DESCRIPCIÓN y ANALISIS de CARGOS

Profesor: Ernesto Harris

CONTENIDO

1. Introducción

2. Concepto de Descripción y Análisis de Cargos

2.1 El análisis de cargos como proceso básico 2.2 Consideraciones previas 2.3 Aclaraciones terminológicas y concepto de cargos de trabajo 2.4 Conceptualización de la Descripción y Análisis de Cargos

3. Diseño, Descripción y Análisis de Cargos

3.1 ¿Para qué sirve la Descripción y Análisis de Cargos? 3.2 Contenido de una Descripción de Cargo

4. Metodología para la recogida de información sobre los contenidos del cargo de trabajo y las tareas  4.1 Métodos de obtención de la información 4.2 ¿Quién realiza los Análisis de Cargos?

Anexo 1: Un ejemplo de formato de Descripción y Análisis de Cargos

Anexo 2: Otro ejemplo de formato de Descripción y Análisis de Cargos

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DESCRIPCIÓN y ANALISIS de CARGOSProfesor: Ernesto Harris

1.- Introducción

Una vez que la organización determina sus objetivos a largo plazo, selecciona la estrategia a implantar, y procede a diseñar la estructura organizacional que mejor se adecue al logro de dichos fines. Esta labor consiste en dividir el trabajo global que ha de soportar la organización, entre unidades o secciones diferenciadas, tanto en su dimensión vertical como horizontal, y a la vez integradas por diversos mecanismos de coordinación.

Esta labor, que contempla sucesivas divisiones del trabajo, culmina con el establecimiento de los diversos cargos de trabajo a contemplar en la estructura organizacional, repartidos por las diferentes unidades establecidas.

El análisis y descripción de cargos es la herramienta fundamental para todo lo que se realiza dentro de la organización. Si se desea evaluar el rendimiento de los trabajadores o reclutar y seleccionar a los individuos, o capacitar, debemos analizar primero todas las tareas y funciones que el cargo le exige a la persona que lo ocupa.

2.- Concepto de Descripción y Análisis de Cargos

2.1.- El análisis de cargos como proceso básico

El análisis de cargos de trabajo conforma lo que se denomina procesos básicos de la gestión de los recursos humanos. Se caracteriza por constituir el sostén fundamental que permite desencadenar con seguridad los restantes procesos propios (típicos) de recursos humanos.

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2.2.- Consideraciones previas

Antes de ofrecer su concepto, resulta conveniente exponer una serie de reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del cargo de trabajo que, sin duda, servirán en el momento de suministrar una definición formal del proceso que nos ocupa.

Respecto a su procedencia podemos afirmar que el análisis de los cargos de trabajo nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las técnicas de la Organización Científica del Trabajo (Taylor). Esta escuela del pensamiento organizativo propugna la racionalización del centro de trabajo como vía principal para la maximización del rendimiento de los trabajadores. El núcleo de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del trabajo, y su posterior análisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos más simples, y la mejora sistemática del rendimiento del trabajador con relación a cada uno de estos elementos.

El análisis y descripción de los cargos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el cargo de trabajo, sino al cargo en sí mismo.

Aparece entonces el peligro que acecha a todo analista de cargos: perder la orientación y concentrarse en el titular del cargo de trabajo en lugar de hacerlo en el propio cargo. Esta circunstancia también está presente en el proceso de valoración de los cargos de trabajo.

Y es que los cargos, curiosamente, son considerados como una posesión personal por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretación de las percepciones individuales, induce a los empleados a considerar este proceso como una intromisión territorial molesta.

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El cargo de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo. El carácter agresivo en la figura del agente comercial, y el carácter extrovertido del responsable de relaciones públicas constituyen ejemplos muy ilustrativos.

El cargo de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización. Efectivamente, este vínculo permite a los individuos realizar aportes para con su organización, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrínsecas (satisfacción respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y extrínsecas (promociones y remuneraciones, principalmente).

La remuneración continúa ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos de motivación de que disponen las organizaciones, y es precisamente el cargo de trabajo ocupado uno de los principales determinantes del monto económico recibido por tal concepto.

Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que desempeñan cargos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son ocupados por personas.

En consecuencia la relación persona-cargo de trabajo es el que caracteriza a una organización de forma similar a la relación producto-mercado que caracteriza la estrategia desplegada.

Resulta oportuno aclarar en este momento, que no siempre existe equivalencia entre el número de empleados de una organización y el número de cargos de trabajo distintos que dicha organización contempla. Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas ocupan cargos de idéntico contenido (puestos), luego, generalmente el número de cargos de trabajo es inferior al de miembros de la compañía.

