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BAS ES DE DATO S Una base de dat os es un conjunt o de herramient as diseñadas p ara

manejar y ges t ionar gran cant idad de información relacionada con un t ema det erminado (libros , client es de una det erminada es t ación de esquí, client es de un Videoclub,. . .) . Dichas herramient as p ermit en almacenar la información, realiz ar consult as , ordenar dat os , generar e imp rimir informes , et c.

En el desarrollo de es t a unidad se va a ut iliz ar Mi crosoft Acce ss ,

p rograma que p ermit e ges t ionar base s de datos re l aci onal e s . La caract erís t ica re l aci onal indica que las t ablas de una base de dat os p ueden es t ar relacionadas ent re s í, de modo que p uedan ut iliz arse conjunt ament e sus dat os . ARRANCANDO ACCES S

Aunque exis t en dis t int os modos más ráp idos de arrancar Mi crosoft Acce ss (s iemp re y cuando se hay an p rep arado con ant erioridad), el más general cons is t e en seleccionar la op ción Mi crosoft Acce ss del menú Ini ci o/Programas de Windows. Al hacerlo, ap arecerá su vent ana con los element os caract erís t icos y con un cuadro de diálogo p rop io de es t a ap licación

En la s iguient e figura, se mues t ra el asp ect o inicial de la vent ana corresp ondient e a una base de dat os de Acces , y la función de sus p rincip ales herramient as :

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CREAR UNA BAS E DE DATO S

Para p oder realiz ar alguna op eración con M icrosoft Access hay que disp oner de una base de dat os ; p or lo t ant o, lo p rimero que hay que hacer es crearla, a no ser que se abra una base y a creada y guardada.

La creación de una base de dat os la realiz aremos desde el cuadro de

diálogo de la p ant alla inicial de Mi crosoft Acce ss , mediant e la op ción Base de datos de Acce ss e n bl anco . En es t e moment o se act ivará el cuadro de diálogo Archi vo nue va base de datos , en el que habrá que indicar el nombre de la carp et a en la que se quiera almacenar, escribiremos un nombre p ara la base de dat os y haremos clic sobre Cre ar.

Una vez creada la base de dat os , ap arecerá su vent ana en Access , que

será análoga a la de la figura ant erior, aunque lógicament e es t ará vacía y s in objet os .

Las bases de dat os de Access se guardan en archivos de ext ens ión .mdb

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ABRIR Y CERRAR UNA BAS E DE DATO S

Cuando se desee t rabajar con una base de dat os y a creada y almacenada, se t endrá que abrir el archivo que la cont iene; p ara ello habrá que:

Cuando se t ermine de t rabajar en una base de dat os y tras cerrar todas las v entanas abier tas , t ambién deberá cerrarse la vent ana de la base de dat os . Para ello habrá que seleccionar la op ción Ce rrar del menú Archi vo , aunque hay que recordar que es t e p rocedimient o es válido p ara cualquier vent ana, p or lo que p odrá cerrarse cualquier ot ra que es t uviera act iva en ese moment o. CREAR UNA TABLA

La creación de una t abla cons is t e en definir los campos necesarios p ara almacenar los dat os . Al conjunt o de t odos los camp os referidos a un mismo objet o se le llama re gi s tro .

Exis t en varios modos de crear t ablas en Access : con ay uda del As is t ent e, imp ort ando dat os de ot ras ap licaciones .. . , p ero lo más habit ual es crear las t ablas en la vent ana Di se ño . Para ello hay que realiz ar los s iguient es p asos :

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ES TRUCTURA DE UNA TABLA

En realidad, la creación de una t abla cons is t e en definir los camp os que almacenarán los dis t int os dat os de cada regis t ro; los regis t ros no se definen, y a que es t os irán ap areciendo a medida que se vay an int roduciendo nuevos dat os

Para crear un camp o en una t abla hay que definir obligator iamente una

serie de p rop iedades (nombre, t ip o de dat os que almacenará, longit ud.. .) , aunque t ambién se p odrían definir ot ras op t at ivas (descrip ción, format o de ent rada, máscara de visualiz ación.. .) . T odas es t as p rop iedades se deben det allar en la vent ana Di se ño de t abla, aunque en cualquier moment o se p ueden modificar

