para recibir los cheques

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4.8 Cancelar los cheques devueltos conforme a lo establecido en el presente documento y concentrar los recursos al flujo institucional.

Generales

4.9 Las guías funcionales indicadas en el presente procedimiento se podrán consultar en la siguiente liga:

http://prei.imss.gob.mx/manualusr/PREI/ce0288.a.htm 4.10 El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la normatividad en la materia y demás disposiciones vigentes aplicables al respecto. 4.11 El lenguaje empleado en el presente documento, en los anexos y formatos, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos.

4.12 El presente documento actualiza y deja sin efectos al “Procedimiento para el control de cheques en poder de caja y entrega de los mismos a proveedores del Instituto, así como el control de cheques en dólares para el pago de viáticos al extranjero en nivel central”, clave 6290-003-034, registrado el 15 de diciembre de 2008. 5 Definiciones

5.1 archivo de respuesta: Es la información que proporciona el banco una vez que los cheques están protegidos bancariamente la cual permite actualizar el estatus de los cheques en el “Sistema PREI-Millenium”.

5.2 área de pagos: (AP) Área dependiente de la División de Recursos Financieros de la Coordinación de Tesorería, responsable del control y entrega de los cheques a proveedores y prestadores de servicios en Nivel Central.

5.3 áreas del módulo de cuentas por pagar: Se considerarán como tales a las siguientes, de manera conjunta o individualmente, según corresponda:

División de Trámite de Erogaciones de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, en Nivel Central.

Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de la Jefatura de Servicios de Finanzas, en Delegaciones.

Departamento de Finanzas, en las Áreas de Gestión Desconcentrada.

Oficina de Trámite de Erogaciones, en las Unidades Médicas de Alta Especialidad.

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Subgerencias de Finanzas, en los Centros Vacacionales.

5.4 Avisos de contenido: Se le denominará a la hoja que se entrega con cada cheque y que contiene: fecha del cheque, número de proveedor, número de cheque, número de factura, fecha de vencimiento, número de comprobante, importe bruto, importe pagado y nombre del proveedor, en donde firma de recibido de conformidad, (Anexo 1 denominado “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002, del “Procedimiento para la ejecución del ciclos de pago a través del Sistema PREI-Millenium”, clave 6B13-003-001, registrado el 29 de agosto de 2016, de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones. 5.5 contra-recibo: Documento emitido por el “Sistema PREI-Millenium”, que ampara la recepción de documentos entregados para trámite de pago. “Contra-recibo” (Anexo 1, clave 6130-009-001, del Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos, clave 6130-003-002, de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, actualizado el 07 de enero de 2016). 5.6 identificación oficial vigente: Para el presente procedimiento se reconocen: La credencial para votar con fotografía vigente expedida por el Instituto Nacional Electoral (INE) o Instituto Federal Electoral (IFE), pasaporte vigente y cédula profesional. 5.7 IMSS o Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.8 Reporte de cheques emitidos: Son los cheques que se generan en el ciclo de pagos y contiene consecutivo, número de cheque, nombre del beneficiario, fecha de emisión e importe, dicho documento es el Anexo 2 denominado “Reporte de cheques emitidos”, clave 6B13-014-003 del “Procedimiento para la ejecución del ciclos de pago a través del Sistema PREI-Millenium”, clave 6B13-003-001, registrado el 29 de agosto de 2016, de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones. 5.9 responsables del control y entrega de cheques: Se entenderá por el personal que realiza el pago con cheque a proveedores: en Nivel Central, el Área de Pagos de la División de Recursos Financieros, en Delegaciones el Departamento de Tesorería de la Jefatura de Servicios de Finanzas; en las Áreas de Gestión Desconcentrada y Unidades Médicas de Alta Especialidad, el Jefe del Departamento de Finanzas y en los Centros Vacacionales el Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas. 5.10 Sistema PREI-Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales. Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resources Planning - Planeación de los Recursos Empresariales).

5.11 UN: Unidad de Negocios

Responsable Actividad Documentos involucrados


6. Descripción de actividades del Procedimiento para el control y entrega de cheques

a proveedores y prestadores de servicios

PAGO CON CHEQUE A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS

ETAPA I Control de cheques

Área de Pagos/ Departamento de Tesorería / Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas

1. Recibe del Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda, el “Reporte de los cheques emitidos”, clave 6B13-014-003, “Cheques” y “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002, para el control y la entrega de cheques.

Reporte de cheques emitidos 6B13-014-003

Cheques

Avisos de contenido 6B13-014-002

2. Revisa que los datos de los “Cheques” y los “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002, correspondan a los contenidos en el “Reporte de cheques emitidos”, clave 6B13-014-003.

Cheques


Reporte de cheques emitidos 6B13-014-003

3. Identifica los “Cheques” cancelados en el “Reporte de cheques emitidos” 6B13-014-003, del Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda. NOTA: Cancela en la “Banca electrónica” la protección de cheques (actividad 27) y realiza la devolución de recursos (actividad 31).