No obstante, también pueden observarse situaciones contrarias cuando una determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En este caso existe el cargo, pero no la persona que ha de ocuparlo. Esta circunstancia normalmente tiene carácter coyuntural, no estructural. Las posibles combinaciones resultado de cruzar la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo pueden ser observadas en el siguiente gráfico:

Cargo SI; Persona SI Cargo NO; Persona SIPUESTO CUBIERTO EXCEDENTE DE PLANILLACargo SI; Persona NO Cargo NO; Persona NOCARGO VACANTE CARGO POTENCIAL

2.3.- Aclaraciones terminológicas y concepto de cargos de trabajo

Algunos términos a tener en consideración en el análisis de cargos son:

- Tarea: una de las más pequeñas unidades en las que puede ser descompuestas las actividades del trabajo de una persona. Utilizando un símil extraído de la física: es algo así como la molécula a la materia.

- Obligación: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica.

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- Posición: se le denomina así a las diversas obligaciones que puede desarrollar una persona en una organización, o atribuciones o poderes, por ej.: firmar cheques

- Cargo: Conjunto de posiciones que puede ocupar una persona durante el periodo de tiempo en que no se vea afectado por transferencias internas, promociones o remociones. También puede definirse como "una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros".

- Ocupación: clases de cargos que pueden ser encontrados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados cargos de trabajo.

- Carrera: secuencia de cargos que un individuo ocupa o puede ocupar a lo largo de su vida laboral.

De las definiciones de cargo de trabajo, tenemos la ofrecida por LOUART:

"punto de encuentro entre una posición, que es a la vez geográfica, jerárquica y funcional, y un nivel profesional, que se refiere a competencia, formación y remuneración. Comporta un conjunto de actividades relacionadas con ciertos objetivos. Y supone en su titular ciertas aptitudes generales, ciertas capacidades concretas, y ciertos conocimientos prácticos relacionados con las maneras internas de funcionar, y con los modos externos de relacionarse"

Efectivamente, en una estructura organizativa correctamente diseñada todo cargo de trabajo responde a una necesidad de la organización, por consiguiente ha de esperarse un aporte de dicho cargo para con la organización; además debe superar ciertos criterios de productividad y calidad.

Para lograr estos outputs, los cargos de trabajo están diseñados a partir de tareas, obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeñadas mediante los procedimientos instaurados por la organización, los cuales han de responder a criterios de eficacia y eficiencia.

Finalmente cabe señalar que en el desempeño de estas actividades están presentes una serie de factores:

la persona que ocupa el cargo de trabajo (conocimientos, habilidades, potencial, etc.), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnología usada, herramientas

disponibles, etc.), las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, etc.), y las condiciones ambientales (lugar físico, iluminación, ruido, etc.)

De lo que no cabe ninguna duda, es de la necesidad de justificar la existencia de todos y cada uno de los cargos de trabajo existentes en una organización, a partir de su contribución para con ésta.

Para ello es preciso que los titulares de los mismos se apliquen con aceptables estándares de desempeño en su quehacer diario. Recordemos que el desempeño es una función multiplicativa y contagiosa.

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La interpretación de esta función supone aceptar, en primer lugar, que existe una relación directa entre desempeño, por un lado, y la capacidad y la motivación, por otro; pero además, es preciso entender que si uno de estos dos factores toma valor nulo (ausencia total de capacidad o de motivación), el desempeño también será nulo, o despreciable.

En consecuencia, se puede afirmar que cuando las competencias, habilidades y conocimientos de una persona coinciden con las requeridas por el cargo de trabajo y, además, sus intereses, deseos, estilo de vida, etc. son compatibles con las características del cargo, las expectativas de desempeño son óptimas.

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"el buen funcionamiento de una empresa, no depende tanto de que todos tengan asignadas claramente sus funciones, sino, más bien, de las actitudes de los trabajadores ante el trabajo. Al SABER y PODER trabajar, hay que añadir el QUERER trabajar, y esto no depende de un buen análisis de tareas, sino de la motivación de los que ocupan estos cargos de trabajo"

La visión ofrecida anteriormente del cargo de trabajo desde su vertiente de proceso, se complementa perfectamente con la ofrecida por la teoría de la comunicación, según la cual el cargo de trabajo se puede describir a partir de la circulación de información que lleva aparejada:

- el titular recibe una instrucción concreta u objetivo a lograr (relacionada con las tareas y obligaciones a desarrollar) y los medios materiales necesarios;

- él ejerce su responsabilidad de titular y prepara una respuesta a partir de sus recursos personales (formación, competencias, habilidades, etc.);

- finalmente, él transmite una respuesta en forma de realización del objetivo.

