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XXII Jornadas de Gerencia Universitaria

La gestión de la investigación desde el punto de vista de los

gestores

Carmen Baras Escolá.Jefe del Servicio de Gestión de Investigación.Universidad de Zaragoza

La investigación en las universidades

• LOU: “Investigación, fundamento de la docencia” “Función esencial de la universidad” “Derecho y deber del profesorado

universitario”

• Estatutos (UZ): “La universidad desarrollará la

investigación a través de su profesorado y de grupos de investigación reconocidos; ésta se llevará a cabo principalmente en departamentos e institutos universitarios de investigación”

Características esenciales

• Actividades no rutinarias• Existencia de un elemento apreciable

de novedad.• Resultado sujeto a incertidumbre• Adecuación constante a los

resultados • Necesidad de flexibilidad

Funciones de los servicios administrativos

• Apoyo, asistencia y asesoramiento, gestión y prestación de servicios necesarios para el cumplimiento de los fines de la Universidad

• Deber de desempeñar las tareas conforme a los principios de legalidad, eficacia, eficiencia, objetividad y coordinación.

• El investigador tiene derecho a disponer de la información, asesoramiento y asistencia administrativa necesaria para llevar a cabo la investigación.

Funciones de los servicios administrativos

• Los Servicios de Gestión de Investigación son los encargados de facilitar al investigador el apoyo específico necesario, con rapidez y eficacia, para la correcta ejecución de la investigación.

• Las unidades administrativas de los Departamentos e Institutos Universitarios de Investigación deben realizar las tareas administrativas de carácter genérico o rutinario, relacionadas tanto con la docencia como con la investigación.

• La gestión de los servicios económico-administrativos corresponde a las Gerencias.

Modelos de S.G.I.

• Existen tantos modelos de estructura de los S.G.I. como universidades.

• El modelo a elegir debe facilitar al máximo la ejecución de la investigación

• Existen una serie de condicionantes, tanto internos como externos, que deben ser respetados.

• El objetivo del S.G.I. ha de ser conseguir el adecuado grado de confluencia entre las distintas normativas (principio de legalidad) y las necesidades concretas de gestión del investigador (principio de eficiencia).

Gestión Integral de la Investigación

• El modelo propuesto supone que el Servicio de Gestión de Investigación asume la gestión administrativo-económica completa de la ejecución de la investigación.

• Supone la existencia de una “ventanilla única” para todos los asuntos y trámites que el investigador ha de realizar.

Gestión Integral de la Investigación

• Supone, por tanto, la centralización en el Servicio de asuntos de personal, contabilidad, gestión económica, contratación...junto a los específicos de investigación

• El S.G.I. atiende cualquier duda o trámite que el investigador precise en la ejecución de la investigación.

Convocatoria(requisitos)

S.G.I.

InvestigadorMinisterios

CC.AA.

U.E.

Universidad

Difusión

Propuesta:- objetivos- plan de trabajo- presupuesto

- Revisión- Asesoramiento

1ª Fase:Fase Previa1ª Fase:Fase Previa

Fases y Entorno de la investigación

Funciones del S.G.I. (Fase Previa)

• Difusión de convocatorias, información de requisitos, condiciones y plazos.

• Asesoramiento personalizado, teniendo en cuenta las necesidades de cada grupo de investigación.

• Asesoramiento y revisión en las propuestas efectuadas por los investigadores.

• Tramitación de las propuestas a los distintos organismos financiadores.

• En resumen, funciones de carácter básicamente investigador.

Investigador

2ª Fase: 2ª Fase: EjecuciónEjecución

Entidad Financiadora

S.G.I.

Normas Convocatoria

Normativa legislativa.

Normas internas Universidad.

Concesión

Fases y Entorno de la investigación

Funciones del S.G.I. (Ejecución)

• Información al investigador de las condiciones de concesión del proyecto (fecha de inicio, gastos admitidos, posibles modificaciones, fecha de finalización, justificaciones e informes).

• Tramitación de los gastos, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

• Información puntual al investigador de la situación económica del proyecto de investigación.

• Solicitud, con la suficiente antelación, de los informes anuales y finales.

Condicionantes Gestión

• Normas de las convocatorias: condiciones de concesión de fondos: anticipos

o pagos por actividad realizada y justificada tipo de gastos admitidos normas y plazos de justificación de fondos posibilidades de modificación

• Normativa Legislativa : De carácter Financiero: Leyes anuales de

Presupuestos, Ley de Subvenciones, Ley General Presupuestaria, Plan General de Contabilidad Pública, R.D. de Indemnizaciones razón servicio...

Condicionantes de Gestión

• Normativa Legislativa : De contratación administrativa: Ley de Contratos

de las Administraciones Públicas, Texto Refundido, Reglamento General: Procedimientos de contratación, Fases de la adjudicación, Ejecución y Finalización del Contrato.

De Gestión de Personal: Estatuto de los Trabajadores, Normativa sobre Contratación de Personal.

De carácter general: Ley de Régimen Jurídico Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, Protección Datos Carácter Personal, L.O.U...

Condicionantes de Gestión

• Normas internas de las Universidades : Normativa de Gestión Económica Directrices de Gerencia Procedimientos internos de gestión.

Actuaciones generales SGI

• Conocimiento adecuado de las convocatorias.• Contactos con organismos financiadores:

consultas y aclaraciones• Conocimiento adecuado y actualizado de las

distintas normativas legales.• Asesoramiento jurídico específico: necesidad

de disponer de auténticos asesores, que se acerquen y comprendan la investigación y busquen soluciones legales ante problemas que plantea su ejecución.

