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UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
SALUD OCUPACIONAL
SEMINARIO DE PROFUNDIZACION SISTEMAS INTEGRADOS GESTION
DE LA CALIDAD
Autor: JASBLEIDY GARZON RESTREPO Cód. 082150432010
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION - EMPRESA TORNADO DE
COLOMBIA SAS
TUTORIA No 4
Bogotá, Marzo 14 de 2015
TABLA DE CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN DE LA INTEGRIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.....3
2. MAPA DE PROCESOS ..................................................................................9
3. GRAFICOS: ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 E ISO 18001:2007..............10
4. ANALISIS DE LA INTEGRALIDAD DEL SISTEMA.......................................15
5. PLAN DE TRABAJO......................................................................................18
6. PRESUPUESTO...........................................................................................32
CONCLUSIONES ............................................................................................33
1. DESCRIPCIÓN DE LA INTEGRIDAD DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN
La gestión eficaz de un sistema de calidad permite conseguir unos clientes
fidelizados; el cumplimiento de la legislación laboral y de prevención de riesgos
laborales, así como una gestión justa y ética de los recursos humanos
propiciará a unos trabajadores calificados y motivados; mientras que la calidad
medioambiental permitirá que la sociedad se vea favorecida por un trato de las
personas y estructuras, estructurado como responsable con el medio ambiente.
Todo ello, conjuntamente, permite una innovación, mejora y aprendizaje
continuos, de modo que se produce un desarrollo empresarial sostenible.
La situación actual en el ámbito empresarial supone para una organización
ir más allá de la sola preocupación por la calidad, la que se ha vuelto
insuficiente para crear una imagen corporativa adecuada y consistente a fin de
satisfacer las expectativas de sus clientes. El desafío actual para las empresas
consiste en encontrar las alternativas posibles para garantizar la seguridad y
la protección del medio ambiente aumentando a la vez la productividad y la
calidad mediante una Gestión Integrada.
En la práctica muchas organizaciones han mantenido sus Sistemas como
Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud del trabajo separados,
adicionando costos y reduciendo efectividad.
Existen muchas similitudes entre los conceptos de gestión de la
calidad, gestión medioambiental y gestión de la prevención de riesgos
laborales, ya que los principios de una buena gestión son los mismos, así como
sus implantaciones y puntos normativos.
Hasta hace muy poco tiempo las funciones de calidad, medio ambiente y
seguridad han seguido un desarrollo independiente y paralelo en el mundo
industrial. Así, en muchas organizaciones la seguridad sigue dependiendo de
recursos humanos, mientras que la calidad lo hace de operaciones, y medio
ambiente se ubica en áreas técnicas
Los tres sistemas han tenido un origen diferente, la calidad se ha desarrollado
impulsada fuertemente por la competencia, por la necesidad de mejorar la
competitividad empresarial. La seguridad ha sido impulsada por el
establecimiento de regulaciones gubernamentales y por la presión de las
organizaciones sindicales, mientras que el medio ambiente lo ha hecho por la
legislación y la sociedad.
Aún así, a pesar de los diferentes orígenes y desarrollos, estas funciones
cuentan con una filosofía común basada en la gestión.
Además, cualquier falla en una operación de tipo industrial puede tener efectos
en la calidad del producto, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad y la
salud de los trabajadores, y también en el medio ambiente.
Es cierto además que determinadas actividades que aumentan la productividad
o la calidad pueden repercutir negativamente en la seguridad o el medio
ambiente y viceversa. De este modo, la opción más favorable es que la
organización procure encontrar las alternativas posibles para
garantizar la seguridad y la protección del medio ambiente aumentando a la
vez la productividad y la calidad mediante una Gestión Integrada.
La existencia de separación entre los diversos sistemas de gestión SGC
(Sistema de Gestión de la Calidad), SGA (Sistema de Gestión Ambiental - ISO
14000) y SGSSO (Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional -
OHSAS 18000) ocasiona dificultades y duplicidades de esfuerzo, por lo que el
planteamiento actual se orienta a la integración de estos sistemas como un
modo de disminuir los costos y simplificar las actuaciones, a partir de la
generación de sinergias y la eliminación de la confusión y la sub optimización
de las operaciones.
