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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico Curso: SIG

UNMSM - FCA Catedrático: Aquiles Brediñana Ascarza 1

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

(D E C A N A D E A M É R I C A)

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASE.A.P. DE ADMINISTRACIÓN

PERTENECIENTE A:Advíncula Rossel, PatriciaAlvarado Dueñas, ElsaTrujillo Churo, Roxana

CURSO: Sistema de Información Gerencial

PROFESOR: Bedriñana Ascarza, Aquiles

CICLO: x

AULA : 407 - N

Ciudad Universitaria, julio 2008

TRABAJO FINALANALISIS DE UN SISTEMA

DE INFORMACIÓN GERENCIAL

CASO PRÁCTICO



INDICE

INTRODUCCION.................................................................................................3

PRESENTACIÓN................................................................................................4

CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO.......................................................................5

Definición ............................................................................................................5

Actividades básicas de un SI...............................................................................5

Sistema de Información Gerencial ....................................................................6

Metodologías para el análisis de los SIG............................................................7

Análisis Estructurado ....................................................................................7

Diagrama de flujo de datos............................................................................7

Técnica de modelado de objetos...................................................................8

UML (Unified Modeling Lenguaje)................................................................10

Modelo Corporativo de datos ......................................................................13

Data Warehouse .........................................................................................13

Data Mart ....................................................................................................15

CAPÍTULO II. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN..........................................16

CAPÍTULO III. DESCRIPCIÓN DEL SIG IMPLEMENTADO............................19

CAPÍTULO IV. DESCRIPCIÓN DEL SIG IMPLEMENTADO............................19

CAPÍTULO V. RESULTADOS PARA LA ORGANZACIÓN.............................33

CONCLUSIONES..............................................................................................37

BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................39



INTRODUCCIÒN

Los sistemas y las tecnologías de información son un elemento vital de las

organizaciones y negocios exitoso. La tecnología de información puede ayudar a

todo tipo de negocios a mejorar la eficiencia la efectividad de sus procesos de

negocios, la toma gerencial de decisiones y la colaboración entre los grupos e

trabajo, mediante el fortalecimiento de sus posiciones competitivas en un mercado

rápidamente cambiante.

Es justamente la toma de decisiones en las empresas, la actividad que determina

el rumbo de las organizaciones. Las empresas de mayor éxito en el mundo tienen

ventaja competitiva en la información que manejan para tomar acertadas

decisiones, de manera oportuna y estratégica.

Los Gerentes o Directores de las Organizaciones necesitan administrar de manera

rápida y eficiente el ingente volumen de información que tienen de su empresa por

lo que se necesita de los Sistemas de Información y de las tecnologías de

información para reducir esfuerzos y ser más productivos en su gestión.

Un Sistema de Información Gerencial pretende ser una herramienta que de

manera resumida y gráfica informe al usuario del estado actual de la empresa,

mediante los indicadores de gestión que haya implementado la organización. De

esta manera tendrá una fuente de decisión que le permita decidir de manera

eficiente e implemente estrategias que le permitan mantener a la organización

líder en el mercado.

El capitulo I del trabajo presenta el marco teórico en el que se fundamenta la

investigación. El capítulo II describe la situación problemática que atravesaba la



empresa antes de la implementación del SIG. El capítulo III ilustra el sistema de

información gerencial implementado. El capítulo IV presenta las conclusiones.

PRESENTACIÒN

La Clínica del Pacífico está dedicada a brindar servicios de salud, cuenta con los

servicios de: consulta externa, hospitalización, intervenciones quirúrgicas,

procedimientos, imágenes y exámenes auxiliares, en las especialidades de

pediatría, ginecología, traumatología, medicina interna, cirugía general,

oftalmología, endocrinología, cardiología, neurocirugía, neurología,

otorrinolaringología, urología, entre otras.

Hasta hace poco no contaba con tecnología de la información de apoyo a los

procesos organizacionales. En este contexto, la Asamblea de Socios comenzó a

analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues existían

muchas actividades que debían realizarse varias veces debido a que cada

departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la información

generada no era uniformemente distribuida en toda la organización. Así, se dio

inicio a esta etapa que comenzó por el análisis de la situación actual se hizo un

estudio de la misión, análisis del entorno; análisis interno a través de los servicios

prestados por el área Admisión - Caja, identificándose los problemas más

relevantes.

Posteriormente, a través de entrevistas personales con la Gerente General se

definieron los requerimientos de información. En la fase de desarrollo se realizó el

diseño conceptual, lógico y físico del sistema, para elaborar la base de datos del

Sistema de Información Gerencial. Finalmente, se obtuvieron resultados del

sistema ubicándolos dentro del contexto de los beneficios estratégicos,

obteniéndose información oportuna y eficaz con la que antes no se contaba y que

resulta relevante para la ayuda en la toma de decisiones.



CAPÍTULO IMARCO TEÒRICO O CONCEPTUAL

DEFINICIÓN

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa, es decir, un conjunto formal

de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las

necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información o

parte de ella necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las

actividades de dirección y control correspondientes para desempeñar sus

actividades de acuerdo a su estrategia de negocio.

El SI tiene como propósito fundamental organizar el flujo de la información que

generan las diferentes dependencias dentro de las instituciones; un sistema de

información está compuesto de elementos que son de naturaleza diversa y

normalmente incluye:

- Infraestructura tecnológica, (Hardware)

- El recurso humano

- Los datos, o información.

