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Informática Administrativa
SESIÓN #10 Gestor de base de datos
(Access). Parte I.
Contextualización
Las bases de datos tienen el objetivo de manipular la información poderosamente
mediante consultas, las cuales, permitan obtener información para ser mostradas
en otros medios, tales como sistemas de compras, ventas, inventarios, nóminas,
manufactura, etc.
Algunas de las bases de datos más utilizadas hoy en día son las siguientes:
Microsoft SQL.
ORACLE.
MySQL.
PostgreSQL.
Microsoft Access.
Introducción
El paquete de ofimática de Microsoft Office incluye un gestor de base de datos
llamado Access. Cuyo objetivo es el almacenaje ordenado de datos con un
propósito particular. Cuenta con una alta compatibilidad con Excel y es una
herramienta de gestión de datos óptima para software de desarrollo de las
herramientas de programación de Microsoft (C#, Visual Basic).
Explicación Componentes de la interfaz de
Microsoft Access 2003
Al igual que todas las herramientas de Microsoft Office Access también tiene un
espacio de trabajo definido por barras y paneles, esta es la interfaz principal.
Las barras
Barras de título y menús
Barra de herramientas
Barra de estado
Panel de tareas
De nuevo encontraremos el panel de
tareas, que como se ha visto en las
herramientas anteriores nos ayudará
mucho en la ejecución de tareas en las
que nos encontremos trabajando.
Operaciones básicas con Access:
Conceptos básicos
¿Qué es un formulario?
Los formularios son campos de texto
donde se ingresa información, en
Access, sirven para recopilar la
información que se ingresará en la base
de datos, o la información con la cual el
usuario trabajará.
Existen cuatro funciones básicas
que los usuarios realizan a partir de
los formularios.
Ingresar información.
Consultar información.
Modificar información
Eliminar información.
Crear, cerrar y abrir una base de datos
Crear una nueva base de datos.- Para
iniciar a trabajar con Access podemos
crear una base de datos con ayuda del
panel de tareas o bien dando clic en el
botón nuevo de la barra de herramientas.
Al dar clic en una nueva base de datos, a
diferencia de los otros programas,
tenemos que indicarle inmediatamente
donde se guardará la base, por lo cual
nos encontraremos con la ventana de
guardar clásica, donde le indicaremos la
ruta en la que queremos guardar nuestra
base de datos, indicamos un nombre, y
damos clic en crear.
Crear una nueva base de datos
Esto creará el archivo de base de datos
con el cual esteremos trabajando, de
forma automática, Access mostrará la
ventana Base de datos con el nombre
con el cual fue grabada y lista para
trabajar:
Cerrar base de datos.- Si se ha terminado
de trabajar con la base de datos, podemos
cerrarla simplemente dando clic en el botón
cerrar, como en cualquier otra aplicación,
así podremos trabajar con la base en otra
ocasión.
Abrir la base de datos.- Para abrir la base
de datos con la que se ha estado
trabajando, debemos primero abrir Access y
escoger la opción abrir base de datos, ya
sea desde el panel de tareas o desde el
botón abrir de la barra de herramientas, esta
acción desplegará la ventana clásica de
navegación de Windows donde podremos
buscar la base de datos justo donde se
guardó anteriormente, selecciónala y da clic
en abrir.
Tablas: operaciones básicas
Crear tabla. Una vez iniciada la base
de datos, en la ventana de Base de
datos da clic en el objeto Tablas
ubicado a la izquierda del panel y
damos clic en el botón Nuevo de esa
misma ventana, eso desplegará las
opciones para la nueva tabla.
Campos
Para este curso ocuparemos la vista diseño puesto que es fácil de utilizar y
robusta a la vez.
Nombre del campo. Es el nombre que recibirá la cabecera de una columna.
Tipo de datos. Es el tipo de dato permitido para almacenar en este campo.
Descripción: Podemos agregar información destallada en caso de necesitarla
Tipos de datos y clave principal
Texto: Permite almacenar hasta 255 caracteres alfanuméricos (números y
letras).
