tema ii la organización de mi empresa milton alexander ospina giraldo

Tema II

La organización de mi empresa

Milton Alexander Ospina Giraldo.

¿Qué es una Organización?

Es un ente social creado de manera intencional, para el logro de unos objetivos previamente definidos mediante el trabajo humano y recursos materiales.

¿Qué es una Empresa?

Establecimiento de comercio.

Conjunto de bienes dispuestos por el empresario para realizar los objetivos y cumplir las metas.

Componentes y recursos de una empresa

Personas

+

Recursos

Componentes Objetivos

– Organizar– Planear– Delegar– Vender– Procesar

– Dirigir– Decidir– Controlar– Comprar

Resultados

Propósitos

Actividades Productos Calidad Servicio Atención Satisfacción

Supervivencia Crecimiento Rentabilidad Responsabilid

ad

¿Cómo es la estructura de una microempresa?

Orientación del áreaÁREAS

DE

LA

EMPRESA

Nombre Actividades

Se hace óptimo manejo de los recursos financieros

Área de Finanzas

Se contratan los empleados. Se logra que hagan lo que se proponen.

Área de Personal

Se ejecutan los servicios o se hacen los productos con los recursos y las personas

Área de Producción

Se buscan los clientes, se ofrece el producto, se atiende, y se vende.

Área de Mercadeo

Área de Gestión

Se organiza la empresa, se planifican actividades y se dirige.

Planear, organizar,dirigir, controlar.Cobrar, pagar,cuadrar caja,comprar.

Seleccionar, contratar, delegar, evaluar, dirigir.

Investigación, promoción, venta, atención, servicio.

Selecciona materiaprima, se corta, pega, cose, acomoda.

Relación de la eficiencia, Eficacia,

Efectividad, Productividad y Competitividad.

¿Eficiencia o eficacia?

Procesos Resultados

UTILIDADES IMAGEN - ÉXITO

EFICIENCIA EFICACIA

EFECTIVIDAD

UTILIDADES + ÉXITO

Relación RECURSO – PERSONA

HAGO MEJOR USO DE LOS RECURSOS

EFICIENCIA

RelaciónPERSONA – PERSONA

LOGRO LOS MEJORESRESULTADOS

EFICACIA

EFECTIVIDAD

Efectividad

¿Qué es ser competitivo?

Es utilizar nuestras capacidades para prestar todos los servicios, cada vez en mejor forma, para generar ventaja competitiva.

“Ventaja competitiva” es la capacidad que tiene la

empresa para superar a la competencia, dándose

la opción de brindar a los clientes un beneficio

que ella no puede ofrecer.

Es lo que le da al cliente la razón para comprar en

un negocio en lugar de otro, una y otra vez.

Responsabilidad social es…

la consideración del impacto en la sociedad de las acciones de las compañías.

La Responsabilidad Social es la herramienta gerencial de esta ética global para las

organizaciones

Es política de calidad ética.

Está definida con base en estándares internacionales que aseguren la pertinencia global de su acción local.

Está orientada hacia el desarrollo humano sostenible, basada en el diagnóstico y la gestión de todos los impactos y efectos colaterales que el funcionamiento de dicha organización puede generar, tanto hacia dentro como hacia fuera de sí misma, en diálogo y asociación con los diferentes grupos interesados en su buen desempeño, cuidando de mantener una coherencia entre la misión institucional declarada y la práctica.

¿Qué es la responsabilidad social de las organizaciones?

La responsabilidad social para una organización:

ÁREAS FUNCIONALES.

ÁREAS FUNCIONALES.

Son las áreas principales de la empresa.

Por medio de ellas se realizan las operaciones claves.

ADMINISTRACIÓN

Es el trabajo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible.

Es la esencia de la Administración.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración misma, que se interrelacionan y forman un proceso integral.

OBJETIVOS =Administración

Proceso Administrativo

PLANEACIÓN.

Que se quiere hacer?Que se va a hacer?

ORGANIZACIÓN.

Como se va a hacer?

DIRECCION.

Quién lo va a orientar?Liderar para que se haga.

CONTROL.

Verificar que se ha hecho.

PROCESO

1). PLANEACION

1). PLANEACIÓN

Es la determinación de los objetivos y elegir el curso de

acción para lograrlos.

PRINCIPIOS MINIMOS AL PLANEAR

FACTIBILIDAD. Lo que se planee debe ser realizable.

OBJETIVIDAD. Es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos.

FLEXIBILIDAD. Se debe establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.

UNIDAD. Todos los planes de la Empresa deben dirigirse al logro de propósitos y objetivos generales.

DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS. Se cambia la estrategia pero no el rumbo.

MISION

VISION

Razón de ser de la empresa.

Qué quiere llegar a ser.

