Anatoma de una Presentacin

Anatoma de una PresentacinIntroduccin Una presentacin oral es identificada como la informacin presentada por uno o ms individuos, requiriendo una combinacin de discursos y varias ayudas visuales, como ser, pelculas, diapositivas y/u otro tipo de soporte. De forma simple, un discurso se convierte en una presentacin si solo una ayuda visual es requerida.El valor de una presentacin es medida por su contenido ms que por su teatralidad y su contenido est relacionado con el conocimiento y experiencia del presentador sobre el tema que est presentando. Si el presentador mira a esta tarea como una conversacin entre l y sus asociados sobre el tema de su especialidad, tendr un mayor nivel de confianza que si pensara que dar la disertacin delante de una audiencia mayor, formada por extraos.La presentacinLas grficas tituladas Anatoma de una Presentacin (Figura 1) y Anlisis General de una Presentacin (Figura 2) estn destinadas a ser mapas complementarios para cualquier presentacin. Fueron desarrolladas como un intento por desarrollar las diez principales consideraciones y para llevar cada punto a su conclusin. La Figura 1 puede ser usada como una lista de chequeo por el presentador para considerar todo los aspectos a medida que estos se relacionan con su presentacin.El objetivo de la presentacin, su contenido y organizacin son funciones que el presentador debe de ser capaz de hacer.A continuacin la definicin de cada uno de los temas numerados en la Figura 1.PropsitoEstas categoras cubren la mayora de las presentaciones hechas en el mbito de comunicacin en la industria y el gobierno, pero en un sentido amplio pueden cubrir cualquier presentacin.Sesin Informativa:Estas son generalmente presentaciones dentro de una compaa, conducidas como reuniones de personal, revisin de proyectos y reuniones de la directiva para actualizar a los subordinados o superiores sobre la actividad del negocio, cambios en la poltica, etc. La atmosfera es informal y la brevedad es esencial. Generalmente las declaraciones hechas necesitan ser fuertemente soportadas.Evaluaciones:Estas reuniones son mantenidas para evaluar nuevos conceptos, desarrollar estudios comparativos o practicar presentaciones mucho ms grandes. Generalmente necesitan de mucho soporte de ayudas visuales, equipo de proyeccin y material impreso.Entrenamientos:Estas reuniones incluyen actividades educacionales como entrenamientos fuera de la compaa, orientacin y etc. Es un ambiente estrictamente de entrenamiento, ayudas visuales ms complicadas pueden ser utilizadas en conjunto con folletos. Propuestas:Estas atraen a clientes y gerentes para que apoyen nuevos negocios envolviendo una presentacin de ventas con enfoques creativos hechos por un individuo o un grupo. Son caracterizadas por ser directas y breves pero requieren significante soporte audiovisual.Tipo de presentacinEstablecer uno de estos tres tipos de presentacin direcciona la planificacin de los recursos.Discursos:Estn limitadas generalmente a 20 minutos y raramente usan ayudas visuales. Su propsito es el de entretener, expresar una opinin o un intento de influenciar la opinin de otros. Se debe tomar atencin a la apariencia personal, modulacin de la voz y brevedad. Puede llegar a requerir de un atril o un sistema de amplificacin de sonido.Conferencias:Estas usualmente son concernientes con educacin y entrenamiento. La audiencia debe ser capaz de responder a la disciplina establecida por el presentador que debe utilizar folletos distribuidos antes o durante la presentacin. Los miembros de la audiencia deben ser preparados para participar o perdern el inters y todo ser un desperdicio de tiempo.Presentaciones:Estos son discursos respaldados por ayudas visuales, que no deben ser complicados y deben ser tiles para la audiencia. Se debe hacer nfasis en el enfoque tipo conversacin. Un lmite de 20 min es usualmente impuesto sobre el presentador.Presentacin efectivaPara que la presentacin sea ms efectiva, debe tener una introduccin que inmediatamente interese a la audiencia. Luego, debe ser desarrollada alrededor de no ms de tres pensamientos principales y debe de tener un cierre con conclusiones que le den a la audiencia una direccin hacia donde reaccionar.Calificacin:A la persona que introducir al disertante debe de drsele una informacin adecuada. El tema debe tener relacin con las actividades tcnicas de la reunin y el disertante debe ser introducido de una manera que lo haga obviamente calificado sobre el tema.Introductor:Establecer un buen relacionamiento es importante. Se debe saber con anticipacin quien har la introduccin de los disertantes: el maestro de ceremonias, otro presentador, etc.FacilidadLa referencia de facilidad se refiere a una facilidad remota no conectada fsicamente con el lugar de trabajo del presentador. Esta puede ser un hotel o una sala de reunin en otro establecimiento.Lo importante sobre esta es conocer su tamao, confort, disponibilidad de electricidad, etc. adems que se debe conocer si se dispone en el sitio de un sistema de sonido y proyeccin.Por lo general se requiere que cualquier persona que vaya a dar una presentacin conduzca su propia investigacin de la facilidad y planear esa presentacin en contra de sus capacidades conocidas. Este pensamiento incluye verificar con suficiente anticipacin, para poder ser capaz de dirigir los cambios que sean necesarios.Tamao de la Facilidad:El tamao de la facilidad determina la caracterizacin de las ayudas visuales y el tipo de equipo auxiliar usado con estos. La frmula para el tamao de la imagen dice que la primera lnea de asientos no debe estar ms cerca de la pantalla a dos veces el ancho de la imagen. Anatoma de una PresentacinU.A.G.R.M

