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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –

INVITACIÓN A OFERTAR: Servicios Generales (Aseo, cafetería, desinfección, mantenimiento menores y manejo integral de

residuos) en las sedes de COMFENALCO Antioquia

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1. OBJETO DEL SERVICIO

1.1. Servicio de Aseo y Cafetería

Ofrecer un servicio de aseo y limpieza acorde a las necesidades de las sedes bajo el detalle requerido en las presentes especificaciones , con cobertura a nivel regional donde COMFENALCO hace presencia, así como el suministro de equipos y/o elementos de limpieza que garanticen espacios limpios y confortables y una adecuada administración del inventario de los consumibles requeridos bajo las políticas definidas de la caja, garantizando la prestación oportuna y adecuada hacia el público en general, cumpliendo con los estándares y los indicadores de calidad definidos.

1.2. Servicio de Desinfección Brindar un servicio de limpieza y de desinfección de manera integral (insumos y equipos requeridos), acorde a las necesidades de las sedes a nivel general bajo las mejores prácticas que garanticen la asepsia e innocuidad en los distintos inmuebles y/o espacios físicos donde opere la Caja, así como el cumplimiento en términos de biodegrabilidad y sostenibilidad ambiental, cumpliendo con los estándares y los indicadores de calidad definidos.

1.3. Mantenimientos menores Brindar el servicio de mantenimientos menores para las diferentes sedes de Comfenalco Antioquia con alcance regional, de manera eficiente y eficaz , con alta calidad en los procesos en condiciones seguras de trabajo, dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y a las políticas de seguridad y salud en el trabajo, con un alto enfoque de sostenibilidad ambiental garantizando las necesidades y/o expectativas tanto de los usuarios internos como externos, cumpliendo con los estándares definidos y los indicadores de calidad respectivos. En cada sede se realizara la definición de la necesidad o no, del servicio.

1.4. Manejo Integral de residuos. Brindar la prestación del servicio acorde a las necesidades de las sedes, en relación a la recolección, almacenamiento, transporte, manejo y disposición final de residuos ordinarios, aprovechables y no aprovechables y peligrosos en cada una de las sedes que opera la Caja a nivel regional, dando cumplimiento a la normatividad legal y ambiental requerida, cumpliendo con los estándares definidos y los indicadores de calidad respectivos.




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2. RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL Para COMFENALCO, la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) es un factor diferenciador que involucran a todos los distintos actores con los que la Caja interactúa, bien sea de manera directa y/o indirecta, dentro de los cuales se puede mencionar: Comunidades, población infantil, sector público y privado, afiliados y no afiliados y empleados, los cuales merecen servicios de calidad, satisfacción y de oportunidad, por lo que se quiere resaltar la RSE como un pilar a desarrollar. Para COMFENALCO los proveedores no solo son las empresas que nos facilitan soluciones y/o servicios frente a los requerimientos ofertados, sino que son aliados estratégicos que ayudan en consolidar servicios con calidad, eficiencia y oportunidad, donde se quiere hacer referencia a distintos factores que hacen parte del RSE y evidenciar verdaderos factores de éxito de sostenibilidad:

2.1. Factor económico

Los oferentes deberán presentar propuestas justas, competitivas y objetivas en relación al alcance del RFP en mención, sin que medien intereses personales y/o individuales, salvaguardando la rentabilidad deseada y respetando el Código de Buen Gobierno como código de ética que refleje una relación transparente y recíproca entre las partes.

2.2. Factor social Los oferentes deberán fomentar y potencializar la calidad de vida de los colaboradores que prestaran sus servicios hacia COMFENALCO, como la inclusión en planes de bienestar laboral, plan carrera, reconocimientos y/o méritos en relación a los resultados obtenidos, que incida en la armonía del clima laboral tanto hacia los mismos empleados como hacia nuestros usuarios internos, afiliados y público en general. Así mismo, el proveedor deberá de contratar en lo posible con personal de influencia del municipio de la sede a atender, con el fin de generar el mayor impacto de empleabilidad. Comfenalco Antioquia, como Caja de Compensación Familiar está comprometida con los objetivos del milenio, en donde cabe resaltar la no explotación laboral de menores de edad, el respeto por la dignidad, la libertad de credo, el respeto por los derechos humanos, color y/o raza y cualesquier manifestación cultural de los individuos que presten sus servicios a la Caja.

2.3. Factor ambiental El proveedor u oferente deberá dar cumplimiento a los aspectos normativos y regulatorios, a los que haya lugar, tratando siempre de minimizar la utilización de sustancias químicas no biodegradables, garantizando la correcta utilización de los insumos requeridos, que sean nocivos tanto para el personal como a nivel ambiental, al igual que la adecuada




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utilización de los recursos no renovables como agua y energía en pro de facilitar los procesos de aseo, limpieza y de mantenimiento en general, así como la correcta disposición de cualquier sustancia que por su peligrosidad obedezca un tratamiento especial, como hacia la protección de la fauna y flora en donde incide la Caja a nivel regional.

2.4. Usuarios y comunidad en general Velar por un adecuado relacionamiento hacia el público objetivo (afiliados y no afiliados), con respeto y tolerancia, que de manera directa y/o indirecta se benefician del servicio ofrecido por los aliados estratégicos en aras de contribuir a la fidelización y/o satisfacción de los mismos para con COMFENALCO. 3. DEFINICIONES

Áreas Públicas: Son todas aquellas de uso frecuente por los usuarios de los servicios de las sedes de la Caja. Se pueden mencionar algunas áreas públicas como lobby, salones, estacionamientos, gimnasio, bar, restaurante, elevadores, pasillos, áreas de piscina por fuera de los cerramientos, zonas de juegos infantiles, zonas húmedas, entre otros.

Áreas Públicas externas: También se les conoce como zonas públicas o front of the house. Se caracterizan por estar total o parcialmente expuestas a la luz del sol y el aire. Entre estas están lobby, recepción, salones, auditorios, restaurantes, pasillos, baños públicos, ascensores, entre otros. También existen otras áreas públicas como las puertas principales, estacionamiento, áreas de piscina, gimnasio o áreas/ zonas deportivas, centros de negocios, canchas, placas deportivas, pistas, entre otros.