La implementación de varios sistemas de gestión en forma conjunta genera
importantes ahorros y sinergias, entre los que es posible mencionar a los
siguientes:
1. Aprovechamiento de conductas y procesos ya internalizados en forma previa
por la empresa
2. Unificación de controles y operaciones que incumben a distintas unidades
3. Reafirmación de una concepción sistémica de las operaciones de la
organización
4. Reducción importante de estructura, esfuerzos, y costos
5. Utilización de un enfoque único para la implementación de la estrategia
organizativa hacia los objetivos de negocio.
6. Mayor visibilidad de la misión y las políticas de la organización a través de
una estructura documental integrada.
7. Mejor claridad de la red de responsabilidades.
8. Mejora del desarrollo y la transferencia de know how.
9. Mejora de la ejecución de las operaciones y de los métodos internos de
gestión.
10. Mayor motivación del personal y menor número de conflictos inter
funcionales.
11. Menor cantidad y mayor coordinación de las múltiples auditorías.
12. Aumento de la confianza de los clientes y de la imagen positiva en la
comunidad y el mercado.
En general, los numerosos modelos o fórmulas para implementar un SIG se
podrían sintetizar mediante la consideración de dos dimensiones definitorias
del modelo de integración: el nivel de integración y el modo de integración.
En cuando a la primera dimensión, se consideran tres niveles progresivos de
integración:
Alineamiento: El alineamiento de los tres sistemas ocurre cuando cada uno
de ellos está bajo la órbita de un departamento o unidad cuyo responsable
sigue autónomamente sus propias metas y objetivos. La integración es sólo
documental y, aunque simplifica la burocracia, no es real desde el punto de
vista de la estrategia organizativa.
Combinación: La combinación de los sistemas es un nivel de integración
que mantiene la separación departamental de las responsabilidades, las
políticas, planes y objetivos, los procedimientos de emergencia y el sistema de
evaluación y revisión de los resultados. Aparecen los procedimientos
operativos comunes tanto para el control de la documentación y el registro de
los datos, como para las acciones correctoras y preventivas, la formación y la
auditoría interna.
Integración: La integraci6n total de los sistemas es el estado final con un
sistema único SIG (SGC-SGA-SGSSO) plenamente integrado en sus aspectos
documentales (política, manual de gestión, procedimientos operativos y
procedimientos técnicos administrativos de apoyo), y en los referentes a la
autoridad y dirección.
En relación con la segunda dimensión, la integración puede ser realizada
mediante tres vías:
Por políticas: La dirección fija las políticas y objetivos globales que se
desplegarán en áreas de mejora por proyectos, no existiendo mucha
discrecionalidad en los niveles operativos.
Modo cultural: Si la integración es cultural es en los mismos niveles
operativos donde se definen las áreas de mejora por proyectos.
Por procesos: Las políticas y objetivos globales definidos por la dirección se
desplegarán y se harán operativos sobre la base de los procesos existentes y
no de los proyectos a desarrollar.
El propósito de un Sistema Integrado de Gestión es brindar una estructura para
un Sistema de Gestión total que integre los aspectos comunes de los sistemas
individuales para evitar duplicaciones. Abarcar los aspectos comunes de estos
sistemas para mejorar la eficacia y eficiencia del negocio.
REQUISITOS COMUNES DE LOS SISTEMAS
Existe una gran similitud en los requisitos de cada sistema y estos constituyen
elementos claves a tener en cuenta para la gestión de un sistema integrado de
calidad, medioambiente y seguridad y salud del trabajo.
La siguiente tabla nos muestra los requisitos comunes de cada norma.