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TIPO S DE DATO S PARA UN CAMPO

Dep endiendo de los dat os que vay a a almacenar, y de las op eraciones que se vay an a realiz ar con ellos , cada camp o debe t ener unas caract erís t icas p art iculares que el p rograma as ignará de forma aut omát ica al elegir uno de los t ip os de dat os disp onibles :

Texto : Es t os dat os p ueden es t ar formados p or let ras , números y esp acios

en blanco, has t a un máximo de 255 caract eres . Memo : Es t os dat os son análogos a los declarados como T ext o, p ero

t ienen la caract erís t ica esp ecial de p oder cont ener has t a 65535 caract eres . Numérico: Es t os dat os serán valores numéricos , p or lo que p odrán

realiz arse op eraciones mat emát icas con ellos . Fecha/Hora: Los camp os as í declarados almacenarán dat os

corresp ondient es a fechas u horas . Moneda: Es t os camp os se ut iliz an p ara int roducir dat os numéricos de

t ip o monet ario. Autonumér ico: Los dat os de es t os camp os serán int roducidos

aut omát icament e p or el p rograma. El valor p ara cada regis t ro añadido será el result ado de increment ar en una unidad el cont enido del últ imo regis t ro.

Sí/No : Es t os dat os sólo es t arán cons t it uidos p or los valores Sí o No. Objeto Olé: Es t e t ip o de dat os se les as igna a los camp os que van a

cont ener dat os de diferent e nat uralez a: hojas de cálculo de Excel, document os de Word, dibujos creados con Paint , archivos de sonido, et c.

Hiperv ínculo: Es t os dat os hacen alus ión a las rut as de acceso de ficheros s it uados en el p rop io ordenador o en ot ros conect ados en red, a servidores de una red local o Int ranet , o a direcciones URL p rop ias de Int ernet .

Asis tente para consultas : Los camp os as í declarados p ermit en int roducir dat os en ellos t omándolos de una lis t a de valores o de ot ra t abla. INTRO DUCIR REGIS TRO S EN LA NUEVA TABLA

Una vez finaliz ada la creación, haremos clic sobre el bot ón cerrar y daremos nombre a la t abla. A cont inuación p odremos abrirla desde la vent ana de la base de dat os haciendo doble clic sobre su nombre en la ficha Tabl as y p odremos iniciar la int roducción de dat os .

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BO RRAR DATO S Y REGIS TRO S

Además de int roducir y /o modificar dat os de una t abla, p uede que sea necesario t ener que borrar algunos de ellos ; p ero más que borrar dat os individuales lo que se suele hacer es eliminar los regis t ros de la t abla que no sean de ut ilidad p ara evit ar que el p rograma se ralent ice innecesariament e. La eliminación de un regis t ro no debe realiz arse s in es t ar seguro de que sus dat os no se van a volver a neces it ar, p ues t o que es t a op eración no se p odrá deshacer y , p or t ant o, no p odrán recup erarse sus dat os .

Los p asos a realiz ar p ara eliminar un regis t ro, t ras ser seleccionado comp let ament e haciendo clic sobre la p art e iz quierda de la t abla corresp on-dient e, son:

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VENTANAS DE UNA TABLA: HO JA DE DATO S Y DIS EÑO DE TABLA

Cuando se neces it e realiz ar alguna op eración con los dat os almacenados en una t abla, és t a deberá es t ar abiert a. Para ello bas t ará con resalt ar su nombre de la ficha Tabl as de la vent ana de la base de dat os y hacer doble clic sobre él. El cont enido de la t abla ap arecerá en una vent ana como la de la figura, denominada Hoja de datos .

La vent ana Hoja de datos de una t abla p uede ser redimens ionada,

desp laz ada, minimiz ada.. . y cerrada como cualquier ot ra vent ana; p ero además , p uede ser conmut ada p or ot ra vent ana, denominada Di se ño de tabl a , en la que se visualiz a su es t ruct ura, es decir, los camp os que la cons t it uy en y las p rop iedades de es t os , que p ermit en almacenar correct ament e los dis t int os dat os .