Áreas Públicas Internas: Conocidas como zonas privadas o back of the house. Son aquellas destinadas al uso de los empleados. Entre las áreas internas de una sede, se encuentran las siguientes: sótanos, oficinas administrativas, baños de personal, escaleras de emergencia, área de proveedores, bodegas, pasillos, comedor de personal.

Outsorcing: Término del inglés que se traduce al español como 'subcontratación', 'externalización' o 'tercerización'. En el mundo empresarial, designa el proceso en el cual una organización contrata a otras empresas externas para que se hagan cargo de parte de su actividad o producción.

Acopio: Acción tendiente a reunir los residuos sólidos generados, en un sitio específico adecuado para tal fin.

Aprovechamiento: Proceso mediante el cual, a través de un manejo integral de los residuos sólidos, los materiales recuperados se reincorporan al ciclo




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económico y productivo en forma eficiente, por medio de la reutilización, el reciclaje, la incineración con generación de energía, el Compostaje, entre otros.

Caracterización: Análisis de laboratorio realizados a los residuos para determinar sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas. A partir de estos resultados se definen las alternativas de tratamiento y/o disposición final de los desechos

Centro de Acopio: Lugar destinado para el almacenamiento de los residuos, antes de ser entregados para su tratamiento y disposición final.

Disposición Final: Hace referencia a que el residuo no tiene más contacto con el ambiente, es enterrado en un relleno de sanitario o relleno de seguridad para el caso de los residuos peligrosos.

Gestión integral: Es el manejo que implica la cobertura y planeación de todas las actividades relacionadas con la gestión de los residuos desde su generación hasta su disposición final.

Manejo Integral: Es la adopción de todas las medidas necesarias en las actividades de prevención, reducción y separación en la fuente, acopio, almacenamiento, transporte, aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final, importación y exportación de residuos o desechos peligrosos, individualmente realizadas o combinadas de manera apropiada, para proteger la salud humana y el ambiente contra los efectos nocivos temporales y/o permanentes que puedan derivarse de tales residuos o desechos.

Residuo Orgánico: Es todo desecho de origen biológico, biodegradable, se compone naturalmente y tiene la propiedad de poder desintegrarse o degradarse rápidamente, transformándose en otra materia orgánica. Para este estándar se entenderán como restos de alimentos.

Residuos Peligrosos: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos.

Residuos reciclables y/o aprovechables: Son los residuos que pueden someterse a un nuevo proceso de aprovechamiento, para convertirlos en materia prima útil en la fabricación de nuevos productos.

Recolección, transporte y disposición final: Proceso de aislar y confinar los desechos y residuos sólidos en forma definitiva, efectuado por las empresas de servicios públicos, depositándolos en lugares especialmente diseñados para




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recibirlos y confinarlos, sin ningún riego de contaminación y en algunos casos favoreciendo la transformación biológica de los materiales fermentables, de forma que no representen daños o riesgos a la salud y al ambiente.

Residuos no aprovechables, no peligrosos: son residuos que no tienen ningún valor comercial, que no son utilizados como materia prima para fabricar otro producto, sus características no los clasifica como residuos peligrosos y requiere tratamiento y disposición final.

4. DETALLE DEL SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA 4.1. Servicio de Aseo

Garantizar las condiciones del servicio de limpieza y aseo acordes a las necesidades del presente anexo, bajo estándares de calidad (cumplimiento de indicadores y ANS definidos), con eficiencia y oportunidad, con el fin de asegurar la satisfacción tanto del usuario interno como externo y público en general.

4.1.1. Generalidades requerimientos del Servicio de Aseo El prestador del servicio deberá cumplir con las políticas establecidas por COMFENALCO, de acuerdo a los procedimientos definidos en Seguridad Física, Seguridad y Salud en el Trabajo y las demás adoptadas por la Caja, igualmente deberá revisar el alcance definido en el Anexo 5. Datos consolidados de las sedes, donde se detalla el listado de sedes que son objeto de intervención para el presente RFP, dando cumplimiento a los siguientes aspectos:

Contar con el personal idóneo y calificado que cumpla con los perfiles requeridos, garantizando la prestación del servicio.

Cumplir con las actividades detalladas en la prestación del servicio bajo los términos del presente (RFP), que harán parte del contrato, cumpliendo con los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) acordados entre las partes.

El interventor asignado para el aseguramiento en la prestación del servicio a contratar, será el único interlocutor ante el prestador del servicio como el representante de COMFENALCO frente a los requerimientos y/o necesidades definidas para las distintas sedes y será quien apruebe tanto los servicios que se incluyan en el alcance del servicio requerido.

El prestador del servicio deberá presentar informes periódicos mensuales en relación al cumplimiento de los servicios pactados y con las evidencias requeridas.

La calidad del servicio no se deberá ver afectado por situaciones de ausentismo y/o novedades del personal contratista.

Construir cuadro de rutinas diarias del personal asignado a cada una de las sedes y actualizarlas según el caso, las cuales deben de ser validadas y aprobadas por parte del interventor del servicio.




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Elaborar conjuntamente el cronograma de actividades rutinarias y no rutinarias de las sedes donde se preste el servicio, entre el supervisor e interventor del servicio y dar cumplimiento a la ejecución del mismo, acorde a las necesidades de cada una de estas, de acuerdo a lo definido en el Anexo 5 Datos consolidados de las sedes.

Garantizar la implementación de los check list de manera mensual, en relación al cumplimiento de las actividades realizadas conforme a las sedes definidas en el Anexo 5 Datos consolidados de las sedes.

El proveedor deberá hacer entrega de protocolos de aseo para cada una de las especialidades de limpieza y el cumplimiento estricto de los mismos para cada una de las actividades relacionadas en este documento.

Verificación de actividades como cumplimiento a la veracidad de las mismas bajo la revisión del interventor asignado al contrato y acompañamiento del supervisor del servicio.

Registro de check list de planillas adecuadas en las unidades sanitarias, evidenciando el aseo profundo y/o retoques de las mismas, las cuales se deben de publicar en las distintas sedes y áreas requeridas, como a su vez control y registros de los aseos profundos de las actividades emergentes realizadas en las sedes acorde a las programaciones definidas.

