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Diseño de un Sistema de Contabilidad General para la Casa Lar, Tienda de Electrodomésticos y
Gift Shop
Ana Milagros Suarez
Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra (PUCMM)
INDICE GENERAL
Introducción
Definición del Tema
Importancia del Tema
Delimitación y Alcance
Limitación
Objetivos de la Investigación
Metodología
Definición de Términos
CAPITULO I EMPRESA OBJETO
1 Origen, Ubicación y Evolución
1.1 Organización de la Empresa
1.2 Tipo de Empresa
1.3 Objetivos que persigue la Empresa
1.4 Organigrama
1.4.1 Definición de Organigrama
1.4.2 Definición de los Puestos del Organigrama
1.5 Política Administrativa, Contable
CAPITULO II SISTEMA CONTABLE
2. Antecedentes de la Contabilidad
2.1 Conceptos de Contabilidad
2.2 Informaciones contables como medio para la toma de decisiones
2.3 Importancia de la Contabilidad
2.4 Diversas clases de contabilidad
2.4.1Contabilidad Financiera
2.4.2 Contabilidad Administrativa
2.4.3 Contabilidad Fiscal
2.4.4 Contabilidad Económica
2.5 Sistema Contable
2.6 Tipos de Sistema
2.6.1 Sistema Manual
2.6.2 Sistema Mecánico
2.6.3 Sistema Electrónico
2.6.4 Sistema de Contabilidad Administrativa y de Costo
2.7 Objetivos del Sistema de Contabilidad de Costos
2.8 Clasificación de los Costos
2.9 Costos clasificados teniendo en cuenta su naturaleza
2.9.1 Costo por Proceso
2.9.2 Costo por Ordenes Específicas
2.9.3 Costos de Montaje
2.9.4 Costos por Clase
2.10 Los costos clasificados teniendo en cuenta la fecha o método de cálculos
2.10.1 Costos diarios, semanales o mensuales
2.10.2 De acuerdo a la función del negocio
2.10.3 Costos estimados
2.10.4 Costos históricos
2.11 Sistema de Clasificación
2.11.1 Clasificación por grupo
2.11.2 Clasificación por objetivos
2.11.3 Clasificación por funciones
2.11.4 Clasificación por departamento
2.12 Catálogo de Cuentas
2.13 Formularios
2.14 Libros y Registros
2.15 Manual de Procedimientos
CAPITULO III CONTROL INTERNO
3.1 Métodos que deben ser aplicados por la compañía
3.2 Política de Control Interno
3.2.1Tipo de Reporte o Informe
3.3 Importancia del Control Interno
3.4 Objetivo del Control Interno
3.5 Clasificación del Control Interno
3.5.1 El Control Administrativo
3.5.2 Control Financiero
3.6 Aplicación del Control Interno
3.6.1 Control Interno de Efectivo
3.6.2 Desembolso De Efectivo
3.6.3 Control Interno de Caja Chica
3.6.4 Control Interno Documentos y Cuentas por Cobrar
3.6.5 Control Interno de los Inventarios
3.7 Valuación del Inventario
3.8 Control Interno de Activo Fijo
3.9 Control Interno de Nómina
3.10 Control Interno de Cuentas por Pagar
3.11 Control Interno de Compras
3.12 Control Interno de Ingresos
3.12.1 Objetivos del Control Interno de los Ingresos
3.13 Principios del Control Interno
3.14 Control Interno de los derechos de los propietarios
3.15 Control Interno de los Cargos Diferidos y Gastos Anticipados
3.16 Control Interno de los Pasivos Corrientes
3.17 Control Interno de las Inversiones
3.18 Control Interno de los Gastos
3.19 Diseño del Control Interno
CAPITULO IV DISEÑO DEL SISTEMA
4.1 Catálogo de Cuentas
4.2 Libros a Utilizar
4.2.1 Libros de Entradas Originales o Diarios
4.2.2 Libros de Entradas Secundarias Mayores
4.3 Formularios
4.3.1 Diseño
4.3.2 Flujo de documentación
4.4 Informes y Reportes
4.4.1 Informe
4.4.2 Estados Financieros
Recomendaciones y Conclusiones
Bibliografía
INTRODUCCION
Hoy en día en Puerto Plata debido al auge que se ha desarrollado en las empresas de
venta de electrodomésticos y gift shop, se hace necesario el implementar un sistema de
contabilidad eficiente que garanticen el desarrollo y desenvolvimiento de este tipo de negocio.
Las empresas de negocios son de diferentes tipos y abarca gran variedad de operaciones
que desde el punto de vista contable se puede definir como un conjunto de activos sometidos a
un control común a todos y aplicado para fines de lucro.
Es importante que los informes sean realizados en base a una adecuada organización y
que los registros de la empresa puedan tener un adecuado control y no haya escape en ninguna de
sus áreas para poder obtener un mejor funcionamiento.
Toda empresa debe tener un sistema contable adecuado que se encargue de resumir en
forma concisa y clara según las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados
todas las transacciones comerciales que puedan ser comprendido por el personal encargado y
cualquier persona pueda obtener de él informaciones oportunas.
Definición del Tema
Teniendo en cuenta que el negocio de electrodoméstico es de gran importancia para
embellecer un hogar y que en la actualidad se ha podido observar el auge que ha surgido en el
área de Puerto Plata.
Nuestra investigación consiste en el diseño de un sistema de contabilidad para una
empresa de este tipo.
Este contará con todos los elementos para los adecuados registros contables, aplicando
los principios básicos de contabilidad generalmente aceptado, teniendo en cuenta los conceptos,
normas y procedimientos contables existentes, hacer proyecciones que permitan el desarrollo de
la empresa.
Importancia y Justificación del Tema
Para realizar un trabajo de investigación científica, el tema debe de reunir características
que comenten el mismo. En un tema de interés es importante definir los conceptos que se van a
presentar. En nuestro caso el tema de diseño reviste importancia o representa un instrumento
para la gerencia, ayuda a la misma y a cualquier persona interesada en el negocio, permitiéndole
comprobar la evaluación y objetivos alcanzados por la empresa.
Es el que determina la confiabilidad de los datos contables en cualquier empresa, no
importa su naturaleza. Le sirve además para mostrar a la gerencia cuáles son las informaciones
necesarias que deba existir dentro de la empresa para obtener resultados excelentes como base
apropiada para la toma de decisiones en beneficio de la empresa.
El diseño de un sistema general para una tienda de electrodoméstico y gift shop es
importante, ya que viene a contribuir con un sector de la economía, pues le permite clasificar,
ordenar las funciones de la empresa, diseñando medios que sirvan para registrar las actividades
que sea fuente para coordinar un plan que le ayude a utilizar los recursos con que cuenta
obteniendo así mayores beneficios.
Delimitación y Alcance
Nuestro trabajo de investigación se limita al diseño de un sistema de contabilidad
adecuado según las normas y los principios de contabilidad generalmente aceptada para la Casa
Lar ubicada en la calle John F. Kennedy #15 de Puerto Plata.
Este incluye un catálogo de cuentas, manual de procedimientos, instructivos, libros,
formularios necesarios, aplicación de control interno por áreas y la realización de los estados
financieros básicos pro-forma.
Objetivos
En todo trabajo de investigación deben prevalecer objetivos definidos ya que estos pautan
las reglas a seguir para obtener los propósitos de una investigación.
Objetivo General:
• Diseñar un sistema adecuado para las necesidades de una tienda de electrodomésticos y que
sirva además a otra persona que pueda optar por hacer un trabajo de investigación como
fuente de obtención de datos.
Objetivos Específicos:
• Diseñar un sistema de contabilidad para la “Casa Lar” tienda de electrodomésticos.
• Implementar métodos y procedimientos que permiten un adecuado control sobre los activos
de la compañía.
• Realizar el registro de las transacciones utilizando el mínimo de procedimiento que sean
requeridos para permitir un adecuado control sobre las operaciones de la compañía.
• Mejorar la información proporcionada por el sistema, en calidad, oportunidad y presentación.
• Diseñar el control de todas las operaciones que se realicen en la compañía, desde la
iniciación del ciclo contable con todos los documentos hasta la presentación de los mismos
en los estados financieros.
• Producir informes sobre la situación financiera y los resultados operativos de la compañía,
con la periodicidad que requiera la administración para la toma de decisiones y dentro de los
plazos mínimos que se establezcan.
• Elaborar un sistema de información operativo y financiero que suministre los datos
necesarios que sirvan a los directores para la toma de decisiones en la administración de las
actividades de la compañía.
Metodología
Para realizar cualquier tipo de investigación es necesario implementar métodos que nos
permitan desarrollar el trabajo de forma razonable. Además aplicar procedimientos ordenados
para establecer los hechos y lograr alcanzar los objetivos.
En este trabajo se utiliza el método deductivo, el cual va de lo general a lo particular,
parte de datos generales que son valederos para deducir por medio de varias suposiciones, o sea,
parte de verdades establecidas como principios para aplicar a casos individuales y comprobar su
validez.
Los instrumentos para llevar a cabo la investigación son:
• Fuentes bibliográficas, “libros, revistas, folletos” y consultas a profesionales capacitados con
el tema a tratar.
• En la parte práctica acudiremos en busca de datos directamente a la empresa la cual nos
hemos delimitados.
3 Definición de Términos
Los términos serán definidos dentro del contenido de la investigación cuando fuere
necesario.
CAPITULO I. EMPRESA OBJETO
1. Origen, Ubicación y Evolución
Las empresas Pablo T. Brugal, S.A. con su tienda “CASA LAR” que en latín significa
Hogar, su nombre surge hace 25 años de una promoción que hizo el publicista Camilo Carrau
para la televisión dominicana, este nombre fue adoptado por su negocio por ser las siglas una
coincidencia con el nombre de uno de sus propietarios Lourdes Altagracia
Rosario.
Esta tienda se encuentra ubicada en la calle John F. Kennedy #15 de la ciudad de Puerto
Plata.
En sus inicios comenzó siendo los representantes de la Coca-Cola y Tropigás. Con la
afloración del turismo de barco a nuestro puerto empezaron a incursionar con la venta de regalos
y sourveniles colocando una mesa en la calzada con algunos adornos llamativos para captar la
atención de los pasajeros que nos visitaban, así surge la nueva modalidad de la “Casa Lar” que
tiene todas las variedades de artículos para adornar y amueblar un hogar, al paso del tiempo el
ímpetu vanguardista de sus dueños y la necesidad imperante que tenía el pueblo puertoplateño de
una tienda que cubriera todas las expectativas de una de Santo Domingo donde se vendiera
adornos finos y buenos para su hogar, hacen una remodelación al negocio y se crea un
Departamento de esta variedad de adornos dominicanos y extranjeros.
1.1 Organización de la Empresa
La razón principal para la organización de una empresa, es que cada miembro conozca
cuáles son sus responsabilidades en el cargo que desempeña.
La Asamblea General de esta empresa está compuesta por un total de ocho (8) miembros.
Para mostrar la organizaci6n o estructura de una empresa se usa el organigrama, el cual
nos da una idea de los niveles de autoridad, ámbitos de control y la dependencia de un
departamento a otro.
1.2 Tipo de Empresa
La Casa Lar es una sociedad anónima formada por acciones con responsabilidad
circunscrita al capital que esta representa.
Sociedad Anónima “es un ente artificial, invisible e intangible, que sólo existe cuando se
contempla a la luz de la ley; esto significa que es un ente jurídico con personalidad diferente a la
de su propietario”. 11
1 (1) Pyle,White, Larson. “Fundamento y Principios de Contabilidad. 5ta. Edición. 1986.
Tiene a la fecha 2,500 acciones a 100 C/U suscrita y pagada. Son sus socios:
- Pablo T. Brugal 1,800 acciones
- Lourdes de Brugal 400 acciones
- Paul Brugal 100 acciones
- Lila Guerra de Brugal 80 acciones
- Lourdes de Imbert 70 acciones
- Egilieta de Brugal 20 acciones
- Rafael Enrique Guerra Hart 20 acciones
- Gabriel Imbert Pimentel 10 acciones
1.3 Objetivos que persigue la empresa
Desde su inicio la empresa Pablo T. Brugal, S.A. ha querido contribuir al desarrollo del
sector comercial dentro del área de Gift Shop, electrodomésticos y adornos para el hogar dentro
del área de Puerto Plata. Busca con la expansión de este negocio a todo el ámbito de Puerto
Plata y zonas aledañas para alcanzar sus objetivos empresariales.
1.4 Organigrama
1.4.1 Organigrama
“Es un instrumento donde se ubican las estructuras de organizaciones de todos los
departamentos que hay dentro de la empresa. En él queda claramente establecido quienes son los
responsables de las diferentes funciones y actividades que se desarrollan en la empresa”. (2)2
Cuando se va a establecer la organización estructural de los empleados de una empresa,
deben tomarse en cuenta las siguientes consideraciones:
1- Debe establecer líneas definidas de autoridad y responsabilidad.
2- Tomar medidas para agrupar al trabajo que requiera especialidad y para que realice división
del trabajo adecuado en función de las necesidades y capacidad del personal.
