sistema de archivo alfabético para personas naturales

SISTEMA ALFABÉTICO

A

CD

E

B

ALEJANDRA M. DUQUE

OBJETIVO

Utilizar adecuadamente el Sistema de Archivo Alfabético para Personas Naturales en la organización de documentos, teniendo presente las reglas para esto.

Es el ordenamiento alfabético de nombres.

Este sistema es directo porque los documentos se pueden consultar leyendo directamente el nombre de la carpeta

Se le llama también nominativo porque se utiliza para:

• Nombres de personas naturales • Nombres de personas jurídicas

Según el Código Civil «son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo o condición».

SISTEMA ALFABÉTICO NOMINATIVO PARA

PERSONAS NATURALES

• Para fines del archivo, los nombres de las personas naturales constan de dos unidades

• Los nombres • Los apellidos (paterno y materno)

LAURA VALENTINA PRIETO DUQUE

Cualquier cambio o alteración de un nombre se indica con la coma (,) por lo tanto, a partir de ella se puede volver a ordenar un nombre. (Conforme a las reglas ortográficas, se usa la coma cuando se altera un nombre.

• PRIETO DUQUE, Laura Valentina

REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES

1 APELLIDOS CON LAS PRIMERAS LETRAS

IDÉNTICASCO

RRECAMIN

OS

COYO

TE

Si la primera unidad inicia por las mismas letras, es conveniente descomponerlas:

2 PRIMERA UNIDAD IGUAL

BUN

NY

LUCA

S

BUNNY SILVESTRE

BUNNY TAZMANIA

Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda

3 PRIMERAS Y SEGUNDAS UNIDADES IDÉNTICAS

Si los nombres de los individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identificación, la dirección o cualquier otro dato que se disponga.• María Margarita Ríos Duarte Calle 40 No 40 A 21

• María Margarita Ríos Duarte Carrera 20 No 80-10

• María Margarita Ríos Duarte Cédula 41,935,628

• María Margarita Ríos Duarte Cédula 41,937,627

Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.

4 APELLIDOS CON PREFIJOS Y APELLIDOS COMPUESTOS

Las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, si no que hacen parte integral de cada elemento.

Los nombres extranjeros conservan su escritura

original

5 NOMBRES DESCONOCIDOS Y NOMBRES USADOS

INDISTINTAMENTE O COMO APELLIDOS

Cuando no existe seguridad o certeza sobre cuál es el nombre y cuál el apellido, pueden clasificarse como aparecen.

6 TÍTULOS ACADÉMICOS, RELIGIOSOS, MILITARES,

NOBILIARIOS, ETC

Cuando un título está acompañado del nombre completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre paréntesis. Se puede considerar como elemento de clasificación si hay homónimos.

SARGENTO ELMER

MAYOR PIOLIN

CHEF SILVESTRE

V

VV

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

EVALUACIÓN

a. ¿Cuales son las ventajas de aplicar el Sistema Alfabético de Personas Naturales en una empresa?.

b. ¿Considera que alguna de las reglas empleadas es la más importante? ¿por qué?.

c. ¿Qué elemento adicional utilizaría para diferenciar un caso de homónimos?.

d. ¿Por qué debe ir una coma (,) entre el apellido y los nombres?.