sistema de gestión de calidad integrado · caracterizaciÓn proceso planeaciÓn del sistema de...
Post on 09-Jul-2020
9 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A
Sistema de Gestión de
Calidad Integrado
ISO 9001:2008 – NTCGP 1000:2009 – MECI 1000:2005DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE
PLANEACIÓN DEL SGC
CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Código: PROPLA01 Versión: 7 Vigente desde: 14/09/2010 Responsable: Gerente General ‐ Jefe Of. Planeación.
Objetivo: Direccionar y coordinar el desempeño estratégico de la entidad en relación con la calidad, Manteniendo el Sistema de Gestión y mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, para el logro de los objetivos institucionales y su contribución con el logro de los fines esenciales del estado. Alcance: Todos los procesos del sistema de gestión de calidad. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Junta Directiva
Gerencia General MCIT‐DNP‐Presidencia de la república
Directrices de Políticas, Planes, Programas institucionales
P
Definir y establecer el direccionamiento estratégico de la entidad.
Políticas, planes yprogramas
Junta DirectivaTodos los procesos
Leyes, Decretos Normatividad vigente Direccionar y Adecuar el SGC a las normas y disposiciones legales vigentes.
Integridad del SGC Todos los procesos
Min. Comercio, Min.
Hacienda, DNP
Presupuesto aprobado Asignación de recursos financieros para el desarrollo de la gestión de la entidad
Presupuestos de la entidad para cada vigencia.
Todos los procesos
Gerencia General Todos los procesos
Plan estratégico Planes de acción
Elaborar el plan estratégico y el plan de acción, consolidar y realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de acción de la entidad.
Plan de acción de la entidad. Gerencia GeneralTodos los procesos Órganos de control
Gerencia General Direccionamiento estratégico de la entidad
H
Formular, actualizar y socializar la planificación estratégica de la calidad.
Política, objetivos y manual de Calidad. Mapa de procesos.
Todos los procesosClientes externos
Todos los procesos Desempeño del SGC Comunicar a los funcionarios de la entidad las actividades, avances y logros del SGC.
Comunicación interna efectiva sobre el SGC.
Todos los procesos
Todos los procesos Aspectos generales del SGC
Realizar y liderar las reuniones del comité de calidad y MECI.
Recomendaciones, compromisos, información
Todos los procesos
DNP, Min Hacienda, Organismos cofinanciadores, Procesos misionales.
Problemas o necesidades Perfiles de proyectos
Asesorar en la formulación y ejecución de los proyectos de inversión.
Proyectos Asesorados para su formulación y ejecución
DNP, Min Hacienda, Organismos cofinanciadores, Comunidades
Todos los procesos Documentación del SGC Controlar los documentos y registros del SGC. Documentos y registros actualizados, vigentes y accesibles
Todos los procesos
Todos los procesos Informes de procesos. Realizar la revisión gerencial del SGC. Recomendaciones para mejora
Todos los procesos
Todos los procesos Resultados de indicadores.
V Realizar seguimiento a los indicadores de los procesos del SGC.
Recomendaciones para mejora
Todos los procesos
Todos los procesos Auditorías internas Auditorías externas
No conformidades, Informes de auditoría, análisis de riesgos, oportunidades de mejora.
A
Implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Mejoramiento continúo del proceso y del SGC.
Todos los procesos Proceso Mejoramiento
FORPLA09 V.2
SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente a los diferentes procesos del sistema de gestión de calidad, a partir de las reuniones del Comité de Calidad y de las revisiones por la dirección en lo concerniente a la evaluación de la eficacia, eficiencia, efectividad, adecuación y conveniencia de las acciones propuestas en las revisiones por la dirección. Así mismo se publica y actualiza toda la información del sistema en la página web de la entidad – minisite de calidad.
REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001:2008 – NTCGP 1000:2009 LEGALES MECI 1000:2005 4. Sistema de Gestión de calidad 5. Responsabilidad de la dirección. 6.1. Provisión de recursos. 6.3. Infraestructura. 6.4. Ambiente de trabajo. 8. Medición, análisis y mejora.
• Ley 872 de 2.003. • Decreto 4110 de 2.004 • Decreto 1599 de 2.003 • Ley general de Presupuesto. • Decreto 115 de 1996. • Ley 617 de 2.000. • Estatutos de la entidad
1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. 1.1.3. Estilo de dirección. 1.3.5. Políticas de administración del riesgo. 2.1.1. Políticas de operación. 2.1.5. Manual de operación. 2.2.2. Información secundaria. 2.3. Comunicación Pública. 2.3.1. Comunicación Organizacional 2.3.3. Medios de Comunicación.
RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS
• Gerente General. • Jefe de Planeación. • Equipo de asesores. • Coordinador de calidad • Asistente de Gerencia. • Secretarias. • Conductor de Gerencia.
• Oficina Gerencia General • Oficina de Planeación • Hardware. • Software. • Internet.
• Presupuesto Aprobado para la entidad PGN. • Recursos Propios.
INDICADORES TIPO NOMBRE FORMULA FRECUENCIA DE
MEDICION TENDENCIA META
Eficiencia Oportunidad en la publicación de la documentación en la página web.
Fecha de publicación del documento en pagina web Vs fecha de envió del documento aprobado para publicación
Mensual Descendente 1 día
Eficacia
Mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad
Actividades ejecutadas del plan de trabajo del SGC / Actividades programadas en el plan de trabajo del SGC
Mensual Ascendente 100%
Eficacia del sistema de gestión de calidad
Total de acciones cerradas / total de acciones detectadas Semestral Ascendente 80%
Efectividad
Auditorias de seguimiento y certificación aprobadas
Auditorias aprobadas del SGC Vs Auditorías Realizadas al SGC por ente certificador Anual Ascendente
Auditorias aprobadas con un número
menor ó igual a 3 NC tipo menor para todo
el SGC
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Direccionar y coordinar el desempeño estratégico de la entidad, Manteniendo el Sistema de Gestión y mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, para el logro de los objetivos institucionales y su contribución con el logro de los fines esenciales del estado.
Riesgo Identificación de causas y efectos
Documentación del sistema de gestión de calidad desactualizada.
Clasificación: Riesgo Operativo
Calificación: Probabilidad Media
Impacto: Leve -5
Evaluación: Zona de riesgo tolerable
Valoración:
Asumir y Reducir el riesgo,
Descripción del riesgo
El uso de documentación desactualizada en los procesos del sistema de gestión de calidad, genera una desarticulación entre los mismos, incoherencia en la realización de las actividades e ineficiencia en la gestión del proceso. Así mismo se genera desconocimiento en los funcionarios que integran el proceso sobre sus responsabilidades y actividades a realizar; demoras en el diligenciamiento de formatos y no conformidades potenciales por el uso de copias no controladas.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Direccionar y coordinar el desempeño estratégico de la entidad, Manteniendo el Sistema de Gestión y mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, para el logro de los objetivos institucionales y su contribución con el logro de los fines esenciales del estado.
Riesgo Identificación de causas y efectos
Disminución de recursos financieros por parte del PGN para
la entidad.
Clasificación: Riesgo Financiero
Calificación: Probabilidad Baja – 1
Impacto: Leve
Evaluación: Zona de riesgo aceptable -5
Valoración:
Asumir el riesgo
Descripción del riesgo
Dada la naturaleza de la entidad, se hace necesario contar con la aprobación del presupuesto de funcionamiento e inversión por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; El Departamento Nacional de Planeación (Proyectos de inversión) y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En la normatividad que rigüe el presupuesto general de la nación se contempla la probabilidad de ajustar (reducir) los presupuestos asignados si el comportamiento de los ingresos de la nación no cumplen las expectativas que inicialmente fueron contempladas.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Direccionar y coordinar el desempeño estratégico de la entidad, Manteniendo el Sistema de Gestión y mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, para el logro de los objetivos institucionales y su contribución con el logro de los fines esenciales del estado.
Riesgo Identificación de causas y efectos
Corrupción administrativa.
Clasificación: Riesgo operativo
Calificación: Probabilidad Baja – 1
Impacto: Catastrófico
Evaluación: Zona de riesgo moderado
Valoración:
Reducir el riesgo, compartir o transferir
Descripción del riesgo
La corrupción administrativa se entiende como las acciones realizadas por los funcionarios públicos y oficiales que laboran en la Entidad que violan las normas legales ó los principios definidos en el código de ética y que conllevan a la ocurrencia de delitos tales como el soborno, tráfico de influencias, malversación de recursos, abuso de poder, peculado, entre otros, buscando el beneficio particular.
MAPA DE RIESGOS PROCESO DE PLANEACION
Código: FORPLA08 Fecha: 29/09/2008 Versión: 1
Riesgo Clasificación Calificación Impacto Evaluación Controles Valoración Documentación del
sistema de gestión de calidad desactualizada
Riesgo Operativo
Probabilidad Media – 2
Leve -5 Zona de riesgo tolerable
1. Listados Maestros de documentos, registros y documentos externos, 2.
Listado maestro de copias controladas. 3. Minisite de calidad actualizado y con mensajes de alerta sobre
los cambios. 4. Difusión de los cambios por medio de
correo electrónico y boletines de calidad
Asumir y Reducir el riesgo
Plan de Contingencia
Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a
Publicar en el minisite los documentos actualizados de todos los procesos del SGC, el mismo día de su vigencia.