3- Considerar la capacidad y habilidad especializada del personal existente y disponible para
utilizar al máximo.
En el organigrama se presentan los encargados departamentales de acuerdo a la función
que éstos desempeñen en la empresa dándole a cada uno su grado de autoridad en la ejecución
del mismo.
El organigrama de la Casa Lar está compuesto por:
1- Junta de accionistas
2 Cadera, José María. “Diccionario de Contabilidad”. Pirámide. 1980.
2- Presidente – Administrador
3- Encargado de personal
4- Contabilidad
5- Auxiliar contabilidad
6- Supervisor de ventas
7- Encargado de compras
8- Auxiliar de Compras
9- Encargado de limpieza
10- Vendedores
11- Mensajero
1.4.2 Definición de los puestos
Junta de accionistas:
Este organismo está formado por varios miembros elegidos por la junta general de
accionistas en una asamblea ordinaria.
Está integrado por un presidente, un vicepresidente, un tesorero, un secretario y varios
vocales, es decir, por el número de miembros que estatutariamente ha determinado la asamblea.
Las funciones de este organismo consisten en fijar o establecer la política administrativa
a seguir por la tienda de electrodomésticos Casa Lar.
El consejo de administración delega su política administrativa al presidente.
Este organismo deberá reunirse tantas veces como sea necesario con una convocatoria
previa del presidente o administrador para conocer y deliberar sobre cualquier proyecto
económico de envergadura o de vital importancia.
Presidente o administrador:
Al presidente se le otorga poderes extraordinarios para actuar en nombre de la empresa y
para hacer o autorizar todos los actos y operaciones de dirección y administración, relativos a
sus objetivos y a la conservación de su patrimonio social.
La presentación y supervisión de todas las actividades dentro de la empresa son funciones
del presidente, este está en la obligación de presentar en la junta de accionistas, que se celebrará
cada vez que sea oportuno, un informe detallado sobre como se ha desarrollado la administración
de la compañía, además debe rendirle cuentas sobre todas las decisiones que se tomaron.
Es el responsable ante el consejo de administración de la correcta ejecución de la política
y procedimientos establecidos, como el desenvolvimiento general del negocio.
Desempeña funciones, tales como:
• Conseguir que se logren los objetivos esperados de los productos que vende.
• Tomar decisiones acertadas y adecuadas.
• Aplicar técnicas y procedimientos relacionados para lograr las alternativas más
• Adecuadas que conlleven a la consecuencia de los objetivos.
• Poner en práctica las normas administrativas formuladas por el consejo de Accionistas.
• Combinar el trabajo de los empleados y obreros con el fin de lograr los objetivos trazados y
todas aquellas funciones que los estatutos le confieren.
Contabilidad:
Es el encargado de organizar, registrar, clasificar todas las operaciones financieras de la
empresa en forma, control, procedimientos, etc.
Prepara y presenta además los estados financieros de la empresa con los cuales toman
decisiones los ejecutivos principales.
También establecen, coordinan y mantienen un control absoluto sobre el activo, pasivo,
capital, gastos, entradas de diario, etc., de acuerdo con las políticas establecidas por la
administración como un plan integrado de control operacional.
Auxiliar de contabilidad:
Es o son las personas que se ocupan de hacer el o los trabajos contables, como son:
1- Conciliación bancaria
2- Entradas de diario
3- Registros contables en los libros
4- Preparar la nómina
Además, preparar los estados financieros luego que los trabajos que él ha realizado hayan
sido verificados y aprobados por el Contador que será su jefe inmediato en su departamento.
Encargado de personal:
El encargado de personal dirige este departamento y es quien se encarga de velar por el
buen funcionamiento del personal, procurando que todas las personas que trabajen para la
empresa sean personas con buenos modales, honestos y capaces de realizar las tareas que se les
ha designado.
El departamento de personal tiene una línea de empleados fijos y móviles.
Todo empleado que llegue a la empresa es sometido a una entrevista directa para arrojar
datos que son importantes para el departamento, además se encarga de determinar en forma
sistemática la provisión y demanda de empleados que una compañía tendrá.
Puede además planear las labores de reclutamiento, selección, capacitación de personal,
mantiene e incrementa una base de datos eficiente, ya que la necesidad de información y la
manera óptima de poner en práctica las políticas de personal dependen de los aspectos
específicos del carácter de la compañía.
Supervisor de ventas:
Es la persona encargada de vigilar que los vendedores estén pendientes de sus ventas, que
los tramos estén bien surtidos de las mercancías que haya en existencia, que los vendedores le
brinden a los clientes calidad y confianza en el momento de realizar una venta, que el cliente
quede complacido de que está llevando una mercancía excelente al mejor precio del mercado
obteniendo del vendedor una descripción apropiada del producto que está comprando
Vendedores:
Estos son los encargados, dentro de la actividad de la tienda, de ofrecerles mercancías a
los clientes, deben brindarles a los extranjeros y a los dominicanos que nos visitan la historia de
las piezas arqueológicas: ámbar, coral negro, larimar, etc.
Para que el cliente conozca lo que va a llevar debe incentivar a las personas para que nos
compren las mercancías que le ofertamos.
Mensajero:
Es quien se encarga de distribuir la correspondencia que haya en la compañía a sus
respectivos escritorios y fuera a sus lugares correspondientes, debe hacer los depósitos
bancarios.
Limpieza:
Se encarga de hacer el aseo dentro de la empresa, tiene además que brindar café a los
empleados y las personas que nos visitan.
1.5 Política Administrativa, Contable
En las empresas de ciertos movimientos, con un personal más o menos numerosos en el
departamento de contabilidad probablemente con sucursales, etc., conviene formular un catalogo
de cuentas que contenga las necesidades que la casa requiera.
Se desglosarán todas las cuentas que se necesite dentro del catálogo, aunque se supone
que no debe hacerse un desglose de estas cuentas, porque esto debe formar parte de la
preparación técnica del contador, sin embargo, se debe saber que toda práctica tiene su regla.
No es necesario solo el catálogo, sino que se debe crear un excelente sistema contable,
para esto el método que utilizaremos de inventario es el perpetuo, se creará una reserva legal
para cuentas malas y utilizaremos el método de depreciación de línea recta.
Se debe obtener de la Dirección General de Impuestos Internos la debida autorización
para crear la provisión de las cuentas incobrables.
Para utilizar el método de línea recta en el registro de la depreciación o en su defecto,
utilizaremos lo que estipula el Código Tributario en la Ley 11-92.
CAPITULO II. SISTEMAS CONTABLES
2. Antecedentes de la Contabilidad
En la edad media, el hombre se vio en la necesidad de implementar métodos que le
sirvierán para controlar y administrar el comercio para lograr hacerlo evolucionar
productivamente.
Al pasar el tiempo los comerciantes se vieron en la necesidad de obtener registros de sus
transacciones comerciales, deudas, impuestos y para ello utilizaban sistema de registro
rudimentario.
Con el tiempo estas técnicas de registros mejoraron y se desarrollaron sistema sencillo de
teneduría de libros.
El crecimiento de la contabilidad es uno de los fenómenos más sobresalientes del siglo
XX.
En Estados Unidos de América este crecimiento ha sido especialmente acentuado.
Después de lentos progresos en los primeros años, posteriores a 1900, el número de persona
dedicada a la contabilidad comenzó a crecer rápidamente.
Del año 1900 a 1950 el número de Contadores Públicos aproximadamente se duplicó,
obteniendo un aumento numérico mucho mayor que el alcanzado por las profesiones más
antiguas como la medicina y la abogacía.
Con su contribución al desarrollo del proceso económico la contabilidad corresponde con
sus deberes con la revolución industrial que le dio nacimiento como medio de independiente en
las relaciones económicas.
La historia de la contabilidad independiente está formada de conceptos aislados a pesar
de los muchos años transcurrido desde su nacimiento, la contabilidad se encontraba todavía en la
infancia. En los Estados Unidos de América había solamente 245 individuos que habían
adquirido el derecho de llamarse contadores públicos de acuerdo con las leyes estatales en aquel
entonces promulgadas. De ellos 92 se habían inscrito como miembros de una organización
profesional la Asociación Americana de Contadores Públicos.
2.1 Conceptos de Contabilidad
“La contabilidad es el arte de registrar y sintetizar las transacciones de un negocio y de
interpretar sus efectos sobre los asuntos y las actividades de una entidad económica”. 33
La contabilidad ha sido llamada el lenguaje de los negocios y ha recibido su máximo
desarrollo en este tiempo, sin embargo, la contabilidad no se limita a los negocios, sino que es
3 Du-Tilly, Roberto; Ramos, Daniel. “Contabilidad Contemporánea Teoría y Elemento”. México, 1979.
aplicable a cualquier entidad que exista en nuestra sociedad económica.
La contabilidad se apega a registrar cada una de las operaciones mercantiles que realiza la
unidad económica, conforme a su precio histórico, tal y como se le exige a la historia, al
presentarse el fenómeno inflacionario, particularmente, el financiero, motivo que la unidad de
medida de valor, no tiene un valor intrínseco, sino un ideal.
2.2 Informaciones contables como medio para la toma de decisiones
La toma de decisión requiere la selección radical de un curso de acción que le ayude a
solucionar un problema, pero algunas personas consideran que el estado de confusión, la
incertidumbre o el caos en una situación obviamente no existe ningún problema y no surgirá la
necesidad de tomar una decisión. Por lo tanto, es evidente que deben satisfacer ciertas
condiciones antes de que podamos decir que un individuo está actuando en forma racional.
Debe tratar de alcanzar alguna meta que no puede lograrse sin una acción positiva,
además tener una dura comprensión de los cursos a través de las metas que pueden alcanzarse
bajo la limitación existente, obtener la información y las alternativas a la luz de la meta buscada,
y finalmente debe tener el deseo de ser positivo a través de la selección de alternativas que
permitan alcanzar la meta en mejor forma.
Nadie puede tomar decisiones basándose en el pasado. Las decisiones deben operar hacia
el futuro, además es muy difícil conocer todas las alternativas que pueden conducir al logro de
una meta.
2.3 Importancia de la Contabilidad
Radica en la exactitud de los registros de todas las operaciones que tengan un carácter
financiero y que además le permitieron a los inversionistas, funcionarios y cualquier persona
interesado obtener datos contables y que estos sean herramientas que puedan ser utilizado en
determinado momento para conocer la situación real de la empresa en la toma correcta de
decisiones.
La contabilidad constituye una actividad de prestación de servicio cuya función es
proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas.
La información principal es de naturaleza financiera y tiene como fin ser útil para las
tomas de decisiones de carácter económico.
El propietario de un negocio, gerente, abogado, banquero o cualquier otra persona que
quiera utilizar la información contable de forma efectiva, deberá conocer someramente cómo se
reunieron las cifras, deberá comprender las limitaciones de la información y el grado en que ésta
se basa en estimación, más que en mediciones precisas; y comprender plenamente los conceptos
contables.
El Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (AICPA). Define la
contabilidad como “el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en término
de dinero, las operaciones y hecho que son cuando menos en parte de carácter financiero y de
interpretar sus resultados”. 44
2.4 Diversas clases de Contabilidad
2.4.1 Contabilidad Financiera
Es el sistema de información que expresa en término cuantitativos y monetarios las
transacciones que realiza una entidad económica, así como cierto acontecimiento económico que
le afectan, con el fin de proporcionar informaciones útiles y seguras a usuarios externos a la
organización. Determina el esfuerzo para proporcionar los fondos que necesita la empresa para
lograr las metas deseadas tiene que velar porque se le de la debida utilización a esos fondos en
las actividades del negocio.
La contabilidad financiera está organizada para producir informaciones para usuarios
externos a la administración, dichos usuarios pueden ser accionistas, proveedores, instituciones
bancarias, acreedores diversos, empleados, clientes, organismos reguladores y del gobierno,
genera además información de eventos transcurrido en el pasado, por ello se dice que es
esencialmente histórica.
Está regulada por pronunciamiento emitidos por la comisión de principios de
contabilidad del Instituto de Contadores Públicos Mexicanos.
2.4.2 Contabilidad Administrativa
Es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración,
con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas internas de
planeación y control, así como a la toma de decisiones.
La gerencia puede planificar determinando las necesidades de desarrollo técnico
comercial o de ampliación de la empresa para lograr su objetivo.
Está organizada para producir informaciones para usuarios internos, está además
enfocada hacia el futuro.
Regula las necesidades y preferencias de los administradores de cada entidad económica.
Además, la contabilidad es un medio para brindar informaciones en relación a las actividades
financieras realizadas por una persona o por una organización pública o privada.
2.4.3 Contabilidad Fiscal
Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de
las organizaciones respecto a un usuario específico, “El fisco”.
4 Finney, Harry A. y Miller, Herbert E. “Curso de Contabilidad Intermedia”.
2.4.4 Contabilidad Económica
Se aplica dentro de los de contabilidad como fuera de ellos, en la empresa se manifiesta
en las actividades internas y en la relación con otras personas.