- Las aplicaciones para producir diferentes tipos de resultados, (Software)

ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entradas de información: Proceso mediante el cual el Sistema de Información

toma los datos que requiere para procesar la información. Pueden ser manuales o

automáticas.



Almacenamiento de Información: El sistema puede reconocer la información

guardada en la sesión o proceso anterior.

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para

efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.

Estas características de los sistemas permiten la transformación de datos fuentes

en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información

para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (S.I.G.)

Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial la técnica de

poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se

necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las

funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la

organización.

La finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los

gerentes la información adecuada en el momento oportuno, por lo tanto el valor de

la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro

supuestos básicos: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.- Calidad: Para los gerentes es imprescindible que la información suministrada

sea un fiel reflejo de la realidad planteada.

- Oportunidad: la información suministrada por un Sistema de Información

Gerencial debe estar disponible a tiempo para la toma de decisiones.

- Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones

acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco

deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues ésta puede

llevar a decisiones desacertadas.



- Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar

relacionada con sus tareas y responsabilidades.

La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no

es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de

información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen

necesidades distintas de acuerdo con la actividad que desempeñan.

METODOLOGÍAS PARA EL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Análisis EstructuradoPermite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una forma lógica y

manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se

omite ningún detalle pertinente.

El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas

con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y

exacta de una situación dada

Diagrama de Flujo de DatosSon una de las cuatro herramientas del análisis estructurado, es una herramienta

grafica que se emplea para describir y analizar el movimiento de los datos a través

de un sistema, ya sea este manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares

para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD, como se les conoce

popularmente son la herramienta mas importante y la base sobre la cual se

desarrollan otros componentes.

La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede

describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos asociados

con el sistema.



Los DFD se concentran el movimiento de los datos a través del sistema, no en los

dispositivos o el equipo. Los analistas identifican y describen desde el inicio hasta

el final del proceso, para comprender un área de aplicación o los datos que fluyen

por todo el sistema y entonces explican por que los datos entran o salen y cual es

el procesamiento que se realiza con ellos.

Técnica de Modelado de Objetos (Object Modeling Technique OMT)El Modelado y Diseño Orientado a Objetos es una técnica que se fundamenta en

pensar acerca de problemas a resolver, empleando modelos que se han

organizado tomando como base conceptos del mundo real.

OMT es una metodología (y una notación gráfica) para el desarrollo orientado a

objetos que consiste en “construir un modelo de un dominio de aplicación

añadiéndosele detalles durante el diseño del sistemas”.

Ciclo de vidaEl ciclo de vida de un desarrollo de software se visualiza de la siguiente forma:

Análisis: El analista describe el problema y plantea un modelo de la situación del

mundo real para mostrar sus propiedades importantes. El analista debe trabajar

con los usuarios finales que son quienes comprenden y evitar presentar

soluciones incompletas. Los modelos generados en la fase del análisis son una

abstracción resumida y precisa de lo que debe hacer el sistema deseado y no de

la forma en que se hará.

Diseño del sistema: Los diseñadores de sistemas toman decisiones acerca de la

arquitectura a utilizar. Durante el diseño, el sistema a desarrollar se organiza en

subsistemas basados tanto en la estructura del análisis como en la arquitectura

planteada.

Esta metodología se extiende desde el análisis hasta la implementación, pasando

por el diseño. En primer lugar, se construye un modelo de análisis para abstraer

los aspectos esenciales del dominio de la aplicación sin tener en cuenta la



implementación eventual. En este modelo se toman decisiones importantes que

después se completan para optimizar la implementación, en segundo lugar.

Los objetos de la aplicación constituyen el marco de trabajo del modelo de diseño,

pero se implementan en términos de objetos del dominio de los recursos

tecnológicos. Por último, el modelo de diseño se implementa en algún lenguaje de

programación, base de datos o hardware.

La metodología OMT emplea tres clases de modelos para describir el sistema:

El Modelo de Objetos: Describe los objetos del sistema y sus relaciones.

El Modelo Dinámico: Describe las interacciones existentes entre objetos del

sistema.

El Modelo Funcional: Describe las transformaciones de datos del sistema.

Los tres submodelos no son igualmente importantes en todos los problemas. OMT

es una de las metodologías de análisis y diseño orientadas a objetos, más

maduras y eficientes que existen en la actualidad. La gran virtud que aporta esta

metodología es su carácter de abierta (no propietaria), que le permite ser de

dominio público y, en consecuencia, sobrevivir con enorme vitalidad. Esto facilita

su evolución para acoplarse a todas las necesidades actuales y futuras de la

ingeniería de software.

Una metodología de desarrollo de software OO consta de los siguientes

elementos:

• Conceptos y diagramas ( Modelo)

• Etapas y definición de entrega en cada una de ellas.

• Actividades y recomendaciones.

Etapas:1. Análisis de requerimientos.

2. Diseño del sistema.

3. Diseño detallado.

4. Implementación y pruebas.



1. Análisis de requerimientos.

En esta etapa se busca las necesidades del usuario y la forma que se va a

presentar la solución.

Actividades

- Identificar los casos de uso del Sistema

- Diagrama de casos de usos.

- Desarrollar el modelo del mundo.

