ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II

IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE EN EL DISEÑO Y ANALISIS DE UN SISTEMA DE INFORMACION

ADRIANA CUPITRALIA ESNEDA MUÑOZ

AMPARO LOPEZ FRANCOMARIA TERESA PEREZ

ALBA PATRICIA RAMONMARTHA JUDITH RIVEROS

JORGE DAVID SABOGAL JIMENEZ

TUTOR:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA2010

QUE ES CAPACITACION DE HARDWARE Y SOFTWARE?

La capacitación a usuarios es el proceso “educacional” donde los analistas de sistemas

muestran paso a paso cada una de las funcionalidades de un sistema.

A QUIEN DEBE DIRIGIRSE UNA CAPACITACION DE HARDWARE Y SOFTWARE?

La capacitación debe estar dirigida a todas las personas (usuarios) que hagan uso primario (frecuentemente), secundario

(ocasionalmente) o terciario (afectados de una u otra manera) de un sistema.

Es recomendable no unir estos tres grupos en una misma capacitación ya que su nivel cognitivo del tema es diferente y puede causar desmotivación en cuanto al tema por tener un

mínimo o un máximo conocimiento.

PORQUE DEBEN CAPACITARSE LOS OPERADORES DEL SISTEMA?

Porque los sistemas dependen de ellos y es su responsabilidad mantenerlo en perfecto funcionamiento

QUE PERSONAS PUEDEN CAPACITAR A LOS USUARIOS U OPERADORES EN EL USO DE UN SISTEMA?

Los vendedores del software y/o hardwareLos analistas de sistemas con conocimiento específicoInstructores externosOtros usuarios del sistema con un excelente manejo de este

QUE DEBE TENER EN CUENTA EL CAPACITADOR EN SU INTERVENCION?

• Tener Unos objetivos claros de la capacitación

• Usar los métodos de capacitación adecuados

• Seleccionar lugares de capacitación adecuados

• Emplear ayudas (audiovisuales por ejemplo) comprensibles para los operadores y/o usuarios.

METODOS DE CAPACITACION

CAPACITACIÓN POR EL PROVEEDOR:

Pueden brindar tanto a usuarios como a operadores claridad sobre todos los aspectos del sistema. Es una capacitación directa, por lo cual las preguntas que surjan podrán ser contestadas inmediatamente.

CAPACITACIÓN “EN CASA”:

Este método de capacitación permite enfocar y familiarizar a los operadores y usuarios a procedimientos específicos de la organización, lo cual puede tener como desventaja un alto número de distracciones por estar en el lugar de trabajo.

Las ayudas que pueden ser usadas por el expositor para poner en práctica estos métodos de capacitación son:

VISUAL: incluye demostraciones del equipo y exposiciones de los manuales de entrenamiento

AUDITIVA: se utiliza bastante la charla del expositor sobre los procedimientos del sistema y se interactúa con los asistentes por medio de preguntas y respuestas.

EXPERIMENTAL: se permite a los asistentes vivenciar una experiencia práctica con el sistema.Para saber que método utilizar el expositor o capacitador debe conocer previamente un perfil de la personalidad, experiencia y conocimientos de los asistentes; y de esta manera escoger el método de capacitación ideal o realizar una combinación de ellos.

Acondicionamiento de las instalaciones

• Antes de iniciar la implantación, deberá realizarse una “prueba de arranque” en esta se verificara si hay cortos en el sistema eléctrico, en los interruptores, en los conectores, en las extensiones, y fallas en los diversos elementos eléctricos de las instalaciones como recalentamientos y faltas de funcionamiento. Deberán existir sufientes tomacorrientes para la comodidad del lugar.

• Cuando se realicen las pruebas de arranque, la preparación del lugar para la ubicación de la tecnología deberá estar cien por ciento concluida.

• Este lugar deberá cumplir con

los estándares ambientales para asegurar una prueba valida de aceptación.

Acondicionamiento de las instalaciones

• Se debe proporcionar el espacio adecuado para cada equipo y pieza de mobiliario.