Diego Arredondo

Figura 1 Anatoma de una Presentacin

Figura 2. Anlisis general de una presentacin

La ltima fila no debe estar alejada ms de seis veces el ancho de la imagen. El rea requerida debe ser calculada sobre las bases de seis pies cuadrados por persona (0.55 metros cuadrados), adems de lo necesario para el escenario y los pasillos.Localizacin de la Facilidad:La disponibilidad y conveniencia del transporte pblico hacia la facilidad debe ser considerado. En una facilidad con muchas salas de reunin, la localizacin y las instrucciones de cmo llegar deben estar disponibles.Capacidades de las Instalaciones:Adicionalmente a establecer el confort bsico de la sala; los muebles, la cantidad de obscuridad cuando las luces de la sala se apagan y el nivel de ruido del equipo, dentro y fuera de la sala, toman diferentes grados de importancia dependiendo de las necesidades de la presentacin.Atril:Muy pocas instalaciones tienen atriles, pero, cuando las tienen parecen haber sido diseados para gigantes. Si la altura del atril no es ajustable, utiliza una pequea plataforma. La luz del atril debe de tener una cubierta para no encandilar a la audiencia. Sistema de Comunicacin:El acople que se escucha durante una presentacin es causado por la retroalimentacin entre el micrfono y el parlante. Reducir la amplificacin o el movimiento del micrfono eliminar esta molestia. Cuando se est utilizando un micrfono de cuello o lavalier se debe apagar el sonido cuando se est haciendo la instalacin de este.El Escenario:Se prefiere un escenario elevado, libre de obstrucciones. Verifica que el atril, una mesa, o lo que sea no bloqueen la pantalla del proyector.La pantalla:La pantalla debe ser colocada lo ms cerca del techo que sea posible. La parte inferior de la imagen proyectada debe estar al menos a 4 pies (1.20m) del piso mientras la altura del techo lo permita.La Disposicin de los Asientos:Adicionalmente a la limitante del nmero de asientos determinada por el Tamao de las instalaciones, la disposicin de los asientos debe ser tal que la audiencia no este de frente a una gran ventana, una entrada u otro elemento de la habitacin que produzca distracciones.Proyector:Verifica que se dispone del proyector apropiado. Si es posible, ten una sesin de prctica con el proyector que usars durante la presentacin.AudienciaUn anlisis de la audiencia es importante para dirigir y seleccionar apropiadamente el material. Adicionalmente al saber qu tipo de presentacin se espera que entregues (discurso, conferencia o presentacin), su actitud y otros factores son importantes.Tamao:Esto controlar los requerimientos de las instalaciones, las cuales controlan otros factores de la presentacin.Conocimiento:Sern capaces de entender cuando hables con un lenguaje tcnico y vernculo?Actitud:Esto puede afectar de manera significante la manera en la cual se da la presentacin. Si los miembros de la audiencia estn asistiendo por necesidad, la presentacin debe cambiar sus sentimientos de no quiero escuchar y entender a un sentimiento de gracias a dios que atend. Los miembros de la audiencia deben ser recompensados con informacin que mejorar su forma de pensar y los afectar mentalmente, espiritualmente o econmicamente. Si estn asistiendo por eleccin, el presentador debe retornarles el favor al darles lo que se les prometi o lo que hizo que hagan su eleccin.Ayudas visualesMuy a menudo las ayudas visuales son utilizadas una sola vez y luego descartadas. Debido esto, se destinan refuerzos para encontrar materiales y usarlos como ayudas visuales. A menudo esto resulta en el uso de material para publicacin de reportes y artculos como ayudas visuales. Ocasionando que material detallado, complicado e ilegible sea mostrado a una audiencia que usualmente no puede comprenderlo en el tiempo en el que se dispone.Cuando:El presentador analiza sus necesidades nicamente luego que el contenido ha sido desarrollado. Se lo utiliza cuando las palabras por si mismas no pueden desarrollar el entendimiento de la audiencia. cuando una rpida comprensin por parte de la audiencia es requerida. Se las debe usar para propsitos de ilustracin principalmente imgenes opuestas a palabras y grficos opuesto a tablas y figuras.Diapositivas:Si el presentador debe operar el proyector mientras est hablando, no se debe colocar entre la audiencia y la imagen.Estndares:La mejor forma de producir imgenes artsticas para que sirvan de ayudas visuales, es cuando estn enfocadas en vender al presentador y su mensaje.Es por esto que estndares bsicos deben ser establecidos para las ayudas visuales, que eliminen material ilegible y un mal uso del color, adems, alienten mayor simplicidad y vayan directo al grano.Material impreso:Parte de planear una presentacin puede incluir la preparacin, reproduccin y distribucin de folletos.La pregunta de distribucin se relaciona usualmente con el tipo de funcin: discurso, conferencia o presentacin. Distribuir tal material antes de la charla puede ser necesario en una conferencia, en una sesin de entrenamiento, por ejemplo, pero puede ser muy distractor el circular el material antes de un discurso o una presentacin.Tiempo de Duracin:La fecha de la presentacin dicta el tiempo de todas las otras actividades y debe ser bien conocida por adelantado. Esto a menudo es el hecho ms elusivo de una presentacin.Los peores horarios de da para dar una presentacin son justo antes del almuerzo o al final de la actividad del da. Otra mala idea sera dar una presentacin en la hora precedente al almuerzo cuando la pesadez se apodera de la audiencia. Evita, si es posible, durante este horario el realizar una presentacin donde las luces deban apagarse.Los horarios favorables son: a primera hora de la maana; y justo despus del descanso, de media tarde y media maana, para tomar caf. La audiencia est fresca generalmente a primera