- Identificar clases (Atributos, Operaciones, Relaciones, Cardinalidad)

- Validar los modelos (con el cliente : clases, atributos, operaciones y crear

diagrama de secuencia o de colaboración).

2. Diseño del sistema

En esta etapa se define una subdivisión en aplicaciones del sistema y la forma de

comunicación con los sistemas existentes con los que debe interactuar.

Actividades

Identificar la arquitectura del sistema

- Definir componentes del sistema

- Refinar los casos de uso aplicados al software

3. Diseño detallado

En esta etapa se adecua el análisis a las características específicas de ambiente

de implementación.

Actividades

a) Agregar los detalles de implementación del modelo del mundo

- Completar los detalles de la clase ( diagrama de clases )

- Subdividir en paquetes ( diagrama de paquetes )

b) Desarrollar el modelo de interfaz

- Conocer el ambiente de base.

- Enlazar las clases de interfaz con el modelo del mundo.

- Crear diagrama de interacción.



UML (Unified Modeling Language)A lo largo de los años el software se ha vuelto cada vez más complejo. El

incremento en la potencia de los ordenadores, la aparición de modernos

dispositivos y tecnologías ha generado la necesidad de nuevos sistemas

operativos y aplicaciones de mayor complejidad. Simultáneamente, esta

complejidad ha traído consigo la demanda de nuevas técnicas y herramientas que

faciliten la construcción de este software.

En este contexto, UML surge como respuesta al problema reseñado para contar

con un lenguaje estándar para crear diagramas de diseño de software.

UML es un lenguaje de modelado que se usa para especificar, visualizar, construir

y documentar los elementos que forman un sistema software orientado a objetos.

Es utilizado para entender, diseñar, configurar, mantener y controlar la información

sobre los sistemas a construir.

Igualmente, permite captar la información sobre la estructura estática y el

comportamiento dinámico de un sistema, además ofrece una abstracción del

sistema y sus componentes. Pretende unificar experiencias pasadas sobre

técnicas de modelado e incorporar las mejores prácticas actuales en un

acercamiento estándar. Este lenguaje ha sido concebido por los autores de las

tres metodologías más usados para la orientación a objetos: Grady Booch, Ivar

Jacobson y Jim Rumbaugh.

La notación ha sido ampliamente aceptada debido al prestigio de sus creadores y

debido a que incorpora las principales ventajas de cada uno de las metodologías

particulares en los que se basa: Booch, OMT y OOSE. Con UML se fusiona la

notación de estas técnicas para formar una herramienta compartida entre todos

los ingenieros de software que trabajan en el desarrollo orientado a objetos.

UML no es un lenguaje de programación, es un lenguaje de propósito general para

el modelado orientado a objetos. Según Fowler, traducido por Giraldo: Diagrama

de casos de uso. Los casos de uso es una técnica para capturar información de

cómo un sistema o negocio trabaja, o de cómo se desea que trabaje, en palabras



de Ivar Jacobson, “describen bajo la forma de acciones y reacciones el

comportamiento de un sistema desde el punto de vista del usuario.

Diagrama de clases. El mismo autor, presenta los elementos mas estables del

sistema, estos son los dispositivos de control de datos e información,

correspondientes a las clases del sistema, con sus relaciones estructurales y de

herencia. El modelo de casos de uso aporta información para establecer las

clases, objetos, atributos y operaciones.

Diagrama de estados. Traduciendo “es usado para describir el comportamiento

de las instancias y elementos de un modelo. Específicamente describen las

posibles secuencias de estados y acciones a través de las cuales las instancias

puedes proceder durante su ciclo de vida, como resultado de eventos discretos,

tales como señales externas y, mensajes”.

Diagrama de actividad. Es un caso especial del diagrama de estados, este puede

especificar, el comportamiento de los objetos de una clase, la lógica de una

operación (método), y parte o toda la descripción de un caso de uso.

Diagrama de secuencia. Presenta una interacción, la cual es un conjunto de

mensajes entre un conjunto de instancias interactuando, estas son un grupo de

estímulos entre instancias con el efecto de determinar el funcionamiento deseado

de un proceso o un resultado.

Diagrama de colaboración. Modela la interacción entre los objetos de un Caso

de Uso, estos están conectados por enlaces en los cuales se representan los

mensajes enviados acompañados de una flecha que indica su dirección, el

diagrama ofrece una mejor visión del escenario cuando el analista está intentando

comprender la participación de un objeto en el sistema.

Diagrama de paquetes. Ofrecen un mecanismo general para la organización de

los modelos/subsistemas agrupando elementos de modelado, esta agrupación se

realiza por operaciones comunes o por divisiones de la organización.

Diagrama de componentes. Muestra las dependencias entre los diferentes

componentes de software, incluyendo las clasificaciones que se puedan realizar,



estas implementaciones son de diferentes tipos entre ellas se encuentra archivos

de código fuente, archivos binarios, archivos ejecutables, scripts, entre otros.

Diagrama de despliegue. Modela la distribución en tiempo de ejecución de los

elementos de procesamiento y componentes de software, junto a los procesos y

objetos asociados. “Muestra las relaciones físicas entre los componentes software

y hardware asociados, en el desempeño del sistema”.

Modelo Corporativo de Datos (MDC)Un modelo corporativo de datos es una definición coherente de todos los datos

comunes de la empresa, desde una visión empresarial de alto nivel hasta los

diseños de datos lógicos genéricos, incluidos los enlaces a los diseños de datos

físicos de aplicaciones individuales.