• Deberán instalarse los alambres, cables, suministros, ventilación y aire acondicionado adecuados para asegurar un ambiente viable y limpio. El lugar debe ser fresco, bien iluminado y libre de polvo y humedad.

• Las instalaciones de redes y eléctricas deberán ser instaladas y diseñadas por técnicos especializados.

• Deberán colocarse tapetes y alfombras antiestáticos.

• Se deberá disponer de suficientes estantes, repisas, mesas, gavetas, y gabinetes para el almacenamiento de discos y cintas.

• Cada equipo de computo debe estar conectado a un proveedor de energía sin interrupciones (UPS).

Acondicionamiento de las instalaciones

• Cuando los cortes de luz son frecuentes o prolongados se necesita contar con otro tipo de suministro de emergencia como un generador.

• La fuerza de diseño de los factores humanos requiere paneles acústicos privados, cubiertas para las impresoras, y cojines acústicos para las mismas.

• Los muebles y estaciones de trabajo debe estar diseñados ergonómicamente.

• Un lugar acondicionado y adecuado asegura la instalación fácil y rápida cuando llegue la tecnología.

• Igualmente las instalaciones adecuadas generan la seguridad de que si se detectan errores u ocurren fallas estas no sean ocasionadas por falta de adecuación del lugar.

Acondicionamiento de las instalaciones

• Cabe destacar que es de suma importancia la salud, bienestar y confort del personal que va ha operar y a utilizar la tecnología. Las metas de estos factores humanos descansan en gran medida en que también la tecnología y su ambiente están diseñados ergonómicamente.

• Para la prueba de ergonomía, se debe ubicar a los usuarios y al personal de operaciones en un ambiente real de trabajo y observarlos en acción, para posteriormente entrevistarlos y detectar las posibles fallas en la adecuación de las instalaciones; si esto llegase a suceder se debe realizar inmediatamente un rediseño para mitigar las fallas y corregirlas en el menor tiempo posible.

Preparación de datos y archivosDurante este proceso se hace necesario contar con datos y archivos ya migrados de un sistema a otro, pues este proceso es uno de los más demorados. Es recomendable contar con medidores de errores ya que ayudan a filtrar la información en general y contribuyen con el mejor desempeño del sistema. Se debe buscar realizar transacciones de archivos de manera seriada pues es de fácil verificación. Los procesos por lotes son recomendables para el control de datos.

Preparación de datos y archivosLa fase de preparación comprende los siguientes pasos:

• Inicialmente se debe contar con un equipo de cómputo y la organización del recinto para el procesamiento de datos.

• Contar con personal capacitado y con experiencia en el manejo y manipulación de datos.

• Adaptación de los programas de computación al nivel adecuado para el excelente manejo de datos.

• Creación de un sistema para el manejo de cuestionarios y archivos de datos.

• Crear los archivos maestros requeridos para el sistema.

• Contar con datos reales (previamente respaldados), así como datos de prueba, introduciendo también datos incongruentes e incorrectos para probar los procesos de validación de entradas.

• Durante de preparación debe tenerse en cuenta la validación de datos de entrada.

• Se debe verificar que los datos sean realmente representativos de las diferentes posibilidades existentes.

• Tanto los datos de entrada como los resultados de salida deben conciliarse para asegurar la veracidad y confiabilidad del sistema.

• Asegurarse de que se cuentan con datos coherentes, completos.

• Contar con asistente para vincular datos y asistente para importar datos.

• Que las bases de datos cuenten con clave principal.

• Se debe tener en cuenta la seguridad de la información.

• Se bebe contar con copias de respaldo de los datos y archivos existentes.

• Debe existir estandarización y normalización para el manejo de datos.

Preparación de datos y archivos• Dentro de la preparación se

debe tener en cuenta la conversión de datos, esta se realiza para no tener que reingresarlos manualmente al nuevo sistema. (En algunas ocasiones no es posible).

• En muchas ocasiones es necesario convertir los datos por los siguientes motivos:

- Cambios en el soporte físico, este es cuando se manejan respaldos de información en cinta magnética y se desea migrar a CDS.

- Cambio en la estructura lógica del almacenamiento: es cuando se pasa de archivos planos a bases de datos.