hora de la maana y se siente ms confortable luego de cada descanso.Algunos Principios Bsicos para PresentadoresExactamente, que es una presentacin? Pragmticamente, cuando tu audiencia recuerda lo que has dicho, se dice que has triunfado en tu presentacin, cuando la audiencia recuerda las cosas en el contexto adecuado con el nfasis que queras. Para alcanzar esta meta, debes responder tres preguntas antes de comenzar a crear una presentacin:Cul es tu objetivo? Es para comunicar un estatus? Para ganar acuerdo con tu punto de vista? Para vender algo? Antes de comenzar un viaje, debes saber a dnde quieres ir.Quin es tu audiencia? Qu tan conocedores son sobre el tema que deseas hablar? Cuntas personas son? Estn enfocadas a los hechos o se dejan llevar por sus emociones? La composicin de la audiencia afecta el contenido y estructura de cualquier charla.Cmo ser el ambiente? Sera una habitacin pequea o un saln amplio? Debers usar diapositivas, una computadora y un proyector? El ambiente determina que medio y enfoque funciona mejor.Luego, presta atencin a varios principios que equivalen a leyes universales para presentaciones:Estas en el negocio del entretenimiento. Te guste o no, reconoce que tienes la obligacin de ser interesante y al serlo puedas comunicar tu mensaje convincentemente.Mantenlo simple. Un error bsico y fatal al dar una presentacin es el perder a tu audiencia. Presenta ideas complejas de una manera que tus oyentes puedan comprender.Menos es ms. Trabaja tu mensaje para que requiera menos palabras o menos tiempo. En general, las audiencias tienes lapsos cortos de atencin.Las imgenes hablan ms que las palabras. En cualquier momento que puedas convertir palabras en imgenes, el resultado final ser ms poderoso. A veces no necesitas palabras en una diapositiva.WYSIWYTH. Lo que vez es lo que obtienes. Prepara copias de la presentacin, exactamente como la diste, para entregarlas a la audiencia cuando termine y dselo.Cuando hayas planeado tu enfoque y ests listo para usar tu computadora, aqu hay algunas tcnicas que funcionan:1. Use la computadora como una fbrica. Elimina el papel en tu presentacin. Mantn copias de visuales exitosas y presentaciones para luego usarlas como puntos de referencia o una plantilla.2. Asigna un minuto por visual. Est regla de dedo trabaja sorprendentemente bien. Si es que tienes, digamos, una hora para una presentacin, realmente estars presentando para solo 15 de los 60 minutos (aunque esto es mucho tiempo, dado el lapso usual de atencin). Seguir la regla de un minuto significa crear 25 visuales para hacer el trabajo.3. Construye visuales complejas. Cuando comuniques conceptos complejos, usa tres o cuatro visuales, cada una apoyndose en la anterior.4. Resalta los puntos principales. Algunas visuales, como tablas o grficos, deben contener cantidades de informacin. Ayuda a tu audiencia con el nfasis o el contexto resaltando los puntos ms importantes.5. Usa un grfico en cada pgina. Crea una gua visual para tu audiencia una imagen intuitiva, emocional de qu es lo que ests comunicando. Usar un grfico como parte de un ttulo puede ser particularmente llamativo. Sin embargo, no te dejes llevar una grfica por pgina usualmente ser suficiente.6. Usa otros tipos de artes. Grficos de alta calidad estn disponibles en la web. Una imagen ocasionalmente grande sin un texto que la acompae crea un espacio para respirar y re enfoca la atencin sobre ti.7. Nmero de pginas. Recuerda numerar cada una de tus pginas para una fcil referencia, luego, cuando discutas tu presentacin con la audiencia.8. Ten cuidado con el color. El color requiere mayor experticia y es mejor que sigas el principio WYSIWYTH.Tarde o temprano, virtualmente todo el mundo que trabaje en un entorno organizacional, tiene que dar algn tipo de presentacin.Tres Recetas Bsicas para una PresentacinUna buena presentacin demanda prctica. Pero el despertar a la ltima fila y la mano que puedas estrechar puede significar tu prximo contrato o promocin.Planifica con AnticipacinPara el lector que se pregunta Qu es lo que har hoy si me llaman a dar una presentacin?, el mejor consejo es el de comenzar ahora antes de que la llamada llegue. Planifica tu presentacin como planificaras tu proyecto tcnico, usando el mismo cuidado. Haz las preguntas relevantes y a medida que las respuestas lleguen, encjalas en una secuencia apropiada. Subraya los puntos clave que quieras resaltar a tu audiencia. Considera las preguntas que puedan hacer y formula las mejores respuestas que puedas. Revisa los diagramas, curvas, tablas y las copias impresas producidas como herramientas de trabajo o elementos de reporte. Cmo puedes simplificarlos para que sirvan tambin de ayudas visuales? Trata de racionalizar con un colega interesado y saca beneficio de su retroalimentacin. Discute cuando sea que puedas. Toma notas.A su debido tiempo, cuando se te pida hablar, estars comprometido a dar una rpida respuesta. Y nada produce ms autoconfianza que el estar preparado.Cuando, Donde y Porque Debes HablarUn ingeniero debe ser llamado a dar una charla por una de los siguientes tipos de charlas:1. Hablar con un grupo no especializado o un grupo tcnico.2. Hablar en una sociedad tcnica para resumir un paper.3. Presentaciones en la compaa o a un cliente.Estas difieren en el nfasis sobre los datos y su interpretacin (hechos y emociones) y en la cantidad de soporte de la informacin mostrada o que se deja al cliente.Sin importar la ocasin o el tipo de charla, tu primer deber como presentador es el de orientar a tus oyentes. Antes de nada, comienza respondiendo estas preguntas:1. Para interesar por medios de una descripcin colorida y significativa.2. Para informar por datos y una lgica clara.3. Para llamar a la accin inspirando fe a travs del peso de tus datos y lgica, tu reputacin, o tu capacidad de convencimiento.

