sistemas adminitrativo

MODULO I

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Dra. Jhanett Sayas Orocaja

¿Qué es el sector público?Es el conjunto de organismos administrativos mediante loscuales el Estado cumple sus funciones.

Incluye:

El Poder Legislativo.

Poder Ejecutivo.

Poder judicial.

Organismos autónomos, instituciones descentralizadas,Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales (quienes realizanactividad económica en nombre del Estado y que se encuentranrepresentadas por el mismo).

SECTOR PÚBLICO

FINANCIERO NO FINANCIERO

E.F No Monetarias

E.F monetarias

EMPRESAS GOBIERNO GENERAL

E.P. Nacionales

E.P. Regionales

E.P. Locales

Gobierno Nacional

Gobierno Regional

Gobierno Local

ESSALUD

AdminitraciónDescentralizada

AdminitraciónCentral

Ent. Del Poder

Legislativo

Ent. Del Poder

Judicial

Ent. Del Poder

Ejecutivo

Org.

Constitucionales

Autónomos

Gobiernos Regionales

Org. Públicos Descentralizados

Regionales

Gobiernos Locales

Org. PúblicosDescentralizado

s Locales

Entidades del Gobierno Nacional (312 UE’s)

Gobiernos Regionales (26 Pliegos, 393 UE’s)

Gobiernos Locales (1,834)

Total 2,539 entidades

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los Sistemas son los conjuntos de principios,

normas, procedimientos, técnicas e instrumentos

mediante los cuales se organizan las actividades de

la Administración Pública.

Los Sistemas Administrativos regulan

la utilización de los recursos públicos,

promoviendo la eficacia y eficiencia en

su uso.

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Ley N° 29158

Sistemas Funcionales Sistemas Administrativos

Tienen como fin asegurarel cumplimiento de laspolíticas públicas querequieren de laparticipación de todas ovarias entidades delEstado.

Tiene como fin regular lautilización de los recursosde las entidades de laadministración pública.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE APLICACIÓN NACIONAL

1.

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

2.

ABASTECIMIENTO

3.

PRESUPUESTO

4.

TESORERIA

5.

ENDEUDAMIENTO

6.

CONTABILIDAD

7.

INVERSIÓN PÚBLICA

8.

PLANEAMIENTO

ESTRATÉGICO

9.

DEFENSA JUDICIAL DEL

ESTADO

10.

CONTROL

11. MODERNIZACIÓN GESTIÓN

PÚBLICA

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

El Presupuesto Público, asigna los fondos según los objetivos,

prioridades de gasto y disponibilidad de ingresos.

EI Tesoro Público, centraliza, custodia y canaliza fondos y valores de

Hacienda Pública.

El Endeudamiento Público, permite obtener financiamiento externo e

interno según la capacidad de pago del país.

La Contabilidad Pública, consolida la información presupuestaria y

patrimonial de las entidades para mostrar el resultado de la gestión del

Estado a través de la Cuenta General de la República.

Gestión de recursos humanos, abastecimiento, inversión pública,

planeamiento estratégico, defensa judicial del estado, control,

modernización de la gestión pública.

SISTEMAS RECTORES PRINCIPIOS

ADMINISTRACION

FINANCIERA

LEY 28112

Presupuesto

Tesorería

Endeudamiento

Contabilidad

• TRANSPARENCIA

• LEGALIDAD

• EFICACIA

• EFICIENCIA

EFICIENTE GESTIÓN DE RECURSOS

SISTEMAS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO

PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA ENDEUDAMIENTO

PROCESO DE

PRESUPUESTO

PROGRAMACIÓN,

FORMULACIÓN Y

APROBACIÓN

EVALUACIÓN

EJECUCIÓN Y CONTROL

PROCESO DE

CONTABILIDAD

REGISTRO

CONSOLIDACIÓN A NIVEL

PLIEGO

FORMULACIÓN A NIVEL

UE

INTEGRACIÓN

CUENTA GENERAL

PROCESO DE

TESORERÍA

PROGRAMACION

EVALUACIÓN

EJECUCIÓN

PROCESO DE

ENDEUDAMIENTO

PROGRAMACIÓN

PAGO

DESEMBOLSO

CONCERTACIÓN

REGISTRO

DGPP DNCP DNTP DNEP

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA

Conjuntos de principios,

normas, procedimientos,

técnicas e instrumentos que

regulan la utilización y

promueven la eficiencia en el

uso de los recursos en las

entidades de la administración

pública.

