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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORIA CPA
PROYECTO DE INVESTIGACION PREVIO LA OBTENCION DEL
TITULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR
AUDITORIA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA:
AUDITORIA DE GESTION PARA EL DEPARTAMENTO DE
COBRANZA DE LA SUCURSAL “YAMAHA” DE LA CIUDAD DE
BABAHOYO
AUTOR: CORTEZ HURTADO JENNIFER DEL ROCÍO
TUTOR: ING. GIL AVILEZ ROSENDO ARNALDO MBA
BABAHOYO – ECUADOR
2017
DEDICATORIA
Mi presente trabajo de grado en primer lugar se lo dedico a Dios darme la
sabiduría y conocimiento para poderlo llevar acabo, segundo a mis padres que
son los que desde muy pequeña me inculcaron mi preparación estudiantil
también mi familia son el pilar de toda mi vida, a mis hermanos por darme las
fuerzas y las ganas de superarme cada día más, este logro se los dedico a
ellos por cada meta que me trazo en la vida siempre las llevo con ellos, gracias
por los concejos y palabras de aliento para alcanzar este objetivo.
Jennifer del Rocío Cortez Hurtado
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento primordial a la distinguida Universidad Regional Autónoma
de Los Andes UNIANDES, por tener un departamento de docentes capacitados
con buenos conocimientos que me brindaron en las aulas y poderlo aplicar en
mi proyecto , a mi asesor de tesis ING. ROSENDO GIL AVILEZ por saberme
guiar, y brindarme la ayuda con su experiencia en las dificultades que se me
presentaron, al personal de la empresa que me brindo toda la información
respectiva y mucho más al Gerente de empresa YAMAHA que me abrió las
puertas de su empresa y compartió conmigo todo lo concerniente a su
departamento de cobranza.
Jennifer del Rocío Cortez Hurtado
RESUMEN
La Auditoria de Gestión es la revisión sistematizada de actividades dentro de
una organización o de un fragmento de ella en comparación con los objetivos
específicos. Tal revisión tiene tres propósitos fundamentales: evaluar el
funcionamiento, identificar oportunidades y mejorarlas para poder desarrollar
recomendaciones que fomenten mejoras de las acciones. Dicho en otras
palabras, es un procedimiento que nos permite examinar y verificar actividades
realizadas, en una entidad, programa, proyecto u procedimiento.
En el primer capítulo se realizaron las bases teóricas a través de los
conocimientos y conceptos de diferentes autores nacionales e internacionales
en cuanto al proceso contable. Se aplicó el método analítico sintético.
En el segundo capítulo se expone la metodología de la investigación
destacando la modalidad cuantitativa. Se realizaron entrevistas al gerente y
área contable y cajera de la empresa, quienes manifiestan tener el problema de
la cartera vencida en su empresa muy elevada. Se presenta también la
propuesta de una Auditoria de Gestión donde se aplicara normas y reglas en
organigramas de actividades y poder recuperar la cartera vencida. Esto
permitirá tener la certeza de la cantidad y problema donde se presenta de la
empresa para así tomar decisiones confiables, oportunas y reales.
En el tercer capítulo se realiza el análisis de la propuesta y la validación de la
misma por profesionales expertos en la gestión financiera. .
ABSTRACT
The Management Audit is the systematic review of the activities of an
organization or a segment of it in relation to specific objectives. Such a review
has three essential purposes: to estimate the operation, to identify improvement
opportunities and to develop recommendations for improvements or to
encourage actions. In other words, it is a process to examine and evaluate the
activities performed, in an entity, program, project or operation.
In the first chapter, the theoretical bases were made through the knowledge and
concepts of different national and international authors regarding the accounting
process. The synthetic analytical method was applied.
In the second chapter the methodology of research is highlighted, emphasizing
the quantitative modality. Interviews were conducted with the manager and
accountant and cashier of the company, who stated that they had the problem
of the past due portfolio in their very high company. It also presents the
proposal of a Management Audit where rules and rules will be applied in
organizational charts and to recover the past due portfolio. This will allow you to
be certain of the quantity and problem where the company presents itself in
order to make reliable, timely and real decisions.
In the third chapter, the analysis of the proposal and the validation of the
proposal by professional experts in financial management is carried out.
ÍNDICE GENERAL pág.
Aprobación del Asesor del Trabajo de Titulación
Declaración de Autenticidad
Certificación del lector del trabajo de Titulación
Declaración de Autor
Agradecimiento
Dedicatoria
Resumen Ejecutivo
Abstract
Introducción 1
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución Auditoria de Gestión 6
1.2 Análisis de las Distintas Posiciones Teóricas 9
1.3 Valoración Crítica de las Distintas Posiciones Teóricas 25
1.4 Conclusiones del Primer Capítulo 26
CAPITULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PROPUESTA
2.1 Caracterización del Sector, Rama, Empresa, Contexto Institucional 27
2.2 Descripción de Procedimiento Metodológicos para El desarrollo de la
Investigación 28
2.3 Propuesta de la Investigación 36
2.4 Conclusiones del Segundo Capítulo 47
CAPITULO III: VALIDACIÓN DE RESULTADO DE SU APLICACIÓN
3.1 Procedimiento de la aplicación de los Resultados 48
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación 51
3.3 Conclusiones Parciales del Capítulo 56
CONCLUSIONES GENERALES 57
RECOMENDACIONES 58
BIBLIOGRAFÍA
ANEXO
INTRODUCCIÓN
Como antecedentes de la investigación se hace referencia a la investigación
de Álvarez, T. y Guamán, M. (2012) ex alumnos de la Universidad Técnica
Particular de Loja con el tema Auditoria de gestión al departamento de cartera y
cobranzas de Jhon´s Lubricadora de la ciudad de Cuenca, periodo primer
semestre del año 2010 con la finalidad de determinar su situación actual y
posterior implementación a partir del año 2012.
La empresa debido a algunas falencias en el departamento de crédito y
cobranzas de la entidad mencionada, se propuso la siguiente auditoría de
gestión al área de créditos y cobranzas, la cual se compone de cuatro etapas,
los mismos que permitirán tener un conocimiento de la empresa, así como su
desenvolvimiento durante el primer semestre del año 2010.- La razón principal
que llevo para efectuar la auditoria, es para obtener los niveles de eficiencia,
eficacia y calidad de los procesos y actividades realizadas en el área Créditos y
Cobranzas. Jhon´s Lubricadora se encuentra ubicada en la provincia de Azuay,
Cantón Cuenca, parroquia Yanuncay, Avenida Primero de Mayo y Alfonso
María Mora esquina.
Además se encontró el tema de tesis cuyo título es “Auditoria de gestión al
departamento de contabilidad del municipio de penipe” realizada por Chávez, P. y
Pico, J. (2011) de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo de Riobamba
donde expone que la auditoria se ha orientado en aspectos financieros,
concentrándose en la corrección de riesgos contables en el registro de actividades
específicas. La importancia del tema de investigación permitió contar con un
instrumento operativo y dinámico que facilite la evaluación contable del Gobierno
Municipal de Penipe, contribuyendo al eficiente desarrollo de las actividades
realizadas y al cumplimiento de objetivos y metas propuestas; logrando corregir las
debilidades detectadas en la gestión municipal.
1
La importancia del trabajo investigativo es que fue el primero que se desarrolló en
el Gobierno Municipal de Penipe en el campo de Auditoría de Gestión y procuro
ser un aporte valioso a la entidad objeto de estudio. Afirmamos entonces que este
trabajo es original. La Auditoría de Gestión presento beneficios tanto para
autoridades y funcionarios como también para moradores del Cantón Penipe; ya
que conocieron si los recursos públicos se están administrando de manera
correcta, cumpliendo los fines para los que fueron autorizados y si estos se logran
con efectividad, eficiencia y economía. Tesis que ayudara a tener conceptos
concisos para realizar el presente proyecto de investigación
Planteamiento del Problema, la auditoria de gestión es una herramienta de
mucha vitalidad en una empresa, viene de la mano de la Auditoria
Administrativa, son las que con llevan que la información este de una forma
ordenada y correcto sus valores, por consiguiente los estándares de valores
ganancias o caso contrario perdidas. El departamento de cobranza de la
empresa YAMAHA presenta graves problemas en el mal procedimiento para
otorgar créditos a los clientes, situación que genera el incremento de la cartera
vencida demasiado alta, debido a esta la situación actual de la empresa se
encuentra en déficit por lo que no genera ganancias.
Siendo una empresa tan reconocida, no se han percatado de cómo sus
vendedores están realizando sus ventas, otorgando créditos mientras el
departamento de cobranza de encuentra estancados con los pagos, si esto
persiste podría ocasionar la desaparición del almacén por no ser rentable para
la matriz, pudiendo a que esto genere un daño social a todos los trabajadores
de la misma y dar por cierre de la empresa, pasando la cartera vencida a
departamentos privados de cobranza para poder recuperarla.
Con base a estas circunstancias la formulación problemática es ¿qué modelo
de Auditoría de gestión ayudaría a disminuir la cartera vencida del
departamento de cobranza de la sucursal YAMAHA?
2
La Delimitación del problema,
Campo: Auditoría de Gestión
Área: Contable.
Aspecto: Procesos de Auditoría
Tema: AUDITORIA DE GESTION PARA EL DEPARTAMENTO DE
COBRANZA DE LA SUCURSAL “YAMAHA” DE LA CIUDAD DE
BABAHOYO Tiempo: 6 meses – 3 meses Investigación, 3 meses Aplicación
Problema: No se ha realizado Auditoria de Gestión.
Objeto de investigación, son los procesos de Auditoria, el campo de acción
es la cartera vencida. Esta investigación se presenta con la línea de
investigación de Gestión de la información Contable, objetivo general
diseñar un proceso de auditoría de gestión que disminuya la cartera vencida
del departamento de cobranza de la sucursal YAMAHA, donde fija como
objetivos específicos:
Fundamentar teóricamente todo lo referente a la Auditoría de gestión y
la cartera vencida.
Diagnosticar la situación actual de la sucursal YAMAHA con respecto a
sus procesos de cobranza
Elaborar un proceso de Auditoría de gestión.
Validar la propuesta planteada mediante expertos
Por tanto la hipótesis de la investigación se efectuara de la siguiente manera:
con el proceso de una auditoria de gestión se lograra disminuir la cartera
vencida del departamento de cobranza se la sucursal “YAMAHA” de la ciudad
de Babahoyo. La Justificación analizando que la empresa YAMAHA tiene un
mal procedimiento al momento de otorgar sus créditos, se ha considerado que
una auditoría de gestión es una herramienta importante ya que nos permite
usar pasos como guía para adaptarnos a las condiciones que presenta la
empresa sin limitarnos al rendimiento que está presente.
La Auditoría de Gestión pasa a ser hoy en día un elemento vital para la gerencia,
ya que le admite a los altos directivos conocer los problemas económicos y
3
sociales que a este nivel se presenten y de esta manera ellos puedan llegar a
tomar decisiones de mejoramiento para la empresa la cual nos creara un buen
dinamismo que nos conducirá exitosamente hacia las metas propuestas.