Reporte de cheques emitidos 6B13-014-003 Banca electrónica/ protección de cheques

4. Coloca en la parte frontal del “Cheque” y del “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002, el sello con la leyenda: “Para abono en cuenta del beneficiario”. NOTA: No se impondrá el sello a los “Cheques” de fondo fijo y los de la cuenta 42060204, denominada Emolumentos a Consejeros Representantes de los

Sectores Obrero y Patronal.

Cheque




Área de Pagos/ Departamento de Tesorería / Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas

5. Accede a la “Banca electrónica” e imprime “Consulta de protección en la Banca electrónica”. NOTA: Si los cheques cancelados se protegieron bancariamente, se tiene que cancelar la protección en la “Banca electrónica”.

Banca electrónica/ Consulta de protección

Consulta de protección en la Banca electrónica

6. Accede al “Sistema PREI-Millenium”, verifica que el estatus de los cheques en poder de caja sea el de “Protegido”, conforme a la Guía funcional No. 5 “Estatus de los cheques”.

Sistema PREI-Millenium /Estatus

Guía funcional No. 5

No está “Protegido”

Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas

7. Informa mediante “Correo electrónico de aviso” al Área de Pagos de la División de Recursos Financieros que los cheques en poder de caja no están con estatus “Protegido”.

Correo electrónico de aviso

Área de Pagos 8. Recibe “Correo electrónico de aviso” del Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/ Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas y envía “Correo electrónico de aviso” a la División de Servicios de Información para Administración, Finanzas y Jurídico, solicitando se verifique que la Institución bancaria, haya depositado en el servidor el archivo de respuesta.

Correo electrónico de aviso

Archivo de Respuesta

No hay archivo de respuesta

9. Envía “Correo electrónico de notificación” a la Institución bancaria solicitando el depósito del archivo de respuesta.

Correo electrónico de notificación

Archivo de respuesta



Área de Pagos 10. Recibe “Correo electrónico de respuesta” de la Institución bancaria con la confirmación del depósito del archivo de respuesta.

Continúa en la actividad 6.

Correo electrónico de respuesta

Archivo de respuesta

Si hay archivo de respuesta

11. Ejecuta en el “Sistema PREI-Millenium” en forma manual la bitácora con base en la Guía Funcional No. 27 “Protección de Cheques Central”.


Sistema PREI-Millenium/ bitácora

Guía Funcional No. 27

Si está “Protegido”

Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas

12. Recaba en los “Cheques” las firmas autógrafas de dos de los funcionarios registrados ante la Institución Bancaria y se asegura de que todos estén firmados.

Cheques

13. Accede a la “Banca electrónica” y obtiene la “Consulta de movimientos” para confirmar que se hayan depositado los recursos que amparan los cheques emitidos, previo a la entrega al proveedor o gestor autorizado.

Banca electrónica/ Consulta de movimientos

ETAPA II Entrega de cheques

14. Recibe del proveedor o gestor autorizado el “Contra-recibo” clave 6130-009-001, e “Identificación oficial vigente” y revisa que los siguientes datos coincidan con los contenidos en los “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002:

Número de “Contra-recibo” clave 6130-009-002

Contra-recibo 6130-009-001

Identificación oficial vigente

Avisos de contenido




Nombre del beneficiario

Importe

En el caso de ser gestor también deberá entregar el oficio establecido en la política 4.7.3 del presente procedimiento.

NOTA: En el caso de reexpedición de cheque, el beneficiario deberá presentar el “Oficio de solicitud” que entregó al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda, con sello original de recibido.

6B13-014-002

Oficio de solicitud

Los datos no son correctos

15. Informa al beneficiario y solicita que presente la documentación correcta de acuerdo al cheque expedido.


Los datos son correctos

16. Solicita al beneficiario o gestor autorizado, registre en el “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002, los siguientes datos:

Leyenda “Recibí cheque original”

Nombre completo

Firma

Fecha

Hora

Folio de la identificación oficial que presenta


17. Entrega “Cheques” y marca en el “Sistema PREI-Millenium”, la entrega del cheque conforme a la Guía funcional No. 5 “Estatus de los Cheques” y ordena por número progresivo los “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002, al término del horario de pago.

Cheques

Sistema PREI-Millenium/entrega de cheques






18. Genera en el “Sistema PREI-Millenium” conforme a la Guía funcional No. 5 “Estatus de los Cheques”, los informes de cheques con los siguientes estatus:

Informe de “Cheques entregados ”, clave 6B24-014-006 (anexo 3)

Informe de “Cheques en Poder de Caja”, clave 6B24-014-007 (anexo 4)

NOTA: Los informes se deberán generar diariamente al término del horario de pago.

Sistema PREI-MILLENIUM/ informes


6B24-014-006 Anexo 3

6B24-014-007 Anexo 4

19. Confirma que el Informe de “Cheques entregados”, clave 6B24-014-006 (anexo 3), así como el Informe de “Cheques en poder de caja”, clave 6B24-014-007 (anexo 4), coincidan con los “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002 y “Cheques”, en forma impresa.