2. MAPA DE PROCESOS
3. GRAFICOS: ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 E ISO 18001:2007
RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ISO 9001:2008
Herramienta para el Diagnóstico de la Situación de la
Calidad (Norma 9001-2008)
RESULTADOS DEL PREDIAGNOSTICO
NUMERAL REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
4.1 REQUISITOS GENERALES 100%4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 92%5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 75%
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS 100%6.2 RECURSOS HUMANOS 75%6.3 INFRAESTRUCTURA 71%6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 75%7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO 100%7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 88%7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 75%7.4 COMPRAS 95%7.5 PRODUCCIÓN Y / O PRESTACIÓN DEL SERVICIO 93%7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 83%8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 90%8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME 63%8.4 ANÁLISIS DE DATOS 100%8.5 MEJORA 38%
PROMEDIO 78%
RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ISO 14001: 2004
TABLA DE PUNTAJES GENERALES
N° NUMERAL IDEAL REAL %
CUMPLIMIENTON° CAPITULO IDEAL REAL
% CUMPLIMIENTO
1 Numeral 4.1 9 3 33,33% 1 Numeral 4.1 9 3 33%2 Numeral 4.2 21 35 166,67% 2 Numeral 4.2 21 35 167%3 Numeral 4.3 60 100 166,67% 3 Numeral 4.3 60 100 167%4 Numeral 4.3.1 12 27 225,00% 4 Numeral 4.4 111 168 151%5 Numeral 4.3.2 9 11 122,22% 5 Numeral 4.5 84 62 74%6 Numeral 4.3.3 39 62 158,97% 6 Numeral 4.6 39 15 38%7 Numeral 4.4 111 168 151,35%8 Numeral 4.4.1 21 36 171,43%9 Numeral 4.4.2 18 31 172,22%10 Numeral 4.4.3 12 10 83,33%11 Numeral 4.4.4 15 27 180,00%12 Numeral 4.4.5 24 48 200,00%13 Numeral 4.4.6 9 12 133,33%14 Numeral 4.4.7 12 4 33,33%15 Numeral 4.5 84 62 73,81%16 Numeral 4.5.1 9 3 33,33%
17 Numeral 4.5.2 12 7 58,33%
18Numeral 4.5.2.1 6 5 83,33%
19Numeral 4.5.2.2 6 2 33,33%
20 Numeral 4.5.3 18 6 33,33%21 Numeral 4.5.4 12 17 141,67%22 Numeral 4.5.5 21 7 33,33%23 Numeral 4.6 39 15 38,46%
GRAFICA LISTA DE CHEQUEO
RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ISO 18001:2007
DIAGNOSTICO OHSAS 18001TORNADO DE COLOMBIA SAS
ITEM OHSAS 18001
P. OBTENID. P.MAXIMO
% CUMPLIM. DEL ITEM
% PARTIC. DEL ITEM
% IMPLEM. SISTEMA
4,2 Política de S & SO 7,00 11,00 63,64 DM 8,46% 5,38%
4,3 Planificación 0,00 39,00 - DM 30,00% 0,00%
4,3,1
Planificación para la identificación de peligros evaluación y control de riesgos 0,00 12,00 - DM
4,3,2Requisitos legales y otros 0,00 7,00 - DM
4,3,3 Objetivos 0,00 9,00 - DM
4,3,4Programa de gestión S & SO 0,00 11,00 - DM
4,4Implementación y Operaciones 10,50 43,00 24,42 DM 33,08% 8,08%
4,4,1Estructura y responsabilidades 0,00 4,00 - DM
4,4,2
Entrenamiento, concientización y competencia 2,50 8,00 31,25 DM
4,4,3Consulta y comunicación 2,50 10,00 25,00 DM
4,4,4 Documentación 0,50 3,00 16,67 DM
4,4,5Control de Documentos y Datos 0,50 5,00 10,00 DM
4,4,6 Control operativo 1,00 6,00 16,67 DM
4,4,7Preparación y repuesta ante emergencias 3,50 7,00 50,00 DM
4,5Verificación y Acción correctiva 1,00 22,00 4,55 DM 16,92% 0,77%
4,5,1Medición y seguimiento del desempeño 0,00 7,00 - DM
4,5,2
Accidentes, incidentes no conformidades y acciones correctivas y preventivas 0,50 5,00 10,00 DM
4,5,3Registros y Administración registros 0,50 7,00 7,14 DM
4,5,4 Auditorias 0,00 3,00 - DM
4,6Revisiòn por la Gerencia 0,00 5,00 - DM 3,85% 0,00%
TOTALES 18,50 120,00 18,52 DM 92,31% 14,23%
PORCENTAJE TOTAL DE AVANCE
14,23%
6. GRAFICA LISTA DE CHEQUEO
4. ANALISIS DE LA INTEGRALIDAD DEL SISTEMA
Realizada la integración de los tres sistemas se evidencia que frente al sistema