Debido a la falta de eficiencia al momento de otorgar créditos, se desarrollara
una auditoria que les permita la obtención de información inmediata y oportuna
de los requisitos que servirán de apoyo para el mejoramiento del déficit de la
empresa.
Modalidad de la investigación:
Cualitativa, porque se realizó la observación de los procedimientos que se
llevaban a cabo directamente con el personal de la empresa. Cuantitativa, la
aplicación de Auditoria de Gestión por el lapso semestral donde se estudiara la
evolución y reacción en el departamento de cobranzas, dejando fijado las
normativas para la utilización de la auditoría realizada.
Técnicas de la investigación: La entrevista: se aplicaron, Entrevistas
dirigidas a Vendedores y Contador y la observación directa, el Cuestionario
se realizó mediante serie de preguntas competentes al área de gestión
contable y preguntas coherentes al objetivo de la investigación.
Metodología de investigación:
Capítulo I: se ha implementado el método histórico lógico donde se revisa la
historia del problema, y el método analítico sintético es el que va a permitir
revisar y analizar la documentación.
Capítulo II: se aplicó el método inductivo, deductivo y analítico sintético que
permitió de forma oportuna detectar las falencias de los procedimientos que se
van Aplicar.
Capítulo III: fije el método de exposición, y analítico sintético, Métodos que van
a permitir medir evaluar y analizar los procedimientos reales que se van aplicar
en YAMAHA a través de la validación
4
Herramientas de la investigación
Libros de Auditoria de Gestión: permitirá tener un respaldo a la hora de corregir o tomar decisiones
Modelos de entrevistas: seleccionar las mejores preguntas
Listado y Entrevista: llevar control del manejo de los días de entrevista
Descripción de la estructura la investigación tiene la introducción explicativa
de los antecedentes de la investigación, capítulo I el marco teórico, donde se
presentan las bases teóricas, conceptos y definiciones aportados por diferentes
autores nacionales e internacionales. En el capítulo II, se expone la
metodología a utilizar, el tipo y diseño de la investigación y los métodos a
emplear. A su vez, se propone la auditoria de gestión, para YAMAHA. En el
capítulo III, se presenta el análisis de los resultados finales de la investigación
a través de la validación de expertos.
El aporte teórico recoge aspectos que se relacionan a la auditoria de gestión,
y cartera vencida fundamentados por varios autores de libros y artículos de
internet, y que en conclusión sirven de base científicamente para la propuesta
de solución, está enfocado en aspectos concernientes a la auditoria de gestión
que nos sirve para el buen funcionamiento y aplicación en la empresa.; y la
significación práctica de este proyecto es la auditoria de gestión que
beneficiara directamente a la sucursal Yamaha, con mejora en el departamento
de cobranza, con su incorporación. La novedad científica será la
implementación de un proceso de auditoría de gestión capaz de mejorar el
rendimiento de la empresa permitiendo a sus clientes tener un mejor
conocimiento de sus créditos.
5
CAPITULO I. MARCO TEORICO
1.1 Origen y Evolución Auditoria de Gestión.
Armada, E. (2013) La Auditoría existe desde tiempos muy antiguos aunque no como
tal, debido a que no existían asociaciones económicas trabajosas con sistemas
contables. Desde los tiempos de la Revolución Industrial, el desarrollo de la Auditoría
estuvo vinculado a la actividad práctica y desde el carácter artesanal de su
elaboración el auditor se reducía a hacer revisiones simples de cuentas por compra y
venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir
cualquier anormalidad dentro de la entidad .
Así como determinar si los individuos que se apoderaban de los puestos de
responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio lo hacían de manera en que se
puedan informar de modo honesto, esto se hacía con un estudio agotador de cada
una de las evidencias existentes. Esta etapa se diferenció por un lento desarrollo y
evolución de la Auditoría. Durante la Revolución Industrial el objeto de estudio
comienza a compartirse y se desarrolla la gran empresa y por consiguiente la
contabilidad, y a la luz del efecto social se cambia, el avance de la tecnología hace
que las empresas manufactureras tengan un crecimiento.
En los primeros tiempos se dedicaban a escuchar las lecturas de las cuentas y en
otros casos a indagar detalladamente las cuentas tomando las primeras cuentas "oída
por los auditores firmantes" y en la segunda se desarrollaba una declaración del
auditor. Los dueños de la empresa empiezan a utilizar los servicios de los gerentes a
sueldos. Con esta división de las propiedades y de los grupos de administradores la
Auditoría cuido a los propietarios no solo de los empleados sino de los gerentes.
Ya a partir del siglo XVI las auditorias en Inglaterra se reducían con el análisis
diminuto de los registros escritos y la prueba de la evidencia de apoyo. Los países
donde más se vinculó este desarrollo es en Gran Bretaña y más adelante Estados
Unidos. Armada, E. (2013)
Ya en la primera mitad del siglo XX de una Auditoría solo se dedicaban a descubrir
fraudes se pasa a un objeto de estudio cualitativamente superior. La práctica social
6
exige que se divida y el desarrollo tecnológico hace que cada día avancen más las
industrias y se estabilicen más, por lo que la Auditoría pasa a decidir todo lo referente
a los Estados Financieros, es decir, conocer si la empresa está dando una imagen
recta de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y de los cambios
en la situación financiera actual. Así la Auditoría daba respuesta a las necesidades de
millones de inversionistas, al gobierno, a las instituciones financieras. Franklin, E.
(2008)
En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios que se daban
tecnológicamente han desarrollado variaciones en los aspectos organizativos
empresariales y viceversa, la Auditoría ha llegado a la gerencia y hoy se la relaciona
fuertemente con la administración. La Auditoría se extiende con un alto estudio,
motivado por las exigencias sociales y de la tecnología en su evolución más amplia
pasa a ser un elemento vital para la gerencia a través de la cual puede decidir la
eficacia, eficiencia y economía con lo que se proyectan los ejecutivos.
En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la Asociación Económica
Americana se elaboraron las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la
cual, en sus palabras, radicaban en "una evaluación de una empresa en todos sus
aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Viendo ya la precisión
de las revisiones integrales y examinando a la empresa como un todo en 1945, el
Instituto de Auditores Internos Norteamericanos determina que las revisiones de una
empresa pueden elaborarse con sus funciones.
Ya en 1949, Billy E. Goetz decreto el concepto de auditoría administrativa, que es la
encargada de analizar errores de administrativos. Seis años después, en 1955, Harold
Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la
auto-auditoría, como una herramienta de control del desempeño total, la cual estaría
desarrollada a "evaluar la posición de la empresa para establecer dónde se encuentra,
hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se
requerían planes revisados para conseguir estos objetivos." Franklin, E. (2008)
El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a
procesar el análisis Factorial, obra en cual montan un estudio de "las causas de una
baja productividad para poder establecer bases para mejorarlas" a través de
7
un método que cooperaria a cuantificar los factores y funciones que se relacionan en
la operación de una organización. Y en 1962, William Leonard agrega a los conceptos
fundamentales y programas para la ejecución de la Auditoría Administrativa. A finales
de 1965, Edward F.
Nobuk da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto,
contenido e instrumentos para gestionar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias
entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y elabora los criterios para la
integración del equipo de auditores en sus modalidades diferentes. En 1975, Roy A.
Lindberg y Theodore Cohn avanzo los marcos metodológico para instrumentar una
auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel Sánchez Curiel 1987
aborda el concepto de Auditoría Operacional, la metodología para utilizar en las
evaluaciones de sistemas.
En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia progreso aspectos teóricos y prácticos de la
auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los que se centraban
más representativos, incorporaban su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo.
En 1994, Jack Fleitman S. creo conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque
profundo; muestra las fases y metodología para su desarrollo, la forma de emplear
cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para una aplicación específica. La
Auditoría de Gestión renació de la necesidad para medir y cuantificar los logros
alcanzados por la empresa en un período de tiempo determinado.
Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para
lograr un mejor desempeño y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le
plantea al administrador de conocer en que está fallando o que no se está
cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están llevando a cabalidad y si la
empresa está alcanzando sus metas. Forma parte esencial de metodología
administrativa, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos,
por lo que además, la auditoría va de la mano con la administración, como parte
integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia
administración. Franklin, E. (2008)
8
1.2 Análisis de las Distintas Posiciones Teóricas Sobre el Objeto de
Investigación
La Auditoría de Gestión Armas, R. (2009) es el análisis sistematizado de las actividades
de una organización o de un fragmento de ella en relación con objetivos específicos. Tal
revisión tiene tres propósitos esenciales: estimar el funcionamiento, identificar
oportunidades de perfeccionamiento y elaborar recomendaciones de mejoras para
realizar acciones. Dicho en otras palabras, es un proceso para desarrollar y evaluar las
actividades realizadas, en una entidad, programa, proyecto u organización.
Con el fin de poder entender su grado de eficiencia, eficacia y economía, y por medio
de las recomendaciones que al efecto se realicen, así impulsar la correcta
administración del patrimonio público o privado. En el ámbito internacional se le han
dado diferentes nombres a la auditoría de gestión, pero en esencia sus objetivos
coinciden. La base de la auditoría de gestión se encuadra, principalmente, en los
términos de medición de eficiencia, eficacia y economía, aunque también se extiende
su aplicación a cuestiones que se vinculan con la ecología y la equidad.
El auditor debe obtener datos que le permitan identificar y analizar la entidad, con el
fin de obtener evidencia del manejo organizacional, para ello debe trabajar con
indicadores de gestión dirigidos al análisis de la gestión organizacional. En caso de
que la entidad cuente con ellos, el auditor debe tener la información suministrada, lo
que equivale a realizar la evaluación y su respectivo análisis. Armas, R. (2009)
9
Etapa 1
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
• Evaluar la economía, la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.
• Evaluar el cumplimiento de las políticas gubernamentales.
• Evaluar el cumplimiento de metas y resultados diseñados en los programas,
proyectos u procedimientos de los organismos sujetos a una verificación.
• Analizar el costo de la actividad y el correcto uso dado a los recursos aprobados.
Armas, R. (2009)
BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
• Permite analizar las áreas problemáticas, las causas relacionadas y las posibles
soluciones para mejorarlas.
• delimitar las oportunidades para eliminar ineficiencias, lo que es significativo en las
auditorías de gestión, sin embargo, hay que tener cuidado con las reducciones de
costos a corto plazo que desarrollan problemas a largo plazo.
•reconocer criterios para medir el logro de metas y objetivos de la organización.
• capacitar un canal adicional de comunicación entre los niveles de operación y la alta
gerencia.
• Generalmente el personal que trabaja en operaciones es más sensato de los
problemas y las causas que el personal de la gerencia, por lo que una de las ventajas
de la auditoría de gestión es la capacidad de los auditores de transferir operaciones a
la gerencia.
• difundir una evaluación independiente y objetiva de las operaciones.
Etapa 2
LA FASE DE PLANEACIÓN En la fase de planeación el auditor traza la estrategia
planificada que está condensada en el cronograma de actividades y en los programas
de trabajo. Con esta fase se recopila la evidencia de orientación necesaria para que el
auditor conozca el quehacer de la entidad y su sistema de controles internos. 16 En la
fase de planeación de la auditoría, se concretarán los siguientes aspectos: Armas, R.