2.5 Sistema Contable
La realización de cualquier sistema depende en gran manera de la forma substancial de la
profundidad y habilidad con que se efectúa la investigación.
La definición de sistema contable tiene diferente vertiente porque algunos hacen hincapié
sobre los aspectos administrativos, otros le dan mayor importancia al control del área del manejo,
otro sobre el control de los formatos contables y el flujo de informaciones necesarias.
Cecil Gillerpie define sistema como “Es una red de procedimientos íntimamente ligados
entre sí, que se integran al esquema general de la empresa, para desarrollar cualquiera de las
actividades más importantes”. 5
2.6 Tipos de Sistema
Existen diferentes tipos de sistema contable que sirven para realizar los registros de las
operaciones contables dentro de la empresa, el método a utilizar dentro de cualquier empresa
depende de la actividad que la misma realice.
Los sistemas más conocidos son:
• Sistema Manual
• Sistema Mecánico
• Sistema Electrónico
2.6.1 Sistema Manual
En este sistema los planes básicos de registros son:
• Registrar los documentos en el libro o los libros diarios y pase de los asientos a los libros
auxiliares en forma manual. Los libros pueden ser:
a) Diseñados e impresos especialmente para la compañía.
b) Impresos para uso general.
• Efectuar los registros de los documentos directamente al libro auxiliar obteniendo al mismo
tiempo del libro diario mediante copia al carbón. Esto puede hacerse:
a) En forma manual utilizando tablero de registros simultáneos.
b) Clasificar o archivar, en lugar de efectuar asientos en los libros.
5 Gillespie, Cecil. “Sistema de Contabilidad, Procedimientos y Métodos”. México, 1era. Edición. 1979
2.6.2 Sistema Mecánico
La invención de máquinas que pudieran ahorrar tiempo en la realización de trabajo
contable que ayudaran a efectuar automáticamente las sumas y calcular los saldos que le permita
ahorrar trabajo al contador porque una empresa con muchas transacciones no podría realizar un
registro manualmente porque le sería muy costoso y le ocuparía mucho tiempo.
El registro contable mediante la utilización de maquinaria se inició el uso de las máquinas
sumadoras, cajas registradoras y las calculadoras de escritorio que fueron máquinas que
aceleraron el procesamiento de los datos y reducen el gasto y las posibilidades de errores.
2.6.3 Sistema Electrónico
Hoy en día se utilizan gran variedad de aparatos que operan mediante la regulación del
flujo de haces de electrones al vacío como la computadora electrónica, máquinas eléctricas de
contabilidad que se diseñaron alguna para realizar una sola o varias actividades.
La computadora es una máquina electrónica que realiza cálculos a altas velocidades, con
gran precisión y exactitud que además posee una especie de memoria que le permite recordar una
serie de instrucciones y datos suministrados por la persona que lo programa a través de un medio
de comunicación con la máquina. Es una de las máquinas electrónicas más utilizadas porque
sirve para procesar los datos con una procesadora electrónica con transitores que son capaces de
sumar, restar, dividir y multiplicar en segundo, sin error con una secuencia fija de acuerdo con
las instrucciones almacenadas en sus diskettes.
La gran mayoría de los usuarios de computadoras las utilizan como herramientas para el
manejo financiero o simplemente burocrático:
a) Facturas.
b) Cuentas Corrientes.
c) Estadísticas Comerciales.
d) Manejo de Nómina, etc., siendo los bancos su mayor usuario. Ya que es común que un
banco tenga una red de terminales en todas las sucursales de una región, con lo que las
transacciones realizadas en ellas quedan registradas al instante y la sede central controla la
evolución de sus sucursales.
En las sociedades la posesión de una gran cantidad de información representa un
instrumento de poder por consiguiente es de vital importancia tener acceso rápido y completo de
éstas, de aquí radica el que los adelantos tecnológicos le brinden facilidades en el manejo de las
informaciones par obtener el máximo beneficio.
2.6.4 Sistema de Contabilidad Administrativa y de Costos
Hoy en día, se hace necesario la implementación de decisiones administrativas
inteligentes en algunas organizaciones. Dentro de estas decisiones por su grado de importancia
se destaca la relacionada con la planificación y el control de los costos pues mediante ellas
pueden lograrse un mejor aprovechamiento de los recursos productivos, casi siempre escaso en
economía y en desarrollo.
Una excelente decisión depende fundamentalmente de la calidad y oportunidad que se
utilice en la información y del conocimiento que se posea sobre sus posibilidades y limitaciones.
El propósito de la contabilidad de costo es proveer a los administradores de la
información necesaria y además dotarlo de los conocimientos imprescindible para el uso
adecuado a interpretación correcta de los datos.
La contabilidad de costo es una fase ampliada de la contabilidad general que, proporciona
en un tiempo más corto los datos concernientes a los costos de producir o vender cada artículo o
de suministrar un servicio en particular.
Los sistemas de contabilidad de costos están formados por una serie de formularios,
diarios, mayores, asientos e informes administrativos integrados dentro de una serie de
procedimientos de tal manera que los costos unitarios puedan ser determinados rápidamente y ser
usados para adaptarse a las decisiones de la empresa.
2.7 Objetivos de Sistema de Contabilidad de Costo
Es la determinación de los costos unitarios para fabricar varios productos, suministrar un
servicio o distribuir determinados artículos.
En la contabilidad de costo el contralor se preocupa por los aspectos humanos del sistema
y por sus aspectos técnicos.
1- Encargarse de la planeación y control de las operaciones de rutina.
2- Tomar decisiones poco habituales, fijación de políticas y planeación de largo plazo.
3- Crear evaluación de inventario y cálculos de utilidades.
2.8 Clasificación de los Costos
1- La fecha o método de cálculo.
2- La función del negocio de que se trata.
3- La naturaleza de las operaciones de fabricación.
4- Los aspectos económicos involucrados.
5- Las clases de negocios que se refiere.
2.9 Costos clasificados teniendo en cuenta su naturaleza
2.9.1 Costo por Proceso
“Son utilizados por la empresa sobre una base más o menos contínua o regular donde
incluye renglones de la producción.” 6
6 Muiner, John J. W. “Contabilidad de Costos, Principio y Práctica”. 1963
2.9.2 Costo por Ordenes Específicas
Son los materiales, la mano de obra, carga fabril indispensable para solicitar una orden o
lotes específicos de determinados servicios.
2.9.3 Costos de Montaje
Es una rama de los costos de órdenes específicas que la utilizan las empresas que fabrican
o compran piezas terminadas para ser usadas en la terminación o instalación de un artículo.
2.9.4 Costo por Clase
Son una derivación de los costos por órdenes específicas en las cuales, un determinado
número de órdenes puede ser combinado en un solo ciclo de producción.
2.10 Los Costos clasificados teniendo en cuenta la fecha o método de cálculo
2.10.1 Costos Diarios, Semanales o Mensuales
Son trabajos contínuos que se realizan en un solo período.
2.10.2 De acuerdo a la función del negocio
Pueden ser clasificados funcionalmente dependiendo de su utilidad como costos de
producción o fabricación, costos de distribución “como su nombre lo indica llevar los productos
al mercado a su venta”, costos generales, administrativos y financieros.
2.10.3 Costos Estimados
Pueden ser por orden específica, por procesos, por montaje, éstos se determinan antes de
comenzar la operación.
2.10.4 Costos Históricos
Estos se utilizan por órdenes específicas, por proceso, por montaje o de clase, que son de
fácil acceso tiempo después de completa la operación
2.11 Sistema de Clasificación
Las cuentas pueden clasificarse de acuerdo con los siguientes pasos:
1- Por grupos.
2- Por objetivos.
3- Por funciones.
4- Por departamento.
2.11.1 Clasificación por grupo
A. Las Cuentas Balance: Esta se subdivide en activo, pasivo y capital.
B. Las Cuentas de Resultados: Son las que se subdividen en cuenta de utilidades y de gastos.
2.11.2 Clasificación por Objetivos
Tiene que ver con los objetivos de cada una de las cuentas, ésta llevan el título del objeto
o finalidad que desempeña. Ej.: documento por cobrar, cuentas por cobrar, etc.
2.11.3 Clasificación por Funciones
Aquí las cuentas que se desempeñan en el negocio se utilizan con el fin de establecer
responsabilidades.
2.11.4 Clasificación por Departamentos
Su objeto es determinar responsabilidades, departamentales, las cuentas se agrupan
dentro del departamento que se originan.
2.12 Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas comprende una relación completa de las cuentas del mayor
general y de sub-cuentas auxiliares de acuerdo a un esquema lógico de codificaciones numérica
que se ordenan sistemáticamente y que son aplicadas a un negocio determinado en el transcurso
de sus actividades.
Estas agrupaciones son presentadas en el catálogo de cuentas, están identificadas por
codificaciones asignadas a cada una de ellas, lo cual tiene la finalidad no solo de identificarlas,
sino también de abreviar el proceso de codificación de los documentos que presenten cualquier
transacción dentro de las operaciones normales de la compañía.
El código de identificación de cada cuenta puede estar formado por número, letras o una
combinación de ambas.
A ésta se le asignará el primer número a los grupos principales de cuentas, las cuales
significan la clasificación más importante en los estados financieros. El segundo número indica
las cuentas de acuerdo a la función que realiza en los estados financieros. El tercero indica el
número de orden; el cuarto, quinto dígito antecedido por el punto se utiliza para proveer una
clasificación secundaria la cual identifica una cuenta específica.
1- Cuentas de Activos
2- Cuentas de Pasivos
3- Cuentas de Capital
4- Cuentas Distribución y Resumen
5- Cuentas de Ingresos
6- Cuentas de Costos
7- Cuentas de Gastos
2.13 Formularios
Es donde se recolectan todas las transacciones contables, son los documentos que tienen
los datos relativos a las operaciones de la Casa Lar. Estos documentos son los que introducen los
datos en el procedimiento contable.
Son importantes porque dan la evidencia de que las transacciones suministradas son las
pruebas de lo que intervino en la operación, siendo la base para registrar las operaciones en el
diario.
Para que le sean de gran utilidad en el ejercicio efectivo del control de las actividades que
le son asignadas les proponemos los siguientes formularios:
2.14 Libros y Registros
Los libros de contabilidad son las herramientas básicas de la teneduría de libros, en su
forma más pura para la toma de decisiones.
Los libros contables sirven para registrar en ellos todas las transacciones contenidas en
los comprobantes que se han originado en las operaciones diarias de la empresa.
El ciclo de contabilidad registra en su proceso informaciones contables, los libros de
anotaciones originales (diario), los libros de entrada secundaria (mayores). Verifica que los
pases a las cuentas auxiliares obtengan el mismo resultado que su control, se ocupa además de
realizar la hoja de trabajo, preparar los estados financieros, los ajustes que sean necesario sin
excederse y al finalizar el ciclo contable se realizará el cierre de las cuentas nominales, ingresos
y gastos y finalmente se realizará la balanza de comprobación.
2.15 Manual de Procedimientos
Indica la acción precisa a seguir para lograr obtener el registro correcto de las
operaciones contables de todo el personal. Ayuda a la mejor comprensión de los formularios,
cuentas y procedimientos utilizados en el sistema contable.
Es la guía que le sirve de pauta para la comprensión de cómo llevarse a cabo las
transacciones y actividades que se presenten en el sistema.
Otra de las razones para elaborar un instructivo de cuentas es que sirve para que el
personal nuevo conozca las características de la contabilidad existente en la empresa.
En negocio grande, el manual de procedimiento que contiene el catálogo de cuentas debe
distribuirse a los empleados de oficina, ejecutivo que forman parte en la preparación,
codificación, aprobación de los documentos contables.
CAPITULO III. CONTROL INTERNO
Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de
proteger sus recursos contra despilfarros, fraude e ineficiencia, asegurar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y operacionales, asegurar el estricto cumplimiento de las
políticas trazadas por la compañía, evaluar el nivel de rendimiento en los diferentes
departamentos de divisiones de la compañía.
El control interno “es una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa. Comprende el plan de organización y de todos los métodos y
medidas coordinadas adoptados dentro de una empresa para cuidar sus bienes, comprobar la
exactitud y veracidad de los datos contables y promover la eficiencia operante”.7
El boletín del Instituto Americano de Contadores define el control interno “como un
elemento contable por el cual se puede obtener la comprobación de cifras a través de la
intervención de varias personas que lleguen independientemente al mismo resultado”.
La implantación y seguimiento del control interno es propio de la dirección del negocio,
pues de esta manera cumple su objetivo. En un sistema de contabilidad, el control interno es la
herramienta que sirve para proteger los activos de una empresa y se aplica en todos los niveles de
ésta, desde la organización del negocio hasta la más simple de sus operaciones.
3.1 Métodos que deben ser aplicados por la compañía
1.- Proteger sus activos.
2.- Evitar que se incurra indebidamente en los pasivos.
3.- Cerciorarse si ha habido una cohesión a la política que tenga establecida la compañía.
4.- Asegurarse de la exactitud y la confiabilidad de todas las informaciones financieras y de
operación.