Coordinador de Calidad
Permanente Documentos vigentes
publicados en la web / documentos
vigentes de los procesos del sgc.
Auditoria mensual a la documentación de los
procesos aleatoriamente
Retroalimentación de los lideres y funcionarios de
los procesos sobre el funcionamiento de los
documentos en el sistema
14/Septiembre/2010
Difusión a todos los funcionarios de la entidad de los documentos que cambian de versión, por medio de banner de alerta en pagina web y envió de 3 correos electrónicos 1 por semana.
Coordinador de Calidad
Permanente Número de funcionarios informados
Correos electrónicos y boletines informativos del
SGC. 14/Septiembre/2010
Difusión en todos los procesos de los procedimientos de control de documentos, control de registros y norma fundamental
Coordinador de Calidad
30/11/2010 Número de funcionarios informados
Listas de asistencia 14/Septiembre/2010
MAPA DE RIESGOS PROCESO DE PLANEACION
Código: FORPLA08 Fecha: 29/09/2008 Versión: 1
Riesgo Clasificación Calificación Impacto Evaluación Controles Valoración Disminución de recursos financieros por parte del
PGN para la entidad
Riesgo Financiero
Probabilidad Baja –1
Leve -5 Zona de riesgo aceptable
1. Elaboración y presentación del anteproyecto de
presupuesto de inversión y funcionamiento de la
entidad. 2. Formulación de
proyectos de inversión con recursos PGN.
3. Reuniones con directivos del Min
Hacienda, Min Comercio y DNP para justificar
necesidad de los recursos. 4. Seguimiento a la
ejecución de los recursos de la nación.
Asumir el riesgo
Plan de Contingencia
Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a
Formulación y aprobación de los anteproyectos de presupuesto para funcionamiento e inversión de la entidad para las próximas vigencias
Junta Directiva, Gerente General,
Subgerentes, Jefe de Oficina de Planeación
Marzo y octubre de todos los
años
Entrega de los anteproyectos en
los tiempos solicitados por el MCIT y el MHCP
Verificación de las cartas de radicación de los
anteproyectos 14 / Septiembre / 2010
Formulación, inscripción y actualización de proyectos de inversión con aportes del
Subgerente de Desarrollo
Marzo de todos los
Número de proyectos
Proyectos con conceptos de viabilidad por parte de
14 / Septiembre / 2010
PGN en el SUIFP-BPIN. Subgerente Comercial Oficina de Planeación
años inscritos y actualizados /
número de proyectos
formulados
DNP y MCIT. Reporte de avances de la ejecución en
el SPI del DNP
Reuniones con directivos del Min Hacienda, Min Comercio y DNP para justificar necesidad de los recursos
Gerente General – Jefe
Oficina de Planeación
De acuerdo a asignación
de cita
Reuniones realizadas
Comunicación de solicitud y asignación de cita verbal
ó escrita 14 / Septiembre /
2010
Seguimiento a la ejecución de los recursos de la nación.
Gerente General – Jefe
Oficina de Planeación –
Jefe oficina de presupuesto – Responsables de manejo de
Recursos
Mensuales % Ejecución presupuestal
Informes de ejecución presupuestal
14 / Septiembre / 2010
MAPA DE RIESGOS PROCESO DE PLANEACION
Código: FORPLA08 Fecha: 29/09/2008 Versión: 1
Riesgo Clasificación Calificación Impacto Evaluación Controles Valoración Corrupción administrativa Riesgo
operativo Probabilidad
Baja – 1 Catastrófico -
20 Zona de riesgo
moderado Implementación del código de ética y del decálogo de
valores.
Seguimiento por parte de control interno a la
contratación y administración de recursos
Selección apropiada del
personal
Reducir el riesgo, compartir o transferir
Plan de Contingencia
Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a
Difusión y socialización del código de ética Profesional Recursos Humanos
Abril 2010 1 sesión de socialización
Mayo 2010 Marzo 31 / 2010
Seguimientos a la contratación Control Interno Trimestrales 4 auditorías anuales
Junio – Diciembre 2010 Marzo 31 / 2010
Elaborado por Revisado por Aprobado
Leonardo Martin Coordinador de Calidad
German Ortiz Representante de la dirección
Paola Andrea Muñoz Gerente General
top related