(2009)
10
a) Análisis organizacional para la auditoría de gestión.
– Visión sistémica de la organización.
Análisis de factores internos.
Análisis de factores del entorno
– Visión estratégica de la organización.
Visión, misión, objetivos y metas.
b) Evaluación preliminar del control interno.
c) Plan de la auditoría.
Objetivo y alcance de la auditoría.
d) Programas de auditoría.
Definición de las actividades que se van a desarrollar.
Tiempos estimados.
Recursos de la auditoría organizados. Armas, R. (2009)
Entre las actividades que se desarrollan en la fase de planeación se encuentran las
siguientes:
Actividades Productos
Visita exploratoria para analizar la Determinación del universo de análisis, visión sistémica y estratégica de la conocimiento de la entidad y del control
entidad y el control interno. interno establecido en la misma.
Evaluación de los estándares Determinación de los riesgos: inherente,
de auditor a. de control y de detección. Selección de las áreas que se van a evaluar.
Evaluación anal tica para Cronograma de trabajo, plan y programas
determinar objetivos y alcance de la de auditor a.
auditor a.
Fuente: Armas, R. (2009)
Elaborado por: Autor
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Conocer el negocio va más allá de entender las operaciones internas de la empresa. Para
ello, el auditor debe desarrollar una visión sistémica, es decir, comprender a la entidad y
su entorno, además debe lograr una visión estratégica, analizar y comprender su misión,
objetivos y metas así como cualquier otro elemento que defina la estrategia de la
organización para generar los productos o servicios que de ella se requieren. El auditor
debe conocer y profundizar en el “quehacer” de la organización, para ello
11
consultará los archivos permanentes, realizará visitas preliminares revisará la base de
datos, etcétera. Armas, R. (2009)
Fuente: Armas, R. (2009) Elaborado por: Autor
12
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
La evaluación del control interno en esta etapa está orientada a conocer la estructura
y otorgar una visión inicial de los procesos de gestión que se deben controlar. Para el
auditor, el objetivo de su trabajo en esta etapa, será evaluar y probar el grado de la
calidad que el sistema de control interno de la entidad auditada posee. Lo anterior con
el propósito de depositar su confianza en la realización de las pruebas de auditoría.
Armas, R. (2009)
De esta manera, para el auditor, los sistemas de control interno de mayor calidad
implicarán más confiabilidad y generarán una menor necesidad de obtención de
pruebas de auditoría. Por el contrario, los sistemas de control de menor calidad,
generarán menos confiabilidad y consecuentemente, una mayor necesidad de
aplicación de pruebas de auditoría. Es importante indicar, que las entidades
implementan sus sistemas de control interno, como un proceso que aporta grados de
seguridad razonable en la consecución de los siguientes objetivos:
• Eficiencia y eficacia de las operaciones.
• Confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas.
ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO
El proyecto de auditoría debe ser planeado utilizando un cronograma. Esto ayuda a
concluirla dentro de un período razonable de tiempo y con un número específico de
horas/auditor. Al mismo tiempo, el cronograma permitirá vincular entre sí las
diferentes actividades de la auditoría. Algunas de ellas probablemente se basarán en
los resultados de otras actividades y, consecuentemente, deben ser ejecutadas en la
secuencia correcta. Un cronograma puede plantearse en la forma de un “plan de
actividades” o de una “hoja de planeación de tiempos”. Armas, R. (2009)
13
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES U HOJA DE PLANEACIÓN DE TIEMPOS
Entidad________________________________________ Periodo que abarca desde el ________ hasta el_________
N/O Detalle de Dias de trabajo Ejecutor o H/D H/D
las ejecutores Plan Real
actividades 1 2 3 … … … … … … n
1
2
3
.
n
Total
Fuente: Armas, R. (2009) Elaborado por: Autor
PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
La etapa de planificación cierra con la preparación y aprobación de los programas
detallados que el auditor preparará, con el fin de establecer la conexión entre los
objetivos y los procedimientos que seguirá en la fase de ejecución o trabajo de
campo. Es un esquema secuencial y lógico que no por ello puede ser modificado y
que además permite el seguimiento y supervisión de la labor. Los programas de
auditoría son las guías de acción durante la fase de ejecución de la auditoría. Estos
programas contienen los procedimientos detallados de auditoría por costo de la
recopilación efectiva de evidencia.
PROPÓSITO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
Los programas de auditoría son un vínculo clave entre el desarrollo de los objetivos y
de la conducta de un reporte sustentable de auditoría. A este respecto, sirven como:
• Una guía para obtener evidencia competente, relevante y suficiente, durante la fase
de la ejecución de la auditoría de una manera rentable.
• Un marco para asignar trabajo, entre los miembros del equipo de auditoría.
14
• Un medio de transferencia de conocimiento al personal nuevo. Armas, R. (2009)
• Una base para documentar el trabajo hecho y el ejercicio de la debida precaución.
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
Los elementos importantes de un programa de auditoría detallado son:
• El nombre de la entidad que se refiere al proyecto, programa, sector, proceso,
operación o dependencia sobre la cual se realiza el programa.
• El objetivo de auditoría para el cual el programa está diseñado. Se pueden hacer
diferentes programas para diferentes objetivos.
• Los criterios de la auditoría previamente investigados para el objetivo establecido.
Debemos dejar claro los estándares y el criterio con el cual vamos a comparar las
condiciones que encontremos en el proceso de auditoría.
• Los tipos de evidencia requeridos. Debemos saber qué vamos a buscar con la
aplicación de las técnicas y procedimientos que programamos.
• Las fuentes probables de la evidencia que indican los libros, personas,
dependencias o lugares donde recopilaremos dicha evidencia.
• Las técnicas y procedimientos de auditoría (o pasos de la acción), con indicación
expresa de las referencias de papeles de trabajo y del nombre del auditor así como la
fecha en la cual se prevé la aplicación del procedimiento.
En la práctica, las personas que desarrollan los programas de auditoría deberían haber
tenido una idea justa de cómo sus técnicas trabajan y de cuándo deben ser utilizadas.
Este conocimiento es importante para desarrollar programas eficaces. Armas, R. (2009)
FORMATO GENERAL PARA PROGRAMA DE AUDITORÍA
Organización auditada
Proyecto de auditor a
Objetivo
Alcance
Criterios y/o estándares que se deben considerar
15
Tipo de evidencia Fuentes probables requerido de la evidencia
Procedimientos de Referencia P/T Auditor y fecha auditor a
Fuente: Armas, R. (2009)
Elaborado por: Autor
Etapa 3
LA FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Entre las actividades principales de esta fase se encuentran las siguientes:
• Aplicación de las pruebas de control, analíticas y sustantivas planificadas para la
recolección de la evidencia.
• Formulación e interpretación de indicadores de gestión, de conformidad con la
economía, la eficiencia y la eficacia.
• Análisis y formulación de los hallazgos de la auditoría.
• Evaluación de la evidencia cualitativa o cuantitativa obtenida de acuerdo con los
criterios previamente estipulados.
• Organización de los papeles de trabajo.
• Validación de los resultados con la administración.
El propósito de esta fase es lograr los objetivos, identificando los pasos y métodos
requeridos para llevar a cabo la auditoría. Entre las actividades que se desarrollan en
la fase de ejecución se encuentran las siguientes:
Actividades Productos
Selección de la muestra a Determinación del universo de análisis
Aplicación de los Papeles de trabajo y evidencias programas de auditor a,
pruebas sustantivas y de
cumplimiento as como la
Determinación de Hallazgos de la auditor a
Determinación de causa y Identificación de las posibles causas de los efecto de los hallazgos problemas y sus responsables
Organización de la Legajos
evidencia Papeles de trabajo Fuente: Armas, R. (2009)
Elaborado por: Autor
16
Fuente: Armas, R. (2009) Elaborado por: Autor
Fuente: Armas, R. (2009) Elaborado por: Autor
17
APLICACIÓN DE PRUEBAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
LAS PRUEBAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Las pruebas que se aplican en la fase de ejecución podemos clasificarlas en pruebas
de cumplimento o de acatamiento, pruebas sustantivas y procedimientos analíticos.
Las pruebas de cumplimiento o de acatamiento se aplican para obtener evidencia
sobre la efectividad del control interno. Las pruebas sustantivas se aplican para
confirmar la efectividad del funcionamiento del sistema de control interno, también
para comprobar y recopilar evidencias relacionadas con el objeto de la auditoría, se
realizan posterior o simultáneamente a la aplicación de las pruebas de cumplimiento o
de acatamiento. Armas, R. (2009)
Los procedimientos analíticos son aquellos que permiten al auditor juzgar la condición
encontrada, en relación con los criterios establecidos, elaborar las conclusiones y
determinar los hallazgos de la auditoría de gestión, aunque por sí mismos los
procedimientos analíticos no identifican evidencia suficiente y competente, sino que
necesitan de otros métodos de documentación para que se constituya la evidencia
efectiva.
LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO O DE ACATAMIENTO
Consisten en la revisión de los sistemas establecidos por la entidad para ver que tan
efectivamente funciona. Su resultado unido al criterio de auditoría que se haya obtenido
mediante la aplicación de las pruebas de control que se realizaron en la etapa de análisis
y evaluación, previo a la realización de la auditoría, sirven para determinar el objetivo y
alcance de las pruebas sustantivas que se realizarán. Armas, R. (2009)
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Una vez determinado el riesgo en el control interno, se aplican las pruebas sustantivas
programadas en el plan y en los programas de trabajo, en la densidad y según la
muestra que la confiabilidad de los sistemas de control permitan, de manera tal que, a
mayor confiabilidad, menor será la muestra. Las pruebas sustantivas nos permiten
precisar y comprobar la información referida a los procesos misionales o de apoyo de
la organización, con el fin de obtener la información y evidencia que analizaremos
18
mediante una o varias de las técnicas o procedimientos analíticos que sean pertinentes
utilizar. Las siguientes técnicas, entre otras, se aplican como pruebas sustantivas:
• Comparación.
• Cálculo.
• Confirmación.
• Inspección.
• Examen físico.
• Rastreo.
LOS PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS
La información recopilada a través de la aplicación de las pruebas de cumplimiento o
de acatamiento y las pruebas sustantivas, deberá ser analizada y evaluada por el
equipo de auditoría, hasta el grado en que les permita determinar problemas e inferir
desviaciones en los procesos de la unidad sujeta a auditoría, y definir los hallazgos de
auditoría. Son muchas las pruebas que se pueden aplicar, entre ellas podemos
mencionar: Armas, R. (2009)
BENCHMARKING Esta técnica administrativa sirve para estimular una revisión
objetiva de procesos, prácticas y sistemas importantes para la gestión de una entidad
auditada mediante la comparación de su desempeño con una organización
considerada líder en su campo. Le es útil al auditor para el desarrollo de criterios y la
identificación de mejoras potenciales en las operaciones al presentar una meta común
que contribuya al mejoramiento de la organización auditada. Además, sirve para
obtener datos objetivos fuera de la organización y es evidencia de auditoría
competente para dar más credibilidad a las recomendaciones.