Tabla 1 Tres Recetas Bsicas para una PresentacinINGREDIENTES

Para interesarPara InformarPara Llamar a la Accin

A.Titulo hazlo cantar!A.Titulo descriptivoA.Titulo prometedor

B.Introduccin despirtalos!B.Diles lo que les vas a decirB.Aqu hay un problema - yo tengo una solucin!

C.Cuerpo llnalos!C.DilesC.Como creceremos mutuamente.

D.Conclusin - memorable!D.Diles lo que les dijisteD.Obtengan ya mi remedio!

PASOS DE PREPARACION

Mtodo DirigidoMtodo de Asociacin LibreMtodo de Investigacin

1.Escoge un tema que te guste1.Escoge un tema del que sepas1.Escoge un tema para aprender

2.Piensa sobre l - Cules son los puntos clave que resaltaras?2.Anota las ideas principales de tus notas de planificacin.2.Consulta listas de referencia o fuentes bibliotecarias

3.Encuentra un ttulo pegadizo.3.Establece el propsito del discurso3.Estudia las mejores partes

4.Encuentra una apertura conmovedora4.Etiqueta las ideas a medida que se ajusten a las secciones B, C o D mostradas arriba4.Forma tus propios puntos de vista establecidos en el orden B, C, D

5.Encuentra una buena frase de remate5.Ordnalas en orden lgico5.Encuentra los espacios vacos y llnalos.

6.Forma tu discurso de apertura a ideas clave a la frase de remate6.Planifica el ttulo y la apertura.6.Planifica el ttulo y una apertura.

7.Rehacer reforzar pulir.7.Escribe un cierre bien redactado.7.Un cierre bien redactado.

ACABA EL DISCURSO

Prepara un esquema detallado o escribe un discurso; practica con una grabadora de sonido.