Finalmente, es preciso señalar que el contenido de cualquier cargo de trabajo puede ser caracterizado a partir de dos dimensiones principales: ámbito y profundidad, tal y como queda reflejado en el gráfico:

- El ámbito se refiere al número y variedad de tareas y obligaciones desempeñadas, según la posición ocupada.- La profundidad del cargo hace alusión al grado de libertad del titular para planificar y organizar su propio cargo de trabajo, para establecer su propio ritmo de trabajo, y para decidir qué movimientos realizar y qué comunicaciones establecer; en definitiva se refiere al grado de discrecionalidad del afectado a la hora de realizar su labor.

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2.4.- Conceptualización de la Descripción y Análisis de Cargos

De acuerdo con lo anterior, el análisis y descripción de cargos puede ser definido como:

El proceso de determinación, mediante la observación y el estudio, de los elementos componentes de un cargo específico, estableciéndose:

las responsabilidades, capacidades, requisitos físicos y mentales que exige, los riesgos que implica, y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve.

A continuación se presentan varias definiciones:

PEÑA BAZTAN (1990: 252) lo define como: "la fijación del contenido de un puesto de trabajo, con las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, así como los niveles de formación, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales. (...) Dada la importancia, pues, de esta actividad, es preciso aplicar a su realización el máximo interés y esfuerzo, utilizando analistas capacitados, a los que se hayan señalado normas claras y concretas a fin de que, si se utilizan varios, puedan aplicar idénticos criterios de observación y análisis."

DESSLER (1994: 77) define el análisis de cargos de trabajo como: “el procedimiento para determinar las obligaciones y habilidades requeridas por un cargo de trabajo así como el tipo de individuo idóneo para ocuparlo”

CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995: 172) señalan que es: ”el proceso por el cual la dirección investiga sistemáticamente las tareas, obligaciones y responsabilidades de los cargos dentro de una organización. El proceso incluye la investigación del nivel de toma de decisiones de los empleados pertenecientes a una determinada categoría profesional, las habilidades que los empleados necesitan para ejercer su puesto adecuadamente, la autonomía del trabajo en cuestión y los esfuerzos mentales requeridos para desempeñar el cargo"

Similar resulta la definición ofrecida por DUCCESCHI (PUCHOL, 1993: 76): "proceso de determinar, mediante observación y estudio, los elementos componentes de un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve".

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3. Diseño, Descripción y Análisis de Cargos

La descripción de cargos es una relación escrita que define los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo. Proporciona los siguientes datos sobre el empleado:

qué hace, cómo lo hace, y para qué lo hace.

Un cargo, anotan Chruden y Sherman, “puede definirse como una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros cargos”.

La descripción de cargos es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que componen la naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos los otros existentes en la organización.

La descripción de cargos es la relación detallada de:

las atribuciones o tareas del cargo (lo que el ocupante hace), de los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas (cómo lo hace), y los objetivos del cargo (para qué lo hace).

El análisis de cargos es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. Es un proceso de investigación de las actividades del trabajo, cualquiera que sea el tipo o nivel de empleo.

El análisis o descripción del cargo consiste en detallar el conjunto de funciones, tareas o actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los cargos de la empresa, especificando, además, los niveles de formación y experiencia requeridos para poder desempeñarlo con idoneidad, la responsabilidad que se le va a exigir al trabajador/a, las características físicas o ambientales en las que se va a desarrollar el trabajo, así como los recursos que, usualmente, emplea en el desarrollo de su actividad.

Se define como el conjunto de propósitos, alcance, responsabilidades y tareas que componen un trabajo concreto. Dicho cargo requiere un perfil profesional, que comprende un conjunto de conocimientos y competencias necesarios para desempeñar el empleo.

Los factores componentes del análisis de un cargo de trabajo deben incluir como mínimo:

a) Descripción general de la ocupación.

b) Tareas específicas de la ocupación

c) Análisis de los conocimientos generales y profesionales, aptitudes y actitudes relacionadas con el desempeño de las tareas.

3.1 ¿Para qué sirve la Descripción y Análisis de Cargos?

Los usos más comunes a que se presta la información obtenida de la descripción y análisis de cargos son los siguientes:

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- reclutamiento,- selección y orientación,- formación,- promociones y transferencias,- evaluación del personal,- valoración de cargos de trabajo,- seguridad e higiene, y- gestión de carreras

Frecuentemente se alude a la conveniencia de que el departamento de recursos humanos posea un amplio bagaje de información relativa a los diferentes cargos de trabajo, que les permita la ejecución de los procesos típicos de la función. Pero es importante que este bagaje, a partir de su análisis y posterior uso, permita incrementar la efectividad de las decisiones referentes a los procesos de gestión de recursos humanos, con miras naturalmente al incremento de la eficiencia global, porque los diferentes cargos se encuentran en relación directa con la productividad de cada organización.