de gestión de calidad ISO 9001:2008 se lleva adelantada buena parte de la
gestión sin embargo se evidencia frente a los requisitos generales cumplen en
su totalidad con ellos, frente a la implementación de la norma ISO 14001:2004,
se evidencia que la empresa no tiene la norma implementada, sin embargo se
tienen establecidos los objetivos del programa ambiental, procedimiento y
matriz de la identificación de los aspectos ambientales y valoración, política
integral donde se menciona la parte de impacto ambiental, programa de
residuos sólidos y residuos peligrosos, programa de uso adecuado de agua y
luz, matriz legal, manejo de papel y reciclaje del mismo, en cuanto al
cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma NTC- OHSAS 18001, se
pudo observar que el cumplimiento de la empresa frente a estos requisitos es
muy bajo, dado que no cumple con la planificación y el porcentaje más alto es
de 10.50% que corresponde a la implementación y operación del sistema de
gestión.
Analizados los requisitos comunes entre las tres normas (ISO 9001:2008, ISO
14001:2004 E ISO 18001:2007) podemos evidenciar lo siguiente:
1. En la documentación tiene falencias en las directrices de elaboración de
documentos y en el control de los mismos.
2. No hay responsabilidad por parte de la dirección, hay falencias en la
planificación de los cambios que afecten el sistema y en la comunicación entre
los procesos ya que no hay claridad entre los niveles de responsabilidad y
autoridad así como sus responsables.
3.La competencia del personal que desarrolla las diferentes actividades se
encuentra documentada mas no implementada, así como las necesidades de
formación sin embargo es necesario dar el siguiente paso o reevaluar si lo que
se tiene documentado es lo adecuado.
4. La infraestructura se encuentra implementada mas no se tiene una
planificación adecuada de lo que puede afectar el sistema ya que no hay
continuidad en los mantenimientos que se deberían realizar.
5. Al observar el proceso productivo este se encuentra totalmente establecido y
controlado y documentado. Sin embargo hay falencias en la comunicación
tanto interna como externa.
6. En el tema de diseño y desarrollo es importante pasar de la implementación
al tema de registros y documentación para ser 100% efectivos.
7. El proceso de compras es óptimo sin embargo falta más compromiso al
momento de evaluar la calidad de los proveedores. Esta misma situación
ocurre con el proceso e producción y/o prestación del servicio ya que tienen un
buen estatus de cumplimiento sin embargo falta un poco más de detalle en
algunas documentaciones.
8. Frente al control del producto y / o servicio no conforme se evidencia que no
hay identificación de las posibles no conformidades.
9. Los datos son analizados de forma adecuada sin embargo no hay
compromiso frente a las mejoras que requieren los diferentes procesos para
mantener el sistema de forma adecuada.
10. La falta de compromiso de todos los niveles jerárquicos de la organización
con los temas de salud y seguridad en el trabajo.
11. La documentación y el control de la misma es mínima se podría decir que
no hay
12. No hay criterios de medición y seguimiento
13. No hay procedimiento para Accidentes, incidentes, no conformidades y
acciones correctivas y preventivas y control de registros, auditoria y revisión
gerencial
14. otro resultado importante es la ausencia de personal específico que se
encargue de las áreas de calidad, seguridad y ambiental, razón por la cual se
observa muy poco conocimiento.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto la compañía se encuentra en un
estado crítico frente al sistema lo cual puede afectar gravemente la salud de los
trabajadores y el patrimonio de la compañía.