3.2 Política de Control Interno
Proporciona una protección adecuada para los activos propiedad de la compañía, además
la verificación y la revisión que son esenciales para el buen funcionamiento de un sistema de
control interno, reducen la posibilidad de que los errores o intento fraudulentos queden sin ser
descubiertos por un período prolongado, lo cual permitirá a la administración depositar mayor
confianza en la veracidad de las informaciones que le son suministradas.
Para facilitar la toma de decisiones y el mejor funcionamiento de la empresa,
recomendamos la elaboración y presentación a la administración de los informes y reportes.
3.2.1 Tipo de Reporte o Informe
Periodicidad
1- Reporte de ingresos disponibilidad de efectivo Diario
2- Estado de Situación (activo, pasivo y patrimonio) Mensual
3- Estado de Resultado Mensual
4- Detalle de Gastos Operativos por departamento Mensual
7 Johnson, Charles B; Melg, Walter. “Contabilidad la base para Decisiones Gerenciales”. Editorial Mogran, 1981.
5- Presupuesto financiero y operativo, incluyendo flujo de efectivo Anual
Los informes financieros a prepararse mensualmente han de compararse con las metas
presupuestales con la finalidad de orientar a la administración sobre las desviaciones y/o
variaciones que surjan como consecuencia de factores internos y externos de la compañía, así
como cambios generales que se producen en el contexto económico.
Estas medidas permitirán a la administración aplicar los correctivos correspondientes.
3.3 Importancia del Control Interno
El control interno es una función de la gerencia que le permite a negocios organizados
donde las operaciones han aumentado en complejidad y las transacciones se han multiplicado,
obtener datos verídicos basados en los objetivos de conservación del activo, eliminación de los
errores y determinación de los ingresos.
Su propósito fundamental es disminuir los riesgos de errores e irregularidades. Mientras
más personas forman parte de la iniciación, ejecución, contabilización y control de una
transacción, existe más probabilidad de que ésta sea verdadera y esté bien contabilizado.
3.4 Objetivo del Control Interno
Entre el control interno y la contabilidad existe una relación muy estrecha, ya que ofrece
seguridad y evita las pérdidas a largo plazo.
Su objetivo primordial es dar validez a la implementación de controles tales como:
2 Garantizar la obtención de información correcta, segura, completa y oportuna para el buen
desarrollo de la empresa.
3 Obtener eficiencia de las operaciones siendo uno de los objetivos más importantes el
control interno.
4 Constatar la exactitud de los datos que arroja su contabilidad.
5 Proteger los activos de la empresa, que no sean utilizados si no hay necesidad.
3.5 Clasificación del Control Interno
El control interno de una empresa es adecuado y pone en práctica una serie de elementos
que son los que dan razón de ser al mismo. Este se clasifica en Control Administrativo y Control
Financiero.
3.5.1 Control Administrativo
Normalmente se refiere a actividades que no se pueden considerar como de naturaleza
financiera, ejemplo de esto es la política que puede aplicar una compañía en relación con sus
agentes de ventas en los viajes que realicen asignándole que elaboren y envíen a la casa matriz
un informe de las visitas, cobros, órdenes de pedidos y rechazos que han obtenido en sus viajes.
3.5.2 Control Financiero
Se refiere como su nombre lo dice a la actividad financiera que cumple con la separación
de funciones del personal que maneja el efectivo con el personal que contabilice las operaciones
con el efectivo. Además es un sistema en que la responsabilidad de quien maneja los activos y el
trabajo de una persona sea comprobado por un tercero.
3.6 Aplicación del Control Interno
La gerencia de una compañía, luego de haber fijado sus objetivos y logrado establecer su
organización, tiene la necesidad de implementar medidas de control que le permitan realizar una
adecuada vigilancia sobre el desarrollo de las operaciones.
La aplicación del control interno ayuda de forma definitiva a la empresa, ya que estos le
suministran a los ejecutivos seguridad y confianza en la aplicación de las políticas,
procedimientos y planes adecuados.
El control interno es importante porque compara, discute y critica el plan de organización
contable. Sirve para prevenir hechos futuros o detectar acciones pasadas o actuales.
3.6.1 Control Interno de Efectivo
El efectivo puede definirse como instrumento negociable o como poder adquisitivo
negociable que son usado y acepto como dinero, incluye: monedas, cheques, giros bancarios,
depósitos a la vista, cuenta de ahorros, tarjetas de crédito. El control del efectivo se lleva a cabo
de acuerdo con las siguientes medidas:
El recibir el dinero en el negocio estará a cargo de un cajero asignado para esta actividad;
ningún otro empleado puede tener acceso a la caja. El cajero depende del departamento de
contabilidad; para obtener un control de las entradas de efectivo se utilizan comprobantes de
ingresos pre-enumerados y se deben utilizar con su continuidad.
El empleado que recibe los ingresos debe firmar las copias de los recibos, los cuales
deben ser retenidos por el cajero para el cuadre al final del día.
Otras de las pruebas del dinero recibido son las cintas de las máquinas registradoras,
facturas que comprueban las ventas hechas y que puedan garantizar el que se haya facturado
correctamente.
Los pagos recibidos por correos deben ser chequeados y listados por el administrador
antes de ser entregados al cajero. Esta lista debe indicar: fecha, pagos recibidos y cantidades.
Esta lista se debe enviar inmediatamente a contabilidad.
Se debe tener un control absoluto de los ingresos, éstos se deben depositar intactos lo más
rápido posible; los depósitos los debe realizar otra persona que no sea el cajero.
3.6.2 Desembolso de Efectivo
Los fraudes en los desembolsos ocurren normalmente en los gastos de caja chica, por
tanto, debe exigírsele una comprobación satisfactoria para aprobar cualquier desembolso en
efectivo.
Debe existir una separación entre la aprobación de las facturas y la contabilización de los
valores a pagar. Todos los desembolsos deben ser hechos mediante cheques, los cuales están
pre-enumerados; deberá utilizarse una protectora de cheques. Las erogaciones de poco monto
son la excepción porque su pago se debe hacer mediante caja chica. Los cheques no deben ser al
portador, sino a nombre del beneficiario, avalado por su factura.
En el banco habrá dos firmas registradas para el pago de los cheques. Los comprobantes
para pago deberán ser aprobados por el administrador.
En toda organización de negocios todas las entradas y salidas de efectivo deberán
centralizarse. El efectivo recibido deberá depositarse en forma íntegra.
Los pagos por ningún motivo se harán del efectivo recibido, sino más bien deberán
hacerse con cheque a cargo de una cuenta bancaria o con fondos específicos. Se deben girar
instrucciones a los bancos, por escrito que solo acepten los cheques y demás equivalente de
efectivo para abono a cuenta.
3.6.3 Control Interno de Caja Chica
Para evitar la realización de cheques por cantidades ínfimas, se establece un fondo de
caja chica, la responsabilidad de ésta estará a cargo de una persona en particular. Todas las
erogaciones emitidas deberán estar amparadas por su comprobante con enumeración, se realizará
arqueo sorpresivo y cualquier faltante será responsabilidad del cajero. El fondo será de
RD$2,000.00.
El reembolso se solicitará en un formulario anexo cuando se está agotando el fondo.
Las pólizas de caja chica deben escribirse siempre con tinta, deben además estar firmada
por el cajero, por el receptor, tienen que además estar autorizado por una tercera persona.
Estas pólizas deben cancelarse después de pagada por una persona que no se el cajero,
antes que éste nueva vez tenga acceso a ellos.
3.6.4 Control Interno de los Documentos y Cuentas por Cobrar
El estudio y evaluación del control interno es indispensable en la verificación de los
documentos y cuentas por cobrar, pues es la base para determinar los procedimientos de
auditoría que conducirán al logro de los objetivos, en relación con la verificación de la
autenticidad de los documentos y cuentas por cobrar, la organización interna debe ser adecuada
para controlar debidamente la obtención, el manejo y la custodia de la evidencia documental que
respalda cada deuda.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se inicia con la aceptación de un pedido de
un cliente y la respectiva elaboración de la orden de venta, o bien con la aprobación del crédito
que se haya de otorgar.
Para que exista verdaderamente un buen control interno de esta cuenta debemos decir que
se cuenta con su debida autorización, además que exista:
a) Segregación de funciones para de esta manera dividir responsabilidades.
b) La separación de las funciones de ventas del servicio con respecto a la contabilización.
c) Que exista una separación relativa entre la recepción del efectivo y contabilidad.
d) Un buen control sobre la cancelación de cuentas incobrables. Cuando los cobros se realizan
por un cobrador debe hacerse un listado de las facturas entregadas a éste diariamente. El
mensajero deberá entregar el dinero cobrado y las facturas pendientes de pago. Este reporte
deberá ser enviado con la lista anterior a contabilidad, para su contabilización.
e) La elaboración de la orden de venta.
f) La aprobación del crédito.
g) La entrega de la mercancía que se haya vendido.
h) La facturación a la clientela.
i) La verificación de las facturas.
j) La afectación de la cuenta de control, cliente.
k) El cobro de las cuentas o la contabilización del efectivo recibido y el depósito del efectivo al
banco.
3.6.5 Control Interno de los Inventarios
Un adecuado control de los inventarios está directamente relacionado con las compras,
con la manufactura y con la contabilización de los productos terminados.
Los inventarios deberán ser controlados en forma debida, deberán existir requisiciones
que amparen las salidas, en los artículos se les deberá dar el destino apropiado.
Los inventarios finales deberán ser bien controlados; se deben contar, se debe determinar
su precio correcto y su totalización.
El renglón más importante de control interno es sin duda el inventario porque muchas
irregularidades cometidas apropiándose de efectivo han pretendido ser cubiertas falsificando
operaciones correspondientes a los inventarios.
Para que exista un control interno adecuado hay que analizar tres operaciones que son
compras, consumo y mantenimiento de las mercancías. Además:
a) Se debe tener centralizadas las compras por departamento.
b) Analizar la calidad y cantidad de mercancías compradas mediante la especialización de un
departamento para este fin.
c) Autorización de la compra y análisis de consumo de inventario.
d) Control de la existencia de la mercancía existente mediante el recurso del inventario
perpetuo.
3.7 Valuación del Inventario
Los inventarios se pueden valuar:
1- Al Costo:
a) Costo Específico, el cual es el precio neto de adquisición.
b) Costo Derivado, empleando métodos tales como UEPS último en entrar primero en
salir; PEPS primero en entrar primero en salir; Promedio Ponderado, Costo Estandar o Inventario
básico.
2- Al Precio del Mercado:
a) Costo de Reposición a la fecha del balance general
3- Al Costo o al Precio de Mercado, el más bajo de los dos:
Este criterio de valuación podrá aplicarse a cada una de las unidades o bien a los totales
de las diferentes clases de inventarios, escogiendo aquel criterio que permita obtener una utilidad
más correcta.
3.8 Control Interno de Activo Fijo
El control interno es de suma importancia para todos los activos en especial a los activos
fijos, ya que su objetivo primordial es el de obtener una máxima eficiencia de operación del
efectivo invertido en esos activos.
Existirá un excelente control interno de los activos cuando:
1 Los activos fijos sólo se podrán adquirir cuando estén aprobados por la persona autorizada.
2 Se debe tener un control físico de éstos.
3 Se debe establecer una cuenta control para cada activo fijo reparado o amparado por un
mayor auxiliar que contendrá el detalle.
4 Efectuar inventario de éstos al final del ejercicio contable.
5 Todos los retiros y ventas de activos fijos deberán ser autorizados, debiendo comunicarse
tales hechos al departamento de contabilidad.
6 Los activos fijos pequeños y fácilmente transferibles, deberán estar bajo el control del
menor número posible de persona.
3.9 Control Interno de Nómina
En ésta se pretende verificar que el tiempo que se paga sea el que verdaderamente el
empleado ha trabajado a la compañía.
Los pagos de nóminas se hacen indiferente el que se realicen o efectúen con cheque o
efectivo, aunque el pago con cheque es preferible pues el pago en efectivo ofrece desventajas por
ejemplo “es más fácil que los pagos no reclamado se los apropien”.
La nómina o la información de su monto va a la sección de cuenta por pagar donde se
prepara el comprobante correspondiente. Se prepara en cheque o en efectivo, si es en cheque, se
preparan éstos y se enviarán junto con la nómina al encargado de pagar; si es en efectivo, se
prepara un cheque por el total a pagar a nombre del encargado, el cual determinará por las
cantidades individuales, sus necesidades de billetes y sus denominaciones y de monedas.
3.10 Control Interno de Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar deberán ser amparadas con las facturas originales recibidas por los
proveedores. Estas luego se analizan para comprobar si hay que hacer correcciones o no de las
facturas, se inspeccionan en lo referente a nombres, fechas, cantidades, precios, multiplicaciones,
sumas, totales, aprobación.
Los cargos a las cuentas de proveedores podrán referirse a pagos que se hagan a favor de
ellos por conceptos de devoluciones y rebajas sobre ventas.