Organizando T DiscursoLa Tabla 1 presenta una seleccin de enfoques simplificados para organizar un discurso, esto es, las palabras habladas que lleva tu mensaje. La parte uno, ingredientes, ofrece tres versiones de los elementos tradicionales: ttulo, introduccin, cuerpo y conclusin. Tu eleccin entre los tres depende de si tu propsito principal es el de interesar, informar, o llamar a la accin. Pero recuerda, en la mayora de los casos los tres propsitos deben mostrarse en tu discurso.Tu ttulo es importante. Es una seal anticipada que capta a tu audiencia antes de que digas la primera palabra.Comienza seleccionando el set compatible de Pasos de Preparacin de la Tabla 1, dependiendo de si tu tema es:Uno que conoces ntimamente has digerido completamente;Uno que conoces bien, pero todava est en digestin; oUno que tienes que investigar.El mtodo directo aplica si tiene tu tema firmemente en mente, con una idea rpida sobre las fuentes de referencia necesarias. Este mtodo comienza con la reflexin: Cules son los puntos principales? Cul la secuencia ptima para tu historia? El reflexionar trae inspiracin: Un intrigante ttulo del discurso y lneas de apertura una frase de remate para subrayar tu conclusin y dejar un impacto deseado.Ahora que tienes el esqueleto de tu discurso. Todo lo que falta es el desarrollo de tu tesis de las lneas de apertura, pasando a travs de los puntos principales terminando en tu frase de remate. Cuando sea aplicable, el mtodo directo es el ms seguro, ms rpido camino hacia un buen discurso cuando el tiempo sea una limitante. Siempre el tiempo ser una limitante. Un discurso es necesariamente una forma miniaturizada de comunicacin.El mtodo asociacin libre ofrece ayuda adicional en organizar tus pensamientos sobre un tema familiar. Este consiste en recolectar, registrar y organizar tus ideas principales que pueden venir de los archivos de proyecto, tus notas de planificacin y tu memoria (adems de las referencias necesarias), como un preludio hacia el mtodo dirigido. El mtodo de investigacin se apoya ms fuertemente en la literatura. Envuelve el estudiar las referencias disponibles sobre un tema menos familiar (preferiblemente cubriendo el espectro opiniones expertas), formulando tu propio punto de vista, registrando u organizando tus ideas principales, luego encontrando y llenando vacos antes de proceder con el pensamiento creativo del mtodo dirigido.En su forma final, tu discurso puede ser escrito en forma completa o simplemente descrito en detalle, por ejemplo usando notas escritas en tarjetas. Un discurso escrito completamente es muy til para discursos cortos con lmites de tiempo muy cabales. Adems el escribirlo facilita su pulido final.Los Tres Tipos de CharlaNos hemos enfocado en la organizacin y contenido de tus palabras pronunciadas. Qu te parece el respaldar tu discurso en la forma de ayudas visuales y una copia impresa? Qu tipo de retroalimentacin puedes esperar de tu audiencia?Las respuestas dependen de cul de los tres tipos de charlas estas planificando: un discurso libre, una charla en una sociedad tcnica o una presentacin. El discurso libre, generalmente de amplio alcance y variable en profundidad tcnica, tiene el menor respaldo de ayudas visuales y de una copia impresa que se entregue a la audiencia. Las palabras pronunciadas deben transportar el mensaje. Deben ser claras, concisas, coloridas; ricas en ejemplos ilustrativos; libres de ambigedades inesperadas. Aun as los discursos tienen lmites de tiempo, retando al presentador a encontrar una abreviatura oral para presentar su caso honestamente, plena y equitativamente. El dominar el discurso libre lleva a mayor calidad a los otros tipos de charlas.La charla en una sociedad tcnica es respaldad con un paper completamente escrito. Generalmente especializada en alcance pero penetrando en profundidad tcnica, utiliza dispositivas o grficos simplificados del paper.Sin embargo, la charla debe ser ms que una simple lectura del paper no solo por su tiempo limitado pero especialmente debido a nuestro limitado comprensin auditiva.El espectador debe usar sus mejores habilidades tcnicas primero para orientar a su oyente, luego para resaltar sus puntos principales, y finalmente, quizs, el inducir a una accin cooperativa. En retorno el presentador puede ser recompensado por la retroalimentacin instantnea de comentarios y cuestionarios