Son sistemas de gestión que

actúan como normas de

calidad.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

REGISTRO DE PROVEEDORES

Poseer información sobre los proveedores que contratan con el

Estado a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios.

Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores –

RNP (Ley de Contrataciones del Estado)

CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN

LA ADQUISICIÓN

LA ADQUISICIÓN

• Plan Estratégico Instit.

• Plan Operativo Instit.

• Determinación de necesidades

• Presupuesto Institucional

• Plan Anual de Contrataciones

• Expediente de contratación

• Designación del Comité Especial

• Elaboración de las Bases.

• Convocatoria.

• Registro de participantes

• Consultas

• Observaciones

• Presentación de propuestas

• Evaluación y calificación

• Otorgamiento de la Buena Pro

• Formalización del Contrato -Suscripción

• Garantías

• Adelantos

• Adicionales y reducciones

• Ampliaciones y prórrogas

• Subcontratación

• Intervención Económica de Obra

• Resolución

• Penalidades

• Recepción y conformidad

• Liquidación

Actos Preparatorios SelecciónEjecución

Contractual

PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL

MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN

DE BIENES

DISPOSICIÓN FINAL

ALMACENAMIENTO

Esta referido a la ubicación

temporal de bienes en un

espacio físico determinado

con fines de custodia, como vía

para trasladarlos físicamente

(temporal y definitivo) a

quienes lo necesitan.

DISTRIBUCIÓN

ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

JEFATURA

Área de Programación

Área de Control

Patrimonial

Área de Proc. de Selección

Área de Servicios Generales

Área de Adquisiciones

Área de Seguridad

Área de Almacén

Actividades de Programación

Ejecución de procesos de

selección.

Administración de contratos.

Registro y Control de Almacenes.

Registro y control de bienes

patrimoniales.

Seguridad integral.

Servicios Generales.

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

ÁREA DE PROGRAMACIÓN

Implicancias Función- Dependencias involucradas

Funciones Generales

Proyección PACseguimiento y modificaciones

Evaluación de Requerimientosgeneración de expedientes

Seguimiento de la Ejecuciónde Calendarios de Compromisos

Elaboración del POA

En base a los cuadros de necesidades, se

realiza la revisión, identificación de procesos yconsolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad dePresupuesto y Unidad de Programación.

Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a lasevaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación.

Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario.

En base a las actividades identificadas en coordinacióncon la Administración y el Órgano de Abastecimiento;y en coordinación con la Unidad de Programación.

Normas relacionadas

•Directiva PAC OSCE•Ley de presupuesto para el

Año Fiscal

•Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

•Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario parael Año Fiscal.

•Instructivo para la formulaciónde Actividades para el Año Fiscal

ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN

Implicancias de la función –Dependencias involucradas

Función General

Asistencia a ComitésEspeciales. enprocesos de AdjudicaciónDirecta, Concurso yLicitación Pública.

También exoneraciones

Norma relacionada

Proyección de Contratos

La función implica la preparación del proyecto deResoluciones de designación de Comités Especiales.

La proyección de las Bases, actas del Comité Especial,cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes delComité Especial y demás documentos relacionados al procesode selección.

Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, elÁrea de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina deAdministración, Alta Dirección y postores.

Ley de Contrataciones del Estado y su

Reglamento

Ley de Contrataciones del Estado y su

Reglamento

Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de losprocesos de selección para la presentación oportuna de losdocumentos necesarios para la suscripción del contrato

Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica,Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores dela Buena pro.