El procedimiento de registro por cuenta por pagar se crea una cuenta auxiliar para el
acreedor, mostrando la factura, los pagos y en algunas ocasiones el saldo que va venciendo. Se
debe comparar el saldo que envían los proveedores con la cuenta por pagar para detectar si
existen pasivos no registrados.
3.11 Control Interno de Compras
Es fundamental para tener un control interno eficiente de la compra que ésta estén
separada del departamento que lo recibe, de su contabilización y de sus pagos. Todas las
compras que realiza una empresa deben cumplir con los siguientes requisitos:
1- La solicitud debe ser hecha en algún departamento o en el departamento de compras.
2- Envío de orden de compra al proveedor.
3- La recepción de las mercancías o servicios.
4- La aprobación de la factura.
Una persona encargada de compra deberá poseer amplias facultades en la colocación de
órdenes de compras relacionadas con los activos. Una vez que las órdenes hayan sido
debidamente autorizadas en su origen y aprobada, el siguiente paso es obtener control absoluto
de la compra. Esto se logra si la persona que solicita el artículo envía su pedido, deberá además
enviar una requisición autorizada a la persona encargada de hacer las compras.
El número de copias depende de la política de la empresa, el original se envía al
proveedor, el encargado de compra retiene una copia y otra para contabilidad.
3.12 Control Interno de Ingresos
Para que exista un adecuado control interno de los ingresos se deberá hacer
comprobaciones selectivas de los totales del diario de ventas de acuerdo con un plan
preestablecido de comprobación los totales deberán compararse con los cargos que se hayan
efectuado a las cuentas por cobrar.
El efectivo recibido en la Casa Lar se deriva de diversas operaciones:
1- Ingresos por Ventas en el Gift Shop.
2- Ingresos por Venta de Motores y Carros.
3- Ingresos por Venta de Electrodomésticos.
Las ventas realizadas en el día se hace un reporte al final de la tarde con el cuadre del día,
este dinero se deposita al próximo día laborable. Este reporte es enviado a contabilidad con copia
a la administración.
3.12.1 Objetivos del Control Interno de los Ingresos
1- Cerciorarse que se contabilicen las ventas del período en cuanto al importe de ella y al
cliente.
2- Comparar los precios unitarios que aparecen en las facturas de ventas con los precios de lista.
3- Comprobar que el efectivo proveniente de las ventas de contado haya sido depositado en el
banco.
3.13 Principios del Control Interno
Los principios de contabilidad generalmente aceptados incorporan el consenso en un
momento particular en cuanto a cómo deben ser registrado los recursos económicos y las
obligaciones como activos o pasivos, qué cambios deben registrarse en ellos, cuándo registrarlo,
cómo medir los activos.
1- Debe fijarse la responsabilidad: Si no existe una delimitación exacta de ésta el control sería
ineficiencia.
2- La contabilidad y las operaciones deben estar separados. “Un empleado no debe ocupar un
puesto en que tenga control de la contabilidad y al mismo tiempo, control de las operaciones
que ocasionan asiento en la contabilidad”. 8
3- Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción
comercial.
4- Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con objeto de
tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se lleven en forma exacta.
5- Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre por escrito.
6- Siempre que sea posible se deberá utilizar equipo mecánico o electrónico, los cuales
contendrán los mecanismos necesarios para comprobar las correcciones realizadas en su
8 Horngren, Charles T.; Harrison, Walter T. “Contabilidad”. 1991.
operación o manejo.
7- Deberá existir si es posible una rotación de los empleados en sus puestos, exigiéndose que las
personas encargadas de puestos claves tomen sus vacaciones.
8- Los trabajadores deberán estar afianzados, esto es con la finalidad de proteger al patrón y
desalentar a cualquier empleado que se vea tentado a cometer fraude.
3.14 Control Interno de los Derechos de los Propietarios
1- Se mantiene debido control de la transferencia de acciones.
2- Existe un debido registro de cada accionista.
3- Es diferente el que firma y expide los certificados al que los registra.
4- Existe una debida autoridad delegada por el Consejo Directivo para la emisión de certificado
de acciones y que estos estén pre-foliados.
3.15 Control Interno de los Cargos Diferidos y Gastos Anticipados
Los pagos anticipados a corto plazo generalmente representan gastos por servicios y
accesorios que no se han consumido a la fecha del balance, pero que se considera que lo será
dentro de unos cuantos períodos contables. Los cargos diferidos que se convertirán en gastos en
un período de tiempo superior al ciclo normal de operaciones.
1- Existe una debida contabilización u amortización de los cargos diferidos a largo plazo de
acuerdo con los PCGA y las decisiones de la alta gerencia respecto al período de
amortización.
2- Reversa periódicamente el programa de seguros para determinar si está vigente o si es
adecuado.
3- Existe un control exacto sobre la amortización de gastos anticipados a corto plazo, tales
como, renta, seguro, etc., revisando periódicamente las partidas, debidamente amparadas,
para determinar si están vigentes y cerciorarse si el saldo de ellos es correcto.
4- Realizar cédulas analíticas al final del período para determinar si hay alguna cantidad sin
amortizar.
5- Confirmar los desembolsos realizados en esta cuenta para cerciorarse si están amparados por
documentos.
3.16 Control Interno de los Pasivos Corrientes
Son aquellos que están supuestos a ser cancelados dentro de un período no mayor de un
año dentro del ciclo de operaciones de una empresa.
• Para contraer pasivos a corto plazo, éstos deben ser autorizados por el Presidente o
Administrador.
• Revisar periódicamente la contabilidad de los pasivos para evitar hacer pagos no autorizados.
• Las correcciones se hacen en el momento que sea detectado la irregularidad.
• La cancelación de pasivo deben estar debidamente autorizados.
• Hacer corte de documento de compras para determinar los pasivos del período que cierra y
por ende las compras e inventarios.
3.17 Control Interno de las Inversiones
Las inversiones deben efectuarse y liquidarse únicamente mediante autorización de
personas facultadas debiendo examinar el auditor los comprobantes correspondientes.
1 Una adecuada separación de las responsabilidades para la custodia de valores.
2 Los valores se registran a nombre del propietario y son controlados y salvaguardados
debidamente en una caja de seguridad.
3 Las compras y ventas de inversiones son debidamente autorizadas y en ningún caso dicha
responsabilidad puede recaer sobre una sola persona.
4 Se realizan arqueos periódicamente de valores por personal ajeno tanto al control como al
registro de las inversiones.
3.18 Control Interno de los Gastos
Uno de los aspectos principales para el control interno de los gastos en su autorización
inicial y algunos aspectos básicos de control referentes a la aprobación de su pago, que fue
tratada en la sección correspondiente del efectivo y cuentas por pagar y a su registro adecuado.
Dentro del control interno de los gastos se encuentra el control de las nóminas, luz, agua,
teléfonos, reparación, mantenimiento, diversos, etc.
3.19 Diseño del Control Interno
Al diseñar un sistema de control interno el personal debe quedar segregado de acuerdo
con sus funciones de diferentes formas:
1- Los que ordenan o autorizan las transacciones.
2- Los que ejecutan las transacciones.
3- Los que son responsables del resultado de las transacciones.
CAPITULO IV. DISEÑO DEL SISTEMA
4.1 Catálogo de Cuentas
La clasificación para las cuentas del catálogo será de la siguiente forma:
1- Cuentas de Activos
2- Cuentas de Pasivos
3- Cuentas de Capital
4- Cuentas de Ingresos y Resumen
5- Cuentas de Costos
6- Cuentas de Gastos
Control Auxiliar
11 Activos
111 Efectivo en Caja y Bancos
01 Caja Chica
02 Banco de Reservas – Casa Lar
03 Banco de Reservas – Apolo Motors
04 Banco del Comercio – Casa Lar
05 Banco del Comercio – Apolo Motors
06 Banco Nova Scotia
07 Depósito preaviso y cesantía
08 Depósito plan de pensión y jubilación
09 Cheques devueltos
10 Transferencias bancarias
112 Documentos y Cuentas por Cobrar
01 Efectos eléctricos
02 Vehículos de motor
03 Agencias
112-0 Reservas para cuentas malas
112-00 Documentos y Cuentas por Cobrar Descontado
113 Cuentas por Cobrar a Funcionarios y Empleados
01 Funcionarios
02 Accionistas
03 Empleados
114 Inventario
01 Efectos eléctricos y del hogar
02 Vehículos de motor
03 Cilindro lleno de gas
04 Vehículos recuperados
115 Gastos Pagados por Adelantado
01 Placas y matrículas, revistas
02 Seguro contra incendio
03 Seguro de vehículos
04 Seguro responsabilidad civil
05 Póliza accidente trabajo
06 Intereses
07 Impuestos anticipados
08 Alquileres
09 Otros gastos pagados por adelantado
10 Patente
116 Otros Activos Corrientes
01 Anticipos Impuesto sobre la Renta
12 Activos Fijos
121 Terrenos
122 Edificio
122-0 Depreciación acumulada edificio
123 Mobiliario y Equipo de Oficina
123-0 Depreciación acumulada mobiliario y equipo de oficina
124 Máquinas y equipos
124-0 Depreciación acumulada máquinas y equipos
125 Vehículos de motor
125-0 Depreciación Acumulada vehículos de motor
126 Motor para alquiler
126-0 Depreciación acumulada motor para alquiler
13 Depósitos y Fianzas
01 Depósitos y Fianzas
21 Pasivos
211 Documentos por Pagar
01 Préstamos comerciales
02 Préstamos bancarios
212 Cuentas por Pagar – Proveedores
213 Cuentas por pagar – accionistas
214 Otras cuentas por pagar
215 Retenciones e Impuestos por pagar
01 Seguro Social empleados
02 Impuestos sobre la renta Ley 11-92
03 Plan de pensión y jubilaciones
04 Infotep (0.005%)
05 ITBIS
06 Otras retenciones
216 Gastos Acumulados por Pagar
01 Sueldos y Salarios
02 Honorarios
03 Gastos legales
04 Agua
05 Luz
06 Teléfono
07 Renta y alquileres
08 Intereses
09 Regalía pascual
10 Seguro social patronal
11 Impuestos sobre la renta Ley 11-92
12 Póliza accidente de trabajo
13 Seguros
14 Otros gastos acumulados
15 Bonificación por pagar
16 Dividendo por pagar
17 Pasivo a Largo Plazo
01 Documentos por pagar
02 Otros Pasivos
217 Impuestos por pagar
31 Capital
311 Acciones suscritas y pagadas
32 Utilidades retenidas restringidas
321 Reservas legal
33 Utilidad no restringida
331 Ganancias retenidas
332 Ajustes años anteriores
41 Ingresos
411 Efectos Eléctricos y del hogar
412 Vehículos de motor
413 Vehículos usados
415 Alquiler de Motores
416 Otros ingresos
Habitaciones
Transfers
Apolo Tours
410 Devoluciones y Descuentos sobre las ventas
01 Efectos eléctricos y del hogar
421 Ganancias y Pérdidas
51 Costos de Ventas
511 Efectos eléctricos y del hogar
512 Vehículos de motor
413 Vehículos usados
514 Motores nuevos
515 Venta de habitaciones
516 Otros costos
611 Gastos de Ventas
01 Sueldos y salarios
02 Seguro social empleados
03 Impuesto sobre la renta Ley 11-92 Empleado
04 Regalía pascual
05 Anuncios y propaganda
06 Combustibles de planta
07 Combustibles de vehículos
08 Comisión en ventas
09 Flete y acarreos
10 Empaque y envolturas
11 Depreciación de vehículos
12 Depreciación de muebles de oficinas
13 Reparación equipos oficina
14 Reparación vehículos
15 Atención a clientes
16 Impuestos y patentes
17 Placa y matrículas
18 Seguro contra incendio
19 Seguro de vehículo
20 Seguro responsabilidad civil
21 Seguro accidente de trabajo
22 Registro de contrato de ventas
23 Vacaciones
24 Bonificaciones
25 Preaviso y cesantía
26 Fotocopia
27 Transporte local
28 Decoración
29 Representación
30 Uniformes
31 Reparación y mantenimiento equipos
32 Dieta
33 Misceláneos
34 Faltante y Sobrante
612 Gastos Administrativos
01 Sueldos y salarios
02 Seguro social patronal
03 Regalía pascual
04 Honorarios profesionales
05 Alquiler de edificio
06 Teléfonos
07 Correos
08 Suministros de oficina
09 Gastos de viajes
10 Reparación de vehículos
11 Gastos de representación
12 Luz y fuerza
13 Agua y basura
14 Donaciones
15 Reparación y mantenimiento edificio
16 Reparación y mantenimiento equipos
17 Mejoras
18 Atención empleados
19 Impuestos y patentes
20 Reparación y mantenimiento muebles y enseres
21 Limpieza
22 Depreciación máquina y equipo
23 Depreciación vehículos
24 Gastos legales
25 Auditoría
26 Seguro de vehículos
27 Depreciación mobiliario
28 Depreciación edificio
29 Seguro de vida
30 Gastos para cuentas malas
31 Bonificación
32 Transportación
33 Suscripciones periódicos y revistas
34 Infotep
35 Cuotas
36 Preaviso y cesantía
37 Vacaciones
38 Seguridad (vigilantes)
39 Uniformes
40 Seguro responsabilidad civil
41 Seguro accidente de trabajo
42 Decoración
43 Comisión tarjetas de crédito
44 Dieta
45 Sobrantes y faltantes
46 Alquiler vehículos
47 Fotocopias
48 Amortizaciones
49 Previsión cuentas malas
50 Misceláneos
613 Egresos Financieros
01 Intereses
02 Comisiones bancarias
03 Intereses comerciales
04 Cargos por divisas
05 Otros
1 Activos:
Son bienes o servicios propiedad de la empresa que se usan para obtener beneficios y en
el desempeño de sus funciones y sobre los cuales la empresa tiene derechos legales.
