sesion 04 - formulación de requerimientos contrataciones de bienes y servicios (1)

SISTEMA LOGÍSTICO

Cuarta SesiónFORMULACIÓN DE REQUERIMIENTOS

PARA LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

Lic. Roberto Carlos Bravo Casaretto

Cuadro de NecesidadesConstituye un documento de gestión indispensable para la programación de bienes, servicios y obras requeridos por cada una de las unidades orgánicas de las Entidades, para la realización de las tareas, actividades, que darán cumplimiento al logro de los objetivos establecidos en los respectivos Planes Operativos Institucionales (POI), durante cada año fiscal, en armonía con el Presupuesto Institucional, siendo sustento para el Plan Anual de Contrataciones.

Criterios en la Formulación de los Cuadros de Necesidades

•Objetivos, metas y actividades establecidos en el Plan Operativo Institucional.

•Consumos históricos (cantidades).•Vigencia y cambios tecnológicos.•Fechas previstas para la atención del requerimiento, para lo cual es importante tener presente el término de los contratos vigentes, si los hubiere.

•Racionalidad y proporcionalidad de los requerimientos, en función al número de personas que lo utilizarán.

Objetos de los Cuadros de Necesidades

BIENES

Se programarán todos aquellos bienes necesarios para el funcionamiento de las unidades orgánicas, que se emplearán en cada año fiscal, tales como: útiles de oficina, suministro de equipos de cómputo, materiales de limpieza, licencias de software, combustible para la flota vehicular, alimentos para personas, equipamiento, implementos de seguridad, vestuario, etc.

Objetos de los Cuadros de Necesidades

SERVICIOSSe programarán todos aquellos servicios necesarios para el funcionamiento de las unidades orgánicas, que emplearán en cada año fiscal, tales como: Contratación Administrativa de Servicios (CAS), servicios de terceros, publicación de avisos en los diarios y revistas, servicios de impresión, servicios de atenciones oficiales, alquileres, mensajería, servicios públicos, contratación de pólizas de seguro, mantenimiento de vehículos, reparación de bienes, etc.

Objetos de los Cuadros de Necesidades

OBRAS

La dependencia encargada de la ejecución de obras, programará las obras conforme a los proyectos de inversión pública priorizados para el año fiscal correspondiente.

Objetos de los Cuadros de Necesidades

CONSULTORÍAS

Se programarán los servicios de consultoría especializada necesarias para el logro de los objetivos institucionales. Asimismo, se programarán los Estudios de Pre-inversión e Inversión necesarios para la ejecución de los Proyectos de Inversión Pública Priorizados, tales como: Estudios de pre-inversión a nivel de perfil técnico, Estudios de pre-inversión a nivel de factibilidad y Estudios de Inversión a nivel de expediente técnico, etc.

Plan Anual de Contrataciones

• Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de elaborar su Plan Anual de Contrataciones (PAC), bajo responsabilidad del Titular del Pliego o de la máxima autoridad administrativa, según corresponda.

Flujo para la elaboración del PACDEPENDENCIAS ELABORAN

CUADROS DE REQUERIMIENTOS

ORGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

PAC

Se elabora en función de las actividades de la entidad y sus metas

Atención a contrataciones por tipo

Sólo los procesos estarán incluidos en

el PAC

TIPOS Y MONTOS DE PROCESOS DE SELECCIÓNAÑO FISCAL 2015

Procedimiento para la atención de requerimientos

ÁREA USUARIA

LOGISTICALOGISTICA

LOGISTICALOGISTICA

Requerimientos técnicos mínimos

o También denominado especificación técnica (bienes) o términos de referencia (servicios)

o Descripción detallada, minuciosa, exacta de lo que se desea contratar.

o Son los requisitos indispensables que debe reunir una propuesta para ser admitida.

Establecimiento de Requerimientos técnicos mínimos

El área usuaria es la responsable de determinar y describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad.

El área usuaria podrá coordinar el detalle de las especificaciones técnicas con la Oficina de Logística, atendiendo alternativas y posibilidades que ofrece el mercado.