- Por necesidad de actualizar la estructura de datos: es cuando se agregan o modifican campos de datos.

- Por nuevas aplicaciones: cuando se maneja en tiempo real y estos requieren tiempos de acceso inmediatos, esto implica migrar datos a nuevos tipos de soporte, como discos de mayor capacidad.

METODOS DE REVISION EN LA IMPLANTACION DE UN SI

Los siguientes son métodos de revisión para recolectar datos en la etapa de implantación de un sistema de información:

Cuestionarios Entrevistas Observaciones Muestreo

Estos métodos de revisión enfatizan la importancia de recopilar tanto datos cuantitativos como subjetivos para determinar lo adecuado de un sistema.

Otros métodos de revisión complementarios en la Implementación de un SI

El registro de eventos: Estos son eventos que pueden ser el reflejo de incidentes que el sistema no sea capaz de controlar debido a un diseño incompleto o a actividades que no ocurran de manera prescrita. Ejemplo sistema de captura de pedidos

Evaluación del impacto: Determina como afectan o cambian los sistemas a las áreas de las organización a la cual se instalan. Los sistemas de información deben evaluar su impacto ante posibles errores, velocidad lenta, redundancia en los datos o baja productividad. Revisión de costos y beneficios económicos , utilidad.

Estimación y control del tiempo de desarrollo

Cuando se desarrolla un sistema utilizando un paquete se Software y hardware el análisis incluye un proyecto de evaluación cuando se diseña y se instala un programa es relativamente rápido por que se ahorra tiempo y costos reduciendo la necesidad de recursos y tiempo que es relevante a la hora de la implementación de un sistema, se estima que el personal debe saber administrar el tiempo y los recursos al implementar debe saber que hay elementos que puede reutilizar y optimizar el recurso para modificar una nueva aplicación por que la conversión a una nueva implementación puede requerir considerables inversiones.

Estimación y control del tiempo de desarrollo

Aquellos proyectos que se desarrollan a tiempo tienen las siguientes características en común:

ESTIMACION DE LOS REQUERIMIENTO DEL TIEMPO

Son aproximaciones de las horas, días, o meses de esfuerzo necesario para producir el sistema deseado. Su precisión depende en gran medida de la habilidad, conocimiento y experiencia de la persona que prepara las estimaciones. Influyen algunos factores como habilidades personales de los analistas y programadores, complejidad del sistema interrupciones.

Métodos de Estimación del Tiempo

MÉTODO HISTÓRICO. Se basa en registros cuidadosos que se han mantenido con respecto a proyectos de desarrollo anteriores. Es útil únicamente si el proyecto propuesto es similar a un desarrollo anterior.

MÉTODO INTUITIVO: se basa en la experiencia del personal mas antiguo, el cual estima, por medio de sus experiencias personales, el tiempo de desarrollo esperado. Es el mas ampliamente usado. Este método se debe a que es rápido y conveniente para obtener una estimación.

MÉTODO DE FORMA ESTÁNDAR: Ofrece un enfoque mas concreto a la estimación. Se identifican y cuantifican los factores que afectan mas drásticamente al tiempo de desarrollo tales como las características del personal , los detalles del sistema y la complejidad del proyecto.

Estimación y control del tiempo de desarrollo

Requerimiento de tiempo del proyecto: Se refieren al tiempo necesario para llevar a cabo una investigación del sistema, formular el diseño lógico. Codificar los programas y preparar archivos, desarrollar datos de prueba, probar los programas y ordenar e instalar el equipo.

Estimación de los tiempos de actividad del sistema: Se determina a partir del Numero de personas a entrevistar y la cantidad de tiempo necesaria para desarrollar, circular, recibir y analizar los cuestionarios, dirigir observaciones e inspeccionar registros. La mayoría de los sistemas, la mayor dificultad para formular los requerimientos del tiempo esta en la estimación del tiempo para codificar y probar los programas.