ANÁLISIS COMPARATIVO USANDO ÍNDICES E INDICADORES Sirve para
comparar valores reales (condición) con los esperados (metas), para calificar o
cuantificar un hallazgo de auditoría en el contexto, de manera tal de observar sus
causas y efectos, para ver o detectar un cambio extraordinario, producto del análisis
comparativo del desempeño histórico al interior de la misma organización o
comparándola con indicadores de entidades similares, para establecer el grado con el
cual se satisfacen los criterios. Armas, R. (2009)
19
ANÁLISIS ESTADÍSTICO Ayuda a decidir si una variable de ejecución satisface un
criterio de auditoría o para interpretar distribuciones de probabilidad con el fin de
evaluar riesgos o determinar tendencias. Además, para evaluar si una muestra de
datos es representativa de la población.
ANÁLISIS DE REGRESIÓN Implica revisar el comportamiento histórico de una
situación, mediante la desagregación en el tiempo de las variables que lo componen.
Sirve para probar una relación que se supone existente, para identificar y evaluar
valores inusuales o extremos (desviaciones) que no se ajustan a la relación regular
entre dos variables, para hacer predicciones o proyecciones (inferencias) a partir de
una relación observada que se ha dado en el pasado, y para construir modelos de las
operaciones de la entidad auditada.
ANÁLISIS DE COSTO BENEFICIO Sirve para tener certeza de que un análisis
realizado por el equipo auditor satisface las normas profesionales. Se basa en la
comparación de costos y beneficios cuando ambos son conocidos o pueden ser
razonablemente estimados; y la comparación de costos alternativos cuando los
beneficios pueden ser asumidos como invariables.
SIMULACIONES Y MODELOS Consiste en formular modelos o escenarios lógicos
hipotéticos, definiendo un criterio basado en el deber ser de procesos y productos
sobre el aspecto evaluado. Permite valorar la idoneidad de los modelos encontrados
al compararlos con los que el auditor usa para la toma de decisiones importantes y
responder la pregunta ¿qué importancia tiene?, acerca del impacto de los problemas
de auditoría, observaciones y recomendaciones. Armas, R. (2009)
MAPEO DE FLUJOS DE TRABAJO Y DE COMUNICACIONES Consiste en realizar
un mapa de los procesos que se efectúan, identificando los puntos críticos, cuellos de
botella, las tomas de decisiones, las unidades de gasto, la oportunidad de las
comunicaciones y cualquier otro aspecto que se considere importante para definir,
sobre la base de un problema de auditoría, las causas y efectos probables. Sirve para
adquirir una comprensión de cómo una organización o sistema funciona,
particularmente cuando el sujeto de la auditoría involucra muchos departamentos,
20
unidades, o pasos complicados. Puntualiza los puntos claves de control y dónde
deben ampliarse la aplicación de pruebas de auditoría. Armas, R. (2009)
PROCESOS DE AUDITORIA
Una auditoría es una revisión formal de las cuentas financieras de una empresa
individual o de una organización. La auditoría interna es realizada por miembros de la
misma organización o negocio, y una externa puede hacerla un organismo regulador o
gubernamental. Hay seis pasos específicos para el proceso que se deben seguir para
asegurar una auditoría exitosa.
Según González, L. (2010) es un método sistemático independiente, documentado,
para obtener pruebas y evaluarlas objetivamente, con el fin de definir en qué grado se
cumplen los criterios de la auditoria.
Sistemático: no aleatorio ordenado, las auditorias son una actividad planificada y
ordenada
autónomo: puesto en el que los auditores deber ser independientes del área auditada
Documentado: son actividades que desempeñan las auditorias, estas deben ser
establecidas en un procedimiento y sus análisis deben de ser documentados
Para elaborar una auditoría se deben desarrollar fortalezas y debilidades del sistema
de gestión, para esto se debe detectar oportunidades para la mejora continua y
comprobar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados
para crear estos procesos contables se necesita conocer acerca de sus fases o
etapas entre ellas están:
21
SEGUMIENTO
EJECUCION
PRESENTACION
PLANEACION DE INFORME
Fuente: Armas, R. (2009) Elaborado por: Autor
Dentro de la fase de planeación la auditoria asegura que el diseño de una estrategia
que se acople a las condiciones de cada entidad tomando como base la información
que se reúne en la etapa de exploración, es en este proceso donde se ordena todo el
trabajo de las personas implicadas, las tareas a desarrollar de cada uno, los recursos
que sean necesarios para cada programa aplicar. González, L. (2010)
Ejecución
El auditor debe afirmar el cumplimiento de las normas aceptadas y del conocimiento y
dominio del área a auditar
Esquema de fase de la ejecución
22
Fuente: González, L. (2010) Elaborado por: Autor
23
PRESENTACIÓN DE INFORME
La presentación del informe nos concede poder indicar la fecha de la auditoria, la
referencia de los documentos examinados, puntos fuertes de la actividad auditada y
presentar las respectivas recomendaciones por medio de los hallazgos que se den
dentro de la auditoria. González, L. (2010)
Fuente: González, L. (2010) Elaborado por: Autor
Para esto se debe desarrollar actividades para poner en funcionamiento las acciones
provenientes del informe de auditoría, para esto se detallan fechas límites para la
implantación de estas acciones, comprobando la eficacia de las acciones correctivas y
preventivas antes desarrollar la auditoria
24
Según la planeación es un proceso muy importante al momento de realizar una
auditoría ya que se pueden determinar aspectos como: tiempo, responsabilidad,
alcance y duración para determinar cada uno de estos aspectos se debe de tener en
cuenta:
Ejecuciones anteriores
Estado critico
Auditores competentes
Recursos disponibles
Esto se da con el propósito de tener una herramienta que nos facilite asegurar el
propósito de cada uno de los procesos que se efectúan dentro de una auditoria, para
que se concluya con cada parte de la misma. González, L. (2010)
1.3 Valoración Crítica de los Conceptos Principales de las Distintas Posiciones
Teóricas sobre el Objeto de Investigación.
Estos soportes sobre la Auditoria de Gestión comprende lo que representa en el
contexto general de la auditoría considerada como ciencia social, que en su función
de contraparte y no parte de las administraciones de los sectores público y privado,
contribuye a la correcta administración de los fondos puestos a disposición de sus
representantes y a la elevación de la eficiencia, la eficacia y la economía de los
procesos económicos en su sentido más amplio.
Pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está encaminada a la
evaluación de la economía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, así
como al control de los mismos. Por tanto una de las estrategias escogidas que más se
apega al presente proyecto es Armas, R. (2009) plantea que una auditoria de gestión
muy compleja con objetivos, políticas y planes que, considerados juntos, definen el
alcance de la organización, así como su modo de supervivencia y éxito.
Armas, R. (2009) pide que la entidad o el departamento financiero se realiza una auditoria
constante por personas fuera de la empresa donde ellos puedan encontrar las
25
falencias directas pero manteniendo las normativas que se deben de llevar dentro de
una empresa para una buena auditoria de gestión sea con valores favorables, por eso
presenta fichas mensuales con cuestionarios para vendedores y departamento de
cobranza para con ello llegar al problema donde podremos clasificar y saber cómo se
debe de actuar.
González, L. (2010) el autor presenta la información donde nos guía de como presentar
los informes de la auditoria, los puntos donde se debe de llevar un verdadero énfasis y
mayor control de la información que se está recopilando, mediante la aplicación de la
auditoria de gestión en los diferentes departamentos de las empresas donde los
principales puntos son: condición, criterio, causa, efecto, recomendaciones, son las
normas de mayor realce al momento de llevar una auditoria.
1.4 Conclusiones parciales del capítulo
Luego realizar el desarrollo del capítulo I se tiene la evolución e importancia que tiene
el origen de Auditoria de Gestión desde sus inicios en la presentación de estándares
mediantes informes y evaluando a las empresas.
En este capítulo se ha abordado temas sobre los criterios de expertos respecto a lo
referente a las auditorias de gestión donde se obtuvo mucha información relevante,
también ejemplos de empresas de igual similitud con los mismos problemas que
YAMAHA, donde nos ayuda a obtener un amplio conocimiento para llegar a la
solución de los problemas mediante la aplicación de la auditoria en el área de cartera
vencida de la empresa, tomando como referencia su capacidad y experiencia en el
tema se ha escogido la más acertada para el objeto de investigación.
Un verdadero informe de los valores de los problemas de la empresa se lo puede obtener
con una adecuada auditoria de gestión, como su nombre mismo lo dice se encarga de
controlar como se la realiza o si se la está llevando de manera correcta, para que la
empresa no tengas falencias o vacíos. Los que nos permite que la empresa no llegue al
quiebre de sus actividades por mal generación de sus créditos o ventas tardías, mediante
este estudio se pretende reducir fallas a lo que está expuesta esta área de YAMAHA que
por muchos años afectaron en sus actividades comerciales.
26
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización de la empresa
YAMAHA S.A. se encuentra ubicada en la Provincia de los Ríos – Cantón Babahoyo,
en las calles 5 de Junio y Calle Pedro Carbo. Comenzó sus actividades comerciales
hace 7 años, el objetivo de la matriz Yamaha es brindar una atención a sus clientes de
forma directa, lo que conlleva a la implementación de una sucursal en la ciudad de
Babahoyo donde muchos de sus clientes por las marcas de sus motos generan
mucha competencia con las marcas en el mercado y mucho más en las tiendas de
dicha ciudad.
Ofreciendo a los clientes modelos de motos, motores, motonetas y repuestos precios
de fábrica con valores accesibles con el comercio de Babahoyo, créditos
personalizado donde muchos de los ciudadanos lo ven de una manera más fácil de
adquirir sus bienes así como también compras de contado. Presentando así el
organigrama Estructural de Yamaha.
Organigrama Estructural de Yamaha
Gerente
Area Contable Vendedores Vendedor
Caja Minoristas Gestor
Mayorista
Fuente: Gerente Yamaha
Elaborado por: Autora
Como se puede observar el Organigrama jerárquico observamos cómo está
conformada la empresa en sus respectivas áreas, cuenta con 6 empleados. El gerente
que es el encargado de la empresa, Área Contable - Caja que lo maneja una persona
27
que hace las funciones Cobranza y área contable, Vendedores Minoristas son los
encargados de la atención y ventas que se realizan en la empresa, Vendedores
Mayoristas, la persona encargada de realizar distribuciones ah empresas que realizan
sus compras en mayor cantidad realizando facilidades de traslado, papeleo de los
títulos de compras y facturación respectiva de la adquisición donde lo realiza una sola
persona, y El Departamento de Gestión donde laboral dos personas ellos se encargan
de toda la documentación respectiva de matriculación, pago de rodajes, y
documentación de los bienes para que el cliente no tenga que realizar nada fuera del
almacén.
Yamaha presenta entandares de ventas por épocas pero en constante ventas de sus
bienes con nueva mercaderías, con presentación de modeles correspondientes a la
demanda, pero el problema no hay una verdadero control del departamento de
cobranzas lo que ocurre que su cartera vencida necesita una auditoria de gestión.