Si los cargos se diseñan bien y se desempeñan de forma adecuada, la organización se encuentra en vías de lograr sus objetivos.

Sin embargo, esta utilidad no sólo está orientada al responsable de recursos humanos, sino que también beneficia a los responsables de las unidades de línea, y también a los propios empleados, como podemos comprobar en el siguiente gráfico.

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3.1.1 Beneficios para el Departamento de RR.HH.

1. Facilita el proceso de reclutamiento y selección del personal. El análisis de cargos, y en concreto la especificación del mismo, permite elaborar su perfil y conocer cuáles son las características de las personas idóneas para su desempeño, orientando sobre el lugar al que deberá acudirse para su reclutamiento así como establecer hipótesis sobre cuales deben ser las calificaciones poseídas por los futuros titulares de los cargos, y seleccionar los métodos adecuados para su selección.

2. Propicia la transparencia en el proceso de contratación. Entendido éste como un proceso de elección bilateral entre la organización y el individuo, resulta importante poder suministrar a las personas información no sólo sobre las exigencias y obligaciones del cargo, sino también, sobre las satisfacciones susceptibles de obtenerse a través de su desempeño. Puede ser por tanto una información relevante para la decisión de los candidatos en cuanto a su pertenencia o no a la organización.

3. Orienta el proceso de formación del personal. Tanto la descripción como la especificación permite la preparación de programas de formación del personal dirigidos a conseguir el mayor ajuste entre los individuos y los cargos de trabajo que ocupan. Particular importancia reviste la formación de acogida, o sea, la ofrecida en los primeros momentos de la relación laboral, la cual va encaminada a conseguir que el individuo actúe de forma eficaz y eficiente en el desempeño del cargo adjudicado, así como prepararlo para las transformaciones que ésta vaya a sufrir en un futuro próximo.

4. Posibilita la gestión de las carreras profesionales de los individuos: promociones y demás movimientos de personal. La planificación de carreras requiere de información relativa a las exigencias y naturaleza que cada cargo plantea. Las promociones y los desplazamientos constituyen, en ocasiones, fuentes potenciales de conflicto como consecuencia de haber asignado individuos a cargos sin tener en consideración las características de ambos. El análisis de cargos contribuye a que se realice una correcta distribución de los recursos humanos, impidiendo que se cumpla el tan temido principio de Peter: "la persona asciende hasta que llega al nivel máximo de su incompetencia".

5. También es considerado un soporte fundamental en el proceso de valoración de cargos y la armonización salarial. Las respectivas exigencias de los cargos y la ponderación de sus contribuciones permiten establecer una jerarquía de las retribuciones, de forma que cargos similares tengan también similares retribuciones.

6.- Igualmente, constituye un instrumento de inestimable ayuda para la evaluación del desempeño. Mediante el análisis de cargos la organización puede identificar los comportamientos y resultados que distinguen aquellos individuos que obtienen excelentes desempeños de aquellos otros que no lo consiguen. Téngase en cuenta que la evaluación del desempeño no es más que valorar la eficiencia y eficacia con la que se desempeñan los cargos de trabajo.

7. Rediseñar el trabajo. El proceso de análisis de cargos y el de diseño de los mismos está íntimamente relacionado. En ocasiones habrá que proceder al rediseño para eliminar las disfuncionalidades que se hayan detectado en la descripción de éstos.

8. Permite la localización de fuentes potenciales de accidentes y enfermedades profesionales. El conocimiento de las condiciones en las que se realiza el trabajo y el "cómo" se ejecuta, ponen de relieve aspectos que son susceptibles de provocar accidentes y enfermedades profesionales, con las consiguientes repercusiones para la organización.

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9. El análisis de cargos, mejor dicho, la descripción del cargo, juega un rol importante en el outplacement. Efectivamente, los responsables de recursos humanos pueden hacer uso de esta figura para ofrecerle a los empleados afectados por una descontratación, ya sea temporal o definitiva, un resumen que ofrezca información detallada sobre la labor realizada en la empresa, para facilitarles así el establecimiento de una nueva relación laboral en otra organización.

10. El análisis de cargos incide en factores determinantes del comportamiento organizativo de los individuos cuales son, entre otros y principalmente, motivación y satisfacción.