CALCULO DE ESTIMACIONES DE TIEMPO DE PROGRAMACION

Cada programa debe evaluarse independientemente de los otros y se utilizan los siguientes diagramas en la implantación del sistema de Información

DIAGRAMA DE BARRAS: La planificación mas simple usa diagramas de barras que muestran cada actividad en un proyecto de sistema y la cantidad de tiempo que se tomara dicha actividad. Emplea Barras para indicar la cantidad de tiempo utilizado en cada tarea. Los diagramas de barras son mas manejables si el proyecto consta de un número limitado de tareas o actividades.

CALCULO DE ESTIMACIONES DE TIEMPO DE PROGRAMACION

DIAGRAMA DE EVENTOS CRITICOS :Diagrama de eventos críticos: Representan obstáculos difíciles de pasar o tareas críticas que deben realizarse a tiempo. Muestran los eventos significativos en la conclusión de un proyecto y la secuencia en la que deben llevarse a cabo. Ejemplos de eventos críticos en la implantación de un sistema llegada de uun equipo para instalación y su conversión al nuevo sistema.

DIAGRAMA DE PERT : Es un método de planeación que permite revisar técnicamente la evaluación de programas que se ejecutan en un proyecto.En este diagrama de PERT usa nodos y rutas para representar la interrelación de las actividades del proyecto. Los nodos indican eventos y las rutas muestran las actividades necesarias para moverse de un evento a otro.

ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Y DEL PROCESO DE DESARROLLO

El desarrollo de programas de trabajo confiables no garantiza el éxito de un proyecto cuando se realiza la implantación de un sistema de información, al cual debe ser administrado. El personal debe ser asignado y utilizado adecuadamente. Así mismo que se cumplan especificaciones y lineamientos para asegurar la calidad.

EQUIPOS DE TRABAJO

Equipos con programador en Jefe

Equipos de Especialistas

Equipos sin Líder

EQUIPOS CON PROGRAMADOR EN JEFE

Estructurado con un programador que es el Jefe, un programador de apoyo y personal de soporte. el Programador Jefe, realiza todas las áreas de diseño y escribe el código del programa.

El programador de apoyo, desarrolla actividades como la investigación de alternativas de diseño y participa también en el diseño de software en la codificación de programas y en la planificación de pruebas.

El bibliotecario de Programación, es una persona que no posee experiencia en programación o diseño, es responsable de la biblioteca de programas externos y la documentación interna de la biblioteca.

EQUIPOS DE ESPECIALISTAS

Conformado por un grupo de especialistas que permanece laborando durante todo el proyecto, cada miembro tiene asignada una tarea especial donde utiliza sus habilidades específicas.

Cuenta con un programador en jefe, personal de apoyo, un administrador encargado de los presupuestos, un editor que edita la documentación y supervisa la producción, un bibliotecario que maneja los sistemas de biblioteca y archivos, un especialista de herramientas especiales de programación y un especialista en pruebas que escribe todos los casos de pruebas y desarrolla otras nuevas.

EQUIPOS SIN LIDER

Determinados miembros del grupo llevan el liderazgo de manera informal para diferentes proyectos, dependiendo de la naturaleza de éste y de las habilidades de cada persona.

El trabajo se distribuye basándose en las capacidades de cada uno, sin embargo en muchas compañías consideran necesario una persona con la responsabilidad específica de la dirección del proyecto.

SELECCIÓN DE HARDWARE

DETERMINACION DE TAMAÑO Y CAPACIDAD

El analista determina la selección del equipo, empieza por el tamaño y los requerimientos de capacidad, las características que debe considerar son:

Tamaño Interno de la memoriaVelocidad del ciclo de sistema para el procesamientoNumero de canales para entrada de datos, salida y comunicaciónCaracterísticas de exhibición y componentes de comunicación Tipos y números de unidades de almacenamiento auxiliar que se pueden incluirApoyo de sistemas y software de utilería que se proporcionan o que están disponibles.

El software determina lo que se requiere, por ej. Microcomputadoras, minicomputadoras, etc., dependiendo de la finalidad para la que se les diseñó, los sistemas pueden ser o no factor de una decisión específica de selección.

Los periódicos y las revistas especializadas proporcionan distribución de información sobre hardware y software y sus requisitos.