2.2. Descripción del Procedimiento Metodológico:
Mediante el actual trabajo de grado para efectuar el proceso de investigación, se
utiliza la Modalidad Cualitativa para realizar entrevistas al gerente y Área Contable y
la Modalidad Cuantitativa para obtener lo que acontece en YAMAHA con LOS
Informes presentados con la auditoria. De igual manera el Método Científico, precisa
la observación de lo que se lleva acabo y de esta manera se puede encontrar el
problema al momento de la observación directa. Se brinda mediante esta Auditoria
las facilidades de hacer cambios mientras se realiza este trabajo y presentar nuevas
visiones como renovación teórica y práctica. Se fijó el Método Teórico donde se
entendió las actividades y se pudo desarrollar la hipótesis.
El método Histórico-Lógico dejo saber las etapas de la Auditoria y todo lo
relacionado a la evolución de las actividades, logrado esto fue necesario presentar su
historia. Por consiguiente brinda una conclusión por medio del razonamiento de la
igualdad de sus características.
Se aplicó el método Analítico-Sintético con el que se realizó una minuciosa
observación de los diferentes conceptos teóricos de Auditoria de Gestión y
Recuperación de Carteras Vencidas, revisando de manera individual las diferentes
posturas teóricas logrando obtener una guía para conformación de la propuesta y el
28
Método Inductivo – Deductivo, donde se aplica, valida o implementa la propuesta
realizada por el autor.
Técnicas e Instrumentos de la investigación. Reflejaron la información de las
condiciones que se encuentra YAMAHA. Se realizó una Entrevista al Gerente y Área
Contable por medio de una Guía de entrevista con temas específicos sobre Informes
de Auditoria de Gestión, el objetivo obtener información relevante manejando una
charla. También se aplicó Encuestas a los mismos funcionarios de las áreas antes
mencionadas para obtener las versiones de ambos, realizar comparaciones y poder
saber las falencias y obtener información de relevante importancia para la elaboración
de este proyecto, el mismo que se lo realiza por Cuestionario que contiene una serie
de preguntas orientadas a tener información.
La población considerada para esta investigación será a su vez la muestra,
ya que el número de participantes son 6 personas
Tabla Población de YAMAHA
N° Denominación Cantidad %
1 Gerente 1 16.7%
2 Área Contable - Caja 1 16.7%
3 Vendedores Minoristas 1 16.7%
4 Vendedores Mayoristas 1 16.7%
5 Gestor 2 33.82%
Total 6 100%
Fuente: Gerente Yamaha
Elaborado por: Autora
29
Entrevista Aplicada al Gerente de Yamaha
1.- ¿Qué medidas o normas llevan los vendedores al generar créditos?
La normativa es generar ventas no quedarnos con mercadería en stop y rebasar la
meta que nos envía matriz
Análisis: La empresa solo genera ventas pero incrementa su cartera vencida
2.- ¿ Qué opina sobre la implantación de una Auditoria de Gestión?
Sí, he leído mucho sobre el tema y dan buenos resultados.
Análisis: Lo importante que se ha informado del tema, lo que ayudara con toda la
información que se necesita de movimientos de la empresa.
3.- ¿Cree que sea efectivo la aplicación de una Auditoria de Gestión en el
departamento de Cobranza?
Sera algo muy bueno, porque de esa manera se podría llevar un control tanto de las
ventas que se realizan y los valores vencidos de créditos generados.
Análisis: Esta consiente que su empresa no se está llevando un buen manejo de sus
créditos y su departamento de cobranza no baja sus valores en la cartera vencida y la
oportunidad que su empresa tenga un control es con la implementación de esta
propuesta.
4.- ¿Se tiene establecido un control o un registro de los movimientos de la
Cobranza de la Cartera Vencida?
Se lleva las ventas mediante un cuadro en Excel donde se realizan llamadas pero hay
clientes que ya ni contestan y hemos presentado estas anomalías ah matriz pero no
generan solución
30
Análisis: La empresa Yamaha así como genera rentabilidad con volúmenes en
ventas muy altas tanto en temporadas altas y bajas pero no se ve reflejado en
cantidades, clientes hacen los pagos de las cuotas iniciales pero después se dejan
atrasar, lo que genera que la empresa su cartera vencida este al tope.
5.- ¿Cree usted que Auditoria de Gestión es una herramienta indispensable para
cualquier organización?
Sí, es indispensable porque de esa manera se podrá tener un control exhaustivo de
todos los movimientos de la empresa.
Análisis: Sabiendo que es una herramienta indispensable para el control de las
transacciones de una empresa, no ha tomado medidas, ni ha implementado un
método de auditoria de gestión.
6.- ¿Ud. sabe cómo se encuentra la empresa en su Departamento de Cobranza y
Cartera vencida?
Desde que se abrió la empresa han pasado por varios gerentes y el problema de sus
despidos es por la cartera vencida que no se recupera lo que la empresa horita está
en su tope.
Análisis: Como se puede mantener una empresa si no tiene una rentabilidad, que
sirve para crecimiento de la empresa no solo para pagar deudas y salarios debe de
ser una empresa, también debe de generar ganancias.
7.- ¿La implantación de una Auditoria de Gestión ayudaría a la empresa?
Creo que aplicándola ya podre visualizar donde se desvía o tenemos perdida en
nuestra empresa.
Análisis: Ya tiene presente que hay anomalías en cómo se lleva la empresa, y la
implementación la toma como una ayuda para saber ya valores exactos.
31
8.- ¿Cuenta la empresa con normas o sistema para controlar los valores
vencidos?
No tenemos ni normas ni sistemas de control que nos brinde la ayuda correspondiente.
Análisis: No tienen ni conocimiento de lo que es una cartera vencida y de donde se
genera por consiguiente no lo aplican.
9.- ¿Creen que la persona encargada esta apta y preparada para llevar el cargo?
Ella está preparada para llamar y pedir la cancelación de las cuotas con moras pero
no es una persona que se capacito para tener un poder de convencimiento.
Análisis: es fundamental tanto la aplicación como la persona que lo lleva el proceso
contable debe de estar muy bien capacitada y saber los objetivos básicos del trabajo a
realizar sino no servirá de nada sino se los aplica bien.
10.- ¿Han recibido capacitaciones los vendedores y departamento de cobranza?
No se ha recibido capacitaciones de ninguna clase nunca.
Análisis: Tendría que comenzar por brindar capacitación al personal del área contable o
por consiguiente contratar una persona que sepa el área Contable y Cobranzas.
Interpretación de la entrevista al gerente
El Gerente presenta muchos puntos importantes que ayudan en la búsqueda del
problema o lo que afecta en lo económico, uno de ellos encontró una empresa con una
cartera vencida con cifras muy altas, personal contratado tanto en la parte de generar
ventas y cobranzas que no están presentando márgenes de ganancias solo presentan
ventas en varias cantidades pero no se ve reflejado en los valores mensuales.
32
Entrevista Aplicada a la Área contable - Caja
1.- ¿Qué sistema de control lleva la empresa con los vendedores. ?
No se lleva un sistema de control en la empresa, desde que me contrataron me
indicaron que solo lo lleve un registro de las ventas que realizan para sus respectivas
comisiones.
Análisis: Se maneja de manera muy sencilla donde este método no le ayudara a
llevar una empresa donde aparte de no se da una información fiable para dar
comisiones por ventas excesivas.
2.- ¿Cree Ud. que sea efectivo la aplicación de una Auditoria de Gestión?
Se muy poco lo que Auditoria de Gestión pero se necesitaría de más personal para
realizarlo, pero si es efectivo.
Análisis: Lo importante que se ha informado del tema, lo que ayudara con toda la
información se necesita de las transacciones de la empresa.
3.- ¿Qué opina sobre la implantación de un Control de las Cartera vencida en la
empresa?
Para mi parecer la implementación de control o solución referente a la cartera vencida
nos ayudaría mucho facilitaría a la hora de saber valores exactos tanto para tramites
como para el inventario y compra de bienes
Análisis: Esta consiente que en la empresa no se está llevando un verdadero control
de los vendedores y la oportunidad que la empresa tenga un control es con la
implementación de esta propuesta.
4.- ¿Se tiene establecido un registro por separado de los créditos de los
vendedores mayoristas y minoristas de Yamaha?
33
Separado no porque la empresa hace una solo hoja de registro en Excel donde se
ingresa la información de los compradores y clientes con créditos pero cuando son
almacenes si están diferenciados.
Análisis: Se puede observar que lleva un registro pero mesclados lo que se tendría
que clasificar en ese listado y ver los valores de cada área de los vendedores.
5.- ¿Cree usted que Auditoria de Gestión es una herramienta indispensable para
cualquier organización?
Sí, Porque donde trabajaba anteriormente podía observar como el contador de la
empresa presentaba un detalle de lo que se realizaba en la empresa y se podía
observar si estábamos en crecimiento o en pérdidas pero jamás lo maneje yo.
Análisis: Tiene conocimiento pero no la ha tomado como guía para indicar al gerente
que sería una herramienta indispensable.
6.- ¿Ud. sabe cómo se encuentra Cartera vencida en la empresa?
Tengo conocimiento por el antiguo gerente de la empresa surgió un problema, y era
relacionado a la cartera vencidas, moras y clientes que no aparecen
Análisis: Presenta información de las cantidades que genera la empresa pero no
relacionado al cobro de la cartera vencida
7.- ¿La implantación de una Auditoria de Gestión en la empresa crees que
genere una rentabilidad?
Si porque algo he leído y brinda métodos para llevar de manera organizada, normas y
reglas para el manejo de carteras vencidas las lo que en la empresa no se hace.
Análisis: Ya tiene presente que hay anomalías en cómo se lleva la empresa, y la
implementación la toma como una ayuda para saber ya valores exactos.
34
8.- ¿Cuenta la empresa con un organigrama de actividades actualizado acorde a
lo que está realizando?
No tenemos organigramas de cumplimiento de actividades.
Análisis: No tienen ni conocimiento de un organigrama solo con funciones
específicas de cada empleado por consiguiente no lo aplican.
9.- ¿Creen que la persona encargada esta apta y preparada para llevar el cargo?
Me gusta el área contable, pero tendría que aprender para poderlo llevar de manera
correcta el cargo.
Análisis: es fundamental tanto la aplicación como la persona que lo lleva la
recuperación de cartera vencida debe de estar muy bien capacitada y saber los
objetivos básicos del trabajo a realizar sino no servirá de nada sino se los aplica bien.
10.- Han recibido capacitaciones contables los empleados de la empresa.
No, porque no se maneja mucho el área contable
Análisis: Tendría que comenzar por ahí brindar capacitación al personal del área
contable o por consiguiente contratar una persona que sepa el área Contable.
Interpretación de la entrevista a la secretaria y encargada del área contable
La falta de un buen procedimiento acorde a las actividades reflejadas en un organigrama,
donde desde hay parte la corrección de una buena gestión que mejora la calidad de la
cartera vencida, un excautivo cobro de los clientes que presentan retrasos en su pagos
todo este generado por no presentar una buena organización y vigilancia.