6B24-014-006 Anexo 3

6B24-014-007 Anexo 4


Cheques

No coincide la información

20. Valida la información en el “Sistema PREI-Millenium” y se corrige la inconsistencia detectada.


Sistema PREI-Millenium

Sí coincide la información

21. Firma en forma mancomunada el Informe de “Cheques entregados”, clave 6B24-014-006 (anexo 3), así como el Informe de “Cheques en poder de caja”, clave 6B24-014-007 (anexo 4). NOTA: Los informes deberán estar firmados por los responsables del control y entrega de cheques.

6B24-014-006 Anexo 3

6B24-014-007 Anexo 4




22. Elabora y remite al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda el “Oficio de cheques entregados” clave 6B24-010-014 (anexo 5) e Informe de “Cheques entregados” clave 6B24-014-006 (anexo 3).

6B24-010-014 Anexo 5

6B24-014-006 Anexo 3

23. Obtiene acuse de recibo del “Oficio de cheques entregados” clave 6B24-010-014 (anexo 5) y lo archiva en “Expediente de cheques entregados”, así como la siguiente documentación:

Informe de “Cheques entregados”, clave 6B24-014-006 (anexo 3), de acuerdo a la Guía funcional No. 5 “Estatus de los cheques”.

“Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002.

Acuse de recibo 6B24-010-014 Anexo 5

Expediente de cheques entregados

6B24-014-006 Anexo 3



ETAPA III Cancelación de cheques

24. Obtiene diariamente del “Sistema PREI-Millenium” informe de “Cheques no cobrados en proceso de cancelación” clave 6B24-014-008 (anexo 6) e Informe de “Cheques revocados en proceso de cancelación” clave 6B24-014-009 (anexo 8) de acuerdo a la Guía funcional No. 5 “Estatus de los Cheques” y procede según el tipo de cheques:

a. Cheques no cobrados:


b. Cheques revocados:


Sistema PREI-Millenium/ informes

6B24-014-008 (anexo 6)

6B24-014-009 (anexo 8)





25. Separa los “Cheques” que tengan una antigüedad mayor a 30 días naturales a partir de la fecha de su emisión.

Cheques

26. Coloca el sello de “Cancelado” a los “Cheques”, así como a sus “Avisos de contenido” con clave 6B13-014-002.

NOTA: Por los cheques cancelados a petición de las áreas requirentes del pago, se deberán realizar las actividades de esta etapa.

Cheques


27. Accede a la “Banca electrónica” y efectúa la cancelación de la protección de los cheques no cobrados e imprime la “Consulta de Cheques: cancelado”.

Continúa en la actividad 31. NOTA: El Departamento de Finanzas de las Áreas de Gestión Desconcentrada, envía al Departamento de Tesorería en la Delegación el “Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica” clave 6B24-010-015 (anexo 7).

Banca electrónica/ cancelación

Consulta de cheques: cancelado

6B24-010-015 Anexo 7

28. Identifica los cheques con una antigüedad mayor a 60 días naturales a la fecha de su expedición, de acuerdo al Informe de “Cheques revocados en proceso de cancelación” con clave 6B24-014-009 (anexo 8).

6B24-014-009 Anexo 8

29. Obtiene de la “Banca electrónica” la “Consulta de movimientos” para corroborar que no hayan sido pagados.


Si están pagados

Continúa en la Actividad 33.

No están pagados

30. Efectúa en la “Banca electrónica” la cancelación de la protección de los cheques, obtiene la “Consulta de Cheques cancelados” y realiza la cancelación de los cheques en el “Sistema PREI-Millenium” de acuerdo a la Guía funcional No. 5

Banca electrónica/ Consulta de cheques: cancelado




“Estatus de los cheques”. NOTA: El Departamento de Finanzas de las Áreas de Gestión Desconcentrada, envían al Departamento de Tesorería en la Delegación el “Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica” clave 6B24-010-015 (anexo 7).

Sistema PREI-Millenium/ Cancelación


6B24-010-015 Anexo 7

31. Realiza la devolución de recursos en el “Sistema PREI-Millenium”, de acuerdo con la Guía funcional No. 31 “Devolución de Recursos Delegación”, por los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados.

Sistema PREI- Millenuim/ Devolución de recursos


32. Confirma en la “Banca electrónica” que se haya realizado el cargo en la cuenta designada por la devolución de recursos y guarda en electrónico la “Consulta de movimientos”.


33. Elabora y remite al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda el “Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados” clave 6B24-010-016 (anexo 9), adjuntando los siguientes informes emitidos en el “Sistema PREI-Millenium”:

Informe de “Cheques no cobrados en proceso de cancelación” clave 6B24-014-008 (anexo 6).

Informe de “Cheques revocados en proceso de cancelación” clave 6B24-014-009 (anexo 8).

Obtiene “Acuse de recibido”.

NOTA: Identifica los casos que estén pagados en el Informe de “Cheques revocados” en proceso de cancelación” clave 6B24-014-009 (anexo 8).