Garantizar el empalme adecuado y con las tareas culminadas correspondiente al turno que finaliza, con el fin de generar el menor impacto posible al turno entrante.

Por ningún motivo el personal asignado a la prestación del servicio, deberá hacer uso de celulares personales y/o manos libres, salvo en casos de fuerza mayor debidamente autorizado por parte del supervisor del servicio y/o administradores de la sede.

El uso de radios personales, queda totalmente prohibido al igual que todo elemento ajeno durante la prestación del servicio.

En el momento que se evidencie situaciones de fuerza mayor como apoyo a contingencias requeridas en la prestación del servicio por fuera de los horarios y días laborales establecidos, el prestador del servicio deberá atender el (los) requerimientos de acuerdo a las necesidades evidenciadas.

El contratista deberá responder por cualquier daño y/o deterioro que se cause a los bienes, equipos, muebles y enseres de la Caja en ocasión a las actividades realizadas por el personal a cargo, siempre y cuando se cuenten con las evidencias requeridas del mismo. Para el caso de afectación a usuarios, la empresa deberá generar un protocolo de resarcimiento hacia el usuario afectado, bien sea de tipo económico y/o moral en concordancia tanto con el administrador del servicio como el interventor del contrato.

Ajustar los horarios del personal que prestará servicios en el momento que así se amerite, sin afectar el cumplimiento legal de la jornada laboral.

Proporcionar un interlocutor in house, el cual tendrá como sede de trabajo la asignada por COMFENALCO, el equipo y demás elementos requeridos para su gestión deberá ser suministrado por el prestador del servicio, excepto el puesto de trabajo.




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Realizar los cerramientos con las medidas de seguridad requeridas de acuerdo a las áreas a intervenir, garantizando la protección necesaria a los transeúntes.

El interventor podrá solicitar en cualquier momento al coordinador del servicio por parte del proveedor, los movimientos de personal que considere adecuados a las necesidades de la Caja.

Gestionar de manera oportuna, los requerimientos solicitados de parte del interventor del servicio, acorde a la prestación del servicio requerida bajo los tiempos establecidos en un plazo no mayor a (48) horas.

Garantizar por parte del supervisor asignado, las visitas de seguimiento a las diferentes sedes donde se preste el servicio.

Asegurar la limpieza y/o desinfección de las diferentes fuentes de agua como espejos de agua y fuentes decorativas de sedes, senderos de agua decorativos, bajo parámetros normativos de PH y normas de salubridad y bajo control de planillas.

Implementar en compañía del supervisor del contrato indicadores de gestión que van asociados a la calificación del proveedor. 4.1.2. Requisitos del Personal a nivel General

El prestador del servicio de aseo, cafetería deberá garantizar la idoneidad y pertinencia del personal para la prestación adecuada del servicio, el cual deberá soportar los siguientes documentos:

Examen médico de aptitud física, al momento del ingreso.

Verificación de antecedentes penales y constancia del mismo.

Hoja de vida del personal.

Planilla de pago de seguridad social del personal outsourcing vigente de manera mensual.

Reporte mensual de planilla y entrega de elementos de protección personal, como la dotación respectiva.

Para el personal que se requiera para trabajos en alturas, se deberá contar con los exámenes médicos de aptitud vigente al igual que el certificado de alturas emitido por parte las autoridades competentes y/o legales que garanticen lo concerniente a la resolución 1409 de 2012, así como para espacios confinados y trabajos en caliente según el caso.

El prestador del servicio, deberá proporcionar el panorama de factores de riesgos, programas de Salud Ocupacional en relación al cumplimiento de la ley 1562 de 2012 y licencia vigente del representante de Salud Ocupacional, con el fin de hacer seguimiento de manera anual a los planes definidos por el prestador, garantizando la eficiencia y cuidado del talento humano asignado para la ejecución de la operación en la Caja.

Realizar procesos de capacitación y formación que garanticen la idoneidad en el cumplimiento del servicio, como el cumplimiento de protocolos adecuados de aseo y desinfección, recolección y/o disposición de residuos y manejo de sustancias




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químicas y de mantenimientos menores, con un alto enfoque de satisfacción del servicio, con las respectivas evidencias en su asistencia y nivel de eficiencia asimilado por el personal outsourcing. Garantizando una periodicidad semestral como retroalimentación permanente.

Aportar los certificados de manipulación de alimentos acorde a las funciones requeridas del personal que realice funciones en atención de cafetines, preparación de refrigerios y/o actividades de apoyo en Centros de Producción de Alimentos (CPA), para estos últimos, lo concerniente a los exámenes periódicos según lo definido en el decreto 3075 de 1997 y demás normatividad vigente.

Portar el uniforme de manera correcta, garantizando de esta manera una adecuada prestación del servicio, que generen un impacto positivo tanto para nuestros afiliados, como no afiliados y público en general.

El personal en misión deberá presentarse puntualmente y debidamente uniformado al momento de iniciar el turno.

Contar con el acompañamiento requerido y continuo por parte del (los) supervisores, que garanticen la calidad y eficiencia en la prestación del servicio, el cual deberá contar con una formación técnica y/o tecnológica o con una experiencia mínima de 5 años en manejo de personal y coordinación de actividades propias de aseo y cafetería.

El proveedor deberá asegurar la prestación continua del servicio, ante ausentismos, faltas, calamidades, renuncias, entre otras novedades de personal.

Asegurar la prestación del servicio del personal outsourcing, mediante la definición y/o publicación de los cuadros de turnos en las sedes donde se preste el servicio.

4.1.3. Listado de actividades de limpieza a nivel general

El prestador del servicio deberá dar cumplimiento a las actividades de limpieza requeridas, acorde a las necesidades de las sedes detalladas en el Anexo 5. Datos consolidados de las sedes, garantizando el correcto aseo y desinfección acorde a las generalidades detalladas en el ítem anterior y conforme a los siguientes criterios, así:

No Listado Actividades de Limpieza

1 Áreas públicas: lobbys de hoteles, parqueaderos, zonas de estacionamiento, áreas fuera de los cerramientos de piscinas, zona de juegos infantiles, corredores, pasillos, zonas de descanso, muros perimetrales, senderos, vías, puertas de acceso y/o portones de cualesquier material, zonas comunes habitacionales.