35
Conclusiones finales de la entrevista al gerente y la secretaria.
En la entrevista al Gerente, mediante la pregunta 1se logro saber que Yamaha tiene
un control de sus vendedores imponiendo normas y reglamentos, luego la pregunta 6
determina que no tiene ninguna información de cómo está su empresa mediante con
el crecimiento de la cartera vencida. Lo antes mencionado y por la respuesta de la
pregunta 7, ve muy rentable la aplicación de una Auditoria de Gestión.
En la entrevista Área contable y Cajera, indica en la pregunta 1, la empresa no tiene
un registro clasificado de sus clientes deudores, lo que en la pregunta 3, hace énfasis
que sería de mucha ayuda la aplicación de Una Auditoria de Gestión, lo que brindaría
una mayor información concreta y eficaz.
2.3. Propuesta del investigador
Título de la propuesta
Auditoria de Gestión para el Departamento de Cobranza de la Sucursal “Yamaha”
de La Ciudad de Babahoyo
ESQUEMA DE POPUESTA
Representación Gráfica del Flujograma en Recuperación de Cartera de Crédito y el
Proceso de Cobro
36
CLIENTE RESPONSABLE GERENTE RESPONSABLE CAJERA RESPONSABLE
DE VENTA FINANCIERO DE CRÉDITO Y DE LA
COBRANZA CONTABILIDAD INICIO – RECUPERACIÓN
DE LA CARTERA Ordena las facturas de acuerdo a la
ruta y vencimiento
Aplica estrategias
de cobro y recuperación
Cobro Recibe valores,
realizado verifica y realiza depósito
Informa al departamento de
cobranza
Recibe
Se procede la Prepara reporte y soportes,
cobranza por la reporte
verifica y vía judicial de
contabiliz cobranza
a
Recibe reportes y
actualiza la
cartera
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Autora
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Autora
Introducción
Diseño del Flujo grama, éste ha sido diseñado, con el propósito de bridar mayor
orientación en la otorgación de créditos, y de la misma forma para hacer eficaz y
oportuna la cobranza de créditos otorgados por la empresa “YAMAHA” a sus clientes.
La estructura del flujo grama está conformada por dos fases:
37
Otorgamiento del Crédito, dentro lo cual se presentan los más importantes elementos con
el camino claro y definido, de los procedimientos que deben adoptarse para la acceso
INICIO- OTORGAMIENTO DEL CREDITO
LLENA REVISAR
SOLICITUD DE SOLICIT CREDITO
UD DE
CREDITO
Adjunta Analiza solicitud copias de
con el resp. de documentos
ventas necesarios
Establecen Solicita al condiciones cliente mayor crediticias información
para el análisis
SATISFECHO CON
RESULTADOS
Firma del pagare, y
entrega de la mercadería
al producto requerido por los clientes por medio de créditos concedidos por la empresa.
Recuperación de la Cartera, en esta instancia se establecen los lineamientos que
enmarcados dentro de las disposiciones legales y contable financieras, le dan la forma
para tener el control permanente de los créditos y la ágil y oportuna recuperación de la
cartera con el cobro de los mismos dentro del tiempo establecido. De esta manera se
obtendrán los logros inmediatos con la implementación y aplicación del sistema de cobro
y recuperación de la cartera de crédito, como una herramienta determinante para la
empresa en el control de la contabilidad y la disminución de la alta cartera de crédito
aplicando la nueva metodología y eficaces estrategias de cobro.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de cobro y recuperación que contribuya al adecuado control financiero
de cartera de crédito para la empresa “YAMAHA” de la ciudad de Babahoyo. Con el diseño
de un sistema de cobro y recuperación se contribuirá a un adecuado control
38
de cartera de crédito, mejorando el desarrollo de la gestión financiera en la empresa
“YAMAHA” de la ciudad de Babahoyo.
Organigrama Funcional para la Empresa
Se destaca inicialmente que una de las limitaciones que más prevalecen en la empresa
“YAMAHA”, para empezar el proceso de cobro y recuperación es la ausencia de un
organigrama de funciones, como un mecanismo para una mejor operatividad dentro de
la empresa, por ello es necesario establecer una gráfica que muestra como deberá estar
compuesta y organizada la estructura de la empresa, ya que sirve para la asistencia y
orientación de todas las unidades administrativas para un mejor control y manejo de las
actividades financieras. Constituye una herramienta eficaz para poder cumplir con el
objetivo de la empresa como es el cobro y recuperación de cartera.
39
GERENTE PROPIETARIO
CONTABILIDAD
FINANCIERA
RESPONSABLE DE
VENTAS
CREDITOS Y BODEGA CONTADOR COBRANZAS
DESPACHADORES
CUENTAS POR
PAGAR
CAJA
Fuente: investigación de Campo Elaborado por: Autora
Matriz FODA en la Empresa Yamaha
Para que la investigación se aplique es necesario plantear la matriz FODA como
una herramienta útil en el conocimiento de la situación real de la empresa y
partiendo desde aquí, se comprenderá los componentes internos y externos que
afectan directamente la operatividad de la empresa.
EMPRESA “YAMAHA”
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Posicionamiento en el Mercado de mucha demanda de
mercado los bienes.
Rapidez y puntualidad en Precios altos en otras tiendas
entregas
Políticas Crediticias
40
Ubicación estratégica de la Atención poco profesional con los
empresa Yamaha clientes cuando preguntan por
crédito accesible para el especificaciones de las motos
cliente. Distribuidores de repuestos
originales.
DEBILIDADES AMENAZAS
No cuenta con un sistema Incremento del riesgo de cobro
de control de la cartera de de créditos.
crédito. Disminución de capital por baja
Nocuenta conuna recuperación de la cartera de
estructura definida crédito.
Contabilidad poco Deudas a créditos incobrables
confiable y oportuna. afectan los ingresos de la
Políticas de crédito y empresa
cobranzas deficientes.
Personal poco
capacitado.
Área de control y
cobranza sin determinar
Las políticas de crédito dentro de la empresa “YAMAHA” dan la pauta para
determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste, la empresa se
no debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de
la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Se
desarrollan fuentes de información y métodos de análisis del crédito, creadas con el
propósito de tener una cartera de crédito sana. Las políticas aplicables a la empresa
“YAMAHA” son las siguientes:
El cliente deberá llenar una solicitud de crédito formal, y la sustentara con los
documentos legales necesarios.
Antes de presentar la solicitud del crédito para su análisis el encargado del crédito
deberá consultar las referencias comerciales y antecedentes crediticios del
solicitante.
41
Utilizar el sello de Entregado, para que conste que efectivamente la mercadería
fue entregada al cliente. Cuando el cliente llegue a cancelar, se debe emitir un recibo donde conste el
número de factura y el monto pagado. Establecer límites de crédito, observando el comportamiento de las cuentas por
cobrar del cliente, y ajustar estos límites en función del riesgo individual que
representen. Realizar recordatorios a los clientes sean estos escritos o personales, realizados
de 3 a 5 días antes del vencimiento del crédito. Emitir estados de cuentas a los clientes, con el objetivo de recordar la deuda
pendiente. Otorgar periodos de gracia de hasta un mes, cuando el cliente sea considerado
muy bueno. Los productos a comercializar deberán ser de óptima calidad para evitar
inconformidad de parte de los clientes, lo cual podría ocasionar que falten a sus
obligaciones de pago. Mantener una política de incentivos, para lo cual se ofrecerán, descuentos por
pagos antes del vencimiento, incrementos de límite por ser un cliente con buenas
capacidades de pago. Incluir dentro del contrato las condiciones de venta a crédito, además las
consecuencias de presentar algún retraso en el pago. Verificar la orden de pedido, con la respectiva firma del jefe financiero, esto en
caso de las instituciones públicas. Establecer un límite de riesgo para cada uno de sus clientes, clasificándolos por
antigüedad de saldos. Asegurar que todas las ventas que queden documentadas en archivos físicos y
computarizados. Entregar la factura de compra y recepción del comprobante de retención. Detener nuevas ventas a crédito a los clientes que presentan irregularidades. Emitir la Factura-Pagare al cliente cuyo monto no exceda los mil dólares. Establecer el contrato de compra venta de mercaderías, cuando el monto exceda
los mil dólares.
42
Estructura Organizacional para la empresa “YAMAHA”
El sistema de cobro y recuperación para la empresa abarca un conjunto de pasos
conformados de una manera lógica y objetiva, con el propósito de definir acertadas
maneras para la recuperabilidad y otorgación del crédito mejorando la situación en el
campo financiero.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS
METODOS
ANALISIS, EVALUACION Y
CONSECION
PERSONAL BASICO REQUERIDO
Política de Crédito y Cobranza Procedimiento de Recuperación
de Cartera. Procedimiento de Baja de
Créditos.
Conformación del Área de Crédito y cobranzas
Modelo de valoración de la información del cliente
Reportes periódicos Cobranza por teléfono y por escrito Arqueos de cobranzas
GESTION DE
COBRANZAS
Fuente: investigación de Campo Elaborado por: Autora
Utilización efectiva y oportuna de herramientas
Aplicación eficaz de
lineamientos establecidos
43
Sistema de Otorgación de Créditos
Dentro de lo cual se presentan los más importantes elementos con el camino claro
y definido, de los procedimientos que deben adoptarse para el acceso al producto
requerido por los clientes por medio de créditos concedidos por la empresa.
Por lo que dentro de este proceso se han considerado las siguientes etapas de
concesión de créditos y cobranzas:
Solicitud del Crédito
Solicitud del cliente: se refiere a la necesidad que presenta una persona natural o
jurídica, con el fin de que sea atendido su requerimiento bajo la modalidad de un
crédito
Responsable de ventas, solicitar:
Copias del RUC
Copias de la cédula del deudor y garante en caso de existir
Copias del recibo de pago del predio urbano, agua o luz eléctrica
Copias de las declaraciones del IVA de los tres últimos meses, 104 para
personas jurídicas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, y
formulario 104 A para personas naturales que no estén obligadas a llevar
contabilidad.
Orden de compra autorizada por el jefe financiero. Para empresas públicas
Información Patrimonial del Cliente
Con el objetivo de obtener mayor información de los bienes que posee el
solicitante del crédito y poder determinar la solvencia del mismo, se procede a
confirmar datos del patrimonio, de esta manera proporcionara una base para
guiar y coordinar las acciones crediticias.
44
Análisis del jefe financiero
Una vez que el cliente entregue todos los documentos necesarios para la
otorgación del crédito, el gerente financiero es quien analizará:
Documentos legales requeridos; requisitos establecidos por la empresa.
Revisión de la documentación; análisis de los respaldos para la concesión del crédito.
El comportamiento externo, tiene que ver con el estado actual o situación económica y financiera en la que se encuentra el solicitante.
Capacidad de endeudamiento; se basa en la medición y evaluación al cliente para establecer el producto y el monto máximo del crédito.
Aprobada la solicitud del crédito por parte del gerente financiero, se procede a
firmar las dos partes el contrato interno de compra venta de mercadería, en donde
queda claramente estipulado los siguientes términos de compra- venta:
El plazo determinación del tiempo dentro del cual deberá cumplirse el pago.