Memo: Permite almacenar información alfanumérica pero con una longitud
mayor a 255 caracteres.
Número: Permite almacenar información numérica, con este tipo de datos se
pueden realizar operaciones matemáticas (texto y memo no se permite).
Fecha/Hora: Permite almacenar información de tipo fecha, esto activa
operaciones de conteo de días diferencia en fechas etc.
Moneda: Permite almacenar valores numéricos con precisión de hasta 4
decimales.
Tipos de datos
Auto numérico: Este es un tipo de dato que no puede ser insertado
manualmente, a cada registro nuevo se le asigna un valor secuencial que no
se repite.
Si/NO: Permite trabajar con valores lógicos y boléanos, sirven para definir
mejor las búsquedas o especificar el estatus del registro.
Objeto OLE: Es un objeto que se guarda en el campo, estos pueden ser hojas
de cálculo completas o documentos de Word.
Hipervínculo: Permite almacenar direcciones de Internet con sus
descripciones.
La clave principal: En las tablas es recomendable seleccionar un campo de la
tabla como clave principal, esto nos ayudará a unir varias tablas que tengan
alguna relación entre sí, para realizar búsquedas de información más robustas.
Los campos principales se les conoce como ID (identificador) y en la mayoría
de los casos es un campo auto numérico, esto nos ayuda a evitar repeticiones
e incongruencia de datos.
La clave principal
Para asignar un campo como clave principal selecciónalo y en la barra de
herramientas superior encontrarás el icono Clave Principal al dar clic sobre él,
se asignará de forma automática la llave al campo.
El asistente
Existe una herramienta en Access que nos permite configurar los campos con
ayuda de un asistente, para utilizarlo da clic en el botón
Del lado izquierdo puedes
seleccionar una tabla similar
a la que estés por diseñar, al
seleccionarla, el panel del
lado derecho se llenará con
los posibles campos que
puedas utilizar.
Las relaciones
Cuando se crea una base de datos, la intención es mantener un almacén de
información sobre distintos rubros, esto generará varias tablas a agregar en
la base de datos. Pero hay información que pertenece incumbe o afecta a
otras tablas, por ejemplo, de una escuela existe la tabla PadresDeFamilia en
las cuales cada padre es un ID diferente, existe otra tabla que se llama
Alumnos en cuyos campos se encuentra el ID del padre, esto para identificar
cuantos hijos tiene el padre en el colegio, así se podrán amarrar las dos
tablas por el campo IDpadre. A eso se le conoce como relación.
Operaciones de relaciones
Para agregar una relación ve al menú herramientas y selecciona la opción de
Relaciones o bien busca el icono relaciones de la barra de herramientas
Se muestran todas las tablas que hemos
creado en nuestra base de datos, para
crear las relaciones entre ellas, selecciona
las que sepas que se deben unir por uno
varios de sus campos y da clic en el botón
agregar.
Operaciones de relaciones
Al dar clic en el botón cerrar aparecerá un espacio de diseño de relaciones
donde aparecerán las tablas como una especie de ventanas, en las cuales se
enlistan sus respectivos campos:
Operaciones de relaciones
Para crear una relación entre estas dos tablas, selecciona el campo
coincidente o con el que crees que debe tener una relación, arrástralo hasta la
otra tabla encima del campo a amarrar y suéltalo, se mostrará la siguiente
ventana. Verifica que la información ahí marcada sea la correcta y da clic en el
botón Crear.
Operaciones de relaciones
Modificar y eliminar relaciones. Para modificar en la misma ventana de
relaciones selecciona la relación que desees modificar y da clic con el botón
secundario, ahí encontrarás la opción Modificar relación y Eliminar relación,
selecciona la que desees utilizar.
Las consultas
Crear una consulta: Una vez creada
nuestras tablas y ya con la información
almacenada en ella, podemos crear
consultas que nos muestren el contenido,
para crear una consulta selecciona el
objeto consulta de la venta de base de
datos.