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Un modo de act ivar un regis t ro de la t abla cons is t e en ut iliz ar los

bot ones de desp laz amient o que es t án s it uados en la p art e inferior de la vent ana

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O RDENAR LO S REGIS TRO S

Por defect o, al abrir una t abla, Access mues t ra los regis t ros ordenados

según el orden de ent rada o según su cont enido en el camp o declarado como clave p rincip al. T ambién p odrían ap arecer en ot ro orden dis t int o s i, una vez ordenados los regis t ros , se guardan los cambios en el diseño de la t abla. Pero es t o no es ningún p roblema, p ues t o que Access p ermit e modificar mediant e los s iguient es p asos , el orden de los regis t ros fácilment e:

MO DIFICAR EL AS PECTO DE UNA TABLA

El asp ect o de una t abla p uede modificarse desde varios p unt os de vis t a: cambiando la fuent e de los dat os , el format o de las celdas , aument ando o disminuy endo el ancho de las columnas .. .

T odas las op eraciones relacionadas con el asp ect o de una t abla se p ueden

realiz ar mediant e las op ciones del menú Formato

Ot ro modo de modificar el asp ect o de una t abla cons is t e en ut iliz ar los

bot ones de la barra de herramient as Format o que, en caso de no es t ar vis ible, se p uede act ivar desde el lis t ado de la op ción Barras de herramient as del menú Ve r.

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BUS CAR DATO S EN UNA TABLA La búsqueda de dat os en una t abla, op eración que se realiz a del mismo

modo que en ot ras ap licaciones Office, p ermit e localiz ar regis t ros conociendo alguno de sus dat os . Los p asos que hay que seguir son:

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FILTRAR LO S REGIS TRO S

Ot ro mét odo de averiguar qué regis t ros t ienen un dat o concret o en un camp o det erminado es filt rar la t abla, op eración que cons is t e en visualiz ar solo un conjunt o de regis t ros , p recisament e aquellos que t engan un dat o común o p art e de él, en un camp o. Los p asos que hay que realiz ar p ara filt rar, p or ejemp lo, los libros de la edit orial Anay a, son los s iguient es :

IMPRIMIR LO S DATO S DE UNA TABLA

Aunque lo más frecuent e sea imp rimir los dat os de una t abla ut iliz ando un informe (objet o de una base de dat os que p ermit e obt ener la imp res ión de los dat os según un diseño creado ant eriorment e), t ambién se p uede realiz ar una imp res ión desde la p rop ia vent ana Hoja de dat os .

Para comp robar el result ado de la imp res ión hay que realiz ar una vi s ta

pre l i mi nar mediant e la op ción Vis t a p reliminar del menú Archi vo .

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Q UÉ S O N LO S FO RMULARIO S

M icrosoft Access mues t ra el cont enido de las t ablas y el result ado de las consult as en vent anas Hoja de datos , en las que los regis t ros se dis t ribuy en en filas y los camp os en columnas . En es t as vent anas es donde se suelen realiz ar t odas las op eraciones con regis t ros : ordenar, agregar, modificar, et c.

Pero además de p oder t rabajar en es t as vent anas , Acce ss ofrece ot ros

objet os p art iculares , denominados Formularios , que t ambién p ermit en visualiz ar y t rabajar con la información de una base de dat os .

CREAR UN FO RMULARIO

M icrosoft Access ofrece dos p os ibilidades diferent es a la hora de crear un formulario: hacerlo en una vent ana de diseño vacía o crearlo con ay uda de un As is t ent e. Por raz ones obvias , la forma más sencilla y ráp ida es ut iliz ar el as is t ent e, aunque p os t eriorment e se t uviera que modificar el diseño del formulario p ara adecuarlo más a las neces idades o p referencias . Si se decidiera crear el formulario en una vent ana vacía, habría que ir agregando, uno a uno, t odos los cont roles necesarios .