5. PLAN DE TRABAJO
En base a los resultados obtenidos en el diagnostico de las tres normas
respecto al grado de cumplimiento ed la empresa frente a cada una de las
normas, se ha establecido un cronograma de trabajo para la implementacion e
integracion de los sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en
el trabajo, periodo durante el cual se podra realziar el desarrollo de los
requisitos faltantes respecto a cada norma, en un lapso de tiempo de un año, si
la empresa cuenta con los recursos humanos, materiales y economicos y
deside desarrollarlos simultaneamente; caso contrario existe la posibilidad de
implementarlos individualmente de forma secuencial teniendo como primera
opcion la norma ISO 9001 e la cual ya han venido trabajando, posteriormente la
ISO 14001 y finalmente la ISO 18001, posterior a ello la empresa contara con
su sistema integrado de gestion.
A contunuacion adjuntamos el cronograma propuesto con las siguientes fases
Diagnostico,Sensibilizacion,Planeacion,estrategica,Documentacion,Implementa
cion,Formación interpretación de las normas,Tecnicas de auditoria, Realizacion
de auditorias internas, Planeacion de acciones, Realizacion de la revision por la
direccion, Revision final, Acciones despues de la revision final y Auditoria de
certificacion.
Diagnostico:
Se ha evaluado el estado general de la empresa respecto a la gestión,
utilizando los requisitos de las tres normas desarrollando una matriz individual
donde se analiza cada uno de los ítems mediante una valoración lo cual se
visualiza en el análisis de las graficas.
Elaboración de la documentación soporte
Dentro del desarrollo de la documentación el primer documento necesario es el
Manual de Gestión Integrada, en él deben constar claramente los métodos para
su diseño, elaboración, aprobación y difusión. Posterior a ello se establecerán
las especificaciones y procedimientos que definen los métodos para desarrollar
las actividades y situaciones específicas de la empresa dichos documentos
serán gestionados, elaborados y controlados de forma estricta pues definen las
actividades y acciones del sistema integrado de gestión, los procedimientos y
documentos en general, deben ser los actuales y correctos, es decir garantizar
que se encuentren vigentes, de ello será responsable el Jefe del SIG. Entre los
documentos que se consideran importantes para el sistema tenemos:
Mapa de procesos: es una visión general del sistema de gestión, se
representan los procesos que componen la empresa y sus interacciones, estas
relaciones se indican mediante flechas que representan los flujos de
información.
Plan: define a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar los
niveles de la planificación. Establece criterios y prioridades, disposición de
recursos, previsión presupuestaria, cobertura de equipos.
Programa: Es un documento que concreta los objetivos y los temas que se
exponen en el plan, ordena los recursos disponibles en torno a las acciones
que contribuyan a la consecución de las estrategias establecidas.
Manual de gestión integrada: Aplica a todos los procesos definidos en la
empresa, establece el alcance del sistema, los detalles de su configuración u
operación, la interacción de los procesos y los documentos necesarios para
demostrar su conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad, a través del
mejoramiento continuo.
Procedimientos:, es un documento que indica la forma especificada para
llevar a cabo una actividad o un proceso.
Instrucciones: Las instrucciones de trabajo desarrollan paso a paso la forma
de llevar a término un trabajo o tarea.
Los programas fundamentales para el desarrollo del sistema integrado de
gestión son los siguientes:
1. Programa de Control de Documentos y Registros
2. Programa de Auditorías Internas:
3. Programa de Producto No Conforme
4. Programa de Acciones Preventivas y Correctivas
En el presente trabajo todo lo relacionado a la documentación del sistema ha
sido desarrollado en el capítulo 3 y los procedimientos se adjuntan en los
siguientes anexos:
Revisión de la Documentación
En la fase de revisión de la documentación se realiza el análisis de los
documentos existentes en la empresa frente a los requisitos de las normas ISO
9001, ISO 14001, y OHSAS 18001 mediante la aplicación de una matriz de
suficiencia integrada que establece la documentación necesaria a desarrollar
para la integración del sistema. Los resultados obtenidos con la matriz se
evidencian en el anexo correspondiente.