El análisis de cargos es por tanto un importante instrumento de gestión de los recursos humanos que se convierte, al menos, en una condición necesaria para el correcto desarrollo de los otros procesos.

3.1.2 Beneficios para los directivos de línea

Pero no sólo resulta importante este proceso para el departamento de recursos humanos, sino que también los directivos de línea se ven implicados en él.

Señalamos que la dirección de recursos humanos es entendida a partir de su carácter compartido (responsabilidad de la línea, y función del staff de personal).

Las razones por las que los directivos de línea se interesan por el análisis de cargos son las siguientes:

1. Necesitan de esta información para comprender el flujo de trabajo que tiene lugar en su unidad y poder tomar decisiones que permitan incrementar su excelencia, la mayoría de ellas encaminadas a equilibrar la carga de trabajo entre sus subordinados.

2. Para poder intervenir con conocimiento de causa en el proceso de selección, de lo contrario su intervención estará cargada de juicios de valor, o se limitará a delegarla en la unidad de recursos humanos.

3. Para poder realizar una objetiva evaluación de sus subordinados y, lo que es más importante, ofrecerles una retroalimentación útil y objetiva sobre su desempeño.

4. Además, el análisis de cargos ayuda a los directivos de línea a lograr un mejor reparto de tareas, responsabilidades y poderes, evitando de esta forma discriminaciones o solapamientos que, en la mayoría de los casos, originan conflictos desagradables en el seno de la organización. La eliminación de la superposición de poderes juega un papel fundamental en la clarificación de la cadena de autoridad.

5. También el análisis de cargos permite que los directivos de línea logren alcanzar con mayor facilidad aquella tan repetida máxima que reza: "the right man in the right place". Por tanto, son previsibles incrementos de productividad al asignar con criterios de eficacia las personas a los distintos cargos de trabajo.

6. Finalmente, señalar que este proceso también posibilita la descentralización del control, pues los objetivos y funciones de los cargos de trabajo son conocidos por los miembros de la organización, liberando así al cuadro directivo de una pesada tarea que le resta tiempo y energías a sus otras obligaciones.

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3.1.3 Beneficios para el empleado

1. Permite al empleado conocer y comprender mejor los deberes y responsabilidades de su cargo.

2. Los datos obtenidos pueden ser utilizados para distribuir la carga de trabajo entre los empleados, de forma que se eviten situaciones discriminatorias entre éstos.

3. La especificación del cargo puede ser usada por los empleados como una guía o referencia para el autodesarrollo.

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3.2 Contenido de una Descripción de Cargo

Aunque la enumeración no es excluyente, la Descripción del Cargo comprenderá:

1.- Nombre del cargo: este debe ser breve y debe reflejar, en la medida de lo posible, la naturaleza del mismo de forma objetiva.

2.- Departamento/ Servicio/ Sección: a fin de situar orgánicamente el cargo de trabajo en el esquema organizativo de la empresa.

3.- Lugar de trabajo: ubicación física del cargo de trabajo, y posibilidades de movilidad o desplazamiento.

4.- Propósito principal: exposición breve de los objetivos o finalidades del cargo de trabajo en relación al Departamento/Servicio/Sección a la que pertenece orgánicamente.

5.- Tareas: una tarea o una parte de la misma se define como una actividad que claramente forma parte de una obligación o responsabilidad principal. La ocupación se compone de una serie pequeña o grande de tareas específicas referidas a ese cargo de trabajo, tareas que a su vez pueden subdividirse en elementos.

El análisis del cargo de trabajo puede realizarse basándose en un concepto de jerarquía de tareas, que constituye un proceso por el que las tareas se descomponen en operaciones y suboperaciones.

El análisis jerarquizado de tareas presenta una visión del trabajo en su conjunto, ayuda a identificar las funciones o tareas que se superponen, y ayuda a comprender el proceso, en la medida en que las tareas se presentan ordenadas.

De modo complementario, se puede establecer un análisis de tareas en función de tres criterios: dificultad, importancia y frecuencia (DIF). No obstante, uno de los problemas que se plantea al aplicar el análisis "DIF" (dificultad, importancia, frecuencia), es la determinación del grado de dificultad de las tareas y su importancia relativa por parte de los evaluadores o responsables de la valoración del cargo.

El analisis "DIF" es una técnica relativamente famosa para el análisis de cargos, que se utiliza para ponderar las funciones esenciales dentro del cargo, con el fin de asignar un valor para la organización de las tareas y cargos de trabajo incluidos.