as como tambin como por una respuesta rentable luego de la reunin.La presentacin tcnica, ya sea dentro de la compaa o a un cliente, generalmente tiene la mayor respuesta inmediata entre las tareas de presentar. Como tal amerita un soporte completo de grficas completas y todas las copias impresas requeridas para demostrar el valor del proyecto. Adems, amerita todas las habilidades que el presentador puede traer para proveer un alcance, profundidad y nfasis convincente.Al presentar tus grficos son tus tarjetas de referencia (Las notas escritas deben ser mnimas). Dos minutos por grafica es una velocidad razonablemente rpida. Si un solo grafico toma diez minutos para ser discutido, considera reemplazarlo con varios. Si toma una hora, estars dando una conferencia.Una precaucin: Si tienes una copia impresa para dar, planea darla despus de tu presentacin, no antes. De otra manera la audiencia perder atencin por tu material escrito.Refinando, Reforzando, PracticandoPor qu reforzar? Para hacer nuestras palabras pronunciables. Considera la distincin entre la palabra escrita y la hablada. Es ms, pregntate: Por qu hablamos?Con la palabra escrita, podemos disear grandes proyectos y grabar nuestros planes en fino detalle. Pero para ejecutar esos proyectos para mover a los hombres a la accin necesitamos tambin la palabra hablada. Ambas formas deben ser precisas. Ambas deben ser claras. Ambas deben presentar un punto de vista. Y qu es un punto de vista o una idea envuelta en una emocin? Aqu, el que destaca la voz humana se destaca en entregar emociones.Cuando ests preparado y con autoconfianza, tu voz transportar naturalmente tu punto de vista, sinceramente y sin esfuerzo. Tu fluencia mejorar por definicin, si has elegido palabras que fluyen fcilmente de tu lengua. La prctica final de tu discurso debe asegurar esto as como tambin el juicioso uso de ingenio o humor.Hablando generalmente: Ms corto es mejor Las frases deben parecer liricas, fciles de decir Las similitudes y metforas ayudan a pintar una idea. Se permite la redundancia. Dos formas de decir algo es mejor que solo una. La gramtica debe ser impecable, pero Un lenguaje ocasionalmente vernculo es un alivio bienvenido. Utilizar el lenguaje de moda de tu audiencia ayuda a compenetrarte con ellos.Un par de puntos: Evita las ocurrencias que disminuyan a tu audiencia o a tu competidor (o a cualquier grupo social) Evita aquel que te ponga a tu o a tu organizacin en un bajo nivel Si puede proceder con tu propio dilema cmico hacia una solucin que vuelve hroes a ti y a los tuyos, hazlo!Tu primera lnea de repaso, sin embargo, es en casa delante de un espejo y una grabadora de audio. Practica hasta que tus pensamientos fluyan en una secuencia natural. Recoge pequeas faltas y corrige ambigedades. Acostmbrate a usar tu voz como un instrumento. Comienza con un tono conversacional pero permite que tu propio inters y entusiasmo vengan e introduzcan nfasis y variacin. Aprende a tomar aire al comienzo de cada frase mayor. Esto ventila tu medio de transmisin. Dale un trato similar a tus gestos. Estos tambin, aaden inters y nfasis.Ayuda para el PresentadorCuando se te convoque a hablar, pide instrucciones detalladas sobre el tipo y longitud de la charla, proyectores disponibles, pantallas y caballetes, as como tambin cualquier requerimiento especial sobre ayudas visuales. Conoce la sala con antelacin si es que puedes. Si tienes grficos, verifica que hay una iluminacin apropiada. Prueba el micrfono si hay uno disponible. Habla con la organizacin de la sesin para determinar exactamente qu tanta cobertura del tema necesita de tu parte, quien ms hablar, sobre que, el nivel tcnico e intereses especiales de tu audiencia. Pide a tu compaa guas de formato y ayuda especializada para preparar tus ayudas visuales. Asegrate que estas reflejen la misma economa de palabras que tu discurso, para permitir letras grandes, fciles de leer y conceptos simples, fciles de entender.Una prctica enfocada en tu tcnica delante de una audiencia que este dispuesta a ayudarte en ese sentido har maravillas para tu postura en la plataforma y entrega.EntregaEste paper ha subrayado la importancia de estar previamente preparado como el secreto para encarar a tu audiencia con confianza.La mejor forma de entregar tu mensaje es con buena voluntad. Has que conscientemente la audiencia te agrade y piensa