Formación e Implementación
En esta fase se deben desarrollar las siguientes etapas
1. Formación
2. Difusión/ comunicación
Supervisión del sistema de medición
Formación: Como base para el éxito del sistema integrado, pues dentro de la
empresa a todos los colaboradores que trabajen en ella se les debe
proporcionar información o capacitación referente a los temas de calidad,
prevención de riesgos y respeto al medio ambiente considerando su nivel de
educación, habilidades, actividades y responsabilidades de su trabajo frente al
sistema.
Difusion O Comunicación: Para el buen desarrollo del sistema la empresa
debe proporcionar continuamente información sobre medio ambiente, calidad y
seguridad mediante el establecimiento y mantención de un procedimiento para
documentar recibir y responder la comunicación correspondiente de las partes
interesadas, sean tanto internas como externas.
Las principales características de un sistema eficaz de comunicación interno
son:
Comunicación vertical: mediante la cual se transmite la información
rápidamente desde los altos mandos hasta el personal operativo.
Comunicación horizontal: la información al mismo nivel departamental debe
llegar a todos los integrantes.
Comunicación global: debe llegar a todos los usuarios del sistema.
Comunicación específica: cada usuario se le entrega sólo la información que le
incumbe, no otro tipo de información que no es requerida para el desarrollo de
su trabajo.
Control Operacional: Luego de haber establecido los requisitos de las
normas, la empresa debe identificar las actividades y operaciones que
requieren aplicar medidas de control; por esta razón el control operacional se
relaciona al documentar adecuadamente porque y como se llevan a cabo las
tareas de administración del sistema, será necesario que los controles tomen la
forma de procedimientos documentados, considerando lo siguiente:
1. Requerimientos legales identificados
2. Política, objetivos, metas y programas del SIG
3. Identificación de necesidades de los clientes
Auditoría Interna
De acuerdo a las normas del sistema, la empresa debe garantizar que el
sistema está sujeto a auditorías internas a intervalos planificados para
determinar si el sistema de gestión:
a) Es conforme con las disposiciones planificadas en todas las normas.
b) Se ha implementado y se mantiene de forma eficaz.
Se debe establecer un procedimiento documentados para definir las
responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías,
establecer los registros e informar de los resultados. (ISO-9001, 2008).(ISO-
14001, 2004).
Auditoría Interna
El propósito primordial de la auditoría es evaluar la conformidad con las
normas, el progreso de los planes para lograr la conformidad y el progreso del
desarrollo y extensión de la administración del sistema
Revisión por la Dirección
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión a periodos planificados con
el fin de garantizar la conveniencia, adecuación y eficacia. Dichas
observaciones deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la
necesidad de realizar cambios en el sistema de gestión.
Las revisiones de la Dirección son clave fundamental para el mejoramiento
continuo, garantizando que el SIG podrá continuar satisfaciendo las
necesidades de la empresa en el tiempo. Será conveniente que la revisión se
realice anualmente o posterior a una auditoría interna, con el objeto de
asegurar su efectividad e idoneidad, y enmendar cualquier deficiencia.
Los resultados de la revisión por la dirección deben estar correctamente
documentados. (OHSAS-18001, 2007)
Seguimiento y medición
Al realizar la planeación se establecieron los objetivos que definen los
resultados esperados del proceso en cuanto a calidad, seguridad y desempeño
ambiental. Con ello será factible evaluar si el proceso está cumpliendo los
objetivos, además es necesario determinar cómo realizar el seguimiento del
cumplimiento de los controles operacionales, requisitos legales aplicados al
proceso.
Existen varios métodos para efectuar el seguimiento y medición de los
procesos, entre ellos.
Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión son razones matemáticas que permiten la
evaluación cuantitativa del resultado del objetivo del proceso que incluyen
diferentes características de una gestión integral. Los indicadores constan de
los siguientes elementos:
Variable a medir: característica o parámetro a controlar que se desprende del
objetivo del sistema de gestión.
Unidad de medición: sistema en el que se expresan los resultados de la
Medición
Procedimiento de cálculo: razón matemática para determinar el resultado del
Indicador
Meta: hace referencia al valor que se aspira alcanzar en un plazo de tiempo
Establecido
Límite de control: es importante definir el valor máximo o mínimo para la
variable que establezca criterios para el control de desviaciones y situaciones
anómalas.
Frecuencia: período de tiempo definido para calcular el indicador y analizar
sus resultados.
Listas de verificación
Son una serie de preguntas sencillas para que un evaluador pueda establecer
si un control o requisito se está implementando adecuadamente y de forma
rutinaria, estas verificaciones pueden hacerse con diferente frecuencia según el
tema a evaluar, son muy importantes para un sistema de gestión en la
evaluación de requisitos legales y en el control de las aplicaciones de los
controles operacionales tanto de la gestión ambiental como de salud
ocupacional y de seguridad. Su frecuencia debe tener en cuenta actividades
rutinarias y no rutinarias, controles exigidos por la ley y capacidad de la
organización para la aplicación.
Revisiones
Son observaciones formales por parte del líder para hacer un seguimiento del
proceso, y determinar la eficacia, adecuación y conveniencia del proceso. Se
efectúan de manera similar a una revisión por la dirección, pero limitando el
alcance al proceso y teniendo en cuenta temas como: indicadores, adecuación
de procedimientos y documentación, cambios en la legislación, análisis de
problemas, mejoras y la conveniencia del proceso para ajustarse a la estrategia
de la empresa
Revisión por la dirección
El sistema integrado de gestión se basa en el principio de planificación,
actuación y revisión, por tanto las tres fases son de fundamental importancia
dentro del sistema.
La revisión es una de las principales responsabilidades de la dirección y se
realiza para asegurar que el sistema:
La revisión puede realizarse para una o varias partes de la empresa, siendo
más habituales y recomendables para cuando se trata de una parte de la
empresa en concreto; ya que una reunión será más eficaz mientras posea
contenidos claros y precisos.
Para la revisión se puede optar por varias opciones dependiendo del grado de
Integración que deseemos aplicar al proceso. Las ventajas se aprecian en la
siguiente tabla:
La información que es utilizada para la revisión por la dirección es obtenida de
las auditorías tanto internas como externas, en ellas se muestra el
funcionamiento del sistema y los procesos de seguimiento y medición, que
generan los resultados del SIG.
La revisión debe tener en cuenta a más de los resultados frente a las normas y
el comportamiento corporativo de la empresa, otros factores externos que
indican la situación del entorno.
Como resultado de la revisión se obtendrá una planificación nueva en función
de los aspectos analizados con el fin de lograr el cumplimiento de la política y
objetivos del sistema considerando aspectos como:
Innovaciones para la mejora
Asignación de nuevas responsabilidades
Planes de auditoría
Estudio de informes
Cambios en productos y servicios
Redistribución de recursos
Mejora continúa del SIG
Mejorar significa cambiar la forma de ver y producir la calidad, el medio
ambiente y la seguridad, dejar de controlar para empezar a diseñar y producir,
optimizar los recursos y trabajar con seguridad en las áreas y su entorno.
Las razones para la mejora continua son las siguientes:
Los clientes son cada día más exigentes y encuentran en el mercado diferentes
propuestas para escoger.
La organización tiene cada día mayor responsabilidad hacia las partes
interesadas y su desempeño debe ser satisfactorio para ellas.
El cambio permanente en el entorno hace que la empresa deba tener mayor
capacidad de transformarse y adaptarse a las nuevas condiciones.
Las ventajas competitivas son cada vez menos sostenibles en el tiempo.