Data Warehouse (DW)El nivel competitivo alcanzado en las empresas les ha exigido desarrollar nuevas

estrategias de gestión. En el pasado, las organizaciones eran estructuradas en

forma piramidal con información generada en su base fluyendo hacia lo alto; y era

en el estrato más alto de la pirámide donde se tomaban decisiones a partir de la

información proporcionada por la base, con un bajo aprovechamiento del potencial

de esta información.

Esta concepción ha sido reestructurada por las empresas para permitir eliminar

estratos de estas pirámides autorizado a los usuarios de todos los niveles a tomar

mayores decisiones y responsabilidades. Sin embargo, sin información sólida para

influenciar y apoyar las decisiones, la autorización no tiene sentido.

Esta necesidad de obtener información para una amplia variedad de funcionarios

es la principal razón de negocios que conduce al concepto de Data Warehouse.

Data Warehouse, es una palabra del inglés que se podría traducir como almacén

de datos, ya que warehouse, en inglés, significa almacén. El énfasis no está sólo

en llevar la información hacia la estructura administrativa de la empresa, si no a

través de la organización, para que todos los empleados que la necesiten la

tengan a su disposición.



La gestión del conocimiento en su máxima envergadura de aplicación empresarial,

se apoya sobre dos grandes pilares que le dan todo su sentido y funcionalidad.

Estos dos pilares principales son el Data Warehouse y el Data Mining. Este último

concepto puede ser traducido, también del inglés, como minería de datos; es

decir, que por una parte se tiene el proceso de almacenamiento de los datos, y por

otra, todas las herramientas de extracción y análisis de esos mismos datos

almacenados.

El Data Warehouse es una tecnología para el manejo de la información construido

sobre la base de optimizar el uso y análisis de la misma utilizado por las

organizaciones para adaptarse a los vertiginosos cambios en los mercados. Su

función esencial es ser la base de un sistema de información gerencial, es decir,

debe cumplir el rol de integrador de información proveniente de fuentes

funcionalmente distintas (Bases Corporativas, Bases propias, de Sistemas

Externos, etc.) y brindar una visión integrada de dicha información, especialmente

enfocada hacia la toma de decisiones por parte del personal jerárquico de la

organización, estructuras homogéneas persistentes en el tiempo. Para

comprender mejor el funcionamiento de ésta tecnología explicaremos su

arquitectura y los sistemas OLTP y OLAP.

El DW es un proceso que recopila datos de varias aplicaciones en los sistemas

operacionales de una organización, integra la información en un modelo lógico, la

almacena de modo que resulte accesible para la toma de decisiones y se les

suministra a los usuarios a través de herramientas de consulta y generación de

informes. El objetivo es poner información corporativa comparable y estandarizada

en manos de empleados para permitir una visión corporativa amplia de la

empresa.

El beneficio que el Data Warehouse aporta a la empresa, es eliminar aquellos

datos que obstaculizan la labor de análisis de información y entregar la

información que se requiere en la forma más apropiada, facilitando así el proceso

de gestión.



La manera tradicional de entregar la información es a través de emisión de

reportes impresos desde los sistemas operacionales, con consultas a nivel de

cliente y extracción ocasional de datos para suplir actividades basadas en papel.

Actualmente, los problemas con la entrega de la información son muchos,

incluyendo inconsistencia, inflexibilidad y carencia de integración a través de la

empresa.

El Data Warehouse intenta responder a la compleja necesidad de obtención de

información útil sin el sacrificio del rendimiento de las aplicaciones operacionales,

debido a lo cual se ha convertido en una de las tendencias tecnológicas más

significativas en la administración de información.

Los Data Warehouse utilizan datos de múltiples fuentes que se fusionan en forma

congruente; estos datos se mantienen actualizados, pero no cambian al ritmo de

los sistemas transaccionales. Muchos DW se diseñan para contener un nivel de

detalle hasta el nivel de transacción, con la intención de hacer disponible todo tipo

de datos y características, para reportar y analizar. Así, un DW resulta ser un

recipiente de datos transaccionales para proporcionar consultas operativas, y la

información para poder llevar a cabo análisis multidimensional. De esta forma,

dentro de un almacén de datos existen dos tecnologías complementarias, una

relacional para consultas y una multidimensional para análisis.

Data Mart (DM)Un Data Mart puede ser descrito como aquella base de datos que está dedicada a

una actividad particular. Estas actividades pueden ser por ejemplo información de

una división financiera, recursos humanos, mercadeo, ó cualquier grupo en

particular que trabaje en conjunto, es decir, son los subsistemas que componen un

Sistema de Información.

Existen dos clasificaciones, el Data Mart independiente, conocido a su vez como

Data Warehouse departamental y el Data Mart dependiente, el cual está ligado al

Data Warehouse institucional, desde el cual obtiene los datos con el propósito de

cumplir con los requerimientos del área o grupo en cuestión. En conclusión, un

Data Mart se puede visualizar como una versión pequeña de un Data Warehouse.



Extracción Transformación y Carga (ETL Extraction, Transformation Load) Es el

componente encargado de acceder a las distintas fuentes de datos disponibles,

internas y externas, Depura, organiza y pone a disposición los datos necesarios

para el Data Warehouse. Se encarga de aspectos relacionados con el formato de

la información y de la forma como se va a acceder a ella.