2 Áreas públicas internas: Aseo y limpieza diaria de equipos de oficina, teléfonos, persianas, cortinas, blackout y equipos de cómputo.

3 Áreas públicas internas: Aseo y limpieza diaria de puestos de trabajo (escritorios - sillas - gabinetes - archivadores - descansa pies - divisiones modulares y muebles en general).




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4 Limpieza de elementos de decoración, cuadros, cerámicas, extintores, botiquín, señalización, lámparas de mesas, floreros y materas.

5 Limpieza de dispensadores de agua.

6 Limpieza de ventiladores de techo y de oficinas.

7 Áreas públicas externas: Barrer, trapear y desmanchar cabinas de ascensores

8 Brillar pisos con ceras antideslizantes.

9 Desinfección de baterías sanitarias, baños en general, lavamanos, espejos, vestieres, duchas, saunas, turcos, jacuzzy, cabinas de baño y guardarropas.

10 Desmanchada y limpieza interior de los contenedores, carros de aseo, recipientes de residuos y centros de acopio.

11 Distribución de insumos en las diferentes áreas, quien deberá hacer entrega de todas las fichas técnicas y la matriz de los productos químicos para su correcto almacenamiento.

12 Lavado de alfombras y tapetes en general.

13 Lavar banderas según se requiera.

14 Lavar los vidrios interiores de los módulos, ventanas de oficinas, vidrieras a nivel general, marcos y espejos.

15 Limpiar y brillar barandas de escaleras y superficie en acero inoxidable de baterías de baños, ascensores y las que se requieran.

16 Limpiar y brillar placas y letreros (señalética a nivel general).

17 Limpieza de lámparas y luminarias a nivel general.

18 Limpieza de pisos, zócalos, desmanchar paredes, columnas, puertas, paneles y escaleras, cocinetas, cuartos de aseo, pocetas y/o áreas de lavado.

19 Limpieza de espejos de agua y fuentes, con control de PH en las sedes donde aplique, conforme a lo requerido a la Seccional de Salud.

20 Mantenimiento de los pisos cristalizados y que requieren especial tratamiento.

21 Limpieza de estanterías de bibliotecas y de cualquier otro uso, material didáctico, elementos de crisol (juguetes plásticos y/o de madera y limpieza externa de libros según el caso.

22 Limpieza de elementos de utilería, colchonetas, balones de áreas de deportes.

23 Limpieza y hidrófugo de zonas duras y fachadas.

24 Limpieza zonas de patios, casetas de vigilancia, zonas de taquillas, bancas.




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25 Áreas públicas externas: Limpieza de salas de reunión, auditorios, salones de clases con la silletería asignada de cada uno de estos espacios, como tableros, papelógrafos y equipos de ayudas audiovisuales.

26 Limpieza de cuartos de enfermería, camillas, zonas de descanso, recepción y áreas de parador.

27 Limpieza de placas polideportivas, parques infantiles y juegos infantiles y parques, equipos de gimnasios, atracciones mecánicas de parques no incluye atracciones acuáticas.

28 Limpieza de zonas de alimentación (comedores huéspedes, visitantes y empleados, mesas, pisos, paredes, ventiladores, cubiertas y elementos decorativos) y cafetines en general incluyendo neveras y hornos microondas.

29 Limpieza de fondas, kioscos, ranchos, carpas, capillas, observatorio.

30 Limpieza de solárium, zonas externas de piscinas, parasoles, sillas asoleadoras.

31 Limpieza de cuartos técnicos sin incluir equipos

32 Limpieza de cunetas, sumideros, rejillas y registros.

33 Limpiezas de terrazas a nivel general, balcones y terrazas siempre y cuando se den las condiciones requeridas de acceso a las mismas.

34 Limpieza de techos con telarañeros o con escaleras y/o andamios y estructuras metálicas, acorde al cumplimiento de la normatividad para trabajos en altura.

35 Recolección de material vegetal y disposición del mismo en compostaderos según el caso.

36 Recolección diaria de residuos y diseño de rutas de recolección con las periodicidades respectivas.

37 Realizar brigadas de aseo en forma programada y cuando se requiera refuerzo, acorde a lo definido bajo cronograma de actividades.

38 Todo lo demás que sea necesario para el logro del objetivo final del objeto del contrato.

4.1.4. Equipos Servicio de Aseo

Para la prestación del servicio, el proveedor deberá garantizar los equipos para la adecuada prestación del servicio, con el fin de garantizar la eficiencia y calidad en los procesos de aseo y limpieza acordes a las necesidades de las sede, así mismo deberá garantizar los elementos requeridos para asegurar los cerramientos necesarios de




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acuerdo a los trabajos a realizar como balizaje de áreas y/o cerramientos de zonas comunes, igualmente deberá aportar los siguientes equipos:

No Equipo de aseo

1 Aspiradora industrial

2 Avisos de precaución y/o piso húmedo

3 Brilladora industrial

4 Carro de aseo y de limpieza.

5 Carro de servicio de cafetería con rodachinas

6 Escalera de diez pasos

7 Limpia vidrios con extensión a 2,6,8 y 12 mts, acorde a las necesidades de cada sede

8 Escalera de tijera de cinco pasos

9 Telarañeros.

10 Achicadores de agua.

11 Carros escurridores de traperos.

12 Hidrolavadora a presión a gasolina para parques

13 Extensiones eléctricas de 200mts, 100mts y 50mts

14 Pistola neumática para Hidrolavadora

15 Mangueras de 200mts, 100 mts y 50mts

16

Los demás que considere el proveedor de manera necesaria para la adecuada prestación del servicio

Para la Utilización de los Equipos de Aseo propios de Comfenalco el proveedor deberá diligenciar un formato propio de alistamiento de equipos antes de iniciar las labores, el cual deberá quedar bajo custodia de Comfenalco Antioquia en cada una de sus sedes, garantizando el mantenimiento preventivo, soportando esto con cronogramas, rutinas y copia de los reportes del mantenimiento realizado. Una vez termine la vida útil de los equipos propiedad de Comfenalco Antioquia, el proveedor deberá reponer de cuenta propia los equipos que requiera para la operación del servicio de aseo.