6B24-010-016 Anexo 9

Sistema PREI-Millenium/Informes

6B24-014-008 Anexo 6

6B24-014-009 Anexo 8

Acuse de recibo




34. Integra y archiva expediente de acuerdo al tipo de cheque:

Expediente

Cancelados, no cobrados y/o revocados

“Acuse de entrega” al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda del “Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados” clave 6B24-010-016 (anexo 9).

Informe de “Cheques no cobrados en proceso de cancelación”, clave 6B24-014-008 (anexo 6) y/o “Cheques revocados en proceso de cancelación”, clave 6B24-014-009 (anexo 8).

“Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica” clave 6B24-010-015 (anexo 7).

“Consulta de Cheques: cancelado”

“Pantalla de la aprobación de la cancelación” en el “Sistema PREI-Millenium”.

“Pantalla de la cancelación de la protección en la Banca electrónica”.

“Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN" con estatus de “Enviada” en el “Sistema PREI-Millenium”.

NOTA: Para la destrucción de “Cheques” se deberán apegar a lo establecido en el “Procedimiento para la recepción, guarda y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados”, clave 6B21-003-033.

Acuse de entrega 6B24-010-016 Anexo 9

6B24-014-008 Anexo 6

6B24-014-009 Anexo 8

6B24-010-015 Anexo 7

Consulta de Cheques: cancelado

Pantalla de la aprobación de la cancelación

Pantalla de la cancelación de la protección en la Banca electrónica

Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN

Procedimiento 6B21-003-033



CAMBIO DE ESTATUS EN EL SISTEMA PREI-MILLENIUM POR CHEQUES DEVUELTOS

Área de pagos No recibe solicitud de cambio de estatus Continúa en la actividad 38.

Si recibe solicitud de cambio de estatus

35. Recibe “Oficio de solicitud de cambio” de la Jefatura de Servicios de Finanzas o del Jefe del Departamento de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad, en el que solicitan el cambio de estatus de “Pagado” a “En poder de caja”, para la reexpedición del pago, con los siguientes datos:

Número de cheque

Nombre del beneficiario

Importe

Fecha de emisión

Cuenta bancaria a cuatro dígitos en el “Sistema PREI-Millenium”

Estatus del cheque en el “Sistema PREI-Millenium”

Anexa al “Oficio de solicitud de cambio” la siguiente documentación:

Pantalla de la consulta de “Cheques en poder de caja”, con los estatus de “pagado” y “conciliado”.

Copia del “Cheque” debidamente cancelado y/o “Aviso de cancelación” por parte del banco.

Copia del “Estado de cuenta” y/o “Consulta de movimientos” en donde se refleje el cargo y el abono por el cheque mal negociado.

“Pantalla de la Solicitud de Recursos no

Oficio de solicitud de cambio

Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja

Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación del banco 1C

Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, cheque mal negociado 1C

Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN

Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, con el cargo por la devolución de recursos 1C



Área de Pagos Ejercidos UN" con estatus de “aceptada”.

Copia del “Estado de cuenta” y/o “Consulta de movimientos” de la “Banca electrónica” donde se refleje el cargo por la devolución de recursos.

“Carta de solicitud de reexpedición de pago” por parte del beneficiario y/o área interna del Instituto.

Carta de solicitud de reexpedición de pago

36. Ingresa al “Sistema PREI-Millenium” para aprobar y confirmar el cambio de estatus del cheque y notifica por “Correo electrónico de cambio de estatus” al área solicitante.

Sistema PREI- Millenium/cambio de estatus del cheque

Correo electrónico de cambio de estatus

37. Integra expediente por Delegación o Unidad Médica de Alta Especialidad con la siguiente documentación:

“Oficio de solicitud de cambio”.

“Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja, con los estatus de pagado y conciliado”.

Copia del “Cheque” debidamente cancelado y/o “Aviso de cancelación” por parte del banco.

Copia del “Estado de cuenta” y/o “Consulta de movimientos” en donde se refleje el cargo y el abono por el cheque mal negociado.

“Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN con estatus de aceptada”.

Copia del “Estado de cuenta” y/o “Consulta de movimientos” de la “Banca electrónica” donde se refleje el cargo por

Expediente

Oficio de solicitud de cambio

Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja

Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación 1C

Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, cheque mal negociado 1C

Pantalla de la Solicitud de



Área de Pagos

la devolución de recursos.

“Carta de solicitud de reexpedición de pago” por parte del beneficiario y/o área interna del Instituto.