11 Activos Corrientes:
Los activos corrientes están constituido por todas aquellas partidas de activos que se
consideran como de fácil conversión a efectivo y cuya realización sea de un tiempo no mayor de
un año.
111.00 Efectivo en Caja y Banco:
Es el activo líquido por excelencia, algunos autores lo llaman el más corriente de los
corrientes porque se compone de dinero líquido disponible para el uso y está formado por los
billetes de curso legal, monedas, billetes, giros postales y bancarios, efectivo en caja y banco que
esté disponible para ser usado, es decir, que el efectivo que no esté disponible para ser usado
debe ser separado en otra sección.
111.01 Efectivo en Caja:
Se registrará en esta cuenta todo el efectivo que reciba la empresa por cobros, ventas u
otro concepto. Saldo normal deudor.
Cargo: Se debitará por el importe de todo el efectivo recibido.
Abono: Se acreditará por el importe de todos los depósitos del banco.
111.02 Caja Chica:
Esta cuenta estará representada por el importe de un fondo fijo, el cual será establecido
por la cantidad de RD$2,000.00. Los desembolsos de esta caja chica serán por un valor que no
exceda la suma de RD$200.00. dichos desembolsos deberán ser autorizados por una persona
designada para tales fines.
111.03 Efectivo en Banco:
Se registrará en esta cuenta todo el efectivo que la empresa deposite en las diferentes
cuentas bancarias. Saldo normal deudor.
Cargo: Esta cuenta será debitada por el importe de todos los depósitos, tanto en efectivo
como en cheques, que la empresa realice, así como también por las notas de crédito que
remita el banco.
Abono: Los créditos a esta cuenta se efectúan por el importe de los cheques devueltos
expedidos y las notas de débitos recibidas del banco. Sus auxiliares reciben el mismo
tratamiento.
Las demás se les aplicará el mismo tratamiento.
112 Documentos y Cuentas por Cobrar:
Estos representan los derechos que adquiere la empresa al vender o prestar un servicio a
crédito mediante un pagaré con el compromiso de cobrarlo a la vista, en un tiempo futuro
predeterminado. Los documentos por cobrar son más convenientes que las cuentas por cobrar
porque éste es un documento formal y representa prueba escrita de las deudas, lo cual en caso de
litigio legal, da una mayor fuerza ante los tribunales. Saldo normal deudor.
Cargo: Por el importe de los documentos recibidos de terceros por la venta de mercancías
a crédito.
Abono: Por el importe recibido por el concepto de pago total o parcial del crédito y
cuando se cancela por vencimiento.
112.0 Estimación para Cuentas malas:
Es una contra cuenta de las cuentas por cobrar y en esta cuenta se registra el importe de la
provisión o estimación que haya sido reservada para los casos de cuentas de gastos de cuentas
malas o dudoso cobro. El importe de esta cuenta se va a determinar en base a un porciento de las
cuentas por cobrar al cierre. Saldo normal acreedor.
Abono: Por el importe de la estimación que se haya establecido cada año, así como
también por la recuperación de cuentas que hayan sido consideradas como incobrables.
Cargo: por el importe de las cuentas que hayan sido canceladas por ser cuentas
incobrables o disminución de la estimación.
112.01 Cuentas por Cobrar Efectos Eléctricos:
Representa los derechos de la empresa sobre los clientes por vender mercancías o prestar
servicios y créditos. Sus auxiliares reciben el mismo tratamiento.
Cargo: Por venta a crédito, nota de débito y cheque devuelto pagando factura.
Abono: Valores recibidos por concepto de pago a factura, notas de créditos, reembolso de
cheques devueltos, cierre de cuentas para convertirlas en documento o al cancelar una
cuenta por su incobrabilidad.
112-00 Documentos por Cobrar – Descontados:
Representa el importe de los documentos por cobrar que se han descontados en
compañías financieras. Saldo normal acreedor
Abono: Por los documentos negociados con los bancos.
Cargo: Por la cancelación de los mismos al pago o vencimiento.
113 Otras Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados:
Su saldo representa el monto de las deudas contraídas por los funcionarios y empleados
de la empresa mediante préstamos o consumo de los servicios que ofrece la entidad, al igual que
las obligaciones contraídas por los socios. Sus auxiliares reciben el mismo tratamiento. Saldo
normal deudor.
Cargo: Al momento de prestarle efectivo a los funcionarios, empleados o socios, así
también como cualquier consumo de la empresa.
Abono: Al recibir el pago o descontársele de su sueldo mediante nómina.
114 Inventario:
El importe de esta cuenta surge desde el momento que se compren las mercancías para la
venta de la empresa. Esta cuenta necesita un control adecuado, por esta razón, se lleva el sistema
de inventario perpetuo que es el más corriente para contabilizar estos tipos de mercancías.
Cargo: Cuando se adquiere las mercancías o devolución de almacén.
Abono: Cuando se venden las mercancías por ajuste o por devolución al proveedor.
Gastos Pagado por adelantado:
115 Gastos Pagados por Adelantado:
En esta cuenta deben registrarse todas las erogaciones que realiza la empresa para
adquirir bienes y servicios que no se han usados o cuyos beneficios no se han recibido por
completo.
Cargo: Por el pago de un servicio no consumido y por un cargo al cierre del período, de
gastos que han sido pagados, pero que no se han consumido y que fueron cargados a la
cuenta de gastos.
Abono: Al consumirse el bien o servicio.
12 Activos Fijos:
Esta cuenta representa las inversiones que la empresa posee en bienes de naturaleza
permanente, que van a ser usadas en la empresa para realizar sus operaciones. Saldo normal
deudor.
121 Terrenos:
El importe de esta cuenta está compuesto por el total de las inversiones en terrenos,
solares, etc. En ésta se incluyen adecuación al terreno o gasto legal adicional para poder obtener
el bien. Es el único activo fijo que no se deprecia.
Cargo: Por el total pagado al adquirir el terreno más los gastos adicionales como
honorarios legales, registros, etc.
Abono: Por el valor de cualquier terreno vendido.
Todos los demás activos que la empresa posee se caracterizan por su valor depreciable,
dentro de ellos presentan el costo de adquisición, construcción o mejoras. Entre los activos fijos
tenemos:
122 Edificio
123 Mobiliario y equipo de oficina
124 Maquinaria y equipo de oficina
125 Vehículo de motor
126 Motor para alquiler
Cargo: Por el costo de adquisición, construcción o mejora en todas las propiedades.
Abono: Por el costo total de las propiedades vendidas, destruidas o retiradas de los libros.
12-0 Depreciación Acumulada:
Es contra cuenta de los activos fijos, representa el valor consumido de los activos fijos
por efecto de su uso. El monto considerado como gasto se registrará en cada período, el cual se
determina por uno de los métodos aceptados por el ISR. Saldo normal acreedor.
Abono: Por el monto depreciable que se determinó en base al método aplicado.
Cargo: Por el retiro o venta del activo.
Activos Diferidos:
El importe de esta cuenta nos muestra valores pagados cuyo beneficio afectará la entidad
en uno o más años, estas partidas no se originan en el período normal de operaciones de la
empresa y su valor va a ser cargada a períodos futuros. Las auxiliares reciben el mismo
tratamiento.
Cargo: Por el total de los gastos o pagos incurridos.
Abono: Amortización de los gastos total o parcial.
Otros Activos:
El monto de esta cuenta representa el valor de cualquier activo que por su naturaleza no
puede ser incluido en las clasificaciones. Dentro de ésta están la fianza y depósitos que
representa el efectivo que hay que pagar para obtener un servicio o bien.
Cargo: Al pagarse el depósito.
Abono: Al cancelar la vigencia del contrato.
2 Pasivos:
Son deudas u obligaciones contraídas por la adquisición de bienes y servicios que deben
ser pagados en el futuro y pueden ser a corto y largo plazo.
21 Pasivos Corrientes:
Son las obligaciones que deben ser liquidadas dentro de un año, para su cancelación hace
uso de activos corrientes o la creación de otros pasivos circulantes.
211 Documentos por Pagar:
Son obligaciones que contrae la empresa para liquidarla en un plazo menor de un año
bajo firma de documentos legales por transacciones comerciales o no, con o sin interés
pagaderos a tercera persona “acreedor”. Su saldos es acreedor.
Abono: En el momento de incurrir en la obligación o firma de documentos.
Cargo: En el momento que realiza los pagos.
212 Cuentas por Pagar a proveedores:
Son las compras de bienes y servicios a crédito para ser usado por las actividades de la
empresa y que vencen en un plazo no menor de un año. Saldo normal es acreedor.
Abono: Por la compra de mercancía a crédito, rebajas y devolución sobre compra, nota de
débito de la empresa.
Cargo: Por el pago de la compra a crédito, nota de crédito de los proveedores.
213 Cuentas por Pagar Accionista:
Aquí se registrará la deuda contraída por Casa Lar con los accionista de la compañía que
vencen a un corto plazo y que no estén amparado por documentos legales. Saldo normal es
acreedor.
Abono: Por el importe de la deuda contraída.
Cargo: Por el pago total o parcial de la deuda.
214 Otras Cuentas por Pagar:
Se origina cuando se adquiere un pasivo corriente que no clasifica ni en las cuentas
anteriores ni en la clasificación que continua.
Cargo: Al pagarse la deuda.
Abono; Al contraerse la deuda.
215 Retenciones por Pagar:
Son deducciones que se hacen a los empleados y clientes o valor recibido a cuenta de
terceros y por los cuales la empresa tiene la obligación de hacer el pago en un plazo previamente
establecido. Saldo normal acreedor. La empresa es agente de retención de impuestos u otros,
siendo por tanto responsable del pago al gobierno, sindicato, plan de pensiones u otros.
Abono: Por las retenciones realizadas a los clientes y empleados.
Cargo: Cuando se realizan los pagos de los mismos de ITBIS a empleados o clientes.
216 Gastos Acumulados por Pagar:
En esta cuenta deben registrarse los gastos incurridos y que no se han pagado ni
registrado, al final del período contable o fecha de preparar los estados financieros.
Abono; Por todos los gastos corrientes incurridos y que no han sido pagado ni registrados
al final del período contable.
Cargo: Por el pago total o parcial de los mismos.
217 Impuestos por pagar:
Cuenta que registrará las deducciones legales o por mutuo acuerdo del pago de los
salarios de los empleados que el patrón retenga.
Abono: Por el importe del impuesto sobre la renta
Cargo: Por el pago total o parcial del impuesto.
Dividendos por Pagar:
Cuota que, al distribuir ganancias una compañía mercantil, corresponde a cada acción.
Además cuota que, para allegar fondos se toma del capital que cada acción representa.
Se inicia cuando de acuerdo a los estatutos de la empresa, se declaran dividendos a los
accionistas que han de pagarse en una fecha futura. Su origen es acreedor.
Abono: Cuando se declaran los dividendos.
Cargo: Cuando se paguen los dividendos a los accionistas.
310 Capital:
Esta cuenta está compuesta por las aportaciones de cada uno de los accionistas. Estas
aportaciones pueden ser de diferente forma, en efectivo, activos o en naturaleza. El saldo normal
de las cuentas de capital es acreedor.
311 Acciones suscritas y pagadas:
En esta cuenta debe registrarse el valor de las acciones emitidas y cobradas.
Abono: Por la emisión de esas acciones.
Cargo: Por cancelación de los accionistas.
32 Utilidades Retenidas Restringidas:
Esta cuenta representa reservas de las utilidades de la empresa, las cuales no pueden ser
divididas entre los accionistas como pago de dividendos. Dentro de éstas están:
Abono: Cuando se establece la Reserva.
Cargo: Cuando se utiliza o se cancela.
20.01 Reserva Legal:
En esta cuenta se registrará la reserva acordada por la ley. Esta se computará en un 5%
de las utilidades antes de impuesto sobre la renta hasta alcanzar el 10% del capital suscrito y
pagado.
Cargo: Cuando se cancela la reserva.
Abono: Por el registro y formación de la reserva al final de cada período contable. Las
demás auxiliares reciben el mismo tratamiento.
33 Utilidades Retenidas no Restringidas:
Son los excedentes de los ingresos sobre los egresos del período contable o de otros
ejercicios, para distribuirlas a los accionistas. Esta cuenta acumula las utilidades o pérdidas de
los períodos.
Cargo: Por las restricciones y declaración de fin de año.
Abono: Por los beneficios obtenidos en cada período.