Las Suscripciones que se actualizan con regularidad en hojas sueltas contienen detalles respecto a las configuraciones de sistemas alternativos, costos de compra y alquiler, especificaciones de operación y comentarios del usuario.

La capacidad auxiliar de almacenamiento se determina por el almacenamiento de archivo y las necesidades de procesamiento.

Para el almacenamiento en disco, el analista debe considerar el espacio necesario para cada archivo maestro, el espacio para programas y software, incluyendo el software de sistemas y el método por el cual se elaborarán las copias de respaldo.

EVALUACION Y MEDICIÓN DE LA COMPUTADORA

Se realiza a través de Determinación de marcas de referencia, definida como la aplicación de programas sintéticos para emular el procesamiento real, llevado a cabo por el sistema de cómputo, permite tareas de la carga de trabajo que ha proyectado el usuario, demuestran técnicas de almacenamiento de datos y proporcionan la oportunidad de probar funciones del sistema.

Mediante esta técnica las limitaciones del equipo se hacen evidentes desde una fase inicial del proceso de adquisición.

Los programas de marcas de referencia se pueden correr en cualquier tipo de ambiente de sistemas, incluyendo los procesamientos por lotes y en línea y con usuarios conectados al sistema directamente o mediante métodos de telecomunicación.

y el método por el cual se elaborarán las copias de respaldo.

Las marcas de referencia comunes son la velocidad del procesador central, así como líneas múltiples de tareas en un ambiente de multiprogramación

Las marcas de referencia también pueden enfocarse en una mezcla de lenguajes esperados, una mezcla de diferentes tipos de programas y aplicaciones que varían en cuanto a volúmenes de entrada y salida de datos, el tiempo de respuesta para envío y recepción de datos desde las terminales.

Diseño de Programas Sintéticos

Es un programa para ejercitar los recursos de una computadora, de manera que permita al analista imitar la carga de trabajo esperada y determinar los resultados. El proceso se puede repetir tantas veces como sea necesario para saber cuáles tareas funcionan bien en determinado equipo y cuales no.

EVALUACION DEL HARDWARE

La evaluación del hardware computacional es responsabilidad compartida de la Administración, los usuarios y el analista de sistemas.

Con base en el inventario actual de equipo de computo disponible y las estimaciones sobre la carga de trabajo, se tendrá en cuenta el equipo que parezca satisfacer las necesidades del proyecto.

Los criterios que deberán usar los analistas de sistemas y usuarios para evaluar el desempeño del Hardware, será el tiempo requerido para las transacciones, que tanto se lleva la entrada de datos y que tanto tarda recibir la salida, la capacidad de volumen total del sistema, el tiempo inactivo de la unidad central de proceso y el tamaño de memoria proporcionado.

EQUIPO COMPATIBLE

Es el que produce un proveedor que no es el original, por razones de costo los analistas, lo consideran equipo de marca. Una segunda compañía se especializa en producirlos , pueden ser: componentes de sistemas como impresoras, unidades de disco, o unidades de memoria que pueden conectarse al sistema de un proveedor en vez de manufacturarlo éste.

La ventaja es el costo menor de cada componente, porque las compañías que se especializan en producir este tipo de accesorios, desarrollan experiencia en su manufactura sin grandes inversiones en investigación y desarrollo y por eso pueden ofrecer un producto de calidad a más bajo costo.

Existe un gran mercado para el equipo compatible debido a las diferencias de precios, por ello el analista deberá asegurarse de elegir muy bien, para que este cumpla con los niveles de calidad del equipo original ó lo mejore.

Factores Financieros

La Adquisición de un sistema de cómputo se maneja por lo general, mediante tres métodos: Alquiler a corto plazo, alquiler a largo plazo ó compra:

Alquiler a corto plazo: Generalmente de 1 a 12 meses, se efectúa un pago mensual por el uso del equipo, se puede dar por terminado el contrato por cualquiera de las partes con anticipación de 30 días, este el sistema más costoso.

Alquiler a largo plazo: Constituye un compromiso para utilizar un sistema, de tres a siete años, los pagos se predeterminan y se hacen de manera trimestral o cada seis meses, al final del periodo de alquiler, el arrendador no es propietario del equipo, lo que protege contra la obsolescencia técnica.