Recursos no Ejercidos UN

Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, devolución de recursos 1C

Carta de solicitud de reexpedición de pago

38. Da por terminado el proceso.

Fin del Procedimiento

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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para el control y entrega de cheques a

proveedores y prestadores de servicios

Consulta de

protección en la

banca electrónica

Banca

electrónica/

consulta de

protección

Banca

electrónica/

consulta de

protección

Banca

electrónica/

protección

de cheques

Guía

funcional

No. 5

Avisos de

contenido

6B13-014-002

Cheques

Reporte de cheques

emitidos

6B13-014-003


Cheques

Reporte de cheques

emitidos

6B13-014-003

INICIO

ÁREA DE PAGOS /

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA /

DEPARTAMENTO DE FINANZAS/

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS Y/O GERENTE DE

FINANZAS

3

5

4

Identifica los cheques cancelados en

“Reporte de cheques emitidos ”NOTA

Accede a la “Banca electrónica” e

imprime “Consulta de protección”NOTA

PAGO CON CHEQUE A

PROVEEDORES Y PRESTADORES

DE SERVICIOS

ETAPA I

Control de cheques

Coloca sello con leyenda: “Para

abono en cuenta del beneficiario” a

los “Cheques” y a los “Avisos de contenido”

NOTA

A

PREI-

Millenium/

Estatus

6

Accede al “Sistema PREI-Millenium”,

verifica que el estatus de cheques

en poder de caja sea el de

“Protegido”

Recibe del Área del módulo de cuentas

por pagar “Reporte de cheques

emitidos” , “Cheques” y “Avisos de

contenido”

1

Reporte de cheques

emitidos

6B13-014-003


Cheques

2

Revisa que los datos de los cheques y

“Avisos de contenido” correspondan

con “Reporte de cheques emitidos”

a

a

11

10

|


8

Archivo de

respuesta

Banca

electrónica/

Consulta de

movimientos

Cheques

Archivo de

respuesta

De respuestaDe respuesta

Archivo de

respuesta

De aviso

De aviso

NO

SI

¿Está “Protegido”?

Informa mediante correo al Área de

Pagos que los cheques no están

“Protegidos”

7

Recibe y envía solicitando se

verifique haya depositado el archivo

de respuesta.

ÁREA DE PAGOS

¿Hay archivo de respuesta?

De notificación

NO

Envía “Correo de notificación” a la

Institución bancaria solicitando el

depósito del archivo de respuesta

9

Recibe “Correo de respuesta” de la

Institución bancaria con la

confirmación del archivo de

respuesta

10

Recaba en cheques las firmas

autógrafas de dos funcionarios

registrados y se asegura de que

estén firmados

Accede a la “Banca electrónica”

obtiene la “Consulta de

movimientos” para confirmar que se

hayan depositado los recursos

previo a la entrega al proveedor o

gestor autorizado

SI

13

A

B

12

6

ÁREA DE PAGOS/





FINANZAS

Guía

funcional

No. 27

PREI-

Millenium/

bitácora

Ejecuta en el “Sistema PREI-

Millenium” en forma manual la

bitácora

11

6





FINANZAS

7

|


Oficio de solicitud

Avisos de contenido

6B13-014-002

Guía

funcional No.

5

PREI-

Millenium/

Entrega de

cheques

Cheques



Identificación oficial

vigente

Contra recibo

6130-009-001

C

Informa al beneficiario solicita que

presente la documentación de

acuerdo al cheque expedido

14

¿Los datos son correctos?

B

ETAPA II

Entrega de cheques

Recibe del proveedor o gestor

“Contra-recibo” e “Identificación

oficial vigente” revisa que los datos

coincidan en “Avisos de contenido”

NOTA

15

SI

NO

Solicita al beneficiario o gestor

registre en el “Avisos de contenido”

los datos

14

16

17

15

Entrega cheques y marca en

“Sistema PREI-Millenium” la

entrega y ordena por número

progresivo los“Avisos de

contenido”

|


6B24-014-007

Anexo 4

6B24-014-006

Anexo 3

PREI-

Millenium

Cheques


6B24-014-007

Anexo 4

6B24-014-006Anexo 3

6B24-014-007

Anexo 4

6B24-014-006

Anexo 3

Guía

funcional

No. 5

18

C

Genera en “Sistema PREI-

Millenium” los informes de cheques

con los EstatusNOTA

19

Confirma que el Informe de “Cheques entregados”, así como el Informe de “Cheques en poder de caja”, coincidan con “Avisos de contenido” y “Cheques”, en forma impresa

SI

¿Coincide la información?

NO

Valida la información en “Sistema

PREI-Millenium” y se corrige la

inconsistencia

20

18

20

Firma en forma mancomunada el

Informe de “Cheques entregados”,

así como el Informe de “Cheques en

poder de caja”NOTA

21

D

PREI-Millenium/Informes

|


Guía

funcional

No. 5

6B24-010-015

Anexo 7

6B24-014-009Anexo 8

6B24-014-008Anexo 6



Consulta de cheques:

cancelado

Banca

electrónica/

Cancelacón


Cheques

Cheques

Avisos de contenido

6B13-014-002

Guía

funcional

No. 5

6B24-014-006

Anexo 3

6B24-010-014

Anexo 5

Acuse

6B24-014-006

Anexo 3

6B24-010-014

Anexo 5

22

D

Elabora y remite al Área del módulo

de cuentas por pagar que

corresponda el “Oficio de cheques

entregados” e Informe de

“Cheques entregados”