331 Utilidades Retenidas
332 Ajuste años anteriores
41 Ingresos:
Esta cuenta está formada por todos los ingresos obtenidos por la empresa al realizar sus
operaciones y/o actividades.
411 Ingresos por ventas de efectos eléctricos y del hogar:
El importe de esta cuenta se compone por el valor de los ingresos que la empresa percibe
generalmente durante el ejercicio contable. Los demás auxiliares tienen el mismo tratamiento.
Cargo: Por cualquier disminución que se justifique y al cierre del fin de año contra
ganancia y pérdidas.
Abono: Por el cierre o ganancias y pérdidas al final del período.
416 Otros Ingresos:
Este renglón registrará todos aquellos ingresos que no se puedan incluir en las cuentas
anteriores, es decir, los ingresos y entradas menores o incidentales obtenidos de otras fuentes
distintas a la actividad principal, como son por ventas de habitaciones, transfers y tours.
Cargo: Por el cierre o ganancias y pérdidas al final del período contable.
Abono: Por el valor del ingreso.
410 Devolución y Descuento sobre ventas:
En esta cuenta se registran las rebajas, devoluciones y descuentos en las ventas.
Cargo: Por todas las rebajas, devoluciones y descuentos en las ventas.
Abono: Por el cierre a ganancias y pérdidas al final del período.
421 Ganancias y Pérdidas:
Es una cuenta de resumen que es usada al final de cada período contable para cerrar los
ingresos y los gastos.
Cargo: Por el importe total del cierre de los gastos y exceso de ingresos a las de resultado
de período.
Abono: Por el importe total del cierre de las cuentas de ingresos y el exceso de gastos de
resultado del período.
51 Costo de Ventas:
Representa el costo de las mercancías vendidas durante el período. Su saldo normal es
acreedor.
Cargo: Por la entrega al cliente o la venta de los productos terminados.
Abono; Al cierre contra la cuenta resumen de ganancias y pérdidas.
611 Gastos de Ventas:
En esta cuenta se registrará todos los gastos incurridos en la función de ventas, que
consiste en los gastos necesarios para distribuir el producto desde los almacenes de la compañía
hasta los consumidores (mayoristas, minoristas y otros). Todas sus auxiliares reciben el mismo
tratamiento. Saldo normal es deudor.
Cargo: Por los gastos incurridos para la venta de los productos.
Abono: Al cierre contra la cuenta de resumen de ganancias y pérdidas.
612 Gastos Administrativos:
En esta cuenta se registrarán todos los gastos incurridos por la administración de la
empresa durante el período contable. Sus auxiliares reciben el mismo tratamiento. Saldo normal
deudor.
Cargo: Por los gastos incurridos por la administración.
Abono: Al cierre contra la cuenta de resumen de ganancias y pérdidas.
613 Egresos Financieros:
En esta cuenta se registran todos los gastos incurridos cuando se hace uso de préstamos
obtenidos por la compañía y las comisiones que las instituciones bancarias con la que mantiene
relaciones comerciales cobran por sus servicios. Sus auxiliares reciben el mismo tratamiento.
Saldo normal deudor.
Cargo: Por los gastos financieros en que se incurren para financiar el capital de trabajo y
adquirir activos fijos, así como cualquier cargo efectuado por banco e instituciones
financieras.
Abono: Al cierre contra la cuenta de resumen de ganancias y pérdidas.
4.2 Libros a Utilizar
4.2.1 Libros de Entrada Originales o Diarios
Dentro de este grupo la empresa lleva aquellos libros que la ley exige y otros que le
sirven para llevar con más precisión los registros de las operaciones. Dentro de estos tenemos:
• Diario General
• Diario de Compras
• Diario de Desembolso o cheques
• Diario de Ingresos
• Libro de Inventarios
Estos libros tienen como fuente los documentos originales, los cuales originan las
transacciones.
4.2.2 Libros de Entradas Secundarias Mayores
• Mayor General
• Mayor Auxiliar Cuentas por Cobrar
• Mayor Auxiliar Cuentas por Pagar
• Diario de Requisición
4.2.2.1 Diario General
Es el libro de primer registro, que se utiliza para asentar cualquier tipo de transacción que
no se llevan en diarios especializado. Las empresas lo utilizan con frecuencia como único libro
de anotación original; éste con cuatro columnas: Anexo 1.
A. Columna par la fecha.
B. Columna para descripción.
C. Columna para el débito.
D. Columna para el crédito.
4.2.1.2 Diario de Compras
Es un diario que contiene una sola columna para valores. Se realiza por la compra a
crédito.
La información que se registra en él generalmente incluye la fecha de cada asiento, el
nombre del proveedor, la fecha de la factura, los términos y el importe de la compra.
Esta información se contabiliza con base en facturas de compra debidamente aprobadas;
su utilidad es evidente: la fecha de la factura y los términos de la operación sirven para
determinar la fecha en que vence el pago. Anexo 2
4.2.1.3 Diario de Desembolso o Cheques:
El diario de salidas de efectivos, tiene columnas que permiten que se efectúen los pases al
mayor de los cargos y abonos repetitivos, relacionados con los pagos en efectivo, son cargos para
la cuenta de control “cuenta por pagar” y abonos para “caja”.
Este cuenta con varias columnas.
1- Fecha
2- Número de cheque
3- Beneficiario
4- Cuenta de cargo
5- Folio
6- Cuentas varias debe
7- Cuentas por pagar debe
8- Descuento sobre compra haber
9- Caja haber
Las partidas individuales que aparecen en la columna de cargos de cuentas varias y en la
de cargos de cuentas por pagar se pasan diariamente. Anexo 3
4.2.1.4 Diario de Ingresos
“Es donde se registran las ventas realizadas a crédito o al contado. Se le acreditará
durante cada uno de los períodos contables por el precio de venta de los artículos vendidos”. 9
Cuenta con 7 columnas:
- Fecha
- Detalle
- Caja
- Documentos y cuentas por cobrar
- Ventas
- Descuento y rebaja sobre venta
- Cuentas varias, débito y crédito
4.2.1.5 Libro de Inventarios
En este libro se copiarán los estados de situación y resultados, según estipula el código de
comercio. Estos libros deberán ser foliados por el juez de primera instancia (cámara de lo civil y
comercial).
9 Codera, José María. “Diccionario de Contabilidad”. Pirámide. 1980.
4.2.2.1 Mayor General
En este libro se reúne las cuentas controles y auxiliares que usa la entidad o que -
conforman el catálogo de cuentas. Estas cuentas están ordenadas de igual forma que aparece en
el catálogo de cuentas. Las informaciones que contiene provienen del diario general. Anexo 4.
El libro mayor debe contener lo siguiente:
• Fecha
• Número
• Nombre de la cuenta
• Débito, crédito y balance
4.2.2.2 Mayor Auxiliar
En esta cuenta se reúne las sub-cuentas de una cuenta control. La Casa Lar, S. A.
utilizará los siguientes mayores auxiliares:
4.2.2.3 Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar
En esta cuenta se presentan los nombres de las personas o de las compañías que han
contraído obligaciones con la entidad. La suma total de ésta debe coincidir con el total de la
cuenta control en le mayor general. El diseño de éste se igual al de el mayor general, solo
variará en el nombre de las cuentas. Anexo 5
4.2.2.2 Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar:
En esta cuenta se presentan los nombres de los proveedores y compañía con las cuales la
compañía ha incurrido en una obligación. El total de estas cuentas deberá coincidir con el de
cuentas por pagar en el mayor general y al igual que el de cuentas por cobrar posee el mismo
diseño, sólo varía en el título de las cuentas.
Las cuentas por pagar deben incluir sólo las cantidades que se adeudan a los acreedores
por mercancías o materiales comprados a crédito.
Las cantidades que se adeudan a los socios, funcionarios, accionistas, empleados o a
compañía afiliada deben mostrarse independientemente como cuentas por pagar diversas. Anexo
6
4.3 Formularios
4.3.1 Diseño
Area de Ventas:
4.3.1.1 Facturas
Este formulario es preparado en el departamento de ventas cada vez que una venta es
originada, ya sea a crédito o al contado donde se le carga al cliente las mercancías despachadas.
Estas facturas deben estar firmadas por el cliente si la venta es a crédito. Anexo 7
4.3.1.2 Orden de Despacho
Este documento será utilizado para solicitar el retiro de la mercancía. No debe
despacharse la mercancía sin la orden de despacho. El departamento de ventas es el encargado
de su preparación y debe contener la misma fecha, cantidad, nombre y dirección del cliente el
cual es despachado. Anexo 8
4.3.1.3 Conduce
Sirve como medio de información al registro de las ventas para fines de facturación, éstos
son elaborados por los encargados de sucursales, los que los remiten a la compañía para su
correspondiente facturación. Anexo 9
Area de Compras:
4.3.1.4 Requisición de Mercancías
Se usa para tener un control sobre las compras que se realizará, cuya requisición la hacen
los distintos encargados de los diferentes departamentos de la empresa, a través de ellas solicitan
sus necesidades al departamento de compra enumerando las mercancías solicitadas. Anexo 10
4.3.1.5 Orden de Compra
Este formulario se utiliza para solicitar las mercancías necesarias a los mayoristas o
proveedores. Es preparado por el departamento de compras. Anexo 11
Area de Almacén:
4.3.1.6 Informe de Recepción
Este formulario es utilizado por el departamento de recepción que es el departamento que
recibe la mercancía, revisando la cantidad, el concepto y las condiciones en que están estas
mercancías según orden de compra. Anexo 12
4.3.1.7 Devolución de mercancías al almacén
Se utilizará para hacer las devoluciones de las mercancías al almacén después de haber
salido por requisición y no fueron utilizado ni puesto en los tramos a la venta o estén dañado.
Anexo 13
4.3.1.8 Tarjeta de Inventario
Es usada con el objetivo de controlar la existencia, tienen movimientos de entradas y
salidas, indican el costo de los materiales y la cantidad. Anexo 14
Area de Cobros:
4.3.1.9 Comprobante de Ingresos
Este formulario lo prepara el departamento de cobro y es usado si se reciben efectivo o
equivalente, ya sea por cobros al cliente o cualquier otro motivo que se efectúe dentro de la
empresa. Con el mismo, se pretende controlar de una forma más eficiente el efectivo que se
recibe. El valor recibido deberá estar indicado en letra o número. Este formulario deberá estar
prenumerado y debe ser firmado por la persona que lo recibe. Anexo 15
4.3.1.10 Nota de Débito
Estos son usados para contabilizar cualquier cargo a favor de la empresa, puede ser
originada en compras como en ventas de mercancías. Esta será preparada por el departamento
de contabilidad. Anexo 16
4.3.1.11 Nota de Crédito
Este formulario se utilizará para acreditar al cliente cada vez que se devuelva alguna
mercancía, ya sean artículos defectuosos, artículos recibidos por menos. Anexo 17
Areas de Desembolsos:
4.3.1.12 Comprobante de Caja Chica
Se utilizará para registrar cualquier desembolso pequeño que realice la empresa, el cual
no amerite la preparación de un cheque. Debe contener numeración impresa, beneficiario, valor,
concepto del pago, firma de la persona. Las erogaciones de éste son autorizadas por el
departamento administrativo. Anexo 18
4.3.1.13 Reembolso de Caja Chica:
Se utilizará para reponer el fondo de caja chica. Debe estar prenumerado y debe contener
beneficiario, conceptos, cuenta número, importe, el período de reposición, el número de cheque
con el que se va a reponer. Anexo 19
4.3.1.14 Cheques
Este se utiliza para realizar los pagos de las obligaciones que no sean de menor cuantía.
Debe estar prenumerado e impreso en un papel especial para evitar falsificaciones. Se debe
especificar el concepto y nunca debe expedirse al portador, también éste debe poseer la firma
mancomunada. Anexo 20
Area de Contabilidad General
4.3.1.15 Tarjeta de Activo Fijo
Esta tarjeta se lleva para un mejor control de las partidas que componen los activos fijos.
Deben especificar: El tipo de artículo, el suplidor, vida estimada, depreciación acumulada, valor
en libro. Anexo 21
4.3.1.16 Nómina de Pago
Este formato se utiliza como un resumen de la labor rendida por los trabajadores durante
un tiempo específico para fines de pago. Sus cálculos se basan en la información ofrecida por las
tarjetas de control de tiempo. Este formulario se diseña con columnas en las que se detalle
nombre del empleado, cédula, total ganado, deducciones y total a cobrar. Anexo 22
4.3.1.17 Sobres o Cheques de Pago
Estos contienen el total devengado por los trabajadores, producto de los servicios
ofrecidos a la empresa en un tiempo determinado. En estos formularios se detalla el contenido
de la nómina para cada trabajador. Si son sobres, el pago es hecho en efectivo.
4.3.1.18 Solicitud de Cheque
Se utiliza con el propósito de determinar el concepto y prioridad del cheque. Se prepara
en original y copia, contiene fecha, nombre del banco que va a ser girado, a favor de quién se
emite, cantidad en letras y número, concepto, codificación, firma del que solicita y de quien lo
aprueba. Anexo 23
Todos estos formularios están diseñados para que sean de fácil comprensión al personal
de la empresa y su objetivo principal es contener todos los datos necesarios para el registro de las
transacciones contables.
