tienes un e mail

Tienes un e-mail: ¿Cómo redactar correos electrónicos

eficaces?

Beatriz RománDiciembre 2010

Teresa Baró, La guía imprescindible per redactar correus electrònics eficaços, Editorial columna.

la gente no tiene un interés especial en leer tus correos electrónicos, lo siento … pero el mundo no gira entorno a ti y cuanto antes te des

cuenta mejor.

Índice

Envíame un e-mail y te diré quién eres Buenas prácticas en la correspondencia electrónica Facilita la lectura El texto

Envíame un e-mail y te diré quién eres

La primera impresión

Comportamiento→ Refleja nuestra educación, respeto por los destinatarios, conocimiento

de las pautas de relación en el ciberespacio, etc. Lenguaje

→ Habla de nuestro nivel de formación, de nuestra capacidad para expresarnos.

Presentación→ Refleja nuestra presencia y el cuidado que tenemos en los aspectos

formales y estéticos. Contenido

→ Refleja nuestra actividad profesional, nuestras opiniones, inquietudes, etc.

→ Nuestra capacidad para gestionar situaciones difíciles y nuestra habilidad en la gestión de la comunicación.

A la hora de escribir un e-mail

Objetivo de comunicación Que imagen queremos transmitir (profesional, cortés,

cercana, informal,…) Ponernos en el lugar de la persona que recibirá el correo,

preguntándonos que imagen se formará de nosotros

Ejemplos que hay que evitar

Ejemplo 1E leído su oferta de trabajo en el periódico, y me gustaría que me contactasen. Me acabo de licenciar en periodismo.

Ejemplo 2Esta semana, y quizás también la siguiente, tenemos una oferta de toners. Los negros y rojos cuestan un diez por ciento menos que el mes pasado. Los azules y verdes, entre un quince y un veinte. A confirmar. Esperamos su llamada.

Ejemplo 3ME LO MIRO MAÑANA!!

La imagen de los correos Tipografia

→ Tamaño letra: 10-12 Descartar

→ Excéntricas

→ I nf ant i l es→ Ininteligibles→ Pretenciosas→ Estridentes→ de imitación caligráfica

Escojer→ Times→ Garamond→ Arial→ Lucida → Century→ Calibri

La imagen de los correos

Colores→ Para destacar aspectos importantes (hora y lugar, etc) → Evitar utilizarlos de fondo

Imágenes→ Evitar utilizarlas de fondo→ Ojo con Logo empresa

Firma→ Nombre personal, cargo, nombre empresa, dirección empresa,

teléfono contacto, mail de contacto.→ Manual de estilo.

Para: 'FCP'CC: CF; CM; MR; MC; PH'Asunto: Reunión Comité ExecutivoHola,

La reunión será el próximo Jueves, 17 de Abril a las 19h.

En Vía Augusta, 13-15 Despacho 302.

Confirmar asistencia.

Un Saludo,

MarcelinoFEDERACIÓN CATALANA DE PÁDELRambla Guipúscoa, 23-25 Despatx 1D08018 BarcelonaTel. 93 307 62 84 Fax 93 307 63 52

padel@fcpadel.com - www.fcpadel.com

Recuerda...

Seleccionar una tipografia universal y fácil de leer Evitar colores de fondo No cargar de excesivas imágenes Firma con todos los datos identificación (seguir

normativa corporativa) Notas finales, definen la imagen corporativa

Buenas prácticas en la correspondencia electrónica

Correos internos y externos

Tratamiento respetuoso y amable en función del grado de relación.

Correos internos y externos

Múltiples destinatarios

Cada destinatario en su sitio

A: persona/as con las que se está comunicando.

CC: personas que deben estar informadas del asunto tratado

CCO: se debe limitar a correos enviados a un grupo de personas que no se conocen entre sí, como un grupo de clientes.

Múltiples destinatarios

Utilización del campo cco→ Es común recibir cadenas de e-mails donde podemos ver que el

remitente le envió la cadena a muchos contactos al mismo tiempo y a su vez podemos ver como esa cadena paso antes por otras personas que hicieron lo mismo. El resultado son cientos de direcciones que, además de dificultar la lectura del mail, pueden ser (y son) recolectados por los spammers para el envío de correo basura.

→ Al utilizar el campo CCO, estaremos evitando el spam y respetando la privacidad de los contactos que no quieren que sus direcciones de correo sean públicas o estén expuestas a las amenazas del spam.

→ Cuando escribimos una o varias direcciones en este campo, el mail será enviado correctamente a todos los destinos pero con el pequeño y gran detalle de que cada destinatario no podrá ver a quién más fue enviado ese mismo correo.