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4.1.5. Equipos Servicio de Limpieza

El proveedor deberá garantizar los elementos de limpieza que cumplan con los requerimientos de calidad, eficiencia y oportunidad en el servicio de aseo de acuerdo a lo siguiente:

No Equipo de Limpieza

1 Balde c/escurridor 35L amarillo

2 Balde plástico de 10 lts y 12 lts.

3 Carro limpieza 50*98cms gris

4 Escobas

5 Escalera de tijera de cinco pasos

6 Cepillo de alambre

7 Escoba para techo

8 Escobillón sanitario con base

9 Fibras para limpiar

10 Aragan 24 x 30 cm- restregador vertical

11 Aragan completo 91cms

12 Mango aluminio para trapero y escobas

13 Mangueras

14 Mecha pabilo

15

Pad limpiaparedes

16

Paños en microfibra de colores estándar de acuerdo a la zonas de intervención

17 Plumilla limpia vidrios

18 Recogedor basura

19 Restregador vertical

20 Mopas.

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Los demás que considere el proveedor de manera necesaria para la adecuada prestación del servicio

Cada uno de los elementos de limpieza deberá estar acorde a las necesidades de las sedes cumpliendo con estándares en su fabricación con materiales no contaminantes y/o afectación al medio ambiente.

Características de los elementos de Limpieza

Ergonómicos.

Livianos.




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Fácil limpieza.

Fácil manipulación.

Fácil almacenamiento.

Fácil acceso a superficies de alturas (máximo 12 mts).

Deben de ser de materiales amigables con el ambiente, al igual que los consumibles requeridos, con el fin de garantizar procesos de sostenibilidad ambiental.

4.2. Servicio de Cafetería

El servicio de cafetería comprende la atención con personal competente y capacitado en relación a los protocolos y/o etiqueta definidos en relación a la atención de reuniones correspondiente al personal directivo de la Caja, acorde a las políticas y/o lineamientos definidos por Comfenalco Antioquia, los insumos requeridos para la prestación del servicio, serán proporcionados por la Caja y su administración, manejo y control de estos será bajo responsabilidad del proveedor asignado, garantizando un manejo eficiente de los mismos con inventarios actualizados.

El alcance del servicio está determinado en las sedes donde opera Comfenalco Antioquia a nivel regional, revisar el Anexo 5. Datos consolidados de las sedes.

El personal de atención del servicio de cafetería, deberá contar con la certificación en manipulación de alimentos vigente, como con las capacitaciones requeridas en temas de protocolo y manejo de etiquetas.

Administrar de manera eficiente y controlada el inventario de los insumos, contando con los debidos registros con el fin de regular su consumo y disponibilidad.

Almacenar de manera adecuada y eficiente los insumos a utilizar con el fin de evitar contaminación cruzada, conforme a las buenas prácticas de orden y aseo.

Contar con espacios amplios y adecuados, bajo responsabilidad COMFENALCO.

Las bodegas de almacenamiento de los insumos, deberá estar bajo control del personal autorizado de la empresa outsourcing.

Los insumos de Cafetería e higiénicos serán suministrados por Comfenalco Antioquia. 4.2.1. Características del Servicio

El servicio de cafetería definido para Comfenalco Antioquia se deberá brindar bajo el siguiente alcance:

Atención de reuniones de manera personalizada a nivel directivo (Director de Comfenalco Antioquia y Gerentes a nivel general), no se incluirá este servicio, para los demás cargos a nivel administrativo.




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Las empleadas del servicio outsourcing deberán atender las reuniones de los gerentes al inicio de cada reunión, bajo previo aviso por parte de las secretarias y/o auxiliares administrativos designados por estos, con el fin de contar con una mejor planeación en la atención, contando con la dotación de jarra de agua, termos con tinto y aromática en las oficinas respectivas.

Para el caso del personal directivo, las reuniones se deberán atender con cristalería (vasos y pocillos uniformes), estos deberán ser suministrados por parte de COMFENALCO.

Para el personal administrativo asociado a las Sedes Administrativas y/o de Servicios como: (Parque Biblioteca Belén, Débora Arango , Casa de la Lectura, Club Playa, Edad Dorada, Unidades de Servicios y Oficinas de Empleo a Nivel Regional, Sede FECOM, Parques Ecológicos y Acuáticos, Hoteles, Ecoparque, Centro Cultural Moravia, solo se tendrá atención bajo la modalidad de (2) rondas de tinto, una en la mañana y la otra en la tarde, no se manejará ningún tipo de vajilla en vidrio para la atención de este tipo de servicio.

Para la Sede Administrativa (Edificio Palace), en los pisos que no cuentan con máquinas de vending, se deberá dotar las estaciones de café requeridas con agua, tinto, aromática y desechables.

Para las sedes donde se cuente con máquinas de café tipo vending, no habrá servicio de atención por parte del personal outsourcing.

Dotar las salas de reunión como espacios requeridos en la atención de proveedores, personal administrativo de las Sedes Administrativas y/o de Servicios con estaciones de café, agua y aromática y vasos desechables por parte del personal en misión, garantizando el surtido permanente de las mismas.

No es permitido suministrar y servir refrigerios a excepción de los temas asociados de obligatoriedad (FOSFEC) y atención de cargos directivos.

No está autorizado por parte del personal outsourcing preparar desayunos, almuerzos, realizar refrigerios, calentar porta de alimentos, atención preferencial a empleados y lavado de loza a nivel general hacia los empleados administrativos ubicados en las diferentes sedes de COMFENALCO.

5. DETALLE DEL SERVICIO DE DESINFECCIÓN

Realizar los procesos de desinfección con las mejores prácticas, garantizando la asepsia e innocuidad en las sedes de la Caja, con el fin de contar con espacios limpios y confortables, tanto para nuestros afiliados y no afiliados, empleados y público en general. Así como el cumplimiento en términos de bio-degradabilidad y con la menor afectación




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ambiental, como enfoque del proceso de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) como política de sostenibilidad.

5.1. Generalidades del Servicio de Desinfección El proveedor del servicio, deberá garantizar el cumplimiento de los siguientes aspectos:

Proporcionar matriz de compatibilidad de productos químicos.

