analisis normas iso 14001 empresas publicas de cundinamarca
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MODULO ELÉCTIVA - GESTION AMBIENTAL
TRABAJO COLABORATIVO
DISCUSION DE LA GESTION AMBIENTAL EN EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA S.A.-E.S.P.
Maestrantes
ALEXANDRA SOFIA TOBAR VARGASJOSE BANQUEZ
JULIO CESAR ROJAS
Docente
GLORIA YANETH FLORÉZ YEPES
Tutoras
LUZ ANGELICA CARDONA HLEIDY YHOANA SALGADO
UNIVERSIDAD DE MANIZALESFACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN DESARROLLO SOSTENIBLE Y MEDIO AMBIENTECOHORTE XXIII
BOGOTA D.C. 2015
Justificación
Toda organización (Empresa) moderna competitiva debe orientar sus actividades a
mejoramiento de la calidad de vida de sus clientes y proveedores, adoptando y
aplicando el Modelo Estándar de Control Interno –MECI y el Sistema de Gestión de
Calidad NTCGP 1000:2009 conforme a las leyes 87 de 1993 y 872 de 2003, de igual
manera el Sistema de Gestión Ambiental con fundamento o bajo la dirección de la ISO
14001 y para que sea integral implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo – SD-SST.
La certificación ISO 14001 tiene el propósito de apoyar la aplicación de un plan de
manejo ambiental en cualquier organización del sector público o privado, dicho plan
debe incluir objetivos y metas ambientales, políticas y procedimientos para lograr esas
metas, responsabilidades definidas, actividades de capacitación del personal,
documentación y un sistema para controlar cualquier cambio y avance realizado. Con
esta certificación se trata de mejorar la manera en que una empresa reduce su impacto
en el medio ambiente, lo que puede crear beneficios internos al mejorar el uso de los
recursos (Documento FAO).
En este orden, Empresas Públicas de Cundinamarca S.A.-E.S.P en su calidad de
Gestor en el marco del Programa Agua para la Prosperidad – Plan Departamental para
el manejo empresarial de los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico-
PAP-PDA., (Decreto 2246 de 2012), en el desarrollo de su política pública busca el
bienestar de la comunidad y buscar generar satisfacción a los clientes y demás grupos
de interés, mediante la calidad de sus servicios en la gestión integral de proyectos y el
apoyo para el aseguramiento de la prestación de los servicios públicos domiciliarios,
contando para ello con un equipo humano idóneo, tecnología apropiada y el
compromiso misional del mejoramiento continuo de cada proceso.
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De acuerdo a información suministrada por la organización, esta empresa fue
constituida mediante escritura pública 2069 de mayo 19 de 2008, como una sociedad
por acciones de carácter oficial, con autonomía administrativa, patrimonial y
presupuestal, su alcance en la prestación es de acueducto, alcantarillado, aseo, energía
y gas, entre otros; así como servicios públicos no domiciliarios y el desarrollo de
actividades complementarias inherentes a los mismo, pero hoy su alcance es
netamente de asesor, orientador, de gestor para los municipios vinculados al proceso
con base a un convenio tripartito firmado entre el Estado, Municipio y Empresa.
Consideramos importante que de acuerdo a su misión, la empresa ejerce una tarea de
impulsar estrategias que permitan avanzar con mayor celeridad en coberturas urbana y
rural de los servicios de acueducto y saneamiento básico y para ello cuentas con
diferentes direcciones en su interior que cumplen proceso de apoyo, busca con el
menor impacto generar en las empresas prestadoras locales y rurales a menor costos
ser más eficientes y competitivas en el suministro de sus servicios prestados,
minimizando costos de operación y cumplimiento con el marco normativo, de tal motivo
que ha su interior debe propender certificarse con un modelo de gestión ambiental, en
aras de multiplicar esta estrategia para con las empresas municipales que son clientes
directos de EPC.
Objetivos
Identificar elementos de la Gestión Ambiental en Empresas Públicas de
Cundinamarca S.A.-E.S.P.
Entender y aplicar metodologías cualitativas de calificación de impactos
ambientales de Empresas Públicas de Cundinamarca S.A.-E.S.P.
Reconocer los diferentes pasos de implementación de la norma ISO 14001, con
el fin de aplicarlos en Empresas Públicas de Cundinamarca S.A.-E.S.P.