Adjuntar documentos Los "attachments" deben ser ligeros, compatibles y se debe comentar

el contenido en el mail o en el “asunto”. Deben ser fácilmente localizables en el futuro. En los documentos procura enviar solo las páginas que hacen falta y

evita el incluir imágenes pesadas. En documentos tipo gráficos, el principal problema es la visualización

en ordenadores que no tienen el programa de diseño.→ Evita el enviar cualquier otro formato que no sea PDF, JPG o GIF.→ En cualquier otro documento, procura comentar el formato, asegurate de

que los receptores tiene el programa para visualizarlo o en su defecto enviar alguna dirección de portales destinados a contener documentos y dar acceso a la persona que se envía, como por ejemplo: Google docs www.yousendit www.flikr.com

Tiempo de respuesta

En función de los requerimientos del “asunto”→ De forma inmediata→ Plazo máximo de 24 h

Gestión del correo Eliminar spam i correos inútiles Revisar correos eliminados Clasificación por carpetas Responder por orden de dificultad

1. Respuesta rápida y breve

2. Utilizando plantilla

3. Requieren mayor elaboración y complejidad

Bandeja de entrada1. Orden de llegada

2. Grado urgencia

3. Grado importancia

4. Grado dificultad de la respuesta

Ejemplo - correo informal

Hola, Luisa,

He recibido el correo. Me lo miro y te digo alguna cosa en breve.

Saludos,

Pedro QuimJefe de VentasIRK InformáticaIrk.es

Ejemplo - formal

Sra. García,

He recibido su correo del día 17 de noviembre con la información correspondientes al Congreso de Londres. En cuanto la haya estudiado, le confirmaré cuantos comerciales asistirán.

Saludos cordiales,

Pedro QuimJefe de VentasIRK InformáticaIrk.es93 207 06 33

Errores a evitar

Planificar Revisar

Borradores Dirección del destinario al final

Recuerda...

Correo interno o externo: grado de formalidad Copias: confidencialidad de la información Tiempo de respuesta: notificar recepción Responsabilizarse de los errores: disculpa obligatoria

Otros consejos

No es aconsejabla utilizar dirección profesional para usos personales

Seguridad información confidencials No enviar “Prioridad alta”, dejar al lector decidir si es

urgente o no Evitar activar la confirmación de lectura automática.

Facilita la lectura

Brevedad

Lo bueno si breve…dos veces bueno

Legibilidad

Redactar de forma clara y correcta. Utilizar recursos tipográficos.

Legibilidad Utilizar recursos tipográficos.

→ Estilos de letra Subrallado: se utiliza para indicar un enlace (puede salir por defecto al

escribir una dirección de web o correo electrónico). Negrita: Permite dirigir la atención a las palabras clave del mensaje y ayuda

a seleccionar la información esencial. Cursiva: para los estrangerismos, palabra o expresión que queremos

remarcar, citaciones textuales literales,, etc.→ Mayúsculas

Son consideradas como SINÓNIMOS DE CHILLAR. No se aconsejan ni en el asunto ni en el texto.

→ Colores de letra Pueden sugerir emociones diferentes. Nos puede ayudar a distinguir la marca comercial de la empresa cuando

figura en el texto o en la firma. Reservarlo para mensajes informativos/comerciales de envío masivo.

Legibilidad - Emoticones

Un mail tiene muchas posibilidades de ser malinterpretado por el destinatario→ El sentido que se le da a algunas palabras puede ser diferente para

cada persona.→ Podemos comunicarnos a diario con personas de diferentes culturas

(hay palabras que en un país significan una cosa y en otro país significan una muy diferente)

La letra escrita no transmite emociones y puede ser mal interpretada.→ No es lo mismo decir "no seas idiota" mientras tomamos algo con un

amigo y nos reímos que escribir en un mail "no seas idiota".

Legibilidad - Emoticones

:-)Sonrisa :-)) risa :-D carcajada

;-) ironia, broma, complicidad :-( Tristeza :-o sorpresa

Para transmitir la emoción o el estado de ánimo del que escribe En ocasiones el uso de estos símbolos es imprescindible, en el lugar

correcto puede evitar la malinterpretación de una frase (sobre todo cuando la frase fue escrita con ironía o a modo de broma)

Poniendo un simple :-) al final de la frase quedará claro que se trata de una broma

por ejemplo:→ "hoy voy a matar a alguien“ "hoy voy a matar a alguien ;-)"

El texto

Partes de un mensaje

Asunto Saludo Introducción Contenido Despedida

Asunto

Es lo primero que lee el receptor Ha de informar de forma sintética y atractiva el motivo

de la comunicación Ha de constituir una etiqueta inteligible y completa

(adjunto protocolo CHARM, corrección historiales CHARM)→ Permite su fácil localización introduciendo la palabra clave en el

buscador

Saludo

Dependerá de la relación existente con el interlocutor

Utilizar fórmulas exentas de tiempo si no sabemos cuando leerán nuestro mensaje (buenos días, buenas tardes, etc)