23

Obtiene acuse de recibo del “Oficio

de cheques entregados” y lo archiva

en “Expediente de cheques

entregados”, así como la

documentación

ETAPA III

Cancelación de cheques

Expediente de

cheques Entregados

Obtiene diariamente del “Sistema

PREI-Millenium” informe de

“Cheques no cobrados en proceso

de cancelación” e Informe de

“Cheques revocados en proceso de

cancelación” y procede según el tipo

de cheque

b

b

24

25

Separa los “Cheques” que tengan

una antigüedad mayor a 30 días

naturales a partir de la fecha de su

emisión

Cheques no cobrados

¿Tipo de cheques? Cheques Revocados

26

Coloca el sello de “Cancelado” a los

“Cheques”, así como a sus “Avisos

de contenido” NOTA

31

27

Accede a la “Banca electrónica” y

efectúa la cancelación de la

protección de los cheques no

cobrados e imprime “Consulta de

Cheques: cancelado” NOTA

E

6B24-014-009

Anexo 8

28

Considera los cheques con

antigüedad mayor a 60 días

naturales a la fecha de su

expedición

|


6B24-010-015

Anexo 7

Guía

funcional

No.5

PREI-

Millenium/

Cancelación

Acuse de recibo

6B24-014-009

Anexo 8

6B24-014-008

Anexo 6

PREI-

Millenium/

Informes

6B24-010-016

Anexo 9

Elabora y remite al Área del módulo

de cuentas por pagar “Oficio de

cheques cancelados, no cobrados y/

o revocados” adjuntando los

informes emitidos en el “Sistema

PREI-Millenium”, obtiene acuse de

recibo

NOTA

Banca

electrónica/

Consulta de

movimientos

Guía

Funcional

No. 31

Banca

electrónica/

Consulta de

cheques

cancelados

Banca

electrónica/

Consulta de

movimientos

E

29

Obtiene de la “Banca electrónica” la

“Consulta de movimientos” para

corroborar que no hayan sido

pagados

SI

¿Están pagados?

NO

Efectúa en la “Banca electrónica” la

cancelación de la protección de los

cheques, obtiene “Consulta de

Cheques cancelados” realiza la

cancelación de los cheques en el

“Sistema PREI-Millenium”

NOTA

30

c

c

27

32

Confirma en la “Banca electrónica”

que se haya realizado el cargo por

la devolución de recursos

33

PREI-

Millenium/

Devolución de

recursos

31

Realiza la devolución de recursos

en el “Sistema PREI-Millenium” por

los cheques cancelados, no

cobrados y/o revocados

Procedimiento

6B21-003-033

Pantalla de la

Solicitud de Recursos

no Ejercidos

Pantalla de la

cancelación de la

protección en la

Banca electrónica

Pantalla de la

aprobación de la

cancelación

Consulta:Cheques cancelado

6B24-010-015

Anexo 7

6B24-014-009

Anexo 8

6B24-014-008

Anexo 6

6B24-010-016

Anexo 9

Acuse

34

Integra y archiva expediente de

acuerdo al tipo de cheque

NOTA

Expediente de cheques

cancelados, no cobrados y/o

revocados

F

|


Carta de solicitud de

reexpedición de pago

1C

Estado de cuenta y/o

Consulta de

movimientos,

devolución de

recursos

De cambio de estatus

Pantalla de la solicitud

devolución de

recursos no ejercidos

1C


Consulta de

movimientos, cheque

mal negociado

1C

“Cheque”

debidamente

cancelado y/o “Aviso

de cancelación

Pantalla de la

consulta de “Cheques

en poder de caja”

Oficio de solicitud de

cambio de estatus

Expediente

Cambio de

estatus

Carta de solicitud de

reexpedición de pago

1C


Consulta de

movimientos,

devolución de

recursos

Pantalla de la solicitud

devolución de

recursos no ejercidos

1C


Consulta de

movimientos, cheque

mal negociado

1C

“Cheque”

debidamente

cancelado y/o “Aviso

de cancelación

Pantalla de la

consulta de “Cheques

en poder de caja”

Oficio de solicitud de

cambio de estatus

CAMBIO DE ESTATUS EN EL

SISTEMA PREI-MILLENIUM POR

CHEQUES DEVUELTOS

ÁREA DE PAGOS

35

37

Integra expediente por Delegación o

Unidad Médica de Alta Especialidad

con la documentación

FIN

F

Ingresa al “Sistema PREI-Millenium”

para aprobar y confirmar el cambio

de estatus y notifica al área

solicitante

36

d

d

¿Recibe solicitud de cambio

de estatus?

Recibe “Oficio de solicitud de

cambio” de la Jefatura de Servicios

de Finanzas o de la Unidad Médica

de Alta Especialidad

NO

SI

PREI-

Millenium/

cambio de

estatus del

cheque

38

38

Da por concluido el proceso 34

de 26 Clave: 6B24-003-009

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios.

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el control y entrega de

cheques a proveedores y prestadores de servicios.