Fichas técnicas y hojas de seguridad de los productos a utilizar.

Protocolos para el almacenamiento, manejo y dosificación de los productos químicos.

Dilusor de productos químicos.

Pruebas de luminometría en las diferentes sedes que hacen parte del Anexo 5 Datos consolidados de las sedes, con el fin de monitorear la higiene y asepsia de la sedes en mención.

Registros de capacitación y formación en relación al manejo y/o utilización de sustancias químicas.

Certificación de disposición final de envases que por su grado de peligrosidad así lo requiera.

Acompañamiento del área ambiental y Seguridad y Salud y en Trabajo, por parte del proveedor, cuando así se amerite.

Cumplimiento de la normatividad en relación al transporte y manejo de sustancias químicas.

5.2. Aspectos técnicos del Servicio de Desinfección

Se define un perfil de sedes con el fin de articular la propuesta acorde a las necesidades y/o requerimientos de las mismas, así, como las contempladas en el Anexo 6. Requerimientos actividades Desinfección.

5.2.1. Perfil de sedes

[A] Aplica Insumos de manera general

[B] Aplica insumos de aromatización de unidades sanitarias

[C] Aplica insumos de limpieza de superficies en mármol

[D] Aplica insumos de limpieza tapetes

[E] Aplica insumos de limpieza piso en madera laminado

[F]

Aplica insumos de limpieza para equipos de gimnasio, colchonetas, balones y demás utilería




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[G]

Aplica insumos de limpieza para colchonetas, material didáctico (juegos de madera, espuma y plástico)

1. 5.2.2 Descripción de sedes según perfil definido

Sedes Tipo [A] Sedes Tipo [B] Sedes Tipo [C]

[C] (Aplicación Insumos limpieza superficie en mármol)

[A] (Aplica Insumos de manera general)

1 ADMINISTRATIVAS: (PALACE - FECOM – BODEGA NORTICO)

2 OFICINA DE EMPLEO: TODAS LAS SEDES A NIVEL REGIONAL

3

BIBLIOTECAS: LA ALDEA - PUBLICA NIQUIA - DEVORA ARANGO - PARQUE BELEN - CASA DE LA LECTURA - LUDOTECAS A NIVEL GENERAL Y SEDE PARQUE JUANES

4

PARQUES Y/O CAMPING: CAMPING FARALLONES - ECOPARQUE MARIO ARAMBURO - PARQUE GUAYABAL - GRAN AVENIDA - PARQUE LOS TAMARINDOS - PARQUE DE LOS ENCUENTROS – PARQUE EL SALADO Y PARQUE DITAIRES

5 UNIDADES REGIONALES: TODAS LAS SEDES A NIVEL REGIONAL.

6

CENTROS DE ATENCIÓN INTEGRAL A LA INFANCIA (CAII): TODAS LAS SEDES A NIVEL REGIONAL.

7 CENTROS DE CULTURA: MORAVIA - EDAD DORADA.

8 LUDOTECAS

9

HOTELES - HOSTERIA Y CLUBES: PIEDRAS BLANCAS - RECINTO QUIRAMA - HACIENDA BALANDU - CLUB PLAYA - FARALLONES+B37

10 OTROS: SEDE LA CHINITA

[B] (Aplica insumos de aromatización de unidades sanitarias)

1

PARQUES Y/O CAMPING: CAMPING FARALLONES - ECOPARQUE MARIO ARAMBURO - PARQUE GUAYABAL - GRAN AVENIDA - PARQUE LOS TAMARINDOS - PARQUE DE LOS ENCUENTROS – PARQUE EL SALADO Y PARQUE DITAIRES

2

HOTELES - HOSTERIA Y CLUBES: PIEDRAS BLANCAS - RECINTO QUIRAMA - HACIENDA BALANDU - CLUB PLAYA - HOSTERIA FARALLONES




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1 SEDE PALACE Y CLUB PLAYA

Sedes Tipo [D]

[D] (Aplicación Insumos limpieza tapetes)

1

HOTEL PIEDRAS BLANCAS - HOSTERIA FARALLONES - BIBLIOTECA PARQUE BELÉN – PARQUE BIBLIOTECA DEBORA ARANGO

Sedes Tipo [E]

[E] (Aplicación Insumos limpieza madera laminado)

1 SEDE PALACE - OFICINA REGIONAL PUERTA NORTE - MAYORCA – FECOM

Sedes Tipo [F] Sedes Tipo [G]

[G]

(Aplica insumos de limpieza para colchonetas, material didáctico (juegos de madera, espuma y plástico)

1 CENTROS INTEGRADOS DE LA INFANCIA Y LUDOTECAS

Nota: Los perfiles de las sedes, se ajustaran de acuerdo a lo evidenciado en las visitas de campo por parte de los proveedores y el interventor del servicio, según cronograma programado Anexo 11 Cronograma Visitas Sedes. 5.2.3 Descripción de actividades de limpieza y desinfección

[F] (Aplica insumos de limpieza para equipos de gimnasio, colchonetas, balones y demás utilería)

1 CLUB PLAYA - PARQUE GUAYABAL - PARQUE DE LOS ENCUENTROS - HOSTERIA FARALLONES




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El alcance de desinfección definido según el tipo de sede, acorde en el ítem anterior, se detalla de acuerdo a lo definido en el Anexo 6 acorde a las necesidades de las sedes, donde se identifican áreas de limpieza y necesidades requeridas de desinfección. El suministro de insumos de desinfección se realizará gradualmente según instrucción previa de Comfenalco, una vez cumplidos los vencimientos de los contratos que la Caja tiene vigentes para este fin. Por lo tanto el proveedor deberá informar en su propuesta el porcentaje que se deberá descontar del valor mensual por sede facturado.

6. DETALLE DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTOS MENORES Garantizar la prestación del servicio de mantenimiento menores para las diferentes sedes de Comfenalco Antioquia con alcance regional, optimizando recursos de manera eficiente y eficaz, con alta calidad en los procesos con condiciones seguras de trabajo, dando cumplimiento no solo a la normatividad legal sino a las políticas de salud y seguridad en el trabajo. Así mismo deberá Implementar procesos diseñados e impartidos por el área de mantenimiento del servicio para garantizar la ejecución de rutinas de mantenimientos menores, implementación de las acciones correctivas y/o de mejoras, con un alto enfoque de sostenibilidad ambiental garantizando el cumplimiento y/o expectativas tanto de usuarios internos como externos.