que les agradas a ellos. Habla directamente hacia ellos y mira sus reacciones para asegurarte que estn siguiendo tu tesis. Mientras ms conozcas tu material y menos necesites de tus notas, ms fcilmente podrs establecer y mantener compenetracin.Por sobre todo, mantn la calma, calintate solo a medida que tu charla gana momento.Presentaciones que Demandan AtencinDefine los objetivosDefinir objetivos es un primer paso obvio. Pero, a menudo no es hecho o es hecho de una pobre manera. Parte del problema es que las tareas son dadas sin mucha explicacin sobre qu es lo que se espera de la presentacin.Una vez que sabes exactamente acerca de qu debe ser tu charla, el siguiente paso es el asegurarte que los puntos clave estn cubiertos. Luego, distinguir el material esencial del perifrico, para dar a la presentacin un sentido de prioridades.Otro problema al definir los objetivos es que los presentadores usualmente restringen su pensamiento a lo qu debera de presentarse. No consideran el cmo debera presentarse. El como concierne al aspecto motivacional de la charla.A menudo una presentacin tiene ms de un solo objetivo. Entonces, el simplemente listarlos y lidiar con cada uno de estos de la misma manera no es una manera efectiva de prepararte para la charla. Es necesario saber cules objetivos son los ms importantes para darles un nfasis apropiado. Si no existen prioridades obvias, los temas deben ser tomados sobre la base entretenimiento o la lgica.Conoce a tu audienciaMuchas personas del ambiente tcnico fallan en esta parte porque acumulan, organizan y transmiten informacin pensando que ellos son la audiencia.El primer tema a ser encarado cuando se analiza a la audiencia es el nivel de experticia representado.Tendrs xito solamente si te comunicas a un nivel en el que tus oyentes sean capaces de entenderte.Una forma de satisfacer a los especialistas tcnicos cuando tu audiencia es mixta, es de ofrecer reportes u otros folletos a aquellos que quieran detalles tcnicos. Por ejemplo, despus de describir los beneficios tcnicos y de operacin de cierto diseo de producto, puedes hacer el comentario que las hojas de datos y anlisis matemticos que prueban que el diseo es superior a las alternativas estn disponibles para el que quiera solicitarlo.Si es que tu presentacin es a tomadores de decisin opuesta a personal de menor nivel, la presentacin debe lidiar con los conceptos y trminos que harn que la evaluacin sea fcil. Esto no significa que debes saltar la informacin pertinente, problemas y argumentos. Sin embargo, cuando sea apropiado, subraya las consecuencias de los puntos que estas exponiendo a las personas que toman decisiones.Planificacin para lograr un mximo impactoLa tarea aqu es la de colocar tu conocimiento sobre los objetivos y los participantes a crear los mecanismos y la configuracin de la presentacin.Esquema: Muchos presentadores creen que tienen tal nivel de comprensin sobre su tema que pueden improvisar en lugar de planear lo que dicen.Un buen esquema sirve para muchos propsitos tiles. Primero, sirve como una gua para mantenerte centrado en el camino durante toda la presentacin. Lo que digas tendr direccin y propsito. Adems que te fuerza a tener una estructura lgica de la presentacin. Esto significa, asegurarse de tener una introduccin, un cuerpo y una conclusin.Con un esquema te fuerzas a informar y explicar de una forma que resultar en un mximo entendimiento e inters. Asegrate de incorporar ejemplos pertinentes a los puntos ms importantes que intentas hacer en tu esquema. Esta prctica es importante en cualquier presentacin, pero es una necesidad en una charla tcnica. Sin ejemplos, los conceptos y argumentos difciles de entender es probable que no sean retenidos por la audiencia. Para ser efectivo, los ejemplos deben ser relevantes a los trabajos y conocimiento de las personas que conforman la audiencia.Ilustraciones: Nada puede confundir una audiencia ms, que hablar sobre asuntos tcnicos sin la ayuda de ilustraciones, especialmente aquellos principios y sistemas complejos que estn envueltos. Dejar la audiencia que vea lo que ests queriendo decir, es la mejor forma de facilitar el entendimiento.Para ser efectivas, las ilustraciones deben ser grandes, coloridas y suficientemente numerosas para capturar y mantener la atencin de la audiencia. Adems, solo la informacin pertinente debe ser incluida. Los