Clave

Título del Documento

Observaciones

6B24-010-012 Oficio de solicitud de registro de firmas Anexo 1

6B24-009-009 Formato de registro de firmas Anexo 2

6B24-014-006 Informe de “Cheques entregados” Anexo 3

6B24-014-007 Informe de “Cheques en poder de caja” Anexo 4

6B24-010-014 Oficio de cheques entregados Anexo 5

6B24-014-008 Informe de “Cheques no cobrados en proceso de cancelación”

Anexo 6

6B24-010-015 Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica

Anexo 7

6B24-014-009 Informe de “Cheques revocados en proceso de cancelación”

Anexo 8

6B24-010-016 Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados

Anexo 9

|

Página 1 de 3

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 1 “Oficio de solicitud de registro de firmas”

|

Página 2 de 3

Clave: 6B24-003-009

, a Oficio / /

Presente. Con base en lo establecido en la política 4.6.3 del “Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios”, clave 6B24-003-009, anexo “Formato de registro de firmas” debidamente requisitado con firmas autógrafas y copias de las identificaciones oficiales del personal adscrito a ésta Coordinación a mi cargo, facultados para recoger cheques ante la Coordinación de Tesorería. Sin otro particular, reciba un cordial saludo. Atentamente Anexo: Formato(s) de registro de firmas.

6B24-010-012

6

7

8

2

5 4

3

Instituto Mexicano del Seguro Social

1

|

Página 3 de 3

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 1

“Oficio de solicitud de registro de firmas” INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. DATO ANOTAR

1 Adscripción

Dirección y Coordinación Normativa a la que pertenece en nivel central y Jefatura de Servicios en delegaciones.

2 Lugar Ciudad y entidad federativa a la que pertenece la delegación.

3 Fecha Día, mes y año de elaboración.

4 Clave Presupuestal Clave presupuestal del área que genera el oficio.

5 / Número de oficio asignado.

6 Destinatario Título profesional, nombre y datos del Coordinador de Tesorería en nivel central o Jefe de Servicios de Finanzas en delegaciones.

7 Atentamente Nombre completo y el cargo de quien valida y autoriza el documento (Coordinador Normativo en nivel central o Jefe de Servicios en delegaciones).

8 Anexo: Número de formatos de registro de firmas anexos al oficio.

|

Página 1 de 3

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 2 “Formato de registro de firmas”

|

Página 2 de 3

Clave: 6B24-003-009

Registro de firmas del personal autorizado para recoger cheques ante la por concepto de ____________________:

No. Nombre Cargo Firma Autorizada

Vigencia a partir del al

Autoriza

NOTA: Favor de anexar copia la identificación oficial vigente, con la cual en lo subsecuente el personal autorizado recogerán los cheques.

4 5 6 7

10

8 9


1

3

2

6B24-009-009

|

Página 3 de 3

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 2

“Formato de registro de firmas” INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. DATO ANOTAR

1 Adscripción

Dirección y Coordinación Normativa a la que pertenece en nivel central y Jefatura de Servicios en delegaciones.

2 Área ante la que se validan las firmas

Coordinación de Tesorería en nivel central y Jefatura de Servicios de Finanzas en delegaciones.

3 Concepto El concepto de pago del cheque (pago de servicios, finiquitos, laudos, créditos hipotecarios, etc.).

4 Número Número consecutivo de personas autorizadas para el efecto.

5 Nombre Nombre del gestor autorizado.

6 Cargo Cargo que ocupa el gestor autorizado en la Coordinación o Jefatura de Servicios a la que pertenece.

7 Firma Autorizada Firma del gestor autorizado.

8 Vigencia a partir del Fecha a partir del inicio de la vigencia, especificando día, mes y año

9 Vencimiento Fecha final de la vigencia, especificando día, mes y año.

10 Autoriza Nombre y firma del Coordinador Normativo o Jefe de Servicios que autoriza.

Nota.- Las vigencias se deberán renovar cada año, cuando haya cambios en el personal autorizado o bien del titular de la Coordinación Normativa o del Jefe de Servicios que autoriza.

|

Página 1 de 2

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 3 Informe de “Cheques entregados”

|

Página 2 de 2

Clave: 6B24-003-009

6B24-014-006

|

Página 1 de 2

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 4 Informe de “Cheques en poder de caja”

|

Página 2 de 2

Clave: 6B24-003-009

6B24-014-007

|

Página 1 de 3

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 5

“Oficio de cheques entregados”

|

Página 2 de 3

Clave: 6B24-003-009

, a

Oficio /

Presente Remito reporte de cheques entregados el día de hoy, con cargo a la cuenta bancaria terminaciónoooooooooooooooooooode Lo anterior, para conocimiento y efectos a que haya lugar. Sin otro particular, reciba un cordial saludo. Atentamente Anexo: Informe PREI-Millenium

6B24-010-014

4

6

7

9

5

8

2 3


1

|

Página 3 de 3

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 5

“Oficio de cheques entregados” INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. DATO

ANOTAR

1 Adscripción

Dirección y Coordinación Normativa en nivel central, Jefatura de Finanzas en Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada.

2 Lugar Ciudad y nombre de la entidad federativa a la que pertenece la delegación.


4 Clave presupuestal Clave presupuestal del área que genera el oficio.

5 Oficio Número de oficio asignado.

6 Responsable del módulo de cuentas por pagar

Título profesional, nombre y datos del Titular del módulo de cuentas por pagar que corresponda.