No obstante hay que indicar que ésto sigue siendo una evaluación, no una medición, puesto que se basa en una calificación del supervisor o del propio trabajador, que se basa a su vez, en una medición de resultados. En los casos que sea posible, debe basarse en criterios cuantificables de resultados del trabajo.

Por otra parte, y en la medida en que un cargo de trabajo tiene que tomar decisiones entre varias opciones que se le presentan, en el marco de procedimientos o procesos de producción en los que hay involucradas más personas o cargos de trabajo, es conveniente a veces describir y registrar un "árbol de decisiones" o un "organigrama de decisiones" en el que queden recogidos estos datos.

6. Responsabilidad (hacia):

- ante quien es responsable

- frecuencia y grado

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7. Responsabilidad (sobre):

- personal, por supervisión

- por materiales y equipos

- por recursos financieros (dinero, títulos, valores o documentos)

- infraestructura (técnica y administrativa)

- jornada de trabajo/horario

- por información confidencial

- por seguridad de terceros

- por métodos y procesos

- por elaboración de normativas

 

8. Relaciones

- tipo y frecuencia de las relaciones (estructurales o no, formales o no) que debe llevar a cabo el trabajador dentro y fuera de la empresa.

 

9. Requisitos físicos del cargo de trabajo

- entorno

- tareas físicas

- carga psicológica

- postura

 

10. Condiciones económicas del cargo de trabajo

- tipo de contrato

- número de horas

- sueldo base y remuneraciones adicionales

- sistema de pensiones/ jubilación, asistencia médica, etc.

- horario

- vacaciones

 

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11. Condiciones de trabajo

- Características del grupo social en el que se integra el trabajador en función del cargo de trabajo.

- Ambiente de trabajo: frío, calor, interperie, etc.

- Riesgos inherentes

 

12. Pe rspect ivas del cargo de trabajo

- oportunidades/expectativas de promoción

- sistema de traslados, promociones, ascensos

- posibilidades de formación profesional continua en la empresa

 

13. Formación y conocimientos requeridos para el cargo de trabajo

- niveles de formación inicial requerida

- experiencia profesional requerida

- formación complementaria

 

14. Competencias

Actitudes, conocimientos, aptitudes y habilidades requeridas por la organización al trabajador en el cargo de trabajo, y que requieren práctica para su desempeño satisfactorio.

 

15. Aptitudes sociales

Capacidades personales, actitudes y comportamientos de las personas consideradas como deseables a la hora de actuar e interactuar en los procesos de trabajo.

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4. Metodología para la recogida de información sobre los contenidos del cargo de trabajo y las tareas

 

4.1 Métodos de obtención de la información

El análisis de cargos, en su práctica, se realiza a través de diversos métodos de obtención de información, que son o deben ser complementarios:

 

1. Entrevistas estructuradas

La entrevista se desarrolla con un solo individuo o un pequeño grupo que disponen de interés, en torno a una serie de puntos o preguntas preparadas por el evaluador.

 

2. Observación

Un periodo dedicado a observar el comportamiento de un trabajador o grupo de trabajadores realizando las diversas tareas que componen un trabajo. Es posible utilizarla junto a la entrevista en el lugar de trabajo.

 

3. Cuestionarios

A fin de obtener datos sobre los cargos de trabajo y sus tareas así como las actitudes del trabajador hacia aspectos del mismo. Puede utilizarse para conocer la apreciación que los trabajadores tienen sobre los niveles de dificultad e importancia de las tareas que realizan, y la frecuencia con que las llevan a cabo.

 

4. Participación

El investigador asume las tareas y responsabilidades del trabajador en su ocupación.

 

5. Auto-descripción del trabajo

Descripción comprensiva del trabajo efectuado por su actor, que comprende la perspectiva y la experiencia del trabajador, a fin de distinguir los diversos niveles de dificultad e importancia de las principales tareas y funciones, así como los elementos de las mismas que integran su cargo de trabajo.

 

6. Agenda de trabajo

El trabajador registra información en un diario organizado, de forma periódica, que indica las actividades y tareas que lleva a cabo, la frecuencia con que las realiza y el tiempo que ocupa en cada una de ellas.

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7. Medios audiovisuales

Registro en imágenes audiovisuales de las actividades, operaciones y técnicas de un cargo de trabajo concreto y de las tareas asociadas al mismo, a fin de poder conseguir una observación repetida de la información registrada, que permita un análisis exacto de dicho cargo de trabajo.

 

8. Estudios de los registros existentes

Análisis interno del conjunto de documentación y registro relacionados con la descripción, valoración, evaluación, programas de formación e incidencias asociadas a un cargo de trabajo en el seno de la empresa.

