tratamiento y disposiciÓn de los documentos · •una cantidad enorme de documentos almacenados....
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Debido a que en nuestras oficinas tenemos
• Una cantidad enorme de documentos almacenados.
• Falta de espacios para resguardar documentos.
• Desconocimiento que se debe resguardar.
PROBLEMATICA
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
Baja documental
Identificar inventarios documentales de
expedientes con plazo vencido en el Cuadro
General de Clasificación
Hacer solicitud de baja a la Unidad de Información
La UI valora la documentación
mediante la ficha de prevaloración hecha por
archivo de tramite
Una vez valorados los documentos , a UI envía la información a CEGAIP
CEGAIP valora los documentos y emite
autorización para la baja
Autorizada la baja se procede a firmar Acta Circunstanciada y se
procede a la destrucción del documento
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
PROCESO PARA DAR DE BAJA DOCUMENTOS
DE ARCHIVO1. Se identifica en los inventarios documentales los expedientes con plazo
vencido el cual se indica en el Cuadro General de Clasificación.
2. Se hace la solicitud a la unidad de Información.
3. La unidad de información valora la documentación, mediante la ficha deprevaloración hecha por el archivo de tramite y los inventariosdocumentales.
4. La unidad de Información envía la información a CEGAIP
5. CEGAIP revisa los documentos y emite el documento donde se autorizala baja documental.
6. Una vez autorizada la baja se elabora el acta circunstanciada y seprocede a su firma al momento de la destrucción de los documentos.
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
TRATAMIENTO Y DISPOCISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
En los archivos de tramite así como existen
• Documentos del acervo de archivo,
• Documentos de Comprobación administrativainmediata
• Documentos de Apoyo informativo
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• Es aquel que sin importar su formato o medioha sido creado, recibido, manejado y usadopor un individuo u organización encumplimiento de obligaciones legales y en elejercicio de su actividad, es decir, sonproducidos en forma natural en función deuna actividad administrativa.
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
1. Documentos identificados con alguna codificacióndel Cuadro General de Clasificación Archivística dela dependencia.
2. Testimonio y garantía documental del actoadministrativo, es documentación única.
3. Son o pueden ser patrimonio documental.
4. Cumplida su vigencia administrativa pasan alArchivo de Concentración para su conservaciónprecautoria o se tramita su baja.
5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID
CARACTERÍSTICAS
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA
INMEDIATA
Son creados o recibidos por una institución oindividuos en el curso de trámitesadministrativos o ejecutivos y amparan larealización de un acto administrativoinmediato.
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
CARACTERISTICAS
• Son producidos en forma natural en función de unaactividad administrativa.
• Son comprobantes de la realización de un actoadministrativo inmediato.
• No son documentos estructurados con relación a unasunto.
DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
.
DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA
Características• No se clasifican conforme al Cuadro General de
Clasificación Archivística.• No son transferidos al Archivo de Concentración.• Su baja debe darse de manera inmediata al terminó
de su utilidad o una vez concluida su vigencia,eliminándose bajo supervisión y levantamiento deun acta administrativa.
• Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
Está constituido por ejemplares múltiples deorigen y características diversas cuya utilidad enlas unidades responsables reside en lainformación que contiene para apoyo de lastareas asignadas.
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
CARACTERISTICAS• Generalmente son ejemplares múltiples que
proporciona información, no son originales.
• No se transfiere al Archivo de Concentración.
• Carecen de conceptos tales como vigencias ovalores administrativos.
• Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
Los documentos deben estar debidamente relacionados en el formato de baja.
Almacenados en las cajas las cuales deben estar identificadas con la caratula de caja
No deben tener ningún tipo de Clip, Carpeta ledford, 3 aros, broches bacos, sujeta documentos.
Ordenados con base a la relación que se presenta
Separados de documentos de Comprobación Administrativa Inmediata de los de Apoyo Informativo
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
REQUISITOS PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS
DE EXPURGO
1. Los documentos deben estar debidamente inventariados y relacionados en el formato de baja.
2. Almacenados en cajas debidamente identificadas con la caratula de identificación.
3. No deben llevar grapas, clip’s, broches mariposa o sujeta documentos, carpetas ledford o de tres aros, broches bacos.
4. Los documentos ordenados con base al listado que se esta emitiendo.
5. Separados por Documentos de Comprobación Administrativa inmediata y Documentos de Apoyo Informativo.
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
Se realiza la solicitud a la unidad de información
para llevar a cabo la baja mediante memorando
Especificar que son documentos de Comprobación
Administrativa Inmediata y de Apoyo Informativo
Comunicarse a la UI para informar del
traslado
La UI valora y verifica que los documentos correspondan a los
inventarios
Se realiza el Acta circunstanciada
Se procede al a firma del Acta y a la
destrucción del documento
Unidad de Información 14 de Junio de 2014
Una vez identificados los documentos expurgados a dar de baja
1. Se realiza la solicitud mediante memorándum a la Unidad de Información1. Se debe especificar que son documentos de con valor de Comprobación administrativa
inmediata o de Apoyo Informativo.
2. Se comunica a la UI para el traslado de los mismos.
3. La unidad de Información valora y verifica que los documentos correspondan a los inventarios
4. Una vez valorados los documentos se realiza el Acta Circunstanciada.
5. Se procede a la firma del Acta Circunstanciada el día de la destrucción del documento.
PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS DE
EXPURGO
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Material de Apoyo
http://www.slpsalud.gob.mx/ui/
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Contacto
LMI Isaac Moreno FloresJefe de la Unidad de Información
ui.ssslp@hotmail.com
LBI Gisela Zambrano GómezCoordinadora de Archivos
ssa.archivos@gmail.com
(444) 834-1100 Ext. 21293
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