7 No. de Cuenta Número de la cuenta bancaria del cheque expedido.

8 Institución bancaria Nombre de la institución bancaria a la que corresponde la cuenta del cheque expedido.

9 Remitente Nombre completo y el cargo, de quién valida y autoriza el documento (Jefe de Área de Pagos en nivel central, Jefe del Departamento de Tesorería en Delegaciones y Jefes de Oficina en las Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada).

|

Página 1 de 2

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 6 Informe de “Cheques no cobrados en proceso de cancelación”

|

Página 2 de 2

Clave: 6B24-003-009

6B24-014-008

|

Página 1 de 3

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 7 “Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica”

|

Página 2 de 3

Clave: 6B24-003-009

, a

Oficio / Presente Solicito se realice la cancelación de la protección en la banca electrónica de los cheques emitidos de la cuenta detallados a continuación:

Número de cheque Beneficiario Fecha de emisión Importe

Lo anterior para continuar con el proceso de cancelación de los cheques, asimismo agradeceré remita los comprobantes de dicha operación. Sin otro particular reciba un cordial saludo Atentamente

6B24-010-015

13

4 5

6

7

8

9 10 11 12

2 3


1

|

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Clave: 6B24-003-009

ANEXO 7 “Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO.

DATO ANOTAR

1 Adscripción Unidad Médica de Alta Especialidad o Área de Gestión Desconcentrada.

2 Lugar Ciudad y nombre de la entidad federativa a la que pertenece la Unidad Médica de Alta Especialidad o Área de Gestión Desconcentrada




6 Jefe del Departamento de Servicios de Finanzas

Título profesional y nombre completo del Jefe de Servicios de Finanzas en la Delegación.

7 Cheques Total de cheques a cancelar la protección en la banca electrónica.

8 Cuenta Número de la cuenta de los cheques emitidos e institución bancaria.

9 Número de cheque Número correspondiente del cheque.

10 Beneficiario Nombre completo del beneficiario del cheque.

11 Fecha de emisión Fecha completa de emisión del cheque.

12 Importe Total de importe en pesos del cheque.

13 Remitente Título y nombre del Jefe del Departamento de Finanzas.

|

Página 1 de 2

Clave: 6B24-003-009

ANEXO 8 Informe de “Cheques revocados en proceso de cancelación”

|

Página 2 de 2

Clave: 6B24-003-009

6B24-014-009

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Clave: 6B24-003-009

ANEXO 9 “Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados”

|

Página 2 de 4

Clave: 6B24-003-009

a

Oficio / Presente

Remito Informe denominado del Sistema PREI-Millenium, informo que los cheques expedidos de la cuenta bancaria de , fueron cancelados en la banca electrónica el día de hoy, asimismo se realizó la devolución de recursos no ejercidos y la cancelación de los mismos, como a continuación se describen:

No.

CASOS BENEFICIARIO(s)

FECHA DE EMISIÓN

IMPORTE

($)

No. CHEQUE

No. DE SOLICITUD PREI-

MILLENIUM

Lo anterior, para conocimiento y efectos a que haya lugar. Atentamente Anexo: El referido

Con copia:

6B24-010-016

2 3

4

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15

16

5

17


1

|

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Clave: 6B24-003-009

ANEXO 9

“Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados” INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. DATO ANOTAR

1 Adscripción

Dirección y Coordinación Normativa en nivel central, Jefatura de Finanzas en Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada.

2 Lugar Ciudad y nombre de la entidad federativa a la que pertenece la delegación.




6 Responsable del módulo de cuentas por pagar según corresponda

Título profesional, nombre y datos del titular del módulo de cuentas por pagar que corresponda.

7 Denominación “Cheques Cancelados”, “Cheques no cobrados en proceso de cancelación” y/o “Cheques revocados en proceso de cancelación” según corresponda.

8 No. de Cuenta Número de la cuenta bancaria de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados.

9 Institución bancaria Nombre de la institución bancaria a la que corresponde la cuenta de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados.

10 No. de Casos Número de casos.

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Clave: 6B24-003-009

ANEXO 9 “Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. DATO

ANOTAR

11 Beneficiario(s) Nombre de los beneficiarios de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados.

12 Fecha de emisión Fecha de emisión de los cheques

13 Importe ($) Importe en pesos de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados.

14 No. de cheque Folio o número de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados.

15 No. de solicitud PREI- Millenium Número de solicitud de devolución de recursos no ejercidos del Sistema PREI-Millenium.

16 Atentamente Nombre completo y el cargo de quién valida y autoriza el documento (Jefe del Área de Pagos en nivel central, Jefe del Departamento de Tesorería en delegaciones).

17 Con copia Titular de la División de Recursos Financieros en nivel central, Jefe de Servicios de Finanzas en Delegaciones y Jefe del Departamento de Finanzas en las Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada.

anexo 6 anexo 8 - imssreposipot.imss.gob.mx/.../6b24-003-009.pdf · anexo 5 oficio de cheques...

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