Por medio del informe demostrar la implementación de la estrategia en la
Empresas Públicas de Cundinamarca S.A.-ES.P.
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Hallazgos y Análisis de Cumplimiento
Un hallazgo de auditoría es el resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría. En el caso de EPC, se evaluaron los
distintos procesos y actividades desarrolladas en la oficina central de la empresa
ubicada en la ciudad de Bogotá, debido que es en ésta donde se encuentra la mayor
parte de la planta de personal y se llevan a cabo la mayoría de las actividades. A nivel
de actividades de campo aunque son muy significativas en términos de su frecuencia e
impacto a los intereses misionales, se trata generalmente de visitas técnicas de
distintos profesionales, en donde los aspectos ambientales e impactos involucrados, no
son representativos, razón por la cual se abordó en su totalidad la verificación a la
gestión ambiental en la oficina central.
Hallazgos alcance y política ambiental
4REQUISITOS DEL SISTEMA
GESTION AMBIENTAL DEBE
CUMPLE
SI NO N/A
4.1REQUISITOS GENERALES -
ALCANCELa organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental. X
4.2 POLITICA AMBIENTAL
La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización Xa) es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios Xb) incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación; Xc) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la Xd) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales; X
e) se documenta, implementa y mantiene; Xf) se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella X
g) está a disposición del público x
En la actualidad Empresas Públicas de Cundinamarca S.A.-E.S.P., tiene definida una
política de calidad fundamental para implementar en ese orden una política ambiental
en el marco del Sistema de Gestión Ambiental- SGA, debido a que no se ha definido e
implementado.
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De acuerdo a información primaria se puede observar definidas las siguientes políticas
en la organización:
Calidad Riesgos Bienestar Comunicaciones
Hallazgos en la planificación
4REQUISITOS DEL SISTEMA
GESTION AMBIENTAL DEBE
CUMPLE
SI NO N/A4.3 PLANIFICACION X
4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES Identifica Aspectos ambientales de sus actividades X
Identifica Aspectos ambientales en los que influye X
4.3.2 REQUISITOS LEGALESidentificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba X
determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales X
4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS
La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados, en losniveles y funciones pertinentes dentro de la organización. XLos objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes con la política ambiental XCuando una organización establece y revisa sus objetivos y metas, debe tener en cuenta los requisitos legales yotros requisitos que la organización suscriba, y sus aspectos ambientales significativos X
Debe considerarsus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de laspartes interesadas. XLa organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos ymetas X
Estos programas deben incluir:a) la asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las funciones y niveles pertinentes dela organización; y X
b) los medios y plazos para lograrlos. X
En los aspectos referentes a la planificación de la gestión ambiental, no se han
definidos objetivos, metas y programas que puedan materializar los anteriores en
materia ambiental. Existen algunos objetivos puntuales como es la disminución anual
del uso del papel y ahorro de energía eléctrica mediante campañas tendientes al
impulso de documentación de tipo electrónico y el control de los equipos de cómputo no
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utilizados, al verificar a estas campañas no se le hace seguimiento de tal manera que
no se precisa indicadores que permitan analizar el cumplimiento de sus objetivos. Estos
objetivos, perseguidos mediante estas campañas no se encuentran articulados a un
sistema de gestión.
En lo referente a los aspectos ambientales, fueron identificados en la primera etapa y
principalmente se relacionan con el alto consumo de elementos de materias primas
relacionadas con la actividad típica de oficina, en donde principalmente se consume
papelería. El consumo de energía y agua, son otros aspectos, que debido al tamaño de
la planta, son considerados de importancia en los impactos generados en la operación
diaria de la empresa.