CAPÍTULO IIDESCIPCIÒN DE LA SITUACIÒN

La Clínica del Pacífico está dedicada a brindar servicios de salud, cuenta con

los servicios de: consulta externa, hospitalización, intervenciones quirúrgicas,

procedimientos, imágenes y exámenes auxiliares, en las especialidades de

pediatría, ginecología, traumatología, medicina interna, cirugía general,

oftalmología, endocrinología, cardiología, neurocirugía, neurología,

otorrinolaringología, urología, entre otras.

La clínica tiene convenios institucionales con Compañías Aseguradoras de

Salud, éstas envían a sus clientes a la clínica para que sean atendidos en los

diferentes servicios que brinda según la cobertura del plan al que se afiliaron. A

estos clientes se les identifica como pacientes por convenio. Por esta atención

la Clínica recibe ingresos económicos, los que son pagados por las empresas

aseguradoras. Las personas que no cuentan con una póliza de seguros y

necesitan de los servicios de la clínica, son atendidas como pacientes

particulares.

En la actualidad, la empresa que tiene mayores ventajas empresariales es

aquella que tiene la mayor información pertinente relacionada con su negocio,

que le permita tomar decisiones, que le lleven a liderar el mercado. A los

directivos de la Asamblea de Socios de la Clínica se les presentaban

problemas en la conducción y control de la empresa, al no tener la información



exacta y coherente que le permitiera tomar decisiones rápidas y correctas en la

aplicación y elaboración de estrategias que llevasen a un crecimiento

sostenible del negocio.

Por esta razón los directivos deseaban tener la información de manera rápida

que les permita conocer la cantidad de pacientes atendidos por día, semana o

mes, los consultorios más frecuentados, la cantidad de pacientes que fueron

atendidos por Convenio o Particular, saber de qué empresa aseguradora de

Salud provenían, entre otros. Solicitaban información detallada sobre el

inventario de los insumos médicos, medicamentos de Farmacia, cuánto es lo

que se compró, a quién se le compró. Asimismo, deseaban conocer la

situación financiera y económica de la Clínica.

Por ésta razón se hizo apremiante la necesidad de contar con sistemas de

información y tecnologías de información que permitan agilizar el

procesamiento de datos, los informes mencionados no están completos,

algunos tienen que ser procesados manualmente, demorándose tres días en

su elaboración. Esta situación dificultaba la toma de decisiones y no permitían

ganar más mercado y atender de manera eficiente a los pacientes.

Se tenía asimismo dificultades en las áreas de Facturación cuando se requería

saber que expedientes de convenio (que contienen información sobre las

consultas, diagnósticos, pronósticos, tratamientos, indicaciones, etc realizados

al paciente dentro de la Clínica) hacían falta elaborar o estaban en proceso de

elaboración y debían ser enviados en determinadas fechas a las empresas

aseguradoras para que abonen el importe por los servicios especificados en

cada expediente.

Contabilidad no tenía conexión informática con Admisión-Caja, farmacia y

facturación para saber exactamente cuánto dinero ingresó y salió, capturar la

Información en línea para procesarla y obtener la información que se solicita.



No estaban integrados los sistemas que existían y algunos de ellos no

satisfacían los requerimientos de los usuarios, otros presentan fallas como la

duplicación de datos y el tiempo de respuesta era bastante largo, esto se

percibía de manera masiva en el Área de Admisión-Caja, ocasionando el

aburrimiento del paciente.

Asimismo la Asamblea de socios no contaba con el procesamiento rápido de

algunos indicadores que les permitiera tomar las decisiones correctas para el

negocio, asimismo no tenían indicadores propios para capturar la información

estratégica que necesitan. El rápido procesamiento de estos indicadores no era

posible, porque no existían sistemas transaccionales integrados que alimenten

a otro Sistema de Información Gerencial que brinde soporte a la toma de

decisiones.



CAPÍTULO IIIDESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

IMPLEMENTADO

Para procesar los grandes volúmenes de datos que permiten tomar decisiones,

hay necesidad de procesarlos en el menor tiempo posible y con la máxima

confiabilidad. Por esta razón el S.I.G. se propone resumir esta información en

indicadores de gestión propios a la Clínica y algunos indicadores basados en los

estándares de ESSALUD.

Estos indicadores resumen la información contenida en la base de datos

transaccional, para luego ser comparada con la tabla indicador contenida en la

base de datos del S.I.G.

Antes de la implementación del sistema, el Gerente tenía que esperar los

consolidados que le brinda el área Admisión – Caja para posteriormente hacer la

comparación manual con los estándares establecidos por su gestión. El tiempo de

espera para que el Gerente reciba el consolidado es largo, en promedio de 3 días

o de una semana, según las especificaciones del caso. Con el S.I.G. esta tarea se

reduce a minutos.

Los indicadores están constituidos para medir la eficiencia de los siguientes

servicios:

CONSULTA EXTERNA



Rendimiento hora médicoPermitirá saber el número de atenciones que realiza el médico por cada hora

efectiva de trabajo en consultorio externo. También sirve para conocer el

rendimiento del grupo de médicos de un servicio o especialidad.

Esto permitirá proponer estrategias como ampliar el horario de atención del

médico dependiendo de la cartera de clientes con la que cuente o aperturar un

nuevo consultorio de la especialidad cuando el médico no se abastezca a atender

a los pacientes que lleguen a la clínica por esa especialidad.

Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para el

indicador.

Total de pacientes de convenio y particulares atendidos por consulta externaPermitirá saber el número de pacientes por convenio o particulares que han sido

atendidos por consultorio externo. Para determinar cuál es el segmento de

mercado en el que se sitúa la clínica, para implementar estrategias de marketing o

CRM con los clientes.


indicador.

Total de consultas atendidas por médicoPermite saber cual es el consultorio con mayor rotación de pacientes y el que

genera más ingresos para la clínica.

También permite calcular con este indicador, el margen de utilidad para la

empresa y los honorarios a cancelar a los médicos.


indicador.

LABORATORION° total de análisis de laboratorio solicitados por cada consultorio externo



Permite saber el número de exámenes de laboratorio solicitados por cada

consultorio externo. Se sabe que este servicio es brindado por empresas terceras

y es necesario determinar qué médico o consultorio ha solicitado más exámenes

de laboratorio y evaluar si es necesario haber indicado los mencionados

exámenes; además es necesario saber si se ajustan a los reglamentos de

convenios contraídos con las empresas aseguradoras para evitar el rechazo de los

expedientes de cobranza de acuerdo a las pólizas de seguro con la que cuenta el

paciente. De la misma manera saber el por qué un Consultorio no solicita Ex. De

Laboratorio. En conclusión se desea saber el por qué un determinado consultorio

solicita más Ex. De Laboratorio por encima del estándar o no indica Ex. De

Laboratorio. Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido

para el indicador.

EXÁMENES RADIOLÓGICOSN° Total de exámenes radiológicos solicitados por cada consultorio externoPermite saber el número de exámenes radiológicos solicitados por cada

consultorio externo. Se sabe que este servicio es brindado por empresas terceras

y es necesario determinar qué médico o consultorio ha solicitado más exámenes

radiológicos y evaluar si es necesario haber indicado los mencionados exámenes;

además es necesario saber si se ajustan a los reglamentos de CONVENIOS

contraídos con las empresas aseguradoras para evitar el rechazo de los

expedientes de cobranza de acuerdo a las pólizas de seguro con la que cuenta el

paciente.

De la misma manera saber el por qué un Consultorio no solicita Ex. Radiológicos.

En conclusión se desea saber el por qué un determinado consultorio solicita más

Ex. Radiológicos por encima del estándar o no indica Ex. Radiológicos.


indicador.

CAJAIngreso diario por médico



Permite saber cuánto es el ingreso obtenido por los servicios brindados por cada

médico; esto permite tener referencia de cuánto dinero debe abonarse a la cuenta

bancaria de cada médico por sus servicios ofrecidos; a la vez también se deduce

el porcentaje respectivo para la clínica.

Los indicadores a sugerir a la Clínica y que tienen la validación de la Gerente son :

INDICADORES DE GESTIÓN PARA EL ÁREA DE ADMISIÓN - CAJA

CONSULTORIO EXTERNO

INDICADOR FORMULA ESTANDAR PARAMETRO OPTIMO

PARAMETRO REGULAR

PARAMETRO PELIGRO

Rendimiento Hora Médico

Nro, de Consultas / Total de horas médicas efectivas 4 > = 4 3 < X < = 3.9 X < = 3

Total de pacientes por convenio o

particulares atenciones por

consultorio externo por día

(Nro. De pacientes particulares atendidos en Cons 1 +…..+ Nro.

De pacientes particulares atendidos en Cons N) (Nro. De

pacientes de convenios atendidos en Cons 1+……+Nro

de pacientes de convenio atendidos

en Cons N)

Particulares = 4Convenio = 8




Total de consultas atendidas por

médicos

Nro total de consultas atendidas por el

médico en un día, mes o año

12 9 6 3

LABORATORIO


PARAMETRO REGULAR

PARAMETRO PELIGRO

Nro. Total de análisis de laboratorio

solicitados por cada consultorio por día

Nro, Total de análisis de laboratorio solicitados por

consultorio3.00 4.00 1.00 0.00



Promedio de análisis de laboratorio por

pacientes - Día

Promedio de análisis de laboratorio realizados en

C. Externo / Nro, de paciente - Día

EXAMENES RADIOLÓGICOS


PARAMETRO REGULAR

PARAMETRO PELIGRO

Promedio de exámenes

radiológicos realizados en

Consultorio Externo

Nro. Total de Ex Rx realizados en C.

Externa / Nro. Total de consultas

0.10

Nro. Total de exámenes

radiológicos por consultorio

Nro. Exámenes radiológicos solicitaos por

consultorio5.00 4.00 1.00 0.00


PARAMETRO REGULAR

PARAMETRO PELIGRO

Ingreso diario en soles por

ADMISIÓN - CAJA

(((Nro de consultas de ESPECIALIDAD 1 * precio de consultas de esa especialidad) + …+(Nro de

consultas de ESPECIALIDAD N * precio de consulta de esa especialidad)) + ((Nro de exámenes de laboratorio solicitados por la ESPECIALIDAD 1 * precio de exámen de laboratorio) +......+(Nro de exámenes de

laboratorio solicitados por la ESPECIALIDAD N * precio de exámen de laboratorio)) + ((Nro de

exámenes radiológicos solicitados por la ESPECIALIDAD 1 * precio de exámen

radiológicos)+....+(Nro de exámenes radiológicos solicitados por la ESPECIALIDAD N * precio de

exámen radiológicos)))

18,000.00 20,000.00 15,000.00 9,000.00

Egreso diario por

ADMISION - CAJA

Total de egresos diarios en soles 350.00 < = 200.00 < = 500.00 > = 700.00

Ingreso por medico

Total de consultas atendidas por el médico * precio de consulta 5,000.00 > = 7200.00 > = 3000.00 120.00

CAJA



MODELO DE UNIDADES DE ORGANIZACIÓN DEL SIG

El modelo utilizado enlaza las siguientes unidades organizacionales: consulta

externa, archivo, facturación, farmacia, contabilidad, hospitalización, caja,

laboratorio y radiología.



REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL S.I.G.

MODELADO DE REQUERIMIENTOS SIG ADMISIÓN - CAJA

REQUIERO RENDIMIENTO HORA MEDICO

REQUIERO NUMERO DE PACIENTES POR CONVENIO O PARTICULARES ATENDIDOS POR CONSULTORIO REQ TOTAL DE EGRESOS DIARIOS

PROMEDIO DE ANALISIS DE LAB. POR PACIENTE - DIA

TOTAL DE CONSULTAS ATENDIDAS POR MEDICO

INGRESO POR MEDICO

REQ. NRO. LAB. POR CONSULTORIO

REQ. NRO. EX. RX. POR CONSULTORIO

REQ TOTAL DE INGRESOS DIARIOS

SIG CLINICA DEL PACIFICO – ADMISIONCAJA



MODELADO DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO DEL SIG ADMISION – CAJA

REQUERIMIENTOS DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE CAJADIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDO DE VERIFICAR DE CAJA DEL AREA

DE ADMISION - CAJA

Verificar indicadores de CONSULTA EXTERNA

Verificar indicadores de LABORATORIO

Verificar indicadores de EXAMENES RADIOLOLÓCISOS

Verificar indicadores de CAJA

GERENTE ADMISION - CAJA

Verificar comprobante deegreso de dinero

Verificar ingreso diario de dinero en soles

Verificar comprobante de venta

Verificar egreso diario de dinero en soles

Verificar ingreso de dinero por medico

Verificar comprobantes de venta por consulta externa

ADMISION CAJA(from MODELADO DE CASOS DE USO)

GERENTE(from MODELADO DE CASOS DE USO)

((Include))

((Include))

((Include))



DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE CAJA DEL AREA DE ADMISION – CAJA EN EL ANALISIS

GERENCIA ADMISION

Solicita documentos de venta y de egresos generados por admisión - caja

Solicita ingresos recibidos por cada

médico

Verifica el consolidado de ingresos de acuerdo al indicador de ingresos

Verifica el consolidado de egresos de acuerdo al indicador de egresos

Evalúa el cumplimiento del indicador de ingresos

Evalúa el cumplimiento del indicador de egresos

Verifica los documentos de acuerdo a la fecha que gerencia solicita

Genera consolidado de ingresos



SISTEMA DE FACTURACIÓN

El sistema de facturación funciona asociado con todos los módulos o programas

del Sistema, Farmacia, Laboratorio y Radiología y el sistema de Historias Clínicas

o sin él. El diseño y filosofía del sistema permite efectuar modificaciones de

acuerdo a las características de cada lugar de trabajo haciéndolo versátil y

adaptable.

PROCESO

Entrada de dato

Reportese

informes

Interfase automática de entrada

Interfase automática

de salidaAlmacenamiento

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Política de seguroLimites de crédito, plazo de pago, etc

Factura Movimientos del mes Catalogo de clientesFacturas

Informe de pagosEstados de cuenta

Consulta en pantalla de una terminal



SISTEMA DE COMPRAS

En la actualidad y como resultado de la automatización, el departamento de

compras recibe en forma automática las requisiciones (orden de compra) de parte

del almacén de insumos y del almacén de Farmacia, cuando el material ha llegado

a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventario)

El sistema de inventario registra que cuenta contable afectara cada uno de los de

los materiales que adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad

Compras efecto la cotización de los insumos y fármacos solicitados captura en la

orden de compra el precio y las condiciones de pago y luego lo envía al proveedor

que suministra los insumos y fármacos.

El proveedor hace la entrega en el almacén, de donde verifica lo que se va a

entregar contra la orden que tiene el sistema, luego de lo cual se firma el recibido

y revisado y se envía a contabilidad la papelería.

La sección de costos solo verifica que el almacén haya firmado, pues los datos de

control ya están en el sistema.

Cuentas por pagar únicamente programa la factura para ser pagada en su fecha

de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago en el sistema, y efectúa el

asiento contable.

Finalmente tesorería únicamente imprime los cheques de acuerdo con el

cronograma de pagos definido por cuentas por pagar.



El sistema de compras se grafica a continuación:



SISTEMA DE PERSONAL

DATOS INFORMACION

Entradas

Memoria y procesamient

o

Salidas

Documentos de inclusión en el registro

Documentos de

modificación en el registro

Documentos de exclusión del registro

Tarjetas de control de ingreso y

salida

Recibos emitidos

Plan de cuentas

Programas (software)

Nómina e informes anexos

Informes legales

Informe del número de empleados, por cargo

Informe del número de empleados por dpto.

Informe de situación de vacaciones,

por dpto.