Saludo formalSaludo formal Saludo informalSaludo informal

Señor Pérez, Apreciada Ana, Sr. Miret, Distinguido cliente,

Hola, Montse! Hola a todo el mundo! Cómo te va, Pilar? Pedro,

Introducción

Muy importante para→ Captar la atención→ Plantear el tema→ Establecer una buena relación con el destinatario

También se puede informar de→ la finalidad del correo → Lo que esperamos que realice el interlocutor

Contenido

Organizar las diferentes ideas en párrafos→ Se puede aprovechar para utilizar las viñetas

Despedida

Depende de la relación que se tenga con el interlocutor. Debe ser adecuado al grado de formalidad del escrito Si solicitamos alguna cosa conviene añadir

→ Agradezco de antemano su colaboración→ Agradecido de antemano

Despedida formalDespedida formal Despedida informalDespedida informal

Saludos cordiales, Cordialmente, Atentamente, Saludos,

Hasta pronto, Hasta la próxima!

La redacción

Muy importante seguir los pasos→ Organizar el contenido

Si es necesario, se puede hacer un esquema previo para ordenar los puntos que queremos transmitir

→ Redactar el textoágil, adecuada al receptor y que recoja los objetivos

→ Revisar lo que hemos escrito!

Redactar el Texto

Redacción clara, adecuada al receptor y al contexto Frases

→ Han de ser cortas→ Que estén bien ligadas con los conectores correctos→ Han de tener los mínimos incisos→ No han de contener información irrelevante

Párrafos→ Cada párrafo expresa una idea→ No ha de ocupar todo el correo

Para una lectura rápida y ágil

Frases cortas Limitar el uso de incisos Evitar información irrelevante Frases en voz activa

→ Recomendable. La señora Pineda me ha enviado el informe CHARMAN que le habías solicitado

→ Poco recomendable. El informe CHARMAN que habías pedido ha sido enviado por la señora Pineda

Construcciones afirmativas mejor que negativas→ Recomendable. La reunión fue formal→ Poco recomendable. La reunión no fue informal

Para una lectura rápida y ágil

Evitar el uso de gerundios como nexo entre frases→ Recomendable. El señor Pérez vino al despacho, y nos explicó por qué

el material llegó tarde.→ Poco recomendable. El señor Pérez vino al despacho, ofreciendo una

explicación de por qué el material no fue entregado a tiempo. Mantener el orden lógico de los elementos de la frase: sujeto-

verbo-complementos→ Recomendable. Les queremos agradecer las atenciones recibidas por

su parte y de su equipo en el curso de la formación impartida los días 19 y 26 de febrero

→ Poco recomendable. Sirvan estas líneas para dejar constáncia de reconocimiento, por sus atenciones y las de su equipo recibidas en el curso de la formación impartida los días 19 y 26 de febrero

Ejemplo – proponer una visita

A: asalat@plurilingua.es

CC:

CCO:

Asunto: Propuesta de fecha para visita

Sr. Salat,

Atendiendo a su petición de reunión con el gerente del Consejo Comarcal, el Sr. Pedro Font, le propongo la fecha del 20 de octubre a las 11,00 h en la sede del Consejo Comarcal (Parque Verde, Vilagran).

En espera de su respuesta, le envío cordiales saludos,

María Artós

Secretaria de Gerencia

Consejo Comarcal

Ejemplo – convocatoria reunión

A: martina@pharma.com;juan@pharma.com;silvia@pharma.com;

Asunto: Propuesta de reunión-Protocolo CHARM

Hola,

Nos hemos de reunir para finalizar los puntos que quedaron pendientes del protocolo del estudio CHARM, y poder enviarlo a imprenta.

Propongo la reunión para el próximo viernes 9 de diciembre a las 12 h.

Los puntos a tratar son:

1. Objetivo del estudio (todos)

2. Criterios de inclusión (martina)

3. Criterios de exclusión (juan)

4. Metodología (silvia)

Espero vuestros comentarios para añadirlos a la orden del día.

Saludos cordiales,

Jaime Raventós

Área Manager

CR&D

Recuerda...

La redacción de un texto:1. Organizar la información en párrafos2. El estilo funcional es más efectivo3. Adecuar el lenguaje a nuestro lector4. La corrección gramatical, aporta rigor y calidad del

mensaje5. Lectura rápida y ágil

1. Frases cortas2. Limitar uso de incisos3. Evitar información irrelevante4. Frases en voz activa5. Construcciones afirmativas mejor que negativas6. Evitar uso de gerundios como nexos7. Mantener orden lógico de las frases

Bibliografía

Teresa Baró. “Tens un e-mail” Eugenio Siccardi. “Como escribir un mail” Cesar Martín. “Cómo escribir emails decentes” Fernando Plaza. “Cómo escribir e-mails que la gente lea”