taller: programa de voluntariado. planificación estratégica visión misión beneficiarios...

TALLER:

“PROGRAMA DE VOLUNTARIADO”

Planificación Estratégica

•Visión

•Misión

•Beneficiarios

•Servicios

•Metas a corto, mediano y largo plazo

Política institucional

1. Atienda la misión y necesidades de la ONG

2. Ubicación dentro del organigrama

3. Evaluar condiciones, recursos e implicancias

4. Aprobación de la organización

Algunas condiciones para determinar una política institucional de voluntariado:

Programa de Voluntariado

1. Necesidades de la organización

2. Objetivos a lograr

3. Las tareas y actividades a ejecutar

4. Perfil del voluntario

5. Fechas y plazos

6. Recursos asociados

7. Coordinador a cargo

8. Evaluación y medición de impacto

En el diseño:

Necesidades

1.- Asesoría en gestión interna• Asesoría profesionales• Apoyo en la administración• Búsqueda de fondos• Act. Relacionadas con eventos• Labores doméstica, de mantención, etc

2.- Atención a los beneficiarios• Acompañamiento• Recreación• Cuidado personal• Asesorías y capacitaciones • Atención profesional

Hacer un levantamiento de necesidades con el equipo ejecutivo y el directorio, según sea el caso.

Objetivos

• Qué?• Para qué?• Para quién?

Tener clara la meta a alcanzar.

Tareas y actividades

• Acciones para cumplir el objetivo

• Delimitar las que debe realizar el voluntario y las que son responsabilidad de la organización.

No todas las tareas pueden ser responsabilidad de un voluntario.

Perfil del voluntario

• Sexo• Edad• Nivel educacional• Disponibilidad de tiempo• Rasgos de personalidad• Características psicológicas• Experiencias o habilidades requeridas

A mayor responsabilidad, mayor exigencia.

Algunos criterios:

Fechas y plazos

• Fecha de inicio• Fecha de término• Frecuencia• Horarios

Idealmente hacer un cronograma.

Definir

Recursos asociados

1.- Metodología de trabajo2.- Evaluar los recursos necesarios

• Recursos en infraestructura• Recursos económicos• Recursos humanos

Definir

Coordinador

• Participar desde el inicio en el proyecto.• Definir, junto con el voluntario, todo lo necesario para el

éxito de su trabajo.• Presentar al voluntario la organización y equipo con el

que trabajará.• Realizar seguimiento de las tareas.• Suministrar todo lo que necesite el voluntario.• Evaluar al término.

El trabajo se puede formalizar a través de un contrato por escrito

Responsable de la administración del voluntario

Evaluación e impacto

• Objetivos• Plazos• Nivel de satisfacción• Costo-efectividad

Al hacer una evaluación periódica, se corrigen a tiempo los errores.

La evaluación se realiza en relación a

Ciclo de Vida del Voluntario

convocatoria

Selección

Inducción Capacitación

Acompañamiento

EvaluaciónEgreso

Programa de Voluntariado

Reconocimiento

Convocatoria

Selección Inducción Capacitación

EvaluaciónEgreso

Acompañamiento

Reconocimiento

Selección

Elegir al voluntario que mejor encaje en la institución

Técnicas más comunes• Entrevista personal• Entrevista psicológica

La metodología dependerá de las habilidades y experiencias requeridas.

Para hacer una buena selección hay que tomar en cuenta las habilidades, disponibilidad, intereses y expectativas de los voluntarios.

Selección

Temas de una entrevista ( grupal o individual)

• Dar la bienvenida y agradecer por asistir a la reunión

• Breve resumen acerca de lo que la institución hace

• Preguntas acerca de: motivación del candidato, aportes que podría entregar, disponibilidad de tiempo y recursos, expectativas que tiene, cómo prefiere trabajar, etc.

5. Espacio para dudas y preguntas del candidato.

6. Breve resumen acerca de lo conversado.

7. Despedida

Inducción

Convocatoria

Selección

Capacitación

EvaluaciónEgreso

Acompañamiento

Reconocimiento

Inducción

• Derechos• Deberes• Normas internas

No hay que dar nada por sabido

Inducción – Grupal

1. Bienvenida por el director de la organización o coordinador de voluntarios

2. Presentar la historia de la organización y estructura organizacional

3. Aspectos principales de: reglamento de trabajo, reglamento de seguridad

4. Presentación de los compañeros de trabajo

5. Recorrido por las instalaciones de la organización y por la oficina o área en particular donde los voluntarios trabajarán

Inducción – Individual

1. Presentar las características de su puesto

2. Contrato psicológico (relevar su importancia para la institución)

3. Presentación grupo de trabajo

4. Carta de compromiso formal

Convocatoria

SelecciónInducción Capacitación

EvaluaciónEgreso

Acompañamiento

Reconocimiento

Capacitación

Institución

Mejora productividad y actitudes positivas

Mejora el conocimiento del puesto

Mejora la relación jefes-subordinados

Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.

Voluntario

Aumenta el nivel de satisfacción y motivación

Permite el logro de metas individuales.

Desarrolla un sentido de progreso

Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual

Beneficios

Convocatoria

SelecciónInducción Capacitación

EvaluaciónEgreso

Acompañamiento

Reconocimiento

Acompañamiento

Gran parte del éxito del proyecto depende de una buena administración

Sus tareas son:• Monitorear estado de las tareas.• Monitorear relación del voluntario con el staff.• Suministrar todo lo que necesite el voluntario.• Medir los plazos.• Evaluar al término.

El coordinador es la persona a cargo del acompañamiento

de los voluntarios.

Convocatoria

SelecciónInducción Capacitación

EvaluaciónEgreso

Acompañamiento

Reconocimiento

Agradecimiento y fidelización

Agradecimiento:• Reconocimiento• Valorización del tiempo y trabajo• Comunicarle el efecto de su trabajo

Fidelización:• Utilizar recursos como, mantener a los voluntarios informados del

trabajo de la ong., entre otros. • Si el proyecto amerita, informarles después de unos meses los

logros alcanzados.

Hacer que el voluntario se sienta parte de la ong

Convocatoria

SelecciónInducción Capacitación

Reconocimiento

EvaluaciónEgreso

Acompañamiento

Evaluación e impacto

Impacto:• Índice de cumplimiento del objetivo• Índice de deserción• Índice de satisfacción• N° de beneficiarios atendidos

Evaluación:• Se puede realizar a través de una reunión, entrevista, encuesta• Para orientar la evaluación se puede utilizar la carta de compromiso.• Pueden evaluar el coordinador a cargo, el voluntario, el equipo de trabajo y los beneficiarios

Convocatoria

SelecciónInducción Capacitación

Reconocimiento

EvaluaciónEgreso

Acompañamiento