Hallazgos implementación y operación
4REQUISITOS DEL SISTEMA
GESTION AMBIENTAL DEBE
CUMPLE
SI NO N/A
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN X
4.4.1RECURSOS FUNCIONES,
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantenery mejorar el sistema de gestión ambiental. Estos, incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas,infraestructura de la organización, y los recursos financieros y tecnológicos. XLa alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien,independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades yautoridad X
4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, quepotencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organización,sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuados, y debe mantener losregistros asociados XLa organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus aspectos ambientales y susistema de gestión ambiental. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estasnecesidades, y debe mantener los registros asociados
X
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La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personasque trabajan en su nombre tomen conciencia de:a) la importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema degestión ambiental;b) los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con sutrabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeño personal;c) sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del sistema de gestiónambiental; yd) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. X
4.4.3 COMUNICACIÓN
En relación con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer,implementar y mantener uno o varios procedimientos para:a) la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización; XEn relación con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer,implementar y mantener uno o varios procedimientos para: b) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas. XLa organización debe decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientalessignificativos y debe documentar su decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer eimplementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación externa X
4.4.4 DOCUMENTACION
La documentación del sistema de gestión ambiental debe incluir:a) la política, objetivos y metas ambientales; X
b) la descripción del alcance del sistema de gestión ambiental; Xc) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como lareferencia a los documentos relacionados; Xd) los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta Norma Internacional Xe) los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios para asegurar laeficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientalessignificativos. X
4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:a) aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; Xb) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; Xc) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; Xd) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos deuso; Xe) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; Xf) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado queson necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental y se controla su distribución; Xg) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el casode que se mantengan por cualquier razón. X
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4.4.6 CONTROL OPERACIONAL
La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectosambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objeto deasegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante: Xa) el establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados paracontrolar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metasambientales; y X
b) el establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; y Xc) el establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectosambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organización, y lacomunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas. X
4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situacionespotenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y cómoresponder ante ellos. XLa organización debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar losimpactos ambientales adversos asociados. XLa organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario sus procedimientos de preparación yrespuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. XLa organización también debe realizar pruebas periódicas de tales procedimientos, cuando sea factible. XLos resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadasrelacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema degestión ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua. X
La alta dirección al momento no ha designado recurso humano destinado a liderar el
sistema de gestión ambiental. Se pretende con el ejercicio académico iniciar un pre
diagnostico con el fin de programar actividades tendientes tomando como base el
presente documento a definir para el año 2016 recursos financieros, con fundamento a
la buena voluntad expresada por la gerencia a iniciar el proceso.
En la empresa se evidencian pequeñas acciones para concientización de los impactos
generados relacionados con los aspectos descritos con anterioridad. En las
instalaciones se han implementado mensajes pegados generalmente en las paredes
relacionados con la siguiente temática:
La necesidad de ahorro de agua.
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Importancia de no arrojar elementos sólidos, como papeles al sanitario, para que
el impacto de las aguas residuales sea menor.
Separación en la fuente para los residuos sólidos.
Gráfico 1. Elementos para separación de residuos sólidos en la fuente.
Gráfico 2. Mobiliario ahorrador de agua potable.
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Gráfico 3. Campañas de reciclaje de tapas plásticas.
Gráfico 4. Campañas disminución impacto aguas residuales.
La empresa no ha planteado una estrategia de comunicación oficial de la temática
ambiental, a pesar que posee una política de comunicaciones la cual expresa:
“Empresas Públicas de Cundinamarca S.A. ESP está comprometida con la gestión de
la comunicación tanto interna como externa; actuando con respeto, transparencia,
participación, veracidad y diálogo; para garantizar su posicionamiento y reputación y
mantener una adecuada relación con los grupos de interés, contribuyendo así a la
sostenibilidad y al desarrollo de la estrategia empresarial”
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No existe documentación relacionada al sistema de gestión ambiental, pero si existe un
control de documentos, derivado de la implementación del sistema de calidad, basado
en el modelo normativo NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 en concordancia con lo
establecido en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014. Como
resultado de las acciones de control documental, se encontró la existencia de un listado
maestro de documentos y de registros, los cuales servirían para toda la documentación
de sistema ambiental al momento de su implementación.
Gráfico 5. Listado Maestro de documentos.
Gráfico 6. Listado Maestro de registros.
En el control operacional, la empresa no ha definido de manera explícita procedimientos
encaminados a controlar actividades relacionadas con los aspectos ambientales
identificados.
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Se presenta en la actualidad un plan de emergencia enmarcado principalmente en la
temática de seguridad y salud ocupacional. Se observan señalizaciones de riesgos,
principalmente electico, pero no existe un plan de emergencia relacionado directamente
con accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente.
Gráfico 7. Señalización de riesgo eléctrico.