• Utilización de los procedimientos de flexibilidad de las distintas legislaciones, en aras a conseguir una gestión de la investigación rápida y eficaz.

Actuaciones concretas S.G.I.

• Gestión económica de los gastos: - Normativa general - Gastos de Personal - Gastos de Equipamiento

• Tesorería autónoma - Ventajas - Inconvenientes

• Programa informático propio

Gestión económica de gastos

• Para todo tipo de gastos: Adecuada justificación de los mismos,

mediante las facturas o los correspondientes certificados acreditativos de haber realizado la actuación de que se trata.

Los importes de investigación (tanto de proyectos como de contratos) forman parte del presupuesto de la universidad, y por tanto, se le aplica la normativa justificativa de carácter interna y de carácter general de la administración pública.

No olvidar las obligaciones establecidas en la Ley de Subvenciones, así como los posibles controles y auditorías.

Gestión económica gastos

• Personal: Asesoramiento al investigador (becas y

contratos laborales), de acuerdo con el perfil necesario y la financiación disponible.

Condicionantes: Normativa interna (becarios y convenios de personal) y legislación laboral de carácter general (Estatuto de los Trabajadores, normas específicas).

Problema adicional: contratos de extranjeros (homologaciones y visados)

Gestión económica gastos

• Personal:

El investigador debe entender los problemas de no ajustarse a la normativa en materia de personal

El SGI debe encontrar soluciones (contacto con Delegaciones de Gobierno, contratos condicionados...), asesorado jurídicamente.

Gestión económica gastos

• Equipamiento: Condicionantes: Legislación de contratación

administrativa y normativa de gestión económica de las universidades.

Necesidad de agilidad en las adquisiciones, para la realización de la investigación.

Conseguir normas más flexibles para investigación, de acuerdo con lo que la propia legislación permite (art. 182.b TRLCAP), PNSP para fines experimentales, estudio o desarrollo.

Gestión económica gastos

• Equipamiento: Necesidad de agilidad en todas las fases:

adjudicación, ejecución, finalización. El SGI centralizado asume la realización

de los trámites de todas las fases de contratación (adecuación a los plazos de la investigación).

• Otros gastos: Menos problemática la gestión de

fungibles, viajes, otros gastos. Normativa legal, en determinados casos

(dietas, justificaciones de viajes...)

Tesorería autónoma SGI

• Ventajas: Control puntual ingresos Financiación afectada Pagos urgentes. Incorporación

remanentes Planificación fondos

(anticipos) según necesidades de justificación

Acercamiento del investigador a los problemas financieros

• Inconvenientes: Problemas financieros

Universidad:colaboración con préstamos

Conciliaciones bancarias: desde el S.G.I.

• Implicaciones: Seguimiento y control de

cuentas Conciliaciones bancarias Rendición de cuentas Responsabilidad

Planificación de fondos. Personal suficiente y

adecuado para la gestión.

Programa Informático

• Requerimientos del programa: Seguimiento individualizado de ingresos y

gastos de cada proyecto. Reflejo actualizado de la situación económica Posibilidad de adaptación a las necesidades

de cada convocatoria Realización de todas las fases de la

contabilidad, incluyendo los pagos y las conciliaciones bancarias.

Acceso directo de los investigadores, a través de páginas web a la situación de sus proyectos, de forma clara y fácilmente comprensible.

Programa Informático

• Inconveniente: No es el mismo programa de la

contabilidad general de la Universidad. Problemas para mostrar el estado

contable general de la Universidad

• Propuestas: Traspaso de los datos al programa

contable Estudio de pasarelas para el traspaso

automático de los datos

Fases y Entorno de la investigación

3ª Fase: Resultados3ª Fase: Resultados

S.G.I.

Entidad Financiadora

IGAEJustificación

Bases Datos Producción Científica

Funciones del S.G.I. (Resultados)

• Justificaciones a los organismos financiadores

• Controles y auditorías (Intervención general, Ministerios, Unión Europea...)

• Elaboración de Bases de datos de investigación

• Evaluación de la Producción Científica

Funciones del S.G.I. (Resultados)

• En esta tercera fase resulta evidente las ventajas que un modelo de gestión centralizada representa en la facilidad de justificar los fondos recibidos, al realizarse todas las fases y procedimientos en un único Servicio.

• Asimismo, la justificación en breve espacio de tiempo resulta muy complicado si se depende de otros Servicios de la Universidad.

• En un modelo centralizado es posible planificar las justificaciones con la antelación suficiente e informar puntualmente al investigador.

• La responsabilidad contable recae en el SGI

¿Qué pedimos a los Gerentes?

• Consideración de la gestión de investigación al mismo nivel que la gestión de personal, económica o de alumnos.

• Implicación en los problemas específicos de investigación.

• Impulso y potenciación de los S.G.I. (calidad, eficacia y eficiencia).

• Implantación del modelo de gestión que contribuya de mejor manera al desarrollo de la investigación.

Conclusiones

• Necesidad de comunicación directa con Gerencia

• Necesidad de normativa específica de gestión de investigación.

• Necesidad de asesores jurídicos• Necesidad de programas informáticos

propios• Servicios de Gestión de Investigación

potentes, con personal y medios suficientes y en constante formación y adaptación a las necesidades de la investigación.

Lo que hay que evitar