VALORES Y PRINCIPIOS

FILOSOFÍA.CIMIENTO QUE INSPIRA LA GESTIÓN DE LA EMPRESA.

OBJETIVOSRepresentan los resultados que la Empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Clasificación de los objetivos

Operacionales u operativos.

Corporativos o estratégicos.

Tácticos o funcionales.

PREMISAS

Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectará el curso en que se va a desarrollar el plan.

Pueden ser: Internas.

Externas.

ESTRATEGIAS

Son los cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Clasificación

Corporativos o estratégicos.Tácticos o funcionales.Operacionales y operativos.

Identificar y evaluar

Capacidades de la empresa que garantizan el cumplimiento de los objetivos propuestos.¿Qué es lo que la empresa hace bien?

FORTA

LEZAS

Carencia, falla o limitación de carácter interno que puede restringir o imposibilitar el desarrollo de la empresa frente a las condiciones del medio ambiente.¿En que está fallando la empresa?

DEBILIDADES

Matriz DOFA

FUERZAS - F

Anotar las fuerzas

DEBILIDADES – D

Anotar las debilidades

OPORTUNIDADES – O

Anotar las oportunidades

ESTRATEGIAS – FO

Usar las fuerzas paraaprovechar lasoportunidades

ESTRATEGIAS - DO

Superar las debilidades aprovechando las

oportunidades

AMENAZAS – A

Anotar las amenazas

ESTRATEGIAS – FA

Usar las fuerzas para evitar las amenazas

ESTRATEGIAS – DA

Reducir las debilidades y evitar las amenazas

FORTALEZAS DEBILIDADES• Lo que posee la empresa y es FUERTE.

Empresa XYZ.

• Los deficiencia que posee la empresa.

• Las condiciones negativas del medio ambiente.

• Características.

• Las condiciones positivas del medio ambiente.

• Características.

AMENAZAS.

OPORTUNIDADES

MEDIOMEDIO

EXTERNOEXTERNO

MEDIOMEDIO

INTERNOINTERNO

POLITICASSon guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

PROGRAMASEs la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

PRESUPUESTOSEsquema escrito de manera general y/o específico que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos de la Empresa, para un periodo específico.

Clasificación

1. Según nivel Jerárquico.

Corporativos. Tácticos. Operacionales.

2. Según la forma.

Fijos o rígidos. Flexibles. Por programas.

PROCEDIMIENTOS

Son esquemas que establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

2). ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓNEstablecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Elementos básicos del concepto

• Jerarquía. Establecimiento de niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la Empresa.

•Simplificación de funciones. Se establecen métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Etapas de la Organización

• División del trabajo. • Coordinación.

Etapas de la Organización

• División del trabajo.

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

División del trabajo.• JERARQUIZACIÓN.

Hierarjes (jerarca), que significa superior y principal (J. Eclesiástica).Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

División del trabajo.• JERARQUIZACIÓN.

REGLAS:• Los niveles deben ser los mínimos y necesarios.• Definir claramente el tipo de autoridad.

Gerentes de Alto nivel

Gerentes de nivel medio

Gerentes de primer nivel

División del trabajo.• DEPARTAMENTALIZACIÓN.División y agrupamiento de las actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

a.Secuencia de actividades.b.Tipos de departamentalización.

División del trabajo.Secuencia de actividades.

1. Listar todas las funciones de la Empresa.2. Clasificarlas.3. Agruparlas según el orden jerárquico.4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o

departamentos.5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y

obligación, entre las funciones y los puestos.6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los

departamentos.7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un

departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la Empresa y de las funciones involucradas.

División del trabajo.Tipos de departamentalización.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, se tipifica los departamentos.

1. Funcional. Agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y una mayor eficiencia del personal.

División del trabajo.Tipos de departamentalización.

2. Por Productos. Se realiza en base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

División del trabajo.Tipos de departamentalización.

3. Geográfica. Se divide a la empresa en zonas regionales.

División del trabajo.Tipos de departamentalización.

4. Por Cliente. Se crean unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

División del trabajo.Tipos de departamentalización.

5. Por Procesos o equipos. Cuando se fabrica un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales.

División del trabajo.Tipos de departamentalización.

6. Secuencia. Comúnmente utilizada en los niveles intermedios o inferiores. Departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.

Etapas de la Organización

• Coordinación.

Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Combinación y unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

Técnicas de Organización

Herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

Tipos de técnicas:

• Organigramas.• Manuales.

• Diagramas de procedimiento o de flujo.

¿Qué es un organigrama?

Cuando se administra la empresa se deben ordenar los recursos y las actividades a desarrollar por todos los empleados de la compañía.

Organizar a los empleados esprimordial. Si ellos saben lo que deben hacer y se lesenseña a hacer buen uso de los recursos, la empresa se hace eficiente.