miembros de la audiencia no deben leer mucho para entender lo que se est mostrando. Adicionalmente, el material de lectura debe ser presentado en un tamao suficiente para ser visto y entendido por cualquiera que est dentro de la habitacin.Facilidades: El saln adecuado es aquel que no es ni muy grande o muy pequeo para el nmero de personas que asistirn.Luego de que el saln sea elegido, haz los arreglos para tener los equipos y suministros adecuados en el saln. Los tems ms comunes incluyen un proyector, un pizarrn con suficientes marcadores en variedad de colores, entre otros.Permanece en controlSi tu preparacin ha sido completa y rigurosa, ests encaminado al xito de tu presentacin. Pero la mejor preparacin ser en vano si no controlas el siguiente proceder:Participacin de la audiencia: Nada es menos estimulante que tener que sentarse durante una presentacin demasiado larga. Luego de 45 minutos, la atencin de la personas comienza a desfallecer. Si tu presentacin excede ese tiempo, una forma de recapturar la atencin es el de pedir a la audiencia que participe. Esto puede significar hacer preguntas a la audiencia o dejando que alguien de la misma te haga preguntas. Al permitir las preguntas, mantienes el inters. Adems, ganas retroalimentacin que te dir si has ganado o perdido contacto con la audiencia. Muchos presentadores no piden que la audiencia haga preguntas debido a al miedo de que alguien haga una pregunta que no puedan responder. Pero este miedo es menor comparado con perder la atencin de la audiencia. Si no puedes responder una pregunta, simplemente admtelo y djale saber a la persona que hizo la pregunta que encontrars la respuesta y se la hars conocer en un tiempo que debes especificar.Gesticulacin: Usar demasiados gestos es otra forma en la que los presentadores pierden el control. La lista de tales gestos es interminable, pero incluye comnmente el pasearse demasiado alrededor del podio, usar un apuntador como una espada, jugar con los lentes u otros tems personales y hablar hacia la pizarra.Una forma de controlarlos es el practicar la presentacin con antelacin. La prctica permite identificar tus fallas antes de dar la presentacin. Otra forma, es la de dirigir tu nerviosismo hacia la presentacin, pero, en forma de entusiasmo. Ser animado en una forma medida y constructiva dejar pocas oportunidades o energa para el comportamiento distrayente.Usar un pobre contacto visual tambin dificultar una presentacin. No entierres tu cabeza en tus notas o mires a algo que est detrs de la habitacin. Furzate a ti mismo a mirar a la audiencia y enfcate en personas particulares aqu y all. Esto le dice a los miembros de la audiencia que ests interesado en ellos y ayudar a establecer una rpida conexin con ellos.Cierre de la presentacin: Quizs el punto durante la presentacin donde sea ms probable que se pierda el control de la presentacin es el cierre. La mayora de las presentaciones no tienen un cierre real; el presentador por lo general solo deja de hablar. Ejecutado de forma correcta, el cierre enfoca la atencin sobre lo esencial y genera expectacin sobre lo que has dicho.Resume los puntos principales: Un resumen es muy importante debido a que los puntos principales pueden ser fcilmente perdidos en un laberinto de detalles tcnicos. Al recapturar la atencin de la audiencia hacia lo esencial, les provees una ltima perspectiva de los puntos principales. Una buena conclusin ayudar a los oyentes a limar los detalles. Pide preguntas y comentarios: Esto anima a la retroalimentacin de parte de la audiencia para determina si has logrado comunicar los puntos principales que deseabas y permite clarificar los puntos de tu presentacin que hayan quedado confusos. Adems, al hacer preguntas, le estas diciendo a los miembros de la audiencia que ests interesado en lo que ellos tengan para decir.Preprate para el debate: Uno de los mayores errores que los presentadores hacen es el de desaparecer luego de dar una presentacin. En lugar de eso, debes quedarte hasta despus de la parte formal de la presentacin para permitir que las personas se acerquen y te hablen. Esta prctica muestra tu inters en el tema y en el entendimiento de la audiencia. Adems te brinda la retroalimentacin ms sincera sobre que tan bien lo hiciste. Las lecciones aprendidas en esta parte informal puedan ser incorporadas en tus prximas presentaciones.