6.1 Generalidades del Servicio de Mantenimientos Menores

El proveedor del servicio deberá cumplir con los requisitos definidos en el numeral 4.1.1 y 4.2 en relación a las generalidades del personal y documentos exigibles para la prestación del servicio de los presentes términos como los contemplados a continuación:

a. El proveedor deberá proporcionar la supervisión adecuada en relación a los trabajos a realizar, con el fin de garantizar la calidad y eficiencia de los mismos, como: Administración del recurso humano, atención a las quejas y/o reclamos de parte de los usuarios, con su debido plan de acción, programación de turnos, cubrimiento de áreas y/o atención de necesidades prioritarias presentadas en cada una de las sedes que hagan parte del Anexo No. 5: Datos consolidados de las sedes

b. El personal de mantenimiento, deberá realizar registro en caso de que se presenten novedades al momento de hacer entrega del puesto de trabajo y/o turno laboral.

c. Garantizar los temas de capacitación, certificación y/o formación requerida y la actualización de los mismos, en relación a trabajos en alturas, espacios confinados, trabajos en caliente, entre otros.




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d. Según los trabajos a realizar y de acuerdo a las políticas definidas por el área de Seguridad y Salud y en el Trabajo (SST), el proveedor del servicio deberá contar con un SISO y/o vigía que cumpla con las funciones de Coordinador de trabajos alto riesgo (alturas, espacio confinado y/o trabajos en caliente según el caso).

e. El proveedor deberá proporcionar tanto los insumos como los equipos requeridos para la prestación adecuada del servicio, acorde a lo definido en el Anexo No. 5: Datos consolidados de las sedes bajo previa aprobación con el interventor del servicio.

f. Generación de informes de gestión, registros fotográficos como muestra de evidencia frente a las acciones correctivas ejecutadas.

g. Los equipos a requerir deberán contar con la hoja de vida respectiva, donde se constate su plan de mantenimiento preventivo como correctivo en las sedes donde se cuente con el servicio.

h. El proveedor deberá generar los instructivos de los planes de mantenimiento menores y registro respectivo diligenciado en relación al cumplimiento a la normatividad de Seguridad y Salud, en el Trabajo y lo concerniente a la Gestión Ambiental según el caso. Dicho instructivo, deberá cumplir con unas rutinas definidas que garanticen que el personal lo haga bajo un mismo estándar.

i. Los cuartos de bodega y/o almacenamiento de herramientas y sustancias químicas requeridas deberán ser almacenadas adecuadamente, bajo la matriz de compatibilidad de sustancias químicas suministradas por parte del proveedor, contando siempre con el modelo de orden y aseo.

j. Reporte en formato donde se detallen los insumos y/o elementos utilizados, en cantidad, referencia, como los elementos sustituidos con el fin de constatar las piezas cambiadas, elementos defectuosos entre otros en relación a las intervenciones realizadas, como soporte para posterior pago de los servicios suministrados bajo previo visto bueno de los usuarios en las sedes que garanticen la efectividad del mismo.

k. Registrar bajo planillas las actividades relacionadas a los mantenimientos atendidos vs los registrados, con el fin de evidenciar las intervenciones gestionadas.

l. Como parte del concepto de sostenibilidad ambiental, el proveedor deberá garantizar la correcta disposición de los residuos peligrosos en los lugares habilitados para ello, asegurando que el prestador adecuado del servicio, se encargue tanto de la recolección como de la disposición final de los mismos.

m. Implementación de indicadores de gestión que van asociados a la calificación del proveedor




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6.2 Herramientas Servicio de Mantenimiento y/o Sostenimiento

No Herramientas de Mantenimiento

1 Alicates; corte diagonal tipo reforzado.

2 Alicates; universal plano.

3 Armario de pared para herramientas

4 Caja de herramientas metálicas.

5 Cinta aislante.

6

Corte; juego de sacabocados para arandelas y juntas.

7

Destornilladores; juego para mecánicos (pala y estrella)

8 Discos de corte.

9

Equipo de soldar eléctrico de mochila, corriente continua

10 Equipo compresor aplicación de pintura

11 Escuadra.

12 Flexómetro 5 m.

13 Gafas de seguridad

14 Guantes de soldador.

15 Guantes y/o botas dieléctricos

16 Hojas de lija de agua.

17 Juego de brocas de madera, lamina y de muro

18

Juego de destornilladores aislados para electricistas

19

Juego de llaves de estrella planas de dos bocas 6/7 a 30/32.

20 Juego de llaves fijas de dos bocas 6/7 a 30/32.

21 Linterna a pilas

22 Linterna recargable.

23 Martillo; boca de nailon grande.

24 Martillo; de bola 338g.

25 Pistola atornilladora neumática 1/2".

26 Rollo de teflón grande.




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7. DETALLE DEL SERVICIO DE MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS

Brindar la prestación del servicio acorde a las necesidades de las sedes, en relación a la recolección, almacenamiento, transporte, manejo y/o disposición de residuos ordinarios, aprovechables y no aprovechables y demás residuos generados como producto de la operación definida en cada una de las sedes (como lavazas producidas por los Centros de Producción de Alimentos) que opera la Caja a nivel regional, dando cumplimiento a la normatividad legal y ambiental requerida. Brindando un manejo adecuado y confiable en relación a la generación de residuos aprovechables y no aprovechables, especiales y peligrosos bajo una correcta disposición y/o certificación final de los mismos. 7.1 Generalidades del Servicio Manejo Integral de Residuos El proveedor del servicio deberá cumplir con los requisitos definidos en el numeral 4.1.1 y 4.2 del los presentes términos, adicional a los siguientes requerimientos en relación a las generalidades del personal y documentos exigibles para la prestación del servicio, como:

a. Contar con personal capacitado en manejo y separación de residuos sólidos, ordinarios y/o especiales.

b. Capacitación en manipulación de sustancias químicas.

c. Proporcionar un supervisor que brinde acompañamiento al personal designado, en las sedes donde se requiera garantizar el servicio.

d. Registrar y tabular la información recopilada en relación al detalle estadístico del registro de los residuos generados (aprovechable – no aprovechable – especiales y/o peligrosos).

e. Brindar asesoría técnica en temas de caracterización de residuos (CRETIB) que permita identificar, su clasificación, corrosión, reactivo, explosivo, tóxico, inflamable y biológico, como la mejor disposición definida para los mismos.

f. Realizar la entrega de los certificados de disposición correspondiente a los residuos retirados por el proveedor (aprovechable – no aprovechable – especiales y/o peligrosos), Comfenalco Antioquia deberá asegurar la correcta disposición de los residuos cuando así lo amerite.