ÁREA DE ADQUISICIONES

Determinación de Valore Referencial

Asistencia a Comités Especiales

Emisión de O/C y O/S

Ejecución Contractual yAdministración de Contratos

Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica

Implicancias de la función –Dependencias involucradas

Funciones Generales

Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación.Interrelación: OFICINAS USUARIAS

Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto

Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos.Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización

Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementariaAdministración y liquidación de contratos, administra cartas fianza.Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas

Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad decompra directa y caja chica.

Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.

Norma relacionada

Ley de Contrataciones del Estado

y su Reglamento

Ley de Contrataciones del Estado

y su Reglamento

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Directiva de Tesorería

Manual de Pago a Proveedores

ÁREA DE ALMACÉN

Implicancias de la función –Dependencias involucradas

Función General

•Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales

• Área de Programación • Área de Adquisiciones• Área de Control Patrimonial

• Oficinas Usuarias

Norma relacionada

• Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056

• INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos

•Despacho y Distribución• Oficinas Usuarias

•Resolución Jefatural Nº335-90INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes•Resolución de Contraloria

Normas de Control Interno en el Sector Publico.

•Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex,

• Oficinas Usuarias

•Resolución Jefatural Nº335-90INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes•Normas de Control Interno en el Sector Público.

•Información Contable• Oficina de Administración Financiera• Área de Contabilidad

•Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles delEstado

ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL

Implicancias de la Función-Dependencias involucradas

Funciones Generales

•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD

• INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES

• SEGUROS

Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecuciónde altas y bajas y su disposición final

Registro y control de bienes, conciliacióncontable en coordinación con la Oficina de

Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)

Seguro de los bienes muebles, inmueblesy valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo,

Deshonestidad y de vehículos

Normas relacionadas

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA- Rgto. dela Ley de 29151- Ley GeneralDel Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el InventarioNacional de Bienes Mueblesdel Estado.

Resolución Nº 320-2006-CG-Normas de control interno.

Sistema de Flujo de Bienes y Servicios:

La habilidad de planificar la contratación de

Bienes y Servicios para que estén disponibles.

Gestión de Bienes y Servicios:

Adquisición y almacenaje de Bienes y gestión

de servicios para uso posterior.

Distribución Física:

Administración de la entrega.

ELEMENTOS DE LA LOGÍSTICA

Visión de Gobierno:

Hacer más transparente el mercado de las compras públicas◦ Minimizar o reducir asimetrías del mercado

◦ Facilitar la planificación comercial de los proveedores

◦ Tener un mercado más competitivo

Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público◦ Transparencia

◦ Eficiencia

- Descuentos por volumen

- Menores costos de proceso

◦ Control

PLAN DE COMPRAS

Planificar las compras permite a la Entidad:

◦ Generar contratos de suministro:

Obtener descuentos por volumen

Reducir el requerimiento sin perder poder de negociación

Reducir los costos de administración

◦ Reducir el fraccionamiento de las compras.

◦ Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento.

◦ Mejorar la programación de actividades.

◦ Mejorar la planificación financiera

GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD

Programación de las compras (PAC).

Fortalecer competencias del equipo.

Administrar la distribución de trabajo.

Generar nuevas estrategias de suministro.

Verificar la necesidad del usuario.

Atención oportuna al usuario.

VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS

• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de

información / Tdr / Et

• Falta de información /elaboración Ct

• Deficiencias en la planificación de los procesos que generan

la demanda.

• Falta de análisis de oportunidades.

• Falta de mecanismos de programación de actividades.

• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación

PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

Definir lo siguiente:

– Qué se comprará

– Cuándo se necesitará

– Qué cantidad se comprará

Se debe definir e identificar además:

• Periodicidad de la compra

• Tiempos de respuesta de proveedores

• Restricciones legales

• Normas reglamentarias

PLANIFICAR LAS COMPRAS SIGNIFICA

MUCHAS GRACIAS