Establecimiento de Requerimientos técnicos mínimos

• Las especificaciones deben cumplir con los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacional es.

ITEM Nº

Denominación Descripción Cantidad

1Pizarras

copiadoras electrónicas

Tamaño del Panel 900 X 1.400 mm, Area de copia 850 X 1.330 mm, Número de paneles 2, Sistema de copia Sensor de imagen CCD, Cabezal de impresión térmica, Tamaño del papel 8 1/2" x 11", Densidad de impresión 8 puntos/mm (203 puntos/pulgada), Número de copias De 1 a 9, Velocidad de copiado : 15", Pedestal, Dimensiones externas 1.550 X 1.450 X 233 mm, Kit para montaje en pedestal, Interfase para conectarse a PC, Interfase para conectarse a impresora láser, borrador y marcadores.

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ESPECIFICACIONES TÉCNICASADQUISICIÓN DE PIZARRAS COPIADORAS ELECTRÓNICAS

•Plazo de entrega: siete (07) días calendarios.•La garantía mínima será de 24 meses, contra desperfectos de fabricación.

El área usuaria debe definir la finalidad pública de su requerimiento.

Ejemplo para la adquisición de libros:FINALIDAD : “Implementación y actualización de la biblioteca especializada de la Biblioteca de la Facultad de Administración”, con el objeto de brindar mayores alternativas de conocimientos a los alumnos.

Ejemplo para la adquisición de scanner FINALIDAD : “Se requiere un scanner para la digitalización de resoluciones, para su debida conservación, permitiendo el acceso a los ciudadanos interesados”

Errores en la formulación de requerimientos técnicos mínimos

• Poca claridad en de características.• Características demasiadas simples.• Se pretende dirigir características que sólo cumple

determinados proveedores o marcas.

Se podrá comprar bienes con marca, siempre y cuando se

haya cumplido con un proceso de estandarización debidamente

sustentado y calificado.

Recomendaciones para la elaboración de requerimientos técnicos mínimos

•Ceñir su requerimiento a su presupuesto.•Solicitar los bienes que realmente necesita.•Proyectar su requerimiento a su cobertura en forma anual.•Revisar que las especificaciones solicitadas puedan ser comercializadas en el Perú.

•Verificar que las especificaciones no las cumplan solo un proveedor.

•Establecer especificaciones que realmente existan. •Es mejor que las especificaciones técnicas estén bien detalladas, sin exagerar en aspectos dirigidos.

Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado

•A cargo del órgano encargado de las contrataciones.

•Entre otra información, se requiere para la determinación del valor referencial de la contratación, sobre la base de las características definidas por el área usuaria.

•También sirve para mejorar las características y/o condiciones de lo que se va a contratar.

Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado

Basándose en las características técnicas por el área usuaria, el OEC debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar:

El valor referencialLa existencia de pluralidad de marcas y postoresLa posibilidad de distribuir la buena pro Información que pueda servir para establecer factores de

evaluación: Garantía, Plazo, Mejoras, etc.La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o

condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos.La existencia de bienes sustitutos con mejor relación calidad –

precio.

Fuentes del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado

• Presupuestos y cotizaciones actualizados.

• Portales y/o páginas web.

• Catálogos.

• Precios históricos.

• Estructura de costos.

• Otros.

Como mínimo dos

fuentes

Costos involucrados en los contratos del Estado

• Costos del producto Niveles de comercialización y precios del agente Tributos

• Costos de transacción Profusión normativa Costos de oportunidad (plazos, mercados) Costos financieros (garantías) Solución de controversias (plazos, legalidad)

• Externalidades Idiosincrasia del Estado (oportunidad de pago) Incertidumbre (cumplimiento real de los contratos)

Para la determinación del valor referencial, el Órgano Encargado de las Contrataciones está facultado para solicitar el apoyo que requiera del área usuaria, quien está obligada a brindarlo bajo responsabilidad.

• Antigüedad:

– En caso de BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobación del Expediente de Contratación.

– En caso de CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación del expediente de contratación.

– En caso de OBRAS: 06 meses contados desde fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico.

Valor Referencial