Al igual que la tabla nos muestra opciones
para generar la consulta, en este caso,
daremos doble clic en la opción de Crear
una consulta en vista diseño.
La cual nos mostrará la siguiente ventana:
Esto nos permitirá seleccionar las tablas sobre las que deseamos realizar la
consulta. Selecciónalas y da clic en el botón agregar.
Crear una consulta
Aparecerá la ventana donde diseñaremos nuestra consulta, en la parte de superior
encontrarás las tablas agregadas, y en la parte de inferior, un formulario que se
llenará de acuerdo a la consulta que queramos generar.
¿Cómo realizar una consulta?
En la cuadrícula inferior se encuentran varias filas y columnas, cada columna
representa una columna en la tabla, por otro lado, las filas, nos ayudarán a definir
la búsqueda de acuerdo a los siguientes criterios:
Campo: Nombre del campo por el cual se realizará la búsqueda.
Tabla: Nombre de la tabla a la que pertenece ese campo.
Orden: Forma de ordenamiento en que se mostrarán los resultados, puede ser
ascendente o descendente.
Mostrar: Si quieres ver el valor del campo marca la casilla, esto mostrará los
resultados coincidentes que existen en ese campo.
Criterios: Son las condiciones que definirás para realizar una búsqueda
específica, por ejemplo, que el valor de ese campo sea mayor a 200 (> 200) o
un registro cuyo nombre sea José Luis (“José Luis”) (el valor por omisión es
igual que) pueden ser varios criterios anidados por los ordenadores AND y OR.
O: sirve para combinar varios criterios de búsqueda, es equivalente a un
operador lógico OR para la condición de búsqueda.
Para agregar campos a la cuadricula solo debes dar clic en el nombre del
campo en la lista de tablas superior, este campo se agregará en la siguiente
columna libre de la cuadricula.
Guarda la consulta.
Ejecutar búsqueda
Una vez definida la consulta, podemos ejecutarla dando clic en el botón
Consulta resumen y cruzada
Las consultas resumen son
aquellas que por la naturaleza de sus
datos pueden ser agrupadas o
contabilizadas en un solo campo,
resumiendo así el total de un mismo
concepto en una fila y no en varias
desglosadas.
En ocasiones los usuarios requerirán más de un
campo de agrupación, para hacerlo necesitarán
hacer una consulta cruzada, para ayudar a hacer
estas consultas, Access nos brinda un asistente
especial para consultas cruzadas, para abrirlo,
abrimos desde la ventana Base de Datos, una
nueva consulta y seleccionamos la opción de
Asistente de consultas de tablas
referenciadas cruzadas.
Conclusión
Como pudiste ver en esta sesión, Access es una herramienta que nos permite
realizar consultas sobre un gran número de datos de forma muy amigable, crear
bases de datos, tablas y consultas resulta realmente fácil utilizando los asistentes
que te llevan de la mano en los procesos.
Las consultas sobre la información resulta una práctica de vital importancia, pues
es esta información la que ayudará a decidir planes de acción, corrección de
procesos y simplemente generar reportes que mantengan informados a los
usuarios en cuanto a sus movimientos en el modelo de negocio.
Para aprender más
Es recomendable que practiques un poco estas funciones, ya que uno de los
gestores de bases de datos más implementados a nivel mundial es precisamente
SQL Server, para poder ejecutar líneas de código SQL en Access sigue las
siguientes instrucciones definidas por Microsoft:
Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access.
Información disponible en:
https://support.microsoft.com/es-es/kb/303968
Para practicar un poco, a continuación en encontrarás un link a un manual básico
de las sentencias de SQL para que practiques.
García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en:
http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/ManualPracticoSQL.pdf
Bibliografía
Varela, C. (2006). Microsoft Access 2003 Nociones básicas. España: Ideas
propias.
Cibergrafía
García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en:
http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/ManualPracticoSQL.pdf
Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access.
Información disponible en:
https://support.microsoft.com/es-es/kb/303968
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