27 Rollo de teflón pequeño.

28 Taladro.

29 Tornillería

30 Los demás que considere el proveedor de manera necesaria para la adecuada prestación del servicio




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g. En caso de originarse certificados provisionales de disposición de residuos, el proveedor deberá hacer la entrega en un tiempo no mayor a (30) días calendario, en aportar el certificado generado por la entidad encargada de la prestación del servicio.

h. Las empresas que se subcontraten para la entrega y disposición final de residuos sólidos y/o líquidos; y peligrosos deben de contar con los permisos ambientales en cuanto a su manejo, disposición y transporte, según normatividad legal vigente.

i. El área ambiental de la Caja, será la que dará el aval correspondiente a la selección de las empresas operadoras de estos servicios.

j. Identificar y brindar asesoría de aquellos residuos que se puedan optimizar bajo la modalidad de post consumo y que no requiera un costo de disposición de los mismos.

k. Diseño de rutas de manejo de residuos con las periodicidades definidas, las cuales serían avaladas por el área ambiental de la Caja.

l. Suministro de bolsas requeridas como dotación a los centros de acopio de cada una de las sedes que hacen parte integral del Anexo 5 Datos consolidados de las sedes, acorde a la normatividad de colores de clasificación a la normatividad de separación de residuos, según políticas definidas por el área ambiental.

8. REQUISITOS SALUD SEGURIDAD Y AMBIENTE Comfenalco Antioquia, Caja comprometida con la seguridad y salud de todas las personas que por diferentes razones desarrollan actividades en sus sedes, incluyendo los contratistas y subcontratistas que prestan algún servicio para la Caja, viene adelantando acciones que permitan garantizar el aseguramiento de estas, entre las cuales se incluyen los siguientes lineamientos:

a. Adjuntar soportes de pago y de afiliación a la seguridad social del personal outsourcing que preste servicios en las diferentes sedes de la Caja de manera mensual.

b. Para los trabajos requeridos en alturas (superior a 1,5 mts) el proveedor del servicio deberá aportar los certificados vigentes del personal de alturas, los equipos necesarios y los exámenes de aptitud medica de los mismos, así mismo el contratista deberá contar con un Coordinador de alturas quien será el responsable de diligenciar los permiso de la lista de chequeo en alturas, como la seguridad social respectivamente.

c. El proveedor deberá contar con vigía de seguridad cuando aplique labores de espacio confinado, análisis de trabajo seguro (ATS) y procedimiento de rescate.




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d. Acta de conformación de Copasst.

e. Programa de protección contra caídas (empresas que realicen labores en alturas

superiores a 1.50mts.

f. Matriz de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos con la priorización y el plan de mitigación, política de SST, certificación de la implementación del SGSST (Sistema de gestión, salud y seguridad en el trabajo por parte de la ARL a la cual se encuentre afiliada.

g. Hojas de vida de equipos de protección contra caídas.

h. La empresa contratista debe contar con vigía de seguridad para espacios confinados y ayudante para trabajo en alturas con los respectivos certificados de formación en alturas y examen médico aptitudinal.

i. Análisis de trabajo seguro (ATS) y procedimientos de rescate.

j. En caso de realización de izaje de cargas adicionalmente deben anexar, certificados de competencia laboral para conducción de grúas.

k. Plan de Izaje.

9. CUMPLIMIENTO DE ANS

Los distintos oferentes deberán dar cumplimiento a las generalidades de cada uno de los servicios detallados en los presentes términos como en los alcances de los mismos, por lo que deberán dar certeza escrita, fotográfica y/o bajo reportes de informes previamente acordados, con el fin de asegurar el cumplimiento de cada uno de los ítems en mención bajo estricto cumplimiento, los cuales hacen parte integral a nivel contractual junto con las demás disposiciones de tipo comercial y jurídico como proceso de formalización contractual entre las partes (proveedor y Comfenalco Antioquia).

9.1 Evaluación del Servicio El (los) oferentes seleccionados en relación al detalle del alcance definido en los presentes términos en mención, estará sujeto a procesos de evaluación, como parte integral de la interventoría a cargo del administrador de servicios definido por Comfenalco Antioquia, con el fin de asegurar la idoneidad y calidad de los servicios prestados, como el impacto en su eficiencia y oportunidad en la prestación del servicio, los aspectos a tener en cuenta son:

a. Servicio y Atención: Nivel de satisfacción en el cumplimiento del servicio.




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b. Calidad en la prestación del servicio: Cumplimiento a los criterios definidos en los ANS (Acuerdos de Nivel de Servicios) acorde a la prestación del servicio.

c. Oportunidad: Cumplimiento eficaz y oportuno en las tareas y/o actividades

asignadas.

d. Gestión Integral: Cumplimiento a la normatividad aplicada (Salud – Seguridad y Ambiente) como las requeridas por Comfenalco Antioquia.

Igualmente se deberán contar con encuestas con el fin de medir el impacto de satisfacción de los servicios prestados en las sedes de alcance de los servicios en mención, así mismo, como la construcción y seguimiento a los indicadores de gestión como parte integral del servicio a los cuales se les asignará una periodicidad.

10. VALORES AGREGADOS Los oferentes podrán prestar servicios que generen valores agregados dentro de la definición y alcance detallado en los presentes términos, fomentando una cultura de mejoramiento continuo que contribuya a la prestación del servicio bajo aprobación previa entre las partes.

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