 Análisis realizados por organismos competentes en relación a la estructura ocupacional y perfiles profesionales.

 

9.Grupo de trabajo

Establecimiento de un grupo de discusión "adhoc" con miembros calificados de los departamentos de recursos humanos, técnicos y de producción, así como con los representantes legales de los trabajadores, para la definición y valoración de perfiles profesionales de los cargos de trabajo y análisis de tareas de los mismos, así como para la definición y evaluación de planes de formación continua, a través de un modelo participativo, reglado, transparente, continuo y paritario, mediante las correspondientes comisiones.

La competitividad de la empresa depende en gran medida de la organización adecuada de las capacidades y competencias de los trabajadores y su óptima gestión.

4.2 ¿Quién realiza los Análisis de Cargos?

La responsabilidad de este proceso puede recaer sobre:

el propio titular del cargo una comisión ad hoc un especialista interno, o un consultor exterior.

Cada una de estas alternativas responde a una filosofía o cultura distinta, tal como se puede ver en la siguiente figura:

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Anexo 1: Un ejemplo de formato deDescripción y Análisis de Cargos

ITEM: Descripción del Cargo

1. Nombre del cargo:

2. Posición del cargo en el organigrama

a) Subordinación: (Indique si en este cargo tiene o no personal subordinado, cuántos son y cuál es el nivel del cargo de los subordinados)

b) Supervisión: (Indique si el cargo tiene supervisión de alguien, a quién le corresponde este rol indicando el cargo).

c) Comunicaciones colaterales: (Indique con qué estamentos de la organización se relaciona para que las funciones de este cargo sean exitosas, detallando el nivel de dependencia y relación).

3. Contenido del cargoElabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas.

Tarea Principal% Tiempo Laboral

Elabore una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas.

Tarea Secundaria% Tiempo Laboral

4. Responsabilidades20

¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo?. ¿Cuál es el peso relativo que tiene cada una de ellas? (marque con una X).

Responsabilidad Peso RelativoImportante Secundaria

Uso de materiales y equiposSupervisión del trabajo de otras personasManejo de dinero, títulos o documentos afinesResponsabilidad de manejo de información Responsabilidad en relaciones públicasResponsabilidad en la confidencialidad de la informaciónResponsabilidad académicaResponsabilidad administrativa

ITEM: Análisis del Cargo

1. Requisitos técnicosNivel educacional:

Título profesional:

Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años):

Título de post- grado:

Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere; si fuese necesaria, especificar de qué tipo)

2. Aptitudes necesarias¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?.

No necesaria Deseable EsencialAgudeza visualAgudeza auditivaRapidez de decisiónHabilidad expresivaCoordinación tacto visualCoordinación generalIniciativaCreatividadAptitud investigativaCapacidad de juicioAtenciónComprensión de lecturaCálculoRedacciónTrabajo de equipoLiderazgoToma de decisiónSociabilidad

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Comunicación interpersonalOrden y organizaciónMinuciosidadDominio de tecnologías informáticas de comunicación

3. Nivel de desempeño¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del cargo? (indicar conductas observables y medibles)

Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del cargo?

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Anexo 2: Otro ejemplo de formato deDescripción y Análisis de Cargos

Nombre del cargo Código Departamento Sección

N° ocupantes FECHA Edición N° Anula y reemplaza edición N°

De fecha

De uso exclusivo de Personal

1.- Objetivo del Cargo:

Breve resumen del propósito del cargo, explique el "porqué".

2.- Funciones principales del Cargo:

Explique "qué" y "porqué" se realizan las funciones. Se deben indicar un máximo de doce funciones (las principales).

2.1___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.2___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.3___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.4___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.5___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.6___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.7___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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2.8___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.9___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.10__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.11__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.12__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.- Tareas :

Indique "como" se realizan las funciones del cargo. Mencione como máximo tres (3) tareas por cada una de las funciones principales ( que Ud. colocó en el punto 2 ).

3.1.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.1.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.1.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.2.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.2.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.2.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.3.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.3.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.3.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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3.4.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.4.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.4.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.5.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.5.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.5.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.6.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.6.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.6.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.7.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.7.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.7.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.8.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.8.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.8.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.9.1______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

25

3.9.2______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.9.3______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.10.1_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.10.2_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.10.3_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.11.1_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.11.2_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.11.3_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.12.1_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.12.2_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.12.3_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.- Educación Formal

Anote los conocimientos que a su juicio debe poseer una persona que llegue a ocupar este cargo. Estos conocimientos pueden haber sido adquiridos en la educación formal (Escuela, Liceo, Colegio, Institutos técnicos y/o comerciales, Institutos. Profesionales o Universidades) o pueden ser el producto de años de trabajo y el desarrollo autodidacta. En cualquiera de los casos, señale el nivel de educación formal requerido o equivalente. Ejemplo: Técnico Mecánico, Contador General, Ingeniero de Ejecución en Adm. Industrial etc.