Informe de rotación de personal y

motivos por departamento

Informe de ausencias y

atrasos e índ. de ausentismo

por sección

BASE DE DATOS

Registro de departamentos

Registrode cargos

Registrode acumulación

Registro de personal



SISTEMA DE MARKETING

Datos internos

Investigación de marketing

Inteligencia de marketing

Operaciones de la clínica

Entorno de marketing

Base de datos

Procesamiento de datos

Análisis y oportunidades de marketing

Búsqueda y selección de

público objetivo

Diseño de estrategias de

marketing

Planificación de programas de marketing



CAPÍTULO IVINTERFAZ DE ACCESO AL SISTEMA

SEGURIDAD: Esta ventana es la primera que se muestra en el S.I.G. y permite el acceso al sistema con su respectivo usuario y login que tiene la Gerencia y cualquier otra persona de la Asamblea de Socios de la Clínica.

Si los datos ingresados han sido los correctos, se mostrará la siguiente interfaz:

INTERFAZ DE MDI SIG CLINICA PACIFICOIndicadores: Muestra semáforos que expresan según su color, el estado del indicador, si está en luz verde expresa que el indicador está



cumpliendo los estándares trazados por la Gerencia, si está en ambar expresa que el indicador está entre el rango aceptable para la Gerencia; pero si está en rojo expresa que el indicador no cumple ninguno de los rangos a los que quiere llegar la empresa.

INTERFAZ DE DETALLE DE INDICADOR INGRESO POR MÉDICO

Indicador Ingreso por médico: Este gráfico debe mostrar de manera gráfica, la cantidad de dinero que ha ingresado a caja producto de los servicios brindados por todos los consultorios externos de la clínica.Cuando se quiere saber el detalle del ingreso de dinero a caja por día, semana, mes o año se selecciona en el COMBOBOX y de manera automática aparece el gráfico con los detalles.En el que estamos observando, expresa que los ingresos de esos años con los respectivos meses y días escogidos, no ha alcanzado los estándares propuestos por la Gerencia. Está información será analizada por la Gerente para saber las causas y tomar decisiones al respecto.

INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR ATENCIÓN POR CONSULTORIO



Indicador atención por consultorio: Este gráfico debe mostrar de manera gráfica las consultas médicas totales que se han dado en consultorio externo, en las fechas de las que se quiere tener detalles de las transacciones realizadas por el personal de admisión – caja.

INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR CONSULTAS REALIZADAS POR MÉDICO



Indicador consultas realizadas por médico: este indicador muestra de manera gráfica el número de consultas externas realizadas por cada uno de los médicos de la clínica. Este indicador le permite a la gerencia saber que consultorio tiene mayor rotación de pacientes y quienes no lo tienen; adicionalmente tomar decisiones como implementar un nuevo consultorio de alguna especialidad de la que se tiene mayor rotación de pacientes o implementar programas de prevención de salud, en el caso de que aparezcan nuevas epidemias, etc. así como repotenciar la calidad el servicio en los consultorios con bajo índice de rotación

INTERFAZ DEL DETALLE DEL INGRESO DE DINERO POR MÉDICO



DETALLE DEL INDICADOR INGRESO DE DINERO POR MÉDICOIndicador ingreso de dinero por médico: Este indicador muestra de manera gráfica la cantidad de dinero que ingresa a la clínica por cada uno de los médicos. Con esta información la gerencia podrá saber el porcentaje de dinero que queda para la clínica y la cantidad de dinero que se le debe abonar a la cuenta bancaria del médico por los servicios prestados en la clínica.

CAPÍTULO VRESULTADOS PARA LA ORGANIZACIÓN

En tiempos de respuesta



En términos de costo



CONCLUSIONES

1. La forma en que se comunicaban los sistemas de la Clínica Pacífico producía

una baja calidad de la información.

2. El SIG con el que contaba era un SIG del tipo transaccional para el área de

Admisión Caja que le permitía obtener reportes operativos del área. Con estos

datos el Gerente de la institución procesa manualmente la evaluación de los

indicadores, lo cual tomaba tiempo. La mejora implementada en el S.I.G.

permite obtener los resultados on-line.

3. El análisis del sistema de información de la Clínica Pacífico plantea la forma en

que los procesos organizacionales de la institución pueden ser optimizados.

4. El Sistema de Información Gerencial implementado permite monitorear los

principales indicadores de la Gestión de la organización.

5. El Sistema de Información Gerencial propuesto apoya la toma de decisiones a

través de información oportuna y confiable al Gerente General, reduciendo el

tiempo de procesamiento de los indicadores de gestión.

6. Con el Sistema de Información Gerencial implementado se procesa

información de manera gráfica y presenta la opción de procesar datos a través

de tablas dinámicas, lo que facilita su comprensión y análisis.

7. Este Sistema de Información Gerencial minimiza costos de procesamiento de datos.

8. El S.I.G. propuesto aumenta la rentabilidad de la empresa, porque le permite

implementar estrategias empresariales con la información que proporciona.



BIBLIOGRAFÍA

1. O’BRIEN, James y George MARAKAS. Sistemas de Información Gerencial. Séptima Edición. México D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2006, 592 pp.

2. COHEN, Daniel y Enrique ASÍN. Sistemas de Información para los negocios: Un enfoque para la toma de decisiones. Tercera edición. México

D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2000, 413 pp.

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