Forma de pago, los mecanismos que se adoptaran para el pago.
Los intereses, porcentaje que el deudor pagara por vencimiento.
Condiciones; aceptación de las cláusulas de obligatoriedad y
responsabilidad establecidas por la empresa para la concesión del crédito
y el pago.
Aprobación del Crédito
El gerente propietario aprueba el crédito de acuerdo a los informes previos. Y
Procede el deudor a firmal el pagaré como un respaldo judicial (cuando el monto
Sobrepasa los mil dólares, o la factura pagaré (cuando el monto es menor a los mil
dólares).
45
Factura Pagaré
Este tipo de factura se utilizará dentro de la empresa como un respaldo del crédito
concedido al cliente, cuando éste no sobrepase el monto de mil dólares, y el crédito
sea a corto y mediano plazo.
Concesión del Crédito
Aprobado el crédito por los niveles requeridos, se procederá a la entrega inmediata
de los productos que el cliente necesita, y a la contabilización del crédito,
liquidación y registro de la operación, ingreso y demás relativos a garantías en
respaldo de las operaciones y todos los pasos establecidos para la concesión del
crédito. Además el cliente cuenta con transporte gratuito para transportar la
mercadería.
Sistema de Cobranza dentro de la Empresa “Yamaha”
En esta instancia se establecen los lineamientos que enmarcados dentro de las
disposiciones legales y contable-financieras, le dan la forma para tener el control
permanente de los créditos en el tiempo establecido.
Faces del Procedimiento de la Cobranza
Prevención: Son las acciones dentro de la empresa "Yamaha”, que permitirán alertar
al cliente con el incumplimiento del pago para asi disminuir el riesgo de mora y
asegurar los elementos necesarios de accionar en caso de un inminente deterioro.
Cobranza: Es la etapa en que se toman acciones encaminadas al cobro en
tempranas instancias de mora. Es muy importante puntualizar que la empresa
“Yamaha” desea continuar con las relaciones de negocio con el cliente.
Recuperación: Es el momento en que la empresa “Yamaha” toma decisiones para
hacer efectiva la recuperación de créditos con moras avanzadas, probablemente la
empresa debe cuestionarse la viabilidad de continuar con la relación del cliente
46
Extinción: Acciones encaminadas a sanear contablemente las cuentas de los
portafolios de la empresa “Yamaha” y con esto tener una administración
financiera más eficiente.
Motivación en la Cobranza
La motivación en la cobranza, es buscar una serie de estímulos, para que el
deudor como el cobrador desarrollen a tiempo sus obligaciones para con las
empresas.
Estimulaciones
COBRADOR DEUDOR
Sueldos Descuentos por prontos pagos
Comisiones Ofertas
Premios Aumento de límite de créditos
Relaciones humanas Reducción en los pagos
Consideraciones especiales
Bonificaciones
2.4 Conclusiones Parciales del Capitulo
Mediante la aplicación de este proyecto de investigación se logró determinar cuáles son los
factores que afectan a la cartera vencida de YAMAHA, donde se han aplicado normas y
reglas correspondientes a una auditoria de gestión como su nombre mismo lo indica es el
control de los procedimientos que se realizan en la empresa presentando un organigrama
estructural de las actividades que se deben llevar en la empresa por ende debe llevar
personal en cada una de esas áreas. La importancia de presentar informes, aplicar las
reglas u estándares hace que la empresa fluya de manera ordenada y no presente
problemas posteriores con la guía de los autores ya mencionados se logró presentar una
propuesta acorde al problema que tiene YAMAHA .
47
Se logró obtener resultados positivos en el área problemática de la empresa donde los
primeros resultados serán la baja de los valores de la cartera vencida.
CAPITULO III. VALIDACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.1 Procedimiento de la Aplicación de los Resultados de la Investigación
La Propuesta de “AUDITORIA DE GESTION PARA EL DEPARTAMENTO DE
COBRANZA DE LA SUCURSAL “YAMAHA” DE LA CIUDAD DE
BABAHOYO”, elaborado por la estudiante JENNIFER DEL ROCIO CORTEZ
HURTADO, tiene el objetivo de brindar a recuperar la cartera vencida de
YAMAHA mediante la metodología de una Auditoria de Gestión.
En la presente investigación, se ha realizado tomando en cuenta los criterios de
diversos autores relacionados con el tema, trabajo que se entrega a los
profesionales expertos, para posterior obtener su validación. A continuación se
menciona a los profesionales especialistas que han validado el trabajo de
investigación.
Experto: CPA. RODOLFO GEOVANNY SANTANA RODRIGUEZ
Experto: ING. KARLA LISETH PARRAGA PINO
48
CERTIFICACIÓN DE VALIDACIÓN
Babahoyo, 05 de Septiembre del 2017
Yo, Karla Liseth Parraga Pino, con cédula de identidad # 120654374-4,
profesional Contabilidad y Auditoría con registro #1013-2016-1692363, que
habiendo revisado y analizado la propuesta “AUDITORIA DE GESTION PARA
EL DEPARTAMENTO DE COBRANZA DE LA SUCURSAL “YAMAHA” DE
LA CIUDAD DE BABAHOYO”, trabajo de investigación de tesis elaborado por
la Sra. JENNIFER DEL ROCIO CORTEZ HURTADO, con cédula de identidad
#1206524819,me permito señalar que la misma está desarrollada aplicando los
conocimientos contables necesarios para mejorar YAMAHA, además cumple
con el objetivo planteado.
Por esta razón valido el documento y sugiero su aplicación, diseñado por el
Sr. Jennifer del Rocio Cortez Hurtado, y le autorizo a presentar el presente
documento como crea conveniente.
Atentamente
ING. KARLA LISETH PARRAGA PINO
C.I.#120435140-5
49
CERTIFICACIÓN DE VALIDACIÓN
Babahoyo, 05 de Septiembre del 2017
Yo, Rodolfo Geovanny Santana Rodríguez, con cédula de identidad #
120501130-5, Contador Público Autorizado con registro #1013-09-930479, que
habiendo revisado y analizado la propuesta, “AUDITORIA DE GESTION PARA
EL DEPARTAMENTO DE COBRANZA DE LA SUCURSAL “YAMAHA” DE LA
CIUDAD DE BABAHOYO”, trabajo de investigación de tesis elaborado por la
Sra. JENNIFER DEL ROCIO CORTEZ HURTADO, con cédula de identidad
# 1206524819,me permito señalar que el presente trabajo cumple con el
objetivo planteado en el perfil, además al revisar la propuesta corroboro que
esta posee los conocimientos contables adecuados al tema, para de esta
manera brindar un aporte muy importante a Yamaha con la aplicación de la
misma.
Por esta razón valido el documento y sugiero su aplicación, diseñado por la
Sra. Jennifer del Rocio Cortez Hurtado, y le autorizo a presentar el
presente documento como crea conveniente.
Atentamente
CPA. RODOLFO GEOVANNY SANTANA
RODRIGUEZ C.I.# 120501130-5
50
51
52
INSTRUCCIONES PARA LA VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
1. Lea detenidamente la propuesta.
2. Emita su criterio sobre, Ejemplo: funcionalidad, pertinencia, objetivos, sugerencias metodológicas para el uso y aplicabilidad de la Guía de Estimulación Psicomotriz dirigida a Padres de Familia de niños/as con Parálisis Cerebral Infantil. 3. Utilice las siguientes categorías: MA= Muy de acuerdo. No hay nada que mejorar. MDA = Medianamente de acuerdo. Está bien pero hay que mejorar, Marque con la letra X en la carrilla correspondiente.
DA = De acu erdo. ED = En desacuerdo hay aspectos rescatables, no cumple con lo esperado en general. 4.
VALORACIÓN ASPECTOS MUY DE DE ACUERDO MEDIANAMENTE EN DESACUERDO OBSERVACIÓN ACUERDO (MA) (DA) DE ACUERDO (ED) (MDA)
1 . La propuesta es una buena alternativa y es funcional. MA
2. El contenido es pertinente, para el mejoramiento de la MA
problemática.
3. Existe coherencia en su estructuración. MA
4. Su aplicabilidad dará cumplimiento a los MA
objetivos propuestos.
Validado por:
Apellidos y Nombres: PARRAGA PINO KARLA LISETH Cédula de Identidad: 120435140-5
Cargo : INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA Lugar de Trabajo: Consultoría Solservice
Teléfono: 0986572461 – 052745060 Teléfono Trabajo: 052745060
Fecha: Babahoyo, 11 de Septiembre 2017 Firma
MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.
ING. KARLA LISETH PARRAGA PINO
53
54
Lea detenidamente la propuesta.
4. Emita su criterio sobre, Ejemplo: funcionalidad, pertinencia, objetivos, sugerencias metodológicas para el uso y aplicabilidad de la Guía de Estimulación Psicomotriz dirigida a Padres de Familia de niños/as con Parálisis Cerebral Infantil. 5. Utilice las siguientes categorías: MA= Muy de acuerdo. No hay nada que mejorar. MDA = Medianamente de acuerdo. Está bien pero hay que mejorar, Marque con la letra X en la carrilla correspondiente.
DA = De acu erdo. ED = En desacuerdo hay aspectos rescatables, no cumple con lo esperado en general. 4.
VALORACIÓN ASPECTOS MUY DE DE ACUERDO MEDIANAMENTE EN DESACUERDO OBSERVACIÓN ACUERDO (MA) (DA) DE ACUERDO (ED) (MDA)
1 . La propuesta es una buena alternativa y es funcional. MA
2. El contenido es pertinente, para el mejoramiento de la MA
problemática.
3. Existe coherencia en su estructuración. MA
4. Su aplicabilidad dará cumplimiento a los MA
objetivos propuestos.
Validado por:
Apellidos y Nombres: SANTANA RODRIGUEZ RODOLFO GEOVANNY Cédula de Identidad: 120501130-5
Cargo : INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA Lugar de Trabajo: Tesorero Municipalidad de Babahoyo
Teléfono: 052739058 - - 091226270 Teléfono Trabajo: 052739058
Fecha: Babahoyo, 11 de Septiembre 2017 Firma MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.
CPA. RODOLFO GEOVANNY SANTANA RODRIGUEZ
55
3.3 Conclusiones Parciales del Capítulo
La gestión contable es una herramienta muy efectiva para las organizaciones
en estos se especifican los procedimientos que deben regirse para realizar una
actividad.
Todo proceso de obtención de información en las empresas debe estar
soportado por una guía a seguir, el cual maneja una serie de pasos que ayudan
a los administradores o encargados de llevar el negocio a obtener información.
Este modelo de auditoria presentada en informes raizando las fortalezas y las
oportunidades de la empresa donde la primer objetivo es presentar una
evolución de tanto de cómo se genera los créditos de manera que el cliente
tenga las facilidades de cancelar y su historial de comprador este limpio. .
Yamaha es una empresa que representa una gran demanda por su marca lo
que permite que los encargados de la empresa pueden analizar y verificar la
propuesta y ponerlo en marcha, y se verán reflejados los resultados en la hora
de presentar los valores de la cartera vencida.