Compra: La posesión de computadoras mediante compra directa constituye el método más común, obtiene más adeptos en la medida que los contratos a largo plazo ascienden de costo, es la opción de costo más bajo, por las ventajas fiscales que se pueden obtener.

SELECCIÓN DE SOFTWARE

Después de conocer los requerimientos de sistemas, determinar los si los paquetes se adecuan o no a los requerimientos. El analista deberá tener en cuenta algunas preguntas, respecto a los requerimientos significativos:

REQUERIMIENTOS SIGNIFICATIVOS

¿Qué transacciones y que datos a cada transacción es necesario manejar?

¿Qué informes, documentos y otras salidas de datos debe producir el sistema?

¿Qué archivos y bases de datos maneja el sistema? ¿Qué archivos de transacción se necesitan para mantenerlos?

¿Cuál es el volumen de los datos que deben almacenarse? ¿Qué volumen de transacciones se procesará?

¿Existen características únicas respecto a esta aplicación que requieran consideración especial al seleccionar el software?

¿Qué requisitos de consulta debe apoyar el software? ¿Qué mejoras futuras son posibles y cuáles serán apoyadas?¿Qué Hardware y qué características de comunicación requiere el

software?¿Cuáles son los límites del software?

EVALUACION DE SOFTWARE

Categorías principales sobre las que se puede calificar el software:

Efectividad de desempeñoCapaz de realizar todas las tareas requeridasCapaz de realizar todas las tareas deseadas, a futuroPantallas VDT bien diseñadas

Eficiencia de desempeñoTiempo de respuesta rápidoEntrada eficienteSalida eficiente

Almacenamiento de Datos eficiente

Respaldo eficiente

Facilidad de uso

Interfaz de usuario satisfactoria

Se dispone de menús de ayuda

Interfaz flexible

Retroalimentación adecuada

Buena recuperación de errores

Flexibilidad

Opciones para la entrada

Opciones para la salida

Usable con otro software

Calidad de la documentación

Buena organización

Tutorial adecuado

Responde preguntas en forma adecuada

Soporte de fabricante

Línea directa

Boletines de noticias

Frecuentes actualizaciones (a bajo costo)

El software en paquetes en vez de programas de aplicación escritos, es preferible, se puede ahorrar mucho tiempo si se encuentra el software empaquetado para el sistema y no tener que personalizar.

Evalúe el software en paquete con base en una demostración con datos de prueba del negocio, es recomendable.

Cuando se necesita usar el software en varias estaciones de trabajo habrá que negociar un acuerdo de uso múltiple, para que no se infrinjan los derechos de autor, mediante la creación de copias ilegales.

Habrá que negociar un contrato especial de servicios del vendedor que cubra el apoyo para el software adquirido: Asistencia técnica, mantenimiento de emergencia y preventivo, actualizaciones gratis o a precio reducido , copias adicionales de la documentación y entrenamiento de usuarios.

CONTRATOS DE SOFTWARE

Es aconsejable buscar ayuda legal, las negociaciones del contrato deben incluir al abogado de la compañía y a un experto financiero. Se mencionan dos tipos de contrato de software:

Alquiler de un paquete de software, en este caso la empresa recibe el derecho a utilizarlo, mediante un pago sea una vez o durante cierto periodo. En cambio una licencia pagada permite el uso del software de manera indefinida.

Descripción general de los términos de una asignación de programación al cliente .

La empresa contrata los servicios de una agencia independiente o de un agente para producir software, puede ser por un pago fijo y duración específica de calendario o por horas. En este tipo de contrato es necesario determinar la propiedad del software y si se incluye un contrato de alquiler o de servicios.

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BIBLIOGRAFIA

SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. México: McGraw-Hill, 1998

KENDALL & KENDALL. Análisis y Diseño de sistemas. 3ª. Ed. México: Prentice Hall Hispanoamericana. 1997

Whitten, Bentley, Barlow. Análisis y Diseño de Sistemas de Información Mc. Graw-Hill