Proceso de Mejora Continua
En base a la norma ISO 9004, la mejora continua debería tomarse como un
objetivo estratégico donde las acciones de mejora se presentan en dos niveles;
los proyectos de avance significativo y la mejora continua escalonada, pueden
ser de tipo correctivo, preventivo o de mejora lo que determina a qué nivel
pertenecen los siguientes factores:
Proyectos de avance significativo: son acciones que involucran la decisión
de la gerencia y que se desarrollan como proyectos adelantados por equipos
multidisciplinarios, normalmente generan cambios significativos en el sistema y
los procesos
Mejora escalonada: son acciones que involucran la decisión del líder del
proceso y que se desarrollan al interior del proceso. No generan cambios
grandes en el sistema, pero si optimizan las actividades de los procesos Las
acciones típicas de una acción de mejora son:
1.-Determinación de fuentes y criterios de mejora
2.-Análisis de datos
3.- Descripción de la situación actual
4.- Análisis e identificación de causas
5.- Definición de soluciones (plan de acción)
6.- Evaluación de efectos
7.- Implementación y normalización
8.- Revisión de las acciones (evaluar eficacia)
Fuentes y criterios de mejora
Es necesario identificar las fuentes de información para el análisis de
necesidades, para establecer acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Las fuentes principales que sugiere la norma ISO 9004 son:
Gestión de riesgos
Satisfacción del cliente y partes interesadas
Desempeño de productos
Desempeño de los procesos con indicadores de eficiencia y eficacia
Desempeño de los proveedores
Costos de calidad y no calidad
Competitividad
Certificación
La certificación de acuerdo al Instituto Colombiano de Normas Técnicas
(Icontec) es:
El procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al
comprador asegura, por escrito, que un producto, un servicio o un proceso,
cumple con los requisitos especificados
Por lo cual, representa una herramienta ventajosa en las actividades
comerciales nacionales. Es un mecanismo irreemplazable para crear confianza
en las transacciones cliente-proveedor.
Con las certificaciones existen muchos beneficiarios como por ejemplo: los
gobiernos, las industrias y los consumidores.
La certificación integrada de un sistema de gestión es una forma de certificar
todos los sistemas de la empresa simultáneamente. Un sistema integrado pone
de relieve el compromiso de la empresa con el desarrollo sostenible en todos
los aspectos de sus actividades, certificando los sistemas se ahorrará tiempo
esfuerzo y dinero mientras incrementa la efectividad de su sistema.
6. PRESUPUESTO
CONCLUSIONES
Considerando que el plan de implementación del Sistema Integrado de Gestión actúa
como marco de referencia hacia un concepto nuevo del manejo empresarial, donde
interaccionan la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad ocupacional, se han
desarrollado las siguientes conclusiones:
Mediante el diagnóstico de la situación inicial de la empresa se establece el porcentaje
de cumplimiento frente a cada una de las normas, tomando como base de partida el
sistema de calidad que posee la planta y configurándolo de acuerdo a los requisitos de
la norma ISO 9001 para posterior a ello integrarlo con la norma ISO 14001 y OHSAS
18001.
En el análisis para la implementación del sistema se utiliza el ciclo de trabajo enfocado
en Planificar, Hacer, Verificar y Actuar en todas las actividades y procesos para el
cumplimento de los objetivos; por medio de la aplicación de las normas ISO
9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, se asegura una implementación
estandarizada que permite mejorar el nivel de eficiencia interna y externa del sistema.
El plan de trabajo para la implementación, proporciona las condiciones para la
adecuación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado comprometiendo a la
Alta Dirección de la empresa a realizar revisiones periódicas del sistema, apoyando el
proceso de mejora continua, asignando los recursos necesarios y designando un
equipo responsable del SIG que posea el empoderamiento y liderazgo para cumplir
con las metas y objetivos planteados.
El cronograma de implementación se ha desarrollado para cada sistema
independientemente pudiendo hacerlo por etapas o simultáneamente, esto será una
decisión de la alta dirección en base a la disponibilidad de recursos materiales,
humanos y financieros.
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