5.- Experiencia:

Anote el período de experiencia previa a la ocupación del cargo que es necesario poseer para desempeñarlo eficientemente. Se entiende por experiencia previa aquellos conocimientos prácticos o habilidades adquiridas en el desempeño de otros cargos en funciones correlacionadas.Indique la experiencia en término de años - meses y el tipoo de experiencia que necesita para el correcto desempeño de su cargo (la experiencia se considera independiente del factor educación).

26________años ___________meses

6.- Habilidad Mental:

Las funciones a su cargo son: (Marque con una X donde corresponde)

Repetitivas y muy sencillas Rutinarias y generalmente sencillas Medianamente variadas y moderadamente complejas Variadas y requieren análisis crítico y profundo Complejas

7.- Habilidad Física:

Señale las funciones de su cargo que le exigen:

7.1 Destreza física:

7.2 Precisión:

7.3 Coordinación Muscular

Indique equipo o maquinaria que debe saber operar en su cargo:

Equipos - máquinas de oficina/tipo Maquinarias pesadas/ Producción/Modelo

8.- Responsabilidad Operacional:

Señale las funciones de su cargo en las que tiene responsabilidad:

8.1 Maquinarias, Herramientas, Materiales o productos:

8.2 Operaciones o Procesos

8.3 Decisiones:

8.4 Posibles Pérdidas por decisiones erróneas:

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8.5 Valores (Señale si es en pesos, UF, dólares etc.)

8.6 Información Confidencial:

Tipo de información Area que afecta Cantidad o volumen

9.- Responsabilidad por contactos personales: 9.1 Al interior de la Empresa y/o Servicio

Cargos con los que se relaciona Objetivos de los contactos Frecuencia

9.2 Relaciones externas a la Empresa o Servicio:

Cargos con los que se relaciona Objetivos de los contactos Frecuencia

10.- Responsabilidad por Supervisión:

10.1 Supervisión ejercida

Cargos supervisados directamente N° de personas supervisadas directamente

10.2 Naturaleza de las instrucciones impartidas a los cargos supervisados;

11.- Esfuerzo Físico/MentalDetermine primero si en su cargo existe predominio de un esfuerzo sobre otro. Luego, marque con una X una de las alternativas:

Esfuerzo físico:

28

Trabaja en una posición cómoda, efectuando un esfuerzo físico discontinuo Trabaja en una posición cómoda. Levanta y transporta materiales ligeros y de poco volumen. Trabaja en una posición incómoda. Realiza un esfuerzo físico de limitada intensidad Trabaja en una posición incómoda. Realizando un esfuerzo físico intenso Trabaja en una posición incómoda. Realizando un esfuerzo físico muy intenso

Esfuerzo mental :

Realiza labores que requieren un mínimo de esfuerzo mental Realiza labores que requieren una atención casi continua, pero moderada Realiza labores que requieren una discreta atención y ocasionalmente, una notable atención. Realiza labores que requieren una coordinación y esfuerzo mental intenso. Realiza labores que implican un esfuerzo mental muy intenso y de alta complejidad

12.- Condiciones de Trabajo: Las funciones del cargo se llevan a efecto en: (Marque con una X lo que corresponda)

Un ambiente cómodo y agradable (oficinas) Un ambiente que presenta algunas condiciones adversas Un ambiente que presenta algunas condiciones adversas de carácter leve Un ambiente que presenta elementos molestos de desagrado Un ambiente que presenta condiciones variables y muy adversas

13.- Riesgos de accidentes de trabajos Probabilidad que las funciones desempeñadas en el cargo están expuestas a riesgos de accidentes del trabajo. (Marque con una X lo que corresponde)

No está expuesto a mayores riesgos de accidentes Riesgos de accidentes de moderada gravedad y poco probables Riegos de accidentes de cierta gravedad, pero de una probabilidad moderada Riesgos de accidentes medianamente graves, pero de probabilidad moderada Riesgos de accidente graves, pero de baja probabilidad y con repercuciones en terceros

( Esta información debe contar con el V°B° del Encargado de Prevención de Riesgosy/o comité paritario de la Empresa o Servicio )

14.- Preparación, Revisión, Aprobación

PREPARACIÓNNombre ocupantes de los cargos

REVISIONNombre superior directo

Cargo

Firma

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