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Hallazgos verificación
4 REQUISITOS DEL SISTEMA GESTION AMBIENTAL DEBE
CUMPLE
SI NO N/A4.5 VERIFICACION
4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICION
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimientoy medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impactosignificativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentación de la información parahacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con losobjetivos y metas ambientales de la organización. XLa organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengancalibrados o verificados, y se deben conservar los registros asociados. X
4.5.2 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar ymantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legalesaplicables.La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas. XLa organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puedecombinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada en el apartado 4.5.2.1, oestablecer uno o varios procedimientos separados.La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas. X
4.5.3 NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las noconformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientosdeben definir requisitos para:a) la identificación y corrección de las no conformidades y tomando las acciones para mitigar sus impactosambientales; Xb) la investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin deprevenir que vuelvan a ocurrir; Xc) la evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de lasacciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia; Xd) el registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas Xe) la revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas X
4.5.4. CONTROL DE REGISTROS
La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad conlos requisitos de su sistema de gestión ambiental y de esta Norma Internacional, y para demostrar los resultadoslogrados. XLa organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, elalmacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. X
Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables. X
4.5.5 AUDITORIAS INTERNASLa organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión ambiental se realizan aintervalos planificados X
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4.6 REVISION POR LA DIRECCION
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización, a intervalos planificados, paraasegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación deoportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo lapolítica ambiental, los objetivos y las metas ambientales. Se deben conservar los registros de las revisiones por ladirección. XLos resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadasrelacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema degestión ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua. X
En el proceso de definición e implementación del sistema integrado de gestión, en
cuanto a procedimientos obligatorios de dicho sistema, dentro de los cuales
encontramos las acciones preventivas y correctivas, control de productos o servicio no
conforme y auditorías internas. Todas las anteriores, enmarcadas en la temática de
calidad.
En la temática ambiental, la empresa no ha establecido indicadores de cumplimiento
legal ambiental.
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Conclusiones y Recomendaciones
Los hallazgos determinados en el ejercicio, evidencian una gran proporción de
obligaciones del estándar, no realizadas, lo cual es justificable por el simple hecho que
la empresa no ha iniciado el proceso formulación del sistema de gestión ambiental. A
pesar de esto, se evidencian aspectos y acciones que de alguna manera se encuentran
alineadas con las tendencias de producción más limpia.
En la actualidad la EPC no ha iniciado un proceso formal para la elaboración de su
sistema de gestión ambiental, sin embargo se observa al interior de la entidad, una
voluntad directiva que se ve respaldada por el avance que se tiene en la
implementación del sistema integrado de gestión. Por esta razón, se debe aprovechar
el avance en aspectos relacionados con la ISO 9000:2008, que se integrarán al sistema
de gestión ambiental al momento de su formulación e implementación.
Se recomienda definir un plan financiero, donde se incluya el talento humano para que
una vez la organización se certifique en el Sistema de Gestión Ambiental, este sea
multiplicado con sus clientes (Municipios) dado que cumplen en su mayoría
obligaciones en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto,
alcantarillado y aseo, generando a mediano y largo plazo economías de escala
beneficiando de forma directa a los suscriptores y/o usuario.
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BIBLIOGRAFIA
Análisis de los Aspectos Ambientales. Unidad 2, Modulo de Gestión Ambiental.
Universidad de Manizales, consultado el día 12 de septiembre de 2015.
Documento FAO. Recuperado en:
http://www.fao.org/docrep/007/ad818s/ad818s09.htm#TopOfPage, el 22 de septiembre
de 2015.
Generalidades de los sistemas de Gestión. Unidad 1, Modulo de Gestión Ambiental.
Universidad de Manizales, consultado el 17 de septiembre de 2015.
La PML como estrategia empresarial para fomentar la competitividad. Unidad 1, modulo
gestión ambiental. Universidad de Manizales, consultado el día 12 de septiembre de
2015.
Legislación Ambiental empresarial. Unidad 2, Modulo de Gestión Ambiental.
Universidad de Manizales, consultado el 17 de septiembre de 2015.
Requerimientos ISO 14001. Unidad 2, Modulo de Gestión Ambiental. Universidad de
Manizales, consultado el 17 de septiembre de 2015.
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