Los p asos a realiz ar p ara crear un formulario con ay uda del As is t ent e son:

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Q UÉ S O N LAS CO NS ULTAS

Las consult as son objet os de una base de dat os que p ermit en realiz ar diferent es acciones en una t abla (consul tas de acci ón) o seleccionar un conjunt o de camp os y regis t ros de una o varias t ablas (consul tas de se l e cci ón) . Las p rimeras p ermit en realiz ar op eraciones como borrar regis t ros , act ualiz ar dat os , et c, de forma aut omát ica, mient ras que las segundas p ermit en t rabajar con los regis t ros y camp os que int erese en un moment o det erminado "ocult ando" el res t o. Nosot ros t rabajaremos únicament e con consul tas de se l e cci ón . CÓ MO ES EL DIS EÑO DE UNA CO NS ULTA

El diseño de una consult a mues t ra su definición, y en él deben es t ar esp ecificados qué camp os y regis t ros deben visualiz arse al act ivar la consult a. Al igual que en las t ablas , el diseño de las consult as se hace en la vent ana Di se ño .

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CREAR UNA CO NS ULTA EN LA VENTANA DIS EÑO

Aunque es p os ible crear una consult a con ay uda del Asi s te nte , lo habit ual es crearla, p aso a p aso, en la vent ana de diseño; en ese p roceso habrá que incluir los camp os cuy os dat os se deseen visualiz ar, int roducir los crit erios que p ermit an seleccionar los regis t ros , act ivar la ordenación p or algún camp o, et c..Los p asos a realiz ar son los indicados en la s iguient e figura:

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O RDENAR LO S REGIS TRO S S ELECCIO NADO S

Por defect o, los regis t ros seleccionados p or una consult a se mos t raran con el mismo orden que t engan en la t abla; s in embargo, es p os ible esp ecificar, en el diseño de la consult a, una ordenación det erminada p ara los regis t ros seleccionados . Para ello hay que esp ecificar el t ip o de ordenación en la celda corresp ondient e de la fila O rde n .

CO NS ULTAS EN VARIAS TABLAS

Una consult a de selección p uede realiz arse sobre varias t ablas a la vez , de modo que se p uedan obt ener dat os de las t ablas incluidas en ella. Para ello es necesario que las t ablas t engan un camp o en común, p ero result a mucho más sencillo s i las t ablas es t án relacionadas .

El p roceso p ara crear una consult a en varias t ablas es análogo al

realiz ado p ara las consult as en una sola t abla, con la única diferencia de t ener que agregar t odas las t ablas al diseño de la consult a. Los p asos serían los indicados en la figura s iguient e:

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CO NS ULTAS CO N CRITERIO S MÚLTIPLES

En algunos casos es necesario ut iliz ar varios crit erios en una misma consult a p ara conseguir seleccionar un conjunt o de regis t ros det erminado; en ese caso se dice que el crit erio de la consult a es múlt ip le.

Siemp re que se ut ilicen varios crit erios en una misma consult a, deberá ocurrir alguna de las s iguient es circuns t ancias :

a) Que deban cump lirse t odos los crit erios a la vez , es decir, que los crit erios es t én relacionados con el op erador lógico Y.

b) Que deba cump lirse al menos uno de los crit erios ; ahora, los crit erios es t arán relacionados con el op erador lógico O .

Dep endiendo de cómo han de cump lirse los crit erios (t odos a la vez o al menos uno) y de s i afect an a diferent es camp os o a uno solo, han de int roducirse en la rejilla de la vent ana de diseño de un modo concret o. Las

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s iguient es figuras mues t ran algunos ejemp los de consult as en las que se han ut iliz ado varios crit erios

Q UÉ S O N LO S INFO RMES

Además de p oder imp rimir los dat os de una t abla, el result ado de una consult a o los dat os vis ibles en la vent ana de un formulario mediant e la op ción Impri mi r del menú Archi vo , M icrosoft Access p ermit e crear ot ros objet os de una base de dat os , denominados Informe s , en los que es p os ible definir un modelo p ara imp rimir los dat os de una t abla o los seleccionados mediant e una consult a.

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CREAR UN INFO RME

Al igual que los formularios , los informes p ueden crearse con la ay uda del As is t ent e. Los p asos que hay que realiz ar p ara crear un informe con ay uda del as is t ent e son:

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IMPRIMIR UN INFO RME CREADO

Para act ivar un informe, hay que resalt ar su nombre de la ficha Informe s y hacer doble clic sobre él. A cont inuación se debe ejecut ar Archivo, Vis t a p reliminar. De es t e modo se act ivará la vent ana del informe, en la que se p odrá ap reciar cómo quedarán los dat os imp resos .