4.3.2 Flujo de Documentación
Debido al movimiento que se ocasiona durante el ciclo contable, mencionaré la forma de
presentación de dicho documento.
4.3.2.1 Factura (al contado): Este formulario se prepara en original y cuatro copias.
- Original al cliente.
- Primera copia al departamento de contabilidad.
- Segunda copia para archivo cronológico.
- Tercera copia al almacén de despacho.
- Cuarta copia al cajero.
4.3.2.2 Factura (a crédito): Se prepara en un original y cuatro copias.
- Original firmado por el cliente para archivarse, luego cobrarse.
- Primera copia al departamento de ventas.
- Segunda copia al departamento de crédito.
- Tercera copia al departamento de contabilidad.
- Cuarta copia al cliente.
4.3.2.3 Requisición de Mercancía: Este se prepara en un original y dos copias.
- Original para el encargado de compras.
- Primera copia al departamento solicitante.
- Segunda copia al departamento de contabilidad.
4.3.2.4 Orden de Compra: Se prepara un original y tres copias.
- Original para el proveedor.
- Primera copia al departamento de contabilidad.
- Segunda copia al encargado de recibir la mercancía.
- Tercera copia para el archivo.
4.3.2.5 Informe de Recepción: Se prepara un original y tres copias.
- Original al departamento de contabilidad.
- Primera copia al encargado del almacén.
- Segunda copia al departamento de compra.
- Tercera copia para el archivo.
4.3.2.6 Recibo de Cuentas por Cobrar: Se prepara un original y dos copias.
- Original para el cliente.
- Primera copia al departamento de contabilidad.
- Segunda copia para el archivo.
4.3.2.7 Nómina: Se prepara un original y una copia.
- Original para el departamento de contabilidad
- Copia para al archivo.
4.4 Informes y Reportes
4.4.1 Informes
Los informes y reportes son el producto terminado del proceso contable, estos son
elaborados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, aplicados
consistentemente y de acuerdo a las normas que rigen para su elaboración.
Los informes, en Casa Lar, son presentados en forma mensual a la administración y a los
accionistas de la compañía, estos deben presentar una visión concreta acerca de la rentabilidad,
posición financiera y el resultado de las actividades de la empresa.
Los informes que se preparan son entre otros, efectivo disponible en banco, reporte pagos
pendientes, etc.
4.4.2 Estados Financieros
Estado de Situación
Presenta la situación financiera o las condiciones de un negocio según lo refleja con los
registros contables, estos contienen una lista del activo, del pasivo y del capital del propietario a
una fecha determinada.
El Instituto Americano de Contadores Públicos, lo define como “un estado tabular o
resumen de los saldos deudores y acreedores como resultado real o constructivo del cierre de los
libros de cuentas que se llevan conforme a los principios contables”.10
Este incluye todas las cuentas con los respectivos saldos que han quedado en el mayor
general después de los procesos de ajustes y cierre.
La forma de presentación de este estado será tabular, comparativo y las cuentas se
presentarán en forma clasificada. Este contará con notas anexas.
10 Kennedy, Ralph Dale. “Estados Financieros, Forma, Análisis e Interpretación”. 2da. Edición. 1992
PABLO T. BRUGAL, S.A.
Estado de Situación
Al 31 de marzo de 19 __
(Valores en RD$)
ACTIVOS 19B 19A
Activos Corrientes
Efectivo en Caja y Banco A-I xxx xxx
Documentos por cobrar xxx xxx
Cuentas por cobrar comerciales A-II xxx xxx
Inventarios A-III xxx xxx
Gastos Anticipados xxx xxx
Total Activos Corrientes xxx xxx
Activos Fijos
Terrenos A-IV xxx xxx
Edificios xxx xxx
Dep. Acum. De Edificios (xx) (xx)
Mobiliarios y equipos de oficina xxx xxx
Dep. Acum. Mob. Y Equipos oficina (xx) (xx)
Maquinarias y equipos de producción xxx xxx
Dep. Acum. Maq. Y equipos producción (xx) (xx)
Total Activos Fijos xxx xxx
Cargos Diferidos A-V xxx xxx
Otros Activos xxx xxx
Total de Activos xxx xxx
PASIVOS Y CAPITAL
PASIVOS
Pasivos Corrientes
Documentos por pagar B-I xxx xxx
Cuentas por pagar B-II xxx xxx
Otras cuentas por pagar B-III xxx xxx
Retenciones por pagar B-IV xxx xxx
Gastos acumulados por pagar B-V xxx xxx
Total Pasivos Corrientes xxx xxx
Pasivos a Largo Plazo
Documentos por pagar B-VI xxx xxx
Préstamos hipotecarios xxx xxx
Total Pasivos a Largo Plazo xxx xxx
CAPITAL
Capital en acciones xxx xxx
Utilidades Retenidas Restringidas xxx xxx
Reserva legales xxx xxx
Reservas para ampliación xxx xxx
Utilidades Retenidas no Restringidas xxx xxx
Utilidad (pérdida) del período xxx xxx
Utilidad no Distribuidas xxx xxx
Total Capital Contable xxx xxx
Total Pasivo y Capital xxx xxx
Estado de Ganancias y Pérdidas
“Este estado muestra el resultado de un período contable por medio de los balances
obtenidos por la Casa Lar donde se ven cuáles han sido los ingresos, costos, los gastos, así como
la utilidad o pérdida neta que se ha ocasionado como resultado de las operaciones de un negocio
durante el período cubierto por el informe; es un estado que refleja actividad”. 11
La forma de presentación será tabular y comparativo.
11 Kennedy, Ralph Dale. “Estados Financieros, forma, análisis e interpretación”. 2da. Edición. 1992.
PABLO T. BRUGAL, S. A.
Estado de Resultados
El período terminado al 31 de marzo de 19 ___
(Valores en RD$)
INGRESOS 19B 19A
Ventas xxx xxx
COSTO DE VENTAS xxx xxx
Utilidad Bruta xxx xxx
GASTOS DE OPERACION
Gastos de Ventas xxx xxx
Gastos generales y administrativos xxx xxx
Total Gastos de Operación xxx xxx
Utilidad de Operación xxx xxx
Gastos Financieros xxx xxx
Utilidad antes del Impuesto sobre la Renta xxx xxx
Menos:
Impuesto sobre la Renta xxx xxx
Utilidad Neta después de Impuestos xxx xxx
Estado de Flujo de Efectivo
“Este estado muestra el movimiento, es decir las fuentes y los usos del movimiento del
efectivo durante un determinado período. Resume el cambio mostrando las fuentes de las cuales
se obtuvo el capital de trabajo y los usos a los cuales se ha dedicado.
La forma de presentación será tabular y comparativo”. 12
12 Kennedy, Ralph Dale. “Estados Financieros, forma, análisis e interpretación”. 2da. Edición. 1992.
PABLO T. BRUGAL, S. A.
Estado de Flujo de Efectivo
Para el año que termina el 31 de marzo de 19 __
(Valores en RD$)
19B 19A
Saldo de efectivo al 1 de enero de 19 ___ xxx xxx
Fuentes de Efectivo:
Provenientes de Operaciones:
Efectivo recibido de los clientes xxx xxx
Provenientes de Inversiones:
Venta de equipo, planta y propiedades xxx xxx
Provenientes de Financiamientos:
Préstamos bancarios xxx xxx
Préstamos a largo plazo xxx xxx
Venta de Acciones xxx xxx
Documentos por pagar xxx xxx
Hipotecas por pagar xxx xxx
Total de Fuentes de Efectivo xxx xxx
Uso de Efectivo:
Provenientes de Operaciones:
Pago a suplidores xxx xxx
Impuesto sobre renta pagados xxx xxx
Pago s/seg. De activos (inv.) xxx xxx
Patente pagado xxx xxx
Retenciones por pagar xxx xxx
Acumulaciones por pagar xxx xxx
Provenientes de Inversiones:
Compra activo xxx xxx
Inversiones xxx xxx
Provenientes de Financiamiento:
Pago dividendo xxx xxx
Pago préstamos bancarios xxx xxx
Pago de venta de acciones xxx xxx
Readquisición de acciones vendidas xxx xxx
Pago hipotecas por pagar xxx xxx
Documentos por pagar xxx xxx
Total de Usos de Efectivo xxx xxx
Aumento o (disminución del efectivo) xxx xxx
Saldo de efectivo al 31 de marzo de 19__ xxx xxx
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La base primordial sobre la que todo investigador debe evaluar los resultados obtenidos
al concluir el trabajo, consiste en la comparación de los objetivos trazados al comenzar el mismo
con las experiencias obtenidas durante el desarrollo de la investigación.
Con el diseño del Sistema de Contabilidad General para la empresa Pablo T. Brugal,
localizada en la calle John F. Kennedy #15, Puerto Plata, se han alcanzado las pautas trazadas, el
que servirá de modelo para la organización y manejo del tipo de empresas dedicadas a la venta
de electrodomésticos y gift shop.
Este diseño se basó en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados los cuales
hacen posibles que los Estados Financieros sean confiables, oportunos y comparables de un
período a otro.
Toda empresa que no posea un sistema de contabilidad organizado está provisto a
desaparecer, pues no podrá analizar e interpretar adecuadamente los términos financieros del
negocio.
Al realizar el trabajo nos pudimos dar cuenta a través de la investigación, que el control
interno con que cuenta la empresa no es el más adecuado debido a que no existe una división
departamental, ya que una persona desempeña más de una función.
Los accionistas deben ser más habilidosos en la colocación de mayor empleomanía para
obtener mejor resultado y control de los departamentos y así obtener mayores beneficios.
Consideramos de lugar, para que este sistema tenga éxito, recomendamos:
1- Seguir los lineamientos en él planteados.
2- Las funciones en los diferentes departamentos deben estar segregadas adecuadamente.
3- Uso de los formularios en secuencia numérica, debidamente completados con el fin de que
estos proporcionan evidencias en las operaciones.
4- En la medida de lo posible, la empresa debería instalar un sistema computarizado con el fin
de analizar con mayor rapidez la contabilización de sus operaciones financieras, además de
determinar los costos y control de los mismos.
5- Revisar los controles cada cierto tiempo con la finalidad de conseguir cualquier anormalidad.
6- Recomendamos que la asociación de Instituto de Contadores por medio de la Asociación de
Comerciantes, programa curso de contabilidad y control interno para que los comerciantes
conozcan la importancia de ésta para su negocio.
7- La aplicación consciente de los controles en todos los departamentos.
Organigrama recomendado para el buen mantenimiento de la compañía en relación de la
segregación de funciones donde se va a identificar cuáles son las responsabilidades, tareas y
funciones de los puestos de una organización con la finalidad de eliminar títulos o cargos
inapropiados y definir correctamente los cargos que hay en la empresa.
Sus objetivos son:
1- Ver la estructura de la organización.
2- Niveles decisorios, ejecutivos, accesorios y operativos.
3- Identificación de las funciones generales de número de unidades de la empresa.
4- El orden de autoridad escalonada.
5- Relaciones entre las unidades.
6- Líneas de autoridad y supervisión
7- Niveles jerárquicos.
8- Puestos de jerarquía.
9- Canales de comunicación
10- Instrumento de coordinación.
11- Proporcionar al empleado el carácter de sus relaciones de jerarquía y subordinación dentro de
la estructura orgánica.
Además, se debe realizar conciliación bancaria mensuales, realizar una relación de los
cheques en tránsitos, un reporte diario del movimiento bancario, se debe aprobar las facturas para
realizar su pago y hacer una nómina mejor donde se vea cuál es el tiempo trabajado,
deducciones, etc., para así existir un mejor control.
Solo describiré los puestos que no están en el organigrama anterior.
Seguridad:
Velar por el orden, dentro y fuera del local, ayudar al mensajero, cuando éste lo solicite.
Mantenimiento:
1- Reparar equipo roto.
2- Cuidar la instalación.
3- Quemar y botar basura.
4- Revisar la planta y sistema de aire acondicionado para reportar cualquier desperfecto.
Cajera:
1- Verificar el inventario que le digan.
2- Cobrar las facturas previamente elaboradas.
3- Reportar dinero a contabilidad.
4- Elaborar reporte de ventas.
Auditor Externo:
Es el responsable de la revisión de la actividad de los registros, de los controles y de las
operaciones contables. El posee dos funciones principales de control y de asesoramiento.
Encargado de Cuentas por pagar:
Es la persona que se encarga que se realicen los pagos de las facturas pendientes.
Encargado de Cuentas por Cobrar:
Es el encargado que las cuentas se cobren a tiempo y que no haya necesidad de crear
estimación para cuentas malas por realizar su cobro a tiempo.
Almacenista:
Encargado de llevar las mercancías que se compra al almacén y tener un control de que
no haya mercancías innecesarias.
Recibidor:
Encargado de recibir las mercancías que lleva para la venta.
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