La eficiencia disminuye los costos y genera utilidades.

Los pasos que se deben seguir para organizar actividades de las personas en la empresa son: Definir los cargos.

Determinar características de los cargos.

Establecer los requisitos para desempeñarlos.

Fijar las funciones.

Asignar las responsabilidades.

ORGANIGRAMASSon herramientas graficas de la estructura

formal de una organización (Empresa).

Se clasifican en:

• Por su objeto.• Por sus áreas.

• Por su contenido.

ORGANIGRAMAS

IMPORTANCIA1. Proporcionan una imagen formal de la

Organización.2. Constituyen una fuente de consulta oficial.

3. Facilitan el conocimiento de una Organización - relaciones Jerarquía.4. Elemento valioso para el análisis

organizacional.

ORGANIGRAMA CIRCULAR

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Son documentos que sirven como medios de Comunicación y Coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

Objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones. Mostrar grado de autoridad y responsabilidad de los niveles jerárquicos.

CLASIFICACIÓN:CLASIFICACIÓN:Por su naturaleza.

Micro-administrativos.Macro-administrativos.Meso-administrativos.

Por su contenido. Por su ámbito.

DIAGRAMAS DE FLUJO:

Flujogramas.Es la representación gráfica de la sucesión de pasos de que consta un procedimiento.

Permiten:1.Simplificación del trabajo.2.Determina la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.3.Mejora alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.4.Elimina demoras.5.Mejora la distribución del área productiva (Planta física).

Ejemplo 1:Ejemplo 1:Área Área

productiva.productiva.

3). DIRECCIÓN

3). DIRECCIÓNEs la ejecución de planes de acuerdo a la estructura organizacional, mediante la guía de esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación, el liderazgo y la supervisión.

Importancia:

• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos.• A través de ella se establece la comunicación necesaria.

LiderazgoInfluencia diferencial o habilidad social que posee un líder para captar la voluntad de otro y que éste último modifique su conducta en la dirección que sugiere el líder.

ETAPAS DE LA DIRECCIÓN

• Toma de decisiones.

• Integración.

• Motivación.

• Comunicación.

• Supervisión.

Toma de decisiones.• Toma de decisiones:

•Tácticas.•Estratégicas.

•Individuales.•Grupales.

“La facultad de tomar decisiones es la facultad de administrar”.

BASES PARA LA TOMA DE DECISIONES:

Hechos. La decisión se da con un acontecimiento que confirme la veracidad del problema.Experiencia: Se tiene en cuenta la experiencia de los Gerentes; permitiendo una solución efectiva, en casos similares.Intuición: Origen en una corazonada del Gerente.Autoridad: La decisión ejecutada por el Gerente debe ejecutarse sin ninguna pregunta.

Motivación

La motivación de los colaboradores permite que el desempeño sea eficiente. Sin ella se pueden presentar problemas internos en la organización como disminución en la productividad, pérdida del sentido de pertenencia y por ende la deserción de los colaboradores.

Comunicación

La comunicación la cual debe ser pertinente y eficaz. Debe ser clara y precisa, sin malinterpretaciones; para que la realización de actividades sea rápida y de acuerdo a lo deseado.

ComunicaciónMínimo hay dos sujetos (un emisor y un receptor).

El mensaje es un código (es información que se debe descodificar para que sea claro, preciso y buscar un objetivo.

El medio por el cual se realiza la comunicación es el canal.

Sin retroalimentación no se sabe si el mensaje logro su objetivo.

Integración

Cada herramienta de la dirección debe utilizarse en conjunto con las otras. No se pueden realizar actividades utilizando las herramientas por separado.

Mantener el Recurso humano.

4). CONTROL

4). CONTROLEs la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

ETAPAS DEL CONTROL• Establecimiento de Estándares.

• Medición de resultados.

• Corrección.

• Retroalimentación.

Establecimiento de Estándares

Resultados obtenidos

medición

RETROALIMENTACIÓN

Corrección

ETAPAS DEL CONTROL

Responsabilidad, delegación y comunicación.

¿Qué es la responsabilidad?

Es hacerse cargo de algo y actividad es una acción que se ejecuta para poder cumplir con la responsabilidad.

¿Qué es la delegación?

Es el acto de delegar, que significa dar a otra persona la autoridad que tiene por su oficio, para que haga sus veces o para conferirle alguna representación.

Especificar responsabilidades.

Establecer la razón para delegar.

Decidir a quién se delega.

Especificar cómo se debe hacer.

Establecer fechas y tiempos.

Proporcionar autoridad y recursos.

Comunicar la delegación.

Hacer seguimiento a la marcha del trabajo.

Cómo delegar eficazmente

Delegación

Comunicación

Responsabilidad