56
CONCLUSIONES GENERALES
La empresa “YAMAHA” no cuenta con un sistema para el cobro y recuperación
de la cartera de crédito, el mismo que es urgente y necesario tomando en
cuenta el incremento de la cartera por el elevado índice de morosidad, a través
del crecimiento que ha tenido la empresa, por falta de medidas de control en el
proceso contable financiero que existe en la empresa.
Incorrecta asignación de funciones:
Falta de personal para el cobro
Los registros de crédito no se llevan con el debido control
Ausencia de políticas de cobro
Inexistencia de normas para la concesión de créditos
Poca utilización de la información contable
Libros de contabilidad desactualizados
Falta de gestión en la toma física de inventarios
Con la aplicación de las auditoria en la empresa se genera una empresa donde
tendrá normas, reglamentos y pasos para la venta de los bienes que ofrece la
empresa, teniendo vendedores minoritas, mayoristas capacitados una área
contable donde podrá realizar un correcto cobro de las cuentas incobrables, el
gerente tendrá una empresa en orden correcta y eficaz.
57
RECOMENDACIONES
En la empresa “Yamaha”. Una de sus principales fortalezas es la calidad del
servicio con el plan de mantenerse y seguir creciendo en el mercado, se
hace urgente la implementación de un sistema con estrategias orientadas a
incrementar los ingresos con un adecuado método de cobranza efectiva,
con una nueva forma de recuperación, ágil y oportuna de las cuentas por
cobrar, potencializando este rubro para una mejor administración financiera
y logro de los objetivos.
En el campo financiero se destaca la importancia de realizar análisis
financieros periódicos, con el fin de definir acertadas políticas crediticias y
de cobro ligadas de forma inseparable a los objetivos de la empresa,
planteado en su plan empresarial, su misión y visión, así como también las
funciones del departamento de ventas en su liberalidad de conceder
créditos, plazos y seguridades, todo esto inclinado en aprovechar todos los
recursos que posee la empresa para el control efectivo de las cobranzas.
De acuerdo con los datos obtenidos del análisis interno y externo de la
empresa “Yamaha”, se recomienda al gerente de la empresa ejecutar
procedimientos orientados a integrar un proceso constante de
administración exitosa de las cuentas por cobrar, que parte de la necesidad,
que el Gerente de la empresa tiene de fortalecer su imagen en el mercado,
y estar preparada para la llegada de nuevos retos.
58
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- Rocío Salazar, Fabián Samaniego (2012)Instructivo de Registro deGastos -
Ejecución Presupuestaria
ANEXOS
YAMAHA
ENTREVISTAS AL GERENTE DE LA EMPRESA Y AREA CONTABLE
CAJERA
KARLA LISETH PARRAGA PINO
DATOS PERSONALES
NOMBRES:
APELLIDOS:
Nº CEDULA:
FECHA NACIMIENTO:
LUGAR NACIMIENTO:
NACIONALIDAD:
ESTADO CIVIL:
DOMICILIO:
TELÉFONO:
CELULAR:
KARLA LISETH
PARRAGA PINO
120654374-4
25/06/1989
BABAHOYO
ECUATORIANA
SOLTERA
BABAHOYO - CDLA UNIVERSITARIA
052745060
0986572461
ESTUDIOS REALIZADOS
PRIMARIA: ESCUELA PARTICULAR MIXTA
“P. MARCOS BENETAZZO”
SECUNDARIA: UNIDAD EDUCATIVA
“HEROES DE CONDOR”
BACHILLER EN: FISICO MATEMÁTICO
ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: UNIVERSIDAD TÉCNICA DE
BABAHOYO.
TITULO OBTENIDO:
INGENIERIA EN CONTABILIDAD
Y AUDITORIA
CERTIFICADOS OBTENIDOS
“Universidad Técnica de Babahoyo”
“Facultad de Administración, Finanzas e
Informática” “Escuela de Contaduría Auditoria y
Finanzas” “Colegio de Contadores de los Ríos”
Las Nuevas y Futuras Competencias de la Profesión
Contable “Cambios y Globalización”
Asistente al II Congreso Internacional de Contabilidad y
Auditoría.
Fecha: Babahoyo, 24-25-26 de Octubre del 2012
Duración: 40 Horas Académicas.
“Universidad Técnica de Babahoyo”
“Facultad de Administración, Finanzas e Informática”
“Escuela de Contaduría Auditoria y Finanzas” Firma
de Auditoria Hansen – Holm & Co.
Formación Implementador NIIF.
Asistente al Curso de Teoría y Práctica.
Fecha: 1 de Diciembre del 2012
Duración: 16 horas.
REFERENCIA LABORAL
Piladora REY DAVID
Asistente de administración y contabilidad 2013 -
2015
Laboratorio Clínico Arreaga
Asistente de contabilidad 2016 –
2017
Agroquímicos “BRIONES”
Asistente de contabilidad 2017
REFERENCIAS PERSONALES
RODOLFO GEOVANNY SANTANA RODRIGUEZ
DATOS PERSONALES
Dirección: AV PRIMERA S/N y TRANSVERSAL
Teléfono (s): 052739058 - - 091226270 -
Cédula de identidad: 1205011305
Correo electrónico: g_santana1984@hotmail.com
Ciudad / Provincia / País: Babahoyo / Los Ríos / Ecuador
INSTRUCCIÓN FORMAL
CONTADOR PÚBLICO AUDITOR TERCER NIVEL
( 10 años)
UNIVERSIDAD TECNICA DE BABAHOYO
SECUNDARIA
( 6 años)
EDUCACIÓN BÁSICA PRIMARIA
( 6 años)
EXPERIENCIA:
2012/02/13 2013/11/05
JEFE DE BODEGA / CORPORACION EL ROSADO S.A.
* RECEPCIÓN Y REVISIÓN Y CONTROL DE MERCADERÍAS,
ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE DESPACHOS DE PRODUCTOS,
DIRECCIÓN DEL PERSONAL ORIENTADA A MANTENER EL ORDEN, LA
HIGIENE Y SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES DE LA COMPAÑÍA,
CONTROL DE HORARIOS DE ENTRADA Y SALIDA DEL PERSONAL..
2006/12/18 2012/02/07
JEFE DPTO. DE CONTABILIDAD / ALTEC S. A.
* CONTABILIIZACIÓN DE ASIENTOS DIARIOS, CONTROL DE
INVENTARIOS, CUENTAS POR PAGAR, POR COBRAR, CUMPLIMIENTO
DE OBLIGACIONES ANTE LA SUPER DE COMPAÑÍAS, SRI, IESS,
INSPECTORÍA DE TRABAJO, PUESTA EN MARCHA DE SISTEMA
INFORMATICO PARA CONTROL CONTABLE, IMPLEMENTACIÓN DE
NORMAS DE CONTROL INTERNO, APERTURA DE SUCURSAL.
2005/05/01 2006/06/30
PROFESOR SEPTIMO AÑO DE EDUCACIÓN BÁSICA / JARDIN ESCUELA
PARTICULAR
* EDUCAR E INSTRUIR A LOS ESTUDIANTES DEL SÉPTIMO AÑO.-
EVALUARLOS TANTO EN APROVECHAMIENTO COMO EN CONDUCTA.-
CONTROLAR ASISTENCIAS E INDISCIPLINAS.
2004/04/15 2006/12/15
INSPECTOR DE CURSO - CATEDRÁTICO DE CONTABILIDAD / COLEGIO
FISCAL TÉCNICO “25
* IMPARTIR CÁTEDRA DE CONTABILIDAD A LOS CURSOS DE CICLO
DIVERSIFICADO.- CONTROLAR Y REPORTAR ASISTENCIAS E
INASISTENCIAS DE PERSONAL DOCENTE Y ESTUDIANTES.- LLENADO
DE LECCIONARIOS PARA EL CONTROL DE LAS HORAS CLASE.-
MANTENER UN COMPORTAMIENTO ADECUADO EN LOS ESTUDIANTES.-
ESTABLECER SANCIONES POR LAS DIVERSAS FALTAS QUE PUEDA
COMETER UN ALUMNO.- PRESENTAR REPORTES DE LAS NOVEDADES
DIARIAS.- EVALUAR EL COMPORTAMIENTO DE LOS EDUCANDOS.
IDIOMA:
INGLÉS
Nivel Hablado: BÁSICO
Nivel Escrito: BÁSICO
CAPACITACIÓN:
SEMINARIO
SEMINARIO TRIBUTARIO CAPACITATE BABAHOYO - IMPUESTO
AL CAMARA DE COMERCIO DE BABAHOYO FINANZAS/ BANCA
(3 horas)
TALLER
TALLER DE PRIMEROS AUXILIOS BASICOS
CRUZ ROJA ECUATORIANA - JUNTA PROVINCIAL DEL
MEDICINA/SALUD
(14 horas)
SEMINARIO
SEMINARIO DE AUDITORIA ESPECIAL
UNIVERSIDAD TECNICA DE BABAHOYO
FINANZAS/ BANCA
(80 horas)
CONFERENCIA
ASESORIA TRIBUTARIA LEGAL Y PYMES
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
LEGAL/ ASESORÍA
(3 horas)
SEMINARIO
REFORMAS TRIBUTARIAS 2010 Y CONSIDERACIONES PARA LA ROMERO
& ASOCIADOS ECONOMÍA/CONTABILIDAD
(8 horas)
SEMINARIO
ACTUALIZACION TRIBUTARIA
PRICE WATER HOUSE COOPERS
FINANZAS/ BANCA
(8 horas)
TALLER
GERENCIA CON LIDERAZGO
CAMARA DE COMERCIO DE GUAYAQUIL - IDEPRO
ADMINISTRACIÓN/OFICINA (8 horas)
JORNADA
PRIMERAS JORNADAS TRIBUTARIAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FINANZAS/ BANCA
(8 horas)
SEMINARIO
ACTUALIZACION TRIBUTARIA Y ETICA PROFESIONAL
CORPORACION SOLAPRO
FINANZAS/ BANCA
(20 horas)
SEMINARIO
SEMINARIO TRIBUTARIO CAPACITATE BABAHOYO - RETENCIONES
EN CAMARA DE COMERCIO DE BABAHOYOFINANZAS/ BANCA (3
horas)
TALLER
BODEGAS E INVENTARIOS, ATENCION A CLIENTES Y COBRANZAS
CORPORACION SOLAPRO
ADMINISTRACIÓN/OFICINA
(20 horas)
TALLER
ACTUALIZACIÓN TRIBUTARIA
CORPORACION SOLAPRO
ECONOMÍA/CONTABILIDAD
(16 horas)
SEMINARIO
NUEVAS REFORMAS TRIBUTARIAS
CARRERA TORRES & ASOCIADOS
FINANZAS/ BANCA
(8 horas)
ACCIONES AFIRMATIVAS
Nota: Las acciones afirmativas se sumarán, únicamente, a aquellos postulantes
que cumplan con los requisitos para recibirlos y siempre que hubieran obtenido la
calificación mínima del setenta